PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN DE LA COMPETENCIA ELABORAR DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LA NORMA TÉCNICA .

● Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

● Nombre del Proyecto: SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE MYPIMES.

● Fase del Proyecto: PLANEACIÓN

● Actividad de Proyecto: Identificar los procedimientos administrativosy tipos de clientes de la mipymes, mediante el uso de
herramientas ofimaticas y análisis de información.

● Resultados de aprendizaje a alcanzar competencia 5 :

●21060102401 Reconocer el documento de acuerdo con el asunto, la norma técnica y tipo de texto.

●21060102402 Proyectar la redacción de los documentos empresariales y de textos de acuerdo con el asunto, la norma técnica
gramatical, tipo de texto y la política organizacional.

●21060102403 Elaborar documentos empresariales y de textos, teniendo en cuenta la redacción, las técnicas de digitación y
transcripción, la tecnología disponible, velocidad, precisión; normas de seguridad y salud en el trabajo, normativa y políticas de la
organización.

●21060102404 Comprobar que los documentos elaborados cumplan con la norma técnica, gramatical, y políticas de la
organización.

●21060102405 Corregir los textos y documentos redactados teniendo en cuenta las observaciones, las normas gramaticales,
técnicas y las políticas de la organización

ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN

Explicar los aspectos o criterios necesarios para redactar un documento empresarial con precisión, claridad, modernidad y que
cumpla con los requisitos que se requiere para iniciar un trámite personal o comercial.

Descripción actividad:

1. Conformar equipos de trabajo de cuatro aprendices (Virtual o presencial)

2. Identificar los tipos de documentos que se producen en las MyPimes.
3. Elaborar un cuadro sinóptico en físico donde explique cada uno de los documentos identificados en una Mipyme y sus
respectivos criterios de redacción.
Ambiente Requerido: Ambiente de formación virtual , mesas, sillas, computadores, conexión a internet. Materiale

ÉXITOS!

WILLIAM MOLINA

Instructor Sena.

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Explicar los aspectos o criterios necesarios para redactar un documento empresarial
con precisión, claridad, modernidad y que cumpla con los requisitos que se requiere
para iniciar un trámite personal o comercial.
El ejercicio de la redacción requiere de escrutinio y formatos específicos; por norma
general tienen como propósito: precisión y claridad, la simplicidad en la lectura es un
elemento sumamente valorado ya que esto da pauta a que se termine de leer un texto por
completo. Escribir es una actividad compleja cuyas habilidades se van desarrollando con
el tiempo.

Dentro del amplio campo que atañe a la escritura, se encuentran la redacción de

documentos de negocios, su estructura versa sobre esquemas lineales, omite toda
ambigüedad y tienen por objeto comunicar a un destinatario aspectos concernientes a las
empresas. Aquí la precisión es una exigencia vital, su metodología implica el dominio de
formulismos para cumplir con objetivos concretos.

Son cuantiosos los documentos de negocios existentes en las corporaciones, su listado

competería a un escrito a parte, no obstante aquí algunos ejemplos: discursos, informes,
fichas de trabajo, solicitudes, campañas, minutas, acuerdos, fax, cartas a diversos
destinatarios, propuestas, contratos, manuales, etc.

A continuación 5 consejos elementales para la redacción de textos empresariales:

1. Conocer el tipo de documento que se solicita. El empleador suele asumir que el

trabajador conoce de qué trata cada tipo de archivo y cómo se redacta; la redacción de
textos profesionales se aprende desde la formación académica, sin embargo se puede
olvidar por el desuso. Para recordarlo es necesario primero buscar la definición, un
formato adecuado y finalmente ceñirse al estilo demandado.

2. Conocer la estructura de cada institución. En textos de negocios, la mayoría de las

veces no es permisible la innovación, hay que apegarse a los formatos, colocar los sellos
institucionales donde deben ir, incluso si se duda al respecto de su forma, es necesario
consultarlo antes de actuar unilateralmente. Es válido hacer sugerencias pero no hay que
perder la vista que cada empresa tiene una inercia de trabajo que hay que respetar.

3. Dominio absoluto del procesador de textos. Es necesario estar capacitado acerca

de las múltiples opciones que ofrecen los programas de escritura, su diseño está hecho
para simplificar su uso, sin embargo su desconocimiento propicia que tengamos errores
elementales en la hora de redactar y darle una forma específica; hay foros donde es
posible resolver dudas, además de la utilización del ícono de ayuda de nuestro propio
procesador.

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4. Originalidad. Apelar a la creatividad en un texto de negocios es una tarea intrincada,
sin embargo el lector lo agradecerá; el empleo de formulismos no es algo pasado de
moda sino es un elemento que le dará carácter y formalidad a nuestro escrito.

5. Relee y corrige. El tiempo en ocasiones es un enemigo en las corporaciones, no

obstante hay que darse un tiempo para hacer una lectura en voz alta de nuestro escrito y
solicitar a otros que lo lean, de este modo si hay errores en la redacción, confusión en los
tiempos verbales o errores de sintaxis, fácilmente se podrán corregir. Es mejor entregar
un documento bien hecho con demora, que uno incorrecto enseguida.

Escribir correctamente es un ejercicio que sirve para toda la vida, no hay que desestimar
eventualmente la posibilidad de incursionar en un taller de lectura y redacción,
independientemente de la carrera que se haya estudiado, lo aprendido sumará en pos de
nuestro proceso formativo.

Identificar los tipos de documentos que se producen en las MyPimes.

Como sabes en el ciclo de la actividad de la empresa o negocio se necesitan crear varios

documentos y llevar la gestión documental adecuadamente.

Así que te voy a explicar sobre los tipos de documentos empresariales mas utilizados y
sus características.

Tanto a la hora de realizar una venta (y de forma análoga en una compra) va a tener que
emplear diferentes

justificantes de la misma.

Los documentos más usados en la empresa que a continuación explico, pueden ser
realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja de cálculo o
cualquier otra.

También es importante llevar los principales documentos en pdf, de esta manera se

pueden compartir sin que se vean modificados por terceros.

Y si tienes un libro electrónico como el Kindle de Amazon puedes leerlo y llevarlo contigo
a cualquier lugar:

Ya que desde Excel es fácil guardar los libros en formato pdf.

Y si quieres  para tener un montón de libros temática empresarial en tu libro electrónico.

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  Así que empezamos a generar documentación desde que se inicia el proceso de compra,
dichos elementos o documentos más usados en la empresa van a ser los siguientes:
 Presupuesto.
 Pedido o Solicitud de compra.
 Albarán de entrega.
 Recibo.
 Factura.

Todos ellos han de ser comprobados y registrados en el proceso contable, ahora vemos
los tipos de documentos más habituales utilizados en la empresa.

Presupuesto.
Para empezar previamente a la realización del pedido la empresa proveedora manda un
presupuesto a la empresa compradora.

En este documento se ha de registrar los datos acerca de las condiciones económicas de

las mercancías en venta.

Pedido o solicitud de compra.

Es el documento en el que el comprador solicita al vendedor el bien o servicio a adquirir.
Generalmente viene precedido por una petición previa sobre el precio y las características
del mismo.

Los pedidos suelen realizarse en un documento normalizado de la empresa proveedora y

puede hacerse tanto por correo ordinario como por email.

En dicho documento se han de reflejar los siguientes puntos:

Mercancía que se solicita, precio, cantidad, descuentos, periodo, forma de pago y fecha y
modo de envío.

Un modelo de pedido puede ser similar al que mostramos a continuación:

Este documento suele enviarse como mínimo por duplicado.

De forma que el cliente firme uno de los ejemplares y nos lo devuelva firmado y viceversa.

Albarán de entrega.
Es otro de los documentos más usados en la empresa en el mismo se va a justificar la
salida de los productos o la prestación de los servicios desde la empresa proveedora.

Así mismo acredita el transporte y la llegada de la mercancía al comprador o en caso de

servicios la realización de los mismos.
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El número de copias que se confeccionan de un albarán es de cuatro:

 Siendo una copia para el almacén desde donde sale la mercancía.

 Otra para el departamento de administración para que se confeccione la factura.
 Otras dos copias que se envían al cliente para que nos devuelva una de ellas
firmada.

Recibo.
Es la forma de constatación en papel de que un pago ha sido realizado, en otras palabras,
es un comprobante que verifica que el pago se ha realizado.

Factura.
Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las
mercancías vendidas o bien de los servicios prestados y es el justificante que acredita la
venta realizada.

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