11.capacitación I Julio Herramienta ArchiDHu

Herramienta ArchiDhu-GSC
Capacitación Mensual
I Julio 2022
ArchiDHu Sistema De Gestión De Documentos Electrónicos De Archivo SGDEA

Actualización de visor de notificaciones
Porcentajes de Capacitación
30% 30% 20% 20%
Asistencia Participación Evaluación Encuesta

conceptual Formador
Registre sus datos por Garantice el audio o el
medio del chat: Nombres, # chat para realizar sus Una vez finalizada la Realice la encuesta en aula
documento palabra inicio o preguntas o responder al capacitación, realice la virtual del formador que
final formador evaluación que esta en brindó la capacitación
el aula virtual
¡Nuevo Sistema de Gestión Documental ArchiDHu!

Este sistema será utilizado por todos los funcionarios, contratistas y colaboradores de la entidad que generen
documentos.
Para el ingreso debe colocar

ontenido
Usuario: documento de identidad
Contraseña es: 123
Clic aquí Para ir a la URL

Cambio de Contraseña
Una vez realice el ingreso cambie la contraseña

como se muestra a continuación:
Nota: En caso de presentarse alguna incidencia al reportar a soporte.orientadores@os-

uariv.com Chequéalo N°01-Reporte a Soporte de las Incidencias de Aplicativos 17012020 H.pdf
Sistema De Gestión De Documentos

Electrónicos De Archivo SGDEA
Es un sistema de información o un conjunto, que ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión de
documentos electrónicos de archivo, en otras palabras, permite la "planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Inicio
El módulo de Inicio facilita el acceso rápido a la información de los distintos módulos, además de facilitar el
manejo de la cuenta de usuario y hacer una revisión de las tareas pendientes. Entre las cuales se encuentran las
siguientes: Administrar, Comunicaciones, Archivos, Documentación Técnica y Mensajería y CAD.
Contenido
Funciones
Una vez esté en el aplicativo,

tendrá esta visualización y las
siguientes funciones habilitadas:
Contenido
1.Administrar
El módulo de Administrar registran las siguientes opciones:
Contenido
1.1 Búsqueda avanzada
Permite realizar la búsqueda de documentos en los módulos de archivo y comunicaciones en el sistema
ArchiDHu a través de:
Contenido
1.2.Password
❑ Se diligencia la contraseña emitida por la

Se deben entidad certificadora.
autenticar ❑ Se diligencia la nueva contraseña.
con el usuario
❑ Se diligencia la confirmación de nueva
y contraseña
contraseña.
de dominio.
1.3. Redireccionar
Contenido
✓ Permite Redireccionar la correspondencia interna y recibida a otro usuario durante un periodo de tiempo
determinado, el sistema enviará una copia al usuario a quien está redireccionado y dejará otra copia en la
cuenta original.
2. Comunicaciones
El módulo de Comunicaciones permite administrar y consultar todas aquellas comunicaciones que tienen un
CARACTER CORPORATIVO, las cuales se generan y envían entre las diferentes áreas de la Unidad. Se divide en:
Comunicaciones Internas (memorandos o comunicaciones internas en la entidad), Externas recibidas (Derechos de
petición, solicitudes, quejas, reclamos o requerimientos recibidos) y Externas enviadas. (Respuestas emitidas por la
entidad).
Contenido
2.1. Comunicaciones Internas
El módulo de Comunicaciones Internas permite administrar y consultar todas aquellas comunicaciones que tienen un
CARACTER CORPORATIVO, (memorandos o comunicaciones internas en la entidad), las cuales se generan y envían
entre las diferentes áreas de la Unidad.
Contenido
2.2 Comunicaciones Externas Recibidas
El módulo de Comunicaciones Externas Recibidas facilita la administración y consulta de las diferentes

comunicaciones (Derechos de petición, solicitudes, quejas, reclamos o requerimientos recibidos) que se
reciben de las personas naturales y Jurídicas ajenas a la organización a las cuales se les debe hacer un
determinado proceso interno.
2.3. Comunicaciones Extenas Enviadas
El módulo de Comunicaciones Externas Enviadas facilita la administración Contenidoy consulta de las

comunicaciones generadas en la organización (Respuestas emitidas por la entidad). y cuyo destino es
una persona natural o jurídica externa a la organización con quien se tiene un determinado vínculo en el
desarrollo de las actividades empresariales.
3.Archivos
El módulo de Archivo permite la administración de la información que se genera diariamente en los puestos de trabajo y que se
encuentra contenida en carpetas de gestión de cada uno de los empleados de la organización.
3.1 Archivos de gestión
El módulo de Archivo de Gestión permite la

administración de la información que se genera
diariamente en los puestos de trabajo y que se encuentra
contenida en carpetas de gestión de cada uno de los
empleados de la organización.
3.2 Archivos Central
El módulo de Archivo Central permite la administración de

los archivos de la organización los cuales se encuentran en
período de retención y consulta activos en la organización y
que constituyen soporte legal, comercial, técnico,
económico y demás procesos realizados por la
organización.
3.3 Archivos histórico
El módulo de Archivo Histórico permite la administración de los archivos de la organización que

terminaron su período de retención, pero que tienen algún valor histórico y por lo tanto se deben
almacenar y custodiar por un tiempo prudencial.
3.4. Préstamos archivos
El módulo de Archivo de
préstamos facilita la
administración y seguimiento
de los préstamos de archivos
en central, histórico o de
clientes que se generan al
interior de la organización.
4.Documentación Técnica
En este módulo se encuentra la opción de Planos, Biblioteca y Préstamos que en su conjunto otorga el
soporte que refleja toda la información visual, gráfica tomada de los datos de campo y traducida a imágenes
representativas de estructuras y ver todos los documentos
5.Mensajeria y CAD
Facilita la organización y administración de los distintos formatos, plantillas, procesos y
procedimientos establecidos por las diferentes áreas y sedes de la organización.
Herramienta
HerramientaArchiDhu-GSC
ArchiDhu-GSC
TEMPORALIDAD
Los casos gestionados hasta el 21 de junio del 2022 se encontraran cargados para consulta en el aplicativo
ORFEO
Del 22 de junio del 2022 hacia adelante se encontraran cargados en ArchiDHu

Herramienta
ArchiDhu-GSC
RECOMENDACIONES
Nota: La opción de enviar a papelera NO se debe utilizar.

Herramienta
ArchiDhu-GSC
EJERCICIOS DE CONSULTA
ARCHIDHU | PGD SAS (unidadvictimas.gov.co)
Radicado: 2022-0003683-1
Nuevos desarrollos en el Visor de
Notificaciones.
Nuevos desarrollos en el Visor de Notificaciones
Con el fin de mejorar las inconsistencias en el diligenciamiento de las DNP (Diligencia de

Notificación personal) se implementó un nuevo desarrollo por medio de la automatización de la
DNP en la herramienta Visor para facilitar el proceso. A partir del 30 junio 2022.
Notificaciones.
Cuando ingrese a la página del visor
https://videochat.outsourcing.com.co:516/Aplication/Pages/Public/Index.aspx?LogOut=True se debe realizar la consulta
por el número de documento, identificando en la columna Nombre _ declarante que si corresponde al ciudadano que está
notificando.
Notificaciones.
Valide que el número de la resolución y radicado de Orfeo, corresponde al documento cargado en el visor para ser
notificado.
Una vez valide que la información es correcta, podrá dar clic en el botón ubicado en la columna
DNP para generarla.
Notificaciones.
Una vez ingrese a generar la DNP, el

aplicativo lanzará una advertencia
informativa en caso de que la DNP ya haya
sido descargada con anterioridad, esto
recordará al orientador validar si la persona
ya ha sido notificada y sigue apareciendo el
documento pendiente en el visor.
Notificaciones.
Tendrá que diligenciar los datos del formulario,
según la resolución, recurso u oficio descargado de
SGV para poder generar la DNP al finalizar.
1. Quien va dirigido: Puede ser el Titular del Acto
Administrativo – Miembro del Núcleo familiar ó
Representante / Autorizado.
2. Formato DNP: Validando el resuelve o
lineamientos establecidos determinar qué tipo
de DNP aplica, si es Procede o No Procede.
3. Folios: La cantidad de hojas que contiene la
resolución.
4. Departamento y Municipio: La ubicación donde
el orientador esta notificando.
5. Número Artículo: Este campo solo se habilita
cuando la DNP es Procede.
Notificaciones.
A Quien va dirigido:
• Titular del Acto Administrativo: A quien va
dirigido el Acto Administrativo, nombre que
también aparece en la búsqueda del visor.
• Miembro del Núcleo familiar ó

Representante / Autorizado: Para estos
casos, el formulario habilitará los campos
de Nombre Persona a Notificar y
Documento Persona a Notificar para ser
diligenciados de forma manual.
Notificaciones.
Formato DNP: Validando el resuelve o lineamientos Número Artículo: Este campo solo se habilita
establecidos determinar que tipo de DNP aplica, si cuando la DNP es Procede.
es Procede o No Procede.
Notificaciones.
Departamento y Municipio: La ubicación donde el Folios: La cantidad de hojas que

orientador esta notificando. contiene la resolución u oficio.
Notificaciones.
Una vez diligencie en su totalidad el formulario, se
habilitará el botón de Generar DNP.
Notificaciones.
Una vez descargue el documento, la DNP vendrá ya

diligenciada totalmente bajo los parámetros
establecidos, lista para la firma del ciudadano y del
orientador que notifica.
De esta manera se evitarán los errores más

comunes que se vienen presentando en el
diligenciamiento de las DNPs.
Contamos con tu compromiso para el ingreso de la

información correctamente.
Nuevos desarrollos en el Visor de Notificaciones.
https://videochat.outsourcing.com.co:516/Aplication/Pages/Pu
blic/Index.aspx?LogOut=True
Encuesta de Satisfacción
¡Gracias!

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Una vez esté en el aplicativo,

❑ Se diligencia la contraseña emitida por la

El módulo de Comunicaciones Externas Recibidas facilita la administración y consulta de las diferentes

El módulo de Comunicaciones Externas Enviadas facilita la administración Contenidoy consulta de las

3.1 Archivos de gestión

El módulo de Archivo de Gestión permite la

3.2 Archivos Central

El módulo de Archivo Central permite la administración de

3.3 Archivos histórico

El módulo de Archivo Histórico permite la administración de los archivos de la organización que

Del 22 de junio del 2022 hacia adelante se encontraran cargados en ArchiDHu

Nota: La opción de enviar a papelera NO se debe utilizar.

ARCHIDHU | PGD SAS (unidadvictimas.gov.co)

Nuevos desarrollos en el Visor de Notificaciones

Con el fin de mejorar las inconsistencias en el diligenciamiento de las DNP (Diligencia de

Una vez ingrese a generar la DNP, el

• Miembro del Núcleo familiar ó

Departamento y Municipio: La ubicación donde el Folios: La cantidad de hojas que

Una vez descargue el documento, la DNP vendrá ya

De esta manera se evitarán los errores más

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