Unidades de correspondencia y administración de comunicaciones oficiales

Nancy Gómez Chaves

 Temas a Tratar

1. Entidad objeto del Estudio del Caso: EAAB-

2. Unidades de correspondencia
i. Recepción
ii. Radicación
iii. Distribución de las comunicaciones oficiales
3. Trámite de derechos de petición
4. Tratamiento de Datos Personales
1. EAAB
1. Estructura organizacional EAAB
2. Unidades de correspondencia-Responsabilidades-Rol

• Es la responsable de establecer, divulgar, socializar,

Gerencia Corporativa
de Gestión Humana y
Administrativa
evaluar y hacer seguimiento a las políticas, planes,
programas, proyectos y directrices establecidas por
los organismos competentes, relacionados con la
gestión eficiente de los archivos y la administración
de la correspondencia

En calidad de dependencia administradora del SIGA,

asegurará el cumplimiento de:
Dirección de Servicios
• Dirigir y coordinar los procedimientos de recepción,
Administrativos distribución y envío de correspondencia
2. Unidades de correspondencia-Procedimientos

MPFD0204-NOTIFICACIÓN DE
COMUNICACIONES

MPFD0205
-RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES

MPFD0206
TRAMITE, RESPUESTA Y ENVÍO
DE COMUNICACIONES
OFICIALES
i. MPFD0205-Recepción, Radicación y Distribución de Comunicaciones Oficiales

• Garantizar la recepción y radicación adecuada

de las comunicaciones oficiales recibidas por

Objetivo
cualquier canal de comunicación establecido
por la Empresa asegurando la clasificación y
distribución de estas para dar trámite
oportuno acorde con la normatividad vigente.

• Inicia con la elaboración del comunicado

escrito por parte del usuario y/o peticionario y

Alcance
finaliza con la reasignación del documento al
área responsable de dar trámite de respuesta.
Aplica para todos los procesos.
i. Canales de Recepción de las Comunicaciones Oficiales

 Electrónicos: a través del portal web

www.acueducto.com.co
 notificaciones.sspd@acueducto.com.co
 en el link habilitado para tal función y por Bogotá te
escucha a través del Sistema Distrital para la Gestión de
Peticiones Ciudadanas (SDQS)
i. Canales de Recepción de las Comunicaciones Oficiales

Red CADES
Escrito: a través de los
Puntos de Atención
puntos de atención que la de la las zonas
Empresa disponga.

Verbal: por medio

del Call Center.
ii. Radicación Comunicaciones Oficiales

Los responsables de la recepción y radicación de las

comunicaciones oficiales son las Direcciones Comerciales de las
zonas, la Dirección de Servicios Administrativos, y la Dirección
de Contratación y Compras, atendiendo a los puntos de
atención y recepción que tienen a cargo.
iii. Distribución de Comunicaciones Oficiales

Realizar la distribución y clasificación de los documentos

DISTRIBUIR Y CLASIFICAR destinados para las respectivas áreas de la Empresa, de acuerdo
DOCUMENTOS con el direccionamiento realizado por el radicador y los
almacena en los espacios físicos destinados para cada una de
las áreas.

REGISTRAR DOCUMENTOS Registrar los documentos en los libros de correspondencia

Entregar al área respectiva los documentos y anexos verificados,

ENTREGAR DOCUMENTOS registrando las firmas de recibido en los libros de
correspondencia y diligenciando el formato MPFD0205F01
“Anexo de documentos de entrada y salida”

Verificar que los documentos cumplan la política 31 de este

procedimiento y los siguientes criterios de aceptación:
RECLAMAR DOCUMENTOS 1. Que esté dirigido al área
2. Que el asunto sea acorde a las responsabilidades del acuerdo
11 de 2011
3. Que tenga la totalidad de los anexos descritos
3. Trámite de derechos de petición

• Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece

que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
pronta resolución.
• Ley 1755 de 2015 regula el derecho de petición en Colombia y
establece los plazos y procedimientos para su ejercicio. En particular, el
artículo 14 de la mencionada ley establece los términos para resolver las
distintas modalidades de peticiones, incluyendo los plazos especiales
para la resolución de peticiones de documentos e información.
3. Trámite de derechos de petición
Derechos de petición de interés particular e interés
general

Quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en el

aplicativo de correspondencia. Derechos de petición de consulta
Derechos de petición de información y/o solicitud Treinta (30) días hábiles siguientes a su radicación en el
de copias aplicativo de correspondencia..

Diez (10) días hábiles siguientes a la radicación en el aplicativo

de correspondencia. Derechos de petición entre autoridades
Diez (10) días hábiles siguientes a su radicación en el aplicativo
de correspondencia o el término que indiquen estas
Derechos de petición de congresistas autoridades en sus comunicaciones

Cinco (5) días hábiles siguientes o en el término previsto en la

solicitud, contado desde la radicación en el aplicativo de
correspondencia.
4. Tratamiento de Datos Personales

Política de gestión
La EAAB-ESP es responsable del tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación y
supresión de los Datos Personales que reposan en las bases de datos y archivos físicos y digitales,
así como los mecanismos para el ejercicio del derecho de habeas data, y otros aspectos relacionados
con la protección de la información personal.

Justificación
La Ley 1581 de 2012
El Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 sección 3 articulo 2.2.2.25.3.1
Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 sección 5 artículo 2.2.2.25.5.1

Alcance
Aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos y archivos físicos y
digitales de la EAAB-ESP, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento.

Aprobación: Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. 3 Comité Corporativo N. 9 25/02/2020

4. Tratamiento de Datos Personales

Fuentes de Registro de Datos Personales

* Instrumentos físicos * Instrumentos electrónicos:
* Instrumentos digitales * Cámaras de VideoVigilancia
* Instrumentos electrónicos *Fuentes de acceso público y bases de datos del Distrito

Tratamiento, Finalidades y Usos de los Datos Personales Tratados por la EAAB-E.S.P.

El Tratamiento que realizará la EAAB-E.S.P. a los Datos Personales suministrados por el Titular, a
través de cualquiera de los canales de servicio, directos o delegados y dispuestos por la EAAB-
ESP, será: la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la supresión de los datos
personales.

La autorización podrá manifestarse por escrito, de forma oral mediante registro de grabación o el uso
de cualquier medio tecnológico con su respectiva identificación, autenticación y autorización que
permita su consulta posterior o mediante una conducta inequívoca que permita, de forma razonable
concluir que el Titular otorgó su autorización previa, expresa e informada a la EAAB-E.S.P.(