CÓDI VERSIÓ

SELECCIÓN Y EVALUACION DE
GO P- N:
PROVEEDORES Y C.0-01 8
CONTRATISTAS

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1. OBJETIVO

Describir metodología para seleccionar y evaluar a los proveedores y contratistas nacionales con el fin de
contratar aquellos que tienen la capacidad para suministrar productos o servicios que cumplan los requisitos
establecidos y que ofrezcan confiabilidad para la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia en la selección de proveedores y contratistas, incluye la evaluación del desempeño de
los mismos y termina en la retroalimentación de los resultados. Aplica a los proveedores y contratistas que
suministran los elementos necesarios para realizar las actividades de la empresa.

En el área de salud y seguridad en el trabajo el control aplicado a los contratistas y proveedores, se determina
con base en los productos y/o servicios adquiridos considerados de impacto para la ejecución actividades que
pueden afectar de manera importante la seguridad y salud de los funcionarios de la entidad o de los
trabajadores de los contratistas o subcontratistas.

Los contratistas identificados como críticos sujetos a control están relacionados con los productos y/o servicios
relacionados a continuación:

 Mantenimiento Locativo
 Seguridad privada
 Mantenimiento de aire acondicionado
 Mantenimiento de ascensor
 Mantenimiento de redes de internet

3. DEFINICIONES

3.1 Proveedor
Organización o persona que proporciona un producto o servicio a CENSA

3.2 Selección
Bajo los criterios del F-CO-02 se consulta información del proveedor nuevo, con las referencias que esta
entrega, para determinar si formará parte de los proveedores activos.

3.3 Evaluación – Reevaluación

Revisión completa y ordenada de las actividades y resultados del desempeño de un proveedor, con referencia a
los criterios definidos sistema de gestión de la calidad de la Institución. Los resultados de calidad de los
productos son evidenciados en el formato F-CO-06 “Recepción insumos”.

3.4 Especificación
Documento que establece requisitos del producto solicitado.

3.5 Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
3.6 Verificación
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos.

3.7 EPP - Elementos de protección personal

Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger diferentes partes del cuerpo, para
evitar que un trabajador tenga contacto directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o
enfermedad.

3.8 Peligro
Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una
combinación de estos.

3.9 Identificación del peligro

Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características.

3.10 Riesgo
Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de
la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposición(es).

3.11 Inspección:
Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por
medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.

3.12 Inducción de seguridad y salud en el trabajo a contratista:

Previo al inicio de las labores se realiza la inducción de seguridad y salud en el trabajo, a la que debe asistir
todo el personal que realizará obras. En esta inducción deben exponerse primordialmente las normas de
seguridad impartidas por la empresa para el desarrollo de tareas, los riesgos a los que se estará expuesto
durante la realización de las labores y las medidas de control que se han dispuesto para mitigarlos.

3.13 ST:
Seguridad y salud en el trabajo es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades
causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene
por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva
la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las
ocupaciones.

3.14 Contratista:
Persona natural o jurídica, legalmente constituida que suministra productos, materias primas, insumos, bienes
y/o servicios con quien CENSA contrata una labor o un servicio

4. METODOLOGÍA

4.1 Requisitos para aprobación de nuevos

proveedores Proveedores de Productos y/o Servicios

Los proveedores que deseen suministrar productos y/o servicios a CENSA, deben cumplir los siguientes
requisitos:

A. Estar constituido legalmente como empresa.

B. Presentar documentación exigida por CENSA:
 Cámara de Comercio Original no superior a tres (3) meses
 Fotocopia del RUT
 Dos referencias comerciales
 Una referencia Bancaria
 Fotocopia de la Cédula del Representante Legal (opcional)
 Diligenciar el formato de información general de proveedores

C. Suministrar y prestar servicios de acuerdo a las necesidades de la empresa

D. Tener concepto favorable por parte de la dirección (Coordinador de compras)

5. REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:

1 Se evaluará que el trabajador de la empresa contratista si cumpla con los requisitos Coordinador del
mínimos legales para desempeñar la labor a iniciar. proceso de
compras

2 Con las referencias comerciales de proveedores nuevos, se verifica información Coordinador del
telefónicamente teniendo en cuenta los conceptos del F-C.O-02, para la Selección proceso de
del Proveedor. compras

Después de realizar la recolección de Datos en el formato F-C.O-02 Coordinador

3 Información General y selección de proveedores, el Coordinador de Seguridad y
Seguridad y Salud en el Trabajo deberá diligenciar el F-C.O-07 Requerimiento Salud en el
de Cumplimiento SG-SST para Contratistas, donde identificara el Trabajo
cumplimiento de los requisitos generales.

Todos los proveedores nuevos aprobados, a partir de esa fecha deben registrarse Coordinador del
4 en el F-C.O-01 Listado Proveedores Aprobados, el cual debe permanecer al proceso de
alcance de quien los utiliza, y sólo debe comprarse o contratarse con los que compras
aparecen en dicho listado.

Inducción y re- inducción de proveedores y contratistas

Previo al inicio de las labores se realiza la inducción de seguridad y salud en el

trabajo, a la que debe asistir todo el personal que realizará obras. En esta
5 inducción deben exponerse primordialmente las normas de seguridad impartidas
por la empresa para el desarrollo de tareas, los riesgos a los que se estará Coordinador
expuesto durante la realización de las labores y las medidas de control que se han Seguridad y
dispuesto para mitigarlos. Salud en el
Se mostrará el programa de seguridad que utiliza CENSA y al cual deben Trabajo
acogerse, tales como los procedimientos de trabajo seguro, la aplicación de listas
de chequeo y el proceso de retroalimentación, que es el que finalmente se dará pie
para los cambios de comportamientos y las creación de cultura de seguridad y
salud en el trabajo de la organización.
 Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo:

6 Se efectuara un inspección al iniciar cada obra que se genere y se realizara

auditorias, verificaciones o seguimientos en la ejecución de la obra al Contratista
de acuerdo con el procedimiento del inspecciones de la institución. Los
Contratistas autorizan a la compañía a auditar e inspeccionar en cualquier Coordinador
momento los equipos, sitios de trabajo, personal, análisis de riesgos, herramientas, Seguridad y
elementos de protección personal, requisitos legales y documentos que sean Salud en el
necesarios para evaluar el cumplimiento de la normatividad y las normas de Trabajo
Seguridad y Salud en el trabajo y de Protección del Ambiente. En el evento que en
las auditorías se identifiquen No Conformidades u Oportunidades de mejora, se
deberá generar un plan de acción que el contratista deberá entregar como máximo
diez (10) días hábiles a quien se le realizo la Auditoria.

7 Cuando se reporta un producto no conforme se realiza una devolución al proveedor Coordinador del
y proceso de
se reporta en el F-C.O-06 Recepción de insumos, además se registra en el F-C.M- compras
26 Registro Salidas No Conforme

8 Una vez que se finalice la prestación o entrega de un producto y/o servicio el Responsable
responsable que verifico el cumplimiento de entrega del producto y/o servicio de realizar el
deberá diligenciar el formulario Evaluación de Servicios, con el fin de evaluar el seguimiento del
servicio prestado. servicio
https://docs.google.com/a/censa.edu.co/forms/d/1didwvzIBukdcm
Z5wMktTd1rEYW8PVXMaSttPB1udiqk/viewform?edit_requested
=true

9 Se deberá Evaluar anualmente a los proveedores, recurriendo al Formulario F-

C.O- 05 Evaluación y Reevaluación a Proveedores
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQRIhq9VIG7oPPO Coordinador del
Yl-bBAO_MuLJl79oMGbP7bjZW8M1tfmEg/viewform proceso de
compras
NOTA: Para dicha evaluación anual se deberá tener en cuenta las evaluaciones
que se realizaron en el Formulario Evaluación de Servicio.

Se deberá Retroalimentar a los proveedores por medio de correo electrónico el Coordinador del
1 resultado de su evaluación y se retroalimentara en los aspectos de mejoramiento, proceso de
0 también se comunicará cuando su resultado sean promedios muy bajos. compras

Se Retirará del listado de proveedores aprobados aquellos que presenten puntajes Coordinador del
1 inferiores a 3.0 puntos durante el año. proceso de
1 compras
6. REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES:

Todos los contratistas deben garantizar el suministro y uso de los Elementos de Protección Personal a
trabajadores que presten los servicios dentro de las instalaciones de cualquier sede de la Institución Censa
como se refiere en el Articulo 2.2.4.6.24 “Medidas de prevención y control” parágrafo 1 del decreto 1072 de
mayo 26 del 2015.

Tabla de Requisitos frente a los Elementos de protección personal solicitados a contratistas.

TIPO
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)
SERVICIO

Mantenimiento de aire acondicionado
 Calzado de seguridad.
 Guantes impermeables.
 Anteojos de protección.
 Vestimenta adecuada para evitar el contacto del gas
licuado con la piel (ropa de protección térmica)

 Botas de seguridad
 Guantes
 Mascarilla
Mantenimiento locativo  Monogafas
 Casco
 Protección auditiva

Las especificaciones de estos elementos dependerán del

tipo de labor a realizar y deben ser solicitadas al
contratista y revisadas por SST antes de empezar la
labor.

 Arnés de cuerpo entero, fabricado en reata de nylon,

Mantenimiento locativo (trabajo en alturas).
con argolla frontal y en la parte de atrás en "D",
cordel largo para colocar los mosquetones
 Casco de bajo peso con ajuste de profundidad,
cordón en el tafilete, visera larga y barbuquejo
 Monogafa transparente protección contra impacto
Lentes en policarbonato, recubrimiento 4C (U.V. -
antiempañante - antirayadura - antiestática)

 Guantes de caucho calibre 35, resistente a químicos

Servicios de aseo y microorganismos.
 Botas de caucho caña alta
 Tapabocas para material particulado.
  Anteojos con protección lateral y material inastillable.
 Para trabajos con soldadura usar mascara o
antiparras con una graduación de filtro adecuada al
tipo de soplete empleado.
Mantenimiento de Asesores
En caso de necesidad para trabajo en altura es
necesario:

 Arnés de cuerpo entero, fabricado en reata de nylon,

con argolla frontal y en la parte de atrás en "D",
cordel largo para colocar los mosquetones
 Casco de bajo peso con ajuste de profundidad,
cordón en el tafilete, visera larga y barbuquejo
Monogafa transparente protección contra impacto
Lentes en policarbonato, recubrimiento 4C (U.V. -
antiempañante - antirayadura - antiestática)

 Arma de dotación con capucha de seguridad.

 Botines con suela de goma.
 Chaleco antibalas
 Chaqueta impermeable
Seguridad Privada  Botiquín de primeros auxilios
 Guantes de seguridad
 Banco ergonómico
 Sombrilla

NOTA 1: Los requerimientos expuestos la siguiente tabla, pueden variar dependiendo de la labor a
desempeñar.

NOTA 2: Para Evaluación de contratista se evaluará como esta descrito en el numeral 5. Requisitos
de Cumplimiento Generales para Contratistas y Proveedores.

NOTA 3: Las especificaciones de los elementos de protección personal aquí descritos son de referencia
mínimas que la empresa contratista debe suministrar para salvaguardar la seguridad y salud de los trabajadores
que desempeñen su labor dentro de las instalaciones y estas pueden ser supervisadas por el área de SST del
Censa.

6.1. CIERRE ACTIVIDADES CONTRATISTAS

Para evaluar el Cierre de actividades, el

Contratista deberá contar con la aprobación de
los requisitos iniciales de seguridad y Salud en el
Trabajo y demás requisitos reglamentarios.
Coordinadores Procesos de Compras, Apoyo
Administrativo y Seguridad y Salud en el Trabajo.
El Contratista Una vez terminada en su
totalidad las actividades deberá proceder a
evaluar la efectividad de las mismas con cada
líder proceso
que se encuentra encargado de realizar dichas
verificaciones y deberá estar diligenciado en el
formato F-C.O-15 CIERRE ACTIVIDADES CONTRATISTAS.

NOTAS:

Dicho formato será entregado por el proceso de Compras

o por el proceso de Apoyo Admirativo.

Para generar el pago de factura el contratista debe tener

el formato firmado por los Procesos encargados de
aprobación.

7. ASPECTOS DE EVALUACIÓN PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Los factores a tener en cuenta para evaluar el comportamiento de los proveedores de productos y/o servicios
serán los siguientes:

ASPECTO:

 Cumplimiento
 Calidad
 Servicio y Atención al Cliente

Criter % Máximo
io Asignado

Cumplimiento: Entrega oportuna de productos o servicios de acuerdo a lo

acordado en la Orden de Compra 33%

Calidad: Cumplimiento con especificaciones técnicas pactadas, validado a

través del certificado de análisis, análisis internos o por el desempeño 34%
evidenciado

Servicio y Atención al Cliente: Estado general de la mercancía,

33%
cantidades reportadas, identificación de los productos ETC.

Puntaje Total 100 %

Se tendrá en cuenta el siguiente Puntaje y Nivel:

PUNTAJE:

 1
 2
 3
 4
 5

Siendo:

PUNTUACI CLASIFICACION INTERPRETACI

ON ON
NUNCA Nunca cumple con ninguno de los requisitos exigidos
1
No cumple con alguno de los requisitos exigidos para
CASI NUNCA
asegurar la calidad de los productos y servicios
2
Los productos y servicios suministrados deben
A VECES ser sometidos a inspecciones con mayor
3 frecuencia a la establecida.

CASI SIEMPRE Cumple satisfactoriamente los requisitos exigidos

4
5 SIEMPRE Cumple ampliamente los requisitos exigidos

ESTADO DE EVALUACIÓN:

 De 4.0 a 5.0 Puntos: Activo

 De 3.0 a 3.9 Puntos: En Estudio
 Menos de 3.0 Puntos: Suspendido

REGISTROS

 Formato F-C.O-01 Listado de Proveedores Aprobados

 Formato F-C.O-02 Información General y Selección Proveedores
 Formulario F-C.O-05 Evaluación y Reevaluación a Proveedores
 Formato F-C.O-07 Requerimiento de Cumplimiento SG-SST para Contratistas
 Formato F-C.O-15 Cierre Actividades Contratistas
 Formulario F-C.M-26 Registro Salidas No Conforme