CAPACITACIÓN MENSUAL

II DE NOVIEMBRE

DILIGENCIAMIENTO DNP
NUEVAS
La Versión 2, de los nuevos formatos de DNP en Blanco, ya fueron
socializados por lo cual, a partir del jueves 28 de octubre, no podrá
existir ningún formato de DNP en blanco versión anterior, esta
información fue socializada por correo y difusión.
¿COMO IDENTIFICAR CUÁL ES EL FORMATO DE DNP QUE
DEBEMOS UTILIZAR?
Para ello debemos validar SIEMPRE EL RESUELVE DEL ACTO ADMINISTRATIVO,
podemos encontrar diferentes tipos de Actos Administrativos, algunos de estos
son:

✓ Actos de Valoración inicial

✓ Actos de AH
✓ Actos de reconocimiento o no de la Indemnización Administrativa
✓ Actos de Cobro coactivos
✓ Actos de Reprogramación
✓ Actos que resuelven Recursos de Reposición, Apelación, Revocatorias
Directas, Queja etc.
✓ Actos Aclaratorios
EJEMPLOS DE RESUELVE

DNP
PROCEDE

DNP NO
PROCEDE
EJEMPLOS DE RESUELVE

DNP
PROCEDE

DNP NO
PROCEDE
 Es importante identificar de acuerdo con el Acto Administrativo, a quien se puede
realizar la notificación y seguir las instrucciones conforme a los lineamientos.

MISIONAL TIPO DE ACTO A QUIEN SE NOTIFICA

Dirección de Registro y Gestión de la Cualquier persona relacionada en el
Información Todos Acto
Administrativo
Cualquier persona relacionada en el
Dirección de Gestión Social y Humanitaria Todos Acto Administrativo
Coactivos A todos los relacionados en el acto
Reprogramación A todos los relacionados en el acto
Dirección de Reparación Ruta prioritaria Solo a quien se le reconoce el pago
Cualquier persona relacionada en el
Demás actos Acto Administrativo

Depende de la misional y del tipo de

Oficina Asesora Jurídica Todos acto al cual se le resuelva el recurso o
revocatoria

En los casos que requieren notificar a todas las personas relacionadas en la actuación
administrativa, es necesario que verifique las fuentes de información y en el evento
de encontrar una DNP, validar si la misma corresponde o no a la persona que se está
atendiendo. Si la DNP no corresponde a la misma persona de la atención, se debe
proceder con la notificación.
¿CÓMO IDENTIFICAR LA FECHA DE LA RESOLUCIÓN Y EL ÁREA
MISIONAL QUE EMTIÓ EL ACTO ADMINISTRATIVO?

MARQUE
ÁREA QUE EMITIÓ LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA
CON X

Dirección de Gestión Social y Humanitaria

Oficina Asesora Jurídica

Dirección de Registro y Gestión de la Información

Dirección de Reparación

Grupo de Gestión Administrativa y Documental

Otra

Marque una X en el campo amarillo frente a la área misional que emitió el Acto
Administrativo que se está notificando, para validar el área misional puede validar
directamente en el AA.
NOTA: “Recuerde que cualquier error que se detecte en el diligenciamiento o cargue de las DNP, da lugar
a los procedimientos establecidos en la escala sancionatoria”
FECHA DE LA RESOLUCIÓN Y EL ÁREA MISIONAL

DIRECCIÓN DE REPARACIÓN:

Fecha de la Resolución

OFICINA ASESORA JURÍDICA

Fecha de la Resolución

DIRECCIÓN DE REGISTRO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Fecha de la Resolución
DIRECCIÓN DE GESTIÓN SOCIAL Y HUMANITARIA

Vamos a realizar
el ejercicio de
Notificación

Fecha de la Resolución
DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN ACTO ADMINISTRATIVO DE AH
¿CÓMO IDENTIFICAR LOS OFICIOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA MISIONAL DE REGISTRO?

Para el caso de los Oficios de

Fecha de la Resolución Número de la
Registro, el número de la
Resolución Resolución es el Número de
Radicado ORFEO y la fecha de
la Resolución se debe tomar
del mismo Oficio en la parte
superior izquierda como lo
muestra la imagen.

Observaciones: se NOTIFICA
Oficio de Registro
DIRECTOR TÉCNICO
que emite el Oficio
DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN OFICIO REGISTRO
 Diligencie todos los campos requeridos, recuerde que la falta de información
puede invalidar una prueba de notificación.
Las nuevas DNP en blanco se diligenciarán con los datos de la persona que se está
notificando ya sea el titular o un tercero.

TERCERO

Indique los datos del ciudadano que

esta notificando Indique los datos del orientador

Artículo: para este

espacio se debe
tener en cuenta es
el artículo del acto
administrativo y
no el de la norma
TRÁMITE VÍCTIMA/SOLICITANTE EN SGV

Si la Notificacion se realiza a un
Tercero, en el paso 2 de SGV se
debe diligenciar:

FORMULARIO VÍCTIMA: datos

del Titular del AA

FORMULARIO SOLICITANTE:
datos de la persona a la que se le
está notificando el AA
 Cargue la DNP en los aplicativos correspondientes (imagen legible).

DNP de Actos Administrativos de DNP de Actos Administrativos

REGISTRO y ATENCIÓN de REPARACIÓN
HUMANITARIA y Oficios de Registro ADMINISTRATIVA

SGV SGV
SGV
GSC ENTREGA ACTO GSC ENTREGA ACTO
MODULO DE
ADMINISTRATIVO (DGSH- ADMINISTRATIVO
NOTIFICACIONES
REPARACION-REGISTRO-OAJ) (DGSH-REPARACION-
REGISTRO-OAJ)

Observaciones: Notificación de AA de Cuando el AA no se evidencie en el

módulo de Notificaciones se debe
AH/REGISTRO/REPARACIÓN/RECURSO etc. dejar la OBSERVACION en el
RESOLUCIÓN XXXX cargue del paso 3
 RECOMENDACIONES GENERALES PARA LOS CAMPOS DE LA DNP,
NÚMERO DE FOLIOS Y ARTÍCULO QUE INDICA QUE PROCEDEN LOS
RECURSOS

➢ En la casilla numero de folios, solo es

valida la cantidad de hojas que contiene
el acto administrativo y se entrega al
ciudadano, en caso que incluya una DNP El artículo del resuelve que indica que
esta no se cuenta en el número de folios. proceden los recursos debe ir escrito
en letras y de manera clara y legible.
➢ Diligenciar de manera clara los números,
debido que algunos son difícil de
identificar y muy confusos

➢ En la firma del notificador, se debe

diligenciar el nombre completo y el
cargo. Y en el caso de firma del
ciudadano, se deben diligenciar nombre
completo y numero de cédula
 ERRORES FRECUENTES EN TRÁMITE U
SUBSANACIÓN DE LAS DNP
El corrector utilizado para subsanar las DNP devueltas, se debe utilizar con estética,
dejarlo secar, no hacer grumos y escribir encima de manera clara y legible sin manchar.
 COMO DILIGENCIAR UNA DNP CUANDO LA VÍCTIMA SE
NIEGA A FIRMAR Y POR LO TANTO NO SE ENTREGA EL AA
 Si la atención es telefónica se debe
hacer la misma búsqueda y si existen
AA pendientes por notificar se debe
remitir por la tipificación ya
establecida en el Chequéalo No. 107
“Campaña Notificaciones”
tipificaciones de notificaciones

CARGUE DNP
Esta tipificación se utiliza única
y exclusivamente para el
cargue de las DNP de PROCEDE
y NO PROCEDE, de
notificaciones de AA, Recursos
y Oficios de registro
si el soporte de la DNP se carga
por otra tipología No Se Contará
como una notificación efectiva
Inconsistencia se utiliza para
relacionar el Rad. Orfeo de los casos
con errores de cargue, errores en el
diligenciamiento de la DNP o casos
en los que no se evidencie la
imagen de la notificación.

Entrega COPIA se utiliza

únicamente para cargar
FORMATO DE ENTREGA DE
DOC cuando se entrega una
copia de AA porque se
evidencia que el mismo ya
fue notificado y ya tiene
cargada la notificación en
Orfeo.
Nuevo:

De manera temporal se
establece la siguiente ruta
cuando los Actos
Administrativos presenten las
siguientes incidencias:

➢ Con error 404

➢ Imagen en blanco
➢ Actuación Administrativa
trocada

Estos casos deberá remitirlos al siguiente correo:

NotificacionesRUPD@unidadvictimas.gov.co
¿CÓMO IDENTIFICAR LOS OFICIOS ADMINISTRATIVOS
DEL ÁREA MISIONAL DE REPARACIONES?

Para el caso de los Oficios de

Fecha de la Resolución Registro, el número de la
Resolución es el Número de
Radicado ORFEO y la fecha de
la Resolución se debe tomar
del mismo Oficio en la parte
superior izquierda como lo
muestra la imagen.

Observaciones: se adjunta DNP

de entrega de Oficio de Registro

DIRECTOR TÉCNICO De ORFEO, solo se tomará

que emite el Oficio el NUMERO DE RADICADO
Número de la
ya que la fecha se debe
Resolución y número de tomar DEL OFICIO
radicado Orfeo del formato
Observaciones: se ENTREGA
Oficio de Reparaciones
FORMATO DE ENTREGA
 OFICIOS DE REPARACIONES
DOC PENDIENTES Y MÉTODO TÉCNICO

ATENCIÓN
PRESENCIAL
RESPUESTAS A DERECHOS DE PETICIÓN
EN GENERAL, EMITIDOS DIRECTAMENTE
POR EL AREA DE REPARACIONES
 SE ENTREGAN CON FORMATO DE ENTREGA
Tomando la fecha del oficio y el radicado de Orfeo.

ATENCIÓN PRESENCIAL

Se carga el formato
de entrega en la
siguiente tipificación

Observaciones: se entrega
Oficio de Reparaciones
ATENCIÓN EN CASA

Siempre y cuando, la Se carga el OFICO DE

víctima cuente con correo, DOCUMENTOS PENDIENTES O
se adjunta el oficio
correspondiente MÉTODO TÉCNICO

❖ Oficio de Documentos
pendientes u
❖ Oficio de método técnico

a la tipificación indicada y
se remite al área para que
se lo envíen al correo a la
víctima
Observación: indicar el tipo de
OFICIO que se adjunta/ el # radicado
Orfeo y relacionar el correo de la
víctima
Objetivo
Principal
Interiorizar los aspectos más relevantes
que impactan el servicio, centrándonos
en la Actitud, Empatía, Escucha activa,
Resolutividad y Calidez, que permitan
conocer y entender la verdadera
necesidad de nuestros
Ciudadanos/Beneficiarios.
Una pequeña reflexión

Colorea la mitad de los caramelos

Una pequeña reflexión
 Metodol
ogía

CONECTAR COMPRENDER AFIANZAR

Identificar las Entender el impacto que Apropiar la
habilidades y tiene el poner en práctica capacidad de
conocimientos, que habilidades, construir relaciones
generen cercanía con conocimientos y con los ciudadanos,
nuestros ciudadanos, competencias en las entender el rol y la
valorando los actividades diarias, como importancia de
momentos de verdad. el mejor camino para generar ambientes
cumplir los objetivos. de confianza y
calidez.
 Tienes
SUPERPODER
EMPATÍA
ES? CALIDEZ

RESOLUTIVIDAD
ACTITUD

https://www.youtube.com/watch?v=esSJzN4S5e4
 Ruta del servicio Rapport
PACIENCIA
Escuchando

Receptivo Sonriendo
INICIO CIERRE
Silencioso

Argumentando
Preguntando
Confianza

Liderando Conectando Solucionando

 Primer
SUPERPODER
EMPATÍA
✓ Es parte inherente al ser humano, cuando entiende sus propias NECESIDADES
✓ Hace parte de las habilidades COMUNICATIVAS
✓ Fortalece la Escucha ACTIVA
✓ Se convierte en una COMPETENCIA ciudadana cuando se presta un servicio
✓ Es un elemento fundamental de la INTELIGENCIA EMOCIONAL
✓ Eres EMPÁTICO cuando te pones en el lugar del OTRO.

✓ Traducir lo que el quiere COMUNICAR

✓ Escuchar ACTIVAMENTE el motivo de su consulta
✓ Poner en práctica nuestras HABILIDADES y COMPETENCIAS en este
momento de verdad
✓ Uso mi INTELIGENCIA EMOCIONAL cuando me apropio de sus
sentimiento y emociones
✓ Lo impactas con tu SUPERPODER cuando entiendes su necesidad y das
una

solución REAL
 Invitación Porqué es
importante amar lo que hacemos?

✓ Noto la diferencia entre ✓ Reconozco los BENEFICIOS

QUERER hacerlo y TENER que el trabajo me da en
que hacerlo. términos personales.

✓ Minimizo la sensación de
✓ Siempre hago “lo mejor
CONFORMISMO.
posible”.

✓ Aumenta mi sentido ✓ Genera una sensación de

de PERTENENCIA. GRATITUD y FELICIDAD.
A continuación procedemos con la siguiente Actividad

https://forms.office.com/r/fbhm7f18nB

Se compartirán una imágenes, a

partir de las cuales deberán
responder 8 preguntas