MUNICIPIO DE SABANALARGA

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ALMACÉN

FACTOR DE CAUSAS (Factores internos y externos, agente TIPOLOGIA DE

OBJETIVO RIESGOS generador) DESCRIPCIÓN EFECTOS (Consecuencias)
RIESGO RIESGO
No planificar con tiempo la entrega de Que no se consolide el Plan de Riesgo de
requerimientos para la elaboración del Plan Adquisiciones solicitado por las Cumplimiento.
Analizar y consolidar las necesidades de Adquisiciones. dependencias dentro del tiempo Obstaculización para la contratación de Riesgo
Elaboración Plan de bienes y servicios a adquirir en la Que no se apruebe y publique oportunamente Desconocimiento del manejo de la plataforma establecido y que no se publique bienes y servicios. Operativo
Anual de vigencia para el funcionamiento y/o el Plan de Adquisiciones en la página web del del SECOP para su publicación. oportunamente en la página web de la Afectación en el buen funcionamiento
Adquisiciones cumplimiento de los objetivos y metas Muncipio y en el SECOP. No contar con los recursos presupuestales Alcaldía y SECOP. de las dependencias.
de la entidad necesarios para la adquisición de bienes Incumplimiento normativo.
requeridos.

Ante una pérdida de bienes de la

entidad, no se tiene un respaldo con
Inventario desatualizado en fisico y en el una aseguradora que responda por el Riesgo de
Los bienes de la Entidad no se encuentren sistema Que no se cuente con pólizas vigentes bien. Cumplimiento.
asegurados a través de pólizas. No contar con recursos en el presupuesto que aseguren los bienes de la entidad. Incumplimiento normativo y al reporte Riesgo
para la adquisición de pólizas. de aseguramiento y pólizas a la Gerencial.
Contraloría Departamental de
Casanare.
No disponibilidad de recursos presupuestales. Que Almacén no cuente con los stop Demora en los procesos. Riesgo
No incluir todos los bienes requeridos con mínimos para suministrar a las Usuarios instafisfecho Operativo.
antelación en el Plan de Adquisiciones. dependencias los elementos que Riesgo de
Inexistencia de elementos necesarios para el Demoras en la contratación de bienes. requieran para su normal imagen o
funcionamiento de la entidad funcionamiento reputacional

No contar con un inventario actualizado por Inexistencia de elementos en el Denuncia por pérdida de elementos. Riesgo
responsable. momento de realizar el inventario por Detrimento patrimonial. Financiero.
No tener un control en los préstamos de responsable, o hurto de un bien del Procesos disciplinarios a responsables. Riesgo de
elementos. Municipio Cumplimiento.
Asegurar, administrar y garantizar el Pérdida de elementos Salida de bienes de las instalaciones de la Riesgo de
buen funcionamiento de los bienes de entidad sin registro y control. Corrupcíon.
la Administración Municipal, y los que Riesgos
Manejo de tenga a cargo por control, por uso, o operativos.
Inventario para la entrega a la comunidad como Desconocimiento del manejo del módulo de Manejo inapropiado del módulo de Inventario desactualizado, retrazo en el Riesgo
inversión social, para una adecuada almacén en el software. inventarios del software, o fallas en el procedimiento, diferencias entre el Tecnológico.
prestación de servicios y cumplimiento No usar los conceptos correctos en el módulo funcionamiento del software, inventario físico y el inventario del Riesgo
normativo. Errores, fallas o deficiencias, en el ingreso, de almacén para cada una de las deficiencias en la parametrización o sistema. Operativo.
suministro y baja de bienes. transacciones. utilización inadecuada de los conceptos Saldos incorrectos de almacén. Riesgo
Escasos soportes para la identificación, que se manejan en los inventarios. financiero.
clasificación y registro de las novedades de
inventarios.
El inventario no se encuentre Que no haya una información verídica Riesgo
actualizado dentro de software de la existencia real de los bienes del Operativo.
Municipio. Riesgo
tecnológico.
Inventario desactualizado en el sistema
Riesgo
financiero.

uso indebido de códigos o parametrización Diferencias de valores en saldos Estados financieros no razonables en
inadecuada en el software de almacén. contables frente a los saldos de las partidas relacionadas con
Interpretaciones o criterios que difieren del almacén de los conceptos relacionados inventarios. Riesgo
concepto contable apropiado para el hecho con inventarios. Reportar informes que no Financiero.
Saldos inconsistentes con contabilidad.
económico. corresponden a la realidad. Riesgo
Hechos económicos no registradores Operativo.
dentro del periodo que sucedió.

Que los activos de la entidad y los Riesgo

recibidos para entregar a la comunidad Interrupción de las operaciones de la Operativo.
no se encuentren en óptimas entidad.
condiciones y características definidas Incumplimiento en las metas y
Mantenimiento de Garantizar condiciones adecuadas de No verificar correctamente cuando se recibe
Activos en condiciones no aptas para su uso, en el contrato, o adecuadas para objetivos institucionales.
equipos e los bienes, para la operación y el bien.
Deterioro y daño de los bienes. atender las necesidades o para su uso, Reclamaciones o quejas de los
instalaciones prestación del servicio. Descripción técnica inapropiada en el estudio como que se deterioren por factores de usuarios.
previo. cambio tecnológico o valor de mercado. Denuncias ante los entes de control.
Por mal uso del bien. Detrimento patrimonial.
Por desgaste.

VERSIÓN 8 28/11/2018
 Código: F-CI-033
ALCALDÍA DE SABANALARGA CASANARE Versión: 10
MAPA DE RIESGOS PROCESOS ALMACÉN Fecha de Aprobación: 10/ 2020
Responsable: Secretaria General y de Gobierno

RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL OPCIÓN

PROCESO RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE CONTROLES EXISTENTES PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE DE ACCIONES RESPONSABLES TIEMPO
C V C V RIESGO C V C V RIESGO MANEJO

Tener aprobado el plan de

adquisiciones antes del 31 de enero y
Procedimiento PR-AL-002 Plan de publicarlo en página web.
Que no se apruebe y publique Anualmente,
Adquisiciones. Realizar los ajustes necesarios al Plan Jefes de
oportunamente el Plan de Zona de Zona de Evitar el previo al 31 de
Posible 3 Menor 3 Tener presupuesto liquidado para la Improbable 2 Menor 2 de Adquisiciones y publicar sus Dependencias.
Adquisiciones en la página web Riesgo Alta Riesgo Baja Riesgo enero de cada
elaboración del Plan de actualizaciones. Secretaria General
del Municipio y en el SECOP. vigencia.
Adquisiciones. Tener asignados usuarios del SECOP y
que estén capacitados en el uso de la
plataforma.

Registrar y controlar las vigencias de Asignar recursos en el presupuesto

El proceso
las pólizas y SOAT, a través del para la adquisición de pólizas y SOAT.
Los bienes de la Entidad no se Zona de Secretaría General, contractual debe
Zona de formato F-AL-019. Reducir el Realizar proceso contractual
encuentren asegurados a través Rara vez 1 Mayor 4 Rara vez 1 Menor 3 Riesgo Almacenista / inciarse una ves
Riesgo Alta Procedimiento Administración
y Riesgo oportunamente para mantener
de pólizas. Moderada Contratación. de hayan vencido
manejo de bienes, Numeral 6.1. asegurados los bienes y SOAT
las polizas
Pólizas y Seguros. vigentes.

Realizar la contratación de de bienes

oportunamente.
Verificar el estado de los bienes.
Inexistencia de elementos Zona de Zona de Periódicamente de
Mantener stop de inventarios de Evitar el Realizar el ingreso al sistema en el item Secretaria General
necesarios para el Improbable 2 Moderado 3 Riesgo Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo acuerdo a las
elementos mínimos en almacén. Riesgo de cantidades por las unidades en que Almacenista
funcionamiento de la entidad Moderada Moderada necesidades.
se distribuye a las áreas.
Realizar baja en el sistema en el
momento de la entrega.

Elaborar circular solicitando la rendición

Realizar inventario anual por individual anual del Inventario de
funcionarios responsables. Bienes Muebles por Responsable.
Verificar procedimiento Registrar la salida del elementos en el
Administración de bienes, Numeral acta de préstamo o comodato y hacerlo
Secretario General /
Zona de 10- Inventarios. Zona de firmar por la persona responsable, si es
Evitar el Almacenista /
Pérdida de elementos. Improbable 2 Moderado 3 Riesgo Verificar los activos en fisico y en el Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo el caso se elabora Acta de entrega. Anualmente
Riesgo Responsable del
Moderada sistema por parte del almacenista. Moderada Firmar paz y salvo cuando se presente
Bien.
Solicitar paz y salvo cuando exista retiro de funcionarios.
retiro de funcionarios. Presentar denuncia por pérdida de
Llevar el registro de préstamo, elementos y aplicar el procedimiento
traslado de elementos. establecido

Proceso
Gestión de
Recursos Verificar los conceptos y la
Físicos parametrización en el programa
contable
Implementación Manual Módulo
Solicitar asistencia y asesoría del
Almacén del Software. Cuando se
Errores, fallas o deficiencias, en Zona de Zona de sofware, módulo almacén.
Conciliacion de almacén con Reducir el Almacenista, requiera realizar el
el ingreso, suministro y baja de Improbable 2 Moderado 3 Riesgo Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo Revisar y verificar los soportes para
contabilidad, ver Manual de Riesgo Usuario. ingreso o entrada
bienes. Moderada Moderada realizar el ingreso a almacen, de
administración de bienes, numeral. a almacen
acuerdo al Manual de procedimineto de
10.3. conciliación contable.
Recursos Fisicos Numeral 9.1
Ajustar y Socializar procedimiento de
Ingreso de bienes.

Verificar mensualmente que se hayan

realizado en el sistema todos los
movimientos de almacén (entradas,
Implementación Manual salidas, traslados, bajas, mayor valor
Zona de Administración de Bienes. Zona de del bien) frente a los soportes. Periódicamente de
Desactualizacion del inventario Evitar el Secretaria General
Improbable 2 Moderado 3 Riesgo Registrar las novedades del bien en Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo Realizar Reuniones con el comité de acuerdo a las
fisico y en sistema Riesgo Almacenista
Moderada cuanto a mediciones posteriores, Moderada Sostenibilidad Contable para tratar necesidades.
mayor valor del bien o deterioro. temas de almacen
Elaborar circular solicitando la rendición
individual anual del Inventario de
Bienes Muebles por Responsable.

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 RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL OPCIÓN
PROCESO RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE CONTROLES EXISTENTES PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DE DE ACCIONES RESPONSABLES TIEMPO
C V C V RIESGO C V C V RIESGO MANEJO

Se investiga la diferencia y se realiza el

Zona de ajuste contable.
Saldos inconsistentes con Zona de Conciliación mensual de saldos de Evitar el Almacenista y
Probable 4 Moderado 3 Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo Informar las variaciones significativas Mensual
contabilidad Riesgo Alta almacén y contabilidad. Riesgo Contador.
Moderada para revelar en Estados Financieros.

Registrar mantenimientos en la hoja de

vida del bien.
Mantenimientos preventivos y Hacer uso de la póliza de calidad y
correctivos. garantía del servicio. Anual / cuando se
Activos en condiciones no aptas Zona de Zona de
Recibo del bien o servicio a Evitar el Informar a comité de Administración de Secretaria General requieran
para su uso (deterioro, Posible 3 Mayor 4 Riesgo Rara vez 1 Moderado 3 Riesgo
satisfacción del supervisor. Riesgo bienes para la toma de decisiones. mantenimientos
obsolencia y daño de los bienes) Moderada Moderada
Entrega oportuna o instalación del Registrar contablemente el deterioro correctivos.
bien, para el uso. con el soporte técnico.

Proceso
Gestión de
Recursos
Físicos

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