PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación:
Nombre del Proyecto ( si es formación
Titulada)
Fase del Proyecto ( si es formación
Titulada)
Actividad de Proyecto(si es formación
Titulada)
Competencia
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
Duración de la guía
134101
Mejoramiento de la Gestión Administrativa en las
MIPYMES del municipio de Guaduas.
Ejecución
Brindar apoyo administrativo a cada una de las
mipymes objeto de estudio, en cuanto a la
organización de los documentos que se originan
Tramite de documentos
Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de
acuerdo con la normativa y políticas
institucionales.
10 horas

2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices bienvenidos a esta nueva ruta de aprendizaje, en esta guía se tratará

tema referentes a los recursos, normatividad y procedimientos para la recepción, radicación,

análisis, clasificación, distribución y registro de la documentación recibida. En esta guía se

encontrará actividades de aprendizaje, usando técnicas didácticas activas como lectura,

socilización dirigida, estudio de casos y clasificación de información.

El objetivo de esta guía de aprendizaje es que Usted estimado aprendiz después de terminada la

guía haya adquirido el conocimiento para interpretar manuales de función y procedimiento,

interpretar normativa y políticas institucionales en relación al manejo de los documentos

recibidos en las dependencias de la empresa.

GFPI-F-019 V03
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

Observa la siguiente imagen y refiera que acciones se realizan en relación al recibido y

despacho de documentos en cada uno de los pasos de este procedimiento.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Menciona cinco equipos o herramientas se requieren en una oficina para realizar

tareas de desapacho y recepción de documentos.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Reconocer los elementos, recursos y 1. Lectura
procedimientos para el despacho y recibido de 2. Clasificación de información
documentos. 3. Estudio de casos
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Aula virtual meet, Cartilla PDF Secretariado Presencial Desescolarizada 0 horas Virtual 0
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 “Adquisición de elementos de oficina recibo y 8 horas horas
despacho de documentos”

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 02 Actividades (didácticas activas)

Reconocer conceptos y principios de 1. Lectura
Archivo. 2. Mapa mental
3. Socialización dirigida.
AMBIENTE Y MATERIALES: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Aula virtual meet, PDF Libro Gestión de Presencial Desescolarizada 0 Virtual 0
Documentos y administración de archivos en 6 horas horas horas
sus capítulos Conceptos de Archivo y
documento y principios de archivística.

¿Qué compone el archivo?

¿Quién crea o produce un archivo?

¿Cómo se forma un archivo?

¿Cuáles son las funciones de un archivo?

2. Indagué en el documento principios de archivística

¿Qué es el principio de procedencia?

¿Qué es el principio de orden original?

El segundo punto de esta actividad es: Realice un mapa mental donde integre cada uno de

los conceptos indagados; el mapa debe mostrar un orden lógico de la información debe contener

varias imágenes, utilice conectores que faciliten la interpretación de la información.

[ CITATION Cru04 \l 9226 ]

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

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 Consulte en la empresa donde esta realizando las actividades si aplican los principios de
procedencia y orden original, verifique consultando que documentos son archivados.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento:
Respuesta a preguntas sobre procesos
administrativos, documentos, archivo
y principios de archivística.
Evidencias de Desempeño:
Aplica el proceso administrativo en la
construcción y presentación de las
exposiciones.
Evidencias de Producto:
Material de apoyo para las
exposiciones.
Taller de consulta sobre documentos,
archivos y principios de archivística.
Mapa mental sobre documentos,
archivos y principios de archivística.
Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Aplica el proceso administrativo, Técnica: Formulación de preguntas.
la estructura organizacional en el Instrumento: Cuestionario
trámite de los documentos,
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
Aplica el manual de funciones y
procedimiento en el trámite de
los documentos de oficina,
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
Aplica el proceso administrativo, Técnica: Observación directa
la estructura organizacional en el Instrumento: Lista de chequeo
trámite de los documentos,
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
Aplica el manual de funciones y
procedimiento en el trámite de
los documentos de oficina,
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
Aplica el proceso administrativo,
la estructura organizacional en el Técnica: Valoración del producto.
trámite de los documentos, Instrumento: Lista de chequeo.
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
Aplica el manual de funciones y
procedimiento en el trámite de
los documentos de oficina,
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.
GFPI-F-019 V03
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Radicación. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora

de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de

vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente

de radicado el documento.

Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de

correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)dependencia(s)

competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y

tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Despacho de documentos: Documento que recoge normas y procedimientos que deben

aplicarse en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y

eficiencia en la toma de decisiones de la entidad.

Distribución o reparto: ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se

entregan en las oficinas que deben atenderlas o registrarlas.

Gestión Documental: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el

flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información

desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no

sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando

principios de racionalización y economía.

Manual administrativo: documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de

GFPI-F-019 V03
una organización

Verificación: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan

con las normas establecidas para la elaboración y tramite.

Traslado: Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus

respectivas copias, anexos y sobres

Procedimiento: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de

documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde

ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y

asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía.

Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes

y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Cruz, M. J. (2004). Obtenido de Cruz, M. J. R. (2014). Archivística : Gestión de documentos y

administración de archivos. ProQuest Ebook Central <a

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Adriana Pulido Instructo Centro de Desarrollo Aroindustrial y Septiembre

(es) Barragán r Empresarial 2020

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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio

Autor
(es)

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