PRINCIPIOS DE

AUDITORÍA INTERNA
 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

OBJETIVOS

Al final del curso el asistente podrá:

 Distinguir entre una inspección, auditoria y actividades de verificaci
 Discutir el papel de la auditoría interna en el mantenimiento y mejora del Siste-
ma de Inocuidad Alimentaria.
 Apply técnicas para la planificación, conducción y redacción de reports de audi-
toria interna.
 Usar la evidencia objetiva para identificar la conformidad y evaluar
(categorizer) las no conformidades.
 Gestionar el Proceso de Acción Correctiva y Preventiva para la Mejora Continua.

ESQUEMA DEL CURSO

1. Auditoría, inspección, validación, verificación y reevaluación

2. El propósito de la auditoría interna
3. Técnicas para la planeación, conducción y redacción de reportes
 Establecer alcance
 Desarrollar programa
 Seleccionar auditores
 Preparar la lista de verificación
 Colectar evidencia
 Documentar hallazgos
 Seguimiento de las no conformidades
 Redactar el reporte de auditoría
 Comunicar los resultados

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Auditoría e Inspección
¿Cuál es la diferencia entre una auditoria y una inspección? ¿Qué se trata de lograr
con ambas?

Auditoría Inspección
Diferencias
Objectivos

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Exercicio: ¿Es esta una actividad de auditoría?

Actividad Sí No Quizá
Llevar a cabo una inspección pre-operativa
Llevar a cabo uns inspección post– limpieza
Calibración de básculas
Calibración de termómetros
Conducir una verificación semanaria de que los registros han
sido adecuadamente competados
Llevar a cabo una verificación diaria de que los registros de
los PCC han sido adecuadamente completados
Revisar un procedimiento escrito para asegurar que está ac-
tualizado y refleja lo que se hace
Observar a un recepcionista para determinar si los procedi-
mientos escritos se siguen
Usar la lista de verificación para inspeccionar el exterior de la
edificación
Inspeccionar el interior del edificio
Observar a un operador del PCC para determinar que el pro-
cedimiento es adecuadamente seguido
Entrevisar a un operador de PCC para determinar si com-
prende la adecuada acción correctiva a tomar cuando los
límites críticos no se alcanzan.
Revisar los registros de calibración para determinar si el pro-
grama ha sido seguido
Revisar el programa de mantenimiento para determinar si es
seguido
Revisar las tendencias en las violaciones de las BPM para de-
terminar si el cumplimiento está mejorando o empeorando
Revisar los registros retenidos para determinar si fueron co-
rrectamente completados
Introducir datos sobre el número y tipos de quejas
Examinar las tendencias de queja para determinar si las que-
jas bajan o suben
Dar seguimiento de la queja de un consumidor
Revisar un registro de mantenimiento para determinar que
todos los pasos fueron apropiadamente completados
Inspeccionar una pieza de equipo para verificar la limpieza
después de que se ha completado el mantenimiento
Seguimiento del personal de limpieza después de que lo
hisopos de verificación de limpieza muestran resultados
fallidos
Conducir una revisión trimestral de todos los hisopos ensaya-
dos post– limpieza para determinar tendencias y evaluar la
efectividad del programa de limpieza.

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Auditorías de Procesos y Sistema

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Define proceso

¿Si audita el Sistema de gestión de quejas de la compañía, qué procesos relacio-

nados están implicados?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Propósito de la Auditoría Interna

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

 Cultura en auditorías y en-

foque
 Circuito de la mejora contin-
ua
 Requisitos de GFSI

NOTAS
Fuente: https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Técnicas de Planeación, Conducción y Redacción

de reportes
POE’s de Auditorías Internas

El Proceso de Auditoría

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Establecer el alcance

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Trabaje con los escenarios indicados abajo, determine el propósito y al-

cance de su auditoría interna.

Escenario 1
Ud tiene una pastelería que emplea a 50 personas. En su última auditoría inter-
na hace 3 meses y recibió una CAR relacionada a las prácticas de lavado de
manos de los empleados. Ha entrenado a su staff, y ahora quiere conducir una
auditoría interna sobre los procedimientos de lavado de manos.

PROPÓSITO ALCANCE

Escenario 2
Ud. es un pequeño manufacturador de vegetales congelados que emplea 10
personas. Ud. implementó un Programa de prerrequisito hace 13 meses y no ha
habido no conformidades mayores. Es la fecha de realizar su primera auditoria
anual a sus PPR.

PROPÓSITO ALCANCE

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Escenario 3
Ud. es un manufacturador de mediano tamaño de chocolate. En los pasados
meses ha tenido hallazgos de metals en sus productos. La investigación ha des-
cubierto que el producto inicialmente rechazado cuando pasó a través del de-
tector de metales es reevaluado y si pasa es despachado. El problema ha sido
corregido, y Ud. desea hacer una auditoría interna para estar seguro que la
solución ha sido totalmente implementada y está trabajando eficientemente.

PROPÓSITO ALCANCE

Escenario 4
Ud. es un manufacturador de tamaño medio de jugos embotellados. Reciente-
mente ha sido notificado que su planta será auditada por su mayor cliente. Ud.
decidió llevar a cabo una auditoría interna en el área de preparación.

PROPÓSITO ALCANCE

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Desarrollar un Programa

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Auditoría de la implementación de la Limpieza

¿Quién debe estar presente?

¿Cuánto tiempo tomará?

Auditoría al Plan de Retiro

¿Quién debe estar presente?

¿Cuánto tiempo tomará?

Auditoría al Plan HACCP
¿Quién debe estar presente?

¿Cuánto tiempo tomará?

¿Notifica al personal sobre la auditoría interna o conduce auditorías sorpresa? ¿Por

qué?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Selección de auditores
¿Cuáles son las características de un buen auditor?

 Entrenamiento del equipo auditor

 Responsabilidades de Gerente de Auditorías

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

 Calibración de Auditores
¿Cuál es su calificación?

 Sesgos de los auditores

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Preparación de una lista de verificación

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Crear una lista de verificación del programa asignado (provisto en el handout).

Use los siguientes criterios:

Formación
Todos los empleados, incluidos el personal temporal deben ser entrenados antes
de comenzar el trabajo, los registros de la capacitación deben ser mantenidos y
se incluye el nombre del aprendiz (asistente), fecha del curso, los contenidos
del curso y el capacitador.

Trazabilidad y Retiro
Todos los ingredients y materias primas deben estar identificados y trazables y
hacia los productos terminados o productos en proceso (WIP). El Sistema de
trazabilidad debe ser evaluado al menos anualmente.

Gestión de Alérgenos
La instalación debe tener un programa para gestionar los ingredientes utilizados
que contienen alérgenos. Este programa debe incluir la identificación, segrega-
ción y procedimientos para controlar el contacto cruzado.

Saneamiento
La instalación debe tener un programa para verificar la efectividad de la limpie-
za, incluyendo la inspección pre-operacional y observación del cumplimiento de
los procedimientos de limpieza.

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Recolectar Evidencia
Conducir una auditoría
1. Reunión de apertura
2. Revisar el estatus de las no conformidades de las auditorías previas.
3. Revisión documental
4. Revisión in situ
5. Redactar y publicar el reporte de auditoría
6. Comunicar el resumen de los resultados a la instalación

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Técnicas de Observación
 Área de enfoque

¿Qué es lo que observa?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Entrevista de los empleados

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Haga una lista de las preguntas de auditoría que podría realizar:

1. A un recepcionista de materiales

2. A una persona trabajando en un PCC

3. A un gerente de línea de producción

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

El camino de auditoría

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

La inspección del andén de recepción revela poca limpieza. Se ven restos y basu-
ras bajo los andenes de recepción No. 3 y No. 4 y bajo el contenedor de reciclaje.
Las estaciones con cebos están movidas y no están numeradas, ni adecuadamente
mantenidas. Con estas evidencias de auditoría, ¿qué examinaría a continuación?

La revisión del Plan HACCP muestra que:

1. En el diagrama de flujo falta un paso de empaque opcional.
2. El límite crítico de un PCC es “todo producto final pasa a través de un detector
de metals calibrado”, pero el tiempo no se ha documentado consistentemente.
3. Todos los registros de monitoreo están firmados pero faltan las firmas de verifi-
cación de Junio.
¿Qué otros procesos sospecharía que están débiles?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Hallazgos de auditoría
 Información esencial
 No conformidades
 Criterios de evaluación

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Seguimiento de no conformidades
Proceso CAPA (acción correctiva/acción preventiva)
1. Identifica: define claramente el problema
2. Valora la importancia potencial
3. Investiga las posibles causas
4. Analiza el problema
5. Determina e implementa las acciones preventivas
6. Dar seguimiento para asegurar que la acción preventiva es efectiva

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Lea el escenario y complete el reporte de no conformidad.

Escenario 1:
Usted es el coordinador del sistema HACCP en Sunlight Dairy Inc. Hoy usted está
programado para llevar a cabo una auditoría interna con el fin de prepararse para
una próxima auditoría de tercera parte. Como parte del procedimiento regular, se
entrevista a su personal de línea de producción que trabaja en un PCC. El PCC que
se ha elegido es la pasteurización. Usted realiza la entrevista con cinco miembros
diferentes del personal de pasteurización de guardia de ese día. Por desgracia,
descubre que tres de los cinco miembros del personal no eran capaces de respon-
der a las preguntas adecuadamente. Durante la entrevista, los registros de forma-
ción del personal de PCC que no fueron capaz de contestar las preguntas no fueron
trazables. Sin embargo, al preguntar, ellos revelaron que fueron entrenados en el
PCC y también que se firmaron los registros de entrenamiento.
Si piensa que hay evidencia de no conformidad, complete el informe y asesore so-
bre los próximos pasos. De lo contrario por favor indique porqué no hay pruebas
suficientes de la no conformidad. ¿Qué constituiría una evidencia sólida en este
caso?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

REPORTE DE NO CONFORMIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Compañía:

Programa o departamento en revisión:

No. de Reporte de No conformidad: No. de Solicitud de Acción Co-

rrectiva:
Categoría: □ Crítica □ Mayor □ Menor
No conformidad:

Action correctiva/ Causa raíz y pasos siguientes:

Nombre del auditor:

Fecha:

VERIFICACIÓN

No conformidad cerrada: □ Sí □ No
Nombre del auditor:

Comentarios:

Fecha:

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Escenario 2:
Al realizar una auditoría interna en Moonlight Panadería Ltd. Usted ha decidido
el día de hoy revisar el control de registros en todos los departamentos de la
empresa. Durante la auditoría en el departamento de producción, se encuentra
que el registro nocturno de temperatura del horno se ha hecho en lápiz. Asimis-
mo, se encuentra que en dos casos separados durante esta tarde, las lecturas
de la temperatura del horno están desaparecidas. Usted entiende que los regis-
tros de las temperaturas del horno en el momento adecuado son importantes.
Si considera que hay una no conformidad, complete el informe y asesore sobre
los próximos pasos. Si considera lo contrario, por favor indique porqué no hay
pruebas suficientes de la no conformidad. ¿Qué constituiría una evidencia sólida
en este caso?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

REPORTE DE NO CONFORMIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Compañía:

Programa o departamento en revisión:

No. de Reporte de No conformidad: No. de Solicitud de Acción Co-

rrectiva:
Categoría: □ Crítica □ Mayor □ Menor
No conformidad:

Action correctiva/ Causa raíz y pasos siguientes:

Nombre del auditor:

Fecha:

VERIFICACIÓN

No conformidad cerrada: □ Sí □ No
Nombre del auditor:

Comentarios:

Fecha:

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Escenario 3:
En su trabajo en Jugo Stardust Co. Pvt. Ltd., usted es responsable de la realización de una
auditoría interna en el departamento de envasado. Durante el recorrido observa que cerca
de diez cajas de los paquetes de jugo envasados en tetra se han colocado en el suelo. Al
preguntar al ayudante líder de la línea de envasado, él le informa de que están cortos de
patines en el departamento de envasado. Los que tienen están rotos o al borde de la rup-
tura. Él le asegura que las cajas se cargarán en un patín en cuestión de pocos minutos, en
cuanto uno de sus compañeros de equipo traiga algunos patines desde el departamento de
recepción.
Si piensa que hay suficiente evidencia para la no conformidad, complete el informe y ase-
sore sobre los próximos pasos. De lo contrario, por favor indique porqué no hay pruebas
suficientes de la no conformidad. ¿Qué constituiría una evidencia sólida en este caso?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

REPORTE DE NO CONFORMIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Compañía:

Programa o departamento en revisión:

No. de Reporte de No conformidad: No. de Solicitud de Acción Co-

rrectiva:
Categoría: □ Crítica □ Mayor □ Menor
No conformidad:

Action correctiva/ Causa raíz y pasos siguientes:

Nombre del auditor:

Fecha:

VERIFICACIÓN

No conformidad cerrada: □ Sí □ No
Nombre del auditor:

Comentarios:

Fecha:

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Reunión de cierre

¿Cuál es la mejor forma de llevar a cabo una reunión de cierre?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Redacción del Reporte de auditoría

 Contenido del Reporte de auditoría
 Conclusiones del reporte
 Redacción subjetiva vs Objetiva
 Legibilidad

Hágalo objetivo
Se discutió la condición desagradable del taller de mantenimiento con el Supervi-
sor de mantenimiento. Él parece indiferente y afirmó, “Nosotros limpiamos una
vez a la semana. Lo llevaremos a cabo el próximo Viernes”.”

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Redacción Objeti- vas. Reescriba cada

una de las declaraciones

Los registros de calibración del termómetro estaban manchados, rasgados y en

blanco para la mayor parte de abril y ninguno de los termómetros en el área de
producción estaban numerados. ¿Nadie sabe dónde se esconde el termómetro
NIST? Algunos de los registros de calibración (con excepción de abril, por supues-
to) se rubricaron pero parece que todo el mundo tiene las mismas iniciales en este
lugar.

La cantidad de basura en el suelo en el área de re-empaquetado era increíble. La

gente estaba pasando por encima de ésta y la pateaban fuera del camino. Algunas
personas incluso tropezaban pero nadie se cayó. La madera de palets rotos volaba
por todas partes. Había un montón de clavos y astillas y rollos de cinta de embala-
je en todas las mesas. ¡Estaba tan polvoriento que nadie podía respirar!

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Los contratistas de la planta están fuera de control. Todos ellos tenían barba y ta-
tuajes y algunos están usando aretes. Los chicos que estaban usando redes para
el cabello dejaron sus colas de caballo colgando y se olvidaron de las cubiertas pa-
ra barba. Un tipo tenía cigarrillos en el bolsillo de la camisa, las llaves y algún tipo
de cuchillo colgaban de su cinturón. Todos tenían las uñas sucias y no olían muy
bien.

Redacte nuevamente cada declaración quitando cualquier sugerencia de solución

Los documentos de trabajo deben redactarse con tinta en vez de con lápiz.

La planta debe considerar tener más de una persona entrenada en HACCP

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Se observó el área de la pared oeste del almacén, cerca de 6 pies al oeste de la

puerta número 5, donde varios bloques están ligeramente desplazados dejando
grietas a través de las cuales podía verse luz. Las grietas eran lo suficientemente
grandes para permitir la entrada de insectos y roedores. No se observaron signos
de infestación de la zona. Responde las siguientes preguntas:
1. Determinar qué categoría el hallazgo de auditoría encaja en:
a. El Sistema está funcionando
b. No conformidad mayor
c. No conformidad menor
d. No conformidad crítica
Considere lo siguiente al evaluar si la no conformidad es mayor o menor:
¿Tiene que ver con los alimentos potencialmente peligrosos?
¿Tiene que ver con una de las principales causas de intoxicación alimenta-
ria?

2. El auditor debería:
□ Hacer algún comentario solamente, no hay puntos deducidos
□ Deducir puntos
□ No es necesario comentar o deducción de puntos

3. ¿Es el grado de la no conformidad claramente evidente por el comentario?

□ Sí □ No

4. ¿La no conformidad suena como que se basa en supuestos o basada en obser-

vaciones o hechos claros? Conteste con base a la primera pregunta.
□ Sí □ No

5. ¿Sería útil ampliar información adicional a través de la revisión de registros? En

caso afirmativo, ¿qué buscar?

6. ¿Sería útil entrevistar al personal? En caso afirmativo, ¿a quién y qué preguntas

haría?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Comunicar los Resultados

 Comunicación a la Alta dirección
 Revisión del Programa de auditorías interna

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

PARAR. EMPEZAR. SEGUIR

Parar. ¿Cuál es una práctica que dejará de hacer como resultado de esta forma-
ción?

Empezar. ¿Cuál es una práctica que iniciará?

Mantener. ¿Cuál es una práctica que va a continuar haciendo?

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

NOTAS

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Auditoría
Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y sus
resultados se corresponden con los procedimientos documentados (criterios) y
si estos procedimientos se aplican eficazmente y son adecuados.
Calibración de auditores
Evaluación consistente de las infracciones entre los distintos auditores, en
diferentes momentos, en diferentes instalaciones
Lista de verificaciónde auditoría
Una herramienta preparada por el auditor que enumera lo que debe compro-
barse durante la auditoría para evaluar si se implementa el programa escrito
como está descrito y es eficaz. Esta lista de verificación también se utiliza para
registrar información encontrada durante la auditoría.
Criterio de Auditoría
La referencia utilizada por los auditores para evaluar el desempeño de un siste-
ma de inocuidad alimentaria. Algunos ejemplos de criterios de auditoría in-
cluyen: regulaciones, normas, requisitos del contrato y de los clientes y los pro-
cedimientos internos.
Hallazgo de auditoría
La exposición de hechos formulada durante una auditoría y justificada con
pruebas objetivas.
No Conformidad de auditoría
Un desvío que afecta a la integridad del sistema HACCP (u otro Sistema o crite-
rio) y hace necesario un plan de acción correctiva por escrito.
Observación de auditoría
Una desviación identificada durante una auditoría que no tiene impacto en la
integridad del sistema HACCP y no requiere de un plan de acción escrito (por
ejemplo, falta una firma en un registro).
Reporte de auditoría
Un informe escrito que lista las no conformidades, observaciones y conclusiones
generales.
Alcance de auditoría
Esto se refiere a la extensión y los límites de la auditoría e incluye la ubicación
física, actividades y procesos a ser auditados.
Cierre de CAR (Corrective Action Request)
Conclusión exitosa de un plan de acción solicitada para corregir una no con-
formidad.
Reporte de cierre
Un informe de seguimiento que documenta las acciones correctivas adoptadas
en respuesta a cada una de las desviaciones identificadas.

Compliance Audit
On-site assessment of the implemented program to ensure that your practices
and records meet your written standards.

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 P R I N C I P I O S D E A U D I T O R I A I N T E R N A

Solicitud de Acción Correctiva (CAR por sus siglas en inglés)

Una solicitud formal de las acciones que deben tomarse para corregir una no
conformidad identificadas durante una auditoría.
Inspección
El examen de la condición de instalación, proceso o producto para confirmar el
cumplimiento de una especificación o estándar documentado. No demuestra el
desempeño futuro.
Auditor líder
El auditor identificado para dirigir la auditoría y ser responsable de tomar cual-
quier decisión final.
No Conformidad*
Falla en cumplir con los requisitos específicos del sistema de inocuidad alimen-
taria.
Crítico: La inocuidad alimentaria se ve que está comprometida o el sistema está
comprometido y se espera un fallo inminente.
Mayor: Fallo del sistema, no lo suficientemente completa como para apoyar el
programa, violaciónes graves que significa que podría haber problemas.
Menor: Menos grave, esencialmente se cumple con los requisitos; algunos ele-
mentos individuales deben ser abordados.
* La clasificación depende de la norma usada como criterio y el nivel de acepta-
bilidad y de su empresa
Evidencia objetiva
Información sobre los hechos recogidos durante la auditoría. En ella se descri-
ben los resultados de la auditoría y se utiliza para determinar si se han cumplido
los criterios de auditoría. La evidencia objetiva puede ser recogida a través de
entrevistas con el personal, la observación de actividades y revisión de docu-
mentos, registros, etc.
Auditoría de Proceso
Una auditoría de los procesos individuales en contra de pasos o actividades del
proceso predeterminados. Puede revelar ineficiencias y áreas de mejora.
Una revisión de los elementos de un proceso particular para determinar la inte-
gridad y la eficacia del mismo en alcanzar las especificaciones documentadas
Auditoría de Sistema
Una auditoría de un sistema o subsistema contra los requisitos del sistema de
gestión. Puede revelar la conformidad o no conformidad con los requisitos. Acti-
vidad documentada para determinar que el sistema de inocuidad y/o calidad de
los alimentos es adecuada, eficaz y para predecir la idoneidad del rendimiento
futuro.

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