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MANUAL DE USUARIO SS.EE.

SMART PLANT FOUNDATION


WEBCLIENT 2019

1 11.10.2020 Para aprobación RMF RVC JMA

0 31.07.2019 Para aprobación RMF RVC JMA

Rev. Fecha Emitido para: Por Revisado Aprobado


CONTENIDO
1 INTRODUCCION ........................................................................................................................................... 3
2 CREACION DE DOCUMENTOS ................................................................................................................. 3
3 BUSQUEDA DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 8
4 ACTUALIZAR DESCRIPCION DE DOCUMENTO .................................................................................. 10
5 GENERAR NUEVA REVISIÓN (DOCUMENTO) ..................................................................................... 11
5.1 GENERAR NUEVA REVISIÓN ........................................................................................................... 11
5.2 VER HISTORIAL DE REVISIONES .................................................................................................... 13
6 REEMPLAZAR ARCHIVOS (EDIT FILES / CHECK IN) ......................................................................... 13
6.1 VER HISTORIAL DE VERSIONES ..................................................................................................... 15
7 FLUJOS DE TRABAJO .............................................................................................................................. 16
7.1 VERIFICAR FLUJO DE TRABAJO ACTIVO................................................................................................. 16
8 TRANSMISIONES ....................................................................................................................................... 17
8.1 CREAR TRANSMISIÓN DE CONTRATO GENERAL....................................................................... 17
8.2 CREAR TRANSMISIÓN DE CONTRATO MARCO........................................................................... 18
8.3 ASOCIAR DOCUMENTOS A TRANSMISIONES ............................................................................. 20
8.4 VERIFICAR ASOCIACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y TRANSMISIONES ................................... 21
8.5 COLOCAR FLUJO DE TRABAJO A TRANSMISION........................................................................ 22
9 EXPORTAR LISTA A EXCEL .................................................................................................................... 24
10 GESTIÓN DEL TO DO LIST................................................................................................................... 24
10.1 REVISIÓN DE TAREAS PENDIENTES ..................................................................................................... 26
10.2 COMPLETAR TAREAS PENDIENTES .............................................................................................. 27
11 GESTION DE MARKUPS ....................................................................................................................... 28
11.1 REALIZAR MARKUPS ......................................................................................................................... 28
11.2 EJEMPLO DE MARKUP ...................................................................................................................... 30
11.3 AGREGAR IMAGEN / SELLO / FIRMA .............................................................................................. 31
11.4 DESCARGAR ARCHIVOS CON MARKUPS ..................................................................................... 33
11.5 DESCARGAR ARCHIVOS SIN MARKUPS ....................................................................................... 34

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1 INTRODUCCION
Este documento está orientado a facilitar al usuario en el uso de SmartPlant Foundation 2019 Web Client
a nivel Socio Estratégico de Compañía Minera Antamina S.A.

Los objetivos son:


- Facilitar el uso de la interfaz gráfica del software.
- Gestionar correctamente el To Do List.
- Visualizar documentos, archivos.
- Realizar marcas a los documentos.

2 CREACION DE DOCUMENTOS
En el menú principal seleccionamos Documentos

Seleccionamos la familia de documento a crear:

Debemos tener en consideración que el Rol SS.EE no tiene la opción a crear Documentos de Diseño, para
ello deben contactar con el equipo de Control Documentario Antamina presentando su listado de
entregables actualizado.

Para este ejemplo vamos a crear una minuta de reunión que pertenece a la familia de documentos de
gestión para el proyecto 17010, contrato LTE1416, etapa 104.

Seleccionamos Documento Gestión

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Seleccionamos el tipo de documento MIN.

Seleccionamos Next.

Completamos todos los campos requeridos para crear el documento.

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N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Titulo Nombre del documento (Ejemplo. Estado de Pago N° 01)
2 Planta Siempre seleccionamos Antamina, Planta Antamina
3 Área Seleccionamos el área física según corresponda el documento.
4 Facilidad Seleccionamos la subárea según corresponda el documento.
5 Grupo Disciplina Seleccionamos la disciplina según corresponda el documento.
Debe indicar la etapa que corresponde el documento. (104=Ingeniería.
6 Etapa Desarrollo
105= Construcción)
7 Vicepresidencia/Gerencia. Seleccionamos Vicepresidencia de Ingeniería & Proyectos.
Debemos colocar el estado en que se encuentra en documento, la
8 Estado del Documento primera vez que registramos el documento colocamos como Para
Revisión de Antamina.
9 Originado Por Por defecto muestra la empresa del usuario conectado.
10 Contrato Seleccionamos nuestro código de contrato.
Seleccionamos el proyecto asociado al contrato el cual se activará
11 Proyecto
cuando se seleccione el N° de Contrato.
En caso de que se gestione un Contrato Marco es indispensable
12 RDS / RFQ
seleccionar un RDS o RFQ.
Seleccionamos el año asociado al proyecto el cual se activará cuando
13 Año
se ingrese el N° de Contrato
Seleccionamos el subproyecto asociado al proyecto padre en el cual
14 Sub Proyecto debe colocarse el Sistema o Subsistema que corresponda de ser
necesario.
15 Tipo de Servicio Seleccionamos el tipo de servicio deseado.
De ser el caso podemos ingresar un pequeño comentario asociado al
16 Comentarios
documento.
17 Motivo de Emisión Por lo general siempre debemos seleccionar Revisión y Comentarios.
18 Esquema de Revisión Por defecto seleccionamos RevAntamina.
Ingresamos la revisión, debemos recordar que la revisión inicial para
19 Revisión Mayor
Antamina es la “B”.
20 Tag Asociados En caso tengamos los TAG definidos debemos ingresarlo.
Este campo es muy importante seleccionar la/las empresas que van a
21 Acceso a SSEE
tener acceso a este documento.

Los campos que contienen el símbolo * al final son obligatorios, por ejemplo:

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Los campos que no contienen el símbolo * al final no son obligatorios, por ejemplo:

Luego de completar todos los campos requeridos seleccionamos Next

Procedemos a cargar los archivos asociados al documento, seleccionamos Choose Files… para buscar
los archivos a cargar o podemos arrastrar y soltar los archivos (drag and drop).

Los archivos seleccionados se cargarán automáticamente.

Verificamos que los archivos se han cargado correctamente visualizando la barra Upload Progress

Presionamos Finish.

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Finalmente verificamos que el documento se ha creado correctamente, seleccionamos la opción Pins >
New Items.

Podemos verificar que si se ha creado correctamente.

3 BUSQUEDA DE DOCUMENTOS
Esta opción de búsqueda lo encontramos en la barra de herramientas, en la sección Items:

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Tenemos 7 tipos de búsquedas de documentos:
- Documentos Diseño: Nos permite buscar documentos de la familia de documentos de diseño
como planos DWG, PID, PFD.
- Documentos Técnicos: Nos permite buscar documentos de la familia de documentos técnicos
como RFI, Listados de Equipos, Listados de Entregables, etc.
- Documentos Vendor: Nos permite buscar documentos de la familia de documentos vendor como
Catalos, Cerfificados, Manuales, etc.
- Documentos Gestión: Nos permite buscar documentos de la familia de documentos de gestión
tipo Informes Semanales, Mensuales, Solicitudes de Cambio.
- Documentos Carta: Nos permite buscar Cartas en general.
- Documentos Confidenciales: Nos permite buscar documentos clasificados como confidenciales.
- Documentos Todos los Documentos: Nos permite buscar documentos dentro de las 5 familias
de documentos Diseño, Técnicos, Vendor y Gestión.

Ejemplos de búsqueda:

Ejemplo 1: Deseamos obtener todos los documentos del proyecto 17010, contrato LTE1416, etapa 104.

Ingresamos en el campo búsqueda: 104-17010-LTE1416*

El comodín * nos permite autocompletar lo restante de la codificación de un documento.

Ejemplo 2: Deseamos obtener todas las minutas del proyecto 17010, contrato LTE1416, etapa 104.

Ingresamos en el campo búsqueda: 104-17010-LTE1416-MIN*

El comodín * nos permite autocompletar lo restante de la codificación de un documento.

Ejemplo 3: Deseamos obtener todos los RFI del proyecto 17010, contrato LTE1416, etapa 104.

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Ingresamos en el campo búsqueda: 104-17010-LTE1416-RFI*

El comodín * nos permite autocompletar lo restante de la codificación de un documento.

4 ACTUALIZAR DESCRIPCION DE DOCUMENTO


Buscamos el documento a cambiar de descripción:

Realizamos los cambios convenientes en la descripción y presionamos el botó SAVE.

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5 GENERAR NUEVA REVISIÓN (DOCUMENTO)
5.1 GENERAR NUEVA REVISIÓN
La generación de una nueva revisión depende del estado marcado en el sello de aprobación proporcionado
por Control Documentario Antamina.

De ser necesario generar una nueva revisión, buscamos el documento deseado:

Debemos tener en consideración que, si el documento tiene un flujo de trabajo asociado, no vamos a poder
generar una nueva revisión.

Presionamos en el menú de acciones:

Seleccionamos Sign Off…

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A continuación, seleccionamos Revise…

Verificamos la revisión a superar sea la correcta, seleccionamos Next.

En la ventana de archivos, primero debemos cargar los nuevos archivos para la nueva revisión a crear y
luego debemos asegurarnos de quitar los checks de Copy Markups y de los Attached Files que
corresponden a los archivos de la revisión anterior.

La ventana de archivos debe quedar similar.

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Finalmente seleccionamos la opción Revise.

5.2 VER HISTORIAL DE REVISIONES


El sistema guarda el historial de todas las revisiones generadas, para poder visualizar, buscamos el
documento deseado, en el menú de acciones seleccionamos Master Relationship > Show All Revisions

6 REEMPLAZAR ARCHIVOS (EDIT FILES / CHECK


IN)
Debemos tener en consideración que esta función solo se puede realizar antes de emitir el documento o
cuando el documento está como pendiente en su To Do List.

La función Check Out / Check In se usa para reemplazar archivos en SmartPlant.

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Ejemplo 1: Cargamos un archivo PDF, pero nos olvidamos colocar las firmas de nuestros especialistas.

Lo primero que debemos realizar es buscar el documento deseado, lo seleccionamos y en el menú de


acciones seleccionamos Edit > Edit Files…

Luego de seleccionar la opción Edit Files y en caso el documento sólo tenga un archivo, automáticamente
se va a iniciar el proceso de Edit Files cambiando el icono del documento y descargándolo.

El próximo paso es realizar las modificaciones necesarias sobre el archivo que se ha descargado y luego
procedemos a realzar Check In.

En el menú de acciones seleccionamos Edit > Check In.

El próximo paso es cargar el archivo previamente modificado.

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Debemos tener en consideración que el nombre del archivo a reemplazar debe llamarse igual al archivo
original cargado en SmartPlant.

Finalmente seleccionamos Upload.

6.1 VER HISTORIAL DE VERSIONES


Buscamos el archivo deseado a ver el historial de sus versiones.

En el menú de acciones seleccionamos Revision Relationships > Show All Versions

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7 FLUJOS DE TRABAJO
7.1 VERIFICAR FLUJO DE TRABAJO ACTIVO
Para poder verificar si un documento tiene asignado un flujo de trabajo, ubicamos el documento deseado,
en el menú de acciones seleccionamos View Workflow.

Finalmente debemos quitar los checks de los campos Landscape y Brief View, con el objetivo de
visualizar el árbol de flujo de revisión verticalmente y con todos los pasos asociados.

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8 TRANSMISIONES
8.1 CREAR TRANSMISIÓN DE CONTRATO GENERAL
En el menú principal seleccionamos Documentos > TMT Contrato General

Completamos los campos solicitados:

N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Titulo Nombre de la transmisión (Ejemplo. Estado de Pago N° 01)
2 Contrato Seleccionamos el contrato según corresponda.

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Seleccionamos el código del proyecto, este campo depende del
3 Código Proyecto
contrato.
Seleccionamos el año del proyecto, este campo depende del contrato
4 Año Proyecto
y proyecto.
Etapa / Nivel de Seleccionamos la etapa según corresponda.
5
Desarrollo
6 Motivo de Emisión Seleccionamos el motivo de emisión según corresponda.
7 Comentario Ingresamos un comentario de ser necesario.
Por defecto este campo está bloqueado y representa la empresa al
8 Empresa que Envía
cual pertenece el usuario que está creando la transmisión.
9 Empresa que Recepciona Debemos seleccionar la empresa que va a recibir la transmisión.

Finalmente seleccionamos Finish.

8.2 CREAR TRANSMISIÓN DE CONTRATO MARCO


En el menú principal seleccionamos Documentos > TMT Contrato Marco

Completamos los campos solicitados:

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N° CAMPO DESCRIPCIÓN
1 Titulo Nombre de la transmisión (Ejemplo. Estado de Pago N° 01)
2 Contrato Seleccionamos el contrato marco según corresponda.
Seleccionamos el código del proyecto, este campo depende del
3 Código Proyecto
contrato.
4 RDS Seleccionamos la RDS según corresponda.
Seleccionamos el año del proyecto, este campo depende del contrato
5 Año Proyecto
y proyecto.
6 Motivo de Emisión Seleccionamos el motivo de emisión según corresponda.
Etapa / Nivel de Seleccionamos la etapa según corresponda.
7
Desarrollo
8 Comentario Ingresamos un comentario de ser necesario.
Por defecto este campo está bloqueado y representa la empresa al
9 Empresa de Envío
cual pertenece el usuario que está creando la transmisión.
10 Usuario de Envío Seleccionamos nuestro usuario.
11 Empresa que Recepciona Debemos seleccionar la empresa que va a recibir la transmisión.

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8.3 ASOCIAR DOCUMENTOS A TRANSMISIONES
Lo primero a hacer es buscar la transmisión de contrato general o contrato marco y seleccionamos el menú
de acciones.

Seleccionamos la opción Relationship Builder…

Seleccionamos la sección Search.

Luego debemos buscar los documentos que deseamos asociar a esta transmisión, para ello como punto
número 1 debemos seleccionar el tipo de búsqueda de documentos, en este ejemplo he seleccionado
“Todos los Documentos”. Como punto número 2 debemos ingresar el comodín de búsqueda y como punto
número 3 debemos seleccionar los documentos que deseamos asociar.

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Seleccionamos la opción Relate.

Finalmente confirmamos la relación entre los documentos y la transmisión.

8.4 VERIFICAR ASOCIACIÓN ENTRE DOCUMENTOS Y


TRANSMISIONES
A fin de poder determinar si es que una transmisión contiene documentos, primero debemos buscar la
transmisión deseada y seleccionamos el menú de acciones.

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En este caso, esta transmisión es del tipo General por lo tanto los documentos relacionados van a estar
bajo la relación Documentos Rev.

A continuación, podemos verificar los documentos asociados.

En el caso de las transmisiones de tipo Marco le corresponde la relación Show Documento RFI.

8.5 COLOCAR FLUJO DE TRABAJO A TRANSMISION


Luego de crear la transmisión, asociar los documentos y verificar que todo está correcto procedemos a
asociar un flujo de trabajo a la transmisión.

Buscamos e identificamos la transmisión.

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Ingresamos al menú de acciones y seleccionamos Workflow > Adjuntar Flujo de Trabajo…

En la siguiente ventana debemos elegir una plantilla de flujo de trabajo.

Es importante indicar que toda transmisión de SS.EE a CD Antamina debe realizarse usando la plantilla
Notificación para CD Antamina.

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En caso se deban enviar notificaciones de transmisiones entre SS.EE se deben usar las plantillas
denominadas “Notificación de Empresa1 a Empresa2”, en caso no exista alguna plantilla predefinida es
necesario comunicarse con el equipo de CD Antamina para proceder con el registro.

9 EXPORTAR LISTA A EXCEL


Cuando exportamos la información a un archivo Excel, este archivo se va a mostrar de igual manera que
visualizamos en la ventana de resultados. (Ventana Central).

Para realizar esta acción primero debemos seleccionar la data que deseamos exportar.

Para ello podemos utilizar cualquier método de búsqueda, para este ejemplo utilizaremos una búsqueda
de todos los documentos, la que se encuentra en la barra de herramientas.

1. Seleccionamos el tipo de búsqueda.


2. Ingresamos un criterio de búsqueda y presionamos el botón .

Para poder exportar todos los registros encontrados, presionamos el botón Export All To Excel.

Y de forma automática se abrirá un archivo Excel conteniendo la información de la ventana central o


resultados.

10 GESTIÓN DEL TO DO LIST


To Do List es una herramienta de SmartPlant Foundation que nos mostrará los trabajos asignados a
nuestro usuario y que forman parte de un flujo de revisión.

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Para ingresar al To Do List, de la barra de herramientas seleccionamos.

En la ventana a continuación vamos a visualizar un resumen de todas las tareas que tenemos pendientes
agrupados por tipo de tarea.

Para visualizar todas nuestras tareas pendientes seleccionamos All.

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Ventana de To Do List

Propiedades disponibles en el To Do List.


- Fecha Objetivo: Muestra la fecha límite a completar la tarea.
- Código Documento/Transmittal: Muestra el código del documento o transmisión.
- Descripción Documento/Transmittal: Muestra la descripción del documento o transmisión.
- Revisión: Muestra la revisión del documento, para el caso de las transmisiones este campo
aparecerá en blanco.
- Disciplina: Muestra la disciplina del documento, para el caso de las transmisiones este campo
aparecerá en blanco.
- Mensaje: Muestra el mensaje realizado por el destinatario del paso anterior.
- Nombre del Paso: Muestra el nombre del paso.

10.1 REVISIÓN DE TAREAS PENDIENTES


Podemos visualizar todas las tareas asignadas a nuestro usuario.

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Para visualizar el/los documentos que tiene esta tarea, seleccionamos la tarea deseada y luego
seleccionamos el botón “Show Workflow Objects”

10.2 COMPLETAR TAREAS PENDIENTES


El ejercicio de completar tareas pendientes debe darse luego de revisar el documento.

Ingresamos al To Do List y presionamos clic derecho sobre la tarea a completar.

Si seleccionamos Aprobar, el flujo de revisión continuará al siguiente paso.

Si seleccionamos Rechazar, el flujo de revisión se va a interrumpir y será enviado a CD Antamina para


ser devuelto al SS.EE.

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Al aprobar o rechazar una tarea nos aparecerá el siguiente cuadro en el que podemos dejar un comentario
y un mensaje.

En el campo Comments debemos escribir el estado del documento, por ejemplo:


- Levantar Comentarios Emitir en Siguiente Revisión.
- Levantar Comentarios Emitir en Revisión Final.
- No tenemos Comentarios Emitir en Revisión Final.
- Firmado para Estudio/Construcción.
- No aceptado Corregir y Emitir Nuevamente.

En el campo Message to next step debemos incluir un mensaje que le llegará al siguiente revisor.

11 GESTION DE MARKUPS
Markup es la acción de marcado que se realiza sobre un documento en formato PDF.

11.1 REALIZAR MARKUPS

Para realizar el Markup debemos buscar un documento, presionamos en el botón , se abrirá el archivo
que contiene y nos aparecerá la siguiente ventana:

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Para acceder a la opción de Markup, realizamos los siguiente: Click en New Markup.

Luego de crear el Markup, podemos visualizar la barra de herramientas de Markup.

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El listado de herramientas se lista a continuación:

Herramientas Nombre
Seleccionar
Flecha
Texto
Image
Changemark
Nube
Boceto
Línea
Rectángulo
Tachado Diagonal

Este conjunto de herramientas nos va a permitir realizar el marcado del documento deseado.

11.2 EJEMPLO DE MARKUP


Con el uso de la barra de herramientas de marcado podemos llegar a un resultado similar que contiene
texto, firma, líneas, nubes, etc.

Después de haber realizado las marcas, debemos guardar los cambios. Seleccionamos el botón Markup
> Save

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Luego para finalizar, se recomienda completar los campos:

11.3 AGREGAR IMAGEN / SELLO / FIRMA


Para realizar esta acción de agregar un Sello o Imagen o Firma a un documento, nos dirigimos a la barra
de herramientas y seleccionamos el icono imagen:

Luego seleccionamos el ícono en forma de tuerca:

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Luego buscamos la imagen deseada a cargar:

Luego de cargar la imagen, para plasmarla en el documento, presionando clic del mouse en forma
diagonal, dibujamos la imagen:

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11.4 DESCARGAR ARCHIVOS CON MARKUPS
Desde la barra de herramientas de Markup, seleccionamos “Publish”, y el tipo de formato a exportar,
para este caso seleccionamos PDF.

Dependiendo de nuestras necesidades seleccionamos:

• Tamaño de página
• Todas las páginas o algunas en específico.

Seleccionamos Markup as comments.

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Seleccionamos Publish.

Al finalizar el proceso de publicación nos va a mostrar un aviso en donde debemos presionar OK.

Luego de aceptar, el documento publicado se va a mostrar en un navegador web en donde debemos


presionar Clic Derecho > Guardar como y seleccionamos la ruta en donde deseamos guardar el archivo.

11.5 DESCARGAR ARCHIVOS SIN MARKUPS


Lo primero que debemos realizar es buscar el documento deseado.

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Luego en la lista de acciones disponibles, seleccionamos Save Target As…

En caso el documento tenga sólo 1 archivo asociado, la descarga comenzará automáticamente.

En caso el documento tenga más de un archivo, se va a mostrar la siguiente ventana en donde podemos
elegir el o los archivos a descargar.

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Para mas informacion acerca de Compañia Minera Antamina S.A., visita nuestra página web
en www.antamina.com

Para mas información acerca del uso y funcionamiento de las SmartPlant Foundation, puedes
comunicarte al correo mailto:A_IngProyectosControlDocumentario@antamina.com

© Todos los derechos reservados. Compañia Minera Antamia S.A.

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