MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

Angie Gabriela Rodríguez Gaitán & María Fernanda Posada

Agosto 2022.

Universidad Antonio Nariño.

Meta, Villavicencio.
Administración industrial
 Tabla de Contenidos

OBJETIVOS ................................................................................................................................... 3
ALCANCE ...................................................................................................................................... 4
PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL MANUAL ¿Cómo crear un manual de funciones por
competencia paso a paso? ............................................................................................................... 4
1. Establece los elementos y estructura que tendrá el manual ................................................ 4
2. Define el alcance e involucrados ........................................................................................ 6
3. Establece los procesos y procedimientos ............................................................................ 6
4. Completa el manual ............................................................................................................ 7
5. Valida el manual ................................................................................................................. 8
LINEAMIENTOS EMPRESARIALES ......................................................................................... 9
GENERALIDADES DE LA EMPRESA ....................................................................................... 9
Reseña histórica de la empresa ................................................................................................... 9
Ubicación geográfica ................................................................................................................ 10
Macrolocalización: ................................................................................................................ 10
Microlocalización: ................................................................................................................ 10
Naturaleza Jurídica................................................................................................................ 10
Carácter Administrativo ........................................................................................................ 10
Misión ....................................................................................................................................... 14
Visión ........................................................................................................................................ 14
Política de Calidad .................................................................................................................... 15
Objetivos de Calidad ................................................................................................................. 15
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DE LA PANADERA MIS
DELICIAS

OBJETIVOS

Objetivo general

Desarrollar manual de funciones por competencias de la panadería MIS DELICIAS para

contribuir al mejoramiento de calidad del proceso de producción.

Objetivos específicos

• Describir los procesos para la elaboración del pan simple de barra e identificar los
problemas más relevantes en dicha operación.
• Realizar un balance de materiales para la identificación de deficiencias d e l a
producción
• Evaluar el desempeño de los operarios en el área de la producción
ALCANCE

El manual por competencia se va a realizar en el área de procesos productivos del pan con el fin
de controlar las variables dependientes(tamaño, forma, color, olor, sabor y textura) que se
consiguen en el transcurso de la elaboración y que define la calidad de los productos en el área
de panadería.

PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL MANUAL

¿Cómo crear un manual de funciones por competencia paso a paso?

1. Establece los elementos y estructura que tendrá el manual

Es importante definir qué estructura y elementos queremos que tenga nuestro manual.

Esto nos ayudará tanto para contemplar toda la información que queremos plasmar en el mismo,
como para si requerimos tener más de un manual, todos se hagan de la misma forma.

Elementos
El conjunto de elementos a considerar es:

1. Objetivo

Describe el propósito o resultado que se obtendrá del proceso o procedimiento.

2. Justificación

Describe el porqué de la existencia e importancia del proceso y lo que pasaría si no se lleva a

cabo.

3. Alcance

Establece los límites que tendrá el proceso, estos se determinan a través de la identificación de
los eventos de inicio y fin, así como de las etapas que incluye.

4. Participantes

Los participantes son las personas, sistemas u otros procesos o procedimientos que realizan las
actividades
5. Diagramas

El modelo o diagrama que muestran al proceso completo en forma gráfica. Se recomienda hacer
uso de estándares para los diagramas.

6. Actividades

Es el trabajo o tareas que hay que realizar como parte del proceso o procedimiento.
Se definen a través de sus atributos los cuales son:

• Nombre
• Descripción
• Responsable
• Entradas
• Salidas
• Reglas de negocio

7. Políticas o reglas de negocio

Describen políticas, guías, estándares o regulaciones sobre el cual el negocio opera.

8. Pre y post condiciones

Condiciones que se tiene que cumplir para que inicie el proceso o procedimiento y lo que resulta
después de ejecutado.

9. Eventos de inicio y fin

Son las situaciones o sucesos que hacen que inicie o termine el proceso o procedimiento.

Estructura
Para la estructura que tendrá el documento podremos considerar:

1. Carátula
2. Índice
3. Control de versiones
4. Introducción
5. Audiencia objetivo
6. Contenido (incluir aquí los elementos)
7. Glosario
2. Define el alcance e involucrados
Dependiendo de la necesidad quizás sea que quieras definir todos los procedimientos de tu
organización, los de algunas áreas o solo los de una en específico.

La tarea en este punto es determinar hasta dónde abarcará.

Por ejemplo, consideremos que somos una pequeña compañía, los procedimientos que podemos
contemplar son:

1. Ventas
2. Operaciones
3. Administración y finanzas

Es posible dejar por lo pronto pendiente otros procedimientos como los del área de recursos
humanos o informática, dado que nuestra prioridad es mantener la labor comercial y operativa.

Los involucrados serán las áreas y personas que llevan a cabo actividades para los mismos.

Conocer los límites de lo que quieres incluir el manual te ayudará a saber hasta dónde debes
detenerte en documentar.

3. Establece los procesos y procedimientos

En este punto deberás definir qué proceso y procedimientos incluir.

Siguiendo con el ejemplo, consideremos que queremos establecer nuestros procesos y

procedimientos para ventas.

Los que podemos incluir son:

1. Planeación y ejecución de campañas de marketing

2. Seguimiento y atención a prospectos
3. Elaboración y presentación de propuestas
4. Pedidos
5. Etc.

Por otro lado, en cuanto a los de operaciones se podría incluir:

1. Compras
2. Plan de producción
3. Fabricación o entrega de servicios
4. Logística
5. Etc.

Y finalmente los de administración y finanzas:

1. Facturación
2. Cobranza
3. Contabilidad
4. Trámite de pago
5. Etc.

Puedes incluir todos los procesos que consideres importantes, sin embargo, una buena forma de
empezar es con solo algunos.

En la manera en que se vayan definiendo e implementando los primeros, siempre será posible
incorporar más.

Sin embargo, si empezamos con un junto reducido, esto nos ayudará a que la complejidad no sea
tan alta en un principio que empecemos con su definición.

4. Completa el manual
En este punto lo que sigue es obtener la información que definimos en el punto uno de la
estructura y elementos, para definir a detalle los procesos y procedimientos que identificamos.

Esta información si no la conocemos se debe obtener de los expertos en la materia, que son las
personas que desempeñan las actividades.

Ya con la dicha información obtenida, debemos transcribirla en nuestro manual estableciendo un

control de revisiones y versiones que vamos generando.

Es recomendable que la información de nuestro procesos y procedimientos la obtengamos desde

lo más general a lo más particular.

Si empezamos por lo más particular como las actividades o políticas, esto mantendrá el foco en
los detalles impidiendo que tengamos una perspectiva general primero de lo que implica el
proceso completo.

Una secuencia adecuada del orden en el que podemos obtener la información es:

1. Definir el objetivo
2. Alcance
3. Identificar las actividades implicadas (sin ningún orden o responsable aún)
 4. Participantes o responsables
5. Definir quién realiza cada actividad
6. Crear un diagrama de flujo de trabajo (work-flow)
7. Definir las reglas de negocio
8. Definir precondiciones
9. Definir postcondiciones
10. Crear un modelo de datos (Entrada/Salida)
11. Describir cada proceso y actividad

5. Valida el manual
Una vez que tienes ya una primera versión del manual la tarea es validarlo.

Validarlo consiste en corroborar que la información plasmada coincida con la realidad en cómo
se desempeña el proceso o procedimiento.

La validación se puede llevar a cabo de diferentes formas.

Una simple es enviar el manual al responsable de cada área, pidiendo que revise y de visto bueno
o genere observaciones.

El problema que puede tener esta forma, es que muchas veces hay personas que por sus
ocupaciones o prioridades pueden no revisarlo y darnos visto bueno, dando como consecuencia
que haya errores u omisiones.

Otra forma es organizar una reunión en donde se presente el manual a todos los responsables y
ahí se haga que se obtengan las observaciones.

La situación con esto es que también se puede dar el caso de que haya personas introvertidas que
no participen y den su punto de vista, o por el contrato personas extrovertidas que quieran
imponer su punto de vista.

La clave para esta forma de validación, es saber moderar la reunión y contar con la participación
de todos.

Previamente se puede enviar también el manual para que las personas ya vayan con un
entendimiento inicial, antes de que se lleve a cabo la reunión.
LINEAMIENTOS EMPRESARIALES.

• Respeto: El respeto constituye la base de nuestras acciones y relaciones, tanto internas

como externas. Las acciones están regidas por una actitud íntegra hacia el respeto por
los demás y hacia el medio ambiente

• Cooperación: Trabajar con espíritu de cooperación entre los equipos y en relación con
los socios. Tener una actitud abierta y valorar cada una de las aportaciones individuales.
Comprar los conocimientos y experiencia de manera proactiva y disfrutamos trabajando
en equipo y cumpliendo objetivos conjuntamente.
• Ambición: la ambición es cumplir con el lema de Vandemoortele:
'El mejor sabor, la mejor calidad, el mejor servicio "
Tener responsabilidad de los objetivos de la empresa y tener compromiso a ofrecer el
mejor rendimiento, por los clientes y por los mismos trabajadores.
Destacar por el entusiasmo, compromiso y motivación.
• Trabajo en equipo: unir las fuerzas coordinadas hacia el logro de los objetivos. Hacer las
tareas en armonía, con compromiso y valorando el aporte y esfuerzo de cada miembro de
la organización, con lo cual son mutuamente responsables por los resultados.
• Servicio al cliente: Satisfacer y superar las expectativas de los clientes internos y externos
con excelencia en los productos entregados y una respuesta oportuna a sus inquietudes
que genere confianza mutua y fidelidad.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Reseña histórica de la empresa

La Panadería mis delicias da su inicio hacia el año 2018, dedicada a la elaboración de pan dulce
y salado en horno, pasteles y postres, elaborando los mejores productos de la zona.
Desde el 24 de noviembre del 2020; su propietaria Viviana Andrea García Guzmán dio por
hecho la modificación de su negocio ampliándolo, dando un espacio más cómodo con sillas y
mesas para su clientela, el cual se ha dado a conocer por su importante crecimiento en el
municipio, conquistando el paladar de todos los granadinos.
La Panadería mis Delicias desde un inicio a querido brindarles día a día el sabor especial, toque
humano, y el cuidado en cada detalle, para la preparación y la variedad de nuestros productos y
para hacer de nuestra empresa una posición competitiva basada en la variedad, calidad y precio.
Ubicación geográfica

Macrolocalización:
La panadería mis Delicias se encuentra ubicada en:
Municipio: Granada Meta
Barrio: El Progreso
Destacando este sitio como una zona bastante comercial y con gran movimiento de residentes.

Microlocalización:
Municipio: Granada Meta
Barrio: El progreso
Dirección: Carrera 8 N.º 25-100
Es un área amplia adecuada para la panadería de 16m de fondo por 8m de frente.
Propietaria y gerente, Viviana Andrea García Guzmán.

Naturaleza Jurídica
La panadería es de naturaleza privada y es una empresa que es prestadora de servicio
Carácter Administrativo
1. Políticas Administrativas propuestas

• Políticas de Planeación:
Brindar a nuestros empleados un ambiente laboral adecuado.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
Satisfacer las expectativas de los clientes.
Política de organización
Comunicar a cada uno de los empleados las funciones y responsabilidades que les
corresponden.
Políticas de Integración
 Establecer un sistema de recompensas que motive a los empleados a la realización
eficiente del trabajo.
El operador recibirá comisiones según las ventas que realice.
Política de Dirección
Mantener con la mayor higiene las áreas de trabajo.
Política de control
Respetar los horarios establecidos en la empresa.
Los empleados no podrán recibir visitas no laborales.

2. Estrategias propuestas

• Estrategia de Integración
Capacitar al personal, en el área de panificación para mejorar los procedimientos y
actividades que realizan.
Dar un incentivo o motivar al personal para aumentar la productividad
Utilizar nuevas técnicas de motivación con el fin de aumentar la productividad del
personal.
Utilizar nuevos programas de capacitación con el fin de aumentar las competencias del
personal.
Estrategia de Dirección
Establecer nuevos sistemas de información que permitan una mejor comunicación
interna.
Estrategia de Control
Acceder a nuevas fuentes de financiamiento.

3. Metas propuestas

• Satisfacer las necesidades y los deseos inmediatos de nuestros clientes ofreciendo una
amplia gama de productos.
Lograr una eficiencia administrativa que permita conocer el estado actual de la empresa.
Lograr una mayor promoción de la empresa
Realizar labores de capacitación dirigidas a los empleados
 Adquisición de nuevo equipo de reparto para incrementar la puntualidad en la entrega
del producto terminado.

4. Reglas propuestas

• Cumplir con el horario de trabajo asignado

Mantener una higiene personal adecuada.
Respetar a los compañeros de trabajo dentro de la empresa.
No se permitirán empleados en estado de embriagues o bajo la influencia de narcóticos
mientras estén ejerciendo su cargo.
No Fumar en los lugares que se hayan señalado como prohibidos.
Trabajar sin el debido equipo de seguridad.

5. Procesos Estratégicos

• Procesos de Planeación:

Pedidos, proveedores y recursos

Objetivo.

- Ejecutar pedidos a proveedores y gestionar recursos

Actividades.

- Analizar y autorizar las compras a proveedores. Si alguna de las propuestas de los

proveedores es aceptable se aprueba la mejor cotización del proveedor, sino se analiza
nuevamente las cotizaciones de los proveedores o solicitar una nueva. Si los saldos de las
cuentas son aceptables, Se continúa con el trabajo normalmente

• Procesos de Finanzas

Objetivo.

- Evaluar el desempeño financiero de la empresa.

Actividades.

- Recibir los estados financieros cada fin de mes de parte del Contador. Analizar los
saldos de las cuentas contables. Evaluar la situación de la empresa. Si los saldos de las
 cuentas son aceptables, Se continúa con el trabajo normalmente. Si no, se establecen
estrategias para mejorar la situación de la empresa en función de los objetivos
propuestos.

6. Proceso Operativos

• Proceso de Compras

Gestión de adquisición de maquinarias y materia prima

Objetivo

- Elegir la mejor opción de compra.

Actividades.

- Generar informe de requerimiento de compras. Solicitar cotizaciones a proveedores.

Analizar los precios y la calidad de los productos de los diferentes proveedores. Si
alguna de las propuestas de los proveedores es aceptable, aprobar la mejor cotización del
proveedor. Sino analizar nuevamente las cotizaciones de los proveedores o solicitar una
nueva.

• Proceso de Producción

Fabricación de pan, pasteles y demás productos.

Objetivo.

- Realizar autorizaciones y generar contratos

Actividades

- Analizar y autorizar las compras a proveedores. Autorizar el pago de sueldos y

beneficios sociales. Realizar el proceso de selección de personal. Elaborar los contratos a
empleados.

• Proceso de Distribución

Distribución del pan en negocios y tiendas.

Objetivo. - Mantener un excelente servicio al cliente.
 Actividades. - Atender al cliente de una forma servicial, cordial y educada. Tomar los
pedidos de tiendas y locales

7. Procesos de Apoyo

• Proceso de Mercadeo

Ventas a clientes
Objetivo. - Conseguir utilidades para la empresa
Actividades. - Revisar estudios de mercado respecto a las posibles competencias de la
empresa. Proponer precios y productos.

• Procesos de Contabilidad

Elaboración de Estados Financieros, roles de pago y otros procesos contables

Objetivo. - Conocer la situación financiera de la empresa.
Actividades. - Elaborar los estados financieros, declaraciones de impuestos y roles de
pago.

• Procesos de administración

Objetivo. - Realizar autorizaciones y generar contratos

Actividades. - Analizar y autorizar las compras a proveedores. Autorizar el pago de
sueldos y beneficios sociales. Realizar el proceso de selección de personal. Elaborar los
contratos a empleados

Misión
Una empresa dedica a la elaboración de productos de panadería y pastelería comprometidos con
nuestros clientes en brindarles productos de gran calidad y sabor a precios muy cómodos, con un
servicio amable y oportuno.
Visión
El propósito es ser una de las mejores panaderías del Municipio, ofreciendo los mejores
productos a nuestros clientes, siendo una de las empresas que brinda la mejor calidad, buenos
precios, compromiso y responsabilidad junto con trabajadores eficaces y eficientes.
Política de Calidad
• Higiene y seguridad en el proceso.

• Mantenimiento de insumos de calidad.

• Trabajo en equipo.

• Manutención continua de máquinas y herramientas.

• Control continúo del sistema.

• Cumplimiento de las asignaciones del personal.

• Fuerte interés en la calidad, motivación y entrenamiento positivo sobre la calidad de toda

la panadería.

Objetivos de Calidad
Elaborar un pan que satisfaga las necesidades y expectativas del cliente, de manera que éste, pueda
degustar de un producto fresco, blando y esponjoso, que perdure, y no pierda sus propiedades en
el transcurso de las horas.
Bibliografía

https://softgrade.mx/manual-de-procedimientos/