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8.Enfoque en los sistemas de calidad
8.1 Definición de un sistema de calidad
Como su nombre lo sugiere, los sistemas de calidad son un cúmulo de
herramientas y procedimientos que le brindan a cualquier organización métodos
para planificar, ejecutar y gestionar las actividades fundamentales para el
desarrollo de sus operaciones.
Las empresas necesitan servicios de alta calidad para darles a sus clientes
experiencias favorables con el artículo que comercializan.
Los sistemas de calidad, a través de complejos y minuciosos trabajos de diseño,
ejecución y administración, alinean todos los elementos involucrados hacia un
mismo fin.
Ahora bien, existen conceptos inherentes a la disciplina que vale la pena
conceptualizar rápidamente:
Manual de calidad
Documento elaborado por la empresa donde se detalla lo que se espera conseguir
en cuanto a calidad.
Es necesario que sea claro y conciso y, además, que contenga la política interna
de calidad de la organización. Muchos estándares como el ISO 9001 no
contemplan su necesidad, pero sigue siendo una de las mejores prácticas.
Auditorías
Procesos documentados para indagar sobre los avances o retrocesos que las
empresas experimentan en el perseguimiento de sus objetivos.
Cuando se habla de auditorías en sistemas de calidad, se refiere al estudio de las
etapas internas y externas que están involucradas en el proceso de producción y
comercialización de productos y servicios, para determinar qué tan lejos o cerca
están de sus metas en cuestión de calidad.
Objetivos de calidad
Es quizá el punto de partida de todo el proceso de los sistemas de calidad, ya que
supone una guía para alinear todos los componentes para la consecución de los
fines de la empresa.
Se trata de los elementos fundamentales que hay que alcanzar sí o sí durante el
proceso de implementación para generar los resultados esperados.
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Otros conceptos como “compromiso” o “responsabilidad” también forman parte del
léxico propio de los sistemas de calidad y están relacionados con las personas y la
cultura alrededor de las políticas para garantizar la calidad.
8.2Características de un sistema de calidad total
Entre las principales características de la gestión de calidad total se destacan:
Las normas ISO 9000 están basadas en el principio de mejora continua. "Es
importante que la gestión de calidad se fundamente en una cultura de calidad y
trabajo en equipo, garantizando una gestión de mejora continua para la
organización", sostiene Alvarado. Al implementarse de forma efectiva, se logra
aumentar sostenidamente el valor económico y la calidad de lo ofrecido a los
clientes. Para la implementación de este sistema, las empresas deben realizar una
serie de pasos que comprueben que gestionan eficientemente su calidad:
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4. Contar con los recursos necesario para el alcance de objetivos.
6. Establecer los métodos para evitar las no conformidades durante una auditoría.
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Por otra parte, en la norma se especifica en alguna que otra cláusula que “la
organización debe conservar información documentada”, lo que se refiere a los
registros obligatorios.
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Registros de la liberación autorizada de productos y servicios para entrega
al cliente, incluidos los criterios de aceptación y trazabilidad a la persona
autorizada (cláusula 8.6).
Los registros de las no conformidades, las acciones realizadas, las
concesiones obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la
acción respecto de la no conformidad (cláusula 8.7).
Resultados de la evaluación del desempeño y la efectividad del SGC
(cláusula 911)
Evidencia de la ejecución del programa de auditoría y de los resultados de
la auditoría (cláusula 9.2.2).
Evidencia de los resultados de los exámenes de la dirección (cláusula
9.3.3).
Evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones
subsiguientes (cláusula 10.2.2);
Resultados de cualquier acción correctiva (cláusula 10.2.2)
5. Liderazgo
La norma habla sobre el compromiso y el liderazgo que debe adoptar la alta
dirección respecto al sistema de gestión de calidad, en un listado de acciones
generales y con enfoque al cliente:
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Procurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el SGC.
Comprometer, dirigir y apoyar a las personas involucradas en los procesos.
Promover la mejora.
6. Planificación
La Organización Internacional de Estandarización (ISO) establece que cuando sea
necesario hacer cambios en un sistema de gestión de la calidad, éstos deben
llevarse a cabo de una forma planificada y con ciertas consideraciones:
8. Operación
En este apartado se trata la importancia de la planificación y control de los
procesos necesarios para cumplir con los requisitos establecidos para la provisión
de productos y servicios. Para esto, es necesario determinar los criterios a
considerar para los procesos y los recursos necesarios para obtener la
conformidad.
10. Mejora
Tiene que ver con las oportunidades de mejora y las acciones realizadas para
incrementar la satisfacción del cliente. Para lograrlo se debe considerar la mejora
en productos y servicios considerando las necesidades y expectativas; corregir,
prevenir y reducir los efectos; así como, mejorar el desempeño y la eficiencia del
sistema de gestión de calidad.
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8.7 Manual de Calidad ejemplo
8.8 Contenido de un manual de calidad
Se presenta un esquema que puede tomarse como referencia de la estructura de
los contenidos de un Manual de Calidad:
Título, alcance y campo de aplicación.
Introducción sobre aspectos básicos, valores y filosofía de la
organización y del propio manual.
Política y objetivos de calidad.
Mapa de procesos de la organización.
Descripción de la estructura de la organización, responsabilidades y
autoridades.
Enumeración y definición de los distintos elementos del sistema de
calidad.
Adicionalmente, también se puede incluir un apéndice.
Formato y estructura
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La implantación de este sistema otorga a la empresa una ventaja competitiva clara
frente a otras empresas de su sector.
La finalidad del análisis del contexto es conocer las cuestiones relevantes para la
organización que puedan afectar de manera positiva o negativa, de tal manera que
nos ayudará a comprender el entorno en el que opera la organización y servirá
para determinar el alcance, identificar los riesgos y oportunidades, desarrollar y
mejorar la política, establecer los objetivos y determinar la eficiencia en el
cumplimiento de los requisitos legales y otros.
En este momento, resulta de vital importancia identificar cuáles son las partes
interesadas de las que ya hemos hablado en otros artículos. Puedes saber más
sobre el tema haciendo clic en: partes interesadas según la ISO 9001:2015.
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Riesgos, oportunidades y alcance
Otra novedad de la ISO 9001:2015 es la determinación de los riesgos y
oportunidades de la organización. El propósito de esto es que el sistema de
gestión actúe como herramienta preventiva.
Se debe de realizar un análisis de riesgos por procesos y determinar cuáles son
riesgos significativos.
Nuestra experiencia nos aconseja que cuanto más simples y funcionales sean los
procedimientos, protocolos o instrucciones, mayor implementación tendrán.
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En este caso, contar con un software de gestión permitirá que el proceso de
documentación se realice de forma mucho más sencilla y eficaz. Llevando un
control riguroso que evite las temidas duplicidades o generación de documentos
innecesarios que provocan pérdidas de tiempo o falta de espacio físico en las
instalaciones.
Las no conformidades
Una vez implantado el sistema de calidad se deberá atender a las denominadas
como no conformidades.
La detección de no conformidades, su identificación, solución y gestión es uno de
los requisitos de la Norma que, bien realizado, aporta más beneficios a la
Organización.
Sin embargo, muchas de las Organizaciones con sistemas de calidad implantados,
no lo hacen o lo llevan a cabo inadecuadamente.
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cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de Gestión de la
Calidad.
Para esta medición se suelen utilizar sistemas de indicadores. En el módulo de
indicadores de Q-bo.org se elaboran unas Fichas de Indicadores, donde se
especifica el indicador a controlar y donde se alimenta el indicador, pudiendo
generar gráficas para su control.
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Resumen de objetivos
Resumen de indicadores
Ficha de indicador
Plan de mantenimiento
Plan de formación
Informe de satisfacción de clientes
Listado de incidencias
Plan de calibración
Revisión por la Dirección
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XI. ISO 14050: Glosario
XII. ISO 14060: Guía para la inclusión de aspectos ambientales en los
estándares de productos
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Bibliografía
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