1

Planeación auditoria administrativa

Taller Eje 2 – Auditoria administrativa

Presentado a:

Saul Mendoza

Presentado por:

Carolina Gamez Herrera

Gloria Coava Pacheco
Greidy Lizeth Segura
Pachón
Yenniffer Gisell Niño Saavedra

Curso
703

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Administración de Empresas
Auditoria Administrativa
Bogotá, D.C.
2019
 Tabla de contenido

1. Introducción................................................................................................................3
2. Plan de auditoría de la empresa ECORENTAL S.A.S...............................................4
3. Objetivo de la auditoria...............................................................................................6

4. Alcance de la auditoria................................................................................................7

5. Lugar donde se realizará la auditoria..........................................................................9

6. Fechas, horas y duración de las actividades................................................................9

7. Presentación del cronograma de auditoria................................................................12

8. Recursos que se emplean...........................................................................................13

9. Plan de trabajo...........................................................................................................13

10. Conclusiones............................................................................................................16

11. Bibliografía................................................................................................................18
 1. Introducción

La auditoría es un proceso sistemático documentado para evaluar y recolectar información

de manera objetiva con el fin de precisar el nivel de desempeño de una organización y

ofrecer oportunidades de mejora. En el proceso de planeación el auditor se encargará de

conocer la empresa, conseguir la información, diseñar estrategias, y por último perfilar a

los especialistas para el plan de trabajo.

En el presente trabajo se hablará del proceso de planeación de auditoría administrativa que

se llevará a cabo en la empresa ECORENTAL S.A.S los conceptos que se abordarán en

esta planeación son los alcances de los objetivos, áreas a estudiar, plazos para la ejecución

del trabajo, equipo de auditoría y presupuesto. Este proceso se realiza con la finalidad de

detectar las necesidades o problemas de la organización y en base a esto proponer ideas o

estrategias de mejoramiento.
 2. Plan de auditoría de la empresa ECORENTAL S.A.S

ECORENTAL S.A.S empresa líder en venta y renta de soluciones integrales y

especializadas en izaje de carga y trabajo en alturas, se caracteriza por innovar, renovar y

crecer diversificando continuamente su portafolio, con equipamiento de punta, dando valor

agregado a los mercados nuevos y existentes. Cuenta con 11 años de experiencia en el

campo de la construcción, durante esta trayectoria ha incursionado en el sector petrolero, de

gas, de grandes obras civiles, de minería, de construcción, de mantenimiento, entre otros.

Por otro lado, ECORENTAL S.A.S ha incursionado en el desarrollo de nuevas tecnologías

en alianza con RIDE SAS (Rent Industrial SAS y RI Distribuciones Especializadas SAS)

siempre está a la vanguardia de los últimos equipos que salen al mercado y los pone a

disposición en RENTA y VENTA para sus clientes.

 Servicios

Ofrece y asesora al cliente en cuanto a operación, mantenimiento y selección de maquinaria

idónea para su labor, teniendo en cuenta las necesidades del cliente, además suministra

equipos de excelente calidad, brindado servicio completo de posventa con equipo humano

idóneo y especializado.

 Sector al cual pertenece la empresa

ECORENTAL S.A.S se encuentra clasificado como una pequeña empresa privada ya que

cuenta con un total de 23 colaboradores y sus aportes sociales provienen de inversionistas

privados. Teniendo en cuenta la actividad económica registrada ante la cámara de

comercio: la empresa ECORENTAL SAS pertenece:

  Alquiler y arrendamiento de otros tipos de maquinaria, equipo y bienes tangibles

n.c.p código CIIU a 7730.

 Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. código

CIIU 4659

 Ubicación

Imagen 1 Google maps

ECORENTAL SAS se encuentra ubicada en Autopista Medellín Km 7 Parque Industrial

Celta Trade. Bodega 20 -21 Funza Cundinamarca, cuenta con cubrimiento Nacional con

una sede en Barranquilla Colombia, con NIT 900.417. 707.La organización ECORENTAL

S.A.S no cuenta con sucursales o sedes asociadas o filiales de la misma.

  Organigrama de la empresa ECORENTAL S.A.S

El organigrama de la empresa ECORENTAL S.A.S es vertical, se basa en una estructura

jerárquica piramidal, cuyas responsabilidades recaen en la cima de la misma. A medida que

desciende por la cadena en cada área funcional, el nivel de autoridad y responsabilidad

disminuye. El primer nivel es la presidencia en cabeza del representante legal y dueño de la

organización el Ing. Byron Adolfo Henao Álvarez, en segundo nivel se encuentra la

Gerencia administrativa a cargo de la Ing. Natalia Ramírez Moreno y Gerencia de

proyectos Francisco con el Ing. José Penagos. En tercer nivel la dirección comercial, en

cuarto nivel la subdirección técnica y las coordinaciones y en último nivel los asistentes

administrativos, técnicos, operarios y asesores comerciales.

 Áreas funcionales

 Gerencia General

 Área administrativa

 Departamento de compras

 Área comercial

3. Objetivos de la auditoria

 Control: Elaborar un diagnóstico administrativo de acuerdo a la evaluación

preventiva de los procesos o actividades de la empresa.

 De Productividad: Optimizar los recursos que se emplean para el desarrollo de

la auditoria administrativa de acuerdo a los estándares establecidos.

  De Organización: Manejo eficaz del equipo de auditoría administrativa, con el

fin de lograr que las actividades y los tiempos previstos se cumplan

 De servicio: Determinar si la gestión administrativa es efectiva, y si las actividades

o procesos cumplen con las expectativas y satisfacción del cliente.

 De calidad: Elevar los niveles de estándares de la organización con el fin de mejorar

y optimizar los servicios alcanzando un alto grado de competitividad

 De cambio: Determinar lo que es correcto y adecuado en la organización por medio

de la auditoría como instrumento de evaluación.

 De aprendizaje: Orienta a tener mayor claridad en la gestión administrativa de la

organización, con el fin de desarrollar nuevos procesos y servicios.

 Toma de decisiones: Analizar e identificar el papel de la información en los

procesos decisionales de la organización de acuerdo a la información recolectada

 De interacción: Definición de estándares para medir el desempeño de gestión de la

organización por medio estrategias organizacionales.

4. Alcance de la auditoria

La empresa ECORENTAL S.A.S maneja 3 áreas las cuales son:

 Gerencia Gerencial:

Se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular,

tomar decisiones, supervisar, deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al

personal adecuado. La gerencia analiza los problemas de la empresa en el aspecto

financiero, administrativo, personal, contable entre otros. Tiene la función de planear

objetivos a corto y largo plazo siempre buscando el beneficio de la compañía, en la

 gerencia se encuentras los lideres encargados de mantener todas las áreas de la

compañía bien formadas, integradas y verificando la efectividad de las mismas.

Aspectos que se evalúan son:

 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las

desviaciones o diferencias.

 Organización de la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las

funciones y los cargos.

 Analizar toma de decisiones y supervisión de las labores de los líderes.

 Área administrativa:

Se encarga de coordinar los diferentes procesos administrativos, como organizar y

controlar los recursos financieros para el pago de nómina; así mismo programar y planear

programas de manteamiento para la conservación de los bienes de la empresa. Por otro

lado, se encarga de ejecutar estrategias para el direccionamiento de la organización,

regulando y controlando el reclutamiento, la selección, contratación de personal y servicios

generales que la empresa necesita para el desarrollo de las funciones.

Aspectos que se evalúan son:

 Evaluar los aspectos relacionados con contratación y selección de personal

 Evaluar los recursos financieros establecidos para el pago de nómina

 Evaluar cumplimiento de las políticas de calidad establecidas

  Departamento de Compras

Se encarga de establecer y efectuar compras a los proveedores de tal manera que se asegure

que el producto o servicio comprado cumpla con los requisitos de calidad necesarios para

poder suministrar un excelente servicio a los clientes, además asegura que el grupo de

proveedores garanticen el suministro de los productos y servicios contratados en excelentes

condiciones de calidad se pueda dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los

clientes

Aspectos que se evalúan son:

 Evaluar y verificar si existe un directorio de proveedores para cotizaciones

 Verificar si se efectúa programación de compra y entrega de suministros

 Verificar si están definidas las funciones del departamento de compras

 Área comercial

Gestionar para el Cumplimiento tanto mensual como anualmente con el presupuesto de

ventas asignado, buscando brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un

eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a

propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que aseguré la recompra (renta) y/o el cierre

exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante de la

Empresa.

Aspectos que se evalúan son:

 Evaluar los aspectos clave: clientes, competidores y proveedores

 Evaluar los sistemas de marketing que se manejan

  Verificar y evaluar Precios

5. Lugar donde se realizará la auditoria

La auditoría se llevará a cabo en la empresa, sede única existente. El equipo auditor

se reunirá en la oficina de gerencia administrativa con la Ing. Natalia Ramírez

Moreno.

6. Fechas horas y duración de las actividades

Primera reunión gerencial:

Fecha: martes 10 de marzo de 2020

Hora: 08:00 am

Duración: 5 horas

Segunda Reunión Área Administrativa

Fecha: Miércoles 11 de marzo de 2020

Hora: 08:00 am

Duración: 5 horas

Tercera reunión Área comercial:

Fecha: jueves 13 de marzo de 2020

Hora: 08:00 am

Duración: 5 horas

Cuarta reunión Área de

compras: Fecha: Viernes14 marzo

de 2020

Hora: 08:00 am

Duración: 5 horas
  Conformación del equipo de

auditoría Coordinador General: 1 Andrea

Funciones:

 Llevar a cabo las revisiones, inspecciones y visitas establecidas en áreas

programadas.

 Dar seguimiento a las disposiciones legales, adquisición de bienes y contratación

de servicios.

 Participar en la ejecución de acciones y programas relacionados con las operaciones

internas de la compañía.

 Presentar propuestas sobre proyectos de normatividad,

presupuestación, administración de recursos humanos y finanzas.

 Verificar operaciones administrativas, comerciales y técnicas según lo requiera la

compañía.

 Evidenciar el desempeño gerencial y administrativo, con el fin de determinar el

grado de eficiencia y eficacia con el que estos operan.

 Coordinar y supervisar movimientos financieros, para que sean razonables

y aceptables

 Analizar el contenido de los informes presentados por cada gerencia.

 Líderes de áreas de proyecto: 6

líderes Funciones:

 Ejecutar lo indicado por el coordinador

  Asegurar la implementación de los lineamientos para dirigir la planificación y

realización de la auditoría

 Documentar lo evidenciado durante el proceso

 Reportar los resultados obtenidos

 Reportar las no conformidades

 Analistas de áreas de proyectos: 5

Analistas Funciones:

 Analizar y evaluar los procesos de control interno, según pautas definidas.

 Colaborar en la elaboración de informes de auditoría, aportando información y

antecedentes del trabajo realizado.

 Elaborar papeles de trabajo de las auditorías, según instrucciones.

 Realizar arqueos de caja y toma de inventarios, de acuerdo a pautas y programa

de auditoría.

 Realizar seguimientos a las observaciones de auditorías efectuadas, ya sea

internas o externas, conforme a programa de seguimiento.

 Las fuentes de información seleccionadas

a) entrevistas con empleados y con otras personas;

b) observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes;

c) documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas,

instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;

d) registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorías,

registros de programas

de seguimiento y resultados de mediciones;

e) resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;

f) información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos

para el control de los procesos de muestreo y medición;

g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra información

pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores; y

h) bases de datos informáticas y sitios de Internet.

7. Presentación del cronograma de Auditoria

Tabla 1 Cronograma de auditoria

8. Recursos que se emplean

Los recursos que se emplean en dicha Auditoría podemos mencionar los siguientes:

a. Recurso Humano: Enfocado al personal necesario y quienes dan el apoyo para

que la auditoría obtenga los resultados deseados.

b. Recursos Físicos y/o tecnológico: Los necesarios para llevar un registro de lo que se

está haciendo, como lo son computadores, tables, agendas, guías, etc.

c. Recurso Económico: este se ve enfocado al dinero utilizado en la compra de los

recursos tecnológicos y papelería que se utilizarán en dicha auditoría como también

los refrigerios que se ofrecerán al personal que está ejerciendo el proceso.

d.

9. Plan de trabajo

ÁRE PUNTOS ACTIVIDAD FECHA

AS ES S
A

VERIFICA

R
Posición ante Entrevista 10/03/202
la 0
competencia
GERENCIA Gerente Estructura Soportes 2:00 A
organizacion 5:00 PM
al
ÁREA
Procesos
DE de
Socios dirección
GERENC estratégic
a
IA
Cargos
directivos

Cartera Bancos 11/03/202

0

Contador Tesorería Estado 2:00 a

a de
resulta 3:00pm
dos

CONTABILIDA Asis Planeaci Balance

D . ón s de
conta financier prueba
ble a
 Perfil Hojas de vida 12/03/20
del del personal 20
person
al
Jefe de Verificacio Soportes 3:30 a
GH nes 5:00
certificacio
nes pm
-
ÁREA competencias
Asis. Capacitacion Entrevistas
ADMINISTRATI gestión es
humana
VA
Recepció Evaluaciones
GESTI
n
ÓN
HUMA
NA

Servicio
al
cliente
Esquema de
control
interno
Políticas
de
selecció
n y
promoci
ón

Perfil Hoja de
proveedo vida
res proveedor
es
COMPRAS Jefe Requisicion Soportes 12/03/20
de es de 20
compr compra
as
ÁREA ALMACÉN Asis Compra con Entrevistas 10:00 a
. certificados
DE compr de calidad 12:30 pm
as
COMPR
Almacenis Control de Encuestas 2:00 a
AS ta entradas y 5:00
de salidas

Inventario
 Hoja de
vida de
clientes
Jefe de Servicio Soportes
área al
comerci cliente
al

COMERCIAL asis. Facturación Entrevistas 13/03/20

comerc 20
ial
Satisfacción Encuestas 2:00 a
del cliente 5:00

pm
AREA
oferta
COMERCI
publicidad
AL

Estrate

gia

comerc

ial
Licitaciones
 10. Conclusiones

 El plan de auditoría es considerado un plan de acción que documenta los

procedimientos que seguirá el auditor, este comprende, el estudio de la empresa, los

objetivos, el alcance, cronograma de actividades y recursos a implementar.

 La importancia de hacer un planeamiento en la auditoría está en el manejo eficaz del

equipo auditor, con el fin de lograr que las actividades y los tiempos se han

cumplidos, obtener suficiente conocimiento de los procesos de la empresa con el fin

de realizar un trabajo eficaz

 Conocimos y aprendimos cómo se realiza un plan de auditoría, por medio de

conceptos básicos e información externa. Logramos analizar diferentes factores

que son importantes para llevar a cabo una excelente auditoría.

 Teniendo en cuenta el presente trabajo podemos argumentar lo importante que es

una Auditoría para el sector empresarial, ya que de ella y con ella se pueden evitar

muchas situaciones que pueden llegar a una mala utilización de los recursos

haciendo así pueda haber un posible cierre o quiebra de una organización. Podemos

decir entonces que en una organización siempre debemos contar con las auditorías

las cuales ayudan a emplear mejor todos los recursos que la conforman incluyendo

el recurso humano, que es quien mejor debe distribuir y saber utilizar el resto de

recursos.

 De acuerdo a lo aprendido, cabe resaltar que es muy importante realizar una

auditoría ya que con esta podemos encontrar posibles errores y así poder darle

una pronta solución, cuando nosotros decidimos realizar un plan de trabajo

 mencionamos las áreas involucradas y los aspectos importantes de las mismas, es

decir que aunque nuestra revisión no sea muy a fondo si podemos tomar unas

muestras donde se permite evaluar el trabajo realizado y así poder enfocarnos en el

aspecto a mejorar que se encuentre.

 Es importante que nuestros colaboradores sean honestos con su trabajo y que

nunca dejemos de lado, capacitaciones y las posibles mejoras que puedan surgir de

nuestra auditoría ya que si hacemos caso omiso a estas posiblemente traerá graves

consecuencias.

 En el momento en que se asigna cierto tiempo a la revisión de cada área estamos

dando un orden a nuestra auditoría y de esta manera estamos contribuyendo a

que nuestra revisión sea ordenada y objetiva.

 11. Bibliografía

 Auditoria administrativa por áreas. (s.f) [blogspot] Recuperado de

http://milmed2.blogspot.com/p/auditoria-por-areas-administrativas.html

 Funciones del departamento de servicios administrativos, (s.f) Instituto

politécnico nacional, Recuperado de

http://www.dems.ipn.mx/Paginas/Funciones/Funciones-del-Departamento-de-

Servicios-Administrativos.aspx

 Importancia de la Planificación de una Auditoría. Recuperado de

https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/4274-importancia-de-la-

planificacion-de-una-auditoria

 Actividades de auditoría, (s.f) Sistemas de Gestión de calidad ISO9000.

Recuperado de https://sites.google.com/a/cetys.net/sistemas-de-gestion-de-calidad-

iso9000/auditorias-internas/proceso-de-auditoria-interna

 Perfil de cargo asistente de auditoria, (s.f) Coocretal. Recuperado

de http://www.coocretal.cl/xtras/perfiles/asistente-auditoria5.pdf

 Cámara de comercio de Bogotá. Recuperado de

http://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/