ENTIDADES - EMPRESAS DISTRIBUCION
El objetivo de la correspondencia interna En esta actividad se realiza el
SNR es la de realizar la distribución y entrega
(SUPERINTENDENCIA de los documentos provenientes de los
usuarios internos generados en la
DE NOTARIADO Y entidad, para que lleguen con exactitud,
de manera oportuna y confiable a los
REGISTRO) destinatarios en la misma.
Las entidades deberán establecer de
acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión
HOSPITAL DEL SUR documental y los programas de
conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos.
Para la distribución de la
documentación, la oficina de
correspondencia y archivo de la
universidad tiene dispuestos los
servicios de recorrido interno y
UNIVERSIDAD DE mensajería las cuales operan bajo
LOS LLANOS los siguientes parámetros:
• Recorrido interno
• Recorrido externo
TRAMITE
Para el direccionamiento de la
principal punto de control de la
documentación recibida, ya que se
verifica si durante todo el proceso se
realizó de forma adecuada al revisar
la calidad del documento
escaneado, anexos completos,
nombres, datos y números acordes
al sistema. Es importante que todo
se haya realizado de manera
correcta ya que de este punto se
dispone a ser enviado a la persona o
área encargada de gestionar y dar
trámite al documento.
Las unidades de correspondencia
deberán contar con personal
suficiente
y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan
recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las
comunicaciones
de carácter oficial, mediante
servicios de mensajería interna y
externa, fax,
correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las
solicitudes
presentadas por los ciudadanos y
que contribuyan a la observancia
plena
de los principios que rigen la
administración pública.
Se entiende como un proceso
archivístico encaminado al
eficiente, eficaz y efectivo
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por una entidad,
desde su origen hasta su
destino final con el objetivo
de facilitar su producción,
tramite, utilización y manual para su elaboración, e
conservación.
DESPACHO
documentación de las Oficinas de
Registro van dirigidas para las áreas
de Despacho, Grupo administrativo,
Grupo jurídico, Grupo operativo y
correcciones, donde estas áreas no
cuentan con siglas establecidas en el
Sistema de Gestión Documental.
Con los archivos centrales se
pretende mantener un sistema de
archivo
total, en el cual se pueda recuperar la
información en el momento preciso,
en él se guarda, localiza y consulta
toda la información producida y
recibida por la entidad, allí se unifican
los criterios para el manejo de la
información, se controla el recibo y
despacho de la correspondencia
Una vez cada dependencia ah
recibido la correspondencia,
procede a dar el trámite
respectivo, la mayoría de las
comunicaciones generan una
respuesta, la cual es elaborada
por la dependencia que le esta
dando tramite, siguiendo las
normas ya descritas en este
original y dos copias, las cuales
son firmadas por el jefe
respectivo.