DATOS PERSONALES

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 MICROSOFT EXCEL

Introducción y Conceptos Generales

Hojas de cálculo

Los programas de Hoja de cálculo son herramientas informáticas orientadas al

procesamiento de datos numéricos y a la realización de operaciones
matemáticas con dichos datos.

Como su nombre indica, las hojas de cálculo se caracterizan por presentar un

aspecto de hoja cuadriculada; es decir, un área de trabajo estructurado en
columnas y filas. La intersección de estas filas da lugar a unas casillas
denominadas Celdas. En cada una de estas celdas se puede introducir un dato.
Luego se podría, por ejemplo, sumar el contenido de varias de esas celdas y
obtener el resultado en otra celda.

Una hoja de cálculo, en general, no solo permite trabajar con datos numéricos, sino
también con información referente por ejemplo al personal de una empresa,
obteniéndose así una base de datos. Además, a partir de los datos introducidos en
la hoja, es posible realizar gráficos que ofrezcan una visión global de la relación
entre dicho datos.

Características de Excel

Microsoft Excel es una potente hoja de cálculo que permite realizar todas las
tareas que se acaban de comentar. Más concretamente, se podrían enumerar las
siguientes características del programa:

 Grandes dimensiones de las hojas de cálculo, las cuales se integran

conjuntamente en lo que se denomina libro. De esta forma, podrá trabajar
con un gran volumen de datos

2
  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando se
modifican los datos de los cuales dependen dichos resultados.

 Trazar bordes para encuadrar casillas, sombrear casillas y elegir distintos

tipos de letra para el contenido de las casillas.

 Crear distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la

hoja de cálculo.

 Incorporar un gráfico en cualquier parte de la hoja o en hojas especiales

para ello e imprimir gráficos y datos juntos.

 Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de

cálculo.

 Capacidad para combinar varias celdas en una sola.

Ya que Microsoft Excel trabaja bajo el sistema operativo de Windows, aprovecha

todas sus características. Entre ellas, el poder utilizar nombres largos de archivos y
el visualizar en pantalla las hojas tal y como saldrán por impresora. Por otra parte,
es lógico pensar que para trabajar con Excel hay que poseer unas breves nociones
de Windows.

Arrancar Excel

Para arrancar Excel siga estos pasos:

 Haga clic en el botón de inicio de la barra de tareas y seleccione la opción

programas o todos los programas

 En el menú que se visualiza, seleccione la opción Microsoft Excel.

3
Existen otras formas de arrancar Excel. Por ejemplo, puede utilizar la barra de
acceso directo a Office (si la ha instalado), o bien crear un acceso directo en el
escritorio de Windows. En este último caso, para arrancar la aplicación le bastará
con hacer doble clic sobre el icono.

La ventana de Excel

Al arrancar Excel, aparece la pantalla que se muestra en la figura siguiente:

4
Barra de Titulo
Muestra el nombre que se le haya asignado a la hoja de cálculo, si la hoja es nueva
entonces asumirá el nombre de “Libro1”

Barra de menu
Al hacer click en ella, se muestra menús desplegables que realizan una acción
determinada de acuerdo a la opción

Barra estandar
Muestra botones con operaciones básicas como el de hoja nueva, guardar hoja,
abrir, etc. Estos botones son denominados “atajos” ya que simplifica una acción.

Barra Formato
Permite dar formato al contenido de una o varias celdas, ya sea de texto o
numerica.

Barra de Fórmulas
Permite introducir datos de tipo texto, numérico, fecha y formulas

Hoja de trabajo

También denominada área de trabajo, en ella se introducen datos.

5
Barra de dibujo
Tiene botones con opciones de dibujo de líneas, cuadrados, círculos, wordart, etc.

El libro de trabajo
Cada vez que inicie una sesión de Excel, visualizara una pantalla un libro de hojas
de cálculo. Inicialmente este libro inicialmente este libro incluirá tres hojas (Hoja1,
Hoja2, y Hoja3), pero este número puede aumentarse o disminuirse en función de
las necesidades de cada usuario.

Cada hoja de cálculo del libro, esta estructurada en columnas (identificadas por una
o dos letras) y filas (identificadas por un número). Las 256 columnas de que
dispone la hoja siguen un orden A, B, C, …Z, AA, AB, AC…AZ, BA, BC… etc. y así
hasta la última columna la IV. Las 65536 filas están numeradas desde la 1 hasta
65536.

Guardar un libro de trabajo

Para almacenar un libro por primera vez en el disco duro o disquete se procede de
la siguiente forma:
 Despliegue el menú archivo
 Seleccione la opción guardar y aparece la siguiente caja de dialogo

Donde se indica en que lugar (disco y carpeta) se desea guardar la información, el

nombre del archivo y de que tipo (normalmente es Libro de Microsoft Excel) y se
pulsa guardar, después basta con oprimir el icono o las teclas Ctrl.+G.

Puede utilizar la opción de Guardar como para que un archivo lo duplique con otro
nombre en cualquier destino para ello debe seleccionar el menú Archivo.

6
Abrir un libro de trabajo
Una vez que guarde un libro de trabajo en disco, puede recuperarse para trabajar
con él, mediante la opción Abrir del menú Archivo. Cada vez que se recupera un
libro de trabajo con dicha opción, se crea una nueva ventana de documento en la
que se sitúa dicho libro de trabajo.

Desplazarse por las hojas

Para que una celda se convierta en la celda activa; es decir, para situar el cursor
sobre ella, basta con hacer clic sobre dicha celda.

Además del uso del ratón, las siguientes pulsaciones de teclas son muy útiles para
desplazarse entre celdas:

 Las teclas del cursor (   ) desplazan el cursor una posición arriba,

abajo, izquierda y derecha.
 Las teclas AvPag y RePag desplazan el cursor una pantalla hacia abajo o hacia
arriba respectivamente.
 Control+Inicio sitúa el cursor en la celda A1.
 Control+Fin sitúa el cursor en la celda intersección de la última fila que
contenga algún dato con la última columna que contenga algún dato.
 Inicio desplaza la celda activa a la columna A de la fila actual.
 La tecla Fin seguida por la pulsación de una tecla de cursor (   ),
desplaza el cursor de zona de datos en zona de datos.

7
Tipos de datos
Los datos que se introducen en una hoja de cálculo pueden ser de tres tipos:

 Texto: puede contener cualquier serie de caracteres de hasta un máximo de

32,000 caracteres.
 Número: puede incluir dígitos del 0 al 9.
 Fórmulas: admite un máximo de 1024 caracteres y habitualmente está
compuesta por números, operadores y direcciones de celdas. También se
puede incluir paréntesis y funciones.

RESUMEN

Pasos para una nueva hoja, guardar y abrir

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__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Como se selecciona las celdas, copiar un grupo de celdas

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__________________________________________________________________

Como mover un grupo de celdas, eliminar un bloque de celdas

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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Operaciones Básicas

En la lección anterior, se explicó los tipos de datos que el Excel puede almacenar.

Se le dice hoja de cálculo porque esta dividida en filas y columnas, y cada recuadro
que resulta de esta, se le denomina “celda”, una celda puede almacenar
información ya sea numérica, textos, formulas o funciones, esta última se tocara en
una lección mas adelante.

Filas

Celda

Columnas

Como se muestra en el gráfico, claramente se distingue las filas y las columnas, y

la intersección de estas refiere a la ubicación de una celda. Por ejemplo: el cursor
se encuentra ubicado en la celda B2 según muestra el gráfico, y los datos que
hubieren, estarían dentro de la celda B2.

Veamos el siguiente gráfico y explicaremos su contenido:

En la celda A2 tiene datos de tipo texto cuyo valor es “Sonia”; en la celda b2 es de

tipo numérico y su contenido es “1989”, y el cursor se encuentra ubicado en la
celda C3.

Como puedes darte cuenta a la celda se le da referencia de acuerdo a la fila y

columna donde se ubican.

9
¿Cómo movernos a través de las celdas?
Mediante el teclado haciendo uso de las teclas direccionales (arriba, abajo,
izquierda y derecha), esta desplazara el cursor a través de las celdas.

También puedes usar las teclas RePág, AvPag, Inicio, Fin estas desplazarán el
cursor por páginas (practícalo) ya se explicó con más detalle en la lección anterior.

Mediante el ratón, moviendo el puntero del ratón a una determinada celda y

haciendo clic, o haciendo uso de las barras de desplazamiento horizontal o vertical.

¿Cómo introducir datos?

Una vez ubicado el cursor en la celda deseada, simplemente empezamos a escribir
y notaras que mientras escribes la celda se va almacenando con los datos.

Una vez que has terminado de introducir los datos presiona la tecla enter o teclas
direccionales para desplazarte a una nueva celda.

Modificar datos
Presione la tecla F2 sobre la celda que desea modificar, una vez alli puede editar de
modo normal haciendo uso de la tecla retroceso o suprimir o seguir añadiendo mas
datos, según veas conveniente.

Operaciones Matemáticas básicas

Vamos a realizar directamente ejemplos para su mejor entendimiento

Observa con atención, si tu quieres efectuar una operación matemática, ya sea

suma, resta multiplicación, división o la combinación de algunas de ellas, siempre
debes de iniciar con el signo igual (=) si no, no se realizara la operación.

10
En el gráfico anterior en la celda A1 hay una operación matemática porque esta
antecedido por el signo igual =10+12, al presionar la tecla entere se verá el
resultado, o sea 22, también nota en el gráfico los círculos de rojo, en la celda A1
se está introduciendo datos y simultáneamente en el lugar con el otro círculo rojo
también se escribe lo mismo, eso es porque esa área se le conoce como la barra de
formulas

Veamos que sucede al presionar la tecla enter después de hacer la operación

matemática

A diferencia del cuadro anterior, acá se observa el resultado en al celda A1 o sea la

suma que se realizó, pero sin embargo observa la parte de la barra de fórmulas
, ahí se sigue viendo la formula

Realizaré una práctica más, pero esta vez utilizando las celdas como referencia

Te explico en la celda B2 se ingreso el valor de 15, en la C2 el valor de 8; en la

celda D2 se esta haciendo una operación matemática, pero como observas no se
están sumando números sino posiciones de celdas, lo que se pretende hacer es
sumar el contenido de la celda B2 mas la celda C2, al presionar enter el resultado
será 23

Cabe resaltar que esta versión del Excel, mientras escribes la posición de la celda,
esta te muestra de un color a su vez que la celda también.
Al presionar ENTER se vera de la siguiente manera:

11
La ventaja de realizar operaciones con referencia a celdas es que cuando cambias
el valor de una celda por ejemplo, la celda C2 la cambio por 12 el resultado
automáticamente cambiara a 27.

PRACTICA

Escribe en el Excel la práctica y halla el resultado del neto de cada persona, que
será igual a la sumatoria del S. básico más la bonificación:

¿Que formula has utilizado?

__________________________________________________________________

Escribe la práctica y halla el subtotal que será igual a la cant por el P. unit

¿Que formula has utilizado?

__________________________________________________________________

12
Fórmulas
Las fórmulas en Excel se inician con un signo igual (=). En las más sencillas, este
signo es seguido por una serie de valores separados por signos +, -, *, / como por
ejemplo

=3+5/2

Prioridad en fórmulas
Existe algo denominado prioridad dentro de las operaciones matemáticas y por
ende afectan a Excel, esto es el orden de cómo se va a realizar la operación y es el
siguiente:
Símbolo Operación
( ) .............. Paréntesis
^ .............. Exponenciación
* / ............. Multiplicación y División
+ - ............. Suma y Resta
Ejemplo
=3+5/2 el resultado es 5.5
=(3+5)/2 el resultado es 4

Copiar formulas

Al construir una fórmula, las direcciones de celdas que ella intervienen pueden
indicarse en dos formas: relativa y absoluta. Según sea el caso, el resultado de
copiar dicha fórmula será uno u otro.

La copia de una fórmula es siguiendo el procedimiento de los cuatro pasos:

1. Seleccione el rango que desea copiar (rango origen)

2. Despliegue el menú Edición y seleccione la opción Copiar
3. Sitúese en la celda a partir de la cuál (hacia la derecha y hacia abajo) desea
situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, éstos se
perderán.
4. Despliegue la opción Pegar del menú Edición

Al copiar una celda que contiene una fórmula, las direcciones de celdas contenidas
en la fórmula copiada se modifican de acuerdo a la nueva situación de la fórmula.

13
 =A1+A2+A3+A4 =B1+B2+B3+B4

Copia al lado derecho

Mover una fórmula

1. Seleccione el rango que desea mover (rango origen)
2. Despliegue el menú Edición y seleccione la opción Cortar
3. Sitúese en la celda a partir de la cuál (hacia la derecha y hacia abajo) desea
situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, éstos se
perderán.
4. Despliegue la opción Pegar del menú Edición

Rangos
Es cualquier conjunto rectangular de celdas contiguas, se hace referencia a los
rangos mediante la dirección de la celda de la esquina superior izquierda (a la que
se llama primera celda del rango) y la dirección de la celda de la esquina inferior
derecha (a la que se llama última celda del rango) y ambas separadas por dos
puntos (:). Por ejemplo el rango A2:C7

Seleccionar rangos
En la mayoría de las operaciones que realice en Microsoft Excel necesitara señalar o
seleccionar previamente un rango de celdas. A continuación se comentan las
distintas formas de señalar rangos.

Para seleccionar un rango proceda de la forma siguiente:

1. Situé el puntero de ratón sobre una de las esquinas del rango que desea
seleccionar.

2. Arrastre hasta señalar el rango que desea. El rango de celdas seleccionado

quedara resaltado en video inverso, tal como se aprecia en la siguiente
figura:

14
También se observa que la celda activa quedara recuadrada y en color claro.

Para seleccionar un rango de celdas mediante el teclado:

1. Sitúese en una de las celdas que sea esquina del rango que desea
seleccionar.

2. Pulse la tecla Mayusc y, sin soltarla, señale, mediante las teclas del cursor,
el rango deseado, soltando finalmente la tecla Mayusc. O bien, pulse F8 para
activar el modo extender (indicador EXT en la barra de estado), y señale con
las teclas del cursor el rango que desea, desactivando finalmente el modo
extender pulsando de nuevo F8.

Mientras se selecciona un rango, en la parte izquierda de la barra de formulas

aparece el tamaño del rango seleccionado en filas y columnas (excepto si se
selecciona utilizando F8). Por ejemplo, 5Fx4C indicara 5filas y 4 columnas.

Nota: si el rango comprende una sola celda, no es necesario seleccionarlo, sino

simplemente situarse en dicha celda.

Copiar el contenido de un rango

Excel permite copiar el contenido de un rango de celdas a otra zona de la hoja de
cálculo, a otra hoja del mismo libro o incluso a otro libro de trabajo distinto del
actual. Esta operación es una de las más utilizadas, ya que duplica información sin
necesidad de volver a teclearla.

Aunque el procedimiento de copia de rangos es el mismo y es independiente del

contenido de las celdas, los resultados obtenidos varían según que sean fórmulas o
textos/números.

15
El procedimiento para copiar un rango de celdas consiste en:
1. Seleccione el rango que desea copiar (rango origen)
2. Despliegue el menú Edición y seleccione la opción Copiar.
3. Sitúese en la celda a partir de la cuál (hacia la derecha y hacia abajo) desea
situar el resultado de la copia. Si en dicha zona existen datos, éstos se
perderán.
4. Despliegue la opción Pegar del menú Edición.

Se puede hacer un copiado especial del rango origen para ello se utiliza la opción
de pegado especial del menú edición

Insertar filas, columnas y celdas

Es posible insertar celdas, filas y columnas vacías en cualquier posición de la hoja
de cálculo.

Dado que el procedimiento para insertar filas y columnas es similar se describen a

continuación ambos procesos.

 Seleccionar la primera fila o columna a partir de la cual desea insertar las

nuevas.
 Seleccione tantas filas o columnas desee insertar.
 Despliegue el menú Insertar y escoja la opción Filas o Columnas.

16
También es posible insertar celdas vacías en la hoja, de forma que se desplacen
hacia la derecha o hacia abajo las celdas existentes en el lugar donde se insertan
las nuevas. Para ello, se procede:
 Seleccione el rango de celdas donde desea insertar las nuevas.
 Despliegue el menú Insertar y
seleccione la opción celdas.
 Seleccione el botón de opción
según hacia donde desee
desplazar las celdas existentes.
 Opima Aceptar.

Eliminar filas, columnas y celdas.

Excel permite suprimir celdas, filas o columnas de la hoja. Es muy importante tener
en cuenta que al suprimir filas o columnas se eliminan absolutamente todos los
datos contenidos en dichas filas o columnas; no sólo los que se ven en pantalla en
ese momento.

Para suprimir filas o columnas:

 Sitúese en cualquier celda de la primera fila o columna a partir de la cuál

desea eliminar las filas o columnas.
 Seleccione tantas celdas hacia abajo o derecha como filas o columnas desea
eliminar
 Seleccione la opción Eliminar del menú Edición.

Formato de columnas y filas

No siempre los datos que se introducen en una celda se ajustan al ancho visual que
por defecto presenta la columna correspondiente. Excel permite cambiar dicho
ancho para que se visualicen todos los caracteres de los datos contenidos en las
celdas de una columna.

17
 Sitúe el puntero del ratón en el separador vertical de la parte derecha de la
columna dentro de la barra de indicadores (letras) de columna. En esta
situación, el puntero del ratón cambia su aspecto, tal como se aprecia en la
siguiente figura:

 Arrastre a la derecha o a la izquierda para aumentar o disminuir el ancho de

la columna respectivamente. Un pequeño recuadro en la parte superior, irá
indicando el ancho de columna en caracteres.
 Cuando haya alcanzado el ancho adecuado, suelte el botón del ratón.

PRACTICA
Escribe en el Excel la práctica y halla el resultado del neto de la primera persona,
que será igual a la sumatoria del S. básico más la bonificación y menos el
descuento. Luego copia la fórmula para el resto de personas:

¿Que formula has utilizado? ¿Qué pasos has seguido para copiar la formula?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Usando la técnica de copiar, pegar realiza a continuación lo siguiente; nota

que en el tercer bloque se ha borrado una fila y también se ha insertado
una fila en blanco:

18
Formatos de celda

Bajo el nombre de Formatos de celda se agrupan toda una serie de opciones que
afectan a la presentación de los datos contenidos en dichas celdas.

Se usa para dar forma al contenido de las celdas, como es el color de fondo de la
celda, o bordes a las celdas, tipo de letra, tamaño, decimales a los números, etc.

En esta lección detallaremos cual es su aplicación de cada opción que contenga

esta, pero primero… ¿Qué pasos se sigue para dar formato a una o un grupo
de celdas?
Seleccionar las celdas a las cuales se le asignará la forma
Clic en la opción Formato de la barra de menú > luego en celdas…
También es posible con la combinación de teclas (CTRL + 1)
Otra forma es, sobre el área seleccionado clic derecho del ratón y clic en
formato de celdas…

Vamos a seguir un ejemplo para ver como funciona. Usaremos el ejercicio anterior,
donde se veía así.

Ahora deseo que los montos o números tengan dos decimales, primero debo
seleccionar las celdas que tendrán dos decimales así:

A continuación presionar las teclas CTRL

+1

19
Se mostrará una ventana similar a esta, (si no se observa así haz clic en la pestaña
Número),

Haz clic en la opción moneda

Ahora debe observarse la ventana de esta

manera similar; para este caso notemos
que en posiciones decimales este en 2

En símbolo S/.

Y elegimos la primera opción

Seguidamente clic en aceptar

Ahora debe observarse de este modo

Nota: Si en alguna celda el cotenido muestra así ######## significa que el

ancho de la celda es angosto para el resultado, asi que solo amplialo para que
muestre los datos correctos.
Este ejemplo es básicamente para cambiar el aspecto de los datos numéricos

20
Para ello se selecciona la categoría y aparece diferentes opciones de presentación
de números basta con seleccionar la cantidad de decimales, seguir las demás
alternativas y oprimir Aceptar para que se validen.

Alineación de datos
Al introducir los datos en una celda de la hoja de Excel, éstos aparecen por defecto
alineados a la izquierda (si son textos) o a la derecha (si son números)
dentro del ancho visual de la celda.

En Excel es posible modificar la alineación de todo un rango de celdas que

contengan cualquier tipo de dato, ya sean textos o valores (es decir, números o
valores resultantes de fórmulas). Para ello es necesario la carpeta Alineación:

Alineación del texto

Horizontal, alinea el texto por defecto al lado izquierdo de la celda, pero

puedes cambiar a centrado, derecho

Vertical, alinea el texto por defecto en la parte inferior de la celda, si tu

amplias el alto de la celda te darás cuenta, sin embargo mediante esta las
opciones puedes cambiar a centrado o inferior.
Orientación

21
 EL texto por defecto la orientación que tiene es horizontal y de izquierda a
derecha, sin embargo podemos cambiarlo haciendo clic sobre el punto rojo y
arrastrar a la forma que desees.
Control del texto
Ajustar texto: Si activas esta opción, el texto se ajustará al tamaño de de la
celda, o sea, si el texto es mas largo que el tamaño de la celda, se ajustará en
dos o mas líneas pero dentro de la misma celda.
Reducir hasta ajustar
En este caso si el texto es mas largo que el ancho de la celda, simplemente el
texto cambiará de tamaño hasta ajustarse al ancho de la celda.
Combinar celdas
Para activar este opción primero debes de seleccionar dos o mas celdas, esta
opción combina las celdas haciéndolas ver como una sola.

Fuentes, tamaños y estilos

Excel permite utilizar diferentes tipos de letra (fuentes), cada una de los cuales se
podrán visualizar en diferentes tamaños. Además, se podrá aplicar distintos
atributos (negrita, cursiva, subrayado, etc.)

Los tipos de letra disponibles en la lista no dependen de Excel, sino de Windows.

Observar que en el cuadro Vista previa aparece un ejemplo del tipo de letra
seleccionado.
Si desea restablecer el tipo, tamaño, estilos y color estándar de letra para un rango
seleccionado, sólo hay que activar la casilla de verificación Fuente normal.

Antes de utilizar estas herramientas, debe seleccionar el rango de datos sobre el

que desea actuar.

22
Bordes
Con el fin de mejorar la presentación de los datos, Excel incorpora la posibilidad de
visualizar una línea o borde alrededor de las celdas.

Para ello debe:

 Seleccionar el color
 Seleccionar el estilo
 Aplicar el borde en un lado
o toda la celda

PRACTICA
Escribe en el Excel la práctica aplicando los formatos necesarios a las celdas para
que se obtenga la misma figura.

Escribe en el Excel la práctica aplicando los formatos necesarios a las celdas para
que se obtenga la misma figura, además de obtener la formula del sub total, total,
igv y neto, considerando que:
subtotal es la operación de la cantidad y el P. unit
total es la sumatoria de los subtotales
IGV es el 19% del total

23
Neto es la suma del IGV y el total

Realiza la siguiente práctica y halla el promedio utilizando operadores matemáticos

24
Funciones

Las funciones realizan operaciones para dar una respuesta de acuerdo a los datos
que se ingresa, para hacer uso de una función se empieza por el símbolo igual (=)
seguida del nombre de la función. Se detalla a continuación algunas de las
funciones más usadas tanto matemáticas, de texto o de fecha, sin embargo si
deseas conocer más sobre funciones y sus formatos, entonces desde Excel presione
las teclas shift+F3 y accederás a la ventana de insertar función, puedes ingresar
lo que estás buscando en el apartado buscar una función o también puedes hacerlo
en seleccionar una función y seguir al asistente para terminar de aplicar la función,
además el Excel te da el concepto y como se usa cada función (ver cuadro). A
continuación se detalla algunas funciones de las más utilizadas en el excel.

Vamos a realizar una operación de suma utilizando la herramienta insertar

función:

Insertaremos tres números en las primeras celdas y en la cuarta celda (D1)

hallaremos la suma pero haciendo uso de una función:

Ahora presiona simultáneamente las teclas Shift F3, debe de mostrarte la ventana
de insertar función (similar al primer cuadro de esta página), en la parte de
buscar una función escribiremos un texto relativo a lo que vamos a hacer, para

25
este caso pondremos “sumar numeros”, luego haz clic en el boton Ir y aparecerá
en la parte seleccionar una función una lista de posibles funciones que realicen el
trabajo que desees. Para saber su funcionamiento de una de estas funciones
selecciona una de ellas y en la parte inferior te mostrará su concepto.

Al concluir y haber seleccionado la opción adecuada, en este caso vamos a elegir la

función SUMA, hacemos clic en el botón Aceptar, ahora nos mostrará el siguiente
cuadro:

Observa en el campo Número1 ya existe un rango de celdas o sea A1:C1 eso

quiere decir que el Excel esta asumiendo que se desea sumar las celdas (A1, B1 y
C1) si es asi, entonces solo debo hacer clic en aceptar, si el rango que voy a
sumar es otro, entonces debo modificar directamente escribiendo un nuevo rango
de celdas.

Hay otro método de seleccionar celdas y es haciendo clic en el icono que se

ubica al lado derecho, la ventana cambia asi:

26
Una vez que la ventana se la ventana haya cambiando a esta forma, tu puedes
seleccionar el rango de celdas con el Mouse o sea haciendo clic en la celda A1 y sin
soltar marcar hasta la celda C1 y observa que de manera simultanea la ventana
actualiza el rango de celdas, una vez seleccionada hacer clic en el icono de la

ventana para volver a su forma normal y hacer clic en aceptar

Debe de mostrarse al final la sumatoria e incluyendo la función como se observa en

el cuadro de arriba

De manera similar se trabajan las demás funciones, sin embargo vamos a detallar
algunas funciones de uso muy frecuente en Excel

Funciones Matematicas
=suma(numero1, numero2,…)
Suma todos los números en un rango de celdas. ejm:

=suma(20,10,12) se obtendrá como resultado 42 (se recomienda no usar

este método)

=suma(A1,B2,C3,D4) se obtendrá como resultado la suma del contenido de

las celdas A1+B2+C3+D4

=suma(B2:B8) Suma los valores desde la celda b2 hasta la b8 o sea

B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8, a esto se denomina un
bloque de celdas

=suma(A1:A4,C3:C6) Suma dos rangos de celdas, estas se separan por la

coma (,). Las celdas a sumar son: A1+A2+A3+A4 y
C3+C4+C5+C6

27
=promedio(numero1, numero2,…)
Devuelve el promedio (media aritmetica) de los argumentos, los cuales pueden ser
numeros. Ejm:

=promedio(a1:a5) Resulta el promedio de el rango de celdas señaladas

PRACTICA
Escribe en el Excel la práctica aplicando los formatos necesarios a las celdas para
que se obtenga la misma figura. Además utilizando funciones halla el resultado
para los resultados:

Nota: ubica los valores en las celdas que indica el ejemplo para que los resultados
que obtengas sean los mismos del cuadro.

Los resultados que observas son usando fórmulas, tus debes de obtener los mismos
en la computadora, es posible que se usen otras funciones matemáticas, para eso
puedes buscar presionando las teclas shift F3, selecciona las categorías
matemáticas y trigonométricas y elige la función que requiera el resultado:

28
Resultado1 = La sumatoria de todos los números
Formula _______________________________________________________

Resultado2 = El promedio de todo el rango de celdas

Formula _______________________________________________________

Resultado3 = La sumatoria de la fila 1 y la fila 3

Formula _______________________________________________________

Resultado4 = El promedio de las columnas 1, 2 y 3

Formula _______________________________________________________

Resultado5 = Hallar el valor máximo de todo el rango de celdas

Formula _______________________________________________________

Resultado6 = Hallar el valor mínimo pero solo de las filas 1 y 2

Formula _______________________________________________________

Resultado7 = Hallar el coseno de la celda A7

Formula _______________________________________________________

Resultado8 = Hallar el factorial de la celda A9

Formula _______________________________________________________

Resultado9 = Hallar la raiz cuadrada de la celda B9

Formula _______________________________________________________

Resultado10 = Hallar el producto de la fila 2

Formula _______________________________________________________

29
Funciones de texto

Las funciones de texto a diferencia de las matemáticas, sirven generalmente para

dar forma pero al texto, extraer caracteres o ubicar posiciones de una letra dentro
de una cadena de texto.

=mayusc(texto)
Convierte un texto a Mayusculas, ejm:

=mayusc(a1) Convierte a mayusculas el contenido de la celda A1

=izquierda(texto, num_de_caracteres)
Devuelve el número especificado del principio de una cadena de texto, ejm:

- Nos ubicamos en la celda b2 y escribimos

=izquierda(a1,5)
- El resultado seria Ferro, ya que se le indicó que
extraiga de la izquierda de la celda A1, 5 caracteres

=derecha(texto, num_de_caracteres)
Devuelve el número especificado de caracteres, contando a partir del lado derecho
del texto, ejm:

=derecha(A1,6)
- Resultado carril

=extrae(texto, posición inicial, numero de caracteres)

Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y
longitud iniciales.

Se extrae de la celda A2, a partir

de la tercera posición, 5
caracteres &
Concatena caracteres por
ejemplo de la operación:
=A1&B2 el resultado será al contenido de la celda A1 mas la celda B2 pero con
cadenas de caracteres, si en la celda A1 tiene valor “hola” en en la B2 tiene
“amigos” entonces el resultado de la operación seria “Hola amigos”.

30
 PRACTICA
Crea un cuadro similar al gráfico y halla las fórmulas para obtener estos resultados.
Solo debes hacer una formula por cada respuesta luego copiar y pegar en el resto
de celdas faltantes

Resp1 = extraer del lado izquierdo del nombre los 3 primeros caracteres
Formula _______________________________________________________

Resp2 = extraer del lado derecho del apellido los 4 últimos caracteres
Formula _______________________________________________________

Resp3 = extraer los 2 primeros caracteres del apellido y 2 primeros

caracteres del nombre
Formula _______________________________________________________

Resp4 = extraer del apellido los 4 caracteres a partir de la tercera posición

Formula _______________________________________________________

Resp5 = extraer el mes de la fecha de nacimiento

Formula _______________________________________________________

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FUNCIONES LOGICAS

=SI(prueba_lógica, Valor_verdadero, Valor falso)

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como
VERDADERO y otro si se evalúa como FALSO.

Vamos a seguir un ejemplo para su mejor entendimiento:

De acuerdo al siguiente cuadro intentaremos halla el promedio de cada alumno
pero además deseo que me muestre un mensaje de aprobado si su promedio es
mayor a 10.5 y desaprobado en caso contrario.

Para esto ya e hallado el promedio a través de la siguiente formula

=promedio(B3:C3) y lo he copiado al resto de celdas

Con la función SI debo hallar el resultado o sea que muestre un mensaje

aprobado si tiene promedio mayor o igual a 10.5 y desaprobado en caso
contrario luego debo copiar la formula al resto de celdas y automáticamente deberá
funcionar, si no revisa la formula.

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Como en la celda de observación se pretender obtener un resultado pero
dependiendo del promedio, o sea de una condición al promedio la formula deberá
ser:

Luego copiar la fórmula para el resto de celdas que faltan

PRACTICA
Hallar mediante formula la edad que será a la fecha actual menos la fecha de
nacimiento. La columna D deberá de mostrar APTO si es mayor o igual a 18 años,
caso contrario mostrará NO APTO

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Ordenar una matriz o base de datos

A un conjunto de datos se les denomina base de datos, por ejemplo en el ejercicio

anterior existe dos bases de datos una que contiene una lista de artículos y otra
que contiene una lista de personas en este caso clientes, estas bases de datos es
necesario que sean ordenados ya sean por un campo u otro, o sea puede ser por el
campo nombres o tal vez por el apellidos.

Es importante saber ordenarlos, por ejemplo la siguiente tabla tiene una lista de
datos que no están ordenados ni por nombres, ni por apellidos ni grado.

Imagínate que la tabla tuviera mas de 100 personas y desearas buscar un nombre
probablemente demores mas del tiempo que pasaría si estuviera ordenada
alfabéticamente; vamos a indicar los pasos para ordenarlo alfabéticamente por el
campo nombres para ello primero seleccionaremos toda la tabla incluyendo el
encabezado

Paso siguiente, haga clic en el menú datos y seleccione la opción ordenar.

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Veamos como funciona este cuadro, si observas te darás cuenta que en el primer
casillero dice Nombres, significa que va a ordenar por el campo nombres, pero si
tu deseas puedes cambiarlo, tal vez por apellidos o grado, al costado indica
ascendente o sea de la A a la Z, descendente sería a la inversa. En la parte inferior
esta activado la opcion SI, esto debe permanecer porque nosotros hemos
seleccionado la tabla incluyendo su encabezado.

ahora solo falta dar clic en aceptar y el resultado debe de quedar asi.

Ahora vuelve a hacerlo pero ordénalo por Apellidos y luego por grado. Además para
que crees que sirve las demás opciones que están deba de “luego por”,

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Imprimir
Para imprimir una hoja de un libro de trabajo necesita, antes de nada, abrir dicho
libro. Una vez abierto, será necesario definir una serie de parámetros tales como
tamaño del papel, los márgenes, las cabeceras y pies de página, etc. Otro aspecto
importante es la impresora a utilizar.

Establecer área de impresión

Para imprimir un rango seleccionado o toda la hoja actual, suponiendo que las
opciones de impresión se ajusten a sus necesidades, proceda como sigue:

 Seleccionar el rango a imprimir

 Seleccionar el menú Archivo, la opción Área de impresión y Establecer área de
impresión.

Configurar página
Antes de imprimir un documento es necesario configurar la página; es decir, definir
una serie de opciones que afectan al aspecto final de la página impresa.

Para ello, debe desplegar el menú Archivo y seleccionar la opción Configurar

página:

Como se aprecia, en la parte superior de este cuadro de diálogo se incluyen cuatro

pestañas. Hacer clic sobre una de estas pestañas, da acceso a la correspondiente
ficha con lo que cambiarán el resto de las opciones del cuadro de diálogo.

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Página
Se puede seleccionar la Orientación de impresión, Ampliar o Reducir la impresión,
Tamaño de papel, Calidad de Impresión.

Márgenes
Los márgenes de la parte superior, inferior, izquierda, derecha y el tamaño del
encabezado y el pie de página, así como si se va a centrar horizontal o
verticalmente.

Encabezado y Pie de Página

Se puede colocar texto o códigos de información del libro de trabajo, tanto en el
encabezado como en el pie de página, ya sea de los predefinidos o personalizados.

Imprimir un rango u hoja

Despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Imprimir

En el apartado Imprimir se puede indicar que impresora se va a utilizar, que

páginas de la hoja y/o hojas del libro se van a imprimir, cuantas copias, etc.

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