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Manual basico de usuario

2017
Para la versión 2.0.2.33
Manual de Usuario auditau 2

Índice
Introducción.................................................................................................................................NN
Iniciando auditau..........................................................................................................................NN
Introducción a Auditau..........................................................................................................NN
Instalar auditau......................................................................................................................NN
Abrir la entidad de Ejemplo..................................................................................................NN
Crear tu propia entidad (MiEntidad).....................................................................................NN
Utilizar los asistentes para crear y abrir reportes y datos externos........................................NN
Nuevo Asistente..............................................................................................................NN
Asistente para nuevo reporte auditau.......................................................................NN
Asistente de nuevo dato externo..............................................................................NN
Administrar manualmente los datos externos..........................................................NN
Leer la información del SIAF iosiaf manualmente...........................................NN
Actualizar la base de datos externa...................................................................NN
Abrir Reporte auditau.....................................................................................................NN
Reportes recientes....................................................................................................NN
Crear un nuevo Libro.............................................................................................................NN
Construir una Consulta...................................................................................................NN
Trabajar con reportes prediseñados..............................................................................................NN
Compras a nivel de proceso de selección..............................................................................NN
Secuencia funcional resumen................................................................................................NN

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Manual de Usuario auditau 3

Introducción
Auditau analiza la información registrada en el SIAF y le permite construir sus reportes
personalizados con solo arrastrar y soltar, generando una información acorde a sus propias
necesidades.

Auditau soporta información del SIAF desde el periodo 2004 al 2017 y puede ser utilizada para
las siguientes necesidades.
Información contable.- Genere Análisis de cuenta de los registros administrativos y de las notas
contables.
Información presupuestaria.- genere reportes sobre el presupuesto, certificación y ejecución
de los gastos y también lo concerniente a los ingresos.

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Iniciando auditau
Acerca de la Guía
Este manual le mostrará como usar auditau, el cual servirá como guía de inicio. Usted podrá
trabaja con una entidad de ejemplo con auditau, esta entidad de ejemplo se cargara
automáticamente cuando inicie auditau por primera vez.

A quienes esta dirigido:


Esta guía esta elaborado para los operadores y/o usuarios del SIAF

Requerimientos mínimos
Windows 7, Windows 8, Windows XP
4 Core CPUs
PC Pentium IV hacia adelante
4GB RAM
5GB de espacio el disco duro.

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Introducción a Auditau

Auditau captura la información contable y presupuestaria del SIAF y lo convierte en columnas


para que los usuarios puedan construir sus reportes y luego exportarlos a Excel.

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Instalar auditau
Auditau puede ser descargada en el blog auditau.blogspot.pe, luego de descargada hay que
descomprimirla en una carpeta de preferencia, finalmente queda crear un acceso directo al
escritorio.

archivo descargado de auditau.blogspot.pe

Seleccionar la forma de extraccion del comprimido.

seleccionar archivos de programa y descomprimir la carpeta auditau20, la carpeta es referencial


Usted puede ubicar auditau en cualquier directorio de preferencia.

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crear el acceso directo al escritorio.

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Renombramos el acceso directo con auditau20 y tenemos instalado auditau 2.0

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Abrir la entidad de Ejemplo


Auditau tiene configurado una entidad de ejemplo es cual se encuentra analizada y procesada en
una base de datos externa el cual no necesita estar conectada al SIAF.
Para abrirlo basta con ejecutar auditau20.exe y nos aparecerá una pantalla de bienvenida y
visualizaremos dos acciones:

Seleccionamos la primera opción y presionamos OK y auditau cargara la entidad de ejemplo.

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ahora Usted puede abrir cualquier libro de la lista o crear una consulta en blanco.

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Crear tu propia entidad (MiEntidad)


Auditau ha implementado un asistente para crear y analizar la información de su entidad para
ello debe seleccionar la segunda opción de bienvenida Analice su propia Entidad (SIAF).

Presione en Ok y auditau le asistirá para crear su primera entidad conteniendo sus propios datos.

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Seleccione la ubicación de sus datos dbf del SIAF generalmente se encuentra en


M:\SIAF_PRESUPUESTO\Data.

Luego seleccione la unidad ejecutora para crear la conexión que auditau solamente lo utilizara

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para copiar los datos del SIAF, en nuestro caso seleccionamos 301452 MUNICIPALIDAD DE
PRUEBA. Y presionamos Finish.
Con esto auditau procederá a configurar los su primer reporte y su primer dato externo concluido
el proceso auditau nos notificara con un mensaje de éxito.

A continuación presione Si y auditau lanzara una ventana de comunicacion con SIAF con el
icono MiEntidad.

haga doble click en el icono MiEntidad.wed y auditau cargara la ventana de migraciones Enviar
Recibir.

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Seleccione periodo y presione el botón Enviar Recibir y auditau procederá a copiar la


información del SIAF.

y actualizar el archivo MiEntidad.wed con la información solicitada

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Concluida la migración se mostrara un mensaje de éxito.

Importante para la Migracion.


Si existen devengados del 2016 y son girados en el 2017 entonces Usted debe seleccionar 2017
para la migración.
Si existiese un registro de años anteriores y se utiliza el mismo registro SIAF para realizar una
operación posterior como una rebaja de devengado, devolución de viáticos etc. Y lo registro con
fecha 2017, solo debe migrar el 2017 y auditau automáticamente localizara el periodo origen
para actualizarlo en el periodo que corresponde.
Se recomienda migrar todos los años para tener la información en al archivo externo y cuando
existan cambios en el SIAF solo basta en actualizar el ultimo año.

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A mayor cantidad de información y años a ser almacenados en un archivo externo mas


recursos de hardware necesitara para trabajar óptimamente.

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Utilizar los asistentes para crear y abrir reportes y datos externos


Una de las novedades que trae auditau 2.0.2.33 son los asistentes para crear y abrir los reportes y
datos externos.
La versatilidad de auditau permite trabajar con varios reportes al mismo tiempo al igual que con
varias conexiones del SIAF.
Estos asistentes se pueden acceder con los comandos Nuevo y Abrir

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Nuevo Asistente
Asistente para nuevo reporte auditau.

Aquí Usted puede crear un nuevo reporte auditau, una conexión externa vinculada al SIAF.
También para aquellos que utilizan auditau de manera desconectada podrán manipularlo de
manera manual.

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Asistente para nuevo reporte auditau

En esta opción Usted puede crear nuevos reportes vinculados a un dato externo. Un reporte
auditau es un archivo que contendrá todos los libro y consultas de auditau.

para seleccionar o crear un nuevo reporte presione el icono y se abrirá una ventana de
dialogo para ubicar y/o crear nuestro reporte; por defecto auditau utiliza la capeta Mi auditau
dentro de su Usuario.

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En este cuadro de dialogo puede ingresar el nombre de su preferencia para nuestro caso vamos a
ingresar el nombre reporte de gasto.

Si su dato externo no aparece puede localizar al igual que el reporte presionado el icono Y
presione finish.

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y auditau habrá configurado y creado su nuevo reporte con el nombre reporte de gastos.ble,
ahora presionamos en aceptar y tendremos un lista de libro en blanco esto debido que no se tiene
ningún libro creado.

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Asistente de nuevo dato externo

Esta opción le permite crean una nueva conexión al SIAF para su propio dato externo, para
iniciar el asistente haga doble click.

Seleccione la ubicación de sus datos dbf del SIAF generalmente se encuentra en


M:\SIAF_PRESUPUESTO\Data.

Luego seleccione la unidad ejecutora para crear la conexión que auditau solamente lo utilizara
para copiar los datos del SIAF, en nuestro caso seleccionamos 301452 MUNICIPALIDAD DE
PRUEBA. Y presionamos Next y a continuación no aparecerá el asistente de datos externos.

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Tenga presente que si Usted selecciona un dato externo existente auditau lo configurar con la
nueva dirección de la data SIAF, pero si ingresa un nuevo nombre auditau creara un nuevo
archivo *.wed es decir un nuevo dato externo para el SIAF, presione .

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presionamos en Guardar y luego en Finish, con esto auditau procederá a configurar los su primer
reporte y su primer dato externo concluido el proceso auditau nos notificara con un mensaje de
éxito.

A continuación presione Si y auditau lanzara una ventana de comunicacion con SIAF con el
icono mi otro entidad.

haga doble click en el icono mi otra entidad.wed y auditau cargara la ventana de migraciones
Enviar Recibir.

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Seleccione periodo y presione el botón Enviar Recibir y auditau procederá a copiar la


información del SIAF.

y actualizar el archivo MiEntidad.wed con la información solicitada

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Concluida la migración se mostrara un mensaje de éxito.

Importante para la Migracion.


Si existen devengados del 2016 y son girados en el 2017 entonces Usted debe seleccionar 2017
para la migración.
Si existiese un registro de años anteriores y se utiliza el mismo registro SIAF para realizar una
operación posterior como una rebaja de devengado, devolución de viáticos etc. Y lo registro con
fecha 2017, solo debe migrar el 2017 y auditau automáticamente localizara el periodo origen
para actualizarlo en el periodo que corresponde.
Se recomienda migrar todos los años para tener la información en al archivo externo y cuando
existan cambios en el SIAF solo basta en actualizar el ultimo año.

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A mayor cantidad de información y años a ser almacenados en un archivo externo mas


recursos de hardware necesitara para trabajar óptimamente.

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Administrar manualmente los datos externos

Cuando Usted no tiene acceso directo a la carpeta Data del SIAF seria recomendable actualizarlo
manualmente a través de este comando.
Auditau es capaz de crear sus propias bases de datos, estas BD contienen la información analizada y
procesada del SIAF correspondiente a la información presupuestaria y la información contable.
En resumen se puede decir que los archivos *.sfi son ordenados y configurados adecuadamente para
trabajar con auditau, a continuación procedemos como crear y cargar los archivos sfi.
Para crear una base de datos, debe usar el comando datos externos, y auditau cargara una ventana de
dialogo para administrar de datos externos haga doble click en "Adminstrar manualmente los datos
externos".

Ahora crear presione Nuevo, y se visualizara un cuadro de dialogo que le solicitara un nombre y la

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ubicación donde se guardara la nueva base de datos.


para nuestro caso vamos a crearlo en la misma carpeta auditau20 con el nombre prueba.

Una vez creado la base de datos se agregara a lista de soluciones.


y en la la carpeta destino se ha creado una nueva base de datos prueba.web

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Leer la información del SIAF iosiaf manualmente

Para leer la información del SIAF, primero necesita cargar el migrador iosiaf21.exe ubicado en la carpeta:
auditau20/io_siaf/iosiaf21.exe

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ORIGEN.- seleccione la carpeta "data" que contiene la base de datos del SIAF generalmente se encuentra
en la M:\SIAF_PRESPUESTO\Data
en mi caso se encuentra en E:\DATA\

DESTINO.- indique la carpeta donde se van a guardar los archivos sfi

PERIODO.- Indique que periodo se va migrar


ENTIDAD.- Digite el código de entidad SIAF para realizar la migración.

Presione en migrar y el migrador procederá a capturar la información del SIAF y los llevara como
archivos *.sfi

Una ves que haya terminado la migración en la carpeta destino aparecerán los archivos sfi generados por
el migrador.
esto archivos son el insumo que necesita auditau para crear su base de datos.

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El migrador para actualizar la información del SIAF utiliza la fecha del documento, esto quiere decir si
tiene un expediente del 2015 y este tiene un giro en el 2016 Usted solo necesita actualizar el 2016 y
auditau automáticamente procedera a cargar el giro que corresponde al expediente 2015.

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Actualizar la base de datos externa

A continuación procedemos en actualizar la base de datos externa:


En el listado de bases de datos selecciones la BD que desea actualizar haciendo click derecho y presione
el menú procesar periodo

Y seguidamente se le pedirá el periodo y la dirección de la carpeta donde tiene los archivos sfi.
Auditau reconoce automáticamente el Código de la entidad y los periodos de los archivos sfi, Usted no
necesita digitar solo debe seleccionarlo.

A continuación presione el botón Migrar y auditau actualizara la información de los archivos sfi a la bases
de datos *.wed.
Importante por ningún motivo interrumpa la migración, podría dañarse la base de datos.

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Abrir Reporte auditau

Con este comando Usted puede acceder a sus reportes creados y abiertos so basta hacer doble
click en cualquiera de los iconos y le asistirán en abrir sus reportes.

Permite cargar el Último reporte utilizado, esto es útil cuando quiere retomar sus reportes luego
de haber salido de auditau.

Cuando un reporte no fue creado desde su computadora y desea abrir y añadirlo a su historial,
este comando le permitirá buscarlo a través del explorador de Windows.

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Abrirá el reporte de ejemplo adjunto con auditau para entender el funcionamiento de auditau.

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Reportes recientes

Aquí se almacena el historial de sus reportes utilizados para abrirlo sol bastara hacer doble click
en el ítem seleccionado.

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Manual de Usuario auditau 39

Crear un nuevo Libro

para crean un nueva libro en blanco o usar una plantilla debe presionar el comando Nuevo

y se visualizara el cuadro de dialogo nuevo Libro.

Seleccione el Libro el Libro en blanco y presione OK y auditau creara un nuevo libro totalmente
en blanco con el nombre de Libro1.

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una vez creado su Libro, auditau esta listo para ser pintados con los datos ubicados el Pagina
Dimension.

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Construir una Consulta


Para construir nuestra consulta primero arrastramos los filtros globales para esto buscamos "periodo de
compromiso" el las dimensiones y arrastramos a la barra de filtros globales y seleccionamos el año o los
años a trabajar. Luego también buscamos Tipo de Presupuesto una ves localizados seleccionamos y lo
arrastramos también a la barra de filtros globales.
Se recomienda para un correcto uso de auditau la barra de filtro globales no debería contener mas de 4
filtro aunque esto no lo limita.

ahora vamos a construir una ejecución de gastos a nivel de secuencia funcional, para esto buscamos las
dimensiones escribiendo en la barra de búsqueda secuencia "coma" meta "coma" compromiso "coma"
devengado “coma” girado, la coma se utiliza para separar la búsqueda.

luego presionando la tecla Control mas el mouse y seleccionamos las dimensiones "secuencia funcional",
"meta nombre", "compromiso", "devengado" y "girado" y procedemos a arrastrar al pintor de consultas y
auditau procederá a visualizar la información correspondiente al periodo 2016 que corresponde a la

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ejecución.

Ahora queremos seleccionar solo las secuencias que corresponden a "actividades" para esto ubicamos
obra, actividad acción y lo arrastramos a la ventana "filtro de consulta" y seleccionamos "ACTIVIDAD"
y presionamos la flecha verde, como se puede ver auditau precede a filtrar la consulta activa con los datos
de las secuencias funcionales que corresponden a actividad del periodo 2016

Una vez construida nuestra consulta lo podemos exportar a una hoja de calculo.

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Es importante una vez construida nuestra consulta procedamos a cambiar el nombre de la “Hoja1” a
"Secuencia funcional" y también cambiamos el nombre de la consulta1 a secuencias, y no olvidemos de
guardar los cambios realizados

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Trabajar con reportes prediseñados


Auditau tiene reportes ya prediseñados, es decir reportes ya construidos y elaborados por el mismo
auditau, para que ustedes puedan utilizarlo o modificarlo

Estos reportes son útiles para entender como se puede utilizar auditau, para elaborar nuestros propios
reportes.

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Compras a nivel de proceso de selección

La propiedades de exportacion se pueden personalizar en la pagina propiedades.

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y se exporta a excel de la siguiente manera:

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Secuencia funcional resumen

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