1.

Introducción a la Administración del Tiempo

El tiempo es un recurso único muy importante para el ser humano,

independientemente que actividad realice.

En el ámbito económico, la pérdida de tiempo es relacionada a una mala

organización del tiempo, repercutiendo en la pérdida de recursos
económicos.

El tiempo se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, no se

retrocede y además es imposible recuperar.

Valorar el tiempo y planificar, a corto, medio y largo plazo, es imprescindible

para lo cual se debe:
• Identificar metas, objetivos y prioridades.
• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y
planificación del tiempo.
• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
• Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo.

Objetivos:
• Organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese
tiempo, de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro
lado, es importante aprender a detectar las causantes de pérdida de
tiempo, para ejercer correcciones y evitarla en la medida posible.

• Planificar y administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es

diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificar los momentos de más
rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo e identificar espacios
en el ámbito laboral.

1.1 Qué es la administración del tiempo

La administración del tiempo se concibe como la habilidad y destreza de
hacer que el uso de del tiempo sirva para beneficio propio y del entorno
organizacional. Considerado como la administración de sí mismo,
ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades,
coordinadas con las metas y objetivos propuestos.

Administración del Tiempo de Análisis y tiempos de producción I

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Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una
buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar
las cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se
repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos
dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las

diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien
sea a corto, mediano o largo plazo, es ineludible comenzar por:
• Establecer metas y objetivos.
• Identificar las prioridades.
• Conocer herramientas habituales en torno a la organización y
planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso
de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc.
• Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de
las tareas en tiempo concreto.
• Elegir las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las
metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Por otro lado, es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de
tiempo, para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos
se encuentran:
• Mala planificación.
• Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con
más tareas de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy
amplio de actividades.
• Falta de instrucciones claras.
• La impuntualidad.
• Prolongación en la toma de decisiones importantes.
• Confusión al detectar las prioridades.
• Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de
trabajo.
• Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
• Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tareas y
aprovechar el tiempo.

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a. Importancia de administrar el tiempo

Gestionar el tiempo de manera adecuada, es una de las características de

un trabajador productivo. A menudo se desea tener más horas para
alcanzar a hacer aquellas actividades que se tienen propuestas.

Por tal razón, la administración del tiempo engrana la planificación de los

procesos, las tareas y actividades en la empresa, como factores que
garantizan la productividad de la misma.

La capacidad de administrar el tiempo de los trabajadores en una

organización, es el punto de referencia del rendimiento del mismo y de la
obtención de resultados. Que se distinga el carácter de urgencia de una
actividad, la necesidad de efectuarla o no, cumplir con los plazos, etc.
Favorece a la satisfacción personal del trabajador y contribuye a alcanzar
las metas establecidas.

Hoy día el elemento diferenciador de cualquier profesional o empresa es la

eficiencia, la misma consiste en producir un resultado satisfactorio con el uso
mínimo de recursos, considerando que el recurso más significativo de
cualquier individuo es su tiempo.

Para la gran mayoría de personas el tiempo es un elemento abstracto e

intangible, como hablar del aire. En la cultura anglosajona (Estados Unidos,
Gran Bretaña, Australia y Nueva Zelanda) y asiática, el tiempo es tangible,
como hablar de dinero. Cada hora del día es un billete que se invierte y no
se puede guardar para después. Suena algo fuerte y materialista, pero es
aquí donde está la clave y la explicación del por qué algunos países han
alcanzado el desarrollo y otros no, por qué unos producen más dinero y por
qué unos trabajan menos que otros.

La respuesta es que simplemente han aprendido a valorar y administrar el

tiempo para cumplir sus obligaciones y tener calidad de vida.

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Técnicas para administrar el tiempo

Hacer y usar listas:

La gran mayoría de métodos de administración de tiempo rondan en torno
a la creación y el uso de listas, la razón es simple, es imposible guardar toda
la información en la mente. Por ejemplo:
• Una agenda anual que contenga los pendientes diarios más
importantes.
• Detalle de cosas por hacer ordenado por mes, semana y día.
• Directorio de personas por llamar, organizada por orden alfabético.
• Planeación de reuniones y conferencias, con el contenido de ideas y
puntos a tratar, etc.
• Recortar las reuniones: Muchas reuniones no son realmente necesarias
y terminan siendo una pérdida considerable de tiempo, es buena
idea implementar una estrategia para minimizarlas en lo posible.

Las reuniones para medir o comentar los alcances de trabajo deben

hacerse una vez al mes, las reuniones semanales se tornan repetitivas, los
avances también se pueden llevar por escrito y reflejarse en un sistema de
acceso al equipo o área en general, así se evita perder horas de trabajo
productivo en charlas que no traerán fruto alguno.
• Bloquear el tiempo: Consiste en bloquear tiempo diario para sí mismo,
para realizar actividades que necesitan dedicación y para las cuales
a veces no queda tiempo. El objetivo de esto es tener algo de tiempo
sin asignar para usarlo en tareas importantes previniendo que otra
actividad ocupe ese tiempo en la lista de actividades.

• Aprovechar los tiempos muertos: Hoy en día con la tecnología tan

avanzada todo es posible, leer un libro, un seminario, videos de
información útil, desde una Tableta, una portátil, el Smartphone, etc.
Se puede aprovechar el tiempo muerto, en el aeropuerto, en el tráfico
y obtener información valiosa y provechosa para el crecimiento
personal y laboral.

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