RECIBIDO Y DESPACHO

DE
Es preciso disponer de un control que
permita comprobar el recibo y tramitación
de los documentos que llegan a la

CORRESPONDENCIA empresa. De lo contrario, es muy difícil

establecer responsabilidades por parte de
las personas encargadas.

RECEPCION DE DOCUMENTOS
Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo
de Administración de Documentos y de las Unidades de
Correspondencia de cada Dirección Regional o Centro de
Formación Profesional. Las comunicaciones que ingresen a la entidad
deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de
correspondencia de acuerdo con el procedimiento.

1. REVISIÓN
Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un
proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son
de carácter oficial y si ameritan radicación. Se revisarán para verificar la
competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad
que remite, dirección donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Si es
de competencia de la entidad, se procederá a su radicación.

2. RADICACIÓN
Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de
las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que
establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a
partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de
acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará
constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única
identificación del documento.

3. COMUNICACIONES SIN
FIRMA
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable, se considerará anónima y deberá
ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia,
donde se determinarán las acciones por seguir. Su control
se efectuará por otros envíos recibidos.

4. COMUNICACIONES VIA FAX

Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que
garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se
utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación.

5. RECEPCION DE RECURSOS
Cuando se reciban recursos contra cualquier acto administrativo
proferido por la entidad, el funcionario encargado de la
recepción y radicación deberá dejar constancia de la
presentación personal del recurrente y exigirá la tarjeta
profesional y el poder que le fue otorgado, cuando se presente
por intermedio de apoderado

6. CONTROL DE
COMUNICACIONES OFICIALES
Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones
oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el
Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en
cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma
manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan
certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas
las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren
pendientes de trámite y respuesta.

7. CONTROL DE OTROS ENVIOS

RECIBIDOS
Se consideran otros envíos recibidos: las tarjetas de invitación a funcionarios de la
entidad, las revistas y publicaciones oficiales a las cuales se haya afiliado la entidad,
sobres confidenciales o personales dirigidos a funcionarios y aquellos documentos que
no vienen acompañados de comunicación.
 DESPACHO DE DOCUMENTOS
Es la distribución de la correspondencia recibida internamente o externamente, a
los respectivos destinatarios, cuando la correspondencia externa no venga dirigida
específicamente a alguien el contenido de la correspondencia indicara a quien va
dirigido o debe entregarse.
La persona encargada de la radicación de la correspondencia puede determinar a
qué persona le interesara el contenido de algún documento, cuando esa
correspondencia viene dirigida equivocadamente a otra persona

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo

general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede
recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no
escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo
hará la oficina encargada.

NORMAS EN CUANTO A:
Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de
copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la
correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o
mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre
otros.
Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia
despachada. Se conservan en carpetas especiales.

DESCARGUE DE LA CORRESPONDENCIA
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los
generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de
Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato. Después de
estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de
acuerdo con la serie documental respectiva

CONTROL DE LA
MENSAJERIA
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un
control de mensajería.