TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA:2277848

GUIA DE: CLASE DE ACTAS, CLASE DE INFORMES EJECUTIVOS Y

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Aprendiz

Claudia patricia rojas

Instructor

Franklin Polanco

CENTRO TEGNOLOGICO DE LA AMAZONIA

SENA REGIONAL CAQUETA

11/08/2021
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De
acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir
con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se deben registrar presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

CLASE DE ACTAS

 Actas de comités
 Actas del consejo municipal
 Actas de consejos
 Actas de juntas directivas
 Actas de asambleas
 Actas de reuniones administrativas
 Actas de levantamiento de cadáveres
 Actas de baja de inventarios
 Actas de eliminación de documentos
 Actas de sociedades
 Actas de entrega

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de
la reunión es ordinario o extraordinario.

Las actas se redactan en tiempo pasado excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo
presente.

PARTES DE UN ACTA

 Titulo
 Denominación del documento y numero
 Encabezamiento
 Lugar de origen y fecha de la reunión
 Hora
 Lugar
 Asistentes
 Representaciones
 Invitados
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Ausentes
 Orden del día
 Desarrollo
 Compromisos
 Convocatoria
 Firmas, nombres y cargos
 Líneas especiales
 Página subsiguiente

A continuación, les mostrare un ejemplo de acta administrativa

 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Deposito lozano

NIT: 34.546.765.1

REUNION ORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA 0002

FECHA: san Vicente, 12 de agosto de 2021

HORA: de las 8 a las 15:30 horas

LUGAR: sala de juntas de la empresa

ASISTENTES: Deisy Rueda-Gerente

Anyela Grajales-Subgerente

Duvier Ávila-contador

Yesica peña- secretaria

INVITADOS: Sandra Herrera Directora centro vacacional city park

AUSENTES: Claudia Patricia Rojas Asistente Administrativa

EL ORDEN DEL DIA

1- Llamada a lista
2- Lectura, comentarios y aprobación del acta anterior
3- Presentación del informe financiero de la empresa
4- Varios

DESARROLLO:

1-Llamado a lista

La secretaria del comité financiero llamo a lista y constato la inasistencia de uno de los miembros

2-lectura, comentarios y aprobación del acta anterior

La secretaria del comité financiero leyó el acta 001, que fue aprobada por unanimidad.

Carrera 5 2-34 San Vicente, Caquetá

www.depositolozano234.com.co Tel. 031-674-56

 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

INFORMES EJECUTIVOS

Un informe ejecutivo, o resumen ejecutivo, es un documento escrito u oral que recoge los puntos
más destacados de un informe más extenso. El fin del informe ejecutivo es resumir los aspectos
más importantes de un informe de mayor extensión, facilitando su lectura a la dirección del
proyecto o la compañía.

Un informe ejecutivo, por tanto, es un documento que suele ir anexo a un informe más extenso. El
hecho que reciba el nombre de ejecutivo se debe a que este informe está enfocado a la dirección
de una compañía o un proyecto.

En el informe ejecutivo se plasman las ideas principales del informe de mayor extensión, así como
recomendaciones o líneas de actuación. Siendo el fin de este que la dirección pueda comprender a
grandes rasgos el informe, sin necesidad de leer el de mayor extensión.

Por esta razón, el informe ejecutivo, en muchas ocasiones, también recibe el nombre de “resumen
ejecutivo”. Este se anexa al documento de mayor extensión, y se entrega una copia a cada uno de
los interesados.

CLASES DE INFORMES EJECUTIVOS

1-Expositivo. Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos, pero sin análisis ni
interpretaciones personales, por lo tanto, tampoco contiene conclusiones. Se especializa además
por contener antecedentes sobre el hecho, que aportan a entender el porqué de su suceso. Es más
bien una presentación objetiva de los hechos.

2-Interpretativo. Especializado en el análisis y la interpretación de los hechos. Usualmente se

utilizan para evaluar la implementación y resultados acerca de técnicas o procedimientos
innovadores implementados, sirven a evaluar la vialidad de las nuevas implementaciones.

3-Demostrativo. El cual predomina en el ámbito científico. Se enfoca en presentar tesis realizadas

por el autor del informe. Se describe cada uno de los pasos realizados y las conclusiones acerca de
los resultados obtenidos. Son realizados a partir de una investigación exhaustiva de los hechos.
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIÓN

-Presentar la información con objetividad

-Elimine toda subjetividad; opiniones, afectividad, sentimientos, etc.

-Menciones el mayor número de datos posibles

-Preséntelos en forma organizada y jerarquizada

-Describa cada etapa realizada o cada paso seguido

-Cite las fuentes de información consultadas

-Utilice al escribir la primera persona del plural o la forma impersonal (se encontró, se realizó,
etc.).

-Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo

-Use párrafos cortos

-Escriba en forma clara, precisa, concisa y concreta desde el punto de vista del léxico, la morfología
y la sintaxis.

-Presente toda la información necesaria

-Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones

-Tenga en cuenta las normas del ICONTEC para su presentación forma

A continuación, les mostrare un ejemplo de un informe demostrativo.

 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

INFORME DEMOSTARTIVO

Universidad de la Amazonia

A todos alumnos:

Se les informa a todos los alumnos, que a partir del día 20 de agosto, se estarán llevando a cabo
una serie de investigaciones, esto con la finalidad de aportar información para la investigación
acerca del comportamiento académico de los jóvenes de comunicación Organizacional durante el
cambio climático 2019, realizado por la maestra Deisy Rueda.

Les solicitamos de la manera más atenta, colaborar y actuar de manera normal, atendiendo su
horario ya establecido.

Los resultados se estarán presentando al obtener la revisión certificación de la investigación

realizada.

CLAUDIA PATRICIA ROJAS

Gracias por su atención

Alumnos y personal en general

 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Son parte de las comunicaciones organizacionales escritas facilitan el manejo de las relaciones
publicas y de negocios de una empresa. Ellas se caracterizan en: Invitación.

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las
relaciones públicas y de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los
ejecutivos y aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y
servicios.

CARACTERISTICAS DE LA REDACCION Y LA PRESENTACION

La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que
buscan.

TARJETAS DE PRESENTACIÓN

Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o funcionario
requerido.

Logotipo de la organización (adaptado al tamaño de la tarjeta)

Razón social completa del acrónimo o sigla que lo representa

Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a utilizar la

tarjeta.

Cargo que desempeña

Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene,
ciudad o municipio y país.

Para profesionales independientes, se recomienda incluir:

Nombres y apellidos completos

Profesión y servicio que ofrece

Universidad de donde egreso

Dirección, consultorio u oficina teléfonos fijo y móvil, telefax, apartado, correo electrónico, sitio
web, en caso de tenerlo
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Ciudad o municipio y país.

TARJETAS DE INVITACIÓN

Se recomienda que las tarjetas de invitación organizacionales contengan:

Logotipo, escudo o nombre de la organización

Nombre completo del que invita

Titulo o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento

Dirección

Día, hora.

Numero teléfono
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
De acuerdo con las necesidades del evento, se debería escribir la frase “Favor confirmar
asistencia”

TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Y FELICITACIÓN

Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de
acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengas:

Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente

Nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos

Texto del motivo de agradecimiento

Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el agradecimiento

Ciudad y municipio y fecha

Las de felicitación sirven para expresar sentimientos corporativos y persónales. Se aconseja que
su texto o mensaje sea breve, coherente y cordial incluye:
 TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente

Nombres, apellidos y cargo de quien envía la felicitación

Texto o motivo de la felicitación

Nombre completo de la persona a quien se envía la felicitación

Ciudad, municipio y fecha.

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA