GT-PR26 Incapacidades

Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
GESTIÓN ESTRATEGICA DEL TALENTO
HUMANO Versión: 01
Nombre del Procedimiento

Vigencia: 03/03/2022
INCAPACIDADES Página 1 de 37
1 RESPONSABLE (ÁREA)
Subdirección de Gestión Humana – Equipo de Administración de personal.
2 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el trámite de reconocimiento, liquidación y registro en el

Sistema Integrado de Administración de Personal –SIAP- (Aplicativo de nómina) de las
incapacidades y licencias por enfermedad y/o paternidad, maternidad de los(as) servidores(as)
de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá D.C.
3 ALCANCE
Para los(as) servidores(as) de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo oficial de Bomberos

de Bogotá D.C.
4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Es responsabilidad de cada líder de proceso:
4.1 Socializar al personal requerido los documentos (Instructivos, formatos, procedimientos y

políticas) que son aprobados por la Subdirección de Gestión Humana.
4.2 Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los documentos (Instructivos,

formatos, procedimientos y políticas) aprobados por la Subdirección de Gestión Humana.
4.3 Actualizar los documentos del MIPG cuando la normatividad y documentos externos
aplicables cambien.
4.4 Revisar y/o actualizar los documentos del MIPG cada vez que se requiera, como máximo
cada 2 años, con apoyo del referente SIG de la dependencia.
4.5 La organización de los documentos producto de las actividades desarrolladas en este
procedimiento, deben quedar estructuradas de acuerdo con las tablas de retención
documental -TRD concertadas con el líder del proceso.
Nota: Si usted imprime este documento se considera “Copia No Controlada” por lo tanto debe consultar la versión vigente en el sitio oficial de
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4.6 Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento deberá comunicarse al jefe
inmediato dentro de las siguientes veinticuatro (24) horas a través de correo electrónico y/o
radicarse a través del sistema de radicación de correspondencia vigente de la unidad.
4.7 De conformidad con lo previsto en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012, Por el cual
se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública, el trámite para el reconocimiento de
incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa,
por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en
ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho
reconocimiento. Dicha norma dispone también que, para efectos laborales, será obligación
de los servidores informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.
4.8 El servidor deberá notificar a la Subdirección de Gestión Humana sobre el reconocimiento

de la incapacidad el mismo día que se la otorgan a través de correo electrónico
(notificacionesgestionhumana@bomberosbogota.gov.co), aportando copia del respectivo
certificado. El original de la incapacidad deberá ser radicado en la oficina de la
Subdirección de Gestión Humana de la entidad a más tardar dentro de los cinco (05) días
siguientes, con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en el Artículo
2.7.2.2.1.3.4 del Decreto 780 de 2016, Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, y demás normas aplicables.
4.9 Anexar Resumen de Historia Clínica de la atención cuando la incapacidad se de en los

centros adscritos a la EPS en la cual se encuentre afiliado y sean superiores a dos (2) días,
o cuando se reporten accidentes laborales cuyos diagnósticos podrían ser calificados como
de origen común. Esta documentación deberá ser radicada en sobre sellado y dirigido a la
Subdirección de Gestión Humana o radicado ante la E.P.S, enviando a la Subdirección de
Gestión Humana el soporte respectivo. Estos trámites los debe realizar directamente el
servidor.
4.10 La Incapacidad por enfermedad laboral o accidente de trabajo debe ser emitida por
ARL; si la incapacidad viene emitida por la EPS con origen enfermedad profesional o
accidente laboral, la persona responsable del trámite de incapacidades deberá escalar al
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grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, para validar el dictamen de origen. De lo

contrario se tomará como incapacidad de origen común.
4.11 No se aceptarán incapacidades cuyo origen sea tratamientos con fines estéticos o sus
complicaciones, y las contempladas en las exclusiones del Plan de Beneficios en Salud,
como tampoco incapacidad expedida por profesional particular ambulatorio no vinculado a
la EPS, incapacidad expedida fuera del país o incapacidad expedida por medicinal legal (la
incapacidad expedida por Medicina Legal, no homologa ni reemplaza la incapacidad
laboral, es de carácter legal mas no laboral). Además de los requisitos anteriores para las
incapacidades por accidente de tránsito se deberá anexar carné de la póliza (sólo si la
incapacidad se derivó de una atención por póliza) y croquis.
4.12 La persona responsable del manejo de incapacidades llevará base de datos con el fin
de llevar el acumulado de días por incapacidad. Si la incapacidad acumula ciento quince
(115) días o más informará por escrito al área de seguridad y salud en el trabajo, con el fin
de adelantar las gestiones para obtener por parte de entidad correspondiente el concepto
de rehabilitación y si es el caso calificación por invalidez.
4.13 Pasados ciento veinte (120) días continuos de incapacidad, el responsable de las
incapacidades deberá verificar con el responsable de seguridad y salud en el trabajo que la
EPS haya emitido el concepto favorable de rehabilitación, el cual se debe comunicar al
trabajador y enviar a la AFP antes del día ciento cincuenta (150).
4.14 Si después de los ciento ochenta (180) días iniciales de incapacidad las EPS no han
expedido el concepto de rehabilitación, será responsable del pago de un subsidio
equivalente a la incapacidad temporal, con cargo a sus propios recursos hasta tanto sea
emitido dicho concepto.
4.15 Si transcurridos los anteriores términos legales, no se obtiene de parte de la EPS el

concepto de rehabilitación, el responsable de seguridad y salud en el trabajo requerirá
nuevamente a la EPS para la obtención de dicha calificación.
4.16 Si el Concepto de rehabilitación emitido por EPS es Favorable: La Administradora de

Fondos de Pensiones (AFP) podrá postergar el trámite de calificación de invalidez hasta
por 360 días calendario adicional a los primeros 180, siempre que le otorgue al servidor (a)
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público (a) un subsidio equivalente a la incapacidad que viene disfrutando. En todo caso no
será superior a los 540 días.
4.17 Si el Concepto de rehabilitación emitido por la EPS es Desfavorable: La Administradora

de Fondos de Pensiones (AFP) debe remitir el caso a las juntas de calificación de invalidez.
Corresponde al responsable de seguridad y salud en el trabajo hacer el seguimiento al
proceso de calificación de invalidez.
4.18 Cuando hayan transcurrido, por lo menos los primeros cientos treinta y cinco (135) días
de incapacidad, correspondientes a las tres cuartas partes del término de ciento ochenta
(180) días de prórroga, y se cuente con concepto de rehabilitación desfavorable emitido por
la EPS, deberá iniciarse por las entidades competentes el trámite correspondiente para
calificar la invalidez del asegurado, situación que debe ser verificada por el área de
seguridad y salud en el trabajo e informada al Equipo de administración de personal de la
Unidad.
4.19 Una vez el servidor supera el término de ciento ochenta (180) días continuos de
incapacidad, resulta obligatorio continuar con el reconocimiento de aportes a la seguridad
social y de prestaciones sociales del empleado; excepto para las vacaciones, las cuales
expresamente en el artículo 22 del Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas
generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados
públicos y trabajadores oficiales del sector nacional, excluyen a la incapacidad que exceda
de ciento ochenta (180) días.
4.20 Respecto del reconocimiento de elementos salariales, no habrá lugar a los mismos.
4.21 La relación legal y reglamentaria continúa vigente hasta tanto el servidor no haya sido
pensionado por invalidez o exista autorización del Inspector del Trabajo para despedirlo,
alegando la causal de incapacidad superior a los 180 días. En consecuencia, hasta que no
sea autorizado el despido por parte del Inspector del Trabajo, el contrato de trabajo
continúa vigente y, por ende, las obligaciones del empleador respecto del pago de las
prestaciones sociales y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, pero no respecto
del salario, por cuanto éste no se genera durante el periodo de incapacidad.
4.22 Cobro de incapacidades a exservidor: Cuando el servidor público se retire de la Entidad,

sin que se le haya realizado el correspondiente cruce en nómina, el área de nómina
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procederá a liquidar y notificar al exservidor de dicha situación expresando claramente el

valor a reintegrar por concepto de incapacidades. Dicha situación deberá constar mediante
acto administrativo. La situación en mención será debidamente notificada al interesado,
otorgándosele un término de diez (10) días, para realizar el pago. En caso de que el
exservidor este renuente a realizar la devolución, se remitirán los antecedentes
correspondientes a la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, a fin de que se adelanten las
actuaciones judiciales correspondientes.
4.23 Falta de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de las EPS y
ARL: En el evento en que la EPS o ARL se nieguen a realizar el reconocimiento de la
incapacidad, el Equipo de administración de personal de la S.G.H deberá realizar el
siguiente procedimiento:
- Realizar como mínimo dos (2) requerimientos, efectuando el cobro persuasivo de la

acreencia, indicando los fundamentos de hecho y derecho que den lugar al
reconocimiento y pago de la licencia por enfermedad (enfermedad general o accidente
de trabajo o enfermedad laboral).
- Agotada la etapa de cobro persuasivo sin obtener el respectivo pago, tendrá lugar a
elevar consulta ante la Subdirección de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital de
Cobro de la Secretaría Distrital de Hacienda, sobre la procedencia de la acción de cobro
coactivo en contra la respectiva EPS o ARL.
- Incapacidad médica (enfermedad general o accidente de trabajo o enfermedad laboral)

o licencia de maternidad o paternidad durante el disfrute de las vacaciones.
- Si el servidor se encuentra disfrutando de vacaciones y presenta incapacidad médica

por enfermedad general o accidente de trabajo o enfermedad laboral), licencia de
maternidad o paternidad en ese lapso de tiempo, debe reportarla a la Subdirección de
Gestión Humana al siguiente correo electrónico
notificacionesgestionhumana@bomberosbogota.gov.co en un plazo no superior de 24
horas a la expedición de la incapacidad, adjuntando copia de la misma o la constancia
de encontrarse hospitalizado a fin de adelantar el trámite de interrupción o aplazamiento
de las vacaciones so pena de configurarse un hecho cumplido.
- Entrega de la incapacidad.
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- Se debe realizar por el/los responsables en los términos fijados en la actividad. 1 del
numeral 8 del presente documento.
5 DEFINICIONES
5.1 Acto administrativo: Se define el Acto Administrativo como “La expresión de la voluntad de
la administración encaminada a producir efectos de derecho”. El acto administrativo debe
estar fundamentado en la Ley y debe contener los siguientes elementos: a) El Sujeto que
corresponde al órgano competente que, en representación del Estado formula declaración
de voluntad, b) la voluntad, c) el objeto, d) el motivo y e) el mérito y f) la forma.
5.2 Administradoras: Son las personas jurídicas a quienes se giran los recursos aportados por
el empleador y empleados por conceptos de salud, pensión, riesgos profesionales y
parafiscales.
5.3 Administradora de fondo de pensiones AFP: Las Sociedades Administradoras de Fondo de

Pensión (AFP) son sociedades de servicios financieros, vigiladas por la Superintendencia
Financiera de Colombia, constituidas con el objeto social exclusivo de administrar fondos de
pensiones obligatorias, fondo de cesantía y fondo de pensiones voluntarias.
5.4 Los fondos de pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) son
administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones, cuya creación
se autoriza por ley (Art. 90 – Ley 100 de 1993).
5.5 Las sociedades que administren Fondo de Cesantías también pueden manejar
simultáneamente, Fondo de Pensiones, previo cumplimiento de los requisitos establecidos
en la mencionada ley.
5.6 Aplicativo sistema integrado administración de personal SIAP: Es el aplicativo utilizado por
la Subdirección de Gestión Humana, para registrar y liquidar todas las novedades
administrativas del personal de planta UAE Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá, entre
ellas las incapacidades.
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5.7 Aportes parafiscales: Los aportes parafiscales son contribuciones de carácter

obligatorio impuestas por la ley en cabeza de los empleadores, las cuales se determinan
sobre la base gravable de la nómina total de trabajadores y que beneficia no solo a estos,
sino también al sostenimiento del ICBF, el SENA y las Cajas de Compensación.
5.8 ARL: (Administradora de Riesgos Laborales): El Sistema General de Riesgos Laborales es

el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinado a
prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los
accidentes que pueden ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que
desarrollan.
5.9 Archivos planos: Conjuntos de datos básicos que se utilizan para la configuración de
almacenamiento de datos para aplicaciones y programas. Un archivo plano es un criterio de
organización asignado a un conjunto de datos.
5.10 Autoliquidación de aportes: Mecanismo que busca facilitar el trámite de pago a

través de la planilla electrónica de seguridad social (EPS, AFP y ARL), siendo su uso
obligatorio para todos los empleadores y trabajadores.
5.11 EPS (Entidad Promotora de Salud), son empresas del Sistema de Salud en Colombia las
cuales no prestan servicios médicos, sino que promueven dichos servicios a usuarios en
un esquema de aseguramiento. Las personas se afilian a la EPS para luego ser atendidas
en clínicas y hospitales, las cuales sí brindan los servicios médicos, pero no cobran por
estos a los pacientes (IPS).
5.12 Formato único accidente de trabajo FURAT: Es el formato utilizado para el Reporte de
Presunto Accidente de Trabajo.
5.13 Accidente de trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica o perturbación funcional,
una invalidez o la muerte.
5.14 Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes
del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera
del lugar y horas de trabajo.
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5.15 Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de

los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
5.16 También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la

función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
5.17 De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
5.18 Incapacidad por accidente de tránsito: El suceso ocasionado o en el que haya

intervenido al menos un vehículo automotor en movimiento, en vía pública o privada con
acceso al público destinada al tránsito de vehículo personas y/o animales, y que, como
consecuencia de su circulación o tránsito, o que, por violación de un precepto legal o
reglamentario de tránsito, cause daño en la integridad física de personas. No se entiende
accidente de tránsito aquel producido por la participación del vehículo en actividades o
competencias deportivas.
5.19 Informe policial de accidentes de tránsito: El formulario “Informe Policial de Accidentes

de Tránsito”, fue diseñado por el Ministro de Transporte, con el objetivo de registrar la
información técnica y legal indispensable para que mediante su análisis y el que se
desprende de la posible investigación posterior, los Organismos de Tránsito y el Gobierno
Nacional por intermedio del Ministerio de Transporte precisen las causas de la
accidentalidad estableciendo así correctivos que permitan reducir el número de accidentes
y/o disminuir su gravedad tanto en las zonas urbanas como en el área rural. Además, para
que las autoridades judiciales posean pruebas para determinar responsabilidades de
carácter civil o penal.
5.20 Accidente de origen común: Todo accidente que no haya sido clasificado o calificado
como de origen profesional, se consideran de origen común.
5.21 Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición

a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se
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ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinada como Enfermedad Profesional por
el Gobierno Nacional.
5.22 Enfermedad general: Todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia de
una enfermedad, o de un accidente, no originado por causa o con ocasión de la clase de
trabajo que desempeña el afiliado, ni del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que
no haya sido definida, clasificada o calificada como de origen profesional.
5.23 Incapacidad: Ausencia de habilidades, destrezas y/o aptitudes de orden mental, físico o
social que no permite a la persona desempeñarse óptimamente en un trabajo habitual.
5.24 Certificado de incapacidad: Es el documento único que se expide en el cual se hace

constar la inhabilidad física y/o mental en que se encuentra una persona para desempeñar
durante el término que en el documento se indica, su profesión y oficio habitual. Este
documento tiene dos connotaciones:
- Legal: Justifica ausentismo laboral.

- Financiero: Da derecho a pago de subsidio económico.
5.25 Contenido del certificado médico (incapacidad):

Conforme lo señala el artículo 2.7.2.2.1.3.4 del Decreto 780 de 2016 Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, Certificado Médico en lo relativo al
estado de salud, tratamiento o acto médico deberá contener como mínimo, los siguientes
datos generales:
a). Lugar y fecha de expedición;

b). Persona o entidad a la cual se dirige;
c). Estado de salud del paciente, tratamiento prescrito o acto médico;
d). Nombre e identificación del paciente;
e). Objeto y fines del certificado;
f). Nombre del Profesional de la Medicina que lo expide;
g). Número de la tarjeta profesional y registro;
h). Firma de quien lo expide.
5.26 Para la gestión y trámite por la UAE Cuerpo Oficial de Bomberos (transcripción y/o
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recobro), deberá, además:
 Ser el documento en ORIGINAL, sin enmiendas

 Contener número del código de diagnóstico y el diagnostico (escrito)
 Contener el número consecutivo de la Incapacidad
 Indicar el número de días de la incapacidad, con fecha de inicio y de terminación.
 Tipo de Incapacidad: Enfermedad General, Accidente de Trabajo, Enfermedad
Profesional, SOAT, Licencia de Maternidad y Licencia por Paternidad. (Para las
Licencias por paternidad solicitamos adjuntar copias en físico de Registro Civil de
Nacimiento y Registro nacido vivo ya que es solicitado por cada EPS)
 Si es Inicial o Prórroga de Incapacidad.
 Anexar resumen de Historia Clínica de la atención, en caso de ser por accidente de
tránsito SOAT adjuntar junto con la incapacidad el reporte de la atención FURIP.
5.27 IPS: Estas Instituciones Prestadoras de Servicios. Es decir, todos los centros, clínicas y
Hospitales donde se presentan los servicios médicos, bien se de urgencia o de consulta.
5.28 Ingreso base de cotización (IBC): Monto del salario sobre el cual se aplica el porcentaje
de liquidación para el pago de incapacidades y licencias.
5.29 Prorroga de la incapacidad: Se entiende por prórroga de incapacidad, la que se expide

con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga
relación directa con ésta, así se trate de código diferente y siempre y cuando entre una y
otra no haya una interrupción mayor a treinta días (30) días calendario.
5.30 Licencia de maternidad: Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una
licencia de maternidad de dieciocho (18) semanas en parto único, la cual disfrutará de la
siguiente manera:
5.31 Licencia de maternidad preparto: Esta será de una (1) semana con anterioridad a la
fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura
madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos (2) semanas,
con dieciséis (16) posparto. Si en caso diferente, por razón médica no puede tomar la
semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas en el posparto
inmediato. Dos (2) semanas antes de la fecha probable del parte. La semana anterior a la
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fecha probable es de obligatorio goce (numeral 3 del artículo 236 del C.S.T., modificado por
el artículo 1 de la Ley 1468 de 2011).
5.32 Licencia de maternidad postparto: Duración de dieciséis (16) semanas (prorrogable a

diecisiete semanas en caso de haber trasladado una semana preparto a este período) o
dieciocho (18) semanas en el posparto inmediato.
5.33 Licencia por parto múltiple: Duración por veinte (20) semanas. (numeral 5 del artículo
236 del C.S.T. modificado por el artículo 1 de la Ley 1468 de 2011), siempre y cuando los
niños hayan nacido vivos.
5.34 Licencia por parto prematuro: Tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y
el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las semanas establecidas por ley. La
licencia por esta clase de parto se reconoce cuando el menor haya nacido antes de
completar las 37 semanas de gestación.
5.35 Licencia de maternidad: en caso de aborto o parto prematuro no viable: Duración de dos
(2) o cuatro (4) semanas.
5.36 Licencia de paternidad: El trabajador que se convierta en padre tendrá derecho a dos (2)
semanas de licencia remunerada de paternidad. La licencia remunerada de paternidad
opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera permanente, así como para el
padre adoptante.
5.37 Auxilio por incapacidad: El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de
la prestación de tipo económico y pago de esta que hacen las EPS a sus afiliados
cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o
mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.
5.38 Punto de control del procedimiento: Indica que la actividad es una revisión o verificación
del cumplimiento de requisitos necesario para el desarrollo del objetivo del procedimiento.
5.39 S.G.H: Subdirección de Gestión Humana de la unidad Administrativa Cuerpo Oficial de

Bomberos.
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6 NORMATIVIDAD
6.1 Constitución Política del año 1991.
6.2 Decreto 047 de 2000. Por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras
disposiciones.
6.3 Decreto No. 1295 del año 1994. Por el cual se determina la organización y administración
del Sistema General de Riesgos Profesionales (ahora riesgos laborales).
6.4 Ley 100 del año 1993, Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones.
6.5 Decreto 780 del año 2016, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Salud y Protección Social.
6.6 Decreto 770 del año 1975, Por el cual se aprueba el Acuerdo número 536 de 1974 del
Consejo Directivo del Instituto Colombiano de Seguros Sociales sobre reglamento general
del seguro de enfermedad general y maternidad.
6.7 Decreto No. 2943 del año 2013, Por el cual se modifica el parágrafo 1° del artículo 40 del
Decreto 1406 de 1999.
6.8 Ley 1562 del año 2012, Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
6.9 Ley estatutaria 1751 del año 2015, Por medio de la cual se regula el derecho fundamental
a la salud y se dictan otras disposiciones.
6.10 Ley 1822 del año 2017, Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y
cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del Código Sustantivo
del Trabajo y se dictan otras disposiciones.
6.11 Ley 2114 del año 2021, Por medio de la cual se amplía la licencia de paternidad, se crea
la licencia parental compartida, la licencia parental flexible de tiempo parcial, se modifica el
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artículo 236 y se adiciona el artículo 241A del Código Sustantivo del Trabajo, y se dictan
otras disposiciones.
7 PRODUCTO O SERVICIO
7.1 Pago por nómina de las incapacidades a los servidores de planta de la entidad.
7.2 Trámite para el reconocimiento de las incapacidades por enfermedad general, accidente de
trabajo, enfermedad laboral y/o licencia de maternidad/paternidad.
7.3 Recobro de auxilios económicos a la EPS o ARL de los valores pagados por la entidad al
servidor en incapacidad.
7.4 DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
Actividad Enlace
Inicio / Indica que el flujo continúa entre
Fin donde se ha colocado un Páginas Línea de
Decisió
símbolo idéntico que (se flujo
n
contiene la misma letra).
ACTIVIDAD RESPONS REGISTRO OBSERVACIÓN

ABLE
Inicio
los documentos
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Servidores Se tendrá un término de

24 horas para informar
Correo
Jefe de mediante correo
electrónico.
estación electrónico a
notificacionesgestionhuma
1. Informar y enviar la Radicación
Subdirecto na@bomberosbogota.gov.
incapacidad a la Subdirección física de la
res co y tres (03) días hábiles
de Gestión Humana. incapacidad
para la entrega del
través de
Jefes de documento en físico, a
corresponde
Oficina través de correspondencia
A ncia
Director
A
Servidor
2. Recepcionar correo electrónico de planta o Verifica en SIAP si el
sobre la incapacidad médica y contratista servidor del cual se reporta
asignado la incapacidad se
verificar novedad administrativa
por la encuentra en vacaciones.
(vacaciones).
S.G.H
los documentos
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Servidor
3. No de planta o
¿Presenta contratista
novedad
5 asignado
por
vacaciones por la
? S.G.H.
Si
El servidor de planta o
4. Informar al servidor de planta o contratista asignado por
contratista S.G.H. del Equipo de S.G.H. a cargo de las
administración personal a cargo Servidor vacaciones dará
de las vacaciones con la finalidad de planta o cumplimiento en lo
de que se realice la interrupción o contratista pertinente a lo establecido
aplazamiento vacaciones. Correo
asignado en el Procedimiento
electrónico
B por la denominado
S.G.H “Otorgamiento de
vacaciones” Código GT-
PR04, en su última
versión.
los documentos
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B Los requisitos
corresponden a los
5. Verificar que la incapacidad Servidor
señalados en el numeral
médica cumpla con los requisitos de planta o
5.19 del presente
establecidos. contratista
procedimiento
asignado
(Definiciones) conforme lo
por la
indica el artículo
S.G.H.
2.7.2.2.1.3.4 del Decreto
780 de 2016.
Si
Servidor
6.
¿Cumple de planta o
con los contratista
requisitos 10 asignado
establecid por la
os? S.G.H
No
los documentos
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Se requerirá por correo

electrónico de manera
inmediata otorgando un
plazo de tres (3) días
para la subsanación.
C Vencido el mismo sin que
haya subsanado el
Servidor
documento se requerirá a
de planta o
Memorando través de memorando
contratista
Correo (pasa a actividad 9)
asignado
electrónico. Los requisitos
7. Proyectar comunicación al por la
corresponden a los
servidor informando la causa de S.G.H
la devolución y solicitando señalados en el numeral
documentación ajustada. 5.19 del presente
procedimiento
(Definiciones) conforme lo
indica el artículo
2.7.2.2.1.3.4 del Decreto
780 de 2016.
Si
8.
¿Subsa 10
no la Servidor
docume de planta o
No
ntación? contratista
asignado
por la
S.G.H
D
los documentos
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D
Servidor
de planta o
contratista
Memorando
9. informar a la dependencia que asignado
ejerza las funciones de control por la
interno disciplinario para que S.G.H
adelante las gestiones respectivas.
La resolución debe estar

revisada y aprobada por el
10. Expedir el acto administrativo a Servidor profesional responsable
través del cual se concede la de planta o del Equipo de
licencia por enfermedad por el contratista Resolución administración de
término señalado en la certificación asignado interna personal, y firmada por el
médica (incapacidad). por la Subdirector(a) de la S.G.H.
S.G.H – Ver actividad 14.
Servidor
11. Informar al servidor el acto de planta o
administrativo en el cual se le contratista Correo
concedió la licencia médica. asignado electrónico.
por la
S.G.H
12. Registrar en la Base de datos

.
de Excel y el aplicativo SIAP las Servidor
incapacidades que se encuentren de planta o
Base de
recibidas como novedad en el contratista
datos
respectivo mes. asignado
SIAP
por la
E
S.G.H
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

E
Se informa al Area de
Servidor
Seguridad y Salud en el
13. Registrar en la Base los de planta o
Trabajo previo al
contratista Base de
indicadores por ausentismo cumplimiento de 120 días
asignado datos
laboral. Revisar y reportar al Area continuos de incapacidad
por la
de Seguridad y Salud en el – Ver numeral 4.10, 4.11 y
S.G.H.
trabajo las incapacidades 4.12.
superiores a 115 días.
14. Radicar la incapacidad ante

las EPS, ARL y AFP a través de
los medios dispuesto por cada
entidad para la transcripción y Se podrá hacer uso de
pago. Portales
cualquiera de estos
Web de
medios establecidos en los
autogestion
Servidor registros. En razón a que
F es de EPS,
de planta o las EPS, ARL y AFP los
ARL y AFP
contratista tienen habilitados y
asignado establecidos para la
Oficio
por la notificación de las
externo
S.G.H. incapacidades para su
transcripción y pago de las
Correo
mismas.
Electrónico
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

GT-PRO6-
FT01 –
15. Enviar a la historia laboral los Servidor Formato de
soportes de radicación del trámite de planta o entrega a
de cobro de las incapacidades, así contratista historia
como los actos administrativos de asignado laboral en la
licencia por enfermedad que trata por la última
la actividad en el numeral 10.
S.G.H. versión que
se
encuentre
16. Realizar el seguimiento ante

cada EPS, ARL y AFP, del trámite Se efectúan
de pago, incluyendo en la base de comunicaciones a las EPS
datos las observaciones y/o ARL y AFP, solicitando
objeciones a que tengan a lugar información del proceso en
cada entidad.
el que se encuentra el
G Servidor
trámite de pago de la
de planta o Correos
incapacidad y si esta
contratista electrónicos
cumple con los requisitos
asignado Oficio
para el mismo en un
por la externo
término de 03 meses
S.G.H.
transcurridos después de
que se halla radicado la
incapacidad para
transcripción y cobro de la
misma.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

Si
17. ¿Si
cumple
con los
requisitos 19
establecid
os para el
trámite del
No mismo?
18. Atender los requerimientos

efectuados por la EPS, ARL y Resumen de historias
AFP, para dar continuidad al Servidor Correos
clínicas o aclaraciones de
trámite de pago de la incapacidad. de planta o electrónicos
incapacidades, y/o
contratista Oficio
transcripción que requiera
asignado externo
H la entidad (EPS, ARL y
por la
AFP) para la continuidad
S.G.H.
del trámite administrativo.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

19. Atender y revisar el reporte Servidor Información remitida

oficial de las incapacidades del equipo mediante base de
pagadas por las EPS, ARL y AFP, o área Secretaría de Hacienda
el cual es remitido por el área de Distrital de forma mensual
financiera Correos
Financiera de la Subdirección de enviada mediante correo
Gestión Corporativa, según de la electrónicos
entidad. - electrónico a la entidad.
información enviada por
Secretaría de Hacienda Distrital. S.G.C
Servidor de Correos
Registro en archivo
planta o electrónicos
electrónico “Base de
contratista
Gestión de
asignado
incapacidades” que se
por la
encuentra en carpeta
S.G.H.
compartida en
Onedrive institucional.
20. Cruzar la información de la Base de Pagos

plataforma o matriz de nómina Reconocidos por EPS y
con la Secretaria Distrital de ARL emitido por la
Hacienda y el reporte emitido por Secretaría Distrital de
Tesorería Distrital (Base Excel)
Hacienda y Tesorería
mensualmente para verificar el
cruce de los pagos. Distrital.
Validar lo de las
incapacidades a cargo de
I la AFP posterior a los
180 días
Remitir oficio a la
Secretaría Distrital de
Distrital solicitando
aclaración de las
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

liquidaciones pagadas o
reconocidas por las (EPS,
ARL Y AFP).
Se debe remitir la
aclaración de los pagos
21. Remitir oficio a la Secretaría Servidor para la conciliación de
Distrital de Hacienda y Tesorería de planta o la información contable
Distrital solicitando aclaración de Oficio
contratista de acuerdo al reporte
las liquidaciones pagadas o Correos
asignado que se proyecta mes a
reconocidas por las (EPS, ARL Y electrónicos
por la mes por parte de
AFP)
S.G.H. Secretaría Distrital de
Distrital.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

Si
22. ¿El valor

pagado y
reconocido
por
administraci 26
ón de
personal al
servidor es
igual al valor Servidor
cancelado de planta o
por las EPS contratista
ARL y AFP? asignado
por la
No S.G.H.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

Si
23. ¿El valor

reconocido
por las EPS,
ARL y AFP
es menor al
25
valor
liquidado Servidor Correos
por parte de de planta o electrónicos
administraci contratista Oficio
ón asignado externo
personal? por la
No S.G.H
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

SI
24. ¿El
valor
reconocido
Requerir el pago de
por EPS,
AFP o ARL Servidor mayor valor a la EPS
es mayor al de planta o Correos o ARL de cómo se hizo
valor 26 liquidación y el
contratista electrónicos
liquidado asignado Oficio correspondiente IBC
por parte de con el que se canceló
administraci por la externo
S.G.H la incapacidad
ón
personal?
No
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

L Se utilizará como
medida comunicados a
cada una de las
25. Realizar los comunicados a las entidades como EPS,
diferentes EPS, ARL y AFP para ARL y AFP, con el fin
que emitan la aclaración de los de solicitar la
pagos, de cómo fue la liquidación aclaración del pago que
de los valores reconocidos ya sean está ligado con la
Servidor Correo
estos por menor o mayor valor, información que se
verificando el IBC reportado por de planta o electrónico
contratista maneja en la base y
cada una de estas entidades.
asignado Archivo o matriz de las
En caso de ser menor el pago se por la tabla de incapacidades.
continua el cobro de estos saldos S.G.H información
ante cada entidad EPS, ARL y Se deberá también
AFP. pedir conceptos ante
Secretaria de Hacienda
Si es mayor el pago por parte de
Distrital para hacer la
cada EPS, ARL y AFP. Se
solicitará a Secretaria de Hacienda conciliación de las
Distrital concepto para la incapacidades
devolución de los saldos ante esta reportadas por la
S.G.H.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

26. Se registra en la base y matriz El tiempo estimado

de incapacidades de nómina los para él envió de la
pagos reportados por cada una de información son de tres
las entidades EPS, ARL y AFP, de (03) días hábiles
acuerdo con lo remitido por
después de recibir el
Secretaria de Hacienda Distrital, Servidor
con la validación y conciliación en reporte por parte de
de planta o Memorando
el cruce de la información la cual financiera base (Excel)
contratista interno
se remitirá mediante informe a archivo Secretaria
asignado
financiera. Hacienda Distrital
por la Correo
S.G.H. electrónico Finalización de proceso
M
cuando la conciliación
en los pagos entre
EPS, ARL y AFP es
igual al valor cancelado
y no se ven reflejados
saldos.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

Si
27. ¿La
respuesta
emitida por
cada entidad
EPS, ARL y
AFP de los Servidor
saldos de planta o Correos
26
pendientes contratista electrónicos
por menor asignado Oficio
valor es por la externo
favorable
S.G.H
para
reconocimie
nto?
No
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

28. Realizar informe de acuerdo

con la matriz y base de Servidor
incapacidades de los registros que de planta o Correo
están pendientes de reporte de contratista electrónico
pago y saldos por cancelar asignado
(transcurridos 03 meses), para por la Archivo
iniciar la etapa de cobro S.G.H. Excel
persuasivo ante las entidades
EPS, ARL y AFP, debidamente
soportado.
.
29. Consolidar la información de En este caso se procederá
las incapacidades en la base de Servidor a revisar las gestiones de
Correo
nómina con la base de Secretaria de planta o cobro que se hayan
electrónico efectuado. Generando las
Hacienda Distrital donde se contratista
deberá incluir en cartera por asignado alertas de aquellas
edades para el proceso de la Archivo incapacidades que vayan
por la
depuración contable. Excel superando más de los tres
S.G.H. meses.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

30.Proyectar los actos En cumplimiento al

administrativos de cobro Decreto 289 de 2021, se
persuasivo por parte de la S.G.H debe adelantar proceso de
ante cada entidad EPS, O ARL y cobro persuasivo en un
AFP. Después de presentar el tiempo no superior a
informe trimestral del Servidor Correo
cuatro (4) meses,
comportamiento en el recaudo por de planta o electrónico
contados a partir de la
parte de la Entidad. contratista
radicación de la
asignado Archivo
incapacidad ante la
O por la Excel.
EPS /ARL. Teniendo en
S.G.H.
cuenta que se aplica
respecto de la entidad a la
cual se realice el cobro, en
los casos de EPS se
liquidarán los intereses
moratorios, cuando es de
la ARL y AFP se indexara
la obligación.
Servidor
Correo Mediante cada mecanismo
31. Notificar a cada una de las de planta o
electrónico de notificación se le dará
entidades EPS ARL y AFP, los contratista
actos administrativos de cobro seguimiento al proceso de
asignado
persuasivo. Oficio cobro persuasivo. Tiempo
por la
Externo estimado de respuesta 30
S.G.H
días hábiles.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

32. ¿Se
recibe Si
respuesta Servidor
por parte de de planta o
Correo
EPS-ARL 26 contratista
electrónico
AFP de asignado
pago por por la
Oficio
Cobro S.G.H.
Externo
persuasivo?
P
No
Se genera la notificación
Correo de la etapa de cierre del
electrónico cobro persuasivo
33. Realizar el acto administrativo informado a la O.A.J para
de cierre cobro persuasivo ante Servidor Oficio dar inicio a la etapa de
cada una de las entidades EPS de planta o Externo cobro coactivo al ente de
ARL y AFP. Notificando la deuda contratista control de la Secretaria de
por incapacidades pendientes de asignado Hacienda Distrital.
pago y/o saldos con sus intereses por la
e indexación a que haya lugar. S.G.H.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

34. Radicar solicitud con los

soportes de cobro persuasivo y
cierre de este ante el ente de
control de la Dirección Distrital de Se envía a etapa de cobro
Cobro de la Secretaría Distrital de coactivo con el soporte de
Hacienda para que realice el inicio Servidor Correo
notificación de cierre
de la etapa de cobro coactivo a de planta o electrónico
persuasivo de cada
favor de la UAECOB. contratista
entidad por EPS ARL y
asignado Oficio
Q AFP. Advirtiendo que los
por la Externo
actos administrativos de
S.G.H.
cobro coactivo deberán ser
comunicados a la
UAECOB, en los términos
del artículo 37 de la Ley
1437 de 2011. Con lo cual
se asegura el seguimiento
de los tramites que se
adelantan en la secretaria
de hacienda.
Se generarán solicitudes
Servidor Correo
de alertas trimestralmente
de planta o electrónico
con la información del
contratista
reporte de pagos
asignado Oficio
por la Externo
S.G.H.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

34. Realizar el seguimiento a la

solicitud de cobro coactivo
realizada al ente de control de la
Dirección Distrital de Cobro de la
Si
Secretaría Distrital de Hacienda
35. ¿Se
reporta pago
por cobros
coactivos
por parte de Servidor
26
la Dirección de planta o Correos
Distrital de contratista electrónicos
Secretaria asignado Oficio
Distrital de por la externo
hacienda? S.G.H.
No
R
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

R parte del
36. Presentar informe por
Equipo de administración de
personal S.G.H de aquellas
incapacidades que han prescrito y
son objeto de difícil recaudo, ante Registro en archivo
el comité de sostenibilidad electrónico “Base de
contable. Dicho informe se efectúa
Hallazgos
una vez agotado todas las etapas
del proceso administrativo y Registro en archivo
jurídico de cobro persuasivo y electrónico
coactivo este último por parte de la Base de gestión de
Dirección Distrital de Secretaria incapacidades
Distrital de hacienda por edades que
sean objeto de deterioro
Registro en archivo
adelantando las respectivas fichas
técnicas, con los soportes electrónico “Base de
requeridos para tal fin remitidos por incapacidades radicadas”
cada una de las partes que Servidor Correos
gestionaron los cobros persuasivos de planta o electrónicos Registro en archivo
S.G.H UAECOB y coactivos por contratista Memorando electrónico Base registro
Hacienda Distrital asignado interno- de incapacidades por
por la oficios cobrar”
S S.G.H. externos. Registró etapas cobro
persuasivo elaborados por
la S.G.H de la UAECOB.
Registró etapas cobro

coactivo elaborados por la
Secretaria de Hacienda
Distrital.
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

S
Se remitirá al archivo
documental como en la
37. Archivar los soportes de la Servidor Correos
gestión realizada de cobros historial laboral de los
de planta o electrónicos
persuasivos como coactivos de las servidores y archivos que
contratista Memorando
incapacidades ante los entes de deben estar compartidos
asignado interno-
control, como los registro en de la en la matriz de
base de documentos (Excel – por la oficios
incapacidades en la Nube
soportes de incapacidades de S.G.H. externos
de información (Bases
servidores)
Excel).
Fin
1. DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO DOCUMENTO
GT-PRO6-FT01 Formato de entrega a historia laboral
2. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
01 03/03/2022 Creación del documento
los documentos
Nombre del Proceso
Código: GT-PR26
HUMANO Versión: 01

3. CONTROL DE FIRMAS
Elaboró Cargo Firma
Contratista SGH Original Firmado

Diego Torres Vaquiro
Reviso Cargo Firma
Zaida Camila Rincón Valbuena Profesional Contratista SGH

Original Firmado
Juan Gabriel Parra Agudelo Profesional Contratista SGH
Daniel Parra Silva Profesional Contratista SGH
Brigeet Hernandez Rozo Profesional Contratista SGH
Vo.Bo. de Mejora Continua – OAP – Profesional Contratista OAP

David Almanza Sánchez
Aprobó Cargo Firma
Ana María Mejía Mejía Subdirectora de Gestión Original Firmado

Humana
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Nombre del Proceso

Nombre del Procedimiento

Subdirección de Gestión Humana – Equipo de Administración de personal.

Establecer los lineamientos para el trámite de reconocimiento, liquidación y registro en el

Para los(as) servidores(as) de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo oficial de Bomberos

Es responsabilidad de cada líder de proceso:

4.1 Socializar al personal requerido los documentos (Instructivos, formatos, procedimientos y

4.2 Garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los documentos (Instructivos,

Nombre del Procedimiento

4.8 El servidor deberá notificar a la Subdirección de Gestión Humana sobre el reconocimiento

4.9 Anexar Resumen de Historia Clínica de la atención cuando la incapacidad se de en los

Nombre del Procedimiento

grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, para validar el dictamen de origen. De lo

4.15 Si transcurridos los anteriores términos legales, no se obtiene de parte de la EPS el

4.16 Si el Concepto de rehabilitación emitido por EPS es Favorable: La Administradora de

Nombre del Procedimiento

4.17 Si el Concepto de rehabilitación emitido por la EPS es Desfavorable: La Administradora

4.22 Cobro de incapacidades a exservidor: Cuando el servidor público se retire de la Entidad,

Nombre del Procedimiento

procederá a liquidar y notificar al exservidor de dicha situación expresando claramente el

- Realizar como mínimo dos (2) requerimientos, efectuando el cobro persuasivo de la

- Incapacidad médica (enfermedad general o accidente de trabajo o enfermedad laboral)

- Si el servidor se encuentra disfrutando de vacaciones y presenta incapacidad médica

Nombre del Procedimiento

5.3 Administradora de fondo de pensiones AFP: Las Sociedades Administradoras de Fondo de

Nombre del Procedimiento

5.7 Aportes parafiscales: Los aportes parafiscales son contribuciones de carácter

5.8 ARL: (Administradora de Riesgos Laborales): El Sistema General de Riesgos Laborales es

5.10 Autoliquidación de aportes: Mecanismo que busca facilitar el trámite de pago a

Nombre del Procedimiento

5.15 Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de

5.16 También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la

5.18 Incapacidad por accidente de tránsito: El suceso ocasionado o en el que haya

5.19 Informe policial de accidentes de tránsito: El formulario “Informe Policial de Accidentes

5.21 Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición

Nombre del Procedimiento

5.24 Certificado de incapacidad: Es el documento único que se expide en el cual se hace

- Legal: Justifica ausentismo laboral.

5.25 Contenido del certificado médico (incapacidad):

a). Lugar y fecha de expedición;

Nombre del Procedimiento

recobro), deberá, además:

 Ser el documento en ORIGINAL, sin enmiendas

5.29 Prorroga de la incapacidad: Se entiende por prórroga de incapacidad, la que se expide

Nombre del Procedimiento

5.32 Licencia de maternidad postparto: Duración de dieciséis (16) semanas (prorrogable a

5.39 S.G.H: Subdirección de Gestión Humana de la unidad Administrativa Cuerpo Oficial de

Nombre del Procedimiento

6.1 Constitución Política del año 1991.

Nombre del Procedimiento

7.4 DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONS REGISTRO OBSERVACIÓN

Nombre del Procedimiento

Servidores Se tendrá un término de

Nombre del Procedimiento

Nombre del Procedimiento

Nombre del Procedimiento

Se requerirá por correo

Nombre del Procedimiento

La resolución debe estar

12. Registrar en la Base de datos

Nombre del Procedimiento

14. Radicar la incapacidad ante

Nombre del Procedimiento