TEMA I

TEMA 1. Introducción a la administración y las organizaciones.

1.1. ¿Quiénes son los gerentes?

Para iniciar con este proceso de aprendizaje, revisemos cuidadosamente el tema

¿quiénes son los gerentes?

Para lograr obtener respuesta a la pregunta planteada es importante ir al área de

evaluación donde deberán responder las preguntas proporcionadas por el docente
y realizar una definición. Lo importante es que proporcionen, de acuerdo a lo
investigado, una definición personal sobre lo comprendido en la lectura que hayan
realizado.

Luego de la lectura realizada, se puede definir entonces que un gerente es la

persona que coordina y supervisa eficientemente el trabajo de otros para cumplir
con los objetivos de la empresa.

Además en una organización tradicional podemos identificar algunos tipos de

gerentes, con características únicas y que hacen que cumplan funciones conforme
su nivel jerárquico. En este sentido, en el siguiente gráfico comparto con ustedes
la clasificación de los gerentes y sus principales características.
 Gráfico 1
Los gerentes y niveles jerárquicos

1.2. Qué es la administración?

Ahora, continuemos con el análisis del ítem “¿Qué es la administración?”, este

apartado señala una noción clara de esta ciencia; sin embargo, es necesario
considerar la conceptualización que otros autores dan al término, tal y como se
señala a continuación:

• La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de

los recursos para lograr los objetivos organizacionales. Chiavenato (2004).

• En cambio para Robbins S. y Coulter M. (2005), la administración es la

coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera
eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

• Por su parte Koontz y Weihrich (2004) indican que la administración es el

proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

• Finalmente Reinaldo O. Da Silva (2002) define la administración como “un

conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y
eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la
organización”.

Ahora, con las consideraciones indicadas en los párrafos anteriores, ¿le parece
bien, formular una definición propia sobre administración?..seguro que será
interesante.

Entonces hagámoslo:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Bien, una vez que ha propuesto su propia definición de administración, comparto

con ustedes, mi criterio sobre la conceptualización de administración, definiéndola
como una ciencia, cuyo proceso está orientado al cumplimiento de objetivos
organizacionales, a través del propio esfuerzo y el de los demás con la
optimización eficiente de los recursos.

Luego de haber planteado algunas definiciones sobre administración, seguro ha

encontrado los términos eficacia y eficiencia, ¿sabe a qué se refieren estos? Bien
abordemos de manera general su definición.
Eficacia se refiere a hacer las cosas, y eficiencia a hacer las cosas bien, pero con
el mínimo uso de recursos, cero desperdicios. En la gráfica siguiente se ilustra
esta definición.

Gráfico 2
Eficiencia vs Eficacia

Como podemos observa, la gráfica muestra claramente la diferencia entre

eficiencia y eficacia, analícelan detenidamente lo que garantizará que comprendan
y distingan estas definiciones.

Una vez que analizamos los términos y definiciones de administración, gerente,

eficiencia y eficacia, es importante que conozcamos las actividades y tareas que
debe desarrollar una persona que actúa como gerente ya sea en la organización,
como fuera de ella. Le invito entonces a revisar el siguiente apartado.

La configuración organizacional: el modelo de Mintzberg

"Una organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus

componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los
otros", señala Henry Mintzberg.

Según el célebre autor de "La estructuración de las organizaciones" (1979) y

"Diseño de las organizaciones efectivas" (2000), las características de las
organizaciones permiten clasificarlas dentro de agrupamientos naturales o
configuraciones.

Es así como elabora cinco configuraciones ideales que se constituyen "como una
tipología de formas ideales o puras, cada una de las cuales es una descripción de
un tipo básico de estructura organizativa". Y añade: "no hay estructura (real) que
se ajuste perfectamente a una configuración, pero a algunas les falta realmente
poco". Mintzberg sostiene que las organizaciones son atraídas por una de las
configuraciones en busca de una armonía estructural interna.

Estos tipos de configuraciones son: 

La estructura simple: como su nombre lo indica, se trata de una estructura
sencilla, informal y flexible. Corresponde a empresas pequeñas cuyas actividades
giran en torno al director general, quien efectúa en forma directa la supervisión de
los empleados y además asume varias funciones. Pero no se circunscribe
únicamente a microempresas, pues también una empresa con decenas de
empleados puede tener una estructura simple al carecer de un equipo de
dirección.

La organización divisional: la organización divisional o diversificada cuenta con

una estructura basada en divisiones autónomas, cada una de ellas con una
estructura propia y débilmente acopladas entre sí aunque existe una dirección
administrativa única. Este tipo de organización se ve en empresas grandes con
varias sedes administrativas distribuidas con criterios geográficos principalmente.
Es el caso de las compañías multinacionales.

La adhocracia: del latín ad hoc (para esto o para este fin), la adhocracia se refiere
a cualquier estructura altamente flexible capaz de adaptarse rápidamente a las
condiciones cambiantes del entorno. Se trata de una organización
descentralizada, conformada por equipos multidisciplinarios coordinados, capaces
de adaptarse fácilmente a los cambios, con directivos integradores y con una
estructura de matriz. Este tipo de organización suele presentarse en el ámbito de
la alta tecnología.

La burocracia maquinal: este concepto se basa en el descrito por el sociólogo

alemán Max Weber: la burocracia implica la proliferación de reglas, normas y
comunicación formal. El poder de decisión está centralizado y posee una
elaborada estructura administrativa. Mintzberg señala, con gran evidencia
empírica, que cuando mayor es la edad de una organización más formalizado es
su comportamiento. De modo que una organización con burocracia maquinal no
suele ser una organización joven. El experto subraya la existencia de una
obsesión por el control en todos los niveles jerárquicos, buscando la eliminación
de toda incertidumbre para que la maquinaria burocrática funcione bien.

A este tipo configuración pertenecen las oficinas de correos, las agencias de

seguridad, las empresas siderúrgicas, las prisiones, las líneas aéreas, los grandes
fabricantes de automóviles, etc.

La burocracia profesional: cuenta con la normalización de las habilidades

profesionales y con el adoctrinamiento. Incorpora especialistas debidamente
preparados y adoctrinados, es decir, profesionales, quienes asumen un control
significativo sobre su propio trabajo. La naturaleza burocrática de esta
configuración radica en el empleo de normas que predeterminan lo que se debe
hacer al interior de la organización. A diferencia de la burocracia maquinal, en la
burocracia profesional las normas surgen fuera de su propia estructura,
especialmente en las asociaciones profesionales que reúnen a los operarios con
sus colegas de otras burocracias profesionales.

Así, Mintzberg pone como ejemplos de burocracia profesional a las universidades,

los hospitales, los centros escolares, las empresas de contabilidad y de
producción artesanal. Todas ellas cuentan con profesionales que tienen las
habilidades y los conocimientos para producir bienes y servicios normalizados.

Luego de la revisión del tema mencionado anteriormente, es necesario que

abordemos lo referente a competencias gerenciales, las cuales se definen como el
conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes que posee un gerente para
administrar un negocio.

1.3. ¿Qué hacen los gerentes?

Este tema le resultará interesante, porque conocerá los roles, funciones,

habilidades y competencias que cumplen los gerentes y su campo de acción.

Empecemos entonces por comprender que las funciones administrativas son una
serie de actividades que se usan al administrar una organización, así se destacan:
planificación (salva la brecha entre dónde se está y a dónde se quiere llegar),
organización (diseño de la estructura organizativa para cumplir lo planificado),
dirección (proceso de influir sobre las personas para que contribuyan con
entusiasmo e interés al logro de las metas de la organización) y control (medición
y corrección del desempeño).

A continuación, se presenta un gráfico en el que puede observar cada una de las

funciones del proceso administrativo con cortas definiciones, esto con la finalidad
de mejorar su comprensión.

Gráfico 3
Etapas del proceso administrativo

Luego de haber revisado el gráfico anterior cabe mencionar que sin hacer
distinción entre directores, gerentes medios y gerentes de primera línea; todos son
administradores independientemente del nivel en el que se encuentren y deben
cumplir con el proceso administrativo o funciones de la administración, cuyas
características de cada una resumimos en el gráfico que se presenta a
continuación:
 Gráfico 4:
Proceso administrativo

De ahí que todos los gerentes llevan a cabo las funciones administrativas; sin
embargo, el tiempo dedicado a cada una de ellas puede diferir en función del nivel
organizacional en el que se ubican.

1.4 Ubicación disciplinar de la administración

La administración es fundamentada y relacionada con diversas ciencias y
técnicas.

• Ciencias Sociales

Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los

fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social,
relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:

❑ Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la

dinámica de sus estructuras. Muchos principios administrativos fueron
tomados de la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la
administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa,
sociogramas, etc.

❑ Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades,

comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el
estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas
para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la
empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas
psicometrías, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos,
conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre
ausentismo, etc.

❑ Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la

sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal
manera que no afecte a los derechos de terceros. El administrador debe
conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil,
mercantil, fiscal, constitucional y laboral, así como respetar el marco legal
en el que se desarrolle la empresa.
❑ Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tiene los
hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y
servicios.

❑ Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura

y desarrollo en sociedad. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc.
Influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad
de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento
humano dentro de las organizaciones.

• Ciencias Exactas

❑ Matemáticas. Esta ciencia ha permitido grandes avances en la

administración, principalmente en las etapas de control y planeación. Sus
aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas
aplicadas, específicamente en: modelos probabilisticos, simulación,
investigación de operaciones, estadística, etc.

• Disciplinas técnicas

❑ Ingeniería Industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el

óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva.

❑ Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos

financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los
resultados de la misma.
❑ Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las maquinas,
instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, la incidencia de estos
factores en su eficiencia.

❑ Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia

de la información y del control, en el hombre y en la maquina. Tiene gran
aplicación en los procesos productivos y consecuentemente en el campo de
la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se
refiere a sistemas de computación e información.
1.5 Fundamentación de la administración

• Concepto
La palabra administración viene del latín ad (dirección para, tendencia para) y
minister (subordinación u obediencia) y significa a aquel que realiza una función
bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.

Esta definición etimológica ha sufrido una transformación enorme con el paso del
tiempo. Otras definiciones son:
❑ El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con
la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles.
❑ La administración es el proceso de diseñar y mantener un
entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos. Koontz y Weihrich.
❑ La administración comprende la coordinación de hombres y
recursos materiales para el logro de ciertos objetivos. Incluye un
proceso de planeación, organización, dirección y control de
actividades. Es el subsistema clave dentro del sistema
organizacional. Es una actividad que comprende a toda la
organización y es la fuerza vital que enlaza a todos los demás
subsistemas. Kast y Ropsenzweig.
❑ Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente
con y a través de otras personas. El proceso representa las
funciones o actividades primarias con las que los administradores
están comprometidos. Estas funciones son: planeación,
organización, dirección y control. Stephen P. Robbins y David A.
de Cenzo.
❑ Es el proceso de planear, organizar, liderear y controlar el trabajo
de los miembros de la organización y de utilizar todos los
recursos disponibles de la empresa para alcanzar los objetivos
organizacionales establecidos. James A.F. Stoner y R. Eduard
Freeman.
 ❑ Henry Sisk y Mario Sverdlik. Es la coordinación de todos los
recursos a través del proceso de planeación, dirección y control,
a fin de lograr objetivos establecidos.
❑ Robert F. Buchele. El proceso de trabajar con y a través de otra
personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal.
❑ Isaac Guzman Valdivia. Es la dirección eficaz de las actividades y
la colaboración de otras personas para obtener determinados
resultados.
❑ George R. Ferry. Consiste en lograr un objetivo predeterminado,
mediante el esfuerzo ajeno.
❑ American Magament Association. La administración es la
actividad por la cual se obtienen determinados resultados a
través del esfuerzo y la cooperación de otros.
❑ José A. Fernández Arena. Es una ciencia social que persigue la
satisfacción de objetivos institucionales por medio de una
estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
❑ Joseph L. Massie. Método por el cual un grupo en cooperación
dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica
técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los
gerentes) coordinan las actividades de otras.
❑ El proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades
y recursos de una organización.

• Características

La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de

otras disciplinas.
❑ Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible
a aplicarse en una empresa industrial.
 ❑ Valor Instrumental. La administración resulta ser un medio para
lograr un fin y no un fin en si misma: mediante esta se busca
obtener determinados resultados.
❑ Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en
el que todas sus partes existen simultáneamente.
❑ Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o
subsistemas de una organización formal.
❑ Especificidad tiene características propias que le proporcionan
su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras
disciplinas.
❑ Interdisciplinariedad. La administración es a fin de todas
aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el
trabajo.
❑ Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las
necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.

• Funciones

En la actualidad la administración se divide en cuatro funciones (actividades

ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos), alrededor de los
cuales se agrupan todos los principios, conceptos, teorías, métodos y técnicas
administrativas. Dichas funciones son la planeación, la organización, la dirección y
el control.

Cabe señalar que hay algunos autores que consideran en sus estudios más de
cuatro funciones administrativas. Por ejemplo, Henrry Farol, quien postulo por
primera vez el concepto de funciones administrativas. Señalaba cinco actividades
fundamentales: la planeación, la organización, el comando, la coordinación y el
control. Así mismo, Harold Koontz estableció cinco funciones: la plantación, la
organización, la integración de personal, la dirección y el control.
Las funciones han sido el marco de referencia de los estudios sobre
administración de empresas, ya que son consideradas el eje de trabajo de los
administradores al integrar el proceso administrativo. Para su estudio se los
considera en forma separada, aunque en la práctica se desarrollan
simultáneamente. Esto implica que los administradores deben ser capaces de
desempeñar las cuatro funciones al mismo tiempo y que todas las funciones
tienen efectos sobre las demás.
Las funciones de la administración están interrelacionadas y son independientes.
Por ejemplo al momento de planear se establecen los controles necesarios para
verificar que lo planeado se lleve a cabo, y esto implica una determinada
organización que tendrá que ser puesta en marcha mediante la dirección de los
esfuerzos de todos los miembros de la empresa.

La planeación es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas

estrategias de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos. Si
no se planea no hay un rumbo fijo para la organización. De hecho algunos autores
dicen que si no existe la plantación, no existe la administración. Simplemente, si
no hay objetivos claramente definidos todo el trabajo administrativo carece de
sentido, ya que las personas difícilmente se esforzarían si no existiera una meta
por alcanzar.

La organización implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a

cabo los planes. Esta función determina las actividades por realizar, como se
agruparan, quien las desempeñara, y señala claramente los puestos y las
jerarquías dentro de la empresa. Ninguna empresa podrá lograr sus objetivos si
sus recursos no son manejados adecuadamente con base en una organización
eficiente.

La dirección incluye la motivación, el liderazgo, la selección de los canales de

comunicación más efectivos, y la negociación y manejo de conflictos. Los
administradores tienen que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de
la empresa, de otra manera cada quien trabajaría por su lado, perdería el
entusiasmo y los conflictos llevarían a la empresa al fracaso.

El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están

realizando de acuerdo con lo planeado y, en su caso, corregir las desviaciones
encontradas. Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan. Cuando una
falla no es detectada los procesos subsecuentes se ven afectados.

1.6 ¿Qué es la organización?

Y es en las organizaciones, donde los gerentes desarrollan las actividades ya

estudiadas, pero ¿qué entiende por organización?, ¿una empresa se considera
organización?, ¿qué tipo de organizaciones existen? La respuesta a las
interrogantes planteadas se presentan en el texto básico (Paras, J; Munch; L) es
por ello que los invito a revisarlo, adicional a ello les sugiero revisar la bibliografía
complementaria.

Pero antes de revisar su texto le invito a analizar las siguientes definiciones:

La organización, para Andrade S. (2005), es la acción y el efecto de articular,

disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la
consecución de un fin concreto.

En tanto que para que para Hellriegel D., Jackson S. y Slocum J; (2010), la
organización es un grupo formal y coordinado de personas, el cual opera para
alcanzar metas específicas.

Les parece interesante estas definiciones, de ser así, analicemos la definición que
nos propone Thompson I. (2007), indicando que organización se analiza como
1) como entidad y
2) como actividad

La primera:

Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los
recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma
coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados
fines, por ejemplo una fundación, ONG, universidad. Y como actividad, la
organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles
(humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera,
que se logren los fines propuestos.

Con estos antecedentes revisen a detalle el tema en el texto básico.

Hemos revisado consideraciones importantes sobre administración, sin embargo

considero que debemos aclarar: ¿cuál es la razón para estudiar administración?,

1.7 ¿Por qué estudiar administración?

Sin duda usted se ha preguntado, ¿por qué es importante el estudio de la

administración, para el futuro odontólogo? ¿será que constituye un requisito
profesional? o ¿es una ciencia y/o arte aplicable en toda organización? u ¿otorga
destrezas y habilidades incluso si uno no piensa ser gerente?

Para dar contestación a las interrogantes anteriores, los invito a analizar los temas
universalidad de la administración, realidad del trabajo, recompensas y retos de
ser gerente (en las lecturas proporcionadas para el tema 1 y en el libro de Paras, J
y Munch L que les proporciono).

Ahora ya se analizó los temas, se encuentra en la posibilidad de identificar las

razones para estudiar administración; aunque no está por demás indicar que la
administración no es una disciplina autosuficiente, por ende interactúa con otras
ciencias, como lo indica Munch L. (2010) les invito a revisar estas consideraciones
expuestas en el gráfico que se detalla a continuación:

Gráfico 5
Ciencias y disciplinas auxiliares de la administración