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INSTITUTO ARAGONS DE EMPLEO

Plan de formacin para el empleo de Aragn


Open office 3.0: Writer y Calc

Mdulo 2

Open office Calc 3.0

Organizado por:
OPENOFFICE CALC 3.0
INTRODUCCIN A LA APLICACIN
No s si podemos imaginar lo que puede suponer folios y folios con nmeros a la espera de ser
sumados, restados o multiplicados. Verdaderos artistas aritmticos luchaban con ellos a velocidades
increbles. Y lograban hacerlo
Hoy en da es impensable, para bien y para mal. Para bien por la mejora del trabajo, la exactitud y la
presentacin. Para mal porque hemos olvidado hasta sumar
Pero las hojas de clculo han sido, en este sentido, responsables de ello. Son herramientas sumamente
verstiles para realizar clculos de todo tipo y, por ello, han sustituido de forma definitiva a nuestros
contables ms eficaces y hasta a las calculadoras, tanto de bolsillo como ms grandes con impresin
en cinta.
OpenOffice.org Calc es la aplicacin de hojas de clculo integrada en la suite OpenOffice.org. Es sencilla
de uso, potente y con resultados espectaculares.

OBTENER E INSTALAR LA APLICACIN


La versin 3.0 ya no est disponible. La ms prxima es la versin 3.4.1, que se puede descargar de la
Web: https://www.openoffice.org/es/descargar/
Una vez descargado el archivo de instalacin, lo ejecutamos y seguimos los pasos del asistente.
CONCEPTOS GENERALES DE LAS HOJAS DE CLCULO
Las hojas de clculo son poderosas aplicaciones para realizar operaciones, no solo aritmticas. Si bien
pueden ser complejas, la idea inicial es muy sencilla: imaginemos una rejilla en la que podemos escribir
lo que queramos y operar entre las celdas. Pues bien, eso es una hoja de clculo.

Una hoja consta de un conjunto de celdas, nominadas a travs de sus coordenadas horizontales y
verticales. As, cuando hablamos de la celda B4, nos referiremos a aquella que se encuentra en la
interseccin entre la segunda columna (columna B) y la cuarta fila. Vemos, por tanto, que las columnas
son nombradas con letras y las filas con nmeros.

Por ello, podemos definir la siguiente estructura para una hoja de clculo:

Columna: es el conjunto de guas verticales que componen la rejilla. Se denominan por letras,
desde la A hasta la AMJ (al acabar la Z, pasa a la AA con un sistema similar a las matrculas de
coche). Hay hasta 1024 columnas.

Fila: cada una de las tiras horizontales que la componen. Siempre se nombran por nmeros,
desde el 1 al 65536.

Celda: es la interseccin de fila y columna y supone la unidad fundamental de la hoja ya que


todo debe ser escrito en ella. Se denominan por la fila y columna cuya interseccin la forma:
as, C17 sera la celda de la columna C (tercera) y la fila 17.

Rango: denominamos as a un conjunto de celdas, ya sean adyacentes o no (en el caso en que


no lo sean, les llamaremos rangos no contiguos). Su seleccin se realiza mediante el arrastre
del ratn por la hoja.

Adems de estos elementos bsicos, encontramos tambin que un mismo archivo de hoja de clculo
puede estar formado por diversas hojas (Microsoft Office lo denomina libro). Podemos apreciar que,
por defecto disponemos de tres hojas, aunque se pueden insertar o copiar muchas ms.
Esta rejilla puede estar compuesta de mltiples elementos, como veremos ms adelante, aunque lo
ms importante es la capacidad de escribir frmulas que se calculen a partir de valores escritos en las
celdas. De esta forma queda un entramado de clculos que relacionan las celdas entre s.

CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DE CALC


Soporta el formato .xls de Microsoft Excel en casi su totalidad.

Puede soportar archivos PDF nativamente sin usar programas intermedios.

Es totalmente configurable, se puede modificar cualquier opcin de pagina, botones, barras


de herramientas y otras opciones del lenguaje, autocorreccion, ortografa, entre otros.

Permita proteger documentos con contrasea, guardar versiones del mismo documento,
insertar imgenes, objetos OLE, admite firmas digitales, smbolos, frmulas, tablas de calculo,
diagramas, hiperenlaces, marcadores, formularios, entre otros.

Contiene funciones tiles como un reviso ortogrfico, un diccionario de sinnimos, un


corrector automtico y ordenar los datos segn criterios seleccionados.

ENTRAR Y SALIR DEL PROGRAMA


Vamos a abrir por primera vez Calc y vamos a describir nuestro entorno de trabajo. Podemos abrirlo
accediendo al men de Inicio de Windows (o de nuestro sistema operativo) y dentro del grupo de
programas OpenOffice, seleccionar OpenOffice Calc.

ENTORNO DE TRABAJO DE OPENOFFICE CALC


OO Calc es accesible desde el men de Inicio de Windows (u otro sistema operativo, pues OO es
multiplataforma, recordemos), grupo de programas OpenOffice 3.1, seleccionando OpenOffice Calc.

Vemos la pantalla siguiente:


Si recuerdas, la pantalla de Writer, Calc no ofrece un aspecto muy diferente, salvo en el rea de edicin
que ha sido transformado de una hoja en blanco en una rejilla o tabla.

Vamos a poner nombre a los distintos elementos:

Barra de ttulo (color rojo, en la parte superior): es comn a todas las aplicaciones informticas.
Muestra:

El nombre del archivo que estamos editando (en estos momentos Sin ttulo 1 ya que lo
acabamos de abrir y nunca lo hemos guardado).

El nombre del programa: OpenOffice Calc.

En la parte derecha, los botones estndar de control de ventanas: minimizar,


restaurar/maximizar y cerrar.

Barra de men (color azul oscuro vivo, bajo la barra de ttulo): tambin comn a todas las aplicaciones,
muestra el men de opciones que tiene el programa. Calc posee las siguientes opciones generales:

Archivo: nuevo, abrir o guardar, imprimir, etc.

Editar: deshacer/rehacer, copiar, cortar, pegar, buscar, seleccionar, borrar, etc.

Ver: forma de visualizacin, barras de herramientas, ttulos de filas y columnas, Zoom, etc.

Insertar: filas, columnas, celdas, smbolos, funciones, objetos, etc.

Formato: dar formato a celdas, filas, columnas, alineaciones, etc.

Herramientas, un poco de todo: ortografa, clculos, autocorreccin, macros, etc.


Datos: opciones para usar Calc como gestor de base de datos (obtener, ordenar, filtrar, piloto
de datos, etc.).

Ventana: cambio de ventanas y organizacin.

Ayuda: acceso al sistema de ayuda de OO y de actualizaciones.

Barras de herramientas (color verde vivo, bajo la barra de men): habitual en todas las aplicaciones
presenta una o varias barras con botones de acceso a opciones rpidas habituales (que podran ser
accesibles por barra de men). Inicialmente se presentan dos: la estndar y la de formato, pero
conforme hacemos uso de opciones de formato e insercin de elementos se presentarn otras barras
contextuales.

Barras de herramientas contextuales (color verde oscuro, bajo la regla en la zona de escritura de
documento): hemos presentado la barra Insertar como ejemplo. Este tipo de barras de herramientas
se presentarn segn hagamos uso de algunas opciones del programa y sirven como ayuda y referencia
rpida a las utilidades de la opcin seleccionada.

Barra de edicin (color amarillo, bajo la barra de herramientas): es una de las zonas ms importantes
de nuestra aplicacin. Presenta tres reas, de izquierda a derecha:

Cuadro de nombres y seleccin: mostrar las coordenadas de las celdas seleccionadas y


permitir elegir o definir nombres a rangos cuando hayan sido utilizados.

Botones de frmula: son ayudas a la edicin de frmulas, sobre todo cuando hagamos uso de
funciones incorporadas en nuestro programa.

Cuadro de texto de edicin: es el elemento ms importante. Presentar lo escrito en una


celda, ya que en las propias celdas siempre aparece, por defecto, el resultado. Es decir, si
indicamos que se sume un rango, en la celda se presentar el resultado de la suma, mientras
que, en el cuadro de edicin, se presentar la frmula que la calcula.

Barras de seleccin de filas y columnas (color naranja, a la izquierda y arriba de la pantalla): muestra
las cabeceras de las filas (en nmeros, a la izquierda) o las columnas (en letras maysculas, arriba).
Permiten tanto seleccionar elementos enteros (filas o columnas) como ajustar la altura o anchura de
ellos.

Barra de men contextual (color azul medio, en el centro de la imagen): se presenta al hacer clic con
el botn derecho del ratn sobre un elemento (celda, rango, hoja, objeto, etc.). Los elementos de este
men varan con el objeto sobre el cual se haya hecho clic.

Zona de edicin de la hoja (color fucsia, en el centro de la pantalla): es la zona donde podremos escribir
texto, nmeros o frmulas en cada celda. En definitiva, es nuestra rea de trabajo.

Celda (color marrn, en el centro): es la unidad bsica de una hoja de clculo. Como veremos un poco
ms adelante, en ella se puede escribir tanto texto como nmeros, fechas, etc. Pero sobre todo es
importante porque en ella se pueden escribir frmulas que calculen interrelacionando otras celdas.

Barras de desplazamiento horizontal y vertical (en color morado, en la parte inferior y derecha de la
cuadrcula): sirven para movernos por reas no visibles de la cuadrcula. Recordemos que disponemos
de 1024 columnas por 65.536 filas y, por tanto, slo veremos una pequea parte de la hoja. Tambin
se encuentra en la parte inferior la zona de seleccin de hojas (tres, en principio) junto con los botones
para movernos entre ellas.
Barra de estado (color cian, en la parte inferior): muestra informacin del programa, de las celdas y
permite hacer zoom. De izquierda a derecha:

Indicador de hoja/Hojas totales.

Estilo de hoja.

Modo Insercin/Sobreescritura.

Indicador de cambios sin guardar.

Operacin rpida con celdas: muestra, por defecto, la suma de los nmeros que se encuentran
en el rango seleccionado. Se puede hacer clic en el botn derecho del ratn para cambiar la
operacin (promedio, cantidad, etc.).

Zoom para ampliar la visualizacin del documento.

OBTENER AYUDA EN CALC


Para obtener ayuda haremos clic en el men Ayuda, de la barra de mens. Aparecen las siguientes
opciones:

A continuacin, hacemos clic en el comando Ayuda de OpenOffice o pulsamos la tecla F1. Se abre una
ventana desde la que podemos obtener ayuda sobre cualquier comando de cualquiera de las
aplicaciones de OpenOffice.
Desde la pestaa ndice podemos buscar un trmino concreto.

En Contenidos se muestran los diferentes temas de ayuda.

En la pestaa Buscar podemos acceder a un sistema de bsqueda avanzado.

OTRAS OPCIONES DE AYUDA


Existen otras posibilidades de ayuda, que podemos activar, o no, desde el men Herramientas,
Opciones, en el apartado General.
Ayuda emergente. Nos informa del nombre de un botn cuando colocamos el cursor sobre l.

Ayuda emergente extendida. En lugar de mostrar el nombre del botn, cuando tenemos el puntero
del ratn sobre l, nos aparecer una pequea descripcin de lo que hace ese botn, un recuadro de
entrada o la opcin de men que tenemos seleccionada en ese momento.

Ayudante. Se trata de una ventana que aparece en una esquina del documento desde la que podemos
obtener ayuda relativa a la tarea que estamos realizando.

QU ES ESTO
Al activar esta opcin del men Ayuda se mostrar un texto de ayuda al situarnos con el ratn en
cualquier parte de la ventana de OpenOffice. Para desactivarlo, haremos clic en cualquier zona de la
ventana de trabajo.
PRIMEROS PASOS CON CALC
CONTENIDO DE LAS CELDAS
En general, clasificaremos lo que podemos escribir en una celda en cuatro grupos fundamentales:

Textos: son cualquier grupo de caracteres que escribimos. Su alineacin natural es a la


izquierda de la celda.

Nmeros: cualquier nmero, con o sin decimales, con o sin separador de miles y con o sin
smbolos aadidos (por ejemplo, , %, y alguno ms). Su alineacin natural es a la derecha de
la celda.

Fechas y horas: las fechas en una hoja de clculo tienen un tratamiento especial. Por un lado,
pueden presentarse como textos (al fin y al cabo, tienen un separador del tipo /, por ejemplo),
pero sin embargo hay ciertas operaciones aritmticas que se puede realizar: restar dos fechas,
por ejemplo, nos da el nmero de das que hay entre ambas, sumar una cantidad a una fecha
nos da una nueva fecha posterior, etc. Por ello la clasificamos en grupo distinto a los
anteriores. En stas es fundamental el formato con que se presentarn y que puede depender
en cmo las escribamos. Su alineacin natural es a la derecha, como los nmeros, ya que su
comportamiento es similar.

Una celda siempre presenta el resultado de un clculo en el formato que elijamos mientras que la
lnea de edicin nos pondr qu es lo que se haya escrito en ella.

INTRODUCIENDO DATOS
Cuando abrimos OO Calc, veremos que, de toda la rejilla, una celda (en concreto la primera, la A1)
presenta un borde ms grueso y un pequeo cuadradito en la parte inferior derecha. Esta es la celda
seleccionada.

Si empezamos a escribir (por ejemplo, Hola) la escritura se inicia en ella hasta que pulsemos [Intro].
En ese momento habremos descendido a la fila inferior y el texto escrito en A1 se habr alineado a la
izquierda.
Estando en A2, vamos a escribir un nmero (por ejemplo, 123). Pulsando de nuevo [Intro]
observaremos que de nuevo bajamos una celda, pero el texto escrito ha quedado alineado a la derecha
de la celda.

Todos estos comportamientos son los habituales de una hoja de clculo. Podemos resumirlos de la
forma siguiente:

En cuanto al movimiento tras pulsar [Intro]:

Descenderemos a la celda inferior, con alguna excepcin que veremos ms adelante.

En cuanto a la alineacin en una celda:

Los textos presentan, por defecto, alineacin izquierda (lo cual es lgico, tratndose de texto)
Los nmeros se alinean, por defecto, a la derecha (de forma que presenten la alineacin
natural numrica para poner unidades con unidades, decenas con decenas, etc.)

Si queremos escribir en otra celda, basta con que la seleccionemos y escribamos. Para ello podemos
hacerlo con el ratn, haciendo clic en la celda objetivo, o bien movindonos con las teclas de cursor en
cualquiera de las cuatro direcciones hasta alcanzarlo.

Vamos a escribir un texto un poco ms largo en A3. Por ejemplo, tecleemos Ventas en el primer
semestre. Veremos que al pulsar de nuevo la tecla de validacin ([Intro]), el texto queda en la celda,
pero invadiendo las celdas de su derecha (en concreto, tanto B3 como parte de C3). Esto no debe
inquietarnos. El texto sigue escrito en A3, pero al no estar nada escrito en las celdas de su derecha, se
permite invadir visualmente el espacio adyacente.

Si nos situamos de nuevo en A3, veremos en la lnea de edicin que el texto est escrito ntegro en
ella. De hecho, a partir de este momento, deberamos mirar siempre lo que escribimos en la lnea de
edicin mejor que en la propia celda. Cuando pongamos frmulas veremos la importancia de ella.

Pero sigamos probando. Vamos a situarnos en la celda de su derecha, en concreto en B3. Escribamos
all otro nmero (por ejemplo, 0,5). Veremos que el texto de la celda de su izquierda se ha ocultado
en parte (en la parte que no le cabe por la anchura de la celda) aunque presenta un triangulito de color
rojo para indicarnos que hay ms texto que no se ve.
Si queremos que el texto aparezca entero, podemos ensanchar la columna A para que lo veamos. Para
ello slo tendremos que situar el puntero del ratn en la lnea de separacin entre los rtulos de
columna A y B. Su forma ser la de una doble flecha derecha-izquierda y permite que, arrastrando el
ratn, ensanchemos o estrechemos la anchura de la columna que queda a su izquierda.

Un doble clic en la zona comentada, permite el autoajuste a la anchura de la celda que contiene el
texto ms largo.

De la misma forma podramos hacer con la altura de la fila.

Muchas veces deberemos escribir en varias celdas en un orden natural, es decir, completando primero
los textos o nmeros de la primera fila y despus las que se presenten abajo. Esto queda facilitado en
OO Calc mediante el desplazamiento con la tecla de tabulacin del teclado [Tab].

Probemos a escribir lo siguiente:


Centrmonos en las celdas desde la D5 a la F7 (a partir de ahora le denominaremos a esto el rango
D5:F7, con los dos puntos: como indicador de desde hasta). La forma lgica de escribir el contenido
de estas celdas sera en lnea, es decir, primero el texto Stock de artculos en D5, luego 2009 en D6,
etc. Despus lo lgico sera empezar por D6 Tornillos, E6 el nmero 321, etc.

Para poder teclearlo de forma cmoda en este sentido, usaremos la tecla [Tab] para movernos a la
celda de la derecha e [Intro] para bajar a la siguiente fila cuando hayamos completado una. Veremos
que Calc se pone en la primera celda bajo la que hemos empezado a escribir. Esta forma de trabajo
facilitar enormemente la escritura de textos y nmeros.

Otra facilidad implementada en OO Calc puede resultarnos sorprendente al principio. Es la capacidad


de autorrelleno de celdas con valores de su misma columna.

Sigamos con nuestra hoja: escribamos ahora en D8, el principio del texto Alicates. Cuando pulsemos
la A inicial, veremos cmo se autorrellena el contenido de la celda con Arandelas. Esto sirve para
poder repetir valores cuando estamos tecleando una larga lista en la cual algunos se repiten. No hay
que inquietarse: si queremos aceptar la propuesta, pulsaremos [Tab] o [Intro], dependiendo de
nuestro movimiento siguiente; si queremos escribir otra cosa, bastar con que continuemos
escribiendo el resto del texto.

INTRODUCIENDO FRMULAS
Las frmulas son los clculos que podemos realizar con OO Calc. La forma de escribirlas es siempre
empezando por el smbolo igual =, y tras l la operacin a realizar, tanto con nmeros escritos como
con referencias a otras celdas que los contengan (en el ejemplo hemos multiplicado por 2 el contenido
de la celda A2, siendo escrito en A5). Obsrvese cmo en la celda se presenta el resultado mientras
que en la lnea de edicin aparece la frmula.
EDITANDO EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Podemos editar el contenido de una celda pulsando la tecla F2 o haciendo clic en la barra de frmulas.

INSERTAR NOTAS
Si queremos insertar alguna anotacin explicativa sobre el contenido de una celda, acudiremos a la
opcin Insertar, Comentarios

Notaremos que hay un comentario en una determinada celda, si en su esquina superior derecha
aparece un cuadrado rojo. Al situarnos sobre la celda, se mostrar el comentario.

Para eliminar el comentario introducido, pulsaremos el botn derecho del ratn en la celda en cuestin
y seleccionaremos la opcin Eliminar comentario.

TCNICAS DE DESPLAZAMIENTO Y SELECCIN


DESPLAZARSE POR LA HOJA DE CLCULO
Conforme vayamos haciendo uso de las hojas de clculo veremos lo importante que es movernos con
rapidez por ellas. Si bien al principio el ratn ser nuestro gran aliado, con el tiempo nos daremos
cuenta que levantar la mano del teclado para echar mano del aparatito es una incomodidad.

Es en estos momentos cuando viene muy bien conocer las distintas formas de movernos por una hoja.

Imaginemos (y escribamos para poder ir practicando), la siguiente hoja de clculo:


A continuacin, presentamos algunas de las teclas abreviadas para movernos por las hojas de clculo
de OO Calc.

Mtodo Abreviado Efecto Ejemplo


Flechas de cursor Se mueve una celda en el sentido Desde A7 pulsando flecha abajo,
( ) de la flecha pulsada nos desplazaremos a A8

[Ctrl]+Flechas de cursor Accede a la ltima (o primera) Si estamos en C8, al pulsar [Ctrl]+


celda con datos en el sentido de , iremos a C18
la flecha
[AvPg] Avanza una pgina hacia abajo Si nos situamos en A1 y si nuestra
ventana muestra hasta la fila 36, al
pulsar AvPg, se situar la celda
seleccionada en A37
[RePg] Retrocede una pgina hacia Anlogo al anterior pero a la
arriba inversa
[Alt]+[AvPg] Desplaza una pgina hacia la Si vemos hasta la columna I, por
derecha ejemplo, al pulsar esta
combinacin desde A1, nos
situaremos en J1
[Alt]+[RePg] Retrocede una pgina hacia la Anlogo al anterior pero de forma
izquierda inversa
[Inicio] Se mueve a la primera celda de la Si nos situamos en D7, al pulsar
fila actual [Inicio] iremos a A7
[Fin] Se mueve a la ltima celda de la Situndonos en A7, al pulsar [Fin],
fila actual accederemos a D7
[Ctrl]+[Inicio] Vamos a la primera celda (A1) Situndonos en E7, accederemos
directamente a A1
[Ctrl]+[Fin] Accedemos a la ltima celda que En nuestro ejemplo, al pulsar la
contiene datos combinacin, se seleccionar D20
[Ctrl]+[AvPg] Avanza a la siguiente hoja de este Si estamos en Hoja1, al pulsar la
archivo, si no est en la ltima combinacin pasaremos a Hoja2
hoja
[Ctrl]+[RePg] Retrocede a la anterior hoja, si no Si estamos en Hoja2, pasaremos al
est en la primera pulsarla a Hoja1
[Intro] (con un rango Se activa la siguiente celda del Habiendo seleccionado A7:A18 y
seleccionado) rango, mantenindolo ste estando teniendo activa A7, [Intro]
seleccionado activa A8

Te aconsejamos pruebes todas las combinaciones indicadas para que puedas familiarizarte con ellas.
Algunas se emplean con frecuencia y otras no tanto, pero es bueno conocerlas.

CELDAS Y RANGOS. SELECCIN


Es fundamental al trabajar con hojas de clculo, seleccionar los rangos en los que queramos aplicar o
escribir algo. Por ejemplo, supongamos que queremos que un conjunto de celdas presente formato de
negrita o bordes inferiores: en este caso ser siempre mejor seleccionar las celdas con formato comn
para luego aplicarlo (observa que la filosofa, de alguna manera, es similar a Write).

Para ello vamos a ver las formas de seleccionar rangos mediante el uso del ratn o del teclado.

SELECCIN DE CELDAS CON EL RATN


Seleccionar celdas, o mejor, rangos de celdas es, en principio, sencillo. Basta con arrastrar con el ratn
el rango de celdas a seleccionar.

Supongamos que queremos seleccionar, en el ejemplo de la leccin anterior, las celdas comprendidas
entre C7 y C18 (recuerda, rango C7:C18). Bastar con tomar el ratn, hacer clic en C7 y arrastrarlo
hasta C18, donde lo soltaremos.

Observa que la ltima celda en la que hemos soltado el botn del ratn queda remarcada. Es la
denominada celda activa de la seleccin y cualquier cosa que escribamos ahora, teniendo el rango
seleccionado, quedar escrito slo en ella.
Un momento de atencin! Cuando hemos dicho clic en C7 nos referimos a la parte central de la
celda, no a los bordes, ya que arrastrar desde los bordes sirve para mover lo seleccionado a una
nueva posicin.

Los problemas surgen cuando queremos seleccionar dos zonas que no son adyacentes, por ejemplo,
el rango anterior (C7:C18) y A7:A18. Para ello deberemos utilizar la tecla [Ctrl] de la siguiente forma:

Seleccionamos de forma ordinaria C7:C18, pulsamos la tecla [Ctrl] y sin dejar de soltarla,
seleccionamos desde A7 hasta A18. Veremos que quedan seleccionados dos rangos disjuntos.
La clave es la tecla [Ctrl]. Su significado aqu es el de poder seleccionar otra zona adems de la que ya
lo est.

SELECCIONAR CON EL TECLADO


Las selecciones con el teclado son menos intuitivas, pero tambin bastante tiles. En este caso la clave
nos la va a dar las teclas [Ctrl] y [Mays].

La tecla [Mays] (no confundir, como siempre, con [Bloq Mays] que slo sirve para escribir de forma
continua con maysculas) permite extender la seleccin desde un inicio mientras la mantengamos
pulsada.

Veamos un ejemplo: queremos seleccionar desde la palabra IBM (celda A7) hasta OTROS (celda A18).
Podemos situarnos en A7 y manteniendo pulsada la tecla [Mays] movernos (seleccionando) con la
flecha hacia abajo. Mientras la mantengamos pulsada la seleccin se ir ampliando.

Con esta filosofa de la tecla [Mays] podemos combinarla con los mtodos expuestos en la leccin
anterior de movernos por la hoja. Por ejemplo, hubiera sido ms sencillo, estando situados en A7,
pulsar la combinacin [Mays]+[Ctrl]+[Flecha abajo] para haber seleccionado el rea comentada
A7:A18 (ya que [Ctrl]+[Flecha abajo] nos hubiera permitido ir a la ltima celda de su zona, combinando
con [Mays] como tecla clave para seleccionar).

Puedes probar las distintas combinaciones de movimientos con su seleccin. Incluso tambin puede
ser til combinar [Mays] con el clic del ratn (por ejemplo, hacemos clic en A7 y, soltando el botn,
pulsar [Mays]+Clic en A18, para acabar la seleccin).
CELDA ACTIVA
La celda activa es la celda en la que estamos situados y queda remarcada con un contorno ms grueso,
adems de coloreado su encabezado de columna y su n de fila.

CORTAR, COPIAR Y PEGAR


Al igual que hacamos en Write, podemos utilizar el portapapeles de Windows (o de nuestro sistema
operativo si no es ste) para poder ayudarnos en la copia o movimiento de celdas a otro lugar.

La opcin es muy sencilla:

Si queremos copiar el contenido de una o varias celdas en otro lugar, deberemos seleccionar
las celdas a copiar (no se admiten selecciones disjuntas para este caso), acceder al men
Edicin-Copiar (mtodo [Ctrl]+C, comn para todas las aplicaciones) y, situndonos en el
nuevo destino, elegir Edicin-Pegar ([Ctrl]+V)

Si lo que queremos es mover el contenido de una o varias celdas, haremos el proceso de forma
idntica al descrito, salvo que elegiremos una vez seleccionadas las celdas el comando Edicin-
Cortar.

Alternativamente a este mtodo general, podemos hacer uso del ratn de una forma ms rpida:

Para mover el contenido de una o varias celdas, las seleccionamos y arrastramos del borde de
la seleccin al nuevo lugar.

Para copiar, hacemos lo mismo, pero iniciando el arrastre, pulsamos la tecla [Ctrl] pulsada en
el teclado, para despus soltar el botn del ratn (y luego [Ctrl]
Pero, adems de copiar y pegar los contenidos de celdas, podemos realizar un conjunto de operaciones
de copiado seleccionando Editar-Pegado especial en el men (una vez que se haya copiado algo,
claro).

O tambin, como en el caso de Write, podemos copiar un formato que tenemos en una zona, a otra
zona (por ejemplo, bordes, formatos de nmero, fuente, etc.) usando el botn de Pincel de formato.

DESHACER Y RESTAURAR
Cuando hagamos una accin no deseada (por ejemplo, seleccionar todo el documento y borrarlo), no
tenemos que emprender con el ordenador. Con calma, deshacemos la accin.

La herramienta Deshacer del men edicin ([Ctrl]+Z, en mtodo abreviado o botn de la barra de
herramientas estndar en forma de flecha curva en direccin izquierda) permite deshacer la ltima
accin realizada. Si deseas deshacer ms acciones puedes volver a utilizarlo. Tambin puedes acceder
a la barra de herramientas.
Se pueden deshacer conjuntos de acciones realizadas. Para ello, en lugar de pulsar el botn, haremos
clic en la flecha que lo acompaa e indicaremos hasta qu accin queremos deshacer.
Si la accin deshecha es errnea, podemos volver a hacer lo deshecho (vaya trabalenguas, lo siento).
Para ello, elegimos Editar Restaurar: ([Ctrl]+Y) o pulsamos el botn en forma de flecha curva en
direccin derecha.
De igual manera, es posible que prefieras rehacer la accin que acabas de realizar. Esto sucede, por
ejemplo, si has puesto un formato a una zona y seleccionas otra que quieres se le aplique lo mismo.
Basta con rehacer (men Edicin Rehacer o mtodo abreviado [Ctrl]+[Mays]+Y)

HERRAMIENTAS DE LLENADO AUTOMTICO


Calc ofrece la posibilidad de rellenar celdas con series de datos. Para ello utilizaremos el cuadradillo
situado en la esquina inferior derecha de la celda de origen (botn de relleno).

Por ejemplo, si en una celda escribimos enero, y arrastramos desde el botn de relleno, se irn
rellenando las celdas por las que pasemos con el resto de los meses

Estas series de datos las podemos configurar acudiendo a las Opciones de Calc, situadas en el men
Herramientas. Una vez all, nos situaremos en el apartado Listas ordenadas, dentro de OpenOffice.org
Calc.
Tambin podemos rellenar celdas contiguas con series de datos numricas. Para ello, introduciremos
la primera cantidad, seleccionaremos las celdas a rellenar y acudiremos a la opcin Editar, Rellenar,
Series.

Elegiremos la direccin y el tipo de serie, introduciremos el valor inicial y final y pulsaremos el botn
Aceptar.
GESTIN DE ARCHIVOS. TRABAJAR CON VARIAS HOJAS
ARCHIVOS DE HOJA DE CLCULO DE OPENOFFICE CALC
Los nombres de los archivos de Calc pueden tener hasta 256 caracteres, incluidos espacios. El
programa les asignar, por defecto, la extensin "ods". Es aconsejable no utilizar los acentos ni
caracteres especiales en el nombre de un archivo.
Con Calc podemos abrir libros de trabajo generados con otras hojas de clculo, como Microsoft Excel.
Tambin, un libro de trabajo generado en Calc podemos guardarlo con formato de documento de
Excel.
Esto supone una importante ventaja ya que, todos aquellos libros de trabajo de Excel que tuviramos
hasta la fecha, podremos trasladarlos sin problema alguno a Calc.

CREAR UN NUEVO ARCHIVO DE HOJA DE CLCULO


Para crear un nuevo archivo de hoja de clculo, podemos acudir a la opcin Nuevo del men Archivo
o pulsar el botn Nuevo, situado en la barra de herramientas estndar.

GUARDAR UNA HOJA NUEVA Y GUARDAR LOS CAMBIOS


En el momento en el que queramos guardar una hoja de clculo, acudiremos a la opcin Guardar del
men Archivo o pulsaremos el botn Guardar de la barra de herramientas estndar.

A continuacin, se mostrar un cuadro de dilogo desde el que pondremos nombre al archivo y


seleccionaremos su ubicacin.
ABRIR UNA HOJA DE CLCULO PREVIAMENTE GUARDADA
Para abrir una hoja de clculo podemos pulsar el botn Abrir situado en la barra de herramientas
estndar o seleccionar la opcin Abrir del men Archivo

A continuacin, se mostrar un cuadro de dilogo desde el que podremos localizar el archivo en


cuestin

Si pulsamos en el men Archivo, veremos que tenemos la posibilidad de abrir hojas utilizadas
recientemente. De esta forma, se nos facilita la localizacin de esos archivos.
CERRAR UN ARCHIVO DE HOJA DE CLCULO
Para cerrar una hoja de clculo, acudiremos a la opcin Cerrar del men Archivo o pulsaremos el botn
Cerrar situado en la parte derecha de la barra de men.

Si no hemos guardado los cambios realizados en la hoja, se nos preguntar si queremos hacerlo

DETERMINACIN DEL DIRECTORIO POR DEFECTO


En OpenOffice, al acceder al cuadro Abrir archivo, o al querer guardar un documento con la opcin
guardar como, aparece por defecto una determinada carpeta. Esta suele ser Mis documentos, pero
podemos hacer que la carpeta en la que por defecto se van los documentos creados, sea la que nos
interese.
Para ello, acudiremos al apartado Rutas, dentro de las opciones de OpenOffice, situadas en el men
Herramientas.

Seleccionamos la ruta que deseemos modificar, pulsamos el botn Editar y elegimos la carpeta que
nos interese.
Una vez seleccionada, pulsamos el botn Aceptar.

COPIAS DE SEGURIDAD EN OPENOFFICE CALC


Una copia de seguridad es una copia del documento que se realiza con el fin de disponer de un medio
para recuperarlo, tal y como estaba cuando se guardo la ltima vez, en caso de su prdida.
Cada vez que se guarde un documento ya existente, Calc renombrar la versin anterior, si la hubiera,
con la extensin BAK. En caso de perder el archivo .ods original, bastara con renombrar la extensin
de la copia .BAK a .ods y, al menos, se recuperara la penltima versin del archivo perdido.
Para activar la posibilidad de realizacin de este tipo de copia, acudiremos al apartado Cargar/Guardar
de las opciones de OpenOffice.

En el subapartado General, activaremos la opcin Siempre crear una copia de seguridad.


RECUPERACIN DE DOCUMENTOS
Si, por alguna causa, se interrumpiera el funcionamiento normal del sistema, podremos recuperar la
informacin que en ese momento estbamos manejando. Esto ser posible si tenemos activada la
opcin Guardar datos de recuperacin automtica cada, situada en el apartado Cargar/Guardar de
las opciones de OpenOffice.

En el control de nmero, podremos especificar cada cuntos minutos deseamos que se vaya
guardando la informacin de auto recuperacin.
A partir de ese momento, si se produjera un fallo en el sistema, al reiniciar el equipo y abrir Calc, se
recuperaran en pantalla todos los documentos que estuvieran abiertos en el momento del fallo, con
la ltima informacin guardada.

ESTABLECER CONTRASEA DE PROTECCIN


Si queremos evitar que cualquiera pueda ver el contenido de un documento, a la hora de guardarlo
hay que activar la casilla Guardar con contrasea.

Al pulsar el botn Guardar, se mostrar un cuadro de dilogo en el que introduciremos la contrasea


para poder abrir el documento.
Si lo que no queremos es que otras personas puedan abrir, pero no modificar el contenido del
documento, pulsaremos el botn Ms opciones e introduciremos la contrasea que permita su
edicin.

OPCIONES DEL MEN VENTANA


Desde las opciones del men Ventana, podemos duplicar la ventana actual (Nueva ventana) o cerrarla
(Cerrar ventana).
Tambin podemos dividir en partes la ventana actual, de tal manera que podamos desplazarnos
independientemente por cada una de las divisiones y visualicemos zonas diferentes de la hoja creada

Otra posibilidad es la de mantener fijar una serie de filas y columnas, de tal manera que, al
desplazarnos por la hoja, no perdamos de vista el contenido de las celdas fijadas

Se mantendrn fijas las filas situadas por encima y las columnas situadas a la izquierda de donde nos
encontremos.
TRABAJAR CON FRMULAS
LAS FRMULAS EN CALC
Denominaremos frmula en una hoja de clculo a la expresin que se presente en una celda para su
clculo. Toda celda que contiene una funcin debe empezar por el smbolo igual (=). Es la forma con
que OO Calc reconoce que lo que sigue es un clculo y, por tanto, lo deber de evaluar y exponer.

No debemos confundir frmula con funcin. Una funcin es una palabra clave de OO Calc para realizar
un tipo de clculo predeterminado. Toda funcin debe estar dentro de una frmula, pero no el
contrario. De hecho, puede haber mltiples funciones en una frmula de una celda.

Una vez escrita y validada (con [Intro] u otra forma) una frmula, recordemos, se presentar en la
celda el resultado de su clculo. ste puede ser cualquiera de los tipos de entradas que comentbamos
(textos, nmeros, fechas). La frmula nicamente se nos presentar en la barra de edicin o en la
propia celda si la volvemos a editar (por ejemplo, pulsando [F2])

Pero la potencia de una hoja de clculo con respecto a las frmulas que escribamos estriba en la
interrelacin que podemos hacer entre sus celdas. Esto permite, por ejemplo, recalcular toda una hoja
cambiando un dato que se encuentra en una sola celda.
COPIAR FRMULAS
Es usual que, una vez escrita una frmula en una celda, utilicemos el botoncito de relleno para copiar
la misma frmula en celdas adyacentes. Esto facilita enormemente la confeccin de las hojas al no
tener que escribir frmulas similares de forma rutinaria.

Pero esta facilidad presenta alguna objecin que vamos a tratar de comentar a continuacin.

REFERENCIAS RELATIVAS
Veamos el siguiente ejemplo:

Como vemos, hemos escrito algunos artculos de un almacn con referencia de su precio por unidad y
la cantidad de que disponemos. Queremos calcular los importes para cada artculo y al final sumar
todo y conocer el importe total en Stock.

En el caso de los importes, la frmula es muy simple: nicamente deberemos multiplicar el precio
unitario por la cantidad. Observa la frmula que estamos escribiendo (=C3*D3) que realiza esa
operacin.

Una vez calculado para el primer artculo, deberemos hacerlo para el resto. Entendemos que sera muy
tedioso el tener que volver a escribir de nuevo una frmula que ser casi idntica a la ya escrita en el
primero (en realidad la operacin sera la misma, actualizando nicamente las referencias de fila). Por
ello lo que hacamos en la Prctica 1 era arrastrar esa frmula con el botn de llenado (o copiado) de
la celda hacia abajo.

Si lo hacemos, veremos que los resultados son correctos y la ayuda ha funcionado a la perfeccin. Pero
queremos detenernos en las nuevas frmulas escritas para ver cmo ha copiado Calc nuestras
operaciones:

La frmula anteriormente escrita estaba en E3 y era =C3*D3. sta ha sido la que hemos copiado
hacia abajo. Si nos ponemos en E4, veremos que la nueva frmula es =C4*D4, es decir, que al copiar
la frmula una fila hacia abajo, las referencias de las celdas tambin han pasado a una abajo.
Repetimos: en E3 la frmula referenciaba celdas de la fila 3, mientras que en E4 lo hace de la fila 4.

Esto se repite en el resto de celdas en las que hemos copiado. Por ejemplo, en E6, la frmula se
referencia a la fila 6 =C6*D6.

Este tipo de referencias se denominan relativas, pues realmente la copia se relativiza a la nueva
posicin en que ha sido copiada. Podramos decir que la frmula realmente dice multiplcame la celda
que est dos a la izquierda de la ma por la que est justamente a mi izquierda. Con este concepto
relativo de frmula, entenderemos que cuando la copiemos abajo, el concepto de dos a la izquierda
de la ma se referir a la nueva fila.

Esta situacin nos ha favorecido en esta situacin y, de hecho, lo har en gran cantidad de ellas. Pero
a veces no todo debe ser as.
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Veamos una nueva situacin:

Como vemos, el objetivo en estos nuevos clculos es ligeramente distinto: pretendemos calcular el
importe total del stock de un determinado artculo que se encuentra en 5 almacenes distintos. El precio
del artculo es comn y se encuentra en la celda C12 (0,34 ).

Para poder calcular el importe de este artculo correspondiente al primer almacn, hemos escrito en
la celda D15, la frmula que multiplica el precio del artculo (C12) por la cantidad que hay en ese
almacn (2.310, en C15). Lo frmula, por tanto, escrita en D15 ha quedado =C12*C15 y corresponde
bien al importe en el almacn.

Pues bien, ahora lo lgico sera llenar la frmula hacia abajo para que se produzcan los distintos
productos para cada almacn, pero vemos que al hacerlo los resultados pueden ser sorprendentes:

Si observamos en los importes correspondientes a los almacenes 2 y 3, el importe es 0, mientras que


en los 4 y 5 son cantidades desorbitadas. A qu ha sido debido este error de clculo? La respuesta nos
la va a dar la observacin de la frmula en las celdas donde ha sido llenada hacia abajo desde D15.
Veamos la frmula en D16, por ejemplo:

D16 presenta la frmula =C13*C16. Algo raro ha pasado ya que ahora no est accediendo a la celda
C12 donde se encuentra el precio del artculo. Eso explica que el resultado sea 0, ya que est
multiplicando 1560 (celda C16) por 0 (contenido vaco de la celda C13).

Si descendemos a la celda D18, correspondiente al Almacn 4 donde aparece una cifra exagerada (ms
de 17 millones para un producto que queramos de 0,34 x 7.362), vemos que la frmula all copiada ha
sido transformada en =C15*C18. Vemos que C15 contiene 2.310 y de ah el importe tan alto al ser
multiplicado por 7.362.

Desde luego esto explica el porqu de los resultados aparecidos, pero no la causa por la que se han
producido esas extraas frmulas. Al fin y al cabo, lo nico que queramos era mantener el producto
entre el precio y la cantidad de cada almacn

Pero en realidad no deberamos extraarnos si hemos entendido el apartado anterior sobre


referencias relativas. Recordemos que al copiar la frmula hacia abajo se relativiza a su nueva posicin
y, por tanto, si hemos copiado una celda hacia abajo, todas las referencias habrn aumentado una fila.
Aqu est la explicacin: al copiar la frmula =C12*C15 de D15 hacia abajo, a la D16, se han movido
todas las referencias una hacia abajo, tal y como se pretenda en realidad, convirtindose en
=C13*C16. Realmente el programa ha hecho exactamente lo que le hemos dicho: copiar la frmula
hacia abajo (recordar el concepto de relatividad comentado como multiplica el contenido de la celda
que est 3 hacia arriba y una hacia la izquierda por el de la celda que se encuentra a mi izquierda;
llevando esta relatividad una hacia abajo dar como resultado la frmula de D16)

Pues ya casi lo tenemos: entendemos ya porqu los resultados eran tan extraos y cmo se ha
comportado cuando hemos copiado la frmula hacia abajo. Ahora lo que tenemos que hacer es dar
solucin a la situacin.

Para ello haremos uso de las referencias absolutas. Si nos fijamos cuando escribamos la frmula
=C12*C15, en realidad queramos que C12 permaneciera fijo cuando la copiramos hacia abajo. Al
fin y al cabo, el precio siempre se encuentra en C12 y no tiene sentido relativizar esta referencia a la
celda.

Estos casos son los que deben ser resueltos indicando que C12 ser siempre nuestra celda objetivo
aun cuando copiemos la frmula hacia abajo. Deberemos indicar a OOo Calc que C12 es una referencia
absoluta.

La forma de indicarlo es mediante el smbolo dlar ($) delante de las coordenadas de la celda. Una
referencia del tipo $C$12 indica que siempre queremos mantener esta coordenada C12, aunque
copiemos o movamos la frmula a otro lugar.

Si sustituimos la frmula de D15 por =$C$12*C15 veremos que, al copiarla hacia abajo, el resultado
obtenido es el deseado:

En la imagen podemos ver cmo se ha mantenido la referencia $C$12 en la frmula de D19 cuando la
hemos copiado desde D15.

Es importante usar la ayuda de Calc al escribir referencias absolutas en frmulas que las requieran.
Para ello, podemos pulsar la combinacin de teclas [Mays]+[F4] tras haber hecho clic en la celda
que queremos colocar en absolutas con los smbolos $. Calc pondr dichos smbolos al pulsar la
combinacin.
DESPLAZAR FRMULAS
Para mover una frmula a otra celda, pulsaremos en cualquiera de sus bordes y arrastraremos hasta
la posicin de destino.

Otra posibilidad es la de utilizar las opciones Cortar/Pegar.

FORMATO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS


FORMATO DE CELDAS
Antes de comenzar, nos gustara comentar a qu elementos nos referimos cuando hablamos de
formatos en una hoja de clculo:

A la fuente y sus caractersticas:

- Tipo y tamao de letra

- Estilo: cursiva, negrita o ambos

- Efectos: color, relieve, sobrelineado, tachado y subrayado

A la forma de presentar los nmeros y las fechas. Por ejemplo, podemos decidir presentar un
nmero con 2 decimales obligatorios (pese a no necesitarlos o precisar ms), con punto para
los miles, con smbolos anteriores o posteriores (el ms normal es el smbolo de o %), o
cualquiera que afecte a fechas (nombre del mes o slo nmero, da de la semana, etc.)

Alineaciones: en este caso veremos cmo colocar los textos con respecto al borde de las
celdas, tanto horizontal como verticalmente o inclinado.

Bordes y Fondos: decoracin en torno a una o varias celdas con colores de fondo.

Combinar varias celdas en una.

Formatos condicionales que presentarn caractersticas distintas segn los valores que
alcancen las frmulas.

Como vemos, existe una gran variedad de estilos visuales para modificar la presentacin en pantalla e
impresora de nuestras hojas.

Pero como decamos, lo importante es saber a qu y cmo aplicarlos.

En principio, todos los formatos mencionados se aplican a celdas o rangos de celdas, excepto los de
fuente que pueden ser aplicados a una parte del texto de una celda.

Escribamos un texto en la celda A1 de una nueva hoja de prueba. Esto es un , pero antes de terminar,
pulsamos el botn de negrita en la barra de herramientas de formato (o pulsamos [Ctrl]+N, como ya
sabemos) continuando con la escritura de texto.

El resultado ser el siguiente:


Como vemos, los formatos habituales (mejor, ya conocidos por Writer) de fuente pueden ser aplicados
a partes del texto de una celda. Ningn otro formato puede ser aplicado a una parte (siempre a una
celda o rango de ellas)

Por otro lado, para aplicar un formato, deberemos previamente seleccionar la celda o rango de celdas
a las que aplicrselo. Aunque esto parece obvio, es fuente de confusin el aplicar un formato y no ver
los cambios por estar seleccionada una celda en blanco.

Podemos (y debemos), por tanto, seleccionar la celda o rango y despus definir el formato que
queramos presente.

Esto nos lleva a la conclusin de que, en general, aplicaremos los formatos con posterioridad a la
confeccin de los clculos en la hoja. Esto es debido a que hasta que no la hayamos terminado no
estaremos seguros del aspecto que le querremos dar. Si vamos aplicando el formato conforme
escribimos datos o frmulas en las celdas, seguro que volveremos a corregirlo al final, cuando
queramos mejorar el aspecto final. Por ello habremos trabajado dos o ms veces.

Es importante seleccionar el rango de celdas y luego aplicar los distintos formatos tras haber
terminado todos los clculos.

FUENTES Y EFECTOS
A continuacin, enumeramos y mostramos algunos ejemplos de los formatos de fuente y estilos:

Fuente o tipo de letra: se trata de la tipografa utilizada, contando con las que tenemos
instaladas en nuestro ordenador.

Tamao de letra: medido en puntos, indica el tamao que presenta la letra. Recordar que los
tamaos habituales se encuentran entre 9 y 12 puntos.

Estilos: negrita, cursiva o ambas a la vez

Efectos: se trata de algunos cambios de apariencia de la fuente.

- Color

- Relieve, esquema o sombra: aplicado a una celda, cambia el aspecto de la letra para
presentar relieve, hueco o sobra.

- Lneas: encontramos, adems de las normales subrayado (con diversos tipos de lnea
y colores) y tachado (con varios smbolos de tachado), las novedosas sobrelineado, es
decir, lneas de diversos tipos y colores sobre el texto.

Los formatos ms usuales los podemos encontrar en la barra de herramientas de formato (fuente,
tamao, negrita, cursiva y subrayado). El resto lo encontraremos en el men Formato Formato de
celdas:
A continuacin, mostramos algunos ejemplos de uso de estos formatos. Por favor, intenta repetirlos
en una hoja de clculo de prueba como prctica.
Por cierto, observa cmo hemos ocultado las lneas de tono gris que nos sirven como delimitador de
celda (solo se visualizan, no se imprimen, y sirven como ayuda a la confeccin de la hoja. Hemos
desmarcado la opcin Lneas de cuadrcula que aparece en la seccin Ver de OpenOffice.org Calc en
el men Herramientas Opciones:

ALINEACIONES
Otro de los formatos ms usuales a la hora de mejorar la apariencia de las hojas de clculo son las
alineaciones. Recordemos que, por defecto, los textos se presentan con alineacin izquierda con
respecto a su celda, mientras que los nmeros y fechas lo hacen a la derecha.

Si queremos cambiar la forma en que se realiza la alineacin, podemos hacer uso de los botones de la
barra de herramientas de formato o acceder al men Formato Formato de celdas para unas opciones
ms completas.
En principio, vemos claro que se nos presentan dos tipos fundamentales:

Alineacin horizontal: con un significado similar al de Write pero con respecto a la celda
seleccionada:

- Izquierda: alinea a la izquierda el contenido de la celda

- Derecha: igual, pero a la derecha

- Centrado: centra el contenido con respecto al centro de la celda

- Justificado: iguala con alineacin derecha e izquierda (forma de caja de texto)

- Relleno: limita la presentacin del texto a la anchura de su columna, aunque no haya


nada escrito en las celdas adyacentes

Alineacin vertical: si la altura de la fila es mayor que el tamao del texto, podemos alinear
verticalmente el contenido de varias formas.

- Arriba: presenta el contenido en la parte superior de la celda

- Centrado: centra de forma vertical el contenido

- Abajo: coloca el contenido en la parte inferior de la celda. Esta es la opcin


predeterminada.

Podemos ver que, si elegimos alineacin horizontal izquierda, podemos establecer tambin si
queremos que sta presente algn tipo de sangra (en puntos). El mismo efecto lo podemos conseguir
mediante los botones de sangrar a la derecha o izquierda de la barra de herramientas (ver dos
imgenes antes):
Adems de estos, que podamos considerar lgicos, encontramos algunas opciones ms, muy
interesantes, para mejorar la presentacin de nuestras hojas:

Orientacin del texto: podemos definir si queremos que el texto presente algn tipo de
inclinacin, indicando el nmero de grados del ngulo de la inclinacin, respecto de las
diversas aristas de referencia.
Disposicin vertical: no debemos confundirlo con la orientacin; se trata de escribir el
texto colocando cada letra debajo de la otra.

Ajustar texto automticamente: podemos modificar la altura de la celda de forma automtica


para que se pueda encajar todo el texto de una celda

Reducir para ajustar: reducir el tamao de la fuente para que pueda encajar en la anchura
de la celda.

FORMATOS DE NMERO
Esta leccin posiblemente sea de las ms importantes en cuanto a formato ya que permite la
presentacin de nmeros (bueno, en realidad casi cualquier cosa) con una apariencia muy distinta.

Observemos antes de empezar el siguiente ejemplo:

Como vemos, en la celda B37 hemos escrito el nmero 12345,678 (podemos verlo en la lnea de
edicin, que es donde realmente se presenta lo que se escribe). Sin embargo, en la celda aparece
12.345,68 . Podemos notar las siguientes observaciones:

En ningn momento se han puesto los smbolos punto (.), coma (,) o euro (). De hecho, ni se
presentan en la lnea de edicin, los hayamos tecleado o no.

En los decimales slo se presentan 2 por lo que realiza un redondeo al alza al ser la parte
decimal 678, redondeado a 68.

En otras palabras, lo que vemos es formato mientras lo que se teclea (o calcula) son nmeros. Si por
casualidad el smbolo no fuese formato, entonces lo escrito no sera un nmero y no podramos
calcular nada con l (observa si tecleas 1234,63 $ como se realiza una alineacin izquierda como los
textos y da 0 al multiplicar esta celda por 2):
Los formatos numricos permiten obtener una presentacin a los mismos con combinaciones de texto
o smbolos, sin dejar de comportarse como nmeros.

Existen muchos predeterminados y, adems, se pueden personalizar de forma simple. Veamos qu


opciones se nos ofrecen:

En la barra de herramientas: disponemos de las opciones ms usuales de formatos numricos:

- Formato de moneda: coloca punto para los miles, dos decimales y el smbolo de
moneda del pas predeterminado para la aplicacin (suponemos que euro para
Espaa es tu caso).

- Porcentaje: multiplica el valor por 100, pone dos decimales y coloca el smbolo
porcentaje (%) tras el nmero.

- Formato predeterminado: anula otros formatos aplicados para volver al


predeterminado (sin ningn smbolo y con dos decimales).

- Aumentar y disminuir decimales: para cualquier formato aplicado, permite de forma


cmoda aumentar o disminuir la cantidad de decimales que se presentarn.

Bajo el men Formato Formato de celdas Nmeros: se presentan diversas categoras de


formato para varios tipos de informacin en celda (nmeros, porcentajes, monedas, fechas,
horas, etc.). A continuacin, nombramos las caractersticas ms importantes de ellas:

- Nmero: define cmo presentar nmeros reales, indicando en la parte inferior la


cantidad de decimales, ceros a la izquierda (no significativos), con color rojo si son
negativos y con separador (o no) en los millares.
- Porcentaje: es similar al anterior, salvo la consideracin de que multiplica por 100 al
nmero colocndole el smbolo de porcentaje como sufijo. Tambin podemos indicar
los decimales, ceros, rojo o separador de miles. Es importante, dada la multiplicacin
por 100 comentada, que a la hora de teclear en una celda un nmero en porcentaje lo
escribamos bien con su valor y el smbolo % detrs (por ejemplo, 37,23%) o por el valor
real, o sea, 0,3723, dando con posterioridad el formato de porcentaje que queramos.

- Moneda: coloca el smbolo de moneda predeterminado en la posicin habitual al pas


(por ejemplo, en Espaa solemos colocar el smbolo tras la cantidad, mientras en
EEUU se coloca el smbolo de dlar $ como prefijo del importe). Se puede elegir en el
formato el carcter de moneda a incluir (lista interminable de monedas de cada pas),
con indicacin de decimales, ceros, rojo y separador (como antes).

- Fecha: las fechas tienen un comportamiento absolutamente numrico. Al fin y al cabo,


tiene pleno sentido restar dos fechas (dar el nmero de das que transcurren) o sumar
un nmero a una fecha (dar una nueva fecha). Por ello en las fechas y hora, los
formatos de nmero cobran mucha importancia. Vemos que se puede definir cmo
aparecer la fecha, atendiendo a:

Aos: con dos o cuatro cifras

Mes: en nmero o letra (2, 02, feb o febrero)

Da: indicando nmero o letra (siendo letra el da de la semana)

Trimestre

Con hora

El orden de los componentes: da/mes/ao, ao/mes/da, etc.

- Hora: similar a la fecha, puede elegirse la cantidad de cifras o el smbolo AM/PM que
se presente.
- Cientfico: usa la notacin cientfica de exponencial (por ejemplo, el nmero 1.234 se
escribira 1,234 E+03, indicando E+03 el nmero 1000 unidad seguida de 3 ceros-
multiplicando al nmero decimal 1,234).

- Fraccin: convertir cualquier nmero decimal en la parte entera seguida de una


fraccin (con la cantidad de dgitos elegida) para la parte decimal. Es lo que se
denomina en Educacin Primaria nmeros mixtos.

- Valor lgico: indica cmo se presentarn los valores de VERDADERO/FALSO (podra


ser, por ejemplo, SI/NO, NEGRO/BLANCO, etc. segn la personalizacin). Calc define
el 0 como valor FALSO y cualquier otro nmero como VERDADERO (aunque de forma
estricta, VERDADERO es el valor -1).

- Texto: a veces encontramos nmeros que no deben tener comportamiento numrico


(vaya trabalenguas, vamos). Queremos decir que, por ejemplo, el cdigo postal de
Barcelona 08080, si lo escribimos en una celda quitar el 0 no significativo de la
izquierda, al ser tratado como un nmero. Pero en realidad un cdigo postal no es
propiamente un nmero, aunque est compuesto por l (de hecho, no creo que nadie
sume o calcule la media de los cdigos postales). Por ello, deberemos definir la celda
con formato numrico de texto para quitar su comportamiento numrico.

Adems de estos formatos de nmeros predefinidos, el usuario puede personalizar el formato,


acudiendo a la casilla Cdigo del formato e introduciendo los cdigos adecuados para su
presentacin (esta caracterstica excede a los objetivos marcados para este curso; no obstante, se
presenta, a modo de ejemplo, cmo poner un texto cualquiera tras un nmero):
BORDES
Recordemos que la cuadrcula que aparece en OO Calc es nicamente de ayuda a la edicin de las
hojas, no siendo impresa por defecto. Por ello, deberemos encargarnos de definir claramente qu
celdas presentarn qu borde para que se pueda seguir mejor la hoja de clculo.

Lo usual para dibujar bordes a la celda es acudir a la barra de herramientas de formato donde podemos
separar una barra flotante con los bordes ms usuales:

La simbologa de los bordes de la barra flotante de Borde debe interpretarse sobre todo cuando se
selecciona un rango de celdas. As, por ejemplo, el segundo botn se referira al borde izquierdo de la
seleccin, mientras que el primero de la tercera fila, pondra bordes arriba y debajo de la seleccin y,
adems, bordes horizontales en las celdas intermedias. Por ejemplo, el ltimo coloca todas las lneas
a todas las celdas, tanto interiores como exteriores, mientras que el ltimo de la segunda fila, slo lo
har a los contornos de la seleccin.

Si queremos afinar un poco ms nuestra definicin de bordes, deberemos acceder al men Formato
Formato de celda, solapa Borde:
Dependiendo de lo seleccionado (nosotros lo hemos hecho en varias celdas a lo ancho por varias a lo
alto) se presentarn ms o menos lneas para marcar en la zona Definido por el usuario. La forma de
manejo es sencilla: deberemos sealar el estilo y color de la lnea y luego marcar en la zona Definido
por el usuario para obtener una personalizacin completa.

Observa cmo existen numerosos estilos y colores. Hemos sealado en la imagen anterior con
rectngulos redondeados, las zonas de bordes horizontales y verticales, tanto interiores como
exteriores al rango seleccionado. Adems, hemos dibujado unas flechas para indicar si queremos
tambin algn tipo de lnea oblicua por mitad de celda, tanto de arriba abajo como en sentido
contrario.

Tambin podemos ver que se puede definir la distancia al texto desde el borde en los cuatro sentidos,
as como si queremos que dicho borde presente sombreado (con su posicin, distancia y color).

Prueba con una hoja de ensayo y practica cmo colocar cada borde de una forma distinta.

FONDO
Tambin podemos jugar con los colores de fondo en las celdas para hacer las hojas ms profesionales
y atrayentes.

La forma ms simple consiste en acceder al botn de Color de fondo en la barra de herramientas de


formato. Recuerda que tambin podemos hacerla flotante.

Tambin, si queremos personalizar algo ms este tipo de formato, lo encontraremos en el men


Formato Celdas, bajo la solapa Fondo.
COPIAR FORMATO
El comando Copiar formato, permite copiar el formato de una celda y pegarlo a otra u otras.

Para realizar esta operacin, seleccionaremos la celda cuyo formato queremos copiar y haremos un
clic en el comando Pincel de formato.

A continuacin, seleccionaremos la celda o celdas a las que queremos aplicar el formato copiado.

Si queremos aplicar el formato ms de una vez, en lugar de un clic en el Pincel, haremos doble clic.

ELIMINAR FORMATOS
Para eliminar el formato de una celda, pulsaremos la tecla Supr y marcaremos la opcin Formatos.
FORMATO CONDICIONAL
Un formato condicional es aquel que aplicamos cuando, dependiendo del resultado de unas frmulas
o valores, presentar distinto formato. As, por ejemplo, podramos definir un formato en negrita si el
resultado de una frmula en una celda es mayor que 1000, y en color rojo si el resultado es igual a 100.

Para definir estas condiciones y formatos, debemos acceder (previamente habr que seleccionar la
celda o rango donde se aplicar, recordemos) al men Formato Formato condicional

En este cuadro de dilogo definiremos las condiciones (segn el valor o frmula y con comparadores
habituales igual, mayor, etc.) con un valor o celda, aplicando alguno de los estilos de celda de la lista
predeterminada. Observa que, para aplicar un formato personalizado, deberemos haber definido con
anterioridad algn estilo.

ESTILOS
Un estilo es un compendio de los formatos anteriormente tratados que se conjugan en un nombre.
As es sencillo aplicar un conjunto de formatos, simplemente asignando el estilo a nuestro objetivo.

Para definir, modificar o borrar estilos, deberemos acceder al men Formato Estilo y formato ([F11])
donde se presenta la siguiente barra flotante:
Para ver su funcionamiento, vamos a definir un nuevo estilo (penltimo botn de la barra de Estilo y
formato):

Pulsamos el botn Nuevo estilo a partir de seleccin (mejor seleccionamos previamente el


estilo Predeterminado para asumir sus propiedades bsicas).

Ponemos como nombre en el nuevo estilo Rojo intenso.


Sobre el nombre definido, pulsamos con el botn derecho del ratn eligiendo Modificar. Se
presentar el conocido cuadro de formatos, donde podemos definir los necesarios:

1. Color de fuente rojo.

2. Negrita.

3. Formato numrico con punto para miles, tres decimales.

4. Borde fino alrededor.

5. Color verde claro de fondo.

Con estas caractersticas, vamos a completar el formato condicional, indicando que se aplicar el estilo
Rojo intenso para los valores de celdas mayores que 1000.

Observa el resultado final con las celdas de empleados en 2004. Las que son mayor que 1000 tienen el
formato definido mientras que el resto siguen asumiendo el predeterminado.

FORMATEADO AUTOMTICO
Calc dispone de una serie de formatos predeterminados que podemos aplicar a las tablas creadas. Para
ello, seleccionaremos la tabla y acudiremos a la opcin Formato, Formateado automtico

Seleccionamos el que ms nos guste y pulsamos el botn Aceptar.


COMBINAR Y DIVIDIR CELDAS
En muchos casos, el hecho de encontrar en una celda un texto largo puede sernos algo engorroso y
poco manejable. En estas situaciones, puede ser recomendable unir varias celdas para que se
comporten como una sola, pudiendo aplicar los formatos arriba comentados como si se tratase de una
nica.

Supongamos el siguiente ttulo de la hoja de ejemplo:

Como vemos, tanto lo escrito en A1 (EMPLEADOS TOTALES EN LAS) como lo de A2 (EMPRESAS DE


INFORMTICA), seguramente quedara mejor como ttulo si lo centrsemos respecto a las columnas
A a G, anchura total de todos los datos y clculos de nuestra hoja.

Pues bien, eso es fcilmente posible si combinamos, en la primera fila, las celdas desde A1 a G1 como
si fuera una sola, para luego centrarlo. Para ello bastar con seleccionar A1:G1 y pulsar el botn de
Combinar celdas (men Formato Combinar celdas) de la barra de herramientas de formato.

Las celdas quedarn combinadas, presentndose como una sola, preparada para recibir los formatos
(alineacin, bordes, nmero, etc.) que requiramos.
De forma anlogo podramos hacerlo para la fila 2, o incluso para el texto EMPRESAS de la celda A5,
combinndolo con las celdas A4:B5 (dos de ancho y dos alto).

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS


Dentro de las opciones del men Formato, Fila, podemos modificar la altura de las filas seleccionadas,
adems de ocultarlas o mostrarlas.

Tambin podemos modificar la altura de una fila situndonos en la lnea inferior de su nmero y
arrastrando hacia arriba o hacia abajo. Si en esa posicin, hacemos doble clic, obtendremos un alto
ptimo.

La opcin Alto ptimo, ajustar la altura de las filas seleccionadas a su contenido.

En el caso de las columnas, si acudimos a la opcin Formato, Columna, podremos modificar la anchura
de las columnas seleccionadas y ocultarlas o mostrarlas.
Tambin podemos modificar la anchura de una columna situndonos en la lnea que divide su
encabezado y arrastrando hacia la derecha o hacia la izquierda. Si en esa posicin, hacemos doble clic,
obtendremos un ancho ptimo.

INMOVILIZAR O FIJAR PANELES


Podemos fijar una serie de filas y columnas, de tal manera que, al desplazarnos por la hoja, no
perdamos de vista el contenido de las celdas fijadas

Se mantendrn fijas las filas situadas por encima y las columnas situadas a la izquierda de donde nos
encontremos.

PROTECCIN DE CELDAS
Para evitar modificaciones accidentales en una hoja de clculo podemos proteger todas sus celdas
excepto las que estn preparadas para introducir datos.

Para el ejemplo, vamos a proteger todas las celdas de nuestra hoja excepto las que contienen datos
susceptibles de modificacin. En nuestro caso, el rango en el que se encuentran los datos de los
diferentes pases, para los diferentes aos
Una vez seleccionado acudiremos a la opcin Formato, Celdas, y nos situaremos en el apartado
Proteccin de celda.

Observamos que la casilla Protegido est activada. Por defecto, todas las celdas de la hoja tienen
activada esta propiedad, de tal manera que, si protegemos la hoja, todas sus celdas quedaran
bloqueadas. Lo que haremos ser desactivar esa casilla para que, al proteger la hoja, estas celdas
queden libres. Pulsamos el botn Aceptar.

Desactivado el bloqueo de las celdas en las que introduciremos datos, debemos proteger la hoja de
clculo. Para ello acudiremos a la opcin Herramientas, Proteger documento, Hoja

En este cuadro de dilogo se nos da la posibilidad de introducir una contrasea de seguridad. Una vez
introducida, pulsamos el botn Aceptar.
Si ahora intentamos introducir o modificar el contenido de cualquier celda de la hoja, excepto las
desbloqueadas anteriormente, observaremos que no se permite y que se muestra el siguiente
mensaje

Para desproteger la hoja de clculo, acudiremos a la opcin Herramientas, Proteger documento,


Hoja. Si no hemos introducido contrasea a la hora de protegerla, automticamente quedar
desprotegida. Si, por el contrario, habamos introducido contrasea de proteccin, deberemos
introducirla para desproteger la hoja.
FUNCIONES EN CALC
CONCEPTO
Muchos clculos requieren frmulas que son verdaderamente complejas. Imagina que tienes que
calcular, por ejemplo, el seno de un ngulo. Cmo vamos a calcularlo a partir de la nada? Para ello se
han incluido en OpenOffice.org Calc las funciones.

Las funciones son clculos establecidos por el programa con objetivos concretos. Si indicamos la
expresin =SENO(PI()/2) en una celda, lo que queremos obtener es el seno de un ngulo de /2 (es
decir, el seno de 90)

Ya comentbamos con anterioridad que toda funcin debe hallarse como parte o todo de una frmula
en una celda. Claro que tambin pueden presentarse varias funciones en una sola frmula.

Existen ms de 400 funciones incorporadas en OpenOffice.org Calc. Todas ellas tienen una sintaxis
comn:

NOMBRE.DE.LA.FUNCION(argumento1;argumento2;)

Es decir, presentan el nombre de la funcin (que deberemos conocer o ayudarnos con el asistente de
funciones) y, entre parntesis obligatorios, los argumentos, que variarn en nmero segn la
estructura definida para la funcin.

Insistimos que los parntesis son obligatorios, aun cuando la funcin no precise de parmetros (por
ejemplo, la funcin HOY() devuelve la fecha actual y aunque no requiere parmetros presenta la
apertura y cierre de parntesis)

Dada la gran cantidad de funciones incluidas, realizaremos el estudio de nicamente una pequea
porcin, solo aquellas que sean usuales y prcticas. En cada caso ser el estudiante quien ample sus
conocimientos segn sus propias necesidades.
En cualquier caso, una buena ayuda es la categorizacin de las funciones segn su resultado:

Base de datos: conjunto de funciones de Calc cuando lo utilizamos como gestor de base de
datos (contar celdas, clculo de mximo, mnimo, media, etc.).

Fecha y hora: permite la realizacin y obtencin de datos a partir de fechas y/u horas. Por
ejemplo, podramos sacar el mes de una fecha o el da de la semana que corresponde, la
cantidad de das laborables entre dos fechas, etc.

Financieras: usadas para clculos financieros comprenden alrededor de 50 funciones para


descuentos, prstamos, cupones, amortizaciones, etc.

De informacin: muestran informacin sobre una celda como por ejemplo si el resultado es
un nmero, da error, etc.

Lgicas: operadores lgicos para condiciones (Y, O, NO, etc.).

Matemticas: como las financieras, son las ms numerosas. Renen un conjunto de funciones
de operaciones matemticas como pueden ser las de operaciones, trigonomtricas,
conversin, etc.

Matriciales: son funciones cuya respuesta es un rango de celdas y no una sola de ellas. Son
usuales en las funciones estadsticas.

Estadsticas: conjunto numeroso de funciones para clculos estadsticos. Encontramos aqu


desde simples medias o desviaciones tpicas, hasta complejos clculos de test de hiptesis.

De bsqueda (hoja de clculo): rene una coleccin de tiles funciones que buscan o
referencian datos entre celdas. Ms adelante veremos alguna de ellas.

De texto (o cadena de caracteres): funciones para el uso con cadenas de texto. Permiten, por
ejemplo, sacar una parte de un texto, hallar un texto en otro, etc.

Aadidas (add-in): resto de funciones encontrando desde funciones de ingeniera hasta de


clculo con nmeros complejos.

INTRODUCCIN DE FUNCIONES
Vamos a realizar una serie de clculos con los datos de esta tabla de ejemplo.

Sitate en la celda B6 para calcular la suma de las cantidades correspondientes al primer trimestre.
Podramos introducir la siguiente frmula =B2+B3+B4+B5. Vamos a probarlo.
Una vez introducida la frmula pulsamos la tecla Enter y se mostrar el resultado.

AUTOSUMA
Vamos a calcular la suma de otra forma. Borra el clculo realizado y sitate en la celda B6.

En la barra de frmulas se encuentra un botn que nos va a facilitar este clculo. Es el botn Autosuma.

Plsalo y observars que genera de forma automtica la funcin =Suma(). Entre los parntesis muestra
el rango de celdas a sumar (celda inicial: celda final).

INSERTAR FUNCIN
Ahora se trata de calcular la media aritmtica de cada trimestre.

Podramos dividir el resultado de la suma entre el total de empresas, pero vamos a ver si Calc dispone
de alguna funcin que permita realizar este clculo de manera rpida. Para ello, pulsaremos el botn
Asistente: Funciones, situado en la barra de frmulas
Se muestra un asistente que nos ayudar a utilizar las funciones de Calc. En el primer paso se encuentra
la lista de funciones disponibles en Calc, agrupadas por categoras. Se trata de localizar la que
necesitamos. En este caso, la funcin PROMEDIO.

Una vez localizada la funcin, pulsamos el botn Siguiente >>

En este paso indicaremos el rango de celdas del que queremos calcular ese PROMEDIO. Para ello,
pulsaremos el botn Seleccionar, situado a la derecha de la casilla nmero 1, y seleccionaremos el
rango (en nuestro caso B2:B5). Pulsamos la tecla ENTER y ya obtenemos el resultado.

Pulsamos el botn Aceptar y el resultado quedar plasmado en la hoja.


ANIDAR FUNCIONES
Podemos incluir funciones dentro de otras, pulsando el botn fx, situado justo a la derecha de cada
una de las casillas nmero x.

Ejemplo:

MODIFICACIN DE FUNCIONES
Podemos editar una funcin volviendo a pulsar el botn fx
REFERENCIAS CIRCULARES
Una referencia circular se produce cuando una celda de hoja de clculo se refiere a s misma,
directamente o por medio de otra celda. A menos que los valores predeterminados se modifiquen,
crear una referencia circular genera un mensaje de error. OpenOffice Calc contiene una funcin de
clculo iterativo. Esta caracterstica funciona con referencias circulares mediante la repeticin de los
clculos de un nmero determinado de veces, utilizando los resultados de la iteracin anterior. Este
mtodo a veces produce resultados inesperados o errores si no hay resultados aceptables. Un mejor
mtodo para solucionar las referencias circulares es eliminarlas por completo.

Para activar el clculo iterativo, acudiremos a las opciones de Calc (Herramientas, Opciones) y nos
situaremos en el apartado Calcular

Iteraciones: Denominamos iteracin a la accin por la que las frmulas del libro de trabajo
se recalculan un n determinado de veces en el momento de actualizar los datos introducidos
en la misma. Esto permite la resolucin de referencias circulares.

Pasos: Indica el n de repeticiones que se producirn en los clculos de la hoja en el momento


en el que se actualicen los datos contenidos en ella.

Alteracin mnima: Por debajo del valor indicado en esta opcin, se detiene la iteracin.
CATEGORAS DE FUNCIONES
FUNCIONES MATEMTICAS
Las funciones matemticas o aritmticas permiten obtener resultados a partir de nmeros con
diversos clculos, algunos puramente matemticos y otros de visualizacin.

Como en la leccin anterior, vamos indicar una tabla con algunas de las funciones usuales, que te
pedimos repitas en tu OO Calc:

Algunas de estas funciones presentan serias dificultades, por lo que se explican un poco ms
detalladamente a continuacin:

ALEATORIO(): devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1 con el nmero de decimales que


deseemos. Esta funcin puede venir bien para hacer simulaciones, pero tiene el inconveniente
de que rara vez necesitaremos justamente un nmero aleatorio decimal entre 0 y 1. Para
transformarlo, podemos multiplicarlo por el rango de valores y sumar la cantidad inicial. As,
por ejemplo, si queremos simular un dado (valores de 1 a 6) escribiramos la frmula
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1

ROMANO(valor;tipo): convierte una cantidad en nmeros romanos. La cantidad debe ser un


nmero entre 0 y 4000. El tipo es un nmero entre 0 y 4 que indica si queremos que el
resultado presente menos letras (contra ms alto es el nmero, menos letras tendr el nmero
romano; por defecto es 0)

FACTORIAL(nmero): calcula el factorial de un nmero entero positivo. El factorial es el


producto de todos los nmeros desde l mismo hasta 1 descendiendo de uno en uno. As, el
factorial de 6: 6!=6x5x4x3x2x1. Es muy usual en combinatoria.

CONTAR.SI(rango;condicin): cuenta la cantidad de celdas que tienen el valor igual a la


condicin del segundo argumento. Se puede ver un ejemplo en la prctica que viene a
continuacin.

SUMAR.SI(rango_a_buscar;criterio;rango_a_sumar): suma los valores de un conjunto de


celdas que cumplan un determinado criterio en el rango que se busca. Esta es una funcin
compleja pero muy til. Tambin se presenta un ejemplo en la prctica de esta leccin.
SUMA.PRODUCTO(rango1;rango2): realiza los productos en pares de los dos rangos y luego
los suma. Remitimos, como antes, a la prctica siguiente.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA


Bajo este ttulo vamos a ver algunas funciones que tratan datos de fecha y hora.

Ya decamos que las fechas y horas en Calc tienen un tratamiento especial. Su comportamiento es ms
bien numrico (aunque no del todo: no vamos a multiplicar fechas, por ejemplo) pero su visualizacin
se parece ms a los textos.

El tratamiento debe ser completo ya que es frecuente el tener que calcular y visualizar fechas y horas.

En la siguiente imagen mostramos algunas de las funciones de fecha y hora ms frecuentes.

Obsrvese que, tal vez por error en el programa, la funcin DIAS.LAB no lleva acento en la I.

FUNCIONES ESTADSTICAS
B Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba usando la
distribucin binomial.
BINOM.CRIT Devuelve el menor valor cuya distribucin binomial acumulativa es
menor o igual que un valor de criterio.
CHISQDIST Devuelve la probabilidad de la cola-izquierda de una funcin de
distribucin acumulada o los valores de una probabilidad de funcin
de densidad de una distribucin chi-cuadrado.
CHISQINV Valores de la inversa de CHISQDIST(x; Grados_de_libertad;
VERDADERO()).
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlacin entre dos conjuntos de datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetra de una distribucin.
COEFICIENTE.R2 Devuelve el valor R cuadrado para una lnea de regresin lineal
creada con los datos de los argumentos matriz_x y matriz_y.
CONFIANZA Devuelve el intervalo de confianza para la media de una poblacin.
CONTAR Cuenta los nmeros que hay en la lista de argumentos.
CONTARA Cuenta los valores que hay en la lista de argumentos.
COVAR Calcula la covariancia.
CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.
CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.
DESVEST Calcula la desviacin predeterminada de una muestra.
DESVESTA Calcula la desviacin predeterminada a partir de una muestra. El
texto se valorar como cero.
DESVESTP Calcula la desviacin predeterminada de la poblacin total
determinada por los argumentos.
DESVESTPA Devuelve el valor R cuadrado para una lnea Calcula la desviacin
predeterminada a partir de la poblacin total. El texto se valorar
como cero.
DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones entre la
media y la muestra.
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de
los puntos de datos.
DIST.WEIBULL Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una
distribucin de Weibull.
DISTR.BETA Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria continua
siguiendo una funcin de densidad de probabilidad beta
acumulativa.
DISTR.BETA.INV Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable
aleatoria siguiendo una distribucin beta.
DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo
una distribucin binomial.
DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de la distribucin chi-cuadrado.
DISTR.EXP Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua
siguiendo una distribucin exponencial.
DISTR.F Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una
distribucin de probabilidad F.
DISTR.F.INV Devuelve la inversa del valor de la variable aleatoria siguiendo una
distribucin de probabilidad F.
DISTR.GAMMA Devuelve el valor de la probabilidad de la funcin de densidad o la
funcin de distribucin acumulada para la distribucin Gamma.
DISTR.GAMMA.INV Devuelve, para una probabilidad dada, el valor inverso de la variable
aleatoria siguiendo una distribucin gamma acumulativa.
DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta
siguiendo una distribucin hipergeomtrica.
DISTR.LOG.NORM Es el valor del que registra la distribucin normal que se debe
calcular.
DISTR.NORM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua
siguiendo una distribucin acumulativa normal.
DISTR.NORM.ESTAND Valores de una distribucin normal predeterminada acumulativa.
DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable
aleatoria siguiendo una distribucin normal predeterminada
acumulativa.
DISTR.NORM.INV Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable
aleatoria siguiendo una distribucin acumulativa normal.
DISTR.T Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una
distribucin t de Student.
DISTR.T.INV Devuelve, para una probabilidad dada, el valor de la variable
aleatoria siguiendo una distribucin de t inversa de Student.
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error tpico del valor a la regresin lineal.
FISHER Devuelve la transformacin Fisher o coeficiente Z.
GAMMA Devuelve el valor de la funcin Gamma.
GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma.
GAUSS Devuelve el valor de la integral de la distribucin normal
predeterminada.
INTERSECCION.EJE Devuelve la interseccin del eje de ordenadas con la recta de
regresin lineal.
INV.LOG Devuelve el valor de la variable aleatoria siguiendo una distribucin
logartmico-normal de x.
JERARQUIA Devuelve el rea de un valor en una muestra.
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-simo mayor valor de un conjunto de datos.
K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos.
MAX Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos.
MAXA Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. El texto se
valorar como cero.
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior del conjunto de datos.
MEDIA.ARMO Devuelve la media armnica de un conjunto de datos.
MEDIA.GEOM Devuelve la media geomtrica de una matriz o rea de datos
positivos.
MEDIANA Devuelve la mediana de los nmeros.
MIN Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos.
MINA Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. El texto se
valorar como cero.
MODO Devuelve el valor que mas se repite en una matriz o rea de datos.
NEGBINOMDIST Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo
una distribucin binomial negativa.
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado.
PEARSON Devuelve el coeficiente de correlacin producto o momento r de
Pearson.
PENDIENTE Devuelve la pendiente de una lnea de regresin lineal.
PERCENTIL Devuelve el k_simo percentil de los valores de un rea.
PERMUTACIONES Devuelve el nmero de permutaciones para un nmero determinado
de objetos.
PERMUTACIONESA Devuelve la cantidad de permutaciones para un nmero
determinado de elementos con repeticiones.
PHI Devuelve los valores de la funcin de distribucin para una
distribucin normal predeterminada.
POISSON Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo la
distribucin de Poisson.
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rea se
encuentren entre dos lmites.
PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos.
PROMEDIOA Devuelve la media de una muestra.
PRONOSTICO Devuelve un valor basndose en una regresin lineal.
PRUEBA.CHI Devuelve la prueba de independencia.
PRUEBA.CHI.INV Valores de la inversa de DISTR.JI(x; GradosDeLibertad).
PRUEBA.F Devuelve el resultado de una prueba F.
PRUEBA.FISHER.INV Devuelve la funcin inversa de la transformacin Fisher.
PRUEBA.T Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student.
PRUEBA.Z Calcula la probabilidad de observar una estadstica z mayor que una
computada basada en una muestra.
RANGO.PERCENTIL Devuelve el rea de percentil de un valor en un conjunto de datos.
VAR Calcula la variancia sobre una muestra.
VARA Calcula la variancia a partir de una muestra. El texto se valorar
como cero.
VARP Calcula la variancia de la poblacin total.
VARPA Calcula la variancia a partir de la poblacin total. El texto se valorar
como cero.

FUNCIONES LGICAS
El otro grupo de funciones especialmente tiles junto con las anteriores es el de las funciones
condicionales y lgicas. Estas funciones, cuyo representante mximo es la funcin SI, permiten la toma
de decisiones segn valores de otras celdas.

Esta situacin es la primera vez que se nos plantea (aunque en cierto modo tambin eran condicionales
las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI): dependiendo los valores de otras celdas, escribiremos
expresiones distintas y, as, los resultados sern distintos en la misma frmula, segn ellos.

FUNCIN SI
Como decamos, la funcin condicional por excelencia es la funcin SI. Es tan fundamental que todos
los lenguajes de programacin y aplicaciones informticas la incluyen de una forma u otra.

La sintaxis de la funcin no es muy compleja, pero es necesario entenderla completa claridad:

SI(condicin;valor_si_VERDAD;valor_si_FALSO)

Podemos observar que la funcin presenta tres parmetros (de los cuales son obligatorios los dos
primeros, aunque en la prctica lo sern los tres):

Condicin: es una expresin que al ser evaluada puede dar slo como respuesta VERDADERO o FALSO.
Para ello, utilizaremos los comparadores entre valores. Son ellos los que nos darn la respuesta dual
que comentamos. Los operadores son los siguientes:

= (igual): es la comparacin de identidad. Los elementos que se ponen a ambos lados son
evaluados y comparados. Si son exactamente iguales, el comparador devolver VERDADERO;
si no, devolver FALSO (por ejemplo podramos poner, A3=TUERCA; si en la celda A3 hay ese
texto, el comparador = devuelve VERDADERO; si pone otro texto, devuelve FALSO

> (mayor): evala ambos lados y si el de la izquierda es mayor que el de la derecha, devuelve
VERDADERO; en otro caso, FALSO (por ejemplo, si en B10 est el nmero 15 y ponemos
B10>10, el comparador devuelve VERDADERO pues 15 es mayor que 10.

>= (mayor o igual): es idntica a la anterior solo que en este caso se incluye el valor de la
derecha (Ejemplo: si en B5 pone 15 y evaluamos B5>=15, dar VERDADERO al incluir la
identidad)

< (menor): anlogo a mayor, pero, al contrario

<= (menor o igual): idntico al mayor o igual, pero, al contrario

<> (distinto): sera el contrario del igual; podemos comprobar si dos valores son distintos (si
en A8 pone la fecha 01/10/2009 y evaluamos A8 <> 01/09/2009, dar VERDADERO al ser
justamente distinto el valor de fecha.
Valor_si_VERDAD: es una expresin de frmula de OOo Calc vlida. Puede ser otra funcin, una
frmula (sin el smbolo igual ya que solo se pone al principio y ya debera estar en el principio del SI),
un texto (siempre entre comillas dobles) o cualquier elemento vlido que hubiramos escrito en una
celda. Esta expresin se calcular y se escribir SI la condicin anterior ha sido evaluada como
VERDADERA, y solo entonces.

Valor_si_FALSO: igualmente es una expresin soportada en la hoja de clculo que se calcular y


escribir SI la condicin inicial (primer parmetro de la funcin) es FALSA.

Veamos en la imagen algunos ejemplos de funcin condicional:

Se puede apreciar que la funcin se adapta a todo tipo de valores y condiciones. En los ejemplos se
han puesto algunas expresiones distintas tanto en la comparacin como en el valor con el fin de
entender el su funcionamiento:

Vamos a intentar demostrar la utilidad de la funcin complementando el ejercicio de la prctica 5. En


l, disponamos de datos de productos en un almacn, segn su distribucin en estanteras.

Queremos ahora que nos aparezca un mensaje informativo en una nueva columna indicando si el stock
es correcto o bajo. Consideraremos que es correcto si tenemos ms de 30 cajas para cada producto.
Adems, queremos indicar que, si nos quedan menos de 15 cajas o justamente 15, una nueva columna
nos diga que hay que pedir el doble de las que hay.

Para solucionarlo, lo primero vamos a copiar parte del ejercicio anterior en una nueva hoja. En
concreto slo necesitamos la tabla de artculos con estantera, cantidad y precio. Para ello, recuerda,
podemos usar el portapapeles para copiar y pegar.
Una vez puesto en una hoja nueva, vamos a insertar dos columnas tras la columna existente de
Cantidad:

Una vez insertada una, repite el proceso para la segunda.

Recuerda durante todo este ejercicio que el texto cajas tras los nmeros es formato y no escrito en
la celda, donde nicamente aparecen los nmeros. Si lo escribes nada funcionar ya que la celda
contendr un texto.

Vamos a poner como rtulo de la nueva columna F Estado y para G Pedir. En la celda F3 vamos a
escribir una frmula que nos muestre el texto Correcto si la cantidad de su izquierda es mayor que
30 y Bajo si no lo es.
Al validar la frmula, veremos que nos ha resultado el texto Bajo ya que la cantidad era 14 y no es
mayor que 30. Habr por tanto utilizado el tercer parmetro de la funcin SI que escriba dicho texto.

Si llenamos la frmula hacia abajo, veremos que cuando haya ms de 30 cajas pondr el texto
Correcto y cuando haya menos Bajo. Justamente lo que queramos.

Posiblemente sera conveniente que utilizsemos formatos condicionales para que si el resultado es
Bajo se nos muestre en rojo y negrita, de tal forma que podamos apreciarlo ms fcilmente.

Anlogamente, vamos a escribir un condicional en la celda G3 para que nos salga lo que tenemos que
pedir con la condicin dada.
La validacin de la frmula da como resultado 28, dado que al ser 14 menor o igual a 15, escribiremos
el doble de esas 14, o sea, 28. Si rellenamos hacia abajo comprobaremos aquellos productos que
tenemos que pedir y las cantidades.

FUNCIONES LGICAS
A continuacin, vamos a hacernos una pregunta: y si en vez haber preguntado si la cantidad era mayor
que 30 (en el Estado) hubisemos querido decir que estuviera entre 0 y 30 (ambos incluidos)?

Aunque parece sencillo, su aplicacin no lo es tanto. Un nmero est entre 0 y 30, cuando,
matemticamente expresado, 0 Cantidad30. Pero este tipo de expresiones no se pueden poner en
OpenOffice.org Calc, por lo que tendremos que recurrir a otro mtodo.

Si analizamos la expresin 0 Cantidad3, en realidad lo que estaramos diciendo es que Cantidad0


y Cantidad30. Es decir, preguntar si un nmero est entre otros dos, es lo mismo que decir que dos
condiciones que deben cumplirse a la vez: que sea mayor que el inferior y que sea menor que el
superior.

Obsrvese que grficamente puede entenderse muy bien ese concepto de a la vez o y que hemos
remarcado.
En Lgica, quien realiza esta labor es la funcin Y. La funcin Y une dos condiciones y da VERDADERA
cuando ambas sean VERDADERA (a la vez). Por ello, deberemos unir las dos condiciones (que sea
mayor o igual que 0 y que sea menor o igual que 30 con la funcin lgica Y).

Ya tenemos casi todo hecho. Solo falta conocer la sintaxis de esta nueva funcin. Recordemos que
todas las funciones de OO Calc presentan parntesis y parmetros entre ellos, separados por el
smbolo de punto y coma. La funcin Y no ser una excepcin y, por tanto, su sintaxis es:

Y(condicin_1; condicin_2; condicin_3;)

Donde las condiciones son expresiones anlogas a las utilizadas en el primer parmetro de la funcin
SI.

Su utilidad es combinarlo con la condicin del SI para poder establecer condiciones ms complejas.

En nuestro caso, vamos a aadir una nueva columna al ejemplo y escribiremos la frmula que nos
escriba Muy mal si la cantidad est entre 0 y 10, y nos escriba Normal en otro caso.

Observa como todos los resultados dan Normal excepto el ltimo que, al ser 9, dar Muy mal.

De forma anloga a la funcin lgica Y, disponemos de la funcin O. Esta ser de aplicacin cuando
queramos comprobar si al menos una de las condiciones es verdadera.

Supongamos que queremos aadir otra columna en la que escribamos Almacn 7 si la estantera es
la A o la B, y Almacn 1 si es la estantera C.

La hoja resultara:
FUNCIONES FINANCIERAS
Calc pone a nuestra disposicin una serie de funciones que nos permiten calcular diferentes
operaciones financieras.

En todas ellas deberemos tener en cuenta que el tiempo y el tipo de inters vayan referidos a la misma
unidad de tiempo. Adems, consideraremos el ao de 360 das y el mes de 30 das.

A continuacin, comentaremos la utilidad de algunas de las funciones financieras que incorpora Calc.

PAGO()
Permite calcular el pago de un prstamo basado en pagos y tasa de inters constante.

Sintaxis:

=PAGO(tasa; n de perodos; valor actual; valor final; tipo)

Ejemplo:

Vamos a comprar un coche de 30.000. Al no llevar el dinero en efectivo, decidimos pagarlo en 5 aos
y, el seor del concesionario nos dice que, claro, nos tiene que adelantar el dinero y, debido a ello, nos
cobra un inters, que va a ser del 7% anual.

Vamos a crear la siguiente tabla:

Habr que calcular cunto hemos de pagar por el coche cada uno de los 60 perodos. Sitate en la
celda B5 y pulsa el botn Asistente: Funciones situado en la barra de frmulas.

Selecciona la categora Finanzas y localiza la funcin PAGO.


Si te fijas, nos dice el clculo que realiza dicha funcin. Es justo lo que necesitamos. Pulsa el botn
Siguiente.

Tasa: Tasa de inters por perodo del prstamo. En el ejemplo la tenemos en la celda B3 y,
al ser anual, habr que dividirla por 12, ya que queremos obtener la cuota mensual.

NPer: Nmero total de pagos del prstamo. Lo tenemos en la celda B2.


Va: Cantidad prestada. La tenemos en la celda B1. Lo he puesto negativo para que el
resultado sea positivo.

Estos datos son obligatorios (los marca en negrita), el resto son opcionales.

Vf: Imagina que, cuando nos queden por pagar 2.000, vamos al banco y los pagamos en
efectivo. El valor final sera 2000. Por defecto ser 0.

Pulsa el botn Aceptar. Si te das cuenta, la funcin que ha utilizado es

PAGOPRIN()
Del total de la cuota mensual, vamos a averiguar cunto pagamos el primer mes de amortizacin del
coche y cunto de intereses.

Aade a la tabla lo siguiente:

Para calcular la amortizacin correspondiente al primer mes, haz lo siguiente. Sitate en la celda B6
y pulsa el botn fx.

Selecciona dentro de la categora Finanzas, la funcin PAGOPRIN y pulsa el botn Siguiente.


Los argumentos son exactamente iguales a los de la funcin PAGO, excepto que, en esta funcin hay
un dato ms, el perodo de pago. Esto es debido a que, tanto la amortizacin como los intereses son
variables. Se entiende que pagamos intereses del capital pendiente, con lo que no es lo mismo el
primer perodo que el ltimo.

Al querer averiguar la amortizacin correspondiente al primer mes, pondremos 1 como valor en la


casilla Perodo. Pulsa el botn Aceptar.

PAGOINT()
Los intereses correspondientes al primer mes seran fciles de calcular. Bastara con restar la
amortizacin a la cuota, pero, ya que estamos, vamos a utilizar una funcin que calcula este dato. Por
no entrar de nuevo a la ventana Insertar funcin te digo la sintaxis de la misma. Los argumentos son
los mismos que los de la funcin PAGOPRIN, lo que cambia es el nombre de la funcin.

=PAGOINT(tasa de inters; n de perodo; n total de perodos; capital)

Teniendo esto en cuenta, en la celda B7, escribiramos:


FUNCIONES DE BSQUEDA
Siendo esta familia de funciones una de las ms desconocidas, su utilidad cuando se comprenden,
resulta ms que evidente. Vamos, no podemos pasar sin ellas cuando las conocemos.

Las funciones de bsqueda sirven para devolver valores al realizar una bsqueda en un rango de la
hoja de clculo. Nosotros tomaremos como representante de esta familia la funcin BUSCARV aun
cuando hay muchas otras que son menos utilizadas.

LA FUNCIN BUSCARV
BUSCARV es una funcin que devuelve un valor buscando en una tabla a travs de otro valor que se
ofrece como dato. Pero no hay nada mejor que un ejemplo:

Supongamos que disponemos de una tabla de artculos codificada, segn los datos siguientes:

Pretendemos poder escribir el cdigo y cantidad de un artculo para que se nos calcule
automticamente la tablita con la descripcin del artculo, su precio, base imponible, IVA y Total.
Digamos que es una mini-factura de un solo artculo.

Para ello dejaremos dos celdas (en tono rosa fuerte) para poder escribir el cdigo de artculo y la
cantidad. Los clculos los realizaremos bajo estas celdas (rango C5:C9)

La funcin BUSCARV permite realizar una bsqueda en una tabla a partir de un dato y devolver otra
parte de la tabla. En nuestro caso desearemos buscar el cdigo de artculo 2 para hallar su descripcin
y precio unitario (datos que deberemos obtener de la tabla en sus columnas de Descripcin y
Precio/Unidad)
La sintaxis de la funcin es la siguiente:

BUSCARV(valor_buscado;rango_donde_buscar;n_columna_de_respuesta)

Valor_buscado es la referencia a la celda donde se encuentra el cdigo que yo quiero buscar.


En nuestro caso ser la celda C2, donde hemos escrito el cdigo 2 que deseamos buscar.

Rango_donde_buscar se refiere a la tabla donde se encuentran todos los datos de los artculos
(con su cdigo, descripcin y precio). No deben incluirse las cabeceras.

N_columna_de_respuesta ser el nmero de ndice (1, 2, 3, etc.) de la columna en la tabla


que queremos obtener como respuesta. Observa que en nuestra tabla el ndice 1 es el cdigo,
el 2 la descripcin y el 3 el precio.

El sistema funciona de la siguiente forma: OOo Calc buscar el cdigo escrito en valor_buscado (en
nuestro caso el 2) en la primera columna de la tabla indicada en rango_donde_buscar. Esto nos
marcar la fila. La respuesta la obtendremos de la interseccin entre esa fila y el nmero de columna
de la tabla indicado en n_columna_de_respuesta.

As, la frmula escrita en C5 (que da como resultado MECHERO) ser la siguiente:

=BUSCARV(C2;E3:G7;2)

La funcin tiene un par de observaciones o requerimientos importantes:

El valor donde se buscar en la tabla (en nuestro caso el cdigo de artculo 2) deber
encontrarse obligatoriamente en la primera columna de la misma.

La tabla deber encontrarse ordenada por esa primera columna para el correcto
funcionamiento.

Este segundo requerimiento puede saltarse si aadimos un cuarto parmetro a nuestra funcin. Es un
valor VERDADERO o FALSO (VERDADERO valor por omisin- indica que est ordenador y devolver el
menor ms prximo si no encuentra el dato idntico; FALSO indica que la bsqueda ser exacta, dando
error si no encuentra el valor buscado).

Con esta informacin, puedes intentar calcular el precio unitario (celda C6) con una frmula idntica,
pero indicando la tercera columna para obtener ese resultado de la tabla.

El resto del ejemplo es trivial: base imponible es el producto de precio unitario por cantidad, IVA es el
16% de la base imponible y el Total es la suma de la Base Imponible ms el IVA.

De forma anloga a BUSCARV (bsqueda vertical), existe otra funcin BUSCARH (bsqueda horizontal)
o BUSCAR (donde indicamos donde buscar y donde obtener la respuesta, sin tener que estar en una
tabla con columnas adyacentes).

FUNCIONES DE TEXTO
Se renen aqu un conjunto de funciones que manejan cadenas de caracteres con el fin de sacar parte
de ellas, modificarlas u obtener informacin.

Aunque puede ser que para mucha gente no sean necesarias, bien es cierto que pueden ayudarnos en
situaciones que de otra forma sera muy complejo de hacer sin acudir a la programacin.
En la siguiente hoja de clculo, hemos puesto unas cuantas funciones de esta familia, con su
explicacin, frmula y resultado de ejemplo. Puedes ver que los ejemplos se refieren a textos escritos
entre comillas dobles, pero bien podran hacer referencia a celdas en las que estuviesen escritos estas
u otras cadenas de caracteres.

Te pedimos que la repitas para familiarizarte con la sintaxis y los efectos que producen estas funciones.

FUNCIONES DE INFORMACIN
Estas funciones devuelven informacin sobre celdas.

ACTUAL Devuelve el valor actual de la frmula en la posicin en la que est esta funcin.
FORMULA Devuelve la frmula de una celda de frmula. La frmula ser enviada como una
cadena de texto en la posicin de la referencia. Si la celda de frmula no puede
ser encontrada o si el argumento presentado no es una referencia, devuelve el
error #N/A.
ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor es una celda en blanco, esta funcin se utiliza
para saber si el valor de una celda es vaco, una celda con una frmula dentro no
es vaca.
ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error distinto de #N/D.
Puedes usar esta funcin para controlar los valores de error en ciertas celdas. Si
un error ocurre, la funcin devuelve un valor numrico o lgico.
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es un valor de error.
ESPAR Devuelve VERDADERO si el valor es un nmero par.
ESPAR_ADD Devuelve el valor VERDADERO (1) si el nmero es par.
ESFORMULA Devuelve VERDADERO si la celda es una celda de frmula.
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si la celda contiene un valor lgico.
ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor de la celda es error #N/D.
ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor del contenido de una celda es un valor que no
sea texto.
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor de una celda es un nmero.
ESIMPAR Devuelve el valor VERDADERO (1) si el nmero es impar.
ESIMPAR_ADD Devuelve el valor VERDADERO (1) si el nmero es impar.
ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.
ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto.
N Convierte un valor en un nmero. Devuelve el nmero 1, si el parmetro es
VERDADERO, devuelve un parmetro si es un nmero, devuelve 0 para otros
parmetros.
NOD Devuelve el valor de error #N/D que significa que el valor no est disponible.
TIPO Determina el tipo de dato de un valor. Valor 1 = Nmero, Valor 2 = Texto, Valor 4
= Booleano, Valor 8 = frmula, Valor 16 = error.
INFO Proporciona informacin relativa al entorno.

HERRAMIENTAS DE EDICIN AVANZADA


INTRODUCCIN
A continuacin, aprenderemos a realizar operaciones con diferentes hojas de clculo y a trabajar con
relaciones entre las diferentes hojas de un mismo libro, incluso relacionar datos procedentes de
diferentes archivos de hoja de clculo.

OPERACIONES CON HOJAS DE CLCULO


De momento nos hemos conformado con las hojas que, por defecto, aparecen cuando creamos un
libro de trabajo. Pues bien, a continuacin, veremos cmo insertar y eliminar hojas, cmo
renombrarlas y cmo copiarlas o modificar su ubicacin.

INSERTAR HOJAS DE CLCULO


Si necesitamos ms hojas en nuestro libro de trabajo, no tenemos ms que pulsar el botn derecho
del ratn sobre su pestaa y seleccionar la opcin Insertar hoja. Se muestra el siguiente cuadro de
dilogo, en el que indicaremos el n de hojas que queremos insertar y su ubicacin.
CAMBIAR NOMBRE
Por defecto, las hojas vienen nombradas como Hoja1, Hoja2 Si queremos modificar el nombre de
una hoja, podemos pulsar el botn derecho del ratn sobre su pestaa y elegir la opcin Cambiar
nombre a la hoja

ELIMINAR HOJAS
Para eliminar una hoja de clculo, pulsaremos el botn derecho del ratn sobre su pestaa y
seleccionaremos la opcin Eliminar hoja

RELACIONES ENTRE HOJAS DE CLCULO


Calc permite realizar clculos con datos almacenados en diferentes hojas de clculo, dentro del mismo
libro o de diferentes libros de trabajo. Este tipo de referencias, que permiten vincular diferentes hojas
de clculo, se denominan Referencias 3D.

Por ejemplo, tenemos las siguientes hojas de clculo con datos de construccin de cada una de las
provincias de Aragn
En otra de las hojas de nuestro libro calcularemos los totales de Aragn

Procedemos. Sitate en la celda C1 de la hoja Aragn y pulsa el signo =. Ahora se trata de hacer
referencia a las celdas en las que estn los datos de las V.P.O. iniciadas. Cmo? Muy fcil. No tienes
ms que pulsar sobre la solapa de la hoja correspondiente y sobre la celda en la que est el dato que
necesitamos.

Pulsamos el signo + y repetimos con las hojas Teruel y Zaragoza. La frmula generada sera:
La diferencia con el resto es que aade a la referencia de celda la hoja en la que se encuentra.

Una vez lista, pulsamos la tecla Enter y la arrastramos para completar el resto de totales.

TRABAJAR CON BLOQUES TRIDIMENSIONALES


Volviendo al ejemplo anterior, y a la hora de introducir datos y aplicar formatos, hemos de saber que,
si tenemos varias hojas seleccionadas, los datos introducidos y los formatos aplicados en una de ellas,
afectarn a todas las seleccionadas.

Recuerda que, para seleccionar varias hojas, podemos utilizar la tecla de CTRL (para seleccionar hojas
alternas) o la tecla Mays (desde una hasta otra).
IMPRIMIR HOJAS DE CLCULO
INTRODUCCIN
Aunque pueda parecer una de las opciones ms sencillas de manejo en un programa, la impresin
debe ser controlada al mximo para que se obtenga una adecuada calidad con el mximo de ahorro
de papel y tner.

Las hojas de clculo suelen presentar propiedades que hacen que debamos extremar este control. En
primer lugar, porque muchas suelen presentar un formato horizontal y en segundo lugar porque es
posible que no puedan ser impresas en una sola hoja y, por tanto, su lectura puede ser ms complicada
cuando tengamos varias.

Para facilitar esto, Calc pone a nuestra disposicin la posibilidad de definir el rea de impresin. Esta
opcin la podemos encontrar en el men Formato Imprimir Rangos donde podemos definir, agregar,
quitar o editar rangos de celdas marcados para su posible impresin.

Esto nos va a posibilitar definir qu zona queremos imprimir (si no queremos toda), y las filas o
columnas que queremos se repitan en todas las pginas (como encabezados de las celdas para no
perder la referencia de fila y columna).
OPCIONES DE FORMATO DE LA PGINA
Antes de imprimir nuestra tabla vamos a ver una serie de opciones que nos permitirn establecer la
distancia de los diferentes mrgenes, modificar la orientacin y el tamao del papel, insertar
encabezados y pies de pgina Estas posibilidades las encontramos en la opcin del men Formato,
Pgina.

PGINA

Tamao de papel

Desde aqu determinaremos el tamao del papel en el que vamos a imprimir.

Orientacin

Permite cambiar entre horizontal y vertical.

Mrgenes

Permite establecer la distancia entre los lmites del papel y el contenido a imprimir.

BORDE

Desde este apartado podemos aplicar una serie de bordes al contenido que se va a imprimir.
Estableceremos el tipo de lnea, su color, la distancia al contenido y el estilo de sombra.
FONDO

Llena el fondo de la hoja con el color o la imagen elegida a modo de mosaico (se repetir tantas veces
como quepan).

ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Aqu se nos da la posibilidad de elegir entre varios encabezados y pies de pgina predefinidos. Para
ello, marcaremos la casilla Activar encabezamiento y pulsaremos el botn Editar

En la zona superior disponemos de tres reas en las que podemos escribir el texto de nuestro
encabezado. Disponemos de encabezados predeterminados en el desplegable Encabezado.

En Encabezado personalizado podemos insertar el nmero de pgina, el nmero total de pginas, la


fecha y hora actuales

A la hora de activar el Pie de pgina, nos situaremos en su pestaa correspondiente. Las opciones son
las mismas que las del encabezado.

HOJA
En este apartado podemos indicar los elementos que se van a imprimir (ttulos de filas y columnas,
cuadrcula, comentarios).

Tambin podremos determinar la escala a la que se imprimir el contenido.


VISTA PRELIMINAR
Antes de imprimir, conviene echar un vistazo para ver cmo quedara. Esta posibilidad la encontramos
en la opcin Archivo, Vista preliminar

VISTA PREVIA DE SALTO DE PGINA


Si el contenido a imprimir ocupa varias pginas, podemos visualizar el contenido de cada una de ellas
acudiendo a la opcin Ver, Previsualizacin del salto de pgina

IMPRIMIR Y OPCIONES DE IMPRESIN


Una vez configurada la pgina, ya podemos imprimir el contenido de nuestra hoja. Para ello, tenemos
dos posibilidades:

IMPRIMIR DIRECTAMENTE
Pulsando el botn situado en la barra de herramientas estndar
UTILIZAR LA OPCIN ARCHIVO, IMPRIMIR.

Desde el cuadro de dilogo que se muestra, podremos establecer una serie de opciones de impresin.

Impresora

En esta lista se encuentran las impresoras configuradas en nuestro equipo. No hay ms que seleccionar
la que utilizaremos para imprimir el contenido de la hoja.

Intervalo y copias

Permite establecer qu hojas se van a imprimir, y qu pginas de stas, adems del n de copias que
nos interesen.

TRABAJAR CON LISTAS DE DATOS


BASES DE DATOS EN CALC
Qu entendemos por base de datos? Utilizando una definicin rpida podemos decir que una base
de datos es un conjunto de informacin organizada.

Todos hemos utilizado alguna vez una base de datos, sin ir ms lejos, cuando queremos localizar el
telfono de una determinada persona, acudimos a la gua telefnica. Qu contiene la gua telefnica?
Informacin, est organizada dicha informacin? S, tenemos para cada usuario su nombre, domicilio
y telfono.

A cada uno de estos grupos de datos con informacin comn lo denominamos campo. Un campo sera
el nombre, otro el domicilio y otro el telfono.
A cada grupo de campos lo denominamos registro. De esta manera tendramos un registro por cada
persona que aparece en la gua telefnica.

Dnde est almacenada la informacin que incluye la gua telefnica? En una tabla, cada columna
contiene la informacin de un campo y cada fila contiene la informacin de un registro. En la primera
fila debern ir los nombres de los campos y, a continuacin, los datos.

Para trabajar con una lista de datos, descarga el archivo aragon.ods desde este mismo tema en la
plataforma de formacin.

DEFINIR UN REA DE BASE DE DATOS


Estando situados en cualquier celda del rango de datos, acudimos a la opcin Datos, Definir rea

ORDENAR UNA BASE DE DATOS


Vamos a ver la posibilidad de ordenar los datos por uno o varios campos. Para ello, sitate en
cualquiera de las celdas con datos de la hoja Pueblos y selecciona la opcin Ordenar, dentro del men
Datos.

Se muestra el siguiente cuadro de dilogo:


Desde l tienes la posibilidad de ordenar en orden ascendente o descendente por uno o varios
campos. Simplemente, selecciona los campos en la columna Ordenar segn y el criterio de ordenacin.

Si te sitas en el apartado Opciones, podrs ordenar en vertical (por filas) o en horizontal (por
columnas) y, entre otras opciones, especificar si se tienen en cuenta las maysculas y minsculas a la
hora de ordenar los datos.

Aunque esta es la mejor manera de ordenar datos, tambin puedes hacerlo utilizando los botones

Te situaras en cualquier celda de la columna por la que quieras ordenar y pulsaras el botn
correspondiente al sentido de la ordenacin que te interese.
APLICACIN DE FILTROS
Utilizando los filtros podemos hacer que se muestren en la hoja nicamente los registros que cumplan
una o varias condiciones.

Para activar esta posibilidad, acudimos a la opcin Datos, Filtro, Filtro automtico.

Se muestra en cada nombre de campo un botn que me permitir seleccionar los registros que me
interese filtrar.

Por ejemplo, imagina que quiero que se muestren, nicamente, los pueblos de la provincia de
Zaragoza. Pulsa el desplegable del campo provincia y deja seleccionado nicamente Zaragoza.

El botn del campo Provincia aparece con un color distinto para indicar que hay un filtro aplicado.

LOS DIEZ PRIMEROS

Esta opcin nos da la posibilidad de mostrar 10 registros cuyos valores sean los mayores.

FILTRO PREDETERMINADO

Desde el cuadro de dilogo que aparece, podemos poner condiciones utilizando una serie de
comparaciones con el contenido del campo. Seleccionamos el tipo de comparacin e introducimos el
dato con el que queremos comparar el contenido del campo.

Si quiero utilizar condiciones compuestas utilizar el operador lgico Y (se debern cumplir ambas
condiciones) o el operador lgico O (con que se cumpla una de ellas bastar).

Por ejemplo, si quiero mostrar los pueblos de la provincia de Zaragoza y de la provincia de Teruel,
har lo siguiente:
Si el contenido es numrico, por ejemplo, si queremos que se muestren los pueblos cuya altitud es
superior a 1000 m.
ANLISIS DE DATOS
Calc nos proporciona una serie de herramientas para analizar datos en la hoja de clculo. Este tipo de
herramientas son las conocidas como Anlisis de hiptesis.

Veremos cmo, utilizando dichas herramientas, podremos modificar valores de celdas que contengan
frmulas y comprobar cmo varan los datos relacionados con ellas.

BSQUEDA DEL VALOR DE DESTINO

Recuerdas el ejemplo que hicimos para calcular el pago mensual de un prstamo para comprar un
coche? Fue algo as:

Imagina que dispones de 450 al mes para dedicarlos a la compra del coche. Con ese dinero de qu
precio me podr comprar el coche?

De momento sabemos que variando los datos a los que hemos hecho referencia en la frmula con la
que hemos calculado la cuota mensual, variar el resultado de la misma, pero, cmo podemos ajustar
el valor de uno de esos datos para obtener un valor especfico como resultado de la frmula empleada?

Para ello Calc incluye una herramienta llamada Bsqueda del valor de destino y, de eso se trata, de
buscar un valor variando uno de los datos empleados a la hora de calcular una determinada frmula.

Seguro que lo vemos mejor realizando un ejemplo.

Hemos quedado que debemos averiguar el precio del coche pagando por l una cuota mensual de
450. Sitate en la celda objetivo (en este caso B5). Para localizar la herramienta que buscamos,
acudiremos al men Herramientas, Bsqueda del valor de destino.

Se muestra el siguiente cuadro de dilogo.

Celda de frmula: Aqu deberemos indicar la celda objetivo (en nuestro caso queremos conseguir que
la cuota mensual sea de 450 , por lo tanto, la celda objetivo ser B5). Esta celda siempre contendr
una frmula.
Valor destino: Este ser el objetivo que perseguimos (en nuestro caso 450).

Celda variable: Aqu indicaremos la celda cuyo valor deber variar para conseguir el objetivo
perseguido (en nuestro caso hemos decidido que el valor que debe cambiar es el precio del coche,
celda B1).

Una vez introducidos los datos, si pulsas el botn Aceptar, ocurre lo siguiente

Calc ha encontrado una solucin al problema planteado. Podemos pulsar el botn S y la solucin
encontrada quedar almacenada en la celda. Si pulsamos No, quedar todo como estaba al principio.

OPERACIONES MLTIPLES

Esta herramienta permite calcular varias versiones dentro de una sola operacin. De esta manera
podremos comparar los resultados de las diferentes variaciones en la hoja.

Para el ejemplo vamos a utilizar el ejercicio de la compra del coche.


Vamos a introducir diferentes plazos debajo del resultado de la cuota mensual y diferentes tasas de
inters a la derecha del resultado de la cuota mensual (podramos hacerlo tambin al revs).

Seleccionamos el rango de celdas en el que se generar la tabla, incluyendo los datos de plazos y tasas.

Una vez seleccionado el rango, acudimos a la opcin Datos, Operaciones mltiples. Aparece el
siguiente cuadro de dilogo.

Frmulas: Celda en la que se encuentra la frmula que realiza el clculo.

Fila: Aqu indicaremos la celda a la que hace referencia la frmula y cuyos diferentes valores hemos
introducido en una de las filas de la tabla (en este caso B3, las tasas).

Columna: Aqu indicaremos la celda a la que hace referencia la frmula y cuyos diferentes valores
hemos introducido en una de las columnas de la tabla (en este caso B2, los plazos).

Pulsamos el botn Aceptar y, automticamente, queda generada la tabla de datos.


ESCENARIOS

El uso de escenarios permite de una forma rpida y eficaz plantear varias situaciones y responder a la
pregunta qu pasara si... utilizando una sola hoja de clculo.

Esta herramienta de anlisis permite que Calc almacene y sustituya, cuando nos interese, los valores
cambiantes de determinadas celdas, pudiendo de esta forma obtener los distintos resultados del
modelo planteado.

En este caso, vamos a ir creando diferentes escenarios en los que variaremos el tipo de inters,
dependiendo del banco que nos ofrece el prstamo.

Antes de ello hemos calculado la cuota mensual que nos cobrara cada una de esas entidades
financieras.

Seleccionamos los datos variables (en nuestro caso E2:E4) y acudimos a la opcin del men
Herramientas, Escenarios

Una vez pulsamos el botn Aceptar, comprobamos que se ha creado un desplegable, con el nombre
del escenario creado, por encima de los datos que hemos seleccionado como variables.
Crearemos otro escenario tipos de inters medios

Y otro, con intereses altos

Si pulsamos en el desplegable, se mostrarn los escenarios creados

Al seleccionar uno de ellos, observaremos que los resultados cambian

SOLVER

Solver es una herramienta de anlisis que permite buscar un valor ptimo para una determinada
frmula situada en una celda objetivo, ajustando los valores de una serie de celdas cambiantes.

Vamos a comprobar su funcionamiento mediante un ejemplo. Crea la siguiente tabla:


Las celdas correspondientes a los precios medios son datos fijos que habrs de introducir a mano.

Los ingresos son el resultado de multiplicar el precio medio por las unidades vendidas.

El total es el resultado de sumar los ingresos.

El concesionario de vehculos debe llegar a una cifra de ventas de 1.000.000 . Para ello debe saber
cuntas unidades de cada vehculo ha de vender para conseguir dicho objetivo, siempre que se vendan
ms de 10 unidades de cada tipo de vehculo. Vamos a intentar solucionar el problema.

Selecciona la opcin Herramientas, Solver y rellena cada uno de los datos

La celda objetivo ser la del total (E4) y su valor ser de 1.000.000 . Las celdas cambiantes sern las
de las unidades vendidas (B3, C3 y D3) y nos interesa que stas sean valores enteros y mayores de
10.

Una vez introducidas las celdas objetivo y cambiantes, pulsa el botn Solucionar.
Si los resultados nos convencen, pulsaremos el botn Mantener resultados. De no ser as, pulsaremos
Restaurar anterior. En nuestro caso, mantendremos los resultados obtenidos.

VALIDEZ DE DATOS
Hasta el momento hemos aprendido a introducir datos en una hoja de clculo, aplicar formatos ms o
menos vistosos y escribir frmulas que realicen clculos con estos datos.

Podemos escribir cualquier valor en una celda: nmeros, fechas, textos... Esta posibilidad es deseable
en muchas ocasiones, pero en muchas otras desearamos ser capaces de limitar lo que podemos
escribir en una celda.

Para el ejemplo, utilizaremos esta tabla:

En las celdas correspondientes a la cantidad y al precio podemos introducir cualquier valor. Nos
gustara poder limitar esta situacin y que en Cantidad nicamente pudisemos escribir nmeros
enteros positivos y en Precio nmeros positivos.

Para resolver este tipo de situaciones, Calc nos proporciona la herramienta Validez de datos. El
proceso de validacin de datos consta de tres pasos:

Establecer el criterio de validacin.


Establecer un mensaje de ayuda sobre la entrada (Opcional).

Establecer un mensaje de error (Opcional).

Para limitar el contenido de una o varias celdas, tras seleccionar el rango, acudiremos a la opcin
Datos, Validez

CRITERIOS

El criterio de validacin es el ncleo de la validacin de datos y nos permite definir los datos que
consideraremos vlidos y los que no.

Calc nos permite definir criterios de validacin para que el contenido de una celda pueda ser:

En todos los casos, Calc nos permite establecer unos lmites adicionales. Por ejemplo, podemos
especificar un criterio que permita nicamente nmeros enteros mayores que 10 o un criterio que
indique como vlidos los textos de menos de 100 caracteres.

Continuando con el ejemplo, el criterio de validacin del rango que representa la Cantidad se definira
de la siguiente forma:
El criterio de validacin Lista es muy interesante, y nos permite limitar el contenido de una celda a los
valores de una lista. Indicamos la lista en el cuadro de texto Origen, pudiendo ser un rango de la hoja
activa o una lista de valores separados por puntos y coma.

En nuestro ejemplo, podramos desear limitar los artculos a vender (el Concepto de la factura) a una
lista de productos predefinida. En este caso, podramos definir un criterio de validacin como el
siguiente:

Podemos observar que Calc nos mostrar en la celda una lista desplegable con los valores de la misma.
AYUDA SOBRE LA ENTRADA

Un mensaje de ayuda sobre la entrada es un texto que Calc mostrar cuando nos situemos en la celda
en la que hemos establecido el criterio de validacin.

Habitualmente establecemos un mensaje de entrada para informar al usuario de una hoja de clculo
de los valores vlidos que puede introducir en una celda. No obstante, podemos utilizar el mensaje
con la finalidad que consideremos oportuna.

Para definir el mensaje de entrada hacemos clic en la pestaa Ayuda sobre la entrada del cuadro de
dilogo Validez. En el cuadro de texto Ttulo escribimos el ttulo del mensaje y en el cuadro de texto
Ayuda sobre la entrada, el cuerpo del mensaje.

En el ejemplo de la factura, desearamos que cuando el usuario seleccione una de las celdas para
indicar la cantidad, aparezca un mensaje que indique que la cantidad tiene que ser un nmero entero
positivo. Podemos definirlo de la siguiente manera:

De esta forma, cuando el usuario seleccione una de estas celdas ver lo siguiente:
MENSAJE DE ERROR

Si hemos definido un criterio de validacin en una celda e introducimos un valor que no cumple dicho
criterio, Calc mostrar un mensaje de error, indicndolo.

Podemos personalizar este mensaje de error para que muestre informacin ms especfica, como, por
ejemplo, los valores que s son vlidos.

Para definir el mensaje de error hacemos clic en la pestaa Mensaje de error del cuadro de dilogo
Validez. En el cuadro de texto Ttulo escribimos el ttulo del mensaje y en el cuadro de texto Mensaje
de error el cuerpo del mensaje. Adicionalmente, podemos indicar el estilo del mensaje, pudiendo
escoger entre:

Parar: Impide que introduzcamos un valor no vlido.

Advertencia: Avisa, pero no impide que introduzcamos un valor no vlido.

Informacin: nicamente informa que es un valor no vlido.

En el ejemplo de la factura, puesto que deseamos que el usuario no pueda introducir un valor no vlido,
deberamos indicar un mensaje de error de tipo Parar. Podemos definirlo de la siguiente manera:

De esta forma, cuando el usuario introduzca un valor no vlido, Calc mostrar el siguiente mensaje:
GRFICOS
INTRODUCCIN
Vivimos en un mundo dominado ampliamente por las imgenes. Parece ser que el refrn vale ms
una imagen que cien palabras se ha transformado en una norma. Tal vez demasiado

Pero sin nimo de filosofar demasiado, lo cierto es que el apoyo de las imgenes hace que un mismo
documento gane en vistosidad y, probablemente, en ganas de ser ledo. Por ello, el apoyo de grficas
sobre los datos calculados en hojas resulta muchas veces esencia.

En este apartado nos vamos a centrar en la representacin de datos a travs de grficos. Es un tema
apasionante y sencillo, en principio. El problema radica habitualmente en que los grficos nos dominan
a nosotros y no al revs. Queremos decir que pocas veces se representa grficamente lo que
queremos. Parece que, ms bien al contrario: el programa representa lo que quiere y nosotros lo
aceptamos, sin ms

Por ello, vamos a insistir en el control absoluto de los datos a representar, del tipo de presentacin y
de los formatos de los distintos elementos. Queremos controlar lo que representamos y ser capaces
de modificarlo y adaptarlo a lo que queremos ver.

TIPOS DE GRFICOS
Ya hemos comentado que el objetivo ltimo de un grfico es mejorar y hacer ms asequible la
visualizacin de unos datos que tenemos en una hoja. Por ello, debemos elegir el grfico que mejor se
adapte a esa mejora y no el que sea ms vistoso.

Es frecuente, sobre todo al principio, que estemos tentados al uso de tipos tridimensionales ms
sofisticados. Digamos que son errores iniciales. Ms vale en la mayor parte de las ocasiones un buen
grfico plano a uno tridimensional (excepto si tenemos que impresionar a nuestro jefe)

Veamos estos dos grficos sobre el mismo rango de datos:

Cul de los dos permite ver mejor los datos? Seras capaz de decir qu valor alcanza la matriculacin
de automviles en Crdoba en el ao 2006? Podras indicar si se matricularon ms en el ao 2005 o
en 2006 en Madrid?

Como vemos, pese a la vistosidad del grfico tridimensional, el objetivo de obtener una mejora en la
visualizacin de datos no lo hemos logrado con l.

Por ello, es bueno conocer los distintos tipos y asignar el adecuado para cada caso.
Columnas: presenta los datos con formas verticales, normalmente rectngulos si bien en los
tridimensionales tambin pueden ser cilindros, conos o pirmides. Es uno de los grficos que mejor
permiten ver los valores de los datos y compararlos, a no ser que haya muchos, en cuyo caso no es
adecuado.

Existen varios modelos, correspondientes a los valores que representarn:

En el primero se representan tantas columnas como series y tantos grupos como categoras.

En el segundo, se agrupan los valores de las categoras, formando tantas columnas como
categoras. Para conseguirlo, apila los valores de cada categora, sumando los datos de las
series

El tercero, no presenta los valores numricos sino el porcentaje que supone cada categora
para cada grupo.

En el caso de los tridimensionales de columnas, los tres primeros modelos representan lo mismo a lo
comentado y el cuarto hace una representacin en profundidad, usando los ejes para categoras, series
y valores.

Barras: la representacin en barras es idntica en todo a la anterior de columnas salvo que invierte los
ejes para presentarlos de forma horizontal. Es muy adecuado en los casos anteriores, pero sobre todo
cuando haya ms datos. Hemos de tener en cuenta que, de esta forma, conseguiremos por lo general
un grfico ms alto que ancho y que puede ser muy adecuado al formato de papel en impresin
vertical.

Los modelos en este tipo son anlogos y con la misma interpretacin que en los de columnas.
Circular: las representaciones circulares (tambin llamadas de tarta por ser porciones de ella) son
adecuadas para representar partes de un total. Si en nuestro caso utilizamos este grfico, slo
podremos representar una de las series, dado que tomar el total y mostrar las porciones como datos.
Por ello, repetimos, es adecuado este tipo para representaciones de una serie y comparar no los
valores sino lo que representan en porcentaje.

La excepcin a esto son los dos modelos que aparecen como anillos. Con ellos s podremos representar
varias series, siendo cada una un anillo, pero con el mismo objetivo de ver la parte del todo para cada
seccin.

Los modelos son los siguientes:

Circular estndar

Circular con secciones abiertas

Anillos para varias series


Anillos con secciones abiertas

Los modelos tridimensionales son idnticos salvo por su perspectiva, pero representan los mismos
anteriores.

Por cierto, la diferencia entre la vista sencilla o realista estriba en que esta ltima ofrece una mejora
de los aspectos visuales tridimensionales mediante degradados de color, ofreciendo una sensacin de
iluminaciones.

reas: las representaciones en rea tambin son muy similares a las de columnas o barras. La nica
diferencia est en que se representan los puntos de datos, se unen con lneas y se colorea el rea que
forma con los ejes. Esto hace que muchas veces puedan aparecernos datos ocultos si una serie
posterior tiene datos inferiores a una anterior. Por ello debemos estar atentos a este aspecto.

Los modelos y sus equivalentes tridimensionales tienen la misma interpretacin que la comentada ms
arriba.
Lneas y puntos: las representaciones lineales o de puntos pueden considerarse un subconjunto de las
reas. En realidad, hemos visto que en un rea se trazaban los puntos y se unan, coloreando el rea
hasta los ejes. Pues bien, la representacin por puntos no trazara lneas ni coloreara y en la de lneas
simplemente no coloreara el rea.

Claro que esta situacin puede venir bien para evitar el inconveniente que comentbamos en las reas:
la desaparicin de datos por estar tapados por otros. Tanto en puntos como en lneas esto no puede
producirse al no rellenar el rea de trazado.

Como modelos se presentan cuatro:

Puntos: traza solo los puntos.

Lneas y puntos: trazar los puntos que sern unidos por lneas.

Slo lnea: como el anterior, pero sin marcar los puntos.


Superficies: si una lnea la llevamos a representacin tridimensional obtendremos unas
superficies representadas.

Con el sentido de representar datos acumulados o porcentajes (recordemos los modelos de columna)
se nos permite optar por Stack series significando el primero (Arriba) los datos acumulados y el
segundo (Porcentaje) el acumulado con respecto al total.

Por ltimo, se puede elegir si queremos que las lneas sean trazadas suavizadas o en forma de dientes
de sierra que es lo estndar.

Dispersin: se trata de un grfico completamente distinto. En l se representan los datos como pares
de coordenadas y no como alturas y series. Por ello no todos los datos son adecuados para este tipo.
Probablemente si escoges este tipo para nuestros datos, no podamos aclarar nada de lo que queda
representado.

Sin embargo, es preciso reconocer que para algunas situaciones puede ser la mejor representacin.
Por ejemplo, en estadstica muchas veces interesa ver la relacin entre dos variables por lo que la
representacin de los pares de puntos es vital. Lo mismo sucede si queremos representar grficamente
una funcin a partir de sus pares de datos (x,y).

Los modelos son similares a los de lnea.

Red: las representaciones de red permiten visualizar valores sin los ejes de coordenadas estndar. De
hecho, se marcarn tantos ejes como categoras haya y los colores representarn las series. En cada
eje se marcar el valor con el color.

Podemos elegir si queremos ver los modelos de slo puntos, puntos y lneas que los unen o solo lneas.

Stock: son representaciones muy especializadas que requieren unos datos concretos. Suelen ser
utilizadas en representaciones de datos de bolsa (en los que suele interesar destacar los valores
iniciales, finales, mximos, mnimos y actuales de las cotizaciones) o en estadstica (los denominados
grficos de cajas y patillas para cuartiles).

Combinados lneas/columnas: a veces querremos representar en un mismo grfico datos con lneas y
otros con columnas. Esto es ideal cuando la cantidad de columnas no nos permita distinguir bien las
series. Podemos elegir el nmero de lneas, dejando el resto para el nmero de columnas
CREAR UN GRFICO
Un grfico es la representacin visual de unos datos. Parece una perogrullada, pero a veces lo
olvidamos.

Por ejemplo, lo primero y ms importante de todo antes de empezar a crear el grfico es seleccionar
los datos de la hoja que vamos a representar. As pues, y de forma previa, deberemos tener muy claro
los datos a dibujar.

Supongamos que queremos mostrar una grfica sobre los datos de uno de los ejemplos ya expuesto:

Observemos por unos instantes lo que aparece en la hoja de datos:

En la primera fila, se presentan unas cabeceras con los aos y una ltima celda con el texto
TOTAL.

En las siguientes tres filas aparece un rtulo en la primera columna (el de la ciudad), tres datos
correspondientes a cada ao y, de nuevo, una celda con el total.

La ltima fila calcula los totales para cada ao y el total global (en la ltima celda).

Con todo esto, qu es lo que quiero representar? Y qu debo seleccionar para que OOo Calc me
entienda lo que debe representar?

Desde luego cada caso puede ser un mundo, pero s es cierto que algunos consejos pueden venir bien,
sobre todo al principio.

Es recomendable incluir en la seleccin a representar los rtulos que queramos que aparezcan.
En nuestro caso, sera conveniente elegir tanto los rtulos de filas (ciudades) como de
columnas (texto con el ao).

No deben mezclarse churras con merinas queremos decir que, si queremos representar la
evolucin de venta de coches en los distintos aos, deberemos quitar de la representacin (y,
por tanto, de la seleccin inicial) los totales.

- Al fin y al cabo, un grfico sirve fundamentalmente para comparar datos (en nuestro
caso, las ventas de coches en periodos de tiempo) y el total siempre sabemos que va
a ser muy superior, de hecho, no comparable.
- Como el total es la suma de los datos, nos presentar una altura del elemento en la
grfica muy superior al resto, perdiendo la perspectiva de comparacin del resto de
datos. Observa la imagen como al incluir el total, apenas podemos comparar los datos
anuales.

- Si lo que queremos es una representacin respecto del total, lo mejor es alguna que
nos salga el porcentaje sobre el total. Pero en ella, tampoco aparecer el total y
volvemos a la conclusin de que mejor no seleccionarlo.

Si hay filas o columnas intermedias con datos que no queremos representar o que estn en
blanco, deberemos intentar no seleccionarlas. De otra forma, se representarn tambin y
luego deberemos quitarlas. Para ello usaremos los mtodos de seleccin de rangos no
contiguos (mediante la tecla [Ctrl])

Esto solo es el principio, pero suficiente para empezar. En nuestro caso, los datos a representar sern
los correspondientes a los aos y ciudades, en concreto B4:E7. Observa cmo hemos cogido tambin
la celda en blanco de la esquina superior izquierda. No importa: OO Calc no la tendr en consideracin
al analizar que es el cruce entre rtulos.
ASISTENTE PARA GRFICOS
Una vez seleccionada el rea de datos a representar, lo siguiente es pulsar el botn Grfico de la barra
de herramientas (o bien, acceder al men Insertar Imagen) estndar para dar paso al Asistente de
grficos

Paso 1: Elegir el tipo de grfico. Al iniciarse el asistente, vemos que ya se nos presenta en modo de
previsualizacin el grfico que obtendremos. No debemos preocuparnos si no se parece en nada al
que queremos ni por su situacin dentro de la hoja (al finalizar lo podremos mover y cambiar de
tamao como cualquier otro objeto grfico). Debemos centrarnos en lo que se nos va pidiendo en cada
paso. En este primero debemos elegir el tipo:
Los tipos aparecen en la zona central y en la derecha varios modelos para cada uno. Tambin podemos
activar en alguno de ellos Vista 3D para obtener grficos tridimensionales.

Observa que cada uno representa de forma distinta los datos. Te recomendamos que incluso vayas
eligiendo alguno para que la previsualizacin te oriente sobre su representacin.

Nosotros vamos a elegir el tipo por defecto (Columna) y el primer modelo de la izquierda.

Paso 2: Establecer el rango de datos. Este paso es uno de los ms importantes. Como nosotros hemos
elegido de forma previa el rango de datos a representar, ya nos aparece rellenado en Rango de datos.
Si hubisemos iniciado el asistente teniendo seleccionada una celda vaca de nuestra hoja, sera
fundamental elegir ahora el rango.
Otro de los puntos importantes en este paso es elegir si las series de datos se obtienen por filas o por
columnas. Si observamos la vista previa, podemos ver que, en estos momentos y con la opcin de en
columnas se est mostrando bajo el eje, tres grupos de datos, correspondientes a las tres ciudades y,
con tres colores distintos en cada grupo, los datos de los tres aos.

Marquemos la opcin de en filas. Vemos que la situacin se ha invertido: bajo el eje se presentan
los aos y los colores marcan las ciudades.

Cul elegir? Pues depende de lo que queramos visualizar. Tal vez el orden natural que ha aparecido
al principio tuviera ms sentido. O tal vez no. Aqu seremos nosotros quienes interpretemos qu es lo
que mejor queremos ver
Paso 3: Comprobar y definir las series de datos. Observemos en el tercer paso, la definicin realizada
por el asistente de grficos:

Se han definido tres series, las correspondientes a los tres aos (o a las ciudades si en el paso
anterior hemos invertido a tomar series por filas).

Cada serie queda definida por dos datos: su nombre y sus valores. Generalmente desearemos
que tome el nombre de serie de una celda que est como encabezamiento, pero tambin se
puede establecer manualmente. En nuestro caso vemos que la serie primera ha quedado
definida con el contenido de la celda C4 que encabeza la columna de 2005. Los valores sern
los datos a representar para la serie. Podemos hacer las modificaciones que queramos si no se
representa lo que queremos.

Podemos cambiar el orden de las series, agregar o eliminar alguna existente.

Las categoras vendrn marcadas por lo establecido en la caja de texto del cuadro. Observemos
que para nosotros son las ciudades (o los aos si hemos puesto por filas en el paso anterior).

Lo cierto es que, si hemos seleccionado cuidadosamente los datos antes de iniciar el asistente, no
habr mucho que tocar aqu.

Paso 4: completar el resto de elementos del grfico. Podemos indicar algunos puntos ms:

Ttulo y subttulo del grfico

Ttulo de los ejes X (horizontal) e Y (vertical)

Leyenda: mostrarla y en qu posicin

Cuadrculas: mostrar o no las cuadrculas X (lneas verticales), Y (horizontales) y Z (si el grfico


es tridimensional).
El aspecto final sera el siguiente.
TAMAO Y POSICIN DE LOS GRFICOS
Una vez creado el grfico, podemos modificar su posicin situndonos en cualquiera de sus bordes. El
puntero del ratn se transforma en dos flechas en forma de cruz. No tenemos ms que pulsar y
arrastrar hasta la posicin deseada.

Si lo que nos interesa es modificar su tamao, nos situaremos en cualquiera de los manipuladores
situados en las esquinas y en el centro de los lados. El puntero del ratn adopta forma de flecha con
dos puntas. En ese momento, pulsaremos y arrastraremos hasta lograr el tamao deseado.
Otra posibilidad es la de seleccionar la opcin del men Formato, Seleccin y tamao

CAMBIAR EL TIPO DE GRFICO


Si, una vez creado el grfico, no nos agrada el tipo elegido, podemos pulsar el botn Tipo de grfico,
situado en la barra de herramientas Grfico o seleccionar la opcin del men Formato, Tipo de grfico.

Se muestra un cuadro de dilogo desde el que podremos elegir el que ms nos convenza.
MODIFICAR EL RANGO DE DATOS DE UN GRFICO
Para modificar el rango de datos de un grfico creado, acudiremos a la opcin del men Formato,
Rangos de datos

Pulsaremos el botn Seleccionar rango de datos, y seleccionaremos el nuevo rango.

PERSONALIZAR UN GRFICO
Para modificar la apariencia de un grfico, podemos utilizar las herramientas situadas en la barra de
herramientas Grfico
MODIFICAR UN ELEMENTO DEL GRFICO
Todos los elementos de un grfico disponen de sus opciones de formato. Por ejemplo, si queremos
que una serie salga en distinto color o con rtulos de datos solo tenemos que elegir el formato
adecuado.

Inicialmente vemos que cuando colocamos un grfico, se presenta como un objeto ms sobre la hoja
de clculo. Para poder entrar en modo de edicin de un grfico deberemos hacer doble clic sobre l
(observars que la lnea que lo rodea cambia de tono y grosor).

En modo edicin, dar toques a zonas de un grfico es muy simple. Con un doble clic sobre la zona a
cambiar el formato se presentar un cuadro de dilogo con todas sus propiedades. Los tipos tambin
pueden ser cambiados en la nueva barra de herramientas que habr aparecido sustituyendo a la
habitual de formato.

Las zonas que se establecen en un grfico estndar (pueden variar tanto en nmero como en opciones
segn el tipo) son las siguientes:
Ttulo principal y subttulo.

Fondo del grfico: afecta a todo el grfico y puede ser color, gradiente, imagen, etc.

Leyenda: rtulos de las series.

Fondo del rea de trazado: corresponde al fondo de la zona donde se representa los valores
(entre los ejes).

Series: corresponden con cada color y, en principio, aunque aparezcan en varias posiciones,
se les suele dar un formato unificado, aunque puede hacerse individualmente.

Rtulos de los ejes: son los textos que aparecen bajo el eje X (horizontal) y bajo el Y (vertical).

Eje X e Y: son los formatos para los ejes.

Lneas horizontales: lneas que marcan los valores Y de datos.

Lneas verticales: no se muestran en la imagen al presentar categoras. Si fueran valores


numricos podramos dibujar las lneas verticales.

En el caso de grficos tridimensionales la cantidad de elementos puede aumentar.

A todos ellos se les puede dar su formato adecuado. Basta con hacer doble clic sobre el elemento. Por
ejemplo, supongamos que queremos cambiar el formato de la serie del Ao 2006 (color rojo). Basta
con que hagamos doble clic sobre cualquier columna de ese color (ojo! que si tardamos en el doble
clic tal vez se seleccione slo ese valor y no la serie).
Observemos que hemos cambiado el color slido por una trama. Tambin podamos haber elegido un
gradiente o una imagen.

Vamos a hacer tambin que se presente los valores de los datos para esta serie. Repetimos el doble
clic y accedemos a la solapa Etiqueta de datos, marcando valores.

Prueba a cambiar formatos de distintos elementos. No te importe que quede bien o mal, lo importante
es descubrir las posibilidades.
UTILIDADES Y OPCIONES ADICIONALES DE CALC
DAR NOMBRES A RANGOS DE CELDAS EN CALC
Hasta ahora, cuando hacamos referencia a un rango de celdas dentro de una determinada funcin,
indicbamos la celda inicial y la final, separadas por dos puntos. Ej. B2:C7

Pues bien, para no tener que estar pendientes de la situacin de ese rango, y poder hacer referencia
al mismo desde cualquier parte de la hoja o desde otras hojas de clculo, podemos ponerle nombre.

Para ello, seleccionaremos el rango y acudiremos a la opcin del men Insertar, Nombres, Definir

Adems de poder utilizar el nombre dado en las funciones en las que queramos operar con sus datos,
podemos localizarlo de forma rpida utilizando el Cuadro de nombres.
TRATAMIENTO DE ERRORES EN CALC
Calc dispone de una herramienta que localiza los errores ms comunes en las frmulas. Para utilizarla,
acudiremos a la opcin Herramientas, Detective

Por ejemplo, una divisin entre cero

Al seleccionar la opcin Rastrear error, se muestran unas flechas sealando las celdas de las que
depende el resultado errneo de la frmula.

PROTECCIN DE HOJAS Y ARCHIVOS EN CALC


Para evitar modificaciones accidentales en una hoja de clculo podemos proteger todas sus celdas,
excepto las que estn preparadas para introducir datos.

Otra posibilidad es la de proteger el archivo de Calc para evitar su apertura o su modificacin.

PROTECCIN DE LA HOJA

Para comprobar la utilidad de esta herramienta, protegeremos todas las celdas de nuestra hoja
excepto las que contienen datos susceptibles de modificacin.

Una vez seleccionado acudiremos a la opcin Formato, Celdas, y nos situaremos en el apartado
Proteccin de celda.
Observamos que la casilla Protegido est activada. Por defecto, todas las celdas de la hoja tienen
activada esta propiedad, de tal manera que, si protegemos la hoja, todas sus celdas quedaran
bloqueadas. Lo que haremos ser desactivar esa casilla para que, al proteger la hoja, estas celdas
queden libres. Pulsamos el botn Aceptar.

Desactivado el bloqueo de las celdas en las que introduciremos datos, debemos proteger la hoja de
clculo. Para ello acudiremos a la opcin Herramientas, Proteger documento, Hoja

En este cuadro de dilogo se nos da la posibilidad de introducir una contrasea de seguridad. Una vez
introducida, pulsamos el botn Aceptar.

Si ahora intentamos introducir o modificar el contenido de cualquier celda de la hoja, excepto las
desbloqueadas anteriormente, observaremos que no se permite y que se muestra el siguiente
mensaje
Para desproteger la hoja de clculo, acudiremos a la opcin Herramientas, Proteger documento,
Hoja. Si no hemos introducido contrasea a la hora de protegerla, automticamente quedar
desprotegida. Si, por el contrario, habamos introducido contrasea de proteccin, deberemos
introducirla para desproteger la hoja.

PROTECCIN DEL ARCHIVO

Si queremos evitar que cualquiera pueda ver el contenido de un documento, a la hora de guardarlo
hay que activar la casilla Guardar con contrasea.

Al pulsar el botn Guardar, se mostrar un cuadro de dilogo en el que introduciremos la contrasea


para poder abrir el documento.
Si lo que no queremos es que otras personas puedan abrir, pero no modificar el contenido del
documento, pulsaremos el botn Ms opciones e introduciremos la contrasea que permita su
edicin.

MATRICES EN CALC
Una frmula matricial permite evaluar los distintos valores de un rango de celdas y devolver uno o
varios resultados.

Entenderemos una matriz como un conjunto de celdas o valores sobre los que se trabaja, como si fuera
un grupo. Ser unidimensional si el rango de celdas es n x 1 o 1 x n. Ser bidimensional si el rango de
celdas es n x m.

Si la frmula matricial devuelve un nico resultado, la formularemos en una sola celda. Si devuelve
varios resultados, deberemos seleccionar previamente el rango adecuado y la formularemos para el
rango.

Para indicarle a OpenOffice Calc que deseamos utilizar una frmula de matriz, deberemos finalizar el
modo edicin de frmula pulsando la combinacin de teclas Maysculas + Ctrl + Intro.
Ejemplo:

Se trata de calcular la suma de importes de aquellas facturas cuyas fechas estn comprendidas entre
la inicial y la final.

Para ello, nos situaremos en la celda B3 y escribiremos la siguiente frmula:


=SUMA((E2:E16>=B1)*(E2:E16<=B2)*F2:F16)

Una vez escrita, pulsaremos CTRL+Mays+Enter


{=SUMA((E2:E16>=B1)*(E2:E16<=B2)*F2:F16)}

De esta forma, obtenemos el resultado que queramos.


FRECUENCIA
Esta funcin calcula la frecuencia con la que se repiten los valores e un rango y devuelve una matriz
vertical de nmeros.

Sintaxis:

FRECUENCIA(datos;grupos)

Datos. Es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas
frecuencias se desean contar. Si datos no contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve una matriz
de ceros.

Grupos. Es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desea
agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve
el nmero de elementos contenidos en datos.

Ejemplo:

CONSOLIDACIN
Consolidar es combinar o resumir informacin de varias hojas de clculo, del mismo o de diferentes
libros.

Ejemplo:

Tenemos tres hojas con datos de venta de viviendas en Huesca, Teruel y Zaragoza. En otra hoja
queremos que se muestren los datos de Aragn (suma de las tres provincias).
Seleccionamos la opcin del men Datos, Consolidar

En nuestro caso, la funcin que nos interesa utilizar es la SUMA y los intervalos de consolidacin sern
los rangos que contienen los datos de las viviendas de cada una de las provincias. Por lo tanto,
pulsamos el botn Reducir, en Intervalo de datos de origen, y seleccionamos los datos de Huesca.
Seguidamente, pulsamos el botn Aadir

Repetimos estos pasos con los datos de Teruel y Zaragoza.

A continuacin, pulsamos el botn Reducir en Copiar resultados a y seleccionamos la celda a partir


de la cul se mostrarn los resultados en la hoja Aragn

Pulsamos el botn Aceptar y ya tenemos los totales en la hoja Aragn.


ESQUEMAS
Los esquemas permiten que la informacin se muestre de forma resumida, dando opcin de ampliarla
para que se muestre con mayor detalle.

Antes de crear un esquema, los datos habrn de estar organizados de forma jerrquica, en categoras
y subcategoras.

Ejemplo:

Tenemos los datos de habitantes de las localidades de Zaragoza y, debajo de los que pertenecen a una
misma comarca, la suma de esos habitantes

Para agrupar esta informacin, nos situamos en cualquiera de las celdas de la lista de datos y
seleccionamos la opcin Datos, Agrupar y esquema, Esquema automtico.
Observamos que, en la zona izquierda de la hoja, se muestran unos botoncillos con el signo -. Si
pulsamos en cualquiera de ellos, se plegar ese grupo y se mostrar nicamente el total. En ese
momento, el botoncillo pasar a contener el signo +, que permitir desplegar el grupo.

Tambin aparecen dos botones (1-2). Al pulsar en el 1, se plegarn todos los grupos y se mostrarn los
totales

Al pulsar en el 2, se desplegarn.

Para eliminar el esquema, seleccionaremos la opcin Datos, Agrupar y esquema, Eliminar.