CRITERIOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO

1) Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad

corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).

2) Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje

comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.

3) Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no

tienen cabida en el lenguaje administrativo.

4) En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un

título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su
receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación,
diligencia, nota interior, etcétera).

5) Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la

tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder
de la Administración.

6) En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se

incluirán instrucciones claras y concisas.

7) El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la

dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que
el destinatario pueda ponerse en contacto.

8) Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se

atenderá a la forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no
marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se
alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
9) Los documentos básicos de información deberán contar con versiones
simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de
comprensión escrita.

10) La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la

denominación completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.

11) En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los
espacios destinados para que rellene el interesado.

12) En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de

disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su
posterior archivo.

13) Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del

texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con
márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos
recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para
el diseño de los impresos.

14) Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al
destinatario (para la Administración, para el interesado, para el banco,
etcétera).

15) El número de
ejemplares se
adecuará a las
necesidades objetivas,
por lo que se evitarán
tiradas excesivas y no
justificadas.
 TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

 Los textos administrativos son muy diversos, ya que pueden ser públicos o
privados y varían en su estructura, así como de acuerdo a su intención práctica.
 Hay diez tipos más frecuentes, que se detallan a continuación:

INSTANCIA o Se emplea para hacer una petición o demanda en alguna

SOLICITUD administración. Normalmente se encuentran modelos
oficiales normalizados.

CERTIFICADO En este documento una autoridad da fe de un hecho o de

una circunstancia administrativa a requerimiento del
interesado. Generalmente es extendido por un secretario
con el visto bueno del presidente o del director.

ACTA En ella se da cuenta de determinados hechos o

circunstancias. Es frecuente que sirva para dejar constancia
de deliberaciones y acuerdos que se adoptan por parte de
un colectivo, una asamblea, etc. Debe ser aprobada por la
mayoría de los asistentes. Si existe alguna discrepancia, se
muestra en una diligencia.
Son típicas las actas notariales.

CIRCULAR Orden, carta o aviso por el que una autoridad se dirige a

órganos inferiores para transmitirles una directriz. Debe ser
breve y sencilla.

OFICIO Se emplea para la comunicación entre distintas

administraciones o departamentos. Si estos pertenecen a
un mismo órgano o entidad se denomina nota interior.

SALUDA En este documento una autoridad invita a algún acto

protocolario.

DECLARACIÓN Este documento puede acompañar a una solicitud para que

JURADA (O conste su veracidad.
PROMETIDA)

CURRÍCULUM VITAE Documento que acompaña a una solicitud o instancia para

que consten los méritos del demandante de un acto. En él
aparecen las titulaciones, cursos o experiencias de quien
argumenta a su favor.

CARTA COMERCIAL Es la misiva que se dirige a una administración

 normalmente privada y que contiene una demanda, oferta,
modificación, etc. La actividad a que se refiere está
regulada por el Derecho Mercantil.

INFORME Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como es el

caso del informe médico. Puede referirse también al
terreno administrativo cuando informa acerca de una
operación comercial.

 Entre los documentos de empresa se incluye también el llamado comunicado

de empresa. Hay otros textos administrativos menos frecuentes que los ya
citados. Son los siguientes:

ANUNCIO En este texto, una autoridad o administración pública

expone informaciones de interés general, como subastas,
convocatorias, etc.

EDICTO Mandato publicado por una autoridad, generalmente un

magistrado. Suele publicarse en diarios oficiales.

ACUERDO Resolución que se adopta en las reuniones colegiadas,

tribunales, comunidades o juntas. Pueden incluirse en las
actas o redactarse por separado. Los más transcendentes
son los que toman los Consejos de Ministros.

CONTRATO Texto que recoge un pacto o un convenio entre dos

personas, colectivos o instituciones (que son las partes
contratantes), que se comprometen al cumplimiento de
una serie de obligaciones. Son muy frecuentes, por
ejemplo, los de compraventa.

OBLIGACIÓN Documento notarial o privado en que se reconoce una

deuda y se promete su cumplimiento. Su contenido se
sustenta en el Derecho Civil o Mercantil.

ESCRITURA Documento público en el que el notario da fe de

otorgamiento, permiso, etc., por parte de una persona o un
colectivo a favor de otra persona o colectivo. Se inscribe en
el Derecho Notarial.

CARTA DE PAGO Documento privado en el ámbito del Derecho civil. El

acreedor reconoce en ella haber recibido en parte o
totalmente lo que se le debía.

RECLAMACIÓN Con este documento elevamos una queja sobre alguna

 actuación administrativa. Se dirige a la autoridad que
gobierna en la institución a la que se dirige.

REQUERIMIENTO Aviso o apelación que se dirige a una persona o institución

para exigirle la ejecución, satisfacción de un derecho o cese
de una actividad contraria a derecho. Suele hacerse bajo fe
notarial. Puede ser judicial.

RECURSO Con él se reclama contra alguna resolución que se

considera lesiva. El recurso administrativo ordinario se
dirige a un órgano administrativo y el contencioso-
administrativo a un órgano judicial.

AUTORIZACIÓN Documento por el que una autoridad permite una

actuación concreta a un ciudadano o a un grupo.

DENUNCIA Escrito por el que se da cuenta a la autoridad competente

de la comisión de una falta o delito.

PODER Documento en el que consta la cesión o concesión de la

capacidad que una persona da a otra para que pueda
actuar en su nombre. Si se hace ante notario tiene mayor
fuerza resolutiva.
El que recibe el poder es el apoderado y el que lo
confiere poderdante.

TESTAMENTO Documento en el que consta la última voluntad de una

persona (el testador). Suele recoger el fin que se debe dar a
bienes, aunque atiende también otros asuntos para
después de la muerte.
CARACTERÍSTICAS
Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se
refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo:

a) La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información.

Los documentos pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto escrito
(manuscrito, mecanografiado o impreso); también pueden ser iconográficos (mapas, planos,
dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e informáticos (generados en el entorno de
los ordenadores: disquetes, CD ROM,
etc.).

b) El soporte: En la Administración
ha sido predominante -y sigue siéndolo-
el documento de texto sobre el soporte
de papel, hasta el punto de identificar el
documento administrativo con el
documento escrito. Pero la implantación
de las nuevas tecnologías requiere
alternativas modernizadas para el
ejercicio del servicio público. Aunque la
pervivencia de la escritura como código
de transmisión parece asegurada, los
nuevos soportes requieren
codificaciones diferentes de la escritura -los códigos de barras, por ejemplo- para ser
descodificados y entendidos por el destinatario.

c) Emisión: Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio

de sus competencias. Pese a la gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen
en la actividad administrativa -sus solicitudes, alegaciones o recursos inician e
impulsan los procedimientos- no pueden considerarse documentos administrativos, ya
que carecen del elemento subjetivo.

BIBLIOGRAFIAS:

 https://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/Publicaciones-
oficiales-y-documentos-administrativos/Documentos-Administrativos-
basica.html#:~:text=Qu%C3%A9%20son%20los%20documentos
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 https://estaticos.sterm.org/spublicos/documentos/CARM/C2-TEMA-9.pdf

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 http://letras-littera.blogspot.com/2016/09/tipos-de-documentos-
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 https://www.google.com/search?q=documentacion+administrativa&hl=es-
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 https://www.google.com/search?
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cCegQIABAA&oq=DOCUMENTOS+ADMINISTRATIVOS+DE+DECISION
+DIBUJO&gs_lcp=CgNpbWcQA1DyEVi1HWDxH2gAcAB4AIABS4gBtwSS
AQE5mAEAoAEBqgELZ3dzLXdpei1pbWfAAQE&sclient=img&ei=-
9n6YqzJAs3x5OUPhPub4AI&bih=657&biw=1360&hl=es-
419#imgrc=N5zYXDMjVPCJEM
 CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISION:

Contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración.

 Acuerdo: recoge las decisiones de un

órgano de la Administración a lo largo
de la tramitación de un procedimiento
administrativo y siempre anteriores a la
resolución del mismo.

 Resolución: recoge las decisiones de un

órgano de la Administración y pone fin
a un procedimiento administrativo.

2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISION:

Comunican la existencia de actos o hechos.

1.- Por la relación que existe entre el emisor y el destinatario de la

información:

 Internos: Emisor y destinatario son

órganos que pertenecen a una
misma organización administrativa.

 Externos: el destinatario es un
ciudadano o un órgano que
pertenece a una organización
administrativa diferente de aquella
en la que está integrado el emisor.

2.- Por su contenido:

 Notificación: comunica al interesado/s en un procedimiento

administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y
derechos.
 3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONFIANZA:
Tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos. En función del objeto
de la acreditación, se pueden clasificar en tres categorías:

 Acta: son documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o

acuerdos. Un ejemplo en la actividad
administrativa lo encontramos en el
acta de las reuniones de los órganos
colegiados.

 Certificado: son documentos que dan

fe de un hecho, del contenido de un
documento o de las circunstancias que
constan en un archivo o registro.

 Certificados producidos por

silencio administrativo: son
documentos que emite un órgano
administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento
administrativo y que acredita la existencia y los efectos de un acto
administrativo producido por silencio administrativo.

4. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO:

Su finalidad es proporcionar a los órganos administrativos asesoramiento, datos,
valoraciones y opiniones necesarios para la
toma de decisiones
1.- Por la obligación de solicitarlos:

 Informes preceptivos: es obligatorio

solicitarlos porque así lo exige una
norma.
 Informes facultativos: no es obligatorio
solicitarlos.
2.- Por la vinculación con su contenido:
  Informes vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en
cuenta el contenido del informe.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

 Los documentos administrativos son el resultado de la actividad

administrativa que llevan a cabo los órganos de la Administración
en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan
las normas.

FUNCIONES:
Tienen dos funciones principales:

 Constancia: aseguran la conservación de los actos de la

Administración, acreditan sus efectos y garantizan el derecho de
acceso y consulta a los mismos.

 Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de

la Administración al ciudadano y a otros organismos públicos.