Gestión de proyectos

y aprovisionamiento

Planificación y organización
de proyectos
CONTENIDO
1. Empresa y gestión
Empresa
Gestión
2. Tipos de procesos
Construcción
3. Participantes en la ejecución del proyecto
Proceso proyecto-construcción
Diagrama de Gantt
4. Bibliografía
 Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 3

Empresa y Gestión • Organizar: proceso mediante el que se distribuyen

Empresa
Según Boquera Pérez, se puede definir la empresa como
una unidad de la estructura social, con voluntad de
continuidad, formada por un conjunto de personas que
trabajan coordinadas para crear bienes y/o servicios que
satisfagan las necesidades de la sociedad, utilizando
ciertos recursos y consiguiendo un valor añadido [1] Los
objetivos de toda empresa son (figura 1):
• La continuidad
• Las personas y su desarrollo
• Proporcionar bienes y servicios a la sociedad
• Conseguir un valor económico añadido
Los elementos físicos (trabajadores, edificios,
maquinaria, materias primas, etc) constituyen el
sistema que da consistencia a la empresa. A su vez la
empresa se compone de diversos subsistemas
(departamentos, ingeniería, logística, etc). Los elementos
más importantes de la empresa son los trabajadores,
que a su vez también son sistemas [1] (figura 2).
Gestión
La gestión de una empresa consiste en planificar,
organizar, dirigir y controlar la misma (figura 3):
las tareas o actividades agrupándolas en una
estructura formal a la que se dota de los adecuados
recursos humanos y materiales. Consiste en
disponer y preparar a un conjunto de personas,
con los medios adecuados, para lograr un fin
determinado.
• Dirigir: proceso por el que se guía y motiva a los
participantes, personas y grupos, con el fin de
alcanzar los objetivos marcados.
• Controlar: proceso por el que se comprueba si lo
que ha sucedido realmente está de acuerdo con los
objetivos o estándares prefijados.
Tipos de procesos (Figura 4)
El proceso de planificación y control es aplicable a todas
las actividades cuyo enfoque está realizado hacia el
proyecto, como pueden ser (figura 5):
• Derribos, excavaciones y movimiento de tierras y
alquiler de maquinaria
• Estructuras de hormigón y metálicas, albañilería y
cubiertas
• Instaladores y mantenimiento, fontanería y
electricidad
• Cerrajería, carpintería, escayolistas y pintura
• Interioristas, reformas, jardinería, etc.

• Planificar: proceso por el que se definen los

objetivos que debe lograr la empresa y los caminos
o formas para conseguirlos, incluyendo la mejor
manera de utilizar los recursos necesarios.

4. Valor
económico
añadido

La empresa 3. Bienes y
1. Continuidad una ciudad de la estructura servicios para la
social y un sistema sociedad

2. Desarrollo de
las personas

Fig. 1 Objetivos de la empresa [1].

 Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 4

Input
• Trabajo
• Maquinaria
• Materias primas
Output
• Recursos financieros La empresa
(un sistema) • Bienes
• Tecnología
• Servicios
• Información
• Servicios, etc

Fig. 2 La empresa como sistema [1].

Alta
Producción dirección
Mandos
Directivos operativos Trabajador
Marketing intermedios

R. humanos
Finanzas, etc.

Planificar
Organizar
Dirigir
Controlar

Fig. 3 La matriz de la gestión [1].

La producción se puede considerar como el área funcional
básica que tiene como objetivo fabricar o suministrar
bienes y/o servicios que vende a sus clientes. La meta
última de la producción es la fabricación de servicios
y bienes en unas condiciones estipuladas de cantidad,
calidad, coste, plazo de entrega y nivel de servicio, todo
ello según procedimientos productivos individualizados.
La gestión de la producción es todo lo relacionado
con las decisiones y actos referidos a los procesos
productivos para conseguir las metas establecidas con
eficacia y eficiencia [1].
Existen procesos productivos en cualquier clase de
empresa y entre las tres áreas funcionales básicas, la
producción es, sin duda, la que más cambia en su gestión
según el tipo de empresa [1] (figura 6).
Todo proceso de producción se puede subdividir
en tres componentes o procesos encadenados:
aprovisionamiento del input, transformación
y distribución del output, asentados en una infraestructura
que les sirve de soporte, conectándolos entre sí. En
la infraestructura no solamente se consideran los
elementos materiales (tales como instalaciones,
maquinaria, etc.), sino también elementos de apoyo:
planificación, programación, control de calidad,
diseño de las diversas tareas, etc. [2]. Atendiendo
a las peculiaridades del proceso de transformación, los
procesos de producción se pueden clasificar en cuatro
tipos que presentan características comunes y son
claramente diferenciables entre sí:
 Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 5

Paso previo. Determinar el alcance y con qué detalle se van a efectuar la planificación y el
control de la empresa.
• Departamentos, objetivos y actividades de la empresa que se van a planificar y controlar.
• Obras y servicios de maquinaria y herramienta en los que se van a planificar y controlar
específicamente sus CG y OG.
• Obras y servicios de maquinaria y herramienta en los que sus CG y OG se van a planificar
y controlar conjuntamente, etc.
Es decir, definir los centros de costes y centros de responsanilidad.
1. Prever unas acciones o actividades, unos costes, gastos e ingresos, y unos pagos y
cobros para los acontecimientos futuros (los esperados):
• Planificación anual: presupuestos anuales (PA) de las unidades organizativas (excepto
obras), previsiones anuales y presupuesto de tesorería
• Antes de la ejecución de cada obra: acciones o actividades, presupuesto de ejecución
(PE) y presupuesto de tesoreía
2. Registrar e imputar las acciones o actividades, los costes, gastos e ingresos, y los pagos
y cobros que se van produciendo en la realidad (los históricos).
• Continuamente a lo largo del año
3. Comparar las acciones o actividades, los costes, gastos e ingresos, y los pagos y cobros
que se han producido con los previstos (los históricos con los esperados) y, tras su análisis,
tomar las desiciones y realizar las acciones correctivas oportunas.
• Periódicamente (cada mes)
Fig. 4 Pasos en la planificación y control de la construcción [1].

2. Estudio para 3. Acuerdo o

1. Proyecto ofertas: adjudicación
técnico de la obra
- Prever (PO)

6. Finalización de la 5. Ejecución de la 4. Preparación de la

obra: obra:
-Prever (cambios)
-Comparar y analizar -Registrar e imputar
-Comparar y analizar
Fig. 5 Etapas en la planificación y control de la construcción [1].
obra:
-Prever (acciones
o actividades, PE y
presupuesto tesorería)

Proceso de Proceso de
aprovisionamiento Proceso de distribución
transformación
INPUT OUTPUT

Infraestructura

Fig. 6 El proceso de producción [1].


• Proceso continuo: los productos iniciales fluyen
de forma ininterrumpida en todo el proceso,
durante el cual se transforman en el producto
final. Los operarios no entran en contacto con
el producto. Todo el proceso está altamente
automatizado, el control de sus variables se realiza
de forma permanente en puntos predeterminados
y la salida del producto terminado se produce
sin interrupción. [3]
• Proceso en cadena: los productos iniciales son
transportados por una cadena, a una velocidad
adecuada, a través de unas posiciones de trabajo
donde se les van efectuando las diversas tareas
en su proceso de transformación. Es necesario
medir el tiempo de duración de cada tarea, asignar
a cada una de ellas el número adecuado de personas
y fijar la velocidad de la cadena. Algunas de esas
tareas pueden estar muy automatizadas y hasta ser
efectuadas por robots [3].
• Proceso por lotes: las diversas piezas de productos
iniciales van pasando, en lotes, a distintas máquinas
o posiciones de trabajo, siguiendo diferentes rutas
dentro de la fábrica, donde se les van efectuando
diferentes tareas en su proceso de transformación.
El tamaño del lote que circula por la fábrica viene
determinado por el coste de preparar cada máquina
o posición de trabajo para realizar la tarea y por la
cantidad de producto a fabricar. La producción
puede ser para un pedido concreto o para stock.
La programación de este tipo de proceso suele ser
muy complicada, viene determinada por las fechas
de entrega de los productos acabados, por la
manera (dónde y tiempo) en que se van efectuando
las diversas tareas y por las diferentes rutas de los
lotes dentro de la fábrica [3].
Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 6
• Proceso por proyecto: el proceso de transformación
se desarrolla de forma distinta en cada producto,
tiene un punto de finalización definido y en
muchos casos se realiza en el sitio concreto
donde se precisa el producto. Las características
esenciales que lo diferencian claramente de los
otros tipos de producción son la temporalidad
y la unicidad. Por temporalidad se quiere decir
que el proyecto comienza y tiene un tiempo de
finalización definido, por unicidad que el producto
(bien o servicio prestado) difiere significativamente
(es diferente) de otros productos similares.
Cuando el producto se realiza en el sitio donde se
precisa, no existe el proceso de distribución que
se efectúa simultáneamente a los procesos de
aprovisionamiento y transformación. El proyecto
está formado por un gran número de acciones
o actividades, interrelacionadas entre sí, que una
vez terminadas llevan a la finalización de este. A
fin de desarrollarlo de una forma eficaz y eficiente
se requiere de un cuidadoso análisis previo
a su ejecución, por ello son muy importantes los
aspectos de planificación, programación y su
posterior control, para los que se utilizan técnicas
como el diagrama de Gantt o el análisis de redes
PERT y CPM. La gestión de proyectos se denomina,
habitualmente, por su nombre en inglés: “project
management”. En la mayoría de los casos, el
proceso de producción de las empresas es mixto,
es decir, una combinación de algunos de estos
tipos de procesos básicos [3].

Construcción
Todo el mundo tiene en su mente lo que es la
construcción. Se trata de un sector de considerable
importancia en la economía de un país y con unas
características particulares que lo diferencian de otros
sectores industriales. Estas características diferenciales
no son exclusivas de la construcción, sino que también
existen en aquellas empresas, de otros sectores,
que crean sus productos a través de un “proceso de
producción por proyecto”. La producción mediante un
“proceso por proyecto” es una de las características
esenciales de la construcción (más específicamente de
las empresas constructoras) [4] (figura 7).
La construcción es un sector complejo con: demanda
diferente (tipo de clientes); subsectores muy
diferenciados y una estructura empresarial muy variable
(hay una enorme cantidad de pequeñas empresas, unas
cuantas medianas y unas pocas muy grandes) [1].
Participantes en la
ejecución del proyecto
La actividad de la construcción se desarrolla a lo largo
del proceso proyecto–construcción en el que, muy
resumidamente, ocurre lo siguiente:
El promotor (privado o Administración Pública) detecta
un problema, una necesidad y/o una oportunidad de
negocio y toma la decisión de resolver (el problema, la
necesidad) y/o aprovechar (la oportunidad).
Tras una planificación inicial, encarga la realización
de un proyecto técnico de construcción a los técnicos
cualificados.
En la construcción
• Se producen productos diferentes,
sobre pedido.
• Cada producto se realiza una sola
vez.
• Hasta el final no se conoce cómo
será el producto ni su precio
exacto.
• Los procesos productivos son
heterogéneos.
• Es difícil "mecanizar" los procesos
productivos, lo que implica gran
cantidad de mano de obra.
• La producción se realiza en
circunstancias distintas y mismo sitio y en circunstancias
variadas. El centro de producción
es nómada.
• La actividad comienza y se acaba
multitud de veces.
Fig. 7 Diferencias entre construcción y otros sectores [1].
Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 7
El mismo promotor se encarga de encontrar los medios
de la financiación y de la gestión de todo el proceso
o bien lo contrata a especialistas en gestión de proyectos
(“project management”).
A continuación, contrata la ejecución del proyecto
técnico a un constructor y la dirección facultativa (para
vigilar la correcta ejecución del proyecto técnico) a los
técnicos adecuados.
El constructor precisa de unos materiales y otro input
(maquinaria, herramienta, mano de obra y otros bienes
y servicios) que recibe de sus proveedores y una
parte de la ejecución es confiada a otras empresas
subcontratistas o a industriales especializados.
Tanto el constructor como los técnicos que realizan el
proyecto técnico y la dirección facultativa necesitan la
ayuda de unos servicios auxiliares especializados.
Finalizada la construcción de la obra, el proceso acaba
con el uso y, en su caso, explotación de la obra ejecutada.
No obstante, si durante el uso y explotación, el promotor
vuelve a detectar un problema, una necesidad y/o una
oportunidad de negocio, el proceso puede comenzar
de nuevo (figura 8).
Todos ellos son los participantes en la construcción
(en la parte superior de la imagen se representan
gráficamente). Cada uno de ellos efectúa tareas muy
diferentes y tiene que vender sus productos, bienes
o servicios, a sus clientes potenciales.
Los diversos tipos de empresa de la construcción surgen
según realicen una o varias de las actividades de los
participantes. Las combinaciones y agrupaciones (y por
tanto la tipología) pueden ser muy variadas.
En otros sectores industriales
• Se producen productos idénticos
u homogéneos, sobre pedido o
para almacenar y vender después.
• Los productos se realizan en
serie, muchos iguales.
• Se conoce con anticipación cómo
es el producto y su precio.
• Los procesos productivos son
concretos y especializados.
• Los procesos están muy
mecanizados, menos cantidad de
mano de obra.
• La producción se realiza en el
iguales.
• Existe una continuidad temporal
en la producción.

Promotor Detección de un
problema, una
necesidad y/o una
oportunidad
Decisión de resolver
(problema, necesidad)
y/o aprovechar
(oportunidad)
Fase de
Planificación inicial
diseño
Fig. 8 Esquema general del proceso proyecto-construcción [1].
Los procesos productivos de algunas de ellas no
abarcan ninguna de las fases del esquema general del
proceso proyecto–construcción, aunque sus productos
(bienes o servicios) se incorporan al mismo en alguna de
sus fases [2] (figura 9).
Muchas de ellas tienen mayoritariamente su proceso
de producción “por proyecto”, pero otras claramente no
lo poseen.
Autores y especialistas efectúan su clasificación. Aquí
no se pretende realizar ninguna, sin embargo (ver la
parte inferior de la anterior imagen) las oportunidades
del mercado y la práctica empresarial hacen que
habitualmente las empresas sean:
• Grupos inversores en bienes inmobiliarios
• Gestión de proyectos (project management) que se
encargan de la gestión y todo el proceso por cuenta
de un promotor.
• Promotoras inmobiliarias e inmobiliarias
• Consultoras e ingenierías que realizan proyectos
y estudios técnicos, direcciones de obra, gestión
urbanística, etc.
• Promotoras y constructoras a la vez, de edificios
residenciales, comerciales, industriales, etc.
• Constructoras que pueden efectuar todo
tipo de obras o estar especializadas en:
obra civil, edificios industriales, edificación,
rehabilitación, reparaciones, mantenimiento de
infraestructuras, etc.
Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 8
Fase de Fase de uso y
construcción exploración
• Subcontratistas e industriales.
• Suministradores de: materiales (cemento, acero,
cerámica, etc.), maquinaria, herramienta y mano
de obra.
• Auxiliares y servicios técnicos, etc.
Asimismo, por el uso y explotación de la obra ejecutada,
afinidad de procesos, conocimientos específicos,
diversificación, relaciones y contactos con clientes
u otros agentes del mercado, están relacionadas o son
realizadas por empresas del sector actividades que
habitualmente no son consideradas propiamente de la
construcción como:
• Facility management o gestión de servicios
generales de edificios
• Explotación de autopistas y otras concesiones
• Transportes y otros
• Recogida de basuras, limpieza, jardinería,
ornamentación y mobiliario urbano
Proceso proyecto-construcción
El proceso proyecto-construcción se puede
desmenuzar en las siguientes etapas que se pueden
relacionar con las fases del esquema general indicado
anteriormente [1]:
• Proyecto técnico: el promotor o “propiedad” (privado
o administración pública) encarga la realización
de un proyecto técnico de construcción a los
técnicos competentes y cualificados (empresas de
consultoría, arquitectos, ingenieros, etc.) [1].
 Gestión de proyectos y aprovisionamiento | 9

1. Promotor
• Privado
• Adminitración
pública
2. Proyectos 4. Dirección
técnicos facultativa
• Ingenierías 3. Constructor • Ingenierías
• Consultoras • Consultoras
• Arquitectos • Arquitectos
• Ingenieros 5. Subcontratistas 6. Proveedores • Ingenieros
e industriales
• Materiales y
• Ejecutan parte otros
de la obra
7. Auxiliares
• Servicios técnicos: sondeos y topografía
• Control de calidad: laboratorios
• Otros

• Grupos inversores en • Gestión de proyectos • Promotoras inmobiliarias

bienes inmobiiarios ("project management") e inmobiliarias
• Consultoras e ingenierías: • Promotoras y contructoras • Contructoras de todo tipo
proyectos y estudios a la vez de obras o especializadas
técnicos, urbanismo
• Subcontratistas e industriales
(algunos)

• Suministros de materiales, • Recogida de basuras, limpieza, • Exploración de autopistas y

maquinaria, herramienta y jardinería y mobiliario urbano, otras concesiones
mano de obra etc.

• Auxiliares y servicios técnicos • Facility management o gestión de • Transportes, etc.

servicios generales de edificio

Producción "por proyecto" Producción "no por proyecto"

El tipo de proceso de producción predominante en la construcción es "por proyecto", pero no el único.
Fig. 9 Participantes en la construcción [1].

• Estudio para ofertas: el promotor solicita a • Ejecución o construcción de la obra: se

varias empresas constructoras una oferta para
la construcción de la obra pretendida, para lo
cual cada empresa constructora debe efectuar el
correspondiente estudio técnico-económico. Si
la “propiedad” es un promotor privado, selecciona
libremente a las empresas constructoras para que
le presenten una oferta [1].
• Acuerdo o adjudicación de la obra: negociación
técnico-económica en la que se acuerdan las
condiciones de ejecución y contratación de la obra
(precios, plazos, condiciones de pago, etc. [1].
• Preparación de la construcción de la obra:
garantizar el desarrollo de la obra mediante los
trabajos y actividades previas para la preparación
de su ejecución [1].
debe procurar no sobrepasar el coste (límite
presupuestario); plazo (límite temporal) y calidad
(en la que se incluyen: las especificaciones técnicas,
la integración ambiental del proyecto y la seguridad
y salud de todos los implicados en el proceso) [1].
• Finalización de la obra: terminación de las
actividades: remates, acabados, puesta en marcha,
mantenimiento preventivo, control del cobro de las
certificaciones, control de calidad, etc. [1].
La producción abarca diversas fases del proceso
proyecto–construcción expuestas dependiendo de la
tipología de la empresa (figura 10):
• Fase 1: consultoras o ingenieras que realizan
proyectos técnicos.

• Fases 5 y 6: dirección facultativa por empresas
consultoras o ingenierías.
• Fases 2, 3, 5 y 6: empresas constructoras y/o el
centro de la construcción.
Prácticamente, en su totalidad, la producción es el
proceso principal del proyecto, por lo que es muy
recomendable el uso de técnicas como “project
management” para gestionarlo. Si bien, pueden englobar
parte de su producción con otros tipos de procesos
productivos.
Diagrama de Gantt
Herramienta que se utiliza para planificar y programar
tareas a lo largo de un tiempo determinado. Gracias
a una fácil y cómoda visualización de las acciones
previstas, permite realizar el seguimiento y control
del progreso de cada una de las etapas de un
proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas,
su duración y secuencia, además del calendario general
del proyecto [1].
El diagrama se muestra en un  gráfico de barras
horizontales, ordenadas por actividades a realizar en
secuencias de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su
posición en el cronograma. El inicio de una tarea que
depende de la conclusión de una acción previa se verá
representado con un enlace del tipo fin-inicio. También
se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma
paralela y se puede asignar a cada actividad los
recursos que esta necesita con el fin de controlar los
costes y personal requeridos.
Consultoras
proyectos
1.
Proyecto técnico
6.
Finalización de la
obra
Consultoras
direcciones facultativas
Fig. 10 Fases del proceso proyecto-construcción [1].
Gestión de proyectos y aprovisionamiento |10
El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un
sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el
eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio
hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se
ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen
el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal
deben definirse en días, semanas, meses, semestres
o, incluso, años [1].
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque
rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo
restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas
o estructurales del proceso, lo más recomendable es
usar un color distinto.
Saber qué es un diagrama de Gantt permite darse
cuenta de todas las ventajas que implica usarlo. Entre
los beneficios que definen a este tipo de gráfico se
encuentran los siguientes:
• El diagrama de Gantt simplifica la visualización de
tareas y representa todas las etapas y actividades
de un proyecto en un único lugar.
• Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos
y a reducir problemas de programación.
• Gracias a Gantt es más sencillo identificar los
puntos críticos.
• El diagrama de Gantt puede actualizarse en
cualquiera de sus ejes, en todo momento.
2. 3.
Acuerdo o
Estudio
para ofertas adjudicación
de la obra
5. 4.
Ejecución de la Preparación de la
obra obra
Constructoras
Promotoras y "project
management"
 Gestión de proyectos y aprovisionamiento |11

Fig. 11 Diagrama de Gantt.

No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente,

hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su
construcción e incluso se puede hacer con Excel.
Un buen ejemplo del uso del diagrama de Gantt puede
ser gestionar presupuestos o controlar el gasto en
diferentes partidas (figura 11).
El diagrama de Gantt en proyectos de construcción
supone un gran apoyo para la gestión de contratos y el
seguimiento de los trabajos. Se trata de un diagrama
muy fácil de usar que puede agrupar fácilmente
todas las etapas de construcción en las columnas,
permitiendo editar las tareas y personalizarlas según
las necesidades.
Bibliografía
[1] BOQUERA PÉREZ, P. Fases del proceso proyecto-
construcción. Planificación y control de empresas
constructoras. Valencia: Universitat Politècnica de
València. 2015
[2] Viñoles R., Programación y Control de Proyectos
con Microsoft Project. Valencia. Ed. Universidad
Politécnica de Valencia, 2009.
[3] Brett Charles, The Five Axes of Business Applications
Integration. Spectrum Reports Ltd., 2002.
[4] Sun Ming y Howard Rob, Understanding I.T. in
Construction. Spon Press, 2004.