GD-IN-01 Copia Controlada

INSTRUCTIVO GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: GD-IN-01
OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS, RECIBIDAS Y Versión: 01

Rige a partir de su publicación en el
ENVIADAS SIG
1. Objetivo, alcance y convenciones
Objetivo Describir los pasos para la elaboración de Comunicaciones Oficiales (comunicaciones internas y externa)
generados por Ministerio de Educación Nacional - MEN.
Alcance Los lineamientos determinados en este instructivo aplican para la entidad, desde la elaboración de las
Comunicaciones internas y externas, hasta el archivo de la información en el respectivo expediente del
archivo de gestión y serán de riguroso cumplimiento y aplicabilidad por todos los servidores que participen
en su elaboración a nombre de la entidad.
2. Disposiciones Generales
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión.
Anexos: Se entiende como anexo todo documento o soporte adjunto posterior a la firma de la comunicación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o enviadas independientemente del medio utilizado, en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, que cuentan con un control de radicación.
Comunicaciones oficiales recibidas: Son todas aquellas comunicaciones que ingresen a las instituciones que deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección
donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
Comunicaciones oficiales enviadas: aquellas producidas por la entidad cuyo destinatario final es otra entidad pública o privada,
una organización social, la ciudadanía o grupo de interés, entre otros.
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
ENVIADAS SIG
Comunicaciones oficiales internas: Aquellas que se producen entre las áreas de gestión información, orientar, recordar, solicitar,
dar instrucciones y pautas a los funcionarios y contratistas.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo,
a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento.
Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
3. Descripción
3.1 Ventanilla Única de correspondencia: Acuerdo 060 de 2001 Artículo Tercero Las entidades deberán establecer de acuerdo
con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
centrales e históricos.
3.2 FUNCIONES DE LA VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA
➢ Identificar y controlar el Ingreso de las comunicaciones oficiales según los canales de atención establecidos por el Ministerio
de Educación Nacional (ventanilla de radicación, empresas de mensajería, correo institucional, página web, otros).
➢ Recibir, verificar y confrontar folios, copias, anexos, firmas.
➢ Radicar, registrar, digitalizar, conservar y distribuir todas las comunicaciones oficiales recibidas o enviadas de la entidad en
orden consecutivo.
➢ Realizar el control y seguimiento a los documentos enviados por los diferentes medios de mensajería.
➢ Guardar estricta reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso.
➢ La ventanilla única de la entidad está ubicada en el primer piso del edificio del Can
ENVIADAS SIG
4. TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS
4.1. Son todas aquellas comunicaciones que ingresen a la ventanilla de correspondencia que deberán ser revisadas, para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba
enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación de este.
4.2. La radicación de las comunicaciones oficiales se iniciará por cada vigencia de manera consecutiva iniciando desde 000001,
siendo este número la única identificación de la comunicación recibida.
4.3. Las comunicaciones oficiales con carácter institucional recibidas a través del correo electrónico de diferentes dependencias o
usuarios internos de la entidad (servidores y contratistas) deberán ser reenviados al correo
atencionalciudadano@mineducacion.gov.co para ser radicados en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo
SGDEA, con el fin de oficializar su ingreso a Ministerio.
4.4 La radicación de las comunicaciones oficiales recibidas se realiza de acuerdo con las funciones asignadas y procesos de cada
dependencia. La radicación se debe asignar a los servidores responsables en la entidad para aprobar las respuestas según
corresponda, Ministro, Viceministros, Secretario General, Directores, Subdirectores, jefes de Oficinas. Se autoriza a los
servidores, o designados para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con
la supervisión del contrato.
4.5 Cuando el tema y/o asunto de la comunicación oficial recibida haga referencia a temas que son competencia de diferentes
dependencias la ventanilla de correspondencia asigna la comunicación al área de mayor injerencia en la respuesta acorde a
sus funciones y el área designada asignan tareas requiriendo los insumos correspondientes a las áreas competentes de del
caso con el fin de unificar la respuesta de fondo. En el caso de encontrar el mismo número de requerimiento en una misma
petición de diferentes dependencias se asignará al superior jerárquico de las áreas responsables para asignar los responsables
de generar la respuesta.
4.6. Cuando el tema y/o asunto de la comunicación oficial recibida haga referencia a Comunicaciones o Notificaciones Judiciales,
cuyo trámite debe darse directamente a través de la Oficina Asesora Jurídica, se radicarán de forma urgente e inmediata a esa
oficina para su respuesta.
ENVIADAS SIG
4.7. Cuando pasados los dos días hábiles siguientes del radicado una comunicación que no fue rechazada en términos y no es
competencia de una dependencia esta se responsabilidad del documento y debe asignar al administrador de correspondencia
de las áreas competentes de gestionar la respuesta.
4.8. El jefe de cada dependencia a quien se le asignan las comunicaciones oficiales es responsable de impartir las instrucciones
que considere necesarias para su trámite, de lo cual queda la trazabilidad de las actividades realizadas por la persona asignada
en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo SGDEA.
4.9. Es responsabilidad del jefe de las dependencias asignadas efectuar el seguimiento a las comunicaciones oficiales recibidas y
velar por el cumplimiento de los términos establecidos para su oportuno trámite según las normas legales vigentes, y su
respuesta, registro y cierre correspondiente en sistema.
4.10 Los documentos que no tengan el número de radicación oficial de la Ministerio de Educación Nacional no serán
considerados como Comunicaciones Oficiales.
5. TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS
5.1. Son las comunicaciones oficiales producidas por la entidad como respuesta o en ejercicio de sus funciones, a través del
Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo SGDEA.
Elaboración de las Comunicaciones Oficiales
a. Las áreas deberán elaborar las comunicaciones acordes con las plantillas fijadas oficialmente para tal fin y a través del
Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo SGDEA.
b. Cuando la respuesta a la comunicación oficial es responsabilidad de más de un área, conforme a lo establecido en el numeral
4.5 de este instructivo, se procederá así:
Cuando el tema y/o asunto de la comunicación oficial recibida haga referencia a temas que son competencia de diferentes
dependencias la ventanilla de correspondencia asigna la comunicación al área de mayor injerencia en la respuesta acorde a
sus funciones y el área designada asignan tareas requiriendo los insumos correspondientes a las áreas competentes de del
ENVIADAS SIG
caso con el fin de unificar la respuesta de fondo. En el caso de encontrar el mismo número de requerimiento en una misma
petición de diferentes dependencias se asignará al superior jerárquico de las áreas responsables para asignar los responsables
de generar la respuesta
En caso de que haya lugar a ajustes, el responsable remite las observaciones a través del Sistema de Gestión de Documento
Electrónico de Archivo SGDEA.
Firmas de las Comunicaciones Oficiales
a. Podrá, suscribir cualquier tipo de comunicación oficial, quienes desempeñen cargos de: Ministro, Viceministros, Secretario
General, Directores Subdirectores, Jefes de Oficinas. Se podrá autorizar también a los funcionarios o designados para
labores de supervisión en la contratación para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con esta función.
COMUNICACIONES INTERNAS
Elaboración de las Comunicaciones Internas:
El área deberá elaborar las comunicaciones acordes con las plantillas fijadas oficialmente para tal fin a través del Sistema de
Gestión de Documento electrónico de Archivo SGDEA.
“Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la entidad establecerá como control un adecuado seguimiento a las
mismas, utilizando, la numeración consecutiva con el Sistema de Gestión de Documento Eléctrico De Archivo SGDEA que
permita la consulta oportuna, de los documentos generados
Las áreas pueden realizar el seguimiento a las comunicaciones con base en la numeración de los radicados internos de forma
automatizada que se realizará a través del Sistema de Gestión de Documento electrónico de Archivo SGDEA, la cual asigna un
código único de control. Ejemplo: “2022-IE-003240:
ENVIADAS SIG
¡TENER EN CUENTA!
➢ Los administradores de correspondencia de las dependencias serán los encargados de revisar las comunicaciones cumplan
con las normas de producción establecidas por el Ministerio de Educación Nacional para su elaboración con las
recomendaciones generales tipo de destinatario, nombre del peticionario y/o entidad remitente, Dirección del peticionario y/o
Dirección de correo electrónico, tema o asunto de la comunicación, Anexos y número de folios).
➢ Las comunicaciones Oficiales enviadas deberán cumplir con las normas establecidas de elaboración y codificación e imagen
institucional.
Algunas de estas comunicaciones pueden tener las siguientes características:
Confidenciales o Reservadas: Las dirigidas al Ministerio de Educación Nacional como entidad y a sus servidores públicos en
calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así
cuando en el sobre o empaque que la contiene tenga explícita la categoría. Por ejemplo: CONFIDENCIAL, PERSONAL,
ENTREGA PERSONAL, RESERVADO.
“De acuerdo con el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos
expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley y en especial:
1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial.
2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.
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3. Los amparados por el secreto profesional.
4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los
expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como
la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a
esa información.
5. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los
estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un
término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.”
Tinta
Para las firmas no se debe utilizar estilógrafo de tinta húmeda ni de color, ya que ésta puede traspasar al otro lado del papel o
presentar acidez que puede deteriorarlo con el tiempo. Se recomienda firmar los documentos con tinta seca negra de buena
calidad, no soluble a la humedad o el agua.
Firmas Responsables
Identificar los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
entidad. La oficina de correspondencia velará por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los
documentos que cumplan con lo establecido.
Firma Digital Institucional: Dentro de las mejoras de seguridad de la información se incluyó el código de verificación QR y el botón
de firma digital en los documentos generados en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.
ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
ENVIADAS SIG
Los documentos escritos, producidos por las diferentes áreas de la entidad que pueden ser de carácter general y/o particular,
externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que se establezcan.
Los escritos administrativos pueden ser comunicaciones internas o externas.
➢ Comunicación Externa Enviada
Definición: Comunicación externa enviada que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas y en las privadas
que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas, que
no contengan antecedente, solicita información o puede ser de carácter informativo.
Márgenes:
Superior 2.54 cm
Inferior entre 2.54 cm
Lateral izquierdo entre 2.54 cm
Lateral derecho entre 2.54 cm
Descripción de las partes de la Comunicación Externa Enviada
➢ Nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben en forma completa y en orden del día, mes (en minúscula)
y año sin separarlo con punto, en la misma línea el consecutivo vigente del año en curso en cada área, se escribe acompañada
de la ciudad de origen.
Ejemplo: Bogotá, 14 de enero de 2022
➢ Datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico, si es imposible obtener el
nombre, se envía al área o dependencia responsable. A partir de la ciudad y la fecha se dejan de cuatro a seis interlíneas
según la extensión de la carta, Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a
interlineación sencilla.
ENVIADAS SIG
➢ Nombre del destinatario se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se
escriben los dos apellidos. Se utiliza negrilla.
➢ Cargo del destinatario se escriben con mayúscula inicial, los nombres de los cargos demasiado extensos pueden repartirse
en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes, ejemplo: Ministro, Viceministro, Secretario General, Director,
Subdirector, jefes de oficina.
➢ La empresa o entidad del destinatario se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente
conocida: Razón social, o sigla, o acrónimo, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y
respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueden contener razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial
de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto entre sí. Los acrónimos conformados por
varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el
acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Se utiliza negrilla.
➢ Dirección o apartado del destinatario (las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse completas; a dos
espacios se escribe el número precedido de el signo # para la nomenclatura. Ejemplo: Calle 43 No. 57 – 14 El apartado se
anota como un solo número., para las abreviaturas se utilizarán las convenciones relacionadas en la siguiente tabla:
➢ Nombre de la ciudad de destino: Se escribe con mayúscula inicial e inmediatamente después de la dirección o de la casilla
postal, si la hubiere.
➢ El país, Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente,
dependiendo de la extensión de los datos.
➢ Asunto: También llamado “referencia”, es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta.
➢ Saludo: Es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta, para las damas
se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.
Ejemplos: Apreciado señor Ballen; Respetados señores; Respetado señor. Después del saludo se escriben dos puntos.
ENVIADAS SIG
➢ Cuerpo o Texto: Es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero
introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria.
Se escribe a una interlínea del saludo, a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos.
Para facilitar su comprensión, todo párrafo no debe ser mayor de diez interlíneas o renglones.
Si hay varios asuntos, dedique un párrafo a cada uno. Deje espacios blancos: línea y media o dos líneas entre párrafo y
párrafo.
En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales, utilizando el tratamiento de usted. Es importante que
la comunicación no lleve errores técnicos, ortográficos, gramaticales o de puntuación.
No use negrilla ni mayúscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso equivale a un grito disonante
en la comunicación.
Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas textuales.
Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas.
➢ Despedida: Igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida
de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Cordial saludo, Muchas gracias por su
atención, etc.
Datos del remitente:
➢ Nombre del funcionario, seguido del cargo que ejerce, nombre completo de la entidad. En caso de dos firmantes, sus datos
se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.
ENVIADAS SIG
➢ Cargo del remitente: se escriben con mayúscula inicial, el cargo, en el caso de que sean largos o extensos se pueden
repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes, ejemplo: director, Subdirector, Coordinador, Supervisor
etc. No se efectúa separación silábica.
Firma: Electrónica por el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo.
➢ Anexos:
Al final de la carta, a dos interlineas del firmante se anota la palabra anexo o anexos, con mayúscula inicial seguida de
dos puntos (:).
A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clasifican el número de hojas o el tipo de anexo.
A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra copia, si
se requiere, sin abreviar y
➢ COMUNICACIÓN INTERNA
Definición: Son escritos internos, de carácter general o particular, utilizados para comunicarse entre las diferentes dependencias
de la entidad, relacionados con aspectos informativos, de control, de coordinación o trámite. Está destinado a FUNCIONARIOS y
CONTRATISTAS para transmitir información, orientaciones, recomendaciones o pautas a las dependencias locales, regionales
nacionales o internacionales.
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral Izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
➢ Descripción de las partes del COMUNICACIÓN INTERNA
ENVIADAS SIG
➢ Consecutivo de la Dependencia Las Comunicaciones Internas que se generen deben ser codificadas como:
➢ Para: Es el destinatario. Se escribe el tratamiento con la abreviatura (Dr., Dra., Ing., etc.) (si es necesario) y el nombre y el
cargo o dependencia en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
➢ De: Es el remitente, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, sin el tratamiento. Existen tres alternativas
para su escritura.
a. Nombre y cargo
b. La dependencia
c. El cargo de la persona que firma
Las palabras PARA y DE, se escriben en mayúscula fija.
➢ Asunto: Tema central del comunicado, Debe resumir el contenido de la carta. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado
solicitud de norma) y evite decir lo obvio.
➢ Fecha: Día, mes y año del comunicado.
➢ Cuerpo o Texto: Se inicia contra el margen izquierdo, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos. Se redacta
en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes. Se expresa en primera persona del singular o del plural, procurando tratar un
solo tema.
➢ Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo. Se puede presentar
una expresión breve seguida de coma (,) o con una frase de cortesía terminada en punto.
ENVIADAS SIG
➢ Firma: Nombre del emisor del mensaje. Se escribe a cuatro o seis interlineas de la despedida, depende de cómo se haya
citado el remitente.
a. Solamente firma
b. Nombre y cargo
c. Nombre
➢ Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocará la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos y a continuación
se especifica en números la cantidad y tipo de anexos.
Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo.
Se puede escribir la palabra Copia o la indicación C.C., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así:
tratamiento de cortesía, nombre, cargo y la entidad.
➢ Iidentificación de quien elaboró: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la
comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite.
El funcionario asignado es el responsable que el contenido del oficio proyectado cuente con la información exacta y que los
soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio.
Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario que proyecte y se firmará al frente.
➢ Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño
8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite.
El jefe de área es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que el oficio proyectado cumple a cabalidad con los
términos legales y de contenido.
ENVIADAS SIG
Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario que revise y se firmará al frente.
➢ Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la comunicación
con fuente Arial tamaño 8.
Original: Dependencia o área destinataria (tema o asunto a que haya lugar).

Copia 1: Área remitente (tema o asunto a que haya lugar).
Copia 2: Archivo Central (consecutivo digital)
➢ SOBRES OFICIALES
Definición: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega y envío, los cuales se dividen de acuerdo con su
aplicación, en sobre oficio, sobre de tarjeta, sobre de Manila, y de acuerdo con su destino en sobre local, sobre nacional, sobre
internacional.
Descripción de las partes de un sobre
➢ Remitente: Se describen los datos en la parte superior izquierda y constan de: razón social, sigla y acrónimo, logotipo, en caso
de tenerlo, dirección apartada, fax, teléfono, NIT, (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales,
ciudad, país, dirección electrónica (e-mail).
➢ Destinatario: Se ubican en el centro el sobre y su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada y no
general o a nombre de una compañía o empresa.
➢ Nombre: Se escribe en la segunda interlínea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los
dos apellidos. No se utiliza negrilla. SI los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para
guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
➢ Empresa: Se escribe en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social,
sigla y acrónimo.
ENVIADAS SIG
➢ Dirección: En esta línea, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de oficina, piso, interior, bloque,
local, entre otros, así como letras o zona (Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres).
➢ Apartado: Se describe como un solo número. En este caso no se escribe dirección.
➢ Destino: Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de preferencia en mayúscula
sostenida.
Cuando es nacional la ciudad y el departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula
sostenida.
Si es internacional, el nombre del destinatario en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial y en la dirección se representa
la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casillas, cajón, P.O., Box, Postfach, entre otros.
El país de destino se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
➢ Solapa: Se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene.
El sobre no debe sellarse con grapas, cinta pegante, ni elemento metálico alguno.
➢ USO DEL CORREO ELECTRONICO
La identificación de los servicios informáticos es única e intransferible, para actividades netamente institucionales y deberá ser
empleada únicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de uso personal e intransferible.
Como entidad que presta un servicio público, se aplica toda la reglamentación de comunicaciones oficiales.
El Acuerdo 060 en su Art. 13, menciona: “Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán
su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de
correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
ENVIADAS SIG
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las
disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.”
CONDICIONES GENERALES
➢ Configurar el correo con datos personales, de manera que pueda ser claramente identificado.
➢ Firmar siempre y con la información necesaria: nombre y apellido, cargo, e-mail y teléfono.
➢ Evitar frases, fondos, marcos, archivos pesados, dibujos (todo aquello que resulte innecesario).
➢ Revisar lo que se escribe, digitar bien.
➢ El correo electrónico no se escribe nunca en mayúsculas.
➢ Las mayúsculas en el correo electrónico se asemejan a un grito.
➢ Escribir corto, preciso y concreto.
➢ No reproducir cadenas, chistes o reflexiones sin sentido.
➢ No copiar de otros y menos las creaciones ajenas las del remitente.
➢ Escribir siempre en el asunto una palabra o una corta frase que le haga comprender a su interlocutor el tema o contenido.
➢ Utilizar el CC (con copia) o CCO (copia oculta), sólo cuando sea necesario.
➢ Contestar siempre el correo electrónico en forma oportuna.
➢ Si se va a estar ausente, preparar una comunicación automática que avise a los contactos cuando se estará de regreso.
➢ La comunicación personal no debe ser la misma que la comunicación laboral.
➢ En las dos se debe ser educado y respetar las normas establecidas.
➢ No usar abreviaturas no establecidas, ni emoticones (íconos que indican emociones).
➢ No usar tipos de letra que no son claramente legibles, utilizar las más usuales limitando el uso de negrita, cursiva y subrayado.
El tamaño de letra no debe ser menor o igual a 10 puntos.
➢ Cuando se establezcan fechas, no escribir mañana, el próximo lunes, esta tarde, sino de manera completa: martes 18 de abril
3 p.m. viernes 15 de mayo 8 a.m.
➢ Precaución. No hacer clic automático en enviar, primero revisar.
➢ Cuando se reenvíe un e-mail, se deben borrar todas las direcciones contenidas en el mismo. Esto también ayuda a que los
correos sean livianos.
ENVIADAS SIG
Comunicación Externa Enviada
ENVIADAS SIG
Respuesta a peticiones Comunicación Externa Enviada
ENVIADAS SIG
Comunicación Interna
ENVIADAS SIG
4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
01 14/02/2022 Se crea la primera versión del “instructivo gestión de comunicaciones oficiales internas y
externas, recibidas y enviadas”
5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Jenny Patricia Peña Rozo Nombre Dora Inés Ojeda Roncancio Nombre Dora Inés Ojeda Roncancio
Zuly Arias Ruiz
Cargo Contratistas Grupo de Cargo Asesora secretaria general Cargo Asesora secretaria general
Atención al Ciudadano

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INSTRUCTIVO GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: GD-IN-01

OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS, RECIBIDAS Y Versión: 01

1. Objetivo, alcance y convenciones

3.2 FUNCIONES DE LA VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA

4. TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS

5. TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS

Elaboración de las Comunicaciones Oficiales

Firmas de las Comunicaciones Oficiales

Elaboración de las Comunicaciones Internas:

Algunas de estas comunicaciones pueden tener las siguientes características:

1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial.

2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

3. Los amparados por el secreto profesional.

ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Los escritos administrativos pueden ser comunicaciones internas o externas.

➢ Comunicación Externa Enviada

Descripción de las partes de la Comunicación Externa Enviada

Ejemplo: Bogotá, 14 de enero de 2022

Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas.

Datos del remitente:

Firma: Electrónica por el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo.

➢ Descripción de las partes del COMUNICACIÓN INTERNA

c. El cargo de la persona que firma

Las palabras PARA y DE, se escriben en mayúscula fija.

➢ Fecha: Día, mes y año del comunicado.

Original: Dependencia o área destinataria (tema o asunto a que haya lugar).

Descripción de las partes de un sobre

➢ Apartado: Se describe como un solo número. En este caso no se escribe dirección.

➢ USO DEL CORREO ELECTRONICO

Comunicación Externa Enviada

Respuesta a peticiones Comunicación Externa Enviada

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