UCSM Universidad Católica de Santa María

Escuela Profesional de Medicina Humana

Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 09-10: Fases de la gestión del proyecto-Iniciación

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

1.- FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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Seguimiento -monitoreo. Cumplir plazos. C acta constitución
Cierre administrativo y del contrato

No avanzar si anterior no he terminado. . C acta constitución

CICLO DE VIDA DE UN POYECTO

PREFACTIBILIDA – ANTES QUE SE CONCETE VE SI VALE O NO PENA CON

COSTOS Y PRESUPUESTO
FACTIBILIDA – VA MAS LLLA. EVALUACION A PARTE DE COSTOS.
DETEMINAR SI ES O NO RENTABLE
DEFINITVO – VER TMB SUSTENTABILIDAD Y VER IMPACTO EN EL AMBIENTE

VER QUE APOTA AL MERCADO NUESTRO PROYECTO

RESPONSABILIDAD SOCIAL DE EMPESA CON LA SOCIEDAD.

NO VER TANTO RENTABILIDAD*

RECUSOS -ABANDONAN PROYECTO

1. CARTA PROYECTO – ACTA CONSTITUC DEL PROYECTO

CASO NEGOCIOS
2. PARTCIPANTES DIRECTA O INDIRECTA MENTE
2.1 LO APRUEBA ACCIONISTAS Y LA SOCIAL FIABILIDAD
(ECONOMICA, SOCIAL)
2.2 INVERSIONISTA-ACCIONISTA O NOSOTROS (AHORRO)
2.3
3. EST. VIABILIDAD – SI SIGUE O NO
3.1 GERENTE DIRECTO OBEROS PERSONAL - SUS COMPETENCIAS
4. REUNE EQUIPO Y HERRAMIENTAS
a. DIAGARAMA DE GAM –
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 QUE ES EL INICIO DEL PROYECTO?

• El inicio de un proyecto es el primer paso para

comenzar un nuevo proyecto. Durante esta fase, se
explica por qué estás realizando el proyecto y qué valor
aportará a la empresa. Luego, puedes usar esta
información para obtener la aceptación de los
participantes clave.

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 ¿Por qué es importante la fase de inicio del proyecto?

• Es importante asegurarse de que la iniciativa realmente agregue

valor antes de pasar a la fase de planificación. Ahí es donde entra
en juego el inicio del proyecto.
• En esta etapa se ofrece un enfoque estructurado para demostrar
el caso de negocios del proyecto y probar que el trabajo en
cuestión es viable.
• Durante el inicio del proyecto también se garantiza que se incluya
a todos los participantes desde el principio, para obtener
visibilidad, asegurar los recursos necesarios y evitar obstáculos
costosos.
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 Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio del
proyecto

1. Crea una carta del proyecto o un caso de negocios

• En este primer paso, debes demostrar por qué tu proyecto
es necesario y qué valor agregado aportará al negocio.
Puedes hacer esto con una carta del proyecto o con un caso
de negocios. Estos documentos siguen la misma idea
fundamental, ya que ambos se usan para detallar la
información clave del proyecto y presentar la iniciativa a las
partes interesadas. La diferencia principal entre estos
documentos es el alcance.
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 Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio
del proyecto
Carta del proyecto
• En una carta del proyecto se muestra por qué tu proyecto es importante, cuál es su
propósito y quienes trabajarán en dicha iniciativa, todo mediante los siguientes elementos:
• Por qué: los objetivos y el propósito del proyecto
• Qué: el alcance del proyecto, incluido un esquema del presupuesto
• Quién: los participantes clave, los patrocinadores y los miembros del equipo del proyecto
Caso de negocios
• Un caso de negocios incluye los mismos elementos que una carta de proyecto, más los
componentes que se detallan a continuación:
• Un análisis financiero completo, que incluye una estimación del retorno sobre la inversión
(ROI) que aportará el proyecto
• Un análisis de los riesgos del proyecto y un plan de gestión de riesgos
• Un plan de acción que incluya cómo se tomarán las decisiones
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 Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio del
proyecto

2. Identifica a los participantes clave y preséntales tu

proyecto
• A continuación, identifica quién debe aprobar la carta del proyecto o el
caso de negocios. Estos serán los participantes clave que inciden
directamente en el resultado de tu proyecto, por ejemplo, los directores
ejecutivos, los patrocinadores del proyecto o los equipos
interdisciplinarios a los que les has solicitado presupuesto o recursos. Si
no estás seguro de quiénes son los participantes clave, hazte las
siguientes preguntas:
• ¿Quién debe aprobar mi proyecto?
• ¿Quién proporcionará los recursos para mi proyecto?
• ¿Quién puede influir en mi proyecto?
• También puedes realizar un análisis de los participantes del
proyecto para asegurarte de no pasar por alto a ningún miembro 8
 Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio del
proyecto

3. Realiza un estudio de viabilidad

• Ahora es el momento de conducir un estudio de viabilidad para
confirmar que es posible llevar adelante el proyecto con los
recursos que tienes disponibles.
• En pocas palabras, un estudio de viabilidad evalúa si tu proyecto
podría tener éxito. El estudio responde las siguientes preguntas:
1. ¿Mi equipo tiene los recursos necesarios para completar este
proyecto?
2. ¿El retorno sobre la inversión (ROI) será suficiente como para
seguir adelante con este proyecto?
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 Los 4 pasos para empezar el proceso de inicio del
proyecto

4. Reúne el equipo y las herramientas

• Ahora que tienes el proyecto aprobado y que has probado su
viabilidad, finalmente puedes empezar a armar el equipo, el lugar
de trabajo y las herramientas que necesitarás para avanzar con
esta iniciativa.
– Un buen equipo puede ser de gran ayuda para que tu proyecto
sea un éxito.
– Piensa cómo quieres organizar la estructura de tu equipo.
– El lugar de trabajo puede incidir directamente en tu forma de
trabajar.
– Elige las herramientas adecuadas.
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Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 11: Fases de la gestión del proyecto-Planificación

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

 Planificación del proyecto

• Si no tenemos tiempo para pensar, ¿tenemos

tiempo para rehacer las cosas una y otra
vez?
– Planificar significa pensar el viaje antes de
hacerlo, en un esfuerzo por apartarse de
problemas potenciales.
– Planificar es un esfuerzo conjunto que une
voluntades hacia un objetivo común.
 Ventajas de la planificación

• Unificación de criterios, todos caminamos hacia

un mismo fin
• Importancia de los resultados, hitos, calidad
• Importancia del tiempo
• Innovación
• Posibilidad de problemas:
– Descubrir / Evitar
 ¿Por qué no planificamos?
• Estamos orientados a producir resultados tangibles e
inmediatos.
• Los resultados de la planificación no son nunca inmediatos y
son difícilmente identificables.
• Si solo existe una solución ante un problema, entonces no
existe solución.
 Una Buena Planificación
• Una planificación buena ha de
ser: • La probabilidad de
– aceptada por todos los éxito es más función
participantes, y de fe y confianza,
– que todo el mundo crea en ella.
que de realismo.

• Para esto ha de ser realista.

 Estimaciones

• Una estimación es:

– La más exacta y honesta apreciación
sobre los recursos necesarios para
desarrollar los productos de un
proyecto.
 4 Formas de estimar recursos
• Experiencia: usar el conocimiento adquirido en proyectos o sistemas
similares.
– Juicio Experto:Único, grupo de expertos
– Analogía
– Relacionamiento (una parte me sirve de referencia).
• Algorítmico: contiene los factores de productividad claves, que se
derivan del pasado. Se introducen las características propias de
nuestro proyecto, relativas a los factores de producción.
 4 Formas de ....
• Basado en los recursos (Parkinson): consiste en ver de cuanto
personal y durante cuanto tiempo se dispone de el.

“El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles”

(Ley de Parkinson)
 4 Formas de ....
• Basado exclusivamente en el mercado: precio para vender.
– Lo importante es conseguir el contrato.
– El precio se fija en función de lo que creemos que está dispuesto a pagar el
cliente.
– Si se usa en conjunción con otros métodos puede ser aceptable, para
ajustar la oferta.
– Peligro si es el único método utilizado.
 Entradas al Proceso

Listado Actividades Descripción Dependencias Obligatorias

Producto

Dependencias Restricciones
Externas

Dependencias Suposiciones
Discretas
Estimación de la duración de las
actividades
 Representación Gráfica de la
ordenación de tareas
• Existen varios métodos para representar de modo visual la
secuencia de tareas.
– Diagrama de Gantt.
– Diagrama de precedencias.
– Diagrama de flechas.
 Diagrama de Gantt.

• Es el diagrama más antiguo y quizás el

que más se utiliza para trabajar.
• Se representa en un cuadro de doble
entrada:
• En el eje horizontal se representa el
tiempo,
• En el eje vertical las tareas,
• Cada tarea se representa como un
rectángulo situado a la altura de la
tarea y que va desde el comienzo a
la finalización de la tarea.
 Diagrama de Gantt

TAREAS
Especificar Necesidades

Diseño Programas

Diseño Base de Datos

Realización Esquema

Codificación Programas

Pruebas

0 2 4 6 8 10 12 14 16
SEMANAS
 Diagrama de Gantt
• Inconvenientes:
– No muestra explícitamente la relación
entre tareas.
– En proyectos con muchas tareas es
complicado de crear.
• Ventajas:
– Es fácil de entender por todo el mundo.
– Se puede aplicar para representar la
utilización de recursos.
 Diagrama de precedencias

– Se trata de un grafo ordenado totalmente.

– Las tareas se representan como nodos.
– Las relaciones entre tareas son los arcos.
– Todos los nodos tienen el mismo tamaño y
pueden contener mucha información sobre
la tarea..
– Los arcos van desde la tarea antecesora a
la predecesora, indicándolo con una
flecha..
Diagrama de precedencias
 Diagrama de precedencias
• Es la forma de representación más habitual en programas
informáticos, junto al Gantt.
• Al utilizar sistemas informáticos para generar los diagramas, se
pueden establecer relaciones del tipo:
– Fin a Comienzo
– Comienzo a Fin, Comienzo a Comienzo y Fin a Fin
 Diagrama de flechas.
• Es una representación dual a la anterior.
• Las tareas se representan como arcos.
• Los nodos son sucesos puntuales en el tiempo, muestran que se ha
alcanzado un estado, al concluir todas las tareas que llegan a el.
• Aparecen actividades ficticias para asociar estados parciales.
 Diagrama de flechas.
• Hay diversas formas de abordar estos
cálculos, aquí veremos una muy
intuitiva.
• Las fechas importantes en cada tarea.
• Pasos:
– Calculo de las fechas para cada
tarea en un proyecto.
– Definición y obtención del camino
crítico.
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Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 12: Fases de la gestión del proyecto-Ejecución

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

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¿QUÉ ES LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

• La ejecución del proyecto es la etapa del proyecto en la que se pone

en marcha todo lo que tu equipo ha planificado.
• En pocas palabras, vas a ejecutar esas estrategias para llevar el
proyecto a la línea de meta.
• La ejecución es el tercer paso del típico ciclo de vida del proyecto,
que tiene cuatro etapas totales: inicio, planificación, ejecución y
cierre.
• Se podría pensar que la fase de ejecución es la más fácil de todas,
sobre todo si ya has hecho lo más difícil y has sentado las bases
para el éxito del proyecto.
• Pero es en la fase de ejecución precisamente donde muchos equipos
tienen problemas.
• Piensa en ello en el contexto de tu vida personal: establecer un
presupuesto es sencillo, lo difícil es seguirlo 6
Hablemos de las lagunas en la ejecución

• Una laguna en la ejecución suena aterrador, ¿no es así? Bueno, en cierto

modo lo es.
• Tanto si piensas en el fracaso de tu presupuesto personal como en un
proyecto de equipo que no está saliendo según lo previsto, una laguna en la
ejecución (con frecuencia llamada “laguna estratégica”) representa una
desconexión entre los principios establecidos y la realidad.
• ¿Sabes cómo trazaste todas esas estrategias y planes bien diseñados para
tu proyecto? Cuando no eres capaz de seguirlos y cumplir tus objetivos,
entonces hablamos de una laguna en la ejecución.
• Por desgracia, estas desconexiones son habituales. Según la encuesta Pulse
of the Profession 2017 del Project Management Institute, los líderes
ejecutivos afirmaron que solo el 60 % de sus iniciativas estratégicas
cumplieron sus objetivos.

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¿Cuáles son las causas de las lagunas en la ejecución?

• Existen numerosas causas posibles de las lagunas en la ejecución,

como objetivos y plazos demasiado ambiciosos, poca o ninguna claridad
sobre los principios o los objetivos del proyecto, e incluso falta de
aceptación por parte de los actores clave.
• Una de las principales causas está relacionada con los recursos de tu
proyecto.
• Los recursos son los materiales que necesitas para terminar el proyecto.
Pueden incluir departamentos o miembros del equipo concretos, tiempo
y materiales reales (piensa en cosas como programas de software, salas
de reuniones y más).
• Cuando planificamos un proyecto, caemos en la trampa de pensar en él
unilateralmente, como si fuera el único del que todo el mundo tendría
que ocuparse. 8
¿Cuáles son las causas de las lagunas en la ejecución?
• En la práctica, las cosas no funcionan así. Ese proyecto se
interpone entre otras responsabilidades y problemas diarios.
Los recursos son mucho más escasos de lo que
pensábamos cuando planificamos el proyecto construyendo
castillos en el aire.
• Al final, tienes que competir por los recursos que necesitas o
priorizarlos, y a veces terminas simplemente esperando a
que lleguen. Estos cuellos de botella socavan el plan y el
cronograma que trazaste al principio. O, lo que es peor,
destruyen tu proyecto por completo. La encuesta de 2018
del Project Management Institute reveló que el 21 % de los
proyectos fracasan debido a recursos escasos o limitados. 9
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta

1.- Garantiza la alineación desde el principio

• En primer lugar, es difícil ejecutar algo si no entiendes por qué está sucediendo.
Sin embargo, solo el 55 % de las personas que participan en proyectos
consideran que tienen claros los objetivos empresariales de sus proyectos.
• Hay que conseguir que todo el mundo esté de acuerdo antes de que el proyecto
se ponga en marcha. Empieza con una reunión inicial eficaz en la que puedas
hablar de los objetivos del proyecto y del plan que has trazado para alcanzarlos.
• Crea un cartel del proyecto, que es un documento colaborativo que describe el
problema que resuelve tu proyecto, además del alcance y las posibles lagunas
de conocimiento. El cartel del proyecto es un documento vivo, por lo que puede
evolucionar a medida que lo hace tu proyecto.
• Al fin y al cabo, el éxito de la ejecución del proyecto no significa que tu plan no
pueda cambiar a medida que aprendes y progresas. Siempre surgen cosas
nuevas y hay que ser flexibles.
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Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta

2.- Planifica el traspaso de proyectos

• Cuando se planifican proyectos interdisciplinares, es fácil funcionar con la
suposición de que el traspaso del proyecto entre los equipos se hará sin
mayores dificultades.
• Lamentablemente, la realidad es mucho más complicada que tu
imaginación. Cuando llega el momento de traspasar el proyecto a otro
equipo, a veces hay muchos titubeos, arranques y paradas.
• Esto se debe a que otros equipos no pueden intervenir en los proyectos
con cualquier pretexto. Teniendo esto en cuenta, cuando se planifique el
cronograma, es conveniente prever un margen de tiempo específico para
los traspasos. Eso da al equipo entrante un poco de flexibilidad para
ponerse al día.
• Mantén a todos los demás equipos al tanto de las actualizaciones del
estado del proyecto, los cambios, etc., para que no se queden atrás
cuando les toque tomar el relevo. 11
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta
3.- No olvides el efecto dominó
• Debes tener en cuenta que tu proyecto va a depender de recursos limitados y competir por
ellos.
• Detectar las dependencias de tareas o recursos durante las fases de planificación para poder
tenerlas en cuenta de inmediato en el proceso y el cronograma.
• Por ejemplo, ¿hay algún paso de tu proyecto que no pueda completarse hasta que se hayan
marcado otras tareas anteriores? Esa sería una dependencia de tarea.
• La planificación proactiva de estos aspectos puede ayudarte a ejecutar un proyecto mucho
más fluido, sobre todo si tienes en cuenta que algunas de las causas habituales del fracaso
de los proyectos son:
•Previsión inadecuada de recursos (23 %)
•Recursos limitados (20 %)
•Dependencia de tareas (11 %)
• También puedes utilizar el método del camino crítico (CPM, por sus siglas en inglés) para
asegurarte de que estás siendo realista en lo que respecta a tu cronograma. Parece un
trabajo tedioso, pero en la práctica es sencillo.
• Básicamente, tienes que identificar la línea de tareas dependientes más larga de tu
proyecto. Piensa en ella como en una fila de fichas de dominó. Si se produce un retraso 12
Las estrategias de ejecución de proyectos cruzan la línea de meta
4.- Comprueba el progreso con frecuencia

• Has trazado un plan de proyecto, lo has compartido con el equipo y, ahora, puedes dar
por hecho que todo encajará. Porque eso es lo único que hace falta para que los
proyectos salgan bien.
• Para que los proyectos salgan bien, hay que supervisar con frecuencia los progresos y
corregir el rumbo cuando sea necesario. No basta con una reunión de inicio y otra de
finalización del proyecto en el calendario; también hay que programar revisiones
periódicas.
• Durante estas reuniones, puedes abordar los problemas, aclarar cualquier confusión y
seguir impulsando tu proyecto en la dirección correcta. También puedes pedir
feedback al equipo sobre cómo marcha el proyecto para asegurarte de que todos se
sientan escuchados y valiosos colaboradores.
• Si has establecido señales y medidas al inicio de tu proyecto (lo que recomendamos
encarecidamente), estas reuniones son también una oportunidad para evaluar a fondo
tus progresos.
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Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 13: Fases de la gestión del proyecto-Seguimiento y
control

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

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Curso: Gerencia de Proyectos

Tema 14: Fases de la gestión del proyecto-Cierre

Docente: Mg. Orlando Aroquipa Apaza

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