07-Capacitación Julio-Módulo Fase III y IV

II CAPACITACIÓN
MENSUAL JULIO 2021

ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES
Dirección de Registro y Gestión de

la Información
Inclusión
de las Víctimas con
Discapacidad
ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES
Temas Fases III y IV en el

modulo de Novedades
VIVANTO y modelo
integrado:
1. Fase III- Enfoque Diferencial. 2.Fase IV- Fallecidos.

✓ Modificación de discapacidad Actualización de estado fallecido
✓ Modificación de pertenencia étnica.
✓ Modificación situación de salud
3. Modelo Integrado
1. ATENCIÓN
PRESENCIAL Y
TELEFÓNICA FASE III
FASE III ENFOQUE DIFERENCIAL
1. DISCAPACIDAD
1. DISCAPACIDAD
✓ Modificación de discapacidad
Criterios para
remitir por el o Aplica para todos los marcos
normativos.
módulo de
novedades o Cualquier integrante del hogar RUV
puede solicitar la actualización para
otro integrante que presente algún
tipo de discapacidad.
DISCAPADIDAD
Soportes: o Formato PDF

novedades.
que se descarga del módulo de
o Certificado expedido por la EPS o IPS en la que

permita establecer la relación del diagnóstico con la
discapacidad presentada, de acuerdo con los
requisitos establecidos:
▪ Resolución 0113 del 31 de enero del 2020.

▪ Circular 009 de 2017 para las certificaciones
emitidas antes del 30 de junio del 2020.
▪ Historia clínica, epicrisis, resumen de historia
clínica, constancia o concepto médico, siempre y
cuando cumpla con los criterios de la circular 009
de 2017 (no se tiene en cuenta la fecha de
expedición).
Observaciones Información complementaria

SOPORTE CERTIFICADOS DE DISCAPACIDAD.
Certificado expedido en el marco de la circular 009 de 2017, hasta el

30 junio de 2020, con recepción hasta el 31 de diciembre de 2021
Certificado expedido en el marco de la resolución 113 de 2020
Historia clínica, epicrisis, resumen de historia clínica,

constancia o concepto medico que cumpla con los 6
requisitos de la circular 009 de 2017, expedida antes o
después del 30 de junio de 2020
CERTIFICADOS DE DISCAPACIDAD.
Expedidas
antes del
Circular 009 de 2017 30 de Junio.
Los certificados de Discapacidad deben cumplir seis criterios obligatorios:
Estar impreso en papelería identificada con el logo institucional de la EPS o del prestador
de servicios de salud.
Enunciar claramente los datos de identificación de la víctima con discapacidad.
Determinar el o los diagnósticos clínicos, de acuerdo con el CIE-10.
Establecer la relación del diagnóstico o los diagnósticos con la discapacidad presentada

(física, mental, cognitiva, auditiva, visual y/o múltiple)
Contener la firma del profesional o de los profesionales responsables de la expedición del

documento.
Especificar la fecha de expedición
* Si presenta historia clínica, epicrisis o cualquier otro documento que cumpla

con los 6 requisitos mencionados anteriormente, será válido el soporte.
Ejemplos Circular 009 de 2017.
Desde el 1
Resolución 0113 de 2020 de Julio de
2020.
Los certificados de Discapacidad deben cumplir ocho criterios obligatorios:
Datos personales del solicitante.
Lugar y fecha de expedición de la certificación.
Categoría de la discapacidad.
Nivel de dificultad del desempeño, donde se asigna un porcentaje para cada dominio.
Perfil de funcionamiento.
Firma de los profesionales del equipo multidisciplinario.
Firma del solicitante o representante legal.
Código QR.
Resolución 0113 de 2020
Nivel de dificultad en el
desempeño es el grado de
dificultad que experimenta
una persona al realizar
diferentes actividades e
involucrase en situaciones
vitales en su entorno
cotidiano. Escala de 1 a 100
Perfil de Funcionamiento:
• Diagnósticos relacionados
con la D
• Exámenes clínicos y
paraclínicos
• Causas de la deficiencia
Resolución 0113 de 2020
Firmas:
El certificado
contendrá las
firmas de los
profesionales.
(Mínimo 3)
Firma solicitante:
el certificado contara con la
firma del solicitante o
representante legal.
Código QR:
Es un código de barras único,
asignado a los datos de la
persona certificada.
Ejemplo Resolución 0113 de 2020
Flexibilización Certificados de Discapacidad
El Ministerio de Salud en conjunto con la Unidad para las Víctimas,

implemento la estrategia de flexibilización del certificado de discapacidad,
que tiene como objetivo eliminar posibles barreras de acceso sobre el tema y
brindar una atención oportuna y consiste en:
Recibir la historia clínica, epicrisis,

resumen de historia clínica o concepto
médico que cumpla con los 6
requisitos mencionados en la circular
009 de 2017, expedidos antes o
después del 30 de Junio de 2020.
Flexibilización Certificados Regímenes Especiales
Son validos siempre y cuando cumpla con los criterios de la circular 009 de 2017 o
resolución 113 de 2020.
Es posible que se presenten certificados correspondientes a los regímenes especiales

de salud establecidos por la Ley 100 de 1993 como:
➢Fuerzas Militares
➢Policía Nacional
➢Ecopetrol
➢Magisterio (Docentes)
Flexibilización Certificados EPS indígenas
➢ La certificación es valida siempre

y cuando cumpla con los 6
criterios de la Circular 009 de
2017 de la Superintendencia de
Salud.
➢ No se requiere soporte adicional

para validar la adición de la
variable DISCAPACIDAD en el
RUV o realizar la toma de
solicitud de Indemnización
Administrativa prioritaria
Flexibilización Certificados Tele Consulta
Para los certificados por Enfermedad se deben validar con los criterios
de la circular 009 de 2017
Es posible que se presenten

certificados médicos expedidos
por una tele consulta o
telemedicina.
DISCAPACIDAD
VÍCTIMAS QUE NO PRESENTAN DISCAPACIDAD

Para los casos donde la víctima afirma que no presenta discapacidad, pero en
VIVANTO presenta alguna categoría de discapacidad.
oFormato PDF que se descarga del módulo de

novedades.
Hacer un Escrito donde la víctima afirme no presentar

ningún tipo de discapacidad, debe contar con firma y/o
Soportes huella de la persona que solicita.(Aplica únicamente
sobre el registro del solicitante.)
Si la solicitud no cumple con los criterios

para remitir debe dejar la trazabilidad
por la siguiente tipificación:
NOTA : Si al realizar la consulta en VIVANTO
evidencia que ya registra la actualización en
el sistema sin ninguna inconsistencia, o la
solicitud ya se encuentra remitida en nivel 2,
deje la trazabilidad de lo informado por
medio de misma tipificación en finalizado.
Modulo Novedades VIVANTO
PERFIL SOLICITANTE
Las solicitudes se Capturan a través de la integración SGV – VIVANTO en la
fase III.
Cargar los
Soportes de
manera
correcta
Contamos con un tutorial en: https://youtu.be/8d6jex_7CaU

PERFIL SOLICITANTE
En el paso 2, tipo de Novedad a gestionar, debemos seleccionar enfoque diferencial

y entre las opciones elegir discapacidad.
PERFIL SOLICITANTE
En el paso 3, el criterio de búsqueda solo se puede realizar por el número de
documento de la víctima a la cual aplicaremos la actualización.
PERFIL SOLICITANTE
En el paso 4 debemos registrar la información del soporte y categoría de

discapacidad de acuerdo con los documentos aportados.
En Observación: se debe registrar la información relevante frente a la acción que

estamos realizando.
Se cargan los soportes y se guarda, para generar la novedad.

FASE III ENFOQUE DIFERENCIAL
Y por último…..
Al finalizar el proceso por el módulo de novedades, la herramienta SGV generará

una tipificación automática por el siguiente flujo:
FASE III – ENFOQUE DIFERENCIAL
2. PERTENENCIA ÉTNICA
Pertenecía étnica
✓ Modificación pertenecía étnica
Criterios para remitir:
Aplica para todos los marcos normativos.
Cualquier integrante del hogar RUV puede solicitar la actualización de

esta información bajo los escenarios 1 y 2, descritos a continuación:
Escenario1 : Esta actualización de enfoque étnico aplica

cuando se cuenta con una constancia o certificado de
pertenencia étnica.
SOPORTES
oFormato PDF que se descarga del módulo de novedades.
❑ Constancia de la comunidad, cabildo o resguardo.

Pertenecía étnica
Escenario 2: Cuando las solicitudes se

realizan por percepción o
autorreconocimiento.
SOPORTES
❑ Indicar el grupo étnico por el cual se auto reconoce.
Para atención Telefónica, cuando es por autorreconocimiento, no es necesario

adjuntar el Formato de novedades o comprobante de solicitud (Vivanto).
Ppertenecía étnica
Si la solicitud no cumple con los criterios para remitir:
Canales Presencial,
Telefónico. Si al realizar la
consulta en Vivanto evidencia que
ya registra la actualización en el
sistema sin ninguna
inconsistencia, o la solicitud ya se
encuentra remitida en nivel 2,
deje la trazabilidad de lo
informado por medio de la
siguiente tipificación:
Certificado Étnico
EJEMPLO:
Registro
Administrativo
Soporte de Autorreconocimiento Étnico
EJEMPLO:
Autorreconocimiento
o Percepción.
PERFIL SOLICITANTE
Las solicitudes se Capturan a través de la integración
SGV – VIVANTO en la fase III.
Cargar los
Soportes de
manera
correcta
Vamos a visualizar el tutorial:

https://youtu.be/HDgYRl75lIo
PERFIL SOLICITANTE
PASO 2
En el tipo de Novedad a gestionar, seleccionar enfoque diferencial y entre

las opciones elegir pertenencia étnica.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 3
El criterio de búsqueda solo se puede realizar por el número de

PERFIL SOLICITANTE
PASO 4
Se debe registrar la información inicialmente, seleccionando la opción según

corresponda:
Percepción: Cuando es por autorreconocimiento.

Registro Administrativo: Cuando tenemos certificación de
la pertenencia étnica.
El restante de la información, se registra de acuerdo al soporte aportado.

PERFIL SOLICITANTE
PASO 4
Observación: se debe registrar información relevante frente

a la acción que estamos realizando.
Nota: Para los casos de autorreconocimiento dejar la

claridad en este campo. Teniendo en cuenta que el
soporte es el formato de la solicitud y debe cargarse en
el campo correspondiente al finalizar la captura del caso. Solo cargar los
documentos de
la víctima que
estamos
actualizando

FASE III – ENFOQUE DIFERENCIAL
Y por último…..
Al finalizar el proceso por el módulo de novedades, la herramienta SGV generará

una tipificación automática por el siguiente flujo:
3. SITUACIÓN DE SALUD
3. SITUACIÓN DE
SALUD
FASE III – Enfoque Diferencial
-Aplica para todos los marcos normativos.
-Cualquier integrante del hogar RUV puede solicitar la

actualización de otro integrante que presente algún tipo de
situación de salud, lo cual refiere a Enfermedades Ruinosas y
de Alto Costo.
SOPORTES
❑ Certificado expedido por la EPS o IPS en la que se mencione la

condición de Salud, de acuerdo con los requisitos establecidos:
▪ Resolución 3974 de 2009.
▪ Resolución 2565 de 2007.
▪ Ley 972 de 2005
❑ Tener presente las siguientes claridades:
NOTA 1: Si la persona en la solicitud requiere la actualización de estado

de salud para acceder a la ruta de reparación administrativa, solo
se escalará por la ruta de Reparación.
NOTA 2: Si en la solicitud solo se requiere la actualización de salud, se

tomará la novedad a través del módulo de novedades.
OBSERVACIONES Información complementaria.

Si la solicitud no cumple con los criterios para

remitir:
Atención Presencial y Telefónico.

Si al realizar la consulta en Vivanto evidencia que el caso no
cumple los criterios para poder remitir, por favor informe:
Sr(a) XXX, para realizar el trámite de situación de salud es necesario que presente el
certificado expedido por la EPS o IPS que cumpla con los criterios establecidos según
la Resolución 3974 de 2009, la Resolución 2565 de 2007 y Ley 972 de 2005.
Si al realizar la consulta en VIVANTO

evidencia que ya registra la
actualización en el sistema sin
ninguna inconsistencia, o la solicitud
ya se encuentra remitida en nivel 2,
deje la trazabilidad de lo informado
por medio de la siguiente tipificación.
Certificados Situación de Salud
ENFERMEDADES DE ALTO
COSTO Y RUINOSAS O
CATASTROFICAS.
El Ministerio de salud reglamentó este

tipo de enfermedades en las
Resoluciones:
❑ Resolución 2565 de 2007

❑ Resolución 3974 de2009
De igual forma, la Ley 972 de 2005

establece las enfermedades ruinosas
o Catastróficas.
ENFERMEDADES DE ALTO COSTO
A continuación relaciono las enfermedades de Alto costo de acuerdo

con la Resolución 3974 de 2009 del Ministerio de Protección Social:
RESOLUCIÓN 3974 DE 2009
1 Cáncer de cérvix
2 Cáncer de mama
3 Cáncer de estómago
4 Cáncer de colon y recto
5 Cáncer de próstata
6 Leucemia linfoide aguda
7 Leucemia mieloide aguda
8 Linfoma hodgkin
9 Linfoma no hodgkin
10 Epilepsia
11 Artritis reumatoidea
Infección por el Virus de Inmunodeficiencia
Humana (VIH) y Síndrome de
12 Inmunodeficiencia Adquirida (SIDA).
ENFERMEDADES DE ALTO COSTO
A continuación relaciono las enfermedades de Alto costo de acuerdo

con la Resolución 2565 de 2007 del Ministerio de Protección Social:
RESOLUCIÓN 2565 DE 2007
Enfermedad renal crónica en fase cinco con

1 necesidad de terapia de sustitución o reemplazo
renal.
ENFERMEDADES RUINOSAS O
CATASTROFICAS
A continuación relaciono las enfermedades Ruinosas o catastróficas

de acuerdo a la Ley 972 de 2005 del Ministerio Salud y el Ministerio
de Protección Social:
ENFERMEDADES RUINOSA O
CATASTROFICAS
1 VIH/SIDA
La Insuficiencia Renal
2
Crónica
3 El Cáncer
• Los tipos de cáncer se deben verificar de acuerdo a los establecidos en la resolución 3974
de 2009 . La insuficiencia Renal con la Resolución 2565 de 2007
Certificados de Situación de Salud
De acuerdo a la normativa referida anteriormente, los
certificados de Situación de Salud deben cumplir cinco
requisitos obligatorios:
Estar impreso en papelería identificada con el logo institucional de

la EPS o del prestador de servicios de salud.
Enunciar claramente los datos de identificación de la víctima, que

solicita el certificado.
Determinar el o los diagnósticos clínicos, de acuerdo con el CIE-

10.
Contener la firma del profesional o de los

profesionales responsables de la expedición del
documento.
Especificar la fecha de expedición
Se debe verificar que el

Diagnostico,
corresponda con alguna
Enfermedades Ruinosas
y de Alto Costo.
* Si presenta historia clínica, epicrisis o cualquier otro documento que

cumpla con los 5 requisitos mencionados anteriormente, será válido el
soporte.
Certificado Situación de Salud
EJEMPLO:
Historia clínica
cumple los 5
criterios.
Certificado Situación de Salud
EJEMPLO:
Historia clínica
cumple los 5
criterios.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 2
En el tipo de Novedad a gestionar, seleccionar enfoque diferencial y

entre las opciones elegir situación de salud.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 3
El criterio de búsqueda solo se puede realizar por el número de

PERFIL SOLICITANTE
PASO 4
Se debe registrar la información que se encuentre en el documento, de

acuerdo a las Enfermedades de Alto Costo y/o Ruinosas o
catastróficas.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 4

Solo cargar los
documentos de la
víctima que
estamos
actualizando

3. SITUACIÓN DE SALUD
Y por último…..
La herramienta SGV generará una

tipificación automática por el siguiente flujo:
Circular 00018DISCAPADIDAD
de 2020- Atención telefónica
OPCIÓN 1-Atención en casa:
Si la víctima cuenta con la posibilidad de acceder al formato de novedad que se encuentra cargado
en el sitio web de la Entidad:
Deberá proceder con la impresión, diligenciamiento y
firma y/o huella de la solicitud.
OPCIÓN 2 -Atención en casa :
En caso de no ser posible para la víctima acceder al formato de novedades dispuesto en el sitio
web, podrá remitir su solicitud a través del correo electrónico
unidadenlinea@unidadvictimas.gov.co en un documento que cumpla con el contenido mínimo de
requisitos para dar trámite a la realización de la actualización.
2. ATENCIÓN
PRESENCIAL
FASE IV
FASE IV – Fallecidos
Aplica para todos los marcos normativos.
Cualquier integrante del hogar RUV puede

solicitar la actualización de esta
información.
SOPORTES
o Formato PDF que se descarga del módulo de novedades.

❑ Documentos:
▪ Registro civil de defunción
▪ Licencia de inhumación
▪ Partida eclesiástica*
▪ Documento expedido por el DANE
*Ley 92 de 1938, entiéndase la partida eclesiástica como documento que

remplaza el registro.
❑ Para las comunidades étnicas que no cuenten con los

documentos anteriores pueden aportar soporte de entidad
competente: (Cabildo, Resguardo, o en su defecto, la Alcaldía).
NOTA 1: En caso de evidenciar incongruencias en los datos del número de

cédula, en lo posible adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de
nacimiento, certificaciones de Registraduría, pasaporte).
NOTA 2: Excepción; si el fallecido es el ÚNICO/A que registra en el RUV, se

debe tomar la solicitud por parte de cualquier persona que no esté en la
declaración y realizar el respectivo escalamiento.
OBSERVACIONES
Información complementaria.
Si la solicitud no cumple con los criterios para remitir:
Canales Presencial y
Telefónico: Si al realizar la consulta
en Vivanto evidencia que ya registra
la actualización en el sistema sin
ninguna inconsistencia, o la solicitud
ya se encuentra remitida en nivel 2,
deje la trazabilidad de lo informado
por medio de la siguiente tipificación.
PERFIL SOLICITANTE
Las solicitudes se Capturan a través de la integración
SGV – VIVANTO en la fase IV.
Cargar los
Soportes de
manera
correcta
Vamos a visualizar el tutorial:

https://youtu.be/r08B-vQKJhA
PERFIL SOLICITANTE
PASO 2
En el tipo de Novedad a gestionar seleccionar Fallecidos.

PERFIL SOLICITANTE
PASO 3
El criterio de búsqueda se encuentra abierto, sin embargo al realizar la

consulta de la persona que requiere la modificación, debe tener en cuenta que:
Nota 1:Para los registro documentados realizar la búsqueda con el número

de documento de la persona que requiere la actualización.
Nota 2:Para los registro indocumentados realizar la búsqueda con las otras
opciones de consulta por código de la declaración, de acuerdo al marco
normativo.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 4
Se debe registrar la fecha de defunción de acuerdo con el documento

aportado.
PERFIL SOLICITANTE
PASO 4

Solo cargar los
documentos de la
víctima que
estamos
actualizando

La herramienta SGV generará una tipificación automática por el

siguiente flujo:
Circular 00018 de 2020
Formato de Actualizaciones y Novedades-Opción 1
OPCIÓN 1 atención en casa:

Si la víctima cuenta con la posibilidad de acceder al formato de novedad que se
encuentra cargado en el sitio web de la Entidad:
https://www.unidadvictimas.gov.co/es/NODE/45131
Deberá proceder con la impresión, diligenciamiento y firma y/o huella de la

solicitud.
Circular 00018 de 2020
Solicitud Electrónica – Opción 2
OPCIÓN 2 atención en casa :
En caso de no ser posible para la víctima acceder al formato de novedades
dispuesto en el sitio web, podrá remitir su solicitud a través del correo electrónico
unidadenlinea@unidadvictimas.gov.co en un documento que cumpla con el
contenido mínimo de requisitos para dar trámite a la realización de la
actualización.
Modelo Integrado - VIVANTO
¿Como funciona ?
En la búsqueda Individual, en la opción detalle, podemos dar clic

en el icono que desplegara un resumen de los datos de la persona en
el Modelo Integrado.
Datos Asociados a la
persona.
Aquí encontraremos la información del Enfoque Diferencial

(discapacidad, pertenencia étnica, salud, genero entre otras.)
y Fallecido.
Así vemos reflejada la información:
Información de
Identificación
En este bloque se
refleja la información
de sexo y genero
Información
correspondiente a
Enfoque Étnico.
Información relacionada
con la discapacidad.
Información respecto a
la situación de salud.
Información de
fallecimiento.
GRACIAS

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II CAPACITACIÓN

MENSUAL JULIO 2021

Dirección de Registro y Gestión de

Temas Fases III y IV en el

1. Fase III- Enfoque Diferencial. 2.Fase IV- Fallecidos.

Soportes: o Formato PDF

o Certificado expedido por la EPS o IPS en la que

▪ Resolución 0113 del 31 de enero del 2020.

Observaciones Información complementaria

Certificado expedido en el marco de la circular 009 de 2017, hasta el

Certificado expedido en el marco de la resolución 113 de 2020

Historia clínica, epicrisis, resumen de historia clínica,

Los certificados de Discapacidad deben cumplir seis criterios obligatorios:

Enunciar claramente los datos de identificación de la víctima con discapacidad.

Determinar el o los diagnósticos clínicos, de acuerdo con el CIE-10.

Establecer la relación del diagnóstico o los diagnósticos con la discapacidad presentada

Contener la firma del profesional o de los profesionales responsables de la expedición del

Especificar la fecha de expedición

* Si presenta historia clínica, epicrisis o cualquier otro documento que cumpla

Los certificados de Discapacidad deben cumplir ocho criterios obligatorios:

Datos personales del solicitante.

Lugar y fecha de expedición de la certificación.

Firma de los profesionales del equipo multidisciplinario.

Firma del solicitante o representante legal.

El Ministerio de Salud en conjunto con la Unidad para las Víctimas,

Recibir la historia clínica, epicrisis,

Es posible que se presenten certificados correspondientes a los regímenes especiales

➢ La certificación es valida siempre

➢ No se requiere soporte adicional

Es posible que se presenten

VÍCTIMAS QUE NO PRESENTAN DISCAPACIDAD

oFormato PDF que se descarga del módulo de

Hacer un Escrito donde la víctima afirme no presentar

Si la solicitud no cumple con los criterios

Contamos con un tutorial en: https://youtu.be/8d6jex_7CaU

En el paso 2, tipo de Novedad a gestionar, debemos seleccionar enfoque diferencial

En el paso 4 debemos registrar la información del soporte y categoría de

En Observación: se debe registrar la información relevante frente a la acción que

Se cargan los soportes y se guarda, para generar la novedad.

Al finalizar el proceso por el módulo de novedades, la herramienta SGV generará

Aplica para todos los marcos normativos.

Cualquier integrante del hogar RUV puede solicitar la actualización de

Escenario1 : Esta actualización de enfoque étnico aplica

❑ Constancia de la comunidad, cabildo o resguardo.

Escenario 2: Cuando las solicitudes se

oFormato PDF que se descarga del módulo de novedades.

❑ Indicar el grupo étnico por el cual se auto reconoce.

Para atención Telefónica, cuando es por autorreconocimiento, no es necesario

Si la solicitud no cumple con los criterios para remitir:

Vamos a visualizar el tutorial:

En el tipo de Novedad a gestionar, seleccionar enfoque diferencial y entre

El criterio de búsqueda solo se puede realizar por el número de

Se debe registrar la información inicialmente, seleccionando la opción según

Percepción: Cuando es por autorreconocimiento.

El restante de la información, se registra de acuerdo al soporte aportado.

Observación: se debe registrar información relevante frente

Nota: Para los casos de autorreconocimiento dejar la

Se cargan los soportes y se guarda, para generar la novedad.

Al finalizar el proceso por el módulo de novedades, la herramienta SGV generará

-Aplica para todos los marcos normativos.

-Cualquier integrante del hogar RUV puede solicitar la

oFormato PDF que se descarga del módulo de novedades.

❑ Certificado expedido por la EPS o IPS en la que se mencione la

❑ Tener presente las siguientes claridades: