PROCESO GESTION COMERCIAL

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1. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE:

 NEC DE COLOMBIA S.A. NIT 800.057.310-6

 Representante Legal: GABRIEL MARTINEZ NIETO C.C. No. 7.554.449

 Principal: Bogotá D.C. Carrera 9 No. 80-32 Teléfono: 6446700

1.1. Perfil NEC DE COLOMBIA S.A. Es una Compañía de NEC CORPORATION.

NEC CORPORATION es una empresa Japonesa con sede principal en

Tokio Japón. Tiene operación en América, Europa y Asia en más de 56
países a través subsidiarias. Para Colombia la subsidiaría es NEC DE
COLOMBIA S.A.

NEC DE COLOMBIA S.A. es la subsidiaria para la región norte de Suramérica

de NEC Corporation y es uno de los innovadores, fabricantes y
proveedores de tecnología más grandes y con mayor experiencia en
mundo. El área de influencia de NEC de Colombia comprende:
Colombia, Venezuela, Ecuador, Perú, Bolivia, Panamá, Costa Rica,
Guatemala, Nicaragua, Belice y Honduras; países en los cuales ha sido
responsable del análisis, planeación, diseño, implementación, control y
puesta en marcha de un gran número de proyectos de
telecomunicaciones para los principales operadores públicos y
privados de cada país.

Las operaciones en Colombia, Venezuela, Perú, Ecuador, Nicaragua y

Costa Rica son manejadas desde oficinas ubicadas localmente en
cada país, con coordinación desde Colombia. Las operaciones en los
países restantes son atendidas desde la oficina más cercana,
contando en todo caso con el apoyo de compañías establecidas
localmente a manera de Partners, para brindar servicios de soporte
local a los clientes que lo requieran.

En Colombia actualmente NEC está desarrollando proyectos con el

Ministerio de la Tecnología de la Información y las Comunicaciones
iones TIC. Los dos principales proyectos son “Kioskos Vive Digital” y
“Puntos Vive Digital” en los que el Gobierno tiene como objetivo llevar
banda ancha (internet) a zonas deprimidas y rurales en todo el territorio
nacional. El objeto principal de los Kioskos y de los Puntos es llevarle
enseñarle a utilizar internet a la población menos favorecida.
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En la ejecución de los proyectos, NEC contrata compañías de

outsourcing y temporales ya que tiene operaciones en todo el territorio
nacional incluyendo lo que antes se conocía como territorios
nacionales (intendencias y comisarias).

2. PROCESO GESTION COMERCIAL

El alcance del servicio es el suministro de personal temporal en los proyectos

Kioskos Vive Digital y Puntos Vive Digital en ciudades principales, intermedias,
municipios y corregimientos.
La mayoría del personal que suministra AITE en NEC son ingenieros electrónicos
y de sistemas para hacer las instalaciones de red en los Kioskos y los Puntos. El
personal que atiende el servicio al público en los kioskos y los puntos es
contratado por un outsourcing. El proyecto a mediano plazo es que podamos
participar en este servicio con una de las empresas de outsourcing del grupo.

3. CONTACTOS DE LA USUARIA.

 Dra. Maria del rosario Osorio R.

Subgerente de Recursos Humanos

 Alejandro Castañeda
Coordinador de RRHH y Capacitación
6446700 Ext. 71467
acastaneda@nec.com.co

 Jeimy Astrid Castellanos

Especialista en Nómina, Compensación y Salarios
6446700 Ext. 17310 3153918646
jcastellanos@nec.com.co

4. UNIDAD DEL NEGOCIO / ESTRUCTURA DEL SERVICIO

En este documento se establecen las personas de AITE que
conformaran la Unidad de Servicio para intervenir directamente con la
USUARIA.
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Las personas de AITE que no estén en la Unidad de servicio gestionaran

normalmente para NEC solo que sin tener contacto directo con ésta
USUARIA.

- John Freddy Betancourt V. / Gerente Administrativo y Operativo

- Jackeline / Psicologa de Selección
- Wendy / Tecnico de Contratación
- Nomina / Ayda Lucia Delgado Jacome
- Coord / HSEQ / Liliana Santoyo
- Servicio al Cliente en Planta / Vivian Marcela Silva Tellez
- Servicio al Cliente en Ruta / Juan Carlos Soler Rodríguez
- Procesos Disciplinarios y Seguridad Social /Gloria Esperanza Riaño

4.1. En Ciudades
- Barranquilla
- Cali
- Medellín
- Eje Cafetero

5. PROCESO DE SELECCION

- Las únicas personas facultadas para hacer requisiciones de personal

son los coordinadores de RRHH de NEC.

- Debemos reclutar y seleccionar en todo el país.

- Los cargos más solicitados que tendremos son ingenieros electrónicos,

sistemas y de telecomunicaciones por lo que demos tener hojas de
vida disponibles en todo momento para cumplir oportunamente a
nuestra usuaria.

- Es posible que NEC nos envíe referidos sin embargo en estos casos
debemos aplicar las pruebas de selección, entrevista y hacer informe
de selección.

5.1. TIEMPOS DE RESPUESTA.

- Personal administrativo entre tres y cinco días.

- Personal técnico o Profesional en Ingeniería cinco días hábiles.
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5.2. PRUEBAS PSICOTÉCNICAS

- Se debe aplicar valanty y 360° administrativo

- Se debe emitir el informe de selección emitiendo el concepto

correspondiente concluyendo si el aspirante es Apto o No para el
cargo de acuerdo con el perfil del cargo requerido.

Los tiempos descritos están contenidos en el contrato y debemos cumplir so

pena que nos multen el contrato.

5.3. REFERENCIACION:

En este proceso se debe verificar las referencias laborales. Se debe verificar

en la página de la procuraduría y de la policía los antecedentes e imprimirlos.
En caso que al personal referido por NEC se le detecte algún antecedente
negativo se debe informar a los coordinadores de RRHH de NEC.

Todo el personal sin excepción debe presentar para iniciar el proceso de

selección y contratación los siguientes documentos:

 Hoja de vida
 Cuatro (4) fotocopias de la cédula
 Dos certificaciones laborales
 Dos referencias personales
 Fotocopia de los certificados que acreditan el nivel académico.
 Certificaciones de EPS y AFP. En caso que por el tiempo de
contratación el candidato no alcance a presentar este documento,
tendrá un tiempo de una semana para presentarlo.
 Impresión de la consulta de antecedentes de la Policía y de la
Procuraduría.

6. PROCESO DE CONTRATACION Y RELACIONES LABORALES

El procedimiento inicia cuando Selección le entrega a Contratación el

proceso completo, es decir con documentos completos, referenciación e
informe de selección.
En el correo de requisición que nos envía NEC aparece el centro de costo y
en este proceso se debe grabar el centro de costo en el Sitema1.
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Cada carpeta debe contener un formato de Chek List con los siguientes
documentos:

 Hoja de vida
 Fotocopia de la cédula
 Contrato laboral
 Cláusulas adicionales al contrato
 Dos certificaciones laborales
 Dos referencias personales
 Fotocopia de los certificados que acreditan el nivel académico
 FOSYGA y/o RUAF
 Afiliaciones a seguridad social (radicas en la fecha que inicia el
contrato laboral)
 Apertura de Cuenta
 Concepto de aptitud medica del examen de ingreso ocupacional.
 Formato que indica que recibió inducción corporativa, en hseq y carné
de identificación corporativo.
 Formato de información de seguridad.

6.1. TIEMPO DE CONTRATACIÓN

24 horas

6.2. FORMATO INFORMACION DE SEGURIDAD

En el momento de la contratación se debe diligenciar el formato especial
que contiene la siguiente información del trabajador.

a) Tallas de pantalón, chaqueta y calzado

b) Nombre de hijos y edad
c) Celular
d) E-mail
e) Persona para contactar en caso de alguna emergencia
f) RH
g) Estado civil

La anterior información debe ser ingresada al sistema.

6.3. AUDITORIA DE CONTRATACION:

Se revisan los documentos y afiliaciones correspondientes, teniendo en

cuenta la siguiente información.
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- Regional
- Fecha de ingreso
- Sueldo
- Cargo
- Documento de identificación
- Número de Cuenta
- Radicado de Afiliación a Seguridad Social (EPS, ARL, AFP y Caja de
Compensación).

Es importante tener en cuenta que el riesgo laboral en el que se debe afiliar

el cargo de ingeniero de proyectos es el 2,435.
Si ingresa personal administrativo se le debe preguntar si eventualmente
viajara a los proyectos para afiliarlo en nivel 2,435. Si es personal que no
viajara se debe afiliar en nivel de riesgo 0,522.

6.4. CLAUSULAS INDIVIDUALES AL CONTRATO LABORAL

6.4.1. Cláusula de funciones del cargo.

6.4.2. Responsabilidad, cuidado y buen manejo de equipos y
herramientas que pueda recibir u operar.
6.4.3. Autorización de descuento por nómina.
6.4.4. Pagaré con las debidas instrucciones para llenar el mismo.
6.4.5. Cláusula que establece el pago para gastos de viaje como no
constitutivos de salario.

6.5. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ENVIAR A NEC

Una vez ingrese el personal se debe enviar a NEC la siguiente documentación

escaneada:

 Hoja de vida
 Fotocopia de la cédula
 Contrato laboral
 Cláusulas adicionales al contrato
 Dos certificaciones laborales
 Dos referencias personales
 Fotocopia de los certificados que acreditan el nivel académico
 Afiliaciones a seguridad social (radicas en la fecha que inicia el
contrato laboral)
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 Apertura de Cuenta
 Concepto de aptitud medica del examen de ingreso ocupacional.
 Formato que indica que recibió inducción corporativa, en hseq y carné
de identificación corporativo.
 Formato de información de seguridad.

7.0 PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NOMINA

 Por acuerdo general la nómina se paga mensual el 25 de cada mes.

 Las novedades se reciben hasta el 20 de cada mes o en su defecto

cinco (5) día antes.

 La nómina se hace en el Sistema1 y luego se exporta a Excel.

 Anexos:
Soporte de nómina del sistema
Formato en Excel

 En caso que el día de pago sea un sábado, domingo o festivo se debe

pagar el día hábil anterior.

 El analista de nómina debe abrir una carpeta donde se archiven todas

las novedades de nómina indicando el periodo.

 NEC solicita el pago de anticipos a los trabajadores en misión los cuales

se deben consignar en un tiempo máximo de cinco (5) horas dentro del
horario bancario.

 NEC estableció un convenio con una empresa que emite tarjetas

recargables para que los anticipos también sean consignados a estas
tarjetas que previamente se le entregan a los trabajadores. Seremos
informados cuando este servicio comience a funcionar.

 NEC nos envía la legalización de gastos de viaje en formato de AITE que

previamente se le entrego a NEC.

 Los trabajadores pueden solicitar anticipos de nómina para efectos

personales una vez al mes y máximo del 40% de su salario.
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Conceptos que se deben facturar en la nómina.

CONCEPTO PERSONAL TOTAL

SALARI O BASI CO** PARA EL AÑO 2.015 $ 644.350 $ 644.350
AUXI LI O LEGAL DE TRANSPORTE** $ 74.000 $ 74.000
(HORAS EXTRAS, RECARGOS, COMI SI ONES, OTRAS)* $0 $0
SUBTOTAL $ 718.350 $ 718.350
APORTES PATRONALES Y PARAFISCALES 18,04%
E.P.S. (EGM)*** 0,00% $0 $0
A.F.P. (IVM)*** 12,00% $ 77.322 $ 77.322
A.R.L. (ATEP) 1,044% $ 6.727 $ 6.727
SENA 0,00% $0 $0
I.C.B.F. 0,00% $0 $0
CAJA DE COMPENSACION 4,00% $ 25.774 $ 25.774
SEGURO COLECTIVO VIDA AP 1,00% $ 6.444 $ 6.444

PRESTACIONES SOCIALES 22,26%

CESANTIAS 8,33% $ 59.839 $ 59.839
INT. CESANTIAS 1,00% $ 7.184 $ 7.184
PRIMA DE SERVICIOS 8,33% $ 59.839 $ 59.839
VACACIONES 4,60% $ 29.640 $ 29.640
TOTAL CARGA PRESTACIONAL 40,30% $ 272.767 $ 272.767
SUBTOTAL POR CARGO $ 1.263.884 $ 1.263.884
DOTACIÓN (Hasta dos SMMLV) $0 $0
EXAMENES DE INGRESO (Se facturan más AIU) $0 $0
CONCEPTOS NO PRESTACIONALES (Se facturan más AIU) $0 $0
TOTAL COSTOS $ 1.263.884 $ 1.263.884
A.I.U. 7,0% $ 88.472 $ 88.472
IVA ley 111-2006 16% $ 20.222 $ 20.222
VALOR MENSUAL DEL PERSONAL $ 1.372.579 $ 1.372.579

8.0 PROCESO DE PAGOS, FACTURACION Y COBRO

8.1. AITE, presentara a NEC las facturas por los servicios prestados
el primer día calendario del mes siguiente al periodo de la
nómina pagada. El sistema SAP de NEC hace un cierre el 22
de cada mes por lo que al pagar la nómina el 25 ya no
podemos radicar.

8.2. El plazo otorgado en la negociación comercial son 30 días

factura. En la práctica es probable que perdamos 15 días
mientras facturamos ya que la factura se radica en el mes
siguiente al pago. Por ello cuando se emita la factura, ésta
debe salir con 15 días de plazo.

8.3. Se hace una factura por:

 Nómina con AIU del 7%. Se factura con 15 días de plazo.
 Exámenes médicos se factura más AIU del 7%. Se tiene en
cuenta los precios del proveedor en el que se hicieron los
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exámenes, el cual es diferente según la ciudad donde

ingreso el trabajador. Para facturar se hacen cortes cada 15
días y la factura se emite con un plazo de 15 días.
 Anticipos de gastos de viaje, se factura con el 5% de AIU, se
hacen cortes cada 15 días y se otorgan 15 días de plazo. En
los anexos debe ir el correo donde NEC hizo la solicito de
anticipo a cada trabajador.

8.4. Se trabaja con centros de costo pero se hace una sola

factura. En todo caso los anexos de soporte si deben ir
separados por cada centro de costo.

9. SALUD OCUPACIONAL

9.1. EXAMENES MEDICOS DE INGRESO

- Los exámenes médicos se le facturan a NEC más AIU del 7%.
- El único examen que se hace es el físico con énfasis osteomuscular.
- En Bogotá el proveedor para este cliente es QUALITAS.
- En Manizales el proveedor es PREVENCION OCUPACIONLA SAS
- Al proveedor se le debe pagar semanalmente los exámenes que le
practiquen al personal que ingresa por que por ahora no tenemos
crédito en estos proveedores.
- Dado que ingresara personal en todo el país se ingresaran más
proveedores de exámenes médicos de acuerdo con las ciudades
donde ingresen los trabajadores.

9.2. DOTACIÓN Y EPP

En caso que el personal requiera dotación y EPP´s los entregara
directamente NEC.
AITE no tiene responsabilidad económica en este concepto, salvo que
la USUARIA nos solicite apoyo para entregarla podríamos intervenir. Sin
embargo por el salario del personal es poco probable que tengamos
que manejar este concepto.

9.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRRABAJO

Debemos tener la documentación legal de Compañía en regla ya que

NEC como empresa certificada, audita a sus proveedores en todo el
aspecto legal.
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Los proyectos que desarrolla NEC son para el Estado por lo que el Ministerio
de las TIC solicita y audita que los trabajadores de sus proveedores
cumplan con la Ley.

10. Bienestar Social

AITE apoyara a NEC cuando se desarrollen actividades culturales.

deportivas y/o de recreación de acuerdo con su programa interno.
Una actividad tradicional en NEC es haloween, día de la familia, día del
amor y la amistad y la fiesta de despedida de final deaño.