Reportes Analíticos de SAP Ariba Contract Management – Mejores Prácticas

Contents
Consejos generales ......................................................................................................................................... 2
Reportes .......................................................................................................................................................... 3
Status General de Contratos ....................................................................................................................... 3
Contratos por Mercancía y Estatus ............................................................................................................. 4
Contratos por Mercancía – Total y Monto .................................................................................................. 5
Contratos por Vencer - Resumen ................................................................................................................ 6
Contratos por Vencer – Por Período ........................................................................................................... 7
Dashboards (Gráficos, Tablas y Vistas Resumidas) ......................................................................................... 8
Contratos que Vencen ................................................................................................................................ 8
Contratos en Borrador / Publicados por Departamento ............................................................................ 9
Contratos por Propietario ......................................................................................................................... 11
Indicadores de Contrato – Borrador / Publicados (Vista resumida) ......................................................... 13

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Consejos generales
• Si el informe es de interés de uno solo usuario, guárdelo en el área de trabajo personal. Sin
embargo, si es usado por muchos usuarios, guárdelo en el área de informes públicos
• Organice los reportes (informes) en Carpetas en las áreas de trabajo personal y pública.
• Agregue el contenido de los informes más utilizados en una carpeta en el panel de instrucciones
principal o del respectivo módulo (Sourcing, Contratos, etc): Configurar pestañas > Agregar
contenido > Informes > Carpeta

• Defina Panel de Instrucciones (“Dashboards”) específicos para cada perfil de usuario, por ejemplo:
Gerente, Comprador, Administrador de Contratos, Administrador de proveedores, etc.
• Para cada informe definir los campos de página y detalle en la sección Diseño dinámico y no marcar
la opción mostrar campos de detalle en el informe si deseas un informe consolidado. Los campos
de página son los filtros que podrás usar para limitar los datos resultantes o ver la información más
detallada en la página principal del informe.
• Definir el rango de fechas y filtros (opcional) para cada informe.

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Reportes
Status General de Contratos
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Medidas > Crear campo definido pelo usuario:

Menor que 90 días (Less 90 days)

sum(if((ExpirationDate.Day-CURRDATE) < 90, if((ExpirationDate.Day-
CURRDATE) > 1,1,0),0))
Mayor que 90 días (Greater 90 days)
sum(if((ExpirationDate.Day-CURRDATE) > 90, if((ExpirationDate.Day-
CURRDATE) < 120,1,0),0))
Mayor que 120 días (Greater 120 days)
sum(if((ExpirationDate.Day-CURRDATE) > 120,1,0))
Vencidos
sum(if((ExpirationDate.Day-CURRDATE) < 1,1,0))

Definir el formato de número para las fórmulas:

• Ejecutar el informe.

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Contratos por Mercancía y Estatus
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Medidas > Numero de proyectos

• Ejecutar el informe y guardar en la carpeta

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Contratos por Mercancía – Total y Monto
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Medidas:
o Importe del Contrato
o Crear campo definido pelo usuario:

Nr. Contratos
count(ContractWorkspace)

• Ejecutar el informe y guardar en la carpeta pública o personal.

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Contratos por Vencer - Resumen
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Medidas:
o Importe del Contrato
o Número de proyectos
o Crear campo definido pelo usuario:

Vencimiento (en días) “Expiration (days)”

sum(ExpirationDate.Day-CURRDATE)

• Configure las alertas como en el ejemplo abajo:

• Ejecutar el informe y guardar en la carpeta pública o personal

6
Contratos por Vencer – Por Período
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Medidas:
o Número de proyectos

• Ejecutar el informe y guardar en la carpeta pública o personal.

7
Dashboards (Gráficos, Tablas y Vistas Resumidas)
Contratos que Vencen
• Contratos > Configurar pestañas > Pestaña actual > Agregar contenido
• Seleccionar Contratos que vencen bajo la sección Contratos

• Defina el número de días pasados y futuros para que se muestre la lista de contratos que
caducaran o caducarán en este período

• Clicar Completado
• Posicione el cuadro en el dashboard de Contratos

8
Contratos en Borrador / Publicados por Departamento
• Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
• Hecho segundo (opcional): Formulario de Modificación (Amendment Form)
• Hecho tercero (opcional): Detalles de Modificación (Amendment Detail)
• Medidas:
i. Crear campo definido pelo usuario:

Contratos
count(ContractWorkspace)

• En Refinar datos seleccione los

estados del contrato
correspondiente. Este ejemplo
filtramos lo contractos en borrador
y pendientes. Se puede hacer otro
informe filtrando solo contratos
publicados, o dejar para filtrar el
estado del contrato en el gráfico

• Ejecute el informe, ajuste el tipo de

gráfico (columna, barras, etc) y
agregue al Dashboard de Contratos accionando el botón Agregar al painel de
instrucciones. Guarde el informe en el área publica o personal.

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10
Contratos por Propietario
o Hecho principal: Área de trabajo de contratos (compras)
o Hecho segundo (opcional): Formulario de Modificación (Amendment Form)
o Hecho tercero (opcional): Detalles de Modificación (Amendment Detail)
• Medidas (fórmulas):
o Contratos = count(ContractWorkspace)
o Enmiendas (*) = count(ContractsDFormDetail_vrealm_50913_FormulriodeAditivoDetails)
o Monto original = sum(ContractWorkspace.Amount)
o % Incremento del valor (*) =
sum(ContractsDFormDetail_vrealm_50913_FormulriodeAditivoDetails.UF_money1_amou
nt**)/(sum(ContractWorkspace.Amount)-
sum(ContractsDFormDetail_vrealm_50913_FormulriodeAditivoDetails.UF_money1_amou
nt))
o Lead time = sum (EndDate.Day-BeginDate.Day)/count(ContractWorkspace)
o % SLA(***) = sum(if(((EndDate.Day-
BeginDate.Day)/ContractWorkspace.UF_bigdecimal1)<=1.0,1.0,0.0))/count(ContractWork
space)

(*) Para obtener estos valores se hace necesario

configurar formulario de Modificación de Contrato y
tenerlo como un documento del área de trabajo del
contrato (“CW”). El nombre del formulario es
específico para su sitio, el nombre presentado arriba
es apenas un ejemplo.

(**) UF_money1_amount es un campo de formulario

de detalles de modificación del contrato = Importe
valor de Enmienda

(***) UF_bigdecimal1 es un campo personalizado de

la cabecera de el área de trabajo del contrato
(“CW”), y representa el SLA estándar

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• Ejecute el informe, en la pantalla de tabla dinámica expanda el campo Estado del contrato
en la sección Explorador de campo / Página y seleccione estado Publicado.

• Acceda a la guía Panel de instrucciones y agregue la Tabla dinámica al Dashboard de

Contratos accionando el botón Agregar al painel de instrucciones. Guarde el informe en el
área publica o personal.

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Indicadores de Contrato – Borrador / Publicados (Vista resumida)
o En el panel de Contratos seleccione Configurar pestañas > Pestaña actual > Agregar contenido
o Seleccionar Informes > Vista resumida

• En la pantalla Configurar Vista resumida, defina el título y configure la lista de campos

(indicadores) que se presentarán en el cuadro, como en el ejemplo abajo.

• Es necesario que cada indicador (o “medida”) sea capturado desde un reporte existente.
Como, por ejemplo, el indicador “New Contracts” viene del campo Contracts, del informe
“Draft Contracts” como abajo:

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• Guardar la Vista resumida y posicionarla en el dashboard de Contratos.

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