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TECNICATURA UNIVERSITARIA
EN ADMINISTRACIÓN

UNIDAD 8

VIDEOCONFERENCIAS CON ZOOM


PRESENTACIÓN
La videoconferencia es un método de comunicación que permite el intercambio
bidireccional, interactivo y en tiempo real, de vídeo, audio y datos, como se haría en una
conversación cara a cara. Mediante esta tecnología se pueden enlazar dos lugares
distantes, lo que se conoce como un enlace punto a punto, o bien, si los interlocutores
están dispersos en tres o más sitios, el enlace se denomina multipunto. 1

¿Cómo funciona?
La videoconferencia tiene un funcionamiento similar al del teléfono, ya que posee audio
en dos direcciones, pero se le agregan imágenes que serán reproducidas en una pantalla
o el monitor de un PC. La comunicación puede ser bidireccional (participan dos personas)
o multidireccional (hay tres o más participantes y son emisores y receptores a la vez).

Zoom es una plataforma de videoconferencias o reuniones en línea que permite un alto


número de participantes, una alta definición de sonido y video, el uso compartido de la
pantalla y un conjunto completo de funciones de colaboración, además de la posibilidad
de grabar y guardar las videoconferencias.

OBJETIVOS
QUE LOS PARTICIPANTES LOGREN:

● Conocer qué es una videoconferencia (VC) y cuáles son sus beneficios.


● Conocer qué es Zoom, sus partes y cómo configurarlo.
● Conocer cómo grabar y almacenar los archivos generados con Zoom.

http://www.upm.es/sfs/Rectorado/Vicerrectorado%20de%20Tecnologias%20de%20la%20Informacion%20y
%20Servicios%20en%20Red/Gabinete%20de%20Tele-Educacion/Perfil%20PDI/Videoconferencia.pdf
TEMARIO:
1 Que es una VC.

2 Que es Zoom.

3 Vista general - Prerequisitos.

4 Instalando Zoom.

5 Cómo habilitar la grabación local. Cómo habilitar la configuración de grupo.

6 Programando una VC.

7 Iniciando la grabación local.

8 Cómo detener o pausar una grabación local.

9 Accediendo a la grabación local.

10 Cambiar la ubicación de las grabaciones locales.

11 Formato de los archivos de grabación.

12 Compartir pantallas.

13 Anotar en una pantalla compartida.

14 Uso del chat en la VC.

1. QUE ES UNA VC
Una Videoconferencia es una forma de comunicación que involucra video y conexión
visual entre dos o más integrantes, pudiéndose utilizar para realizar reuniones cara a cara
con participantes en diferentes ubicaciones geográficas ya que permite la transmisión de
audio y video en tiempo real y brinda funcionalidades de colaboración tales como
compartir escritorio, control remoto, presentaciones y whiteboard.

¿Qué se requiere para conectarse a una videoconferencia? Necesitamos un


micrófono, un monitor, un sistema de sonido, un codec para compresión de audio/voz y
una conexión a la red.
Los usuarios pueden utilizar para la misma un monitor, una cámara web y micrófono,
conexión a la red, pero también es posible tener reuniones con un smartphone y una
conexión a Internet gracias a la tecnología moderna.

Por otro lado, los participantes de una reunión pueden unirse a una Videoconferencia sin
necesidad de descargar cualquier software o plugin gracias a las tecnologías como
WebRTC, las cuales permiten que la comunicación ocurra a través de un navegador de
internet como Mozilla Firefox, Google Chrome u Opera.

Beneficios de la Videoconferencia

● Ahorra tiempo y dinero.


● Beneficia las ventas de las comunicación cara a cara.
● Asegura una mejor colaboración entre colaboradores.
● Permite organizar reuniones sobre la marcha del proyecto.
● Puede haber gran número de asistentes, lo que posibilita las reuniones ad hoc.
● Fortalece reuniones con colegas, clientes y partners.
● Permite realizar trabajo remoto fácilmente y más productivo2

2. QUE ES ZOOM
Zoom es una plataforma de videoconferencias o reuniones en línea que permite un alto
número de participantes, una alta definición de sonido y video, el uso compartido de la
pantalla y un conjunto completo de funciones de colaboración, además de la posibilidad
de grabar y guardar las videoconferencias.
Previamente a la fecha y horario pautados para la videoconferencia debemos registrarnos
e instalar Zoom en nuestro dispositivo o PC.

Funcionalidades de Zoom

2
https://www.3cx.es/webrtc/video-conferencia/
Las funcionalidades de Zoom son muchas y muy útiles: desde hacer una simple
videollamada o compartir la pantalla, hasta cambiar el fondo que tiene detrás o utilizar
una pizarra virtual.

Programar una reunión


Es posible crear una reunión para luego dejarla en stand by hasta que llegue el momento
de llevarla a cabo. También puede ponerse un título, un día y una hora, crear un
recordatorio y enviar el enlace al resto de participantes

Grabar la reunión
Es posible grabar una reunión para luego volver a visualizarla o enviársela a todas las
personas que estén presentes o hayan participado de la sesión. La misma, se guarda en
la computadora aunque también existe la opción, mediante pago, de almacenarla en la
nube.

Compartir pantalla
Posee la funcionalidad de permitirle al resto de participantes ver lo que aparece en la
pantalla del anfitrión así como también presenta la opción de elegir qué programa se
mostrará de los que se tengan abiertos. Además es posible elegir si solo puede compartir
una persona al mismo tiempo o varias y si solo puede compartir el anfitrión o todos.

Pizarra virtual
Es posible habilitar una pizarra en blanco a fin de escribir o dibujar lo que se desee en el
momento, algo sumamente útil para reforzar una explicación, por ejemplo.

Chat
Se utiliza generalmente en reuniones con varios integrantes, webinar o clases en donde
suele haber algún ponente, a fin de que los participantes puedan intervenir a través de un
chat. Es posible también elegir si los participantes van a chatear en privado o que todas
sus intervenciones sean públicas.
Modo lado a lado
Esta opción muestra al mismo tiempo la pantalla compartida y el vídeo de la webcam, de
manera que es posible enseñar a hacer algo sin que se pierda de vista la imagen del
anfitrión.

Gestión de los participantes


Zoom cuenta con una gestión de los participantes bastante completa: habilitar y
deshabilitar el audio y el vídeo hasta hacer hospedador a alguno de ellos, hacer que se
muestre su vídeo permanentemente para que intervenga, chatear con él o quitarlo de la
reunión.

Fondo virtual
Zoom permite colocar una imagen digital detrás del participante, lo cual es muy útil por
ejemplo para realizar entrevistas, ya que aparece la pantalla dividida y en la parte central
se puede añadir una imagen previamente creada, o elegir dentro de una librería que
ofrece.

Integración del calendario


Es posible vincular Zoom con aplicaciones de calendario como Google Calendar,
Outlook, Exchange, a fin de recibir notificaciones de próximas reuniones y mejorar la
organización y productividad.

Transmisión en directo por Facebook Live y YouTube


Zoom posee una funcionalidad con la cual nos posibilita realizar un streaming en
Facebook y en YouTube directamente desde su interfaz. con solo elegir la opción en su
panel de herramientas.
Para poder acceder a ella, se deben contratar los seminarios web o uno de los
planes de pago más el complemento “seminarios web en vídeo”.3

3
https://74041447gutierrez.wordpress.com/videollamadas-en-zoom/
3. VISTA GENERAL - PREREQUISITOS

La grabación local estará disponible para suscriptores pagos y gratuitos. La misma


permite a los usuarios grabar audio y video durante la reunión. Los archivos resultantes
podrán subirse luego a un sitio web de almacenamiento de archivos como Dropbox,
Google Drive o un servidor de transmisiones públicas como YouTube o Vimeo.
Prerequisitos:

● Cuenta Zoom Basic (gratuita) o superior.


● Versión del cliente Zoom 2.0 o superior.

4. INSTALANDO ZOOM

Para iniciar una videoconferencia con Zoom debemos:


● Registrarnos, ingresando en la web de la aplicación: http://zoom.us/
● Clickear “Regístrese, es gratuita”
● Ingresamos un email, seleccionamos “registrarse” y seguimos los pasos que
se nos van indicando.
También podemos registrarnos con un usuario de Google o Facebook. Si
seleccionamos alguna de estas opciones, Zoom nos toma el usuario registrado en la
computadora o celular y accedemos automáticamente.
● Una vez registrados, volver a la pantalla principal y clickear en Recursos -
Descargar el cliente de Zoom

● Clickear en la opción Descargar dentro de Cliente Zoom para reuniones.


● Aparecerá en la Barra de Archivos bajados el archivo instalador.

● Hacemos doble click sobre el y comenzará la instalación.

● Una vez finalizada la instalación aparecerá la siguiente pantalla


● Ya tenemos instalado Zoom.

5. CÓMO HABILITAR LA GRABACIÓN LOCAL - CÓMO HABILITAR LA


CONFIGURACIÓN DE GRUPO.

Para habilitar la función de Grabación local (grabación de la videoconferencia en nuestro


equipo):

1. Iniciar sesión en la página web de Zoom. Ir a Mi cuenta y clickear en


el menú lateral Configuración.
2. Ir hasta la opción Grabación local en la pestaña Grabación y verificar
que la configuración esté habilitada.
Si la configuración está deshabilitada, hacer clic en el botón de estado
para habilitarla.

3. Si aparece un cuadro de diálogo de verificación, elegir Activar para


verificar el cambio.
Habilitar configuración del grupo

Para habilitar la función de Grabación local para todos los miembros de un grupo
específico se deberán seguir los pasos anteriores y tildar la casilla correspondiente.

6. PROGRAMANDO UNA VC

Al ingresar a Zoom se abrirá una ventana similar a esta:


En ella encontraremos las siguientes opciones:
Compartir: Permite compartir el sonido de la computadora.
Agendar: Permite agendar una reunión. Al clickear en esta opción se abrirá la
siguiente caja de diálogo:

En esta caja podrán programar fecha y hora de la VC, generar su ID. contraseña y
demás opciones de configuración que presenta el programa.
Entrar: En caso de tener ya agendada una reunión y de contar con el ID
correspondiente, podrán ingresar a la sala de VC. Siempre es conveniente NO
tildar las opciones de conectar sin audio y sin video.
Nueva reunión: Al clickear sobre esta opción van a ingresar directamente a la sala
de VC de Zoom.

7. INICIANDO LA GRABACIÓN LOCAL

Inicialmente el anfitrión es el que debe grabar la reunión. También puede otorgar la


posibilidad de grabar a un participante de la VC.
Los pasos a seguir para grabar la VC son:

1. Iniciar una reunión Zoom como anfitrión. En la pantalla que se abre, hacer click
en la opción Grabar (Record)
2. Si no aparece esta opción en la Barra de Tareas, significa que la sesión se
grabará automáticamente.
3. El anfitrión verá el indicador de grabación en la esquina superior izquierda
cuando la misma se haya iniciado.
4. Cuando finalice la reunión, aparecerá en pantalla una indicación que nos
avisará que la grabación se está convirtiendo. Cuando este proceso esté
terminado, la carpeta que contiene los archivos se abrirá
automáticamente.

Nota: Por defecto el archivo de audio/video (MP4) se llamará zoom_0.mp4; el archivo


de sólo audio se llamará audio_only.m4a.

8. CÓMO DETENER O PAUSAR UNA GRABACIÓN LOCAL

Durante una grabación con Zoom, el usuario puede Detener o Pausar la grabación. Si el
usuario detiene la grabación y la inicia nuevamente, se creará un nuevo archivo de video
para el siguiente segmento de grabación. Si el usuario pausa la grabación y la inicia
nuevamente, Zoom grabará el segmento de grabación en el mismo archivo de video.

1. Una vez iniciada la grabación, hacer clic en Pausar o Detener grabación


en la parte inferior.
2. La grabación también puede detenerse o pausarse haciendo clic en
el indicador en la esquina superior izquierda.

3. Cuando una grabación esté en pausa, se mostrará el siguiente


indicador en la reunión.

4. Para reanudar la grabación, hacer clic en Reanudar grabación en la


parte inferior.

5. La grabación también puede reanudarse haciendo clic en el indicador en


la esquina superior izquierda.

9. ACCEDIENDO A LA GRABACIÓN LOCAL

Por defecto, todas las grabaciones se colocarán en una carpeta de Zoom que se
encuentra en la siguiente ruta de archivo en estos dispositivos:

● PC: C:\Usuarios\Nombre de usuario\Documentos\Zoom


● Mac: /Usuarios/Nombre de

usuario/Documentos/Zoom Para acceder a una reunión

grabada:

1. Abrir el cliente de Zoom y seleccionar Reuniones en la barra superior.

2. Hacer clic en la pestaña Grabaciones.


3. Seleccionar la reunión grabada. Se mostrarán las siguientes opciones:

4. Abrir: Al seleccionar esta opción se abrirá la carpeta que contiene los


archivos grabados.
5. Reproducir vídeo: Al seleccionar esta opción desde el cliente de Zoom se
reproducirá la reunión grabada con el reproductor multimedia
predeterminado.
6. Reproducir audio únicamente: Al seleccionar esta opción desde el cliente
de Zoom se reproducirá el audio de la reunión grabada con el reproductor
multimedia predeterminado.
7. Eliminar: Al seleccionar esta opción se eliminará la reunión de la lista
de grabación solo en el cliente de Zoom.

Nota I: Al borrar la grabación del cliente de Zoom no se borra desde la computadora


o archivo local.

Nota II: Si surgen problemas para abrir o reproducir el archivo, verificar la ruta
predeterminada del archivo de grabación (carpeta Zoom) para asegurarse de que los
archivos estén en el lugar correcto.

10. CAMBIAR LA UBICACIÓN DE LAS GRABACIONES LOCALES

Para cambiar la ubicación de las grabaciones locales debemos proceder de la siguiente


manera:
1. Abrir el cliente de Zoom y seleccionar Configuración (arriba a la derecha -
la ruedita debajo de la imagen de identificación de usuario).

2. En el menú lateral izquierdo seleccionar la opción Grabando.


3. Almacenar mis grabaciones en: clickear Abrir y seleccionar la nueva
ubicación para todos las grabaciones de Zoom.
4. Si lo que deseamos es que Zoom nos pregunte dónde queremos guardar
una grabación cuando se termine una VC, debemos activar la casilla:

Importante: configurar la ubicación predeterminada en una carpeta de sincronización en


la nube (como Dropbox, Google Drive o One Drive), una unidad externa o un dispositivo
de almacenamiento en red puede causar problemas para guardar y convertir la grabación
local. Zoom recomienda enfáticamente mantener la ubicación predeterminada en un
disco local para las grabaciones.

11. FORMATO DE LOS ARCHIVOS DE GRABACIÓN

La grabación de una VC con Zoom genera archivos con las siguientes extensiones:
● MP4: Formato de audio/video que usa la grabación de Zoom. Por defecto, se
denomina «zoom_0.mp4». Cada grabación subsiguiente se encuentra en orden
secuencial: zoom_0, zoom_1, zoom_2, ...zoom_x
● M4A: formato de audio que usa el archivo de solo audio. Por defecto, se denomina
«audio_only.m4a». Cada grabación subsiguiente se encuentra en orden
secuencial: audio_only_0,audio_only_1, ...audio_only_x
● M3U: archivo de lista de reproducción para reproducir/cargar todos los archivos
MP4 individuales (solo en Windows)
● Chat: texto estándar o archivo .txt. Por defecto, se denomina «chat.txt».

Nota: La grabación de la pantalla compartida usa cerca de 20M de almacenamiento por


hora, mientras que la grabación de video usa cerca 200M de almacenamiento por hora.
Esta es una aproximación, ya que la resolución y los tipos de contenido para compartir
video o pantalla podrían cambiar el espacio de almacenamiento utilizado.4

12. COMPARTIR LA PANTALLA

Zoom permite compartir pantallas en computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos


móviles con Zoom.

● El anfitrión y el participante pueden compartir pantallas haciendo clic


en el icono Compartir pantalla.
● El anfitrión no necesita «pasar el control» o «convertir a alguien
más en presentador» para compartir.
● El anfitrión puede «bloquear el uso compartido de pantallas»
para que ningún participante pueda compartir la pantalla.

Los pasos a seguir son:

4
https://support.zoom.us/hc/es/articles/201362473-Grabaci%C3%B3n-local
1. Seleccionar Compartir pantalla en los controles de la VC.

2. Se abrirá una ventana que permitirá elegir la pantalla a compartir

3. Clickear en la pantalla que se desea compartir. Se puede elegir el escritorio,


una aplicación que ya se tenga abierta, una pizarra o un Smartphone.

Si se desea, se pueden marcar otras opciones en la parte inferior de la pantalla.

- Compartir sonido de la computadora: esto reproducirá cualquier


sonido que normalmente escucharía en su computadora en la reunión de
Zoom.
- Optimizar para clip de video en pantalla completa: si se van a compartir
videos en pantalla completa, se debe seleccionar esta opción. No se
recomienda utilizar esta opción si no está compartiendo un video en pantalla
completa, ya que borrará su pantalla compartida.
4. Clickear en Compartir pantalla.

13. ANOTAR EN UNA PANTALLA COMPARTIDA


Para realizar anotaciones en una pantalla compartida se deberá realizar la siguiente acción:
● Abrir la pantalla que se desea compartir.
● Seleccionar Anotar para comenzar a anotar en su pantalla compartida.
● Esto abrirá las herramientas de anotación.

Herramientas para anotaciones:

● Mouse (Ratón)
● Seleccionar
● Texto
● Dibujar
● Estampar
● Reflector/Flecha: convierte el cursor en un reflector o una flecha.
● Borrador
● Color (Formato)
● Deshacer
● Rehacer
● Borrar
● Guardar: esta opción permite guardar todas las anotaciones de la
pantalla en una captura de pantalla. Esta captura se guarda en el lugar
de la grabación
local.

14. USO DEL CHAT EN LA VC

El chat en la reunión permite enviar mensajes escritos a otros usuarios. Se puede enviar
un mensaje privado a un usuario individual o enviar un mensaje a todo un grupo. El
anfitrión puede elegir con quién chatear o deshabilitar el chat por completo.

El chat en la reunión se puede guardar de forma manual o automática. El chat que se


guarda de forma automática lo almacenará a nivel local en la computadora.

Prerequisitos

● Reunión con chat habilitado

13.1 Acceso al chat en una reunión desde una computadora

Para habilitar el chat en una VC se deben realizar las siguientes acciones:

1. Hacer click en Chatear en los controles de la reunión.

2. Se abrirá una caja flotante donde los participantes de la VC podrán


escribir sus mensajes
Nota: Es importante verificar que en la opción Para: indique Todos o una lectura
similar para que de esa manera todos los participantes de la reunión puedan escribir
mensajes y leer los mensajes que escriban otros participantes.5

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

OBLIGATORIA

● Material elaborado para la cátedra.

● Universidad Católica del Uruguay Cómo participo de una reunión en ZOOM.

Disponible en:

https://ucu.edu.uy/sites/default/files/sistemas/como-participo-de-una-reunion

- de-zoom.pdf

5
https://support.zoom.us/hc/es/articles/201362153--C%C3%B3mo-comparto-mi-pantalla-
COMPLEMENTARIA

● Padilla, Cynthia. Ventajas de las videoconferencias en la empresa.

Disponible en

https://www.migesamicrosoft.com/ventajas-videoconferencias-empresa/

● Palazón, Francisco Javier. 8 soluciones de videoconferencia

para la empresa. Disponible en

https://revistabyte.es/comparativa/soluciones-videoconferencia-empresa/

● Tecnología para los negocios. Reuniones y conferencias virtuales: las

ventajas para tu empresa. Disponible en

https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/reuniones-y-

c o nferencias-virtuales-las-ventajas-para-tu-empresa/

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