Denominación del Programa de Formación: TGO.

EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Código del Programa de Formación: 112005
Ficha: 2694253
Competencia: ELABORAR MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE ACUERDO CON
METODOLOGÍAS ORGANIZACIONALES Y NORMATIVIDAD VIGENTE.
Instructora: Martha Inés Manzano P.

TALLER MANUAL DE FUNCIONES

1. ¿Qué es Manual de funciones?

R/ Es un documento de información detallado e integral que contiene en forma ordenada
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las
distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una
organización en todas las áreas, secciones, departamentos y servicios.

2. ¿Qué se documenta?
R/ Actividades (funciones) dentro de la organización.

3. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para levantar un manual de funciones?

• Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable.
• Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación
o transacción.
• Determinar el tiempo invertido en cada actividad, para establecer la duración total del
procedimiento.
• Establecer planeación de las cargas de trabajo.
• Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.
• Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidas para evaluar la gestión.

4. ¿Cómo se realiza levantamiento de manual de funciones?

R/ Por medio de los jefes de área y/o el grupo de trabajo participante del procedimiento.
Por medio de un funcionario conocedor de las funciones del área.
Por medio de talleres de asesores o coordinadores.
Mixto, combina los anteriores métodos utilizados.

5. ¿Quién debe usar el manual de funciones?

R/Todos los trabajadores deben consultar permanentemente el manual, para conocer sus actividades
y responsabilidades.
Los jefes de las diferentes áreas, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus
subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos que conlleven a cambios en
el ambiente interno y externo de la empresa.
Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento
de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando
los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos.

6. Mencione las diferentes maneras con la que se puede realizar el método mixto
• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, quien llena el cuestionario y después
se somete a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos.
• Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
• Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
• Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
• Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante.

7. ¿Qué comunicación existe en el método de la entrevista?

R/Debe haber una comunicación verbal y física entre el analista y el ocupante del puesto para resolver
dudas y obtener datos relativos al puesto

8. ¿De qué se encarga el analista de puestos?

R/El analista de puestos “reúne, analiza y desarrolla datos ocupacionales relacionados con los
puestos, los requisitos necesarios para ocuparlos y las características del ocupante, que sirven de
base para la asesoría vocacional, la valuación de puestos, la selección de personal y otras prácticas
vinculadas con la administración de Recursos Humanos.

9. ¿Quién debe hacer la observación?

R/El método de observación directa debe realizarlo un analista de puestos o una persona capacitada
para ello. En realidad, la observación suele ser una función de staff.

10. ¿Quién debe utilizar la entrevista?

R/La entrevista con el ocupante, después con el superior para efectos
de confirmación, debe estar a cargo del analista de puestos. Se conserva la función de staff
entrevistar para obtener los datos y la responsabilidad de línea proporcionar la información de los
puestos.
11. ¿Qué es un puesto de trabajo?
R/Un puesto “se define como una unidad de la organización que consiste en un grupo de obligaciones
y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos.

12. ¿Qué es la descripción de un trabajo?

R/Es la representación detallada de las atribuciones y procesos de obtención del puesto
13. ¿Qué es el análisis de trabajo?
R/El análisis estudia y determina todos los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto
exige para su adecuado desempeño

14. ¿Cuáles son los aspectos extrínsecos?

R/Estos aspectos son las habilidades qué tiene una persona, sus capacidades físicas e intelectuales.

15. ¿Cuál es la diferencia de los aspectos extrínsecos e intrínsecos?

R/Los intrínsecos son los conocimientos qué se tienen que tener antes de aplicar al trabajo, mientras
los extrínsecos son las aptitudes con las que uno ya cuenta o sea nuestras habilidades.

16. ¿Cómo se elabora el cronograma de trabajo?

R/En este caso, no se le está haciendo una modificación al organigrama de la empresa, sólo se va a
analizar en qué nivel jerárquico irán los cargos nuevos.

17. ¿Qué es universalidad y discriminación?

R/ Criterio de la generalidad: los factores de análisis deben estar presentes en la totalidad o por lo
menos en 75% de los puestos por estudiar, para comparar las características ideales de los
ocupantes. Con un porcentaje menor, el factor desaparece y deja de ser un instrumento de
comparación adecuado.

Criterio de la variedad o discriminación: los factores de análisis deben variar de acuerdo con el
puesto. Es decir, no pueden ser constantes ni uniformes. El factor de escolaridad necesaria, por
ejemplo, atiende al criterio de la generalidad todos los puestos exigen cierto nivel de escolaridad o
de instrucción y también al de la variedad, pues todos los puestos exigen una escolaridad diferente,
desde primaria incompleta hasta estudios profesionales
18. ¿Qué se tiene en cuenta a la hora de escoger un método de análisis?
R/ lo que debemos tener en cuenta es la naturaleza y las características del puesto
19. ¿Qué es Etapa de Preparación?
R/Es la etapa en la que los analistas debidamente entrenados preparan los esquemas y los materiales
de trabajo
20. ¿Cuáles son las etapas en el análisis de puesto?
R/ son 3 etapas:
Etapa de Planeación, Etapa de Preparación, Etapa de Realización

21. ¿De qué trata la resolución 450 del 2000?

R/La resolución 450 del 2000 trata de que un líder no puede modificar una función, pero sí puede
remover una función con una razón justificada y con un proceso legal.

22. ¿De qué trata el código de elemento 03?

R/De estructurar cargos y roles teniendo en cuenta la estrategia, políticas y normatividad de la

empresa
23. ¿Que debe tenerse en cuenta para crear un perfil?

R/ Para crear un perfil debemos de tener en cuenta los criterios de evaluación y el código de elemento
03.

24. ¿Cuántos ítems específicos son?

R/ La cantidad de ítems con que cuenta un perfil son 9 ítems.

25. ¿Quién es la persona autorizada para definir el diseño de un perfil?

R/La persona encargada de definir el diseño o modelo del formato de perfil es el contratista
encargado.

26. Que es el teletrabajo

R/ es un método de trabajo que se hace desde casa de manera virtual

27. Que elementos debe tener un teletrabajador en su espacio de trabajo

R/ Espacio único y adecuado, potencia eléctrica, calefacción, frío y ventilación, iluminación
y tranquilidad

28. Que se necesita para poder trabajar en el teletrabajo

R/ telecomunicaciones y dispositivos electrónicos

29. Qué ventajas tiene el teletrabajador

R/ Disminuir los problemas laborales, puede tener más libertad menos gastos de
transporte.

30. Cómo ayuda los descriptivos de puesto en un proceso de selección

R/ lo ayuda dado que Con esto la empresa ya sabe que necesito y le queda más fácil
encontrar al candidato