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Taller Caso Organizacional

Ana L. Niño

Katherine Garay

Ana M. González

Natalia Moyano

Programa de Contaduría Pública,

Universidad Cooperativa de Colombia

Teoría De Las Organizaciones I Semestre

Profesora Jenny Carreño

14 de febrero de 2023
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Contenido

Contextualización................................................................................................................3

Proceso Administrativo En Herramientas Metálicas Ltda...................................................5

Planeación....................................................................................................................................6

Valores Corporativos...............................................................................................................6

Misión......................................................................................................................................7

Objetivos y Metas....................................................................................................................7

Planeación Estratégica.............................................................................................................8

Matriz DOFA...........................................................................................................................8

Objetivos Estratégicos.............................................................................................................9

Mapa Estratégico.....................................................................................................................9

Organización..............................................................................................................................10

Estructura Organizacional.....................................................................................................10

Organigrama..........................................................................................................................11

Cambio Organizacional e Innovación...................................................................................11

Fase de Desarrollo......................................................................................................................11

Dirección....................................................................................................................................12

Método de Mejoramiento de las Comunicaciones en la Empresa.........................................12

Efectividad del Gerente de acuerdo con el Modelo de Reddin.............................................12

Nivel de Motivación en la Empresa.......................................................................................13

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Control.......................................................................................................................................14

Control Global, Táctico y Operativo.....................................................................................15

Principios Violados por la empresa...........................................................................................15

Conclusión.........................................................................................................................16

Bibliografía........................................................................................................................17
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Contextualización

La empresa Herramientas metálicas Ltda. Se encuentra ubicada en la periférica de la

ciudad, esta empresa lo ha contratado para que oriente a la organización por esta razón, pone a su

disposición la siguiente información, incluida su carta organizacional.

1. La empresa pertenece al sector metalmecánico.

2. Produce repuestos para vehículos, maquinaria agrícola, puertas, ventanas,

ornamentación, marcas para ganado, carrocerías, cerca para potreros, adicionalmente presta

servicios de fundición.

3. Cuenta con ochenta (80) trabajadores, como personal operativo y con diez (10) como

personal administrativo.

4. Las decisiones están centralizadas en la gerencia.

5. El contador sólo realiza funciones operativas (hace los balances). Va a la empresa una

vez al mes.

6. No hay equipo de vendedores.

7. No existe un programa de publicidad y mercadeo.

8. El subgerente gira cheques.

9. Todos realizan las funciones de compra de insumos.

10. No hay reglamentos, ni manuales de funciones, ni de procedimientos.

11. El gerente realiza funciones operativas en el taller.

12. La comunicación es verbal en su totalidad.

13. La secretaria no acata órdenes del gerente.

14. La empresa posee clientes que consumen el 80% de su producción (amigos del

gerente).
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15. No se hace control de calidad de procesos, sino de productos mediante un excesivo

trabajo de los supervisores.

16. No puede vender a crédito.

17. Hay poca preocupación por la competencia.

18. El gerente sabe poco sobre las tendencias macro y microeconómicas.

19. Se presenta incumplimiento en la entrega de trabajos.

20. El 60% de su personal se encuentra asegurado.

21. La tecnología utilizada se considera moderna y se encuentra sub- utilizada en un 50%.

22. El sistema de contabilidad es manual.

23. No se orienta al personal.

24. El 30% del personal operativo lleva 15 años en la empresa.

25. El almacenista también realiza funciones de mensajero de medio tiempo.

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Proceso Administrativo En Herramientas Metálicas Ltda.

Los procesos de administración representan la forma sistemática de realizar las

actividades. El objetivo de los procesos de administración consiste en definir las actividades que

interrelacionan a toda la estructura empresarial con el propósito de alcanzar las metas de la

organización a la que pertenece. (Cruz Chimal & Jiménez Pérez, 2021)

Teniendo en cuenta el concepto de “proceso administrativo”, que, en pocas palabras, es

un conjunto de etapas, que cumplen con estrategias y pasos de manera sistemático, y que, a su

vez, son necesarios para establecer y lograr los objetivos planteados por las organizaciones;

podemos determinar que, la empresa Herramientas Metálicas Ltda. No cumple en su totalidad

con la definición del término, ya que, presenta grandes incongruencias y falencias desde la

trazabilidad de los objetivos hasta el cumplimiento de estos, recalcando que la empresa no tiene

un reglamento, ni manuales de funciones, ni de procedimientos establecidos, así mismo,

podemos identificar por la información suministrada que, Herramientas Metálicas Ltda. No tiene

un organigrama definido, por lo que se presentan actos de incumplimientos, subordinamientos, e

incluso comportamientos que evaden el respeto ante superiores y entre trabajadores, no existe

una departamentalización, por lo que todos los empleados realizan funciones de compra de

insumos, el gerente realiza funciones operativas en el taller, el almacenista también realiza

funciones de mensajero de medio tiempo, entre otras, lo que denota que las tareas no están

repartidas de forma lógica y eficiente para el buen rendimiento de los empleados, no existe una

división del trabajo, por consiguiente tampoco hay presencia de jerarquización, ya que ninguno

tiene clara su dependencia, ni la de las demás personas que integran la organización, tal como

nos presentan el caso de la secretaria que no acata órdenes del gerente y el incumplimiento en la

entrega de trabajos por parte del personal.

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En síntesis, esta empresa no concluye con las características establecidas de ninguna de

las etapas del proceso administrativo.

Planeación.

Puede considerarse mal estructurado, ya que la empresa no tiene establecido una

trayectoria, ni una meta a cumplir, no tiene diagnósticos organizativos, ni normas; por

consiguiente, los trabajadores no acatan órdenes y actúan al libre albedrío. Recordemos que esta

etapa es fundamental para que se lleven a cabo el resto, debido a que es en esta, donde se

establecen el qué, cómo, cuándo y dónde se van a aplicar los objetivos para la correcta toma de

decisiones empresarial y el cumplimiento de sus metas, mediante una serie de procedimientos

lógicos y coherentes, clasificados en: políticas, procedimientos, programas, presupuestos y

estrategias y tácticas, que son necesarios llevarlos a cabo para alcanzar los objetivos planteados.

Valores Corporativos.

Para el establecimiento de la planificación es necesario determinar la misión y visión de

la empresa, así como los valores compartidos; para contextualizarnos, es necesario conocer el

término.

Los valores compartidos son implementados en las empresas como un nuevo enfoque,

una nueva idea que conduzca a un cambio organizacional, que reemplace o mejore los métodos

de trabajo anticuados o extenuantes, con la finalidad de conseguir que la organización lleve sus

actividades a un incremento en la seguridad y rendimiento global, con el fin de garantizar las

necesidades de los grupos de interés.

Porter y Kramer sugieren que las compañías puedan crear valor compartido de las

siguientes maneras primarias:

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• Reinventando los productos y mercados: mercados existentes de mejor calidad,

productos innovadores y servicios que resuelven necesidades sociales.

• Mejorando los productos de la cadena de valor: mejorando la calidad, la cantidad, el

costo y la confiabilidad, los procesos de producción y los sistemas de distribución, mientras que

simultáneamente actúan como administradores de los recursos naturales. (Díaz Cáceres, 2015)

Se definen como valores organizacionales: la profesionalidad, el sentido de pertenencia

con la organización, la responsabilidad ante el trabajo, la solidaridad humana y la identificación

de las dimensiones.

En la empresa… se pueden identificar algunas dimensiones, muy pocas, debido a la gran falta de

procesos administrativos, entre ellos están, la dimensión del cliente, ya que la empresa a pesar de

no tener un objetivo trazado establecido tiene definido su sector y a quienes van dirigidos.

Misión.

Por lo que se refiere a la misión de la empresa Herramientas Metálicas Ltda, no se

proporciona información concreta. Sin embargo, se infiere que la empresa podría no tener una

misión definida debido a la falta de elementos clave en su estructura organizacional, como la

ausencia de reglamentos, manuales de funciones y procedimientos, y un sistema de control

estratégico.

Objetivos y Metas.

No obstante, sí se mencionan algunos objetivos estratégicos de la empresa, como mejorar

la calidad de sus productos y aumentar su participación en el mercado. Estos objetivos y metas

podrían favorecer al logro de la misión de la empresa si están alineados con ella. Ahora bien,

para que esto suceda es importante que se establezcan planes de acción claros y efectivos para

lograrlos.
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En general, la falta de una estructura organizacional clara y la falta de un sistema de

control estratégico hacen difícil determinar si los objetivos y metas de la empresa están bien

definidos y si están siendo efectivos en ayudar al logro de su misión.

Planeación Estratégica.

La empresa Herramientas Metálicas Ltda. Tiene claridad en su sector comercial y su

actividad mercantil, posee conocimiento sobre la cantidad de sus trabajadores. Sin embargo, la

organización carece de un objetivo que le permita establecer el resultado futuro que ha de

alcanzar.

Matriz DOFA.

Fortalezas.

Utilización de tecnología moderna en sus procesos, amplia gama de productos y servicios

ofrecidos, personal operativo con experiencia y antigüedad en la empresa

Oportunidades.

Creciente demanda de productos y servicios metalmecánicos en el mercado, posibilidad

de diversificación de productos y servicios ofrecidos.

Debilidades.

No existe un programa de publicidad y mercadeo, el contador sólo realiza funciones

operativas (hace los balances, a a la empresa una vez al mes), comunicación exclusivamente

verbal, incumplimiento en la entrega de trabajos, el sistema de contabilidad es manual.

Amenazas.

Falta de reglamentos y manuales de funciones y procedimientos, poca preocupación por

la competencia, cambios en las tendencias macro y microeconómicas que puedan afectar la

demanda de productos y servicios de la empresa, limitación para vender a crédito, no se hace

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control de calidad de procesos, sino de productos mediante un excesivo trabajo de los

supervisores.

Objetivos Estratégicos.

Implementar un mecanismo de gestión de calidad que comprenda la elaboración de

reglamentos y manuales de funciones y procedimientos y la capacitación del personal en su

realización. Permitiendo optimizar los procesos productivos, reducir los trabajos incumplidos y

aumentar la satisfacción de los clientes; consiguiendo de esta forma un incremento en la

demanda de los productos y servicios de la empresa.

Desarrollar un plan de marketing que involucre la promoción de los productos y

servicios. Esto permitiría aumentar la visibilidad y reconocimiento de la empresa en el mercado,

atraer nuevos clientes y fortalecer la relación con los actuales, logrando un incremento en las

ventas y en la participación de mercado.

Mapa Estratégico.

Figura 1.
Mapa Estratégico.

Nota. Derechos de autor (Rocancio, s.f.)

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Organización.

Por lo que se refiere a la organización, se puede observar que todas las decisiones se

toman en la gerencia y no existen manuales de funciones, ni de procedimientos; indicando una

falta de formalidad y organización. Sumado a esto, el gerente realiza funciones operativas en el

taller, manifestando que existe una fusión entre las áreas operativas y de dirección. Por otro lado,

la empresa cuenta con un personal operativo de 80 trabajadores y solo 10 trabajadores en el área

administrativa, lo que indica una jerarquía poco clara; las funciones no están separadas de

acuerdo con su naturaleza, produciendo desorden y sobrecarga de trabajo. Todos realizan las

funciones de compra de insumos, el subgerente gira cheques, el almacenista también realiza

funciones de mensajero de medio tiempo. Además, no hay un equipo de vendedores, ni un

programa de publicidad y mercadeo, señalando una falta de estrategias comerciales y de

mercado. También se puede observar que la comunicación en la empresa es únicamente verbal y

que la secretaria no acata órdenes del gerente, demostrando una falta de canales de comunicación

claros y una posible falta de respeto hacia la autoridad.

En conclusión, se puede decir que la organización de la empresa es poco formal y

presenta ciertas debilidades en cuanto a la claridad de funciones y jerarquías, la toma de

decisiones y la comunicación interna.

Estructura Organizacional.

La empresa debería establecer una estructura organizacional clara que defina las

funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, ya que carece de un manual de

instrucciones y procedimientos, por lo tanto, su sistema jerárquico se ve afectado por la falta de

orientación al personal y cada función que este deba ejercer. Para ello, se deberían elaborar
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manuales de funciones y procedimientos que sirvan de guía para el personal. Además, se sugiere

descentralizar algunas decisiones y delegar responsabilidades en el personal administrativo.

Organigrama.

Cambio Organizacional e Innovación.

El sistema de contabilidad es manual. La tecnología utilizada se considera moderna y se

encuentra subutilizada en un 50%. El gerente sabe poco sobre las tendencias macro y

microeconómicas. La comunicación es verbal en su totalidad. No posee un organigrama. No hay

reglamentos ni manual de funciones.

Fase de Desarrollo.

Según el esquema propuesto por Larry Greiner, referente a las etapas de la evolución y

revolución a medida que crecen las organizaciones, la empresa Herramientas Metálicas Ltda.

podría ubicarse en la fase de crisis de liderazgo. Caracterizado por una crisis en la dirección de la

empresa, donde las decisiones están centralizadas en la gerencia y hay una falta de delegación de

responsabilidades. Esto puede generar una sobrecarga de trabajo para la gerencia, que se ve

obligada a realizar funciones operativas en el taller, y para el personal administrativo, que no

cuenta con manuales de funciones y procedimientos que le permitan desempeñarse de manera

más eficiente. Además, en esta fase se presenta una falta de preocupación por la competencia, lo

que puede generar una amenaza para la supervivencia de la empresa a largo plazo. También

existe una falta de orientación al personal y una falta de programas de capacitación y desarrollo

que permitan mejorar las habilidades y conocimientos del personal.

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En síntesis, la empresa Herramientas Metálicas Ltda. se ubicaría en la fase de crisis de

liderazgo, según el esquema de Larry Greiner, lo que indica que necesita implementar cambios

en su estructura organizacional y en la gestión de su personal para superar los desafíos que

enfrenta y lograr un crecimiento sostenible.

Dirección.

Método de Mejoramiento de las Comunicaciones en la Empresa.

Para mejorar las comunicaciones en la empresa Herramientas Metálicas Ltda., se pueden

considerar las siguientes sugerencias:

Establecer canales de comunicación formales: es necesario establecer canales de

comunicación formales en la empresa. Se pueden crear reuniones periódicas con agendas claras,

enviar correos electrónicos con información relevante y establecer un sistema de comunicación

interna que facilite la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos. Se

pueden realizar encuestas de satisfacción del personal, establecer un buzón de sugerencias o

crear una línea directa de comunicación con la gerencia para atender las inquietudes del personal.

Establecer una política de comunicación precisa: se debe establecer una política a través

de la cual se pueda transmitir información y tomar decisiones de manera más efectiva en la

empresa; que defina los canales de comunicación, la frecuencia y el formato de las

comunicaciones, los tiempos de respuesta y las expectativas de comunicación. Esta política debe

estar disponible para todos los empleados de la empresa.

Efectividad del Gerente de acuerdo con el Modelo de Reddin.

Según el modelo de Reddin, la eficacia del gerente se determina en términos de dos

dimensiones: la tarea y la relación. La dimensión de la tarea es la capacidad del gerente para

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alcanzar los objetivos y metas de la organización; mientras que la dimensión de la relación se

refiere a la capacidad del gerente para establecer y asegurar relaciones prácticas con los

miembros de su equipo.

Con relación a la dimensión de la tarea, es importante evaluar la capacidad del gerente

para lograr los objetivos y metas de la organización. Ahora bien, según la información

proporcionada; la empresa presenta deficiencias en términos como: la falta de control de calidad

de procesos, la ausencia de reglamentos y manuales de funciones y la falta de un programa de

publicidad y mercadeo. Sumado a esto, el incumplimiento en la entrega de trabajos es un

problema significativo para la satisfacción del cliente y el crecimiento del negocio.

Asimismo, en la dimensión de la relación, es importante evaluar la capacidad del gerente

para establecer relaciones efectivas con los miembros del equipo. Según la información indicada,

la comunicación es verbal, la secretaria no acata órdenes del gerente; además, la centralización

de las decisiones en la gerencia puede generar descontento en el personal operativo y

administrativo.

En resumen, para ser efectivo según el modelo de Reddin, el gerente de la empresa

Metálicas Ltda. debería mejorar su desempeño tanto en la dimensión de la tarea como en la

dimensión de la relación; estableciendo objetivos claros y medibles, implementando procesos

efectivos y supervisando el desempeño para asegurarse de que se están cumpliendo las metas

establecidas, mejorando la comunicación con los miembros del equipo, estableciendo confianza

y colaboración y delegando tareas y responsabilidades a otros miembros del equipo.

Nivel de Motivación en la Empresa.

Claro que la motivación en una empresa es muy importante; porque reconoce ese

esfuerzo y resalta el aporte que hace el empleado y esa motivación que tenga la empresa con el
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trabajador lo va a seguir motivando a esforzarse más. Por lo que se refiere a la pirámide de

Maslow; el objetivo de la pirámide Maslow en el ámbito laboral consiste en ayudarnos a

identificar y priorizar por niveles, cuáles son las necesidades laborales; desde la más básica de la

cúspide de la pirámide, que deben estar cubiertas para alcanzar nuestras metas de manera

exitosa.

Control.

Sabemos que el control hace parte del proceso administrativo y en una empresa es muy

importante tenerlo presente; porque mide, evalúa y nos ayuda a tomar la acción correctiva

cuando se necesita; para que sea efectivo y obtener buenos resultados en la empresa, el control

deberá ser aplicado todo el tiempo y en todas las áreas de la organización.

La sugerencia que yo puedo hacer es que de acuerdo con el organigrama que se anexó en

este taller, tener en claro los cargos y las funciones que cada departamento o jefe del área asigna

al personal, cada trabajador deberá cumplir con su rol y de esta manera no habrá desigualdad en

las cargas de los trabajadores, todo el mundo trabajará por igual sin la necesidad que unos

trabajadores laboren más que otros. Según mi punto de vista menciono los siguientes controles

que se deben aplicar en la empresa Metálicas LTDA:

“Control de producción, control de calidad, control de los inventarios, control de

mantenimiento y conservación, control de los tiempos de producción, control de operaciones y

control de desperdicio.” (Cabrera, 2020)

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Control Global, Táctico y Operativo.

Corto plazo: Implementar un método de control de calidad de los productos y servicios

ofrecidos por la empresa. Lo que ayudará a detectar problemas y errores en la producción y

entrega de los trabajos, permitiendo corregirlos de manera oportuna.

Mediano plazo: Establecer un procedimiento de control de gestión que permita medir y

evaluar el desempeño de la empresa en términos de productividad, rentabilidad y satisfacción del

cliente. Identificando así, las áreas de oportunidad y estableciendo planes de acción para corregir

deficiencias y potenciar los procesos productivos y administrativos.

Largo plazo: Desarrollar un plan de control estratégico que permita monitorear y evaluar

la evolución de la empresa con relación a su entorno y a sus objetivos estratégicos a largo plazo.

Principios Violados por la empresa.

“Enfoque al cliente, liderazgo, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la

gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y relaciones

mutuamente provechosas con el proveedor.” (Arguello Pazmino, Llumiguano Poma,

Gavillánez Cárdenas, & Torres Ordoñez, 2020)

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Conclusión

Lo que genera conflictos en esta empresa es el desorden que tiene como organización, no

hay un debido orden desde los jefes a cargo, hay personal que hace funciones que no le

corresponden; como hay otros trabajadores que no hacen casi nada. Ahora bien, en cuanto al

respeto, entre ellos mismos no se tienen la valoración, ni el lugar que cada uno se merece.

Así pues, la empresa Herramientas Metálicas Ltda. debería implementar cambios en su

estructura organizacional, establecer un equipo de ventas y marketing, aprovechar al máximo la

tecnología que posee, preocuparse por la orientación y motivación del personal, y establecer

estrategias para enfrentar la competencia en su sector. Estas medidas permitirían mejorar el

desempeño y la competitividad de la empresa.

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Bibliografía

Arguello Pazmino, A., Llumiguano Poma, M., Gavillánez Cárdenas, C., & Torres Ordoñez, L.

(2020). Administración de empresas elementos básicos. Ecuador. Obtenido de

https://www.academia.edu/43895364/ADMINISTRACI

%C3%93N_DE_EMPRESAS_ELEMENTO

Cabrera, E. (27 de agosto de 2020). Control en la empresa. Qué es, importancia, principios,

proceso básico, ámbitos, técnicas. Obtenido de Gestiopolis:

https://www.gestiopolis.com/control-como-funcion-administrativa-en-la-empresa/

Cruz Chimal, J., & Jiménez Pérez, V. (18 de julio de 2021). Etapas del proceso administrativo:

planeación, organización, dirección y control. Obtenido de Gestiopolis:

https://www.gestiopolis.com/etapas-del-proceso-administrativo/

Díaz Cáceres, N. (2015). La creación de valor compartido: estrategia de sostenibilidad y

desarrollo empresarial. Obtenido de

https://editorial.ucatolica.edu.co/index.php/RevClat/article/download/1629/1505

Rocancio, G. (s.f.). ¿Qué es un mapa estratégico en el Balanced Scorecard y cómo se hace?

Obtenido de Pensemos: https://gestion.pensemos.com/que-es-un-mapa-estrategico-en-el-

balanced-scorecard-y-como-se-hace