“AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL”

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO “ISABEL LA CATOLICA”

TEMA: EL ARCHIVO SEGÚN LOS DOCUMENTOS

DOCENTE: URETA ROSAS, Silvia Genoveva

CURSO: Archivo
CICLO: II
ESTUDIANTES: TARAZONA CÉSPEDES, Yarina Yanely
GERÓNIMO FERNÁNDEZ, Greysi
ORTEGA VALENZUELA, Mirella Yadira

HUANUCO-PERU
2022
 DEDICATORIA

A Dios por guiar mi camino Y darme

salud y vida, a mi madre por su
esfuerzo en concederme la
oportunidad de estudiar y por
constante apoyo a lo largo de mi
vida a mi hija y mi familia Por ser el
motivo de mis sacrificios y poder
sobresalir profesionalmente y
brindarles una mejor calidad de vida,
al docente del área de archivo: Silvia
Ureta Rosas por enseñarnos en
dicha área.
(YARINA YANELY)

A Dios por darme vida y salud y a

mis padres por ayudarme en todo y
nunca dejarme sola y ayudarme a
salir adelante profesionalmente,
como a mi bebé que me da
motivos para ser profesional y
darle todo lo que se merece
también a la maestra que nos
enseña.
(GREISY TAVITA)

Este trabajo se lo dedico a Dios y a mis

padres por brindarme amor y apoyo
incondicional cada día para formarme
profesionalmente. Así mismo a mi
docente del curso por brindarnos buenas
enseñanzas.
(MIRELLA YADIRA)
 PRESENTACION

Este curso nos permite reconocer la importancia de la organización de los

archivos de una empresa, como son los documentos, no importa si son de
entidades públicas o privadas, en esta parte del tema definiremos las pautas
a seguir para que al archivar esta información, se haga de una manera legal,
también se mencionara temas tales como: ¿Qué es archivo?, documento y
tipos de documentos, como se hace dentro de una organización que
pertenezca al estado, u a terceros, que ambas requieren de un lugar o
espacio para el almacenamiento de información vital para el funcionamiento
de la misma, y cabe resaltar que cualquiera persona no es la encargada de
hacerlo. Nosotros en algún momento de nuestras vidas hemos realizado este
proceso, un ejemplo muy claro es el proceso que estamos llevando a cabo
para poder conocer acerca de los archivos según los documentos nos enseña
desde el comienzo donde se activa el archivo sus procesos y hasta llegar al
archivo pasivo donde quedan los documentos que no se eliminan ósea los
documentos históricos.
EL ARCHIVO SEGÚN LOS DOCUMENTOS

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona
o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución
SE CLASIFICAN EN TRES ARCHIVOS:
1.ARCHIVO ACTIVO
Posee un conjunto de datos y tiene acceso al almacenamiento donde se
puede guardar y recuperar los datos.
También dónde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. También se le conoce como archivo de gestión, los cuales,
por relevancia y relación con trámites propios de impresos, se mantienen en
constante movimiento. Aquellos donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión
de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una
vez al mes. Y estos documentos permanecen en un periodo entre 1 a 15
años.
Hay que tener en cuenta el ciclo de documentos que se mantienen en este
archivo se conforman en las siguientes etapas:
-Producción.
- Recepción.
- Distribución.
- Trámite.
- Organización.
- consulta.
- Conservación.
- Disposición final.
AREA DE CORRESPONDENCIA
Objetivo: Controlar el registro de la documentación de entrada y salida con la
finalidad de vincular la producción de documentos con los procesos
archivísticos, que faciliten su integración, clasificación, descripción y
valoración documental, desde la primera etapa del ciclo vital.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA:
(REVISION)

 Verificar que los asuntos contenidos, competan a la institución.

 Dirigida a funcionarios que laboren en la institución.
 Que venga firmada y que la fecha de recepción sea actual.
 Que, si señala remisión de anexos, se acompañen a la
correspondencia recibida,
 Verificar característica de los asuntos como: urgentes u ordinarios.
(RECEPCION)
 Colocar la fecha de ingreso y sello de recepción.
 Nombre y firma del funcionario que acusa de recibo, y
 Hora de recepción.

El registro de entrada es un proceso corporativo fundamental y obligatorio en

los organismos públicos se clasifican en:
- Cartas cerradas.
- Facturas.
- Comunicaciones bancarias.
- Circulares y anuncios publicitarios.
- Material impreso.
CORRESPONDENCIA DE SALIDA:
Es aquella que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior, datos
de correspondencia de salida:
- N° de registro.
- Ficha de salida.
- Tipo de documentos (carta, fax)
- Anexos.
- Remitente.
- Destinatario.
- Asunto.

CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Este control debe incluir la ejecución de procedimientos básicos:
 Revisión de la respuesta y, en su caso, corrección de términos de
respuesta.
 Registro de correspondencia de salida en un formato oficial o en el
sistema automatizado disponible asentado los siguientes datos:
 Nombre del funcionario al que se dirige la correspondencia;
 Cargo oficial, en su caso;
 La documentación firmada y, en su caso, con los anexos
que se remitan con ella
 Sellos, controles de salida y fechas actualizadas.
2.ARCHIVOS SEMIACTIVOS
Aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo
activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su
finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
duración del archivo Semiactivos (10 a 15 años)
¿Qué es la correspondencia y cómo se clasifica?
La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el
intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc.
En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del
comercio y de la industria.
Clasificación de la Correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características
propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una
clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Públicas y Privadas
Públicas: contienen información general a través de medios de comunicación
(prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y
oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de
negocios, periódicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras,
paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su
destino, se divide en:
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para
su entrega a su destinatario.
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del
telégrafo
Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas. Abiertas: No llevan signo de
puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las
abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signos de Puntuación
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
Por su extensión: Largas medianas y cortas
Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras
Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando contienen cien palabras
Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está
en redacción y presentación
Documentos del departamento personal
Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar cada empleado
y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra. Calendario de
trabajo: El calendario de trabajo determina los días que se trabajaran en la
empresa y la producción que deberá realizarse.

¿Qué es un contrato de compraventa?

Como su nombre indica un contrato de compraventa es cuando intervienen
dos partes, una el vendedor y otra el comprador, por un lado, el comprador se
obliga a pagar un precio por la cosa u objeto y, por otro lado, el vendedor se
obliga a la entrega de la cosa trasladando la propiedad.
El contrato privado de compraventa queda constituido en el momento que se
llega al acuerdo de la entrega del objeto y el precio, no sería necesario que se
hubiese hecho ya la entrega.
¿Qué es un contrato de arrendamiento?
El arrendamiento es un contrato y acción en el que una persona le cede a
otra, el uso y goce de un bien, obra o servicio, a cambio de un precio
determinado.
Las facturas de ventas:
Las facturas de venta es un documento que respalda las actividades
comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un
vendedor a su cliente.
Las facturas de compra: Una factura de compra es un documento
implementado que sirve para registrar casos de compra, ya que por el tipo de
negocio no están obligados a facturar electrónicamente.
Documentos Contables: Es un escrito que justifica y acredita una operación
contable, ya sea una factura, un recibo, un comprobante de pago o una letra
de cambio.
3.ARCHIVO PASIVO:
Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o
Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones. Son
todos aquellos archivos que tienen más de 6 años de antigüedad y pasan a
convertirse en archivos históricos, que se necesitaran para su consulta futura
por diferentes usuarios sin ser modificados, por ello se llama de “archivo
definitivo”
DOCUMENTOS FISCALES: Son comprobantes emitidos por el
controlador fiscal, para ser entregados a los compradores, prestatarios o
locatarios como constancias de cualquiera de las operaciones generadoras
de ingresos y relativas a la actividad del usuario

Archivo histórico. Instituciones de carácter público que tienen como

finalidad rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar,
custodiar y poner a disposición para la consulta pública, la documentación de
carácter archivística patrimonio documental. Se pueden almacenar
documentos históricos recibidos por donación, depósito, transferencia y
adquisición, conservación permanente y de relevancia para la historia y
memoria nacional, regional o local
DOCUMENTOS HISTORICOS:
 Las batallas y guerras
 Las leyes
 La biblia
 La historia de Huánuco
 Los héroes, etc.
EL EXPURGO:
El expurgo de documentos consiste en evaluar la documentación archivada
para determinar lo que ya no es necesario y destruirlo. Es un proceso que
debe realizarse de manera segura y certificada, para cumplir con todas las
normativas vigentes. Este expurgo puede hacerse a nivel particular o privado,
pero también a un nivel empresarial o de administración pública. El término
expurgo equivale a la destrucción de los documentos que ya no son
necesarios y hay que destruir.
PROCESO DEL EXPURGO: El proceso comienza cuando esos documentos
a expurgar se entregan a la empresa de destrucción de
documentación certificada en los contenedores con cierre de seguridad, por
los empleados de la empresa contratante del expurgo. Después, esos
contenedores se llevan a la empresa de destrucción y se ubican en un recinto
cerrado con control de acceso, donde solo pueden acceder los operarios
autorizados y encargados de la destrucción. La fase siguiente es destruir la
documentación en máquinas de la propiedad de la empresa destructora que
funcionan en sus instalaciones. ya hemos acabado el expurgo, trasladamos
los rollos de viruta a una a empresa autorizada para su reciclaje.
NORMATIVA DE EXPURGO DE DOCUMENTOS
El 25 de mayo del 2018 entró en vigor el nuevo RGPD, y el expurgo de
documentos se ha situado como una labor fundamental para las empresas e
instituciones. Porque si no se hace de forma legal, y se exponen
públicamente o a terceros documentos confidenciales, la empresa que
incumple puede sufrir sanciones de hasta 20 millones de euros o un
porcentaje de la facturación anual. La Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD), traduce a nuestro ordenamiento jurídico el Reglamento General de
Protección de Datos (RGPD) europeo El RGPD está desarrollado por Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y
garantía de los derechos digitales. Existen, además, unas normas que hablan
sobre el procedimiento de destrucción de documentos que son de obligado
cumplimiento para que este se desenvuelva de una forma adecuada y
segura. Esas normas sobre destrucción de documentos, para resumir, son la
DIN 66399, la norma ISO 27001 y la UNE 15713.

LAS VENTAJAS DEL EXPURGO DE DOCUMENTOS Y DE UNA GESTIÓN

DOCUMENTAL BIEN HECHA SON VARIADAS:

 Antes del proceso de destrucción, se tienen bien localizados los

documentos de la empresa, dónde están en cada momento y quien los
custodia, con lo que el acceso a ellos es más sencillo. Cuando ya se
inicia el proceso de destrucción, sabemos que los documentos serán
destruidos por la empresa destructora contratada.
 La empresa reduce su incertidumbre en la toma de decisiones diarias
respecto a los datos contenidos en esos documentos.
 Se ahorran costes de personal y tiempo utilizado en la búsqueda de
una documentación no identificada
 Se reduce coste de mantenimiento de instalaciones e y el espacio en
las mismas con la eliminación de la documentación y su traslado a una
empresa de destrucción
 Tener unas pautas claras respecto a los documentos que deben
guardarse y los que deben eliminarse o destruirse
 Al tener los documentos en un lugar concreto hasta su destrucción, se
controla también que se conserven los datos sensibles y
su confidencialidad.
 Identificación de los documentos que están obsoletos y pueden
destruirse.
 CONCLUSIÓN

 Activos: Mientras la utilización de un documento en la empresa es

frecuente, se guarda en el archivo activo.

 Semiactivos: Cuando la documentación sólo es consultada

esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el
Semiactivos.

 Pasivos: Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo

de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de
seis años que fija el código de comercio para guardar libros,
justificantes, correspondencia.

RECOMENDACIÓN:
Recomendar a las secretarias que deben de conocer este tema,
perfectamente porque es su trabajo de día a día saber todo acerca de los
pasos y como pasa del archivo activo a Semiactivos y por último al pasivo los
años de duración y sobre la normativa del archivo pasivo, Los documentos
deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia, o sea, como se
generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios
o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas
solo se pueden archivar documentos originales.

Es una obra de
OCEANO
GRUPOEDITORIAL
EQUIPOEDITORIAL
Subdirección ydirección deproducción: José AVidal
***
Dirección dela obra:M.V.Lahoz, secretaria de dirección.Directora comercial,Exportmanager
Adjunto:Antoniocarrero
Asesoría: Escuela desecretariado deCIC
Colaboradores: victoria caldera,Frederickestrada; Marta García
Coordinación Elosenda bachs
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J.María.AbogadoAsesorJurídico
M.M. Llavina Asesor Laboral
 Eduardo Miquel.IngenieroSuperior
Ramón PeñarrolloTécnico EspecializadoEnInstalaciónDeOficinasY Ergonomía
Redactores:
MariaR. Bru.Secretaria Diplomada.Licenciada En Filología
Isabel Nádalo.SecretariaDeDirecciónAbogada.
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 INFOGRAFIA:
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf
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https://www.gsijuman.es/archivo-concepto-tipos-y-funciones/
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https://atsgestion.net/conoce-los-tipos-de-archivos-que-existen/
https://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/
LA3_ENE_DIJU_ArchivoGeneral.pdf
https://www.normadat.es/noticias/que-son-los-archivos-pasivos-y-por-que-hay-que-
conservarlos-i
https://protecciondatos-lopd.com/empresas/expurgo-documentos/

GLOSARIO:
Obsoletos:  Que no se usa en la actualidad, que ha quedado claramente
anticuado.
Catalogar: Registrar y clasificar libros, documentos, monedas, objetos en
venta, etc., para formar un inventario de ellos o incluirlos en uno ya
elaborado.
Viruta: Tira fina y enrollada en espiral que sale de la madera o de un metal al
pulirlo o rebajarlo con algún instrumento cortante.

ANEXOS:
Historia General del Perú(Inca Garcilaso De La Vega)

Editorial Vda. de Andrés Barrera e Hijos

Ciudad Córdoba

País España

Fecha de publicación 1617