Sistema de información para la caracterización de las estudiantes de uniguajira

sede Maicao

Docente
Breitner Bladimir Páez Martínez

Integrantes
Melissa Herrera Menco
Estefany Palomino Perez
Darién Ortiz

Análisis y diseño de sistemas

Universidad de la guajira
Sede Maicao
24 de abr. de 23
Maicao_La Guajira
 Introducción
La caracterización de estudiantes en la uniguajira al igual que en todas las
instituciones de educación superior es una estrategia de acercamiento entre el
Sistema de Bienestar Universitario y los estudiantes. Se realiza a través de una
encuesta virtual desde el portal universitario por las coordinaciones de bienestar
de cada Facultad. Ayuda a mejorar los programas y servicios de bienestar
universitario al construir un perfil general de los estudiantes de cada facultad y en
general. Así mismo, permite conocer aspectos centrales de estos que influyen en
el desarrollo de la vida universitaria.
 Planteamiento del Problema

La realización de caracterizaciones universitarias es un proceso crucial para la

toma de decisiones en la Uniguajira. Sin embargo, se ha observado que los
estudiantes tienen poca disponibilidad para llevar a cabo estas tareas y que las
encuentran tediosas. 

Formulación del Problema

¿Cuál es el impacto negativo a futuro que genera el problema anteriormente

planteado?
La poca atención e importancia que los estudiantes le dan a las caracterizaciones
de la universidad debido a que las encuentran extensas, tediosas, y para algunos
una pérdida de tiempo puede tener consecuencias negativas en la calidad de los
datos recolectados y, por lo tanto, en la toma de decisiones basadas en estos
datos que en la posteridad se necesitaran para mejorar los procesos tanto
académicos como sociales y de salud.
 Justificación

El desequilibrio en los datos reales de los recolectados en las encuestas de

caracterización de la universidad es un asunto preocupante para las facultades y
estamentos estudiantiles ya que al no tener datos precisos concluyentes sobre el
estado de la población estudiantil se hace casi imposible para los directivos
prestar una ayuda verdaderamente provechosa en cuanto los problemas de cada
estudiante, por eso es imperativo que los estudiantes tomen responsabilidad sobre
ellos mismos como integrantes de una comunidad más grande y no de ellos
mismos solamente, esta investigación quiere demostrar que cada estudiante
cuenta en las estadísticas de la universidad y no participar activamente en los
procesos de bienestar universitario pueden quitarnos beneficios a futuro y en el
presente.
 Objetivos
General
El objetivo general de este estudio es demostrar que la caracterización de los
estudiantes es una excelente manera de obtener información precisa y confiable
sobre las características de los estudiantes, como edad, género, nivel
socioeconómico, nivel académico, intereses, habilidades y necesidades. De esta
manera, se pueden identificar los perfiles más comunes dentro de la población
estudiantil y diseñar programas y estrategias que respondan a sus necesidades
específicas.

Específicos

Incluyen los siguientes:

 Identificar los factores específicos que hacen que las encuestas de

caracterización sean tediosas para los estudiantes universitarios, a través
de la realización de entrevistas y grupos focales con estudiantes y
profesores.

 Diseñar estrategias efectivas para mejorar la experiencia del estudiante en

la realización de estudios de caracterización tal como simplificar las
encuestas o hacerlas más dinámicas.

 Aplique medidas para aumentar la motivación y la participación de los

estudiantes en las encuestas de características, como crear incentivos o
promover ventajas que estas encuestas pueden proporcionar a los
estudiantes.

 Mostrarles a los estudiantes que las realizaciones de esas

caracterizaciones están dando frutos e incentivarlos por medio de la acción
y no solo de la palabra.
 Alcances y limites

Como enunciamos anteriormente este proyecto e investigación busca demostrar

que las caracterizaciones estudiantiles deben tomarse con más responsabilidad y
seriedad para así poder tener estadísticas claras de la población universitaria y así
poder brindar más beneficios al estudiantado, sin embargo, la población estudiantil
se encuentra muy reacia y poco dispuesta a aceptar este hecho por el momento,
hacer que este hecho llegue a concientizarse fuertemente en sus mentes llevara
algo de tiempo. Si se propone un gran esfuerzo por parte de las facultades habría
una posibilidad de que en algún tiempo esto no sea ignorado por completo,
aunque no se asegura al 100 % que esto se pueda cumplir porque no se tienen
estadísticas claras.

Viabilidad

Nuestro grupo de investigación realizo un estudio a fondo sobre este problema

preguntando a una gran cantidad de personas si sabían que era una
caracterización estudiantil y que les parecía, la mayoría primero que todo no sabía
que era en si una caracterización a pesar de que siempre estas llegan de manera
virtual al correo de cada estudiante, por otra parte la minoría si sabían
parcialmente que eran pero les parecía aburrido y tedioso ya que son demasiado
largos según sus propias palabras, esto demuestra la poca atención o campaña
que se hacen en estos procesos en la mente de los estudiantes, unos porque nos
les interesa estos asuntos y otros se encuentran muy concentrados en todas las
actividades que hay en su carrera y les parece una distracción innecesaria hacer
tales cosas según palabras de los estudiantes y por eso la viabilidad de que estos
procesos en el futuro tomen importancia es muy baja, aunque claro si se toman
medidas más fuertes pueden subir las probabilidades.

Factibilidad
Nuestro grupo define la factibilidad de solución de este problema como muy baja,
la disponibilidad de recursos para llevar a cabo esta tarea es muy pequeña,
primero que todo estos procesos vienen de la sede principal en Riohacha que es
la que se encarga de realizar los formularios, encuestas y seminarios para estas
caracterizaciones y debido a que la universidad sede Maicao es una organización
centralizada obligada a seguir las ordenes y mandatos de la sede principal
Riohacha que poco toma participe de la sede Maicao es muy poco probable que
se den la disponibilidad de recursos necesarios para llevar a término esta tarea.
Marco Referencial
La caracterización de estudiantes es una práctica que se realiza comúnmente en
nuestra institución, ya que permite conocer las características y necesidades de
los estudiantes para ofrecer programas y servicios de bienestar universitario
adecuados y efectivos.
Eventualmente hay diferentes métodos para llevar a cabo dichas
caracterizaciones, pero en la actualidad, la mayoría la institución utiliza encuestas
en línea como una forma rápida y efectiva de recopilar datos
Antecedentes del Problema
En la Uniguajira, la realización de encuestas de caracterización de estudiantes es
una práctica habitual para la mejora de los programas y servicios de bienestar
universitario.
Marco Teórico
El proceso de la caracterización de estudiantes es importante en la institución, ya
que permite obtener información relevante sobre los estudiantes que ayuda a la
toma de decisiones en diferentes áreas de la universidad.
En este sentido se puede definir que la caracterización de estudiantes permite
conocer información valiosa sobre la población estudiantil como su edad, género,
lugar de procedencia, nivel socioeconómico, intereses y necesidades, entre otros
aspectos.
Además, la caracterización de estudiantes también es importante para la
evaluación y el monitoreo de los programas y servicios de bienestar universitario
de nuestra alma mater.
En cuanto a la metodología de la caracterización de estudiantes, existen diferentes
estrategias que se pueden utilizar, como encuestas, formularios, entre otras. La
elección de la estrategia dependerá de los objetivos y las necesidades específicas
de la universidad.

Requerimientos
La encuesta debe ser diseñada de manera clara y concisa, para que los
estudiantes puedan comprender las preguntas sin dificultad.
 La encuesta debe ser accesible a través del portal universitario y debe ser fácil
de encontrar para los estudiantes.
 Se deben garantizar medidas de confidencialidad para proteger la privacidad
de los estudiantes.

Generalidades del sistema

El sistema de caracterización de estudiantes de la Uniguajira debe ser un proceso
sencillo y fácil de llevar a cabo para los estudiantes.
Debe ser accesible a través del portal universitario y debe estar disponible durante
un tiempo suficiente para que los estudiantes tengan la oportunidad de
completarlo.
Objetivos del sistema
1. El objetivo principal del sistema de caracterización de estudiantes de la
Uniguajira es recopilar datos precisos y relevantes para la toma de decisiones
en la gestión universitaria. Además, el sistema debe ser fácil de usar y
accesible para los estudiantes.
2. Recopilar información valiosa de los estudiantes para mejorar los programas y
servicios de bienestar universitario.
3. Proporcionar una forma fácil y accesible para que los estudiantes completen la
encuesta en línea.
4. Proteger la privacidad de los estudiantes mediante la implementación de
medidas de confidencialidad y seguridad.

Procedimientos
Para mejorar la calidad de los datos recopilados en las encuestas de
caracterización de estudiantes se deben seguir ciertos procedimientos:
 Se debe diseñar una encuesta clara y concisa para los estudiantes.
 Se debe implementar la encuesta en el portal universitario y hacerla fácilmente
accesible para los estudiantes.
 Se deben establecer medidas de seguridad y confidencialidad para proteger
los datos recopilados.
 Los datos recopilados deben ser analizados para identificar áreas de mejora en
los programas y servicios de bienestar universitario.
Diagrama de Casos de Usos
1. El usuario ingresa al portal universitario y selecciona la opción de "Realizar
encuesta de caracterización".
2. El sistema verifica si el usuario está autenticado y autorizado para realizar la
encuesta.
3. El sistema muestra la encuesta de caracterización al usuario.
4. El usuario completa la encuesta y la envía al sistema.
5. El sistema valida los datos de la encuesta y los almacena en la base de datos
correspondiente.
6. El sistema muestra un mensaje de confirmación al usuario indicando que la
encuesta fue enviada exitosamente.
7. Si el usuario desea volver a realizar la encuesta, el sistema lo redirige al paso 3.
8. Si el usuario desea salir del sistema, el sistema lo redirige a la página principal
del portal universitario.
Diagrama de secuencia de casos de usos
Usuario --> Portal Universitario: Ingresa sus credenciales de acceso
Portal Universitario --> Usuario: Verifica las credenciales de acceso
Usuario --> Portal Universitario: Selecciona la opción de "Caracterización
Estudiantil"
Portal Universitario --> Coordinación de Bienestar: Envia solicitud de acceso a la
encuesta
Coordinación de Bienestar --> Portal Universitario: Proporciona acceso a la
encuesta
Portal Universitario --> Usuario: Muestra la encuesta de caracterización estudiantil
Usuario --> Portal Universitario: Completa la encuesta con sus datos personales
Portal Universitario --> Coordinación de Bienestar: Almacena los datos
proporcionados por el usuario
Coordinación de Bienestar --> Portal Universitario: Confirma el almacenamiento de
los datos
Portal Universitario --> Usuario: Muestra un mensaje de agradecimiento por
completar la encuesta

Diagrama de Flujos de Datos

1. El proceso de caracterización inicia con la coordinación de bienestar de cada facultad de la
Uniguajira, quienes se encargan de crear la encuesta virtual.

2. La encuesta virtual es publicada en el portal universitario para que los estudiantes puedan
acceder a ella.

3. Los estudiantes responden la encuesta virtual y sus respuestas son enviadas al servidor de la
universidad.

4. El servidor procesa las respuestas de los estudiantes y las almacena en una base de datos.

5. La base de datos es analizada por la coordinación de bienestar de cada facultad para obtener
estadísticas y perfiles generales de los estudiantes.

6. Los resultados del análisis son utilizados para mejorar los programas y servicios de bienestar
universitario, y también para tomar decisiones que beneficien a los estudiantes y a la universidad
en general.

Documentación Diagrama de Flujo de Datos

Nivel 0:
 Proceso: Caracterización de estudiantes en la Uniguajira
 Descripción: Este proceso consiste en la recolección de datos a través de una
encuesta virtual a los estudiantes de la Uniguajira, con el fin de construir un
perfil general de los estudiantes y conocer aspectos relevantes que influyen en
el desarrollo de la vida universitaria.
 Entradas: Acceso al portal universitario y datos personales del estudiante.
 Salidas: Datos de la encuesta virtual.
 Almacenamiento: Bases de datos del Sistema de Bienestar Universitario.

Nivel 1:
 Proceso: Acceso al portal universitario
 Descripción: Este proceso permite a los estudiantes ingresar al portal
universitario para acceder a la encuesta virtual.
 Entradas: Usuario y contraseña del estudiante.
 Salidas: Interfaz de acceso al portal universitario.
 Almacenamiento: Base de datos del portal universitario.
 Proceso: Diligenciamiento de la encuesta virtual
 Descripción: Este proceso permite a los estudiantes completar la encuesta
virtual con su información personal y académica.
 Entradas: Datos personales y académicos del estudiante.
 Salidas: Datos de la encuesta virtual.
 Almacenamiento: Base de datos del Sistema de Bienestar Universitario.

Nivel 2:
 Proceso: Validación de datos
 Descripción: Este proceso consiste en validar los datos suministrados por los
estudiantes en la encuesta virtual.
 Entradas: Datos de la encuesta virtual.
 Salidas: Datos validados de la encuesta virtual.
 Almacenamiento: Base de datos del Sistema de Bienestar Universitario

 Proceso: Generación de informes

 Descripción: Este proceso consiste en generar informes y estadísticas de la
caracterización de estudiantes para cada Facultad y en general.
 Entradas: Datos validados de la encuesta virtual.
 Salidas: Informes y estadísticas de la caracterización de estudiantes.
 Almacenamiento: Base de datos del Sistema de Bienestar Universitario.