Automatización Robótica de Procesos (RPA) en los servicios de BPO

RSM México – Septiembre 2020

RPA – Introducción

¿Qué es la RPA ?
 Nueva forma de automatización de procesos.
 Software que simula la interacción humana con sistemas del negocio, web
y aplicaciones externas.
 Tecnología no invasiva que puede ser implementada sobre sistemas
actuales, minimizando la disrupción en el negocio.
 Caracterizada por ciclos ágiles de implementación.
 Más rápido, preciso y barato que un humano.
 ROI potencial entre el 30% y 200% en el primer año de implementación.
RPA – Introducción
¿Dónde puedo utilizarlo?
 Procesos repetibles y basados en
reglas de negocio.
 Procesos que contienen un
requerimiento de volumen medio a
alto de procesamiento.
 Procesos que tienen una interacción
con datos de manera intensiva.
¿Cuáles son sus beneficios?
 Reducción de errores, tiempo y costos
operativos.
 Fuerza laboral virtual 24x7x365.
 Economías de escala.
 Flexibilidad.
 Seguridad.
RPA – Funcionalidades

¿Qué acciones puede ejecutar un robot?

Inicio de sesión en aplicaciones Entrar a aplicaciones o sitio web

Seguir reglas y decisiones Escribir y leer bases de datos

Extraer información de documentos Abrir email y adjuntos

Llenar formularios Copiar y pegar

Realizar cálculos Mover archivos o carpeta

Conexión con API´s

RPA – Funcionalidades complementarias

HyperAutomation
OCR - Optical Character Recognition

ICR - Intelligent Character Recognition

IPD - Intelligent Process Discovery

IDP - Intelligent Document Processing

AI - Artificial Intelligence

​ML - Machine Learning

Advanced Analytics and Insights

Chatbot / Virtual Assistants  

RPA – Áreas de oportunidad para RSM

BPO
 Captura de registros contables
 Conciliación bancaria
 Conciliación de cuentas
 Cuentas por pagar
 Cálculo de nómina

Auditoría
 Pruebas sustantivas
 Procedimientos analíticos
 Extracción de información
 Validación de información
RPA – Diagnóstico de alto nivel
Los principales resultados de la encuesta aplicada a 17 personas de la línea
de negocio de BPO de 12 oficinas de la Firma son los siguientes:

PRINCIPALES PROCESOS DE BPO:

1. CONTABILIDAD
2. IMPUESTOS
3. DEVOLUCIONES Y COMPENSACIONES
4. DECLARACIÓN ANUAL
5. NÓMINA

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y NIVEL DE AUTOMATIZACIÓN

PROCEDIMIENTOS
ALTO – 0 OFICINAS
TOTAL – 2 OFICINAS NORMAL – 10 OFICINAS
PARCIAL – 8 OFICINAS BAJO – 0 OFICINAS
SIN DOCUMENTAR – 2 OFICINAS MUY BAJO – 2 OFICINAS
RPA – Diagnóstico de alto nivel

SISTEMAS EN LOS QUE SE UTILIZAN PARA LOS OFICINAS QUE UTILIZAN HERRAMIENTAS PARA
SERVICIOS DE BPO: AUTOMATIZAR ACTIVIDADES
CONTPAQ – 12 OFICINAS 5 OFICINAS
COI – 2 OFICINAS
SAP B1 – 1 OFICINA
CONTMAN – 1 OFICINA
HERRAMIENTAS PARA AUTOMATIZAR LAS
ACTIVIDADES

MACROS EN EXCEL, INDEX,

eCOMPROBANTE, SIAFI
RPA – Diagnóstico de alto nivel

PROCEDIMIENTOS CANDIDATOS PARA APLICAR TIEMPO PROMEDIO DE CAPTURA DE

RPA UN REGISTRO CONTABLE

1. CAPTURA DE REGISTROS CONTABLES 5 MINUTOS

2. CONCILIACIONES BANCARIAS
3. PREPARAR ESTADOS FINANCIEROS
4. CONCILIAR CFDI EN PORTAL SAT vs
REGISTRO CONTABLE*

*Algunas oficinas ya cuentan con herramientas

que automatizan esta actividad
Caso de Negocio
Oficina Mérida y Cancún
 RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida
Datos de registro del sistema eTiempos de agosto 2020

Solicitud y Obtención Cálculo de Generación de

Declaración Cálculo de
de Documentación Contabilización Impuestos y Estados
Anual * Nómina
Contable DIOT Financieros

1% 47% 23% 12% 0% 7%

Personal BPO Auxiliar Encargado Gerente Total Otras

actividades
Nro. de personas 10%
Costo promedio de horas BPO $

Servicios BPO Total

Nro. de clientes 70
Facturación promedio mensual  $
Nro. de pólizas registradas
promedio mensual
Margen de utilidad
RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida

Procedimiento de Contabilización

NÚMERO DE ACTIVIDADES TIPO DE ACTIVIDAD RESPONSABLES ACTIVIDADES

EN EL PROCEDIMIENTO MANUALES
Manual: 17
18 Semiautomática: 0 Encargado: 5 actividades
Automática: 1 Auxiliar: 12 actividades

ACTIVIDADES CANDIDATAS TIEMPO ACTUAL DEL TIEMPO ESTIMADO DEL

PARA RPA PROCEMIMIENTO PROCEDIMIENTO CON RPA

11 / 61% 15 MINUTOS 10 MINUTOS

RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida

Personas vs Robots

NÚMERO DE HORAS HOMBRE HORAS LABORABLES COSTO TOTAL DE

PERSONA (MENSUAL) LOS RECURSOS (MENSUAL)

8 1,448 $141,644 MN

NÚMERO DE ROBOTS COSTO TOTAL DE

HORAS LABORABLES
LOS RECURSOS (MENSUAL)
POR ROBOT (MENSUAL)

2 1,342 $51,064 MN
RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida

Personas vs Robots

NÚMERO DE RECURSOS HORAS LABORABLES COSTO TOTAL DE REG

PERSONA (MENSUAL) LOS RECURSOS (MENSUAL)

8 680 $141,644 MN

NÚMERO DE ROBOTS COSTO TOTAL DE

HORAS LABORABLES
LOS RECURSOS (MENSUAL)
POR ROBOT (MENSUAL)

1 600 $26,000 MN

32%
RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida

Retorno de Inversión

Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Total

Costo Total Anual de Empleado $1,699,722 $1,699,722 $1,699,722 $5,099,167

         
Costo Total Anual Robots $612,766 $612,766 $612,766 $1,838,298
Consultoría de Implementación $880,000     $880,000
Ahorro o Inversión Total $2,380,869
Ahorro Anual Acumulado $206,956 $1,293,913 $2,380,869
 
Payback 10 meses
RPA – Caso de Negocio de la Oficina Mérida

Retorno de Inversión

Concepto Año 1 Año 2 Año 3 Total

Costo Total Anual de Empleado $800,000 $800,000 $800,000 $2,400,000

         
Costo Total Anual Robots $315,000 $315,000 $315,000 $921,000
Consultoría de Implementación $880,000  $88,000   $88,000 $1,056,000
Ahorro o Inversión Total $2,380,869
Ahorro Anual Acumulado $206,956 $1,293,913 $2,380,869
 
Payback 10 meses
RPA – Equipo de trabajo

Roberto Ibarra Mauricio Lara Francisco Morales

Director de BPO – Lomas Director de Consultoría – Gerente de Consultoría – BUMA
Monterrey

Julián Morales Alejandro Olguín

Gerente de TI y Consultoría– Gerente de Innovación
Mérida y Cancún Tecnológica – ODE
Preguntas y respuestas
Gracias por su tiempo y

atención