INSTRUCTIVO DE

ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS DE
CORRESPONDENCIA

INS-DS-UPL-ADM-EDC-01
Versión 01-2021
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Fecha de Aprobación: 01 de junio de 2021
1 DEFINICIONES

Constituye la relación escrita, testimonio,

Acta Administrativa asiento o constancia oficial de las acciones
administrativas realizadas.

Documento administrativo de decisión que

Acuerdo contiene una declaración de voluntad del
Superior en materia de su competencia.

Documento que da respuesta por escrito a

invitaciones o que se genera para invitar a
Carta
actividades realizadas por la institución,
dirigido a instituciones externas.

Documento que se genera para hacer

constar por escrito una realidad de hecho,
Certificación
o dar fe de la autenticidad de un
documento previamente emitido.

Documento dirigido por las máximas

autoridades de la institución, en el cual se
Circular
comunican avisos al personal para darles
conocimiento de algo.

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 Documento que se emite para dejar
constancia de la entrega o devolución de
algún documento, material, equipo de
Conocimiento cómputo o mobiliario de oficina ya sea
entre las dependencias administrativas de
la institución o bien de una misma
dependencia administrativa.

Documentos de consulta o apoyo

generados internamente o por entidades
Correspondencia
externas. Se usa como referencia para la
aplicación de un documento interno.

Opinión y juicio que se forma o emite

Dictamen sobre algo, relacionado a un expediente
administrativo en gestión.

Documento elaborado para facilitar y

Hoja de Instrucción agilizar el trámite interno de los
documentos en la institución.

Una hoja de trámite es un documento que

rige una acción o conjunto de acciones
Hoja de Trámite
destinadas a la consecución de un objetivo
particular.

Documento elaborado para la descripción,

Informe escrita, de las características y
circunstancias de un asunto.

Memorándum
Documento elaborado a lo interno de la
institución para exponer algo que debe
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 recordarse o tenerse en cuenta para una
acción o en determinado asunto.

Documento elaborado para notificar la

Nombramiento
designación de un empleado para realizar
alguna función relacionada a la institución.

Documento que se utiliza para establecer

por escrito instrucciones u órdenes
Oficio
referentes a los asuntos internos y
externos de la institución.

Documento elaborado por disposición

anticipada o prevención con la finalidad de
documentar los pasos a seguir dentro de
Providencia
un expediente administrativo, de acuerdo
al artículo 4 de la Ley de lo Contencioso
Administrativo.

Documento que se emite para poner fin a

una solicitud, por medio de una decisión
Resolución fundamentada en el orden legal vigente,
de acuerdo al artículo 4 de la Ley de lo
Contencioso Administrativo.

El vale es un título de crédito, por el cual la

persona que lo firma se reconoce deudora
Vale de otra, por el valor de bienes entregados
o servicios prestados y se obliga a
pagarlos.

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 1.1 Funciones de la Correspondencia

ARCHIVO
TIPO DE
No. DOCUMENTO OBJETO Y APLICACIÓN FOLIACIÓN DOCUMENTO
PAPEL
ORIGINAL

Constituye la relación escrita,

testimonio, asiento o constancia Hojas
oficial de las acciones movibles o Por defecto, el En la carpeta
administrativas realizadas. libro correlativo o el libro
Acta
Ejemplo de uso: autorizado autorizado por autorizado por
1. Administrativa
1. Constancia de acciones de por la Contraloría Contraloría
(ACTA)
personal Contraloría General de General de
2. Constancia de recepción de General de Cuentas Cuentas.
bienes o servicios como Cuentas.
combustible, entre otros.

Documento administrativo de
decisión que contiene una
Provisional: a
declaración de voluntad del Superior
lápiz
en materia de su competencia. Hojas de
Definitiva: a En el
Acuerdo Ejemplo de uso: papel fino
2. tinta o expediente
(ACUERDO) 1. Nombramientos membretado,
numeradora original.
2. Remociones pre-impreso.
automática.
3. Ascensos
Declaración de disposiciones
normativas internas.

3. Carta Documento que da respuesta por Hoja de Provisional: a Carpeta

(CAR) escrito a invitaciones o que se papel bond lápiz específica de
genera para invitar a actividades impresa en Definitiva: a comunicacion
realizadas por la institución, dirigido negro que tinta o es externas.
a instituciones externas. cumplan con numeradora
Ejemplos de uso: los automática.
1. Invitaciones a cursos de la elementos
Academia. básicos de
2. Invitaciones a reuniones formato.

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 Hoja de
papel fino
membretado,
informativas.
o impresión a
Respuesta a invitaciones recibidas.
color cuando
sea uso
externo.

Documento que se genera para

hacer constar por escrito una
realidad de hecho, o dar fe de la
Hojas de Se emite para
autenticidad de un documento
papel bond entregas
previamente emitido. Definitiva: a
cumpliendo externas, no
Certificación tinta o
4. con los constituyen
(CRT) Ejemplo de uso: numeradora
elementos documentos
1. Actuaciones de un automática.
básicos de para archivo
expediente administrativo
formato. interno.
(entrega de bienes, tarjetas
de responsabilidad, relación
laboral, entre otros).

Documento dirigido por las máximas

autoridades de la institución, en el Hojas de Se emite para
cual se comunican avisos al personal papel bond entregas
Definitiva: a
para darles conocimiento de algo. cumpliendo externas, no
Circular tinta o
5. Ejemplos de uso: con los constituyen
(CIR) numeradora
1. Uso de comedor. elementos documentos
automática.
2. Medidas de prevención. básicos de para archivo
Medidas de control de ingreso, entre formato. interno.
otros.

Documento que se emite para dejar Hojas de Definitiva: a En poder de la

constancia de la entrega o papel bond tinta o persona que
Conocimiento
6. devolución de algún documento, cumpliendo numeradora entrega el
(CON)
material, equipo de cómputo o con los automática. bien.
mobiliario de oficina ya sea entre las elementos

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 dependencias administrativas de la
básicos de
institución o bien de una misma
formato.
dependencia administrativa.

Opinión y juicio que se forma o emite

sobre algo, relacionado a un
expediente administrativo en gestión.
Ley de lo Contencioso Hojas de
Provisional: a
Administrativo. Artículo 3. Forma. papel bond
lápiz En el
Las resoluciones administrativas cumpliendo
Dictamen Definitiva: a expediente
7. serán emitidas por autoridad con los
(DIC) tinta o administrativo
competente, con cita de las normas elementos
numeradora relacionado.
legales o reglamentarias en que se básicos de
automática.
fundamenta. Es prohibido tomar formato.
como resolución los dictámenes que
haya emitido un órgano de asesoría
técnica o legal.

Documento elaborado para facilitar y

agilizar el trámite interno de los
documentos en la institución.
Hojas de
Ejemplos de uso: papel bond o
Provisional: a
1. Elaborar proyectos de formatos pre-
lápiz
Hoja de respuesta impresos,
Definitiva: a Carpeta
8. Instrucción 2. Tramitar lo que se solicita que cumplan
tinta o específica.
(HIN) 3. Estudio y opinión técnica con los
numeradora
4. Atender lo solicitado elementos
automática.
5. Sacar fotocopias básicos de
6. Archivo formato.
7. Conocimiento y efectos
Otros (que no corresponda una
orden).

Hoja de Es un documento que rige una Hojas de Definitiva: a Carpeta

9.
Tramite acción o conjunto de acciones papel bond o tinta o específica

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 formatos pre-
destinadas a la consecución de un
impresos,
objetivo particular.
que cumplan
Ejemplos de Uso: numeradora
(HTR) con los
1. Cuando se envía a una automática.
elementos
dirección, y ellos deben
básicos de
realizar otro proceso.
formato.
Documento elaborado para la
descripción, escrita, de las
características y circunstancias de un
asunto.

Ejemplos de uso:
Hoja de
1. Hechos de tránsito.
papel bond
2. Eventualidades o incidentes
impresa en
varios.
negro que
3. Reporte de noticias.
cumplan con
4. Hechos administrativos.
los
5. Inspecciones al sistema de
elementos
carrera y disciplinario. Definitiva: a
básicos de
Informe 6. Inspecciones de registro y tinta o Carpeta
10. formato.
(INF) control de personal, armas, numeradora específica.
vehículos e información. automática.
Hoja de
7. Informe de monitoreo de
papel fino
medios de la Dirección de
membretado,
Información.
o impresión a
8. Informe elaborado por la
color cuando
Dirección de Asuntos
sea uso
Internos de las evaluaciones
externo.
poligráficas.
Reuniones de coordinación
interinstitucional.
Nota: El contenido de los informes
se va adaptar a la información de
cada Dirección.

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 Documento elaborado a lo interno de
la institución para exponer algo que
debe recordarse o tenerse en cuenta
para una acción o en determinado Hojas de
asunto. papel bond
Definitiva: a
Ejemplo de uso: que cumpla
Memorándum tinta o Carpeta
11. 1. Recordar el uso del con los
(MEM) numeradora específica.
uniforme. elementos
automática.
2. Recordar la toma de básicos de
medidas sanitarias y de formato.
seguridad institucional.
3. Recordar las instrucciones
dadas con anterioridad.

Documento elaborado para notificar

la designación de un empleado para
realizar alguna función relacionada a
la institución.

Hojas de
Ejemplos de uso:
papel bond
1. Comisiones de seguridad. Definitiva: a
que cumpla
Nombramiento 2. Comisiones de protocolo. tinta o Carpeta
12. con los
(NOM) 3. Comisiones varias. numeradora específica.
elementos
automática.
básicos de
Excepción: se excluye de este
formato.
documento aquellos nombramientos
para juntas de cotización y licitación,
en virtud que éste debe hacerse a
través de una resolución, de acuerdo
a lo establecido en la ley específica.
13. Oficio Documento que se utiliza para Hoja de Provisional: a Carpeta
(OFI) establecer por escrito instrucciones u papel bond lápiz específica.
órdenes referentes a los asuntos impresa en Definitiva: a
internos y externos de la institución. negro que tinta o
cumplan con numeradora
Ejemplos de uso: los automática.

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 elementos
básicos de
formato.
1. Responder consultas de
Hoja de
otros entes, órganos o
papel fino
unidades administrativas.
membretado,
2. Solicitar informes.
o impresión a
Transmitir órdenes a nivel interno.
color cuando
sea uso
externo.
Documento elaborado por
disposición anticipada o prevención
con la finalidad de documentar los
pasos a seguir dentro de un
expediente administrativo, de
Hoja de
acuerdo al artículo 4 de la Ley de lo Provisional: a
papel bond
Contencioso Administrativo. lápiz
que cumpla
Providencia Ejemplo de uso: Definitiva: a Expediente
14. con los
(PRO) 1. Dar trámite a una solicitud de tinta o relacionado
elementos
información pública. numeradora
básicos de
2. Admitir para su trámite automática.
formato.
cualquier solicitud externa
que reciba la institución.
Solicitar a otra unidad que efectúe
alguna acción para conformación del
expediente administrativo.

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 Documento que se emite para poner
fin a una solicitud, por medio de una
decisión fundamentada en el orden
legal vigente, de acuerdo al artículo 4
de la Ley de lo Contencioso
Administrativo.
Hoja de
Provisional: a
papel bond
Ejemplo de uso: lápiz
que cumpla
15. Resolución Definitiva: a Expediente
con los
(RES) 1. Solicitud de reposición o tinta o relacionado
elementos
pago de bien. numeradora
básicos de
2. Solicitud de acceso a la automática.
formato.
información pública.
3. Gestiones dentro de
expedientes de cotización o
licitación.
Gestiones administrativas por
modificaciones presupuestarias.
Hojas
movibles
El vale es un título de crédito, por el autorizadas
cual la persona que lo firma se por la Por defecto, el
reconoce deudora de otra, por el Contraloría correlativo
valor de bienes entregados o General de autorizado por Carpeta
16. Vale
servicios prestados y se obliga a Cuentas que Contraloría específica
pagarlos. cumplan con General de
los Cuentas
Su uso es exclusivo de Caja Chica. elementos
básicos de
formato.

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2 ANEXOS
2.1 ACUERDO

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CARTA

CAR-XX-XX-XX-01-2021

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2.2 CERTIFICACIÓN

CRT-XX-XX-XX-01-2021

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2.3 CIRCULAR

CIR-XX-XX-XX-01-2021

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2.4 CONOCIMIENTO

CON-XX-XX-XX-01-2021

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2.5 DICTAMEN

DIC-XX-XX-XX-01-2021

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HOJA DE INSTRUCCIÓN

DCC-XX-XX-XX-01-2021

HIN-XX-XX-XX-01-2021

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2.6 HOJA DE TRÁMITE

HTR-XX-XX-XX-01-2021
HTR

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2.7 INFORME

INF-XX-XX-XX-01-2021

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2.8 MEMORÁNDUM

MEM-XX-XX-XX-01-2021

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2.9 NOMBRAMIENTO

NOM-XX-XX-XX-01-2021

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OFICIO

OFI-XX-XX-XX-01-2021

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PROVIDENCIA

PRO-XX-XX-XX-01-2021

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RESOLUCIÓN

RES-XX-XX-XX-01-2021

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VALE CAJA CHICA

VALE No.

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