UNIDAD 1

• OBJETIVO
• Reconocer las distintas clases, estructuras
y características de los documentos
empleados en la tramitación de los
procedimientos comunes del contexto
administrativo, tanto público como
privado.
. INTRODUCCIÓN A LOS DOCUMENTOS

Inicialmente, es preciso señalar la importancia de la Ley 594 de

2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Esta ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado. Tiene como ámbito de aplicación a la administración pública
en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen
funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.

En este orden de ideas, se presentan las conceptualizaciones de

documento y las de sus diferentes clases.
DOCUMENTO: Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba
o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter
histórico, oficial o legal. (Sánchez Alonso, 2019)

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Según el Congreso de Colombia (2000) lo define

como el registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. Se define como la combinación de un

soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba
o para consulta.

FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Dos son las funciones

que cumplen los documentos: la de constancia y la de comunicación.
 FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS.
Dos son las funciones que cumplen los documentos:
la de constancia y la de comunicación.

COMUNICACIÓN
• Es prueba de
existencia. • Es medio de
• Es testimonio y comunicación
justificación. con los demás.

CONSTANCIA
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

Las características de los documentos pueden dividirse en externas e

internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido
sustantivo: CLASE: ESCRITOS,
ICONOGRÁFICOS,
SONOROS.
EXTERNAS

SOPORTE: EL PAPEL Y
LA DIGITALIZACIÓN.

CARACTERÍSTICAS EMISIÓN: PRODUCIDO

POR UN ÓRGANO
ADMINISTRATIVO.

PRODUCCIÓN DE
INTERNAS EFECTOS. SIRVE DE
SOPORTE.

FORMALIZACIÓN:
AUTENTICIDAD
MEDIANTE UNA
FIRMA.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos pueden clasificarse según la perspectiva

de estudio que se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje
administrativo y la redacción de documentos de la Administración, se han
propuesto distintos criterios de clasificación. Estas son:

SEGÚN LOS PARTICIPANTES EN LA RELACIÓN ADMINISTRATIVA

SEGÚN LA NORMATIVIDAD DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO
SEGÚN LA FASE DEL PROCEDIMIENTO EN QUE SE PRODUCEN
SEGÚN LA DECLARACIÓN QUE CONTIENEN

Esta clasificación parte de la base de que cada documento contiene una

declaración, una manifestación de un órgano administrativo para cumplir un fin
concreto: decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer
actuaciones. Así pues, se establecen cuatro categorías de documentos.
TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS SEGÚN LA DECLARACIÓN QUE
CONTIENEN

TIPOS DEFINICIÓN CLASIFICACIÓN

DOCUMENTOS DE Contienen una declaración de Acuerdos

DECISIÓN voluntad de un órgano Resoluciones
administrativo sobre materias
de su competencia.

DOCUMENTOS DE Comunican la existencia de Notificaciones

TRANSMISIÓN hechos o actos a otras Anuncios
personas, órganos o entidades. Oficios
Notas interiores
Cartas

DOCUMENTOS DE Contienen una declaración de Actas

CONSTANCIA conocimiento de un órgano Certificados
administrativo, persona o Diligencias
entidad pública o privada, cuya
finalidad es la acreditación de
actos, hechos o efectos.

DOCUMENTOS DE JUICIO Contienen una declaración de Informes

juicio de un órgano Propuestas
administrativo, persona o
entidad, sobre las cuestiones de
hecho o jurídicas que sean
objeto de un procedimiento
administrativo.