<<Nombre del cliente>> -

<Proyecto/Nombre del proceso>

DOCUMENTO DE DEFINICIÓN DE PROCESO
Version: 1.00
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Fecha Edición Autor Descripción

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Contenido
Historial de revisiones................................................................................................................................................2
DISTRIBUCIÓN RESTRINGIDA.............................................................................................................................5
1. Introducción........................................................................................................................................................6
2. Resumen general.................................................................................................................................................7
2.1. Descripción del proceso manual...............................................................................................................7
2.2. Aplicaciones implicadas...........................................................................................................................7
3. Áreas de negocio afectadas.................................................................................................................................8
4. Control del proceso.............................................................................................................................................9
4.1. Horas de funcionamiento..........................................................................................................................9
4.2. Calendario de funcionamiento..................................................................................................................9
5. Diagrama de proceso........................................................................................................................................10
6. Gestión de Datos...............................................................................................................................................11
6.1. Entrada....................................................................................................................................................11
6.2. Salida......................................................................................................................................................12
6.3. Preservación............................................................................................................................................13
7. Detalles de proceso...........................................................................................................................................14
8. Excepciones......................................................................................................................................................15
8.1. Excepciones de negocio (“Business exceptions”)....................................................................................15
8.2. Excepciones de sistema (“System exceptions”)......................................................................................15
9. Check List.........................................................................................................................................................17
10. Aspectos Regulatorios y Normativos................................................................................................................19

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DISTRIBUCIÓN RESTRINGIDA

Control de versión de documento

Fecha de emisión Versión Descripción Auhor

Contribuyentes
El contenido de este documento ha sido autorizado con las contribuciones del siguiente grupo de personas
clave:

Nombre Función Área

Documentos de origen

Título Autor Versión Fecha

Requisitos de firma de documento

La siguiente tabla contiene los nombres de las personas requeridas para firmar y para revisar este documento,
y los de aquellos que deben ser informados de su existencia.

Nombre Departamento Responsabilidad

Firmar
Revisar
Información

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1. Introducción.
El documento de definición del proceso (PDD) contiene el flujo del proceso de negocio que debe ser
desarrollado con Blue Prism. Muestra, a alto nivel, el proceso de negocio que será automatizado, las
aplicaciones cliente utilizadas en el proceso y cualquier condición que tenga que ser tenida en cuenta. Una
vez acordado como base de la automatización del proceso elegido, el diagrama de flujo y las condiciones se
utilizarán como una plataforma desde la cual se diseñará la solución automática.
Los cambios en el proceso pueden implicar una necesidad de cambio en el robot por lo que deberán estar
sujetos a los procedimientos ágiles de cambio acordados.
Nota: este documento debe ser redactado si no existe documentación de proceso que dé el nivel de detalle
requerido para automatizar un proceso. Si se va a utilizar documentación existente en lugar de un nuevo
PDD, se deben seguir los siguientes pasos:

 Revisar la documentación existente para asegurar que está actualizada y que contiene todos los pasos del
proceso manual.

 Comprobar que la documentación existente proporciona el mismo nivel de detalle que se requiere para la
automatización.

 Acordar con el negocio que es una descripción adecuada del proceso manual.

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2. Resumen general.
2.1. Descripción del proceso manual.
< Breve resumen general del proceso manual actual>

2.2. Aplicaciones implicadas.

Nombre Descripción

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3. Áreas de negocio afectadas.

<Detallar las áreas de negocio que serán afectadas por el cambio. Pueden ser las áreas que procesan el
trabajo de forma manual antes de la automatización, las áreas que procesarán las excepciones después de la
automatización o cualquier otra área dependiente>

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4. Control del proceso

4.1. Horas de funcionamiento

Día de la semana Hora de Inicio Hora de Fin

4.2. Calendario de funcionamiento

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5. Diagrama de proceso.
<Flujo del proceso de negocio detallado, que describa cada paso del proceso>

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6. Gestión de Datos.

6.1. Entrada

6.1.1 Fuentes de entrada al automatismo

Inputs de la Origen de los ¿Cuándo / con qué ¿Los datos se suministran en

solución inputs frecuencia llega el input? bloques o uno a uno?

A continuación, se describe el impacto que tendría no recibir alguno de los inputs de entrada a la solución

Inputs de la solución ¿Posible que no llegue? En caso afirmativo, ¿qué ocurriría? ¿Cuál
sería el impacto?

6.1.2 Identificación
En este apartado se específica el método de identificación del inicio del automatismo en base a las fuentes de
entrada.
El automatismo deberá ejecutarse para que cumplan las condiciones que se muestran en la siguiente tabla

Condiciones de
Entrada

A continuación, se describe si los datos de entrada pueden identificarse de manera exclusiva y cómo el
automatismo realizará esta identificación

Datos de entrada ¿Se pueden identificar de ¿Qué campo o combinación de campos se

manera exclusiva? usan para su identificación?

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6.1.3 Variables de Entorno

En este apartado se indican las variables que el área de negocio o el usuario de la automatización van a poder
modificar de forma autónoma, siempre que tengan el perfil requerido para ello.

Variable de entorno Perfil que puede modificarlo Explicación del cambio realizado

6.2. Salida

6.2.1 Salidas de datos

A continuación, se indican todas las posibles salidas de datos del automatismo

Salidas ¿Cuándo se Estructura del ¿Cuándo se devolverá a ¿A quién se

genera? archivo / mensaje negocio? devolverá?

6.3. Preservación

En este apartado se presentan los plazos durante los cuáles deben preservarse los datos entrantes, los datos de
la cola y los datos de salida del proceso ejecutado por el automatismo.
En la siguiente tabla se muestra la información relativa a la preservación de los datos de entrada.

Datos entrantes ¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?

En la siguiente tabla se muestra la información relativa a la preservación de los datos en cola

Datos en cola ¿Cuánto tiempo debemos guardar los datos en cola?

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En la siguiente tabla se muestra la información relativa a la preservación de los datos de salida

Datos de salida ¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?

La siguiente tabla muestra la información que se requiere ser capturada para tener la trazabilidad y los
estados del automatismo, así como para poder generar informes y alertas una vez el proceso ha concluido

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7. Detalles de proceso.
<Esta sección debe contener una descripción detallada del proceso manual. Cada paso del diagrama de flujo
debe tener debajo una sección detallada por separado. Preferiblemente, el grado de detalle debe ser a escala
de pulsación de teclado para que el documento pueda usarse para configurar el proceso automatizado de
Blue Prism. Serán muy útiles también, las capturas de pantalla de las aplicaciones cliente para cada paso, con
los campos, botones, etc., resaltados.>

1.1.1. <Etapa 1>

1.1.2. <Etapa 2>

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8. Excepciones
8.1. Excepciones de negocio (“Business exceptions”).
<Detallar las excepciones de negocio previstas. Estas excepciones pueden deberse a casos fuera del alcance
del proceso o a casos que deban procesarse de forma manual.>
<Incluir volumen estimado por tipo de excepción>
Ejemplo:

8.2. Excepciones de sistema (“System exceptions”).

<Detallar las excepciones de sistema previstas. Estas excepciones pueden deberse a casos fuera del alcance
del proceso o a casos que deban procesarse de forma manual.>
<Incluir volumen estimado por tipo de excepción>
Exception Subject Recipient E-mail Message
Success Factors Union Technology The [Process name] process
Launch Failure Bidders List organizational.management@cliente.co running on [Resource name]
–Success m has terminated. The following
Factors On CC: exception occurred:
Application Type of exception: Success
Launch Factors Launch Failure
Failure Exception detail: [Blueprism
Log]
Please verify the status of the
Success Factors application
and restart the process.

SAP Launch Union The [Process name] process

Failure Bidders List running on [Resource name]
–SAP has terminated. The following
Application exception occurred: Type of
Launch exception: SAP Launch
Failure Failure
Exception detail: [Blueprism
Log]
Please verify the status of the
SAP application and restart the
process.

Success Factors log Union The [Process name] process

in failure Bidders List running on [Resource name]
–Success has terminated. The following
Factors Log exception occurred:
in Failure Type of exception: Success
Factors log in failure
Exception detail: [Blueprism
Log]
The User ID and/or Password
entered is invalid.
SAP log in failure Union The [Process name] process
Bidders List running on [Resource name]
–SAP Log in has terminated. The following
Failure exception occurred:

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Type of exception: SAP log in

failure
Exception detail: [Blueprism
Log The User ID and/or
Password entered is invalid.
Success Factors Union The [Process name] process
Not Responding Bidders List running on [Resource name]
–Success has terminated. Type of
Factors not exception: Success Factors not
responding responding.
Exception detail: [Blueprism
Log]
Please verify the status of the
Success Factors application
and restart the process.
SAP Not Union The [Process name] process
Responding Bidders List running on [Resource name]
–SAP not has terminated. Type of
responding exception: SAP application not
responding. Exception detail:
[Blueprism Log]
Please verify the status of the
SAP application and restart the
process.
Excel Not Union Failure to launch Excel at
Responding Bidders List HH:MM:SS AM/PM
–Excel not Type of exception: Excel not
responding responding.
Exception detail: [Blueprism
Log]
Please contact system
administrator to re-launch
process.
Unable to access Union The [Process name] process
Teams folder Bidders List running on [Resource name]
– Unable to has terminated The following
access share exception occurred:
folder Type of exception: Unable to
Access Teams Folder
Exception detail: [Blueprism
Log]
Configuration File Union The [Process name] process
not Bidders List running on [Resource name]
Available/Corrupte – has terminated. The following
d in the Teams Configuratio exception occurred:
folder n file not Type of exception:
available Configuration file not
Available/Corrupted.
Exception detail: [Blueprism
Log]

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9. Check List

1. Criterios de Aprobación

Criterio Estado Comentarios Adicionales

¿Está de acuerdo con la definición del proceso a alto

nivel y el alcance?  
¿Está de acuerdo con las áreas de negocio
impactadas?  
¿Está de acuerdo con las actividades que tienen los
diagramas de proceso?  
¿Está de acuerdo con el orden que se le dieron a las
actividades?  
¿Está de acuerdo con los sistemas que se dejaron
especificados en el PDD?  
¿Está de acuerdo con la solución técnica que se le da
al proceso?  
¿Está de acuerdo con las entradas que se
establecieron en el proceso?  
¿Está de acuerdo con los reportes que debe generar
el robot? (Numero de reportes y formato del
reporte)  
¿Está de acuerdo con el manejo de duplicados (si
aplica)?  
¿Está de acuerdo con el repositorio de carpetas (si
aplica)?  
¿Está de acuerdo con el envió de notificaciones por
correo (si aplica)?  
¿El planteamiento y la explicación fueron claras?  
¿Está de acuerdo con el horario de ejecución?  
¿Está de acuerdo con el abordaje de la preservación
de la información?  
¿Está de acuerdo con el plan de contingencia en caso
de fallo irrecuperable?  
¿Está de acuerdo con los controles de error
planteados?  

Descripción de Estados Sigla

Aprobado (A) A
Aprobado con comentarios (AC) AC
Rechazado (R) R
No Aplica (NA) NA

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2. Aprobación al PDD

Crítico para Fecha de

Sección Aprobado Revisor
desarrollo aprobación
1. Introducción      
2.Resumen General        
2.1 Descripción del
proceso manual        
2.2 Aplicaciones
Implicadas        
3.Areas de negocio
afectadas        
4.Control del proceso        
4.1 Horas de
funcionamiento        
4.2 Calendario de
funcionamiento        
5.Diagrama del proceso        
6.Gestión de datos        
6.1 Entrada        
6.2 Salida        
6.3 Preservación        
7.Detalle del proceso        
8.Excepciones        
8.1 Excepciones de
negocio        
8.2 Excepciones de
sistema        

Nota: Este apartado debe ser llenado por el Negocio.

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10. Aspectos Regulatorios y Normativos.

Aspectos Regulatorios
El proveedor deberá considerar en el desarrollo o mantención del sistema, las siguientes características
relacionadas con el cumplimiento de la legislación local. A continuación, se señala un listado ilustrativo, y
no taxativo, de las materias que son más relevantes desde el punto de vista regulatorio:

 Protección de datos personales y privacidad. Si el sistema tratare datos de carácter personal, se

deberá dar cumplimiento a la ley 19.628 (o el cuerpo legal que lo reemplace en caso de que esta sea
derogada) y aplicar las medidas necesarias para que ello no afecte los aspectos asociados al
desarrollo de sistemas.
 Propiedad Intelectual e Industrial (derecho de autor de programas, asegurar la propiedad del
desarrollo, software patentable).
 Delitos informáticos (anexos en los contratos de los colaboradores del proveedor, que tengan
relación al manejo, acceso no autorizado, sabotaje, espionaje informático, robo o destrucción de
información).

Normativa Interna
Responsabilidades sobre los accesos otorgados.
El proveedor, deberá tener presente que los accesos son intransferibles y, por tanto, deberá dar aviso en
forma inmediata de la baja, licencia, vacaciones y permisos especiales de los usuarios, a fin de eliminar o
bloquear los accesos de acuerdo a su estado contractual.

Certificados de seguridad
De conformidad a las políticas de seguridad informática establecidas en la cláusula precedente, serán
obligaciones del proveedor, sin perjuicio de las demás establecidas en el presente instrumento, las siguientes:

 El proveedor sólo podrá instalar los certificados de seguridad en los equipos computacionales que
haya declarado y que además cumplan con la nemotecnia solicitada. Cualquier conexión que se
detecte fuera de lo declarado será de exclusiva responsabilidad del proveedor en el cumplimiento de
los servicios que le presta a las Compañías.
 El proveedor deberá velar por el correcto uso de los certificados de seguridad.
 Si algunos de los equipos computacionales destinados al cumplimiento de los servicios fuese dado
de baja o destinado a otro uso, el proveedor deberá proceder a la destrucción del certificado de
seguridad respectivo.
 El proveedor deberá identificar e informar a las Compañías, la persona que será responsable de la
instalación de los certificados de seguridad, si procediere. Asimismo, el proveedor, se obliga a
informar a las Compañías si el responsable es removido y quien lo reemplazará. A este respecto, la
identificación de la persona responsable debe incluir su nombre completo, cédula de identidad,
cargo, dirección comercial y particular, teléfono de contacto, entre otros.
 Si el proveedor formatea un equipo computacional que hubiese sido habilitado previamente, deberá
proceder a reinstalar el certificado para el caso que éste se encontrare destruido a consecuencia del
nuevo formateo.
 Si el proveedor pierde el certificado, sea por robo, extravío del equipo computacional o por cualquier
otra causa, deberá informar a las Compañías de inmediato, para que éstas procedan a revocarlo y a
generar un nuevo certificado.
 Si las Compañías detectan algún fraude o anomalía asociado a un certificado de seguridad del
proveedor, estas se reservan la facultad de revocarlo sin expresión de causa, sin derecho a

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indemnización alguna en beneficio del proveedor. Del mismo modo, las Compañías se reservan el
derecho a entablar acciones judiciales en contra del proveedor o en contra de quien corresponda, a
fin de que se le resarzan los perjuicios que haya experimentado.
 Los sistemas operativos de los equipos computacionales donde se instalen los certificados de
seguridad deberán cumplir con los requerimientos establecidos por las Compañías.
 Se deja expresa constancia, que el proveedor será responsable no sólo de cumplir las obligaciones
señaladas en este instrumento respecto de la instalación de los certificados de seguridad en los
equipos de su propiedad, sino que también de su conservación, custodia, cuidado, uso correcto y
ceñido a este contrato, en lo aplicable, a los equipos con dicho certificado que sean de propiedad de
las Compañías.

Para Proveedores de Desarrollo y Mantención de Sistemas

 Todos los proveedores de servicios de desarrollo y mantención de sistemas deberán cumplir con las
normas de seguridad establecidas por las Compañías para el desarrollo seguro de software, dispuesto
en el “Estándar de seguridad para el desarrollo de aplicaciones”.
 Nota relevante: Todo sistema, aplicación, mantención u otro desarrollado encomendado al proveedor
debe ser considerado de propiedad de las Compañías.
 Programas Fuentes y Objetos:
o El proveedor deberá poner a disposición de las Compañía, para aprobación de esta, un
procedimiento que garantice la correcta administración de los programas fuentes y objetos
 Mecanismo de Control de Versiones en Operación:
o El sistema que entregue el proveedor, deberá contar con mecanismos adecuados que permita
a la Compañía verificar, en cualquier momento, la versión del sistema que está en
producción, de modo de garantizar que está en operación la última versión disponible y
autorizada.

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