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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EMPRESARIAL FRUMAR

APRENDICES:

Luz Mery Gómez Vargas

Esther Hernández López

Laura Daniela Ladino Gómez

Karen Liseth Lindarte Rodríguez

Elian Felipe Palomo Romero

Ficha

2144940

Instructora:

Marisol Corredor Cupitra

Programa:

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

Tecnólogo En Gestión Administrativa

Centro Gestión Administrativa Sena

Bogotá D.C. 24 de agosto 2021

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Tabla de contenido
Introducción………………………………………………………………………………....…..4
Objetivos………………………………………………………………………………………...5
Alcance…………………………………………………………………………………………..6
Planeación……………………………………………………………………………….............7
1. Fortalecer el Ciclo de Recepción de Documentos
1.1.Recepción de Documentos……………………………………………………………...8
1.2.Actividades de Recepción ……………………………………………………………...8
1.3.Marco Normativo…………………………………………………………………….…9
1.4.Concepto Radicación…………………………………………………………………..12
1.5.Actividades Radicación………………………………………………………………..12
1.6.Documentos Que No Se Radican………………………………………………….…..13
1.7.Marco Normativo de Radicación……………………………………………………...14
1.8.Recursos Tecnológicos Utilizados Para Recibo De Documentos………………..……15
1.9.Formato De Recepción De Documento Externo……………………………………....16

2. Fortalecer El Ciclo De Distribución De Documentos

2.1.Distribución de Documentos…………………………………………………………..17
2.2.Marco Normativo……………………………………………………………………...17
2.3.Actividades de Distribución…………………………………………………………...17
2.4.Formato De Distribución Correspondencia Externa…………………………………..19
3. Fortalecer El Trámite Y Gestión De Documentos
3.1.Tramite Y Gestión De Documentos…………………………………………………..20
3.2.Marco Normativo……………………………………………………………………..20
3.3.Actividades Tramite De Documentos………………………………………………...24
3.4.Formato De Control De Préstamo De Documentos Internos……………………….. 26
4. Fortalecer El Proceso De Organización De Documentos…………………………27

5. Clasificación De Documentos

5.1.Concepto………………………………………………………………………….….30
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5.2.Actividad de Clasificación de Documento………………………………………………………..…….31

5.3.Normatividad Acuerdo AGN 042 De 2002………………………………………….…………..…….32

6. Organigrama…………………………………………………………………………35
7. Agrupaciones Documentales De La Empresa: Fondo,
Una Sección, Una Subsección………………………………………………………...…36
8. Serie, Subserie Y Tipos Documentales De La Respectiva Función………….…...37
9. Ejemplo Qué Es El Principio De Procedencia……………………………….…....38
10. Tabla de Retención
10.1. Concepto………………………………………………………………………………………….….…..40

10.2. Normatividad Acuerdo AGN 039 de 2002- capítulo 4………………………….…….42

Glosario……………………………………………………………………………….…….44

Bibliografías………………………………………………………………………….……..48
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INTRODUCCIÓN

Este proyecto se realiza con el objetivo de aplicar correctamente la gestión documental dentro la
empresa Frutos del mar, a fin de mantener el orden adecuado según la normatividad que rige el
hacer archivístico y de acuerdo al organigrama empresarial.

De igual forma se busca fortalecer el ciclo de recepción, distribución, tramite y gestión adecuada
de los documentos. Así mismo, ampliar el conocimiento necesario sobre el marco normativo y de
esta misma manera diseñar y establecer los formatos adecuados para la recepción, distribución y
tratamiento de documentos con el fin de tener un archivo empresarial organizado, evitando así los
fondos acumulados y la perdida de documentos importantes para la compañía.
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OBJETIVOS

OBEJTIVO GENERAL
Fortalecer la organización de documentos que se realiza en la empresa Frutos del Mar Pescados y
Mariscos S.A.S. al momento de realizar múltiples actividades enfocadas en la gestión
documental, determinando sus características, su utilidad y las estrategias que se deben realizar
para fortalecer estos procesos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Aplicar los criterios de calidad que se desarrollan a la hora de realizar cada uno de los
múltiples procesos como lo son la recepción, la producción y la distribución de
documentos.

• Evaluar cada una de las actividades que se realizan realizando un seguimiento donde se
determine si la entidad está cumpliendo con cada uno de los ítems necesarios en el
contexto administrativo, legal, funcional y técnico.

• Verificar si se están implementando los diferentes medios tecnológicos de manera

apropiada, con el fin de facilitar los múltiples procesos documentales.

• Renovar múltiples procesos con el fin de optimizar tiempo en la búsqueda de archivos

determinando diferentes estrategias que fortalezcan el ciclo de distribución de
documentos.
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ALCANCE

Este entregable va dirigido a la empresa Frutos del Mar Pescados y Mariscos S.A.S. con el fin
de dar a conocer los diferentes procesos que se realizan en la gestión documental y evaluar si
actualmente la empresa está realizando esta actividad de manera positiva o si se deben plantear
diferentes estrategias para que la empresa ejecute dichas funciones de forma efectiva.
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PLANEACIÓN

se busca diseñar un plan de trabajo apoyado en formatos de gestión documental de acuerdo a las
normas establecidas, que le permita a FRUMAR S.AS, la manipulación y conservación adecuado
de la documentación empresarial.

Realizado por medio de un registro para que haya vinculación de un trámite, la distribución tanto
interna como externa, con sus respectivas actuaciones, la disponibilidad, recuperación y acceso
para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los tramites hasta la solución de los
asuntos, con el fin de evitar posibles silencios administrativos o algún tipo de sanción por mal
manejo de la información.

Esta manipulación documental se llevaría registrada por medio de formatos de recepción

distribución y tramite de documentos archivísticos.
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1. Fortalecer el Ciclo de Recepción de Documentos:

1.1. Recepción de Documentos: Es un conjunto

de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los

documentos que son redimidos por una persona

natural o jurídica. En este sentido, entonces, el

Proceso de Recepción de Documentos estaría

básicamente dirigido a dotar al personal a cargo de la

metodología necesaria para recibir, clasificar y dar

curso correcto a los distintos documentos.

1.2. ACTIVIDADES RECEPCIÓN

Recepción de Documentos: Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el

propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

• Identificación de medios de recepción: Mensajería, Fax, correo electrónico, correo

tradicional, página web etc.
• Recibo de documentos oficiales.
• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
• Constancia de recibo (Sello reloj radicado)
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1.3. MARCO NORMATIVO:

ACUERDO 060
ARTÍCULO PRIMERO: Desarrollar lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de comunicación de las entidades públicas y privadas que desempeñan funciones
públicas cumplir con los planes de gestión documental.

ARTÍCULO SEGUNDO: Se definen los siguientes conceptos:

➢ Archivo electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos, que se producen y

archivan de acuerdo con la estructura funcional orgánica del productor.

➢ Comunicaciones Oficiales: Son todos contenidos recibidos o generados durante el

desarrollo de una función legalmente asignada a la entidad.

➢ Correspondencia: Son todas comunicaciones privadas que llegan a la entidad a título

personal, independientemente de que mencionen el cargo de funcionario o no. No generan
trámites para instituciones.

➢ Documento electrónico de archivo: Es un registro de información generada, recibida,

almacenada y difundida por medios electrónicos, y se retiene en estos medios durante su
ciclo de vida.

➢ Documento Original: Es la principal fuente de información y cuenta con todas las

características que garantizan su autenticidad e integridad.

➢ Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de

su cargo o con su intervención.
➢ Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

➢ Registro de Comunicaciones oficiales: Es el encargado del procedimiento por medio el cual

las entidades ingresan datos de la correspondencia producidas y recibas como el nombre de
la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)

➢ Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos.
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➢ Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales.

ARTÍCULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:

Regionales - sedes.

PGD y de conservación

Contar con personal suficiente, capacitado y medios para el trámite de las comunicaciones de

carácter oficial que faciliten la atención de las solicitudes.

Artículo Cuarto: Firmas Responsables: funcionarios autorizados - unidades de

correspondencia - radicación.

Artículo Quinto: Procedimientos para la Radicación de Comunicaciones Oficiales:

Reserva números, números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Numeración
consecutiva, entrega copia radicada. Cada año inicia a partir de uno. Errores radicación: anular
- firma jefe unidad correspondencia.

Artículo Sexto: Numeración de actos administrativos: No se reservan, tachan o enmiendan.

No se numeran si no están debidamente firmados. Errores en la numeración: por escrito - jefe
dependencia asignada.

Artículo Séptimo: Comunicaciones internas: Establecer controles y procedimientos -

seguimiento - códigos dependencias, numeración consecutiva y consulta, ya sean manuales o
automatizados.

Artículo Octavo: Control de comunicaciones oficiales: Unidades correspondencia -

planillas, formatos y controles manuales o automatizados - recepción de los documentos -
servicios de alerta para seguimiento tiempos de respuesta comunicaciones recibidas.
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Artículo Noveno: Conservación documental: Permanencia y durabilidad de los soportes,

NTC 4436 para papel (gramaje entre 75 y 90 90 g/m2, libre ácido y lignina), y la NTC 2676
para soportes digitales.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán

adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de

almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Artículo Décimo: Comunicaciones oficiales recibidas: Revisar destino, anexos, firmas,

fecha, dirección. Sin firma: anónima - radicar.

Artículo Décimo Primero: Comunicaciones oficiales enviadas: Máximo original y dos

copias-primera copia oficina productora; segunda, consecutivo correspondencia - TRD.

Artículo Décimo Segundo: Comunicaciones oficiales vía fax: Reproducir papel y destruir
papel químico - durabilidad. Teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención documental.

Artículo Décimo Tercero: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Este artículo
se relaciona de acuerdo la Ley 527 de 1999 la cual define el uso de los mensajes de datos
comercio electrónico.

Artículo Décimo Cuarto: Imagen corporativa: Las entidades establecerán en sus manuales
de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en
cuenta las normas ICONTEC.

Artículo Décimo Quinto: Horarios de Atención al Público: Informarán el horario de

atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
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Artículo 15 Constitución Política de Colombia

En la recolección, tratamiento y circulación de datos respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con

las formalidades que establezca la ley.

1.4. Concepto Radicación: Es el procedimiento

por medio del cual, la entidad asigna un número

consecutivo, a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora

de recibo o de envío, con el propósito de oficializar

su trámite y cumplir con los términos de

vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día

siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la

Nación).

1.5. ACTIVIDADES RADICACIÓN

La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida. Solo se radican cartas,

memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo la

salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte

de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria institución.

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• Asignación de consecutivo, fecha y hora

• Impresión de rótulo de radicación
• Relación entre los documentos recibimos y enviados
• Registro impreso de planillas de radicación y control
• Elaboración de estadísticas

1.6. DOCUMENTOS QUE NO SE RADICAN

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información

personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga
escrito el cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se
fecha en el sobre.

2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.

3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.

4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.

5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración
en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través
del correo.
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1.7. MARCO NORMATIVO

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del archivo general de la nación: “radicación es el
procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o del
envío”.

Actividad Registro

Forma Automatizada- Programa: Almacenar y mantener actualizada la información de la

correspondencia recibida y despachada.

Forma Natural: Número de registro, fecha de elaboración y recibo, ciudad origen, persona o
entidad que la envía y el asunto.

• Recibo de documentos oficiales.

• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
• Constancia de recibo.
• Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
• Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
• Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
• Número de radicación,
• Nombre del funcionario responsable del trámite,
• Anexos
• Tiempo de respuesta (Si lo amerita).
• Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
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1.8. RECURSOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA RECIBO DE

DOCUMENTOS.

OPENKM: Forma parte del software de gestión. Un

software de gestión es un programa que facilita la realización de tareas
administrativas. OpenKM es un sistema de gestión documental que permite
gestionar el contenido empresarial y el flujo de trabajo de una forma más
eficiente. Los gestores documentales le garantizan la protección de datos al
establecer la seguridad de la información del contenido empresarial.
OpenKM es una solución de gestión que permite a las empresas controlar la
creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos,
incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así
como el control del flujo de los documentos.
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1.9. FORMATO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTO EXTERNO

RECEPCIÓN DE
DOCUMENTO 2021.xlsx
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2. FORTALECER EL CICLO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:

2.1. Distribución de Documentos: Es la encargada de garantizar que los documentos lleguen

a su destinatario.

2.2. MARCO NORMATIVO:

DECRETO 229 DE 1995: Por el cual se Reglamenta el Servicio Postal.

• Art 1: Son los encargados de recepcionar clasificar y enviar los servicios postales estos
pueden ser impresos o escritos y se dan de forma nacional o internacional.

ACUERDO 060 (30 de octubre de 2001): Por el cual se establecen pautas para la administración
de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas
• Art 3: Se debe de contar con mecanismos de control, verificación de recepción y envíos de
los mismos

DECRETO 2150 DE 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
• Art 25 La Administración pública deberá facilitar la recepción y envío de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.

2.3. ACTIVIDADES DE DISTRIBUCIÓN

1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de

acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de
documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia
competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega
de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de

documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos
internos.
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3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: Personal, fax,

correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización
mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.
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2.4. FORMATO DE DISTRIBUCIÓN CORRESPONDENCIA EXTERNA

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3. FORTALECER EL TRÁMITE Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

3.1. TRAMITE Y GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función

administrativa.

Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud

o información llegue a su destinatario. También

podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener un resultado.

3.2.MARCO NORMATIVO

Constitución Política de Colombia

• Artículo 23: Cada persona debe lograr una

comunicación fluida y eficaz entre las autoridades del

Estado o las privadas, garantizando así una pronta

respuesta a sus quejas, reclamos o consultas.

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Ley 58 de 1982

Reglamentación Tramite de Peticiones

• Reglamentar la tramitación interna de las peticiones que le corresponde resolver y la

manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo.
• 15 días para resolver dicha solicitud, sino es así se informará al solicitante el motivo de la
demora.
• Retardo injustificado puede llevar a sanciones disciplinarias.
• Las actuaciones administrativas son públicas, excepto las que establezca la ley y la
constitución.

Decreto 01 de 1984

CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

DERECHO DE PETICIÓN

• Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por
escrito, a través de cualquier medio.
• Pueden ser de interés particular o general.
• Pueden ser quejas, reclamos, manifestaciones, peticiones de información y consultas.
• La falta de atención a estas solicitudes sanciones disciplinaria (Causal de mala conducta).

Decreto 2150 de 1995

TRAMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

• Art. 16: Solicitud Oficiosa por parte de las Entidades Públicas. Cuando se requiera

comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un

procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a

solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información. Sera permitido el

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intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio

de colaboración.

• Art. 17: Antecedentes Judiciales o de Policía, Disciplinarios y Profesionales. Cuando

las entidades administrativas publicas requieren de un antecedente acerca de un ciudadano

particular, deberán tener previa autorización escrita del mismo; solicitarlos directamente a

la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos

pertinentes si es del caso.

• Art. 25: Utilización del Correo para el Envío de Información. Modificado por el art.

10, Ley 962 de 2005. Recepción y envió de documentos por medio de correo certificado a

través de la Administración Postal Nacional. Las entidades de la Administración Publicas

deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus

respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. En ningún

caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por persona

naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.
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ACUERDO 060 DE 2001

ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES DE LAS ENTIDADES

PUBLICAS Y PRIVADAS

Art. 3:

• Establecer unidad de correspondencia

• Recepción, radicación y distribución
• Contribuyen al desarrollo del programa de gestión documental (PGD)
• Personal suficiente y capacitado

Art. 6:

• Numeración de actos administrativos

• La numeración de los actos debe ser consecutivos
• Las entidades encargadas llevan un control
• No tachaduras ni enmendaduras
• No numerar oficios que no se encuentren debidamente firmados

Art. 8:

• Control de comunicaciones oficiales

• Elaboraciones planillas, formatos y controles manuales o automatizados
• Los funcionarios competentes dispondrán de un servicio de alerta para el seguimiento a
los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
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3.3. ACTIVIDADES TRAMITE DE DOCUMENTOS

Cada dependencia genera un conjunto de documentos

objeto de trámites administrativos, estos integran las

Series Documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país,

se deben tener en cuenta los tiempos máximos

establecidos para el trámite oportuno de las

comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE

• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

• Identificación del trámite.
• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
• Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

RESPUESTA

• Análisis de antecedentes y compilación de información.

• Proyección y preparación de respuesta.
• Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del
asunto.
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3.4. FORMATO DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS INTERNOS

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4. FORTALECER EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Digitalizar Documentos En Papel

El primer paso hacia la mejora de la gestión

documental, pasa por la digitalización de toda
la documentación que tenemos en papel.
Transformar la información en papel a formato
electrónico, mejora notablemente la
ineficiencia de los procesos, ya que la
información electrónica es fácilmente
recuperable y más rápida de buscar y/o
administrar.

Centralizar El Contenido Corporativo

Es preferible establecer un repositorio donde
centralizar toda la documentación de la
organización. Ubicarla en un mismo punto,
unifica la gestión documental, lo que evita la
duplicidad de documentos, e incrementa la
accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a
la información, mejora el proceso de toma de
decisiones.
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Clasificar Los Documentos

Categorizar la documentación generada por
el sistema hace que la búsqueda sea aún más
eficiente, ya que las organizaciones
producen gran variedad de documentos. Al
identificar los procesos clave de la empresa,
comprenderemos su estructura, lo que nos
dará una base para realizar esta
clasificación.

Hacer Buen Uso De Los Metadatos

Los metadatos son un buen recurso
para estructurar la información y
optimizar la gestión documental.
Los metadatos describen el
contenido de los archivos o la
información de los datos lo que,
unido a una buena categorización,
agiliza enormemente la localización
de documentos. Obviamente, la
definición de los metadatos debe ser
hecha en función del contexto de los
documentos.

Optimizar El Tiempo Con Modelos De Documento

Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su
elaboración. Ello supone un ahorro significativo de tiempo,
acelerando todo el proceso de gestión documental.
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Establecer Autorizaciones De Acceso

Llegados a este punto, lo lógico es asignar un
control para que la gestión documental sea
realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos
deben estar accesibles para todo el personal, ya que
hay documentos que son sólo para consulta, o que
sólo pueden ser editados por los responsables
correspondientes.
Asignar controles de acceso, asegura en gran
medida la seguridad de la gestión documental,
evitando la pérdida de documentos, o
modificaciones no autorizadas.

Incentivar La Colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes

departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la
elaboración o modificación de un mismo documento.
Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la
gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación
de responsabilidades.

Administrar Las Versiones De Documentos

Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir
alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es
posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te
notifican sobre estas cuestiones, manteniendo además, el
historial de todas las revisiones o versiones anteriores.

De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o

de los requerimientos del sistema de gestión, evitando la
falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.
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5. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La clasificación de documentos es una actividad

donde se identifican y se logran agrupar de

manera sistemática los documentos, teniendo en

cuenta sus características semejantes guiándonos

a través de la estructura orgánico-funcional de la

entidad. Clasificar puede basarse en controlar,

recuperar y conservar la información que se

encuentre en los documentos para su utilización

administrativa, jurídica y científica.

Al realizar esta labor se debe tener en cuenta la procedencia de los documentos y mantener la

ordenación física de los documentos producidos en cada trámite. Con esto se logra identificar

cómo funciona la entidad de donde proceden los documentos y cómo al ser debidamente

clasificados se logra reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de esta empresa. Por esto cabe

resaltar la importancia de la clasificación de los documentos, el orden que debe tener y cómo al

aplicar los conocimientos de los diferentes procedimientos administrativos se logra causar un

impacto positivo a través de un documento.

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5.1.ACTIVIDADES DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los

procesos archivísticos de:

1. Clasificación Documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección),
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).
Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos
de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos.
2. Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación.
3. Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación (GRGA).
Actividades: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de
instrumentos. Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional
General de la Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción
archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen.
Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la
Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulación de la información mediante
veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad
archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier
descripción. En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de
información:
1. Área de identificación.
2. Área de contexto.
3. Área de contenido y estructura.
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4. Área de condiciones de acceso y uso.

5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.
Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la
institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención
Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia
documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en
los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo
en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental” (GRGA). La organización
de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender
por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.
Actividades:
Elaboración de inventarios documentales.
Organización y entrega de transferencias documentales.
Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD

5.2.MARCO NORMATIVO

ACUERDO 42 DE 2002
(octubre 31)

Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989

"Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso
adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que
sobre la materia adopte la Junta Directiva.
numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002
es deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón
de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar
la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
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numeral 13 del artículo 35 ACUERDO 42 DE 2002

está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones
Artículo 1º Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de
gestión, en las entidades del Estado y las entidades privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 2º Las entidades deberán organizar sus archivos de gestión de acuerdo con sus Tablas de
Retención Documental y de acuerdo con los manuales de procedimientos y funciones de la
respectiva entidad.
Artículo 3º de acuerdo la Tabla de Retención Documental Las unidades administrativas y
funcionales de las entidades deben aprobada, velar por la conformación, organización,
preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe
de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia.
Artículo 4º Criterios para la organización de archivos de gestión
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental
debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos debe ser de acuerdo a los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Fondo, sección, subsección, serie, subserie,
número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja
si fuere el caso

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla

de Retención Documental. la cual debe ser ejecutada por el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario.
 34

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Artículo 5º. Consulta de documentos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, deberá efectuarse permitiendo el acceso a
los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias, estas
deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario sólo se permitirá
cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En
la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo.
Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos.
Si se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia
productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación
completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y
término perentorio para su devolución.
Artículo 7º. Inventario documental
Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental.
 35

6. ORGANIGRAMA FRUMAR S.A.S.

 36

7. FONDO, UNA SECCIÓN, UNA SUBSECCIÒN.

Fondo: Pescado y Mariscos Frumar S.A.S.

Sección: Departamento Marketing
Subsección: Comercial
 37

8. SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES DE LA RESPECTIVA FUNCIÒN

 38

9. EJEMPLO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

El principio de procedencia es lo más importante de la Archivística. Es el que asegura que no se

deben mezclar los documentos de diferentes productores, lo cual es la base de todo el trabajo

archivístico. Es importante también respetar el orden original dado a los documentos por su

productor.

Este principio viene a defender el origen de los documentos, de donde proceden, el lugar y el

organismo que lo crea; si un documento se genera en el departamento de contabilidad, es ahí y con

los expedientes de contabilidad donde deben quedar custodiado, en un ordenador.

Un ejemplo serio, si en una casa o empresa no encontramos algo, podemos recurrir al origen o

procedencia del objeto o información que buscamos; si queremos encontrar un número de teléfono,

es absurdo buscar en la nevera ¿verdad? Pero si la en la agenda del móvil o en las pequeñas libretas

o tarjeteros guardamos aquella información será más factible y rápida en buscar.

 39

10. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se

considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad,

su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe

hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

PARTES DE LA TABLA DE RETENCIÓN

La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la
disposición y las especificaciones de cada documento, así que presta atención.

• Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.

• Series y Tipos Documentales: permite identificar el tipo de documento y la categoría a la

que pertenece, por ejemplo:

Serie: administrativa.
Tipo: acta, acuerdo, resolución.

• Retención Disposición Final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de

manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).

• Soporte: si el documento está en físico o en electrónico

• Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido
su ciclo de vida.
 40

USOS DE LA TABLA DE RECEPCIÓN

• Manejo De La Información:

Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total

reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de

desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y

estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático

y útil.

• Control Y Acceso A Los Documentos:

Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una homogenización de

las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un mayor control de lo que se produce,

su ubicación y su disposición. En sí, se conoce a profundidad la estructura de la información y su

incidencia en los procesos de la empresa.

 41

• Selección y Conservación:

El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las

categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las

prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se

especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará

en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo

de vida finalice.

• Manejo Integral:

Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo un amplio

trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la seguridad de los

documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.

• Identificación De Documentos De Apoyo:

Como se mencionó en puntos anteriores, para

realizar un buen uso de una Tabla de Retención

documental, es necesario conocer a profundidad la

estructura organizacional de la empresa, sus

divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos

documentos que pueden ser de utilidad administrativa.

 42

10.1. Marco Normativa Acuerdo AGN 039 de 202- capítulo 4

Luego de ser aprobadas las tablas de retención documental el representante legal debe difundirlo

ante los servidores de la entidad con el fin de garantizar su aplicación, luego de esto la Unidad de

Archivo debe capacitar a todos los servidores públicos de la entidad para que logren reforzar y se

adapten a las nuevas TRD con el fin de aplicarlas y ejecutarlas de manera apropiada. Al

implementar las nuevas TRD se debe tener en cuenta que todas las fases de archivo, gestión,

central e histórico deben tener un fundamento con estas mismas.

Al implementarse la TRD si hay que eliminar algún documento se debe dejar constancia en un

acta que será firmada por el presidente del Comité de Archivo, el jefe de Archivo y el de la

dependencia respectiva.
43
 44

GLOSARIO

Archivo: Serie de documentos que tienen la misma característica y deben estar

legajados.

Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de

gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen

teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en

general.

Archivo de Gestión: Documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otra que la soliciten.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente.

Archivador A-Z: Es una sencilla carpeta de dos anillas para ordenar documentos y

permite archivar de forma alfabética dentro de las carpetas.

 45

Ciclo Vital de los Documentos: Es la etapa o ciclo que atraviesan los documentos

desde su proceso de creación hasta su disposición final siendo esta su eliminación o

su conservación permanente.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas,

adaptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de

archivo, sin alterar su contenido.

Consulta de Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin

de conocer la información que contienen.

Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

 46

Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia,

producida a medida que se desarrollan los tramites.

Gestión Documental: Es el proceso de elaboración de documento debidamente

planeados y organizados a partir de una normatividad determinada.

Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de un

mismo asunto.

Organización de los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución como parte integral de

los procesos archivísticos.

Producción Documental: Son los procesos de origen, creación y diseño de formatos y

documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o

dependencia.
 47

Radicación de Correspondencia: Es la organización de todo el flujo de información

que se transa en una compañía.

Radicación Documental: Asignación de un numero consecutivo a los documentos en

los términos establecidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de

envió.

Recepción Documental: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurídica.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneo.

Tramite de Documento: Curso de documento desde su producción o recepción hasta

el cumplimiento de su función administrativa.

 48

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Il1aYZGbwQwk0tlwsgIGCgIIABAA&hl=es&sa=X&ved=0CB0QuIIBahcKEwjwyfDEvr3yAhU

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documental-y-tecnologia-para-la-transformacion-digital/
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Dyb3yAhUYlYQIHUNNAD0Q2-

cCegQIABAA&oq=Expediente+animado&gs_lcp=CgNpbWcQAzIECAAQQzIGCAAQBxAeM

gYIABAHEB4yBggAEAcQHjIGCAAQBxAeMgYIABAHEB4yBggAEAcQHjIGCAAQBxAe

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ELZ3dzLXdpei1pbWfAAQE&sclient=img&ei=dI8eYan6H5iqkvQPw5qB6AM&bih=657&biw=

1349&hl=es#imgrc=plZXPPJ8oT2jKM

https://www.google.com/search?q=legajos&tbm=isch&hl=es&sa=X&ved=2ahUKEwjytI2tz73y

AhU7VTABHRp8AKYQrNwCKAB6BQgBEN8B&biw=1349&bih=657#imgrc=i1nAade4osc_

TM

https://www.google.com/search?q=Organizaci%C3%B3n+de+los+Documentos+animados&sour

ce=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwiv46771L3yAhUIQzABHTV3DhkQ_AUoAXoECA

EQAw&biw=1366&bih=657#imgrc=VUt1QdIIeP6L_M&imgdii=LIiucgerfMn4mM
 51

LISTA DE CHEQUEO

LISTA DE CHEQUEO PARA DIAGNOSTICAR LA GESTION ADMINISTRATIVA Y

CONTABLE DE LA MICROEMPRESA.

Microempresa / Empresa: FRUTOS DEL MAR PESCADOS Y MARISCOS S.A.S

Dirección: Calle 76 # 20b 62

Teléfono: 3102730571

Gerente o representante legal : David Zúñiga

Personal que atiende la visita : Angie Parra

Diligencie la siguiente lista de chequeo la cual está elaborada con base en la competencia que

interviene en el proyecto de formación.

 52

1. LISTA DE CHEQUEO

UMPLE
INDICADOR/ ELEMENTO
N

o. OBSERVACIONES

S N

Í O

Alisto los útiles, 1elementos, X

equipos y el puesto de trabajo

para el recibo y el despacho de

los documentos.

Ingreso los documentos

2 para la X

Organización aplicando el
 53

manual de gestión documental,

la legislación vigente la

tecnología y el aplicativo

disponible

Identifico los canales

3 o medios X

de ingreso de los documentos.

Verifico los 4
documentos X

recibidos de acuerdo con las

normas institucionales

Aplico el manual de
5 gestión X

documental, en lo relacionado

con el recibo de documentos.

Aplico la legislación vigente

6 para X

el recibo de documentos.

N S N
INDICADOR/ELEMENTO OBSERVACIONES
o Í O
 54

Interpreto la 7estructura X

orgánico-funcional de la

empresa.

Aplico las normas de8gestión de X

la calidad para la recepción de

documentos.

Aplico la estructura 9 Orgánico- X

funcional de la empresa.

Clasifico los documentos

1 que X

0 ingresan a la Organización de

acuerdo con los destinatarios y

con la estructura orgánico-

funcional.

Radico los documentos

1 que X

1 harán parte de la gestión

administrativa, de acuerdo con el

manual de gestión documental,

las normas y la legislación

vigente.

Opero herramientas 1y equipos X

2 tecnológicos, manuales o
 55

automatizados, disponibles para

el proceso de radicación de los

documentos recibidos.

Aplico los formatos y1 controles X

3 manuales o electrónicos para

constatar la recepción de los

documentos.

Atiendo a los usuarios

1 de X

4 acuerdo con la política

institucional, las normas de

gestión de la calidad y la

tecnología disponible

Aplico las tablas de1 retención X

5 documental.

Aplico la legislación vigente

1 para X

6 el recibo de documentos.

Aplico los formatos y1 controles X

7 manuales o electrónicos para

constatar la recepción de los

documentos. -elaborar formatos

 56

para el registro de documentos

recibidos

Radico los documentos

1 X

8 producidos por la organización

de acuerdo con el manual de

gestión documental, la

tecnología y el software

disponible.

Despacho los documentos

1 X

9 producidos por la Organización

aplicando el manual de gestión

documental, las normas técnicas

y las de gestión de la calidad, la

legislación vigente, la tecnología

y el aplicativo disponible.

Distribuyo rigurosamente
2 los X

0 documentos a las dependencias

encargadas del trámite, de

acuerdo con las funciones de

cada una.

Conserva responsablemente
2 las X

1 copias de los documentos

 57

enviados de acuerdo con las

normas de la organización y la

legislación vigente.

Describir los tipos

2 de Facturas de venta, Radicación de facturas,

2 documentos que recibe y secretaria de salud y Rut.

produce la micro empresa