MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS GM5

CONSULTA EN CENTRALES DE RIESGO :

Paso 1:
El ejecutivo comercial debe entregar al Analista de operaciones el formato de autorización de
consulta en centrales de riesgo junto con una copia de la cédula al 150%.

Paso 2:
El análista de operaciones es responsable de hacer las siguientes validaciones :

● Confirmar que la huella dactilar de la autorización de consulta en centrales de riesgo

coincida con la huella dactilar de la cédula de ciudadanía presentada por el solicitante.
● Confirmar que los nombres y apellidos diligenciados en el la autorización de consulta
en centrales de riesgo correspondan con los registrados en la cedula de ciudadanía
presentada por el solicitante.
● Verificar que el ejecutivo comercial haya diligenciado correctamente el formato
requerido por el área de operaciones del banco para realizar la consulta en centrales
de riesgo.

Nota: En caso de que alguno de los datos registrados en la autorización de consulta en

centrales de riesgo no corresponda con la información consignada en la cédula de
ciudadanía, tenga enmendaduras, sea ilegible, o la huella dactilar este mal tomada, el analista
de operaciones no recibirá dicha documentación hasta tanto la información este
correctamente diligenciada y cumpla con los estándares de seguridad de la información
exigidos por el banco.

Paso 3: Verificar que el ejecutivo comercial registre la información solicitada en la planilla de

control diario para consultas en centrales de riesgo, especialmente plazo (máximo 60 meses)
y monto (maximo 12 veces el salario del cliente) .

Paso 4:Realizar la entrega de las autorizaciones de consulta en centrales de riesgo en el área

de operaciones de banco Av Villas ubicada en la cra 13 No 61 - 52 piso 2 y realizar registro
de la entrega de la documentación en la carpeta destinada para tal fin en el registro destinado
para la sala No. 4.

Paso 5: Recoger respuesta de cada una de las autorizaciones de consulta en centrales de

riesgo al área de operaciones y solicitar impresión de descartes.

Paso 6: Remitir el resultado de cada una de las autorizaciones de consulta en centrales de

riesgo, junto con la tasa y valor a prestar por parte del banco a cada uno de los ejecutivos
comerciales con el fin de que radiquen las operaciones que hayan salido viables.

POSIBLES RESULTADOS DE LA CONSULTA EN CENTRALES DE RIESGO :

 ● Solicitud Viable: El sistema indica un monto maximo a prestar (16 veces el salario del
cliente) y asigna una tasa de interés entre el 0.76% y el 2%, según el perfil de crédito
de cada uno de los solicitantes.
● Negado Perfil: El cliente no cumple con estándares requeridos por el banco para
otorgarle un crédito.
● No Radicar Por Perfil De Riesgo Score: La solicitud de crédito es viable sin embargo
es necesario adjuntar paz y salvo indicado por el sistema y seguro de desempleo
firmado y huellado por el cliente con el fin de que la jefatura de fuerzas largas otorgue
la exepcion requerida para poder continuar con el proceso.
● Cliente en mora: No es posible realizar la consulta en centrales de riesgo teniendo en
cuenta que el solicitante tiene productos actualmente con banco Av Villas y estos se
encuentran en mora, la respuesta a la consulta en centrales de riesgo solamente se
podrá evidenciar una vez el cliente realice el pago total de las cuotas pendientes.

RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y RADICACION DE OPERACIONES

Paso 1: El ejecutivo comercial debe realizar la operación matemática (INDA) a la solicitud del
cliente con el fin de evidenciar si cuenta con la capacidad de pago requerida para la
aprobación del crédito.

Paso 2: El ejecutivo comercial debe contactar al solicitante con el objetivo de informar el

monto máximo a aprobar, tasa asignada, carteras a recoger y posible cuota del crédito.

Paso 3: El análista de operaciones debe realizar las siguientes validaciones con el fin de
garantizar que cumple con los estándares de calidad exigidos por el banco:

- Validar que cada uno de los formularios se encuentren debidamente diligenciados y

en su totalidad.
- Verificar que las huellas y firmas de los formularios correspondan con las depositadas
en la cedula de ciudadanía del solicitante.
- Confirmar que la documentación adjunta corresponda con la requerida por el banco
según el perfil del solicitante y cumpla con los tiempos de vigencia según la política
de crédito del banco.
- Reconfirmar con el ejecutivo comercial el plazo y monto al que se debe radicar la
solicitud de crédito.

Paso 4:
-
-
Paso 4: Realizar una validación telefónica aleatoria a cualquiera de las operaciones a radicar
realizando las siguientes preguntas al cliente y a la empresa empleadora:
- En que lugar se realizó la visita por parte del ejecutivo comercial?
- Recuerda el nombre de la persona que lo atendió?
- Realizaron algún tipo de cobro por la solicitud de crédito?
 - Cuanto tiempo lleva en la empresa en la cual se encuentra vinculado?
- Sabe cuanto es el monto del crédito solicitado?
- (Empresa) Me podría indicar fecha de expedición de la carta laboral?
- (Empresa) El pago de la nomina se realiza en cuenta o en efectivo?
- (Empresa) Me podría indicar cargo y fecha de ingreso del solicitante?
-
Paso 5: Verificar que el ejecutivo comercial haya registrado la operación en la carpeta de
seguimiento de radicaciones.

Paso 7: Radicar solicitud de crédito garantizando que el plazo el monto, las carteras y demas
información del solicitante correspondan con los datos entregados por el ejecutivo comercial
y los registrados en los formularios.

Registrar, actualizar y alimentar bitácora de radicacion.

REGISTRAR, ACTUALIZAR Y ALIMENTAR LA BITÁCORA DE RADICACION

DIARIAMENTE.

Paso 1: Realizar registro en la bitácora de radicacion y seguimiento diario de cada una de las
solicitudes de crédito radicadas.

Paso 2: Efectuar seguimiento constante y actualizar el estado de cada una de las solicitudes
de crédito radicadas.

Paso 3: Corregir devoluciones y negaciones y pedir al ejecutivo comercial responsable de la

solicitud de crédito la información necesaria para subsanar el motivo de la devolución o
negación.

Paso 4: Enviar etapa actual de los créditos radicados por los menos 3 veces al dia (8.30 am,
12.30 pm y 4.30 pm) al grupo de ejecutivos comerciales y al de operaciones.

Paso 5: Retirar de la bitácora de radicacion las solicitudes de crédito cuyo motivo de negación
no sea posible subsanar.

SUBSANAR CAUSALES DE DEVOLUCIÓN

Si la causal de devolución corresponde a documentos faltantes, es necesario adjuntar la

documentación requerida por el coordinador de sala y escanearlos con una tapa de crédito.

En caso de que la devolución corresponda a errores en diligenciamiento o campos faltantes

es necesario adjuntar un formato de corrección en algunos casos es necesario que este
formato venga con firma y huella del cliente, este documento se debe diligenciar con la
información faltante y se debe escanear junto a una tapa de crédito.
SUBSANAR CAUSALES DE NEGACIÓN:

Por Validación de Empresa:

Esta negación se genera cuando no es posible establecer comunicación telefónica con la
persona encargada de recursos humanos de la empresa en la cual esta vinculado el
solicitante.

Solución: El ejecutivo comercial y/o el analista de operaciones debe confirmar con el

solicitante del crédito cual es el número de teléfono y la extensión de la empresa en la cual
pueden hacer esta confirmación telefónica, así mismo el nombre de la persona encargada,
cargo y horario de atención.

En caso de que el coordinador de sala indique que es necesario se debe diligenciar una
herramienta virtual la cual debe llevar su firma de autorización.

Posteriormente se debe reconsiderar la operacion en el sistema con la información solicitada,

si se generó herramienta virtual está debe ser escaneada junto con una tapa de crédito.

El proceso de verificación de empresa se puede tardar de uno a tres días hábiles.

NIT BLOQUEADO POR EL ÁREA DE CRÉDITO:

Una empresa cae en esta etapa cuando el banco a determinado por diferentes variables que
es un riesgo aprobar créditos a solicitantes vinculados a dicha organización.

Solución:
El coordinador de sala debe remitir un correo electrónico a Luis Fernando Carmona quien es
el responsable de escalar la solicitud de reactivacion de la empresa empleadora al área
encargada.

El área encargada debe emitir una respuesta en aproximadamente una semana y se deben
adjuntar los documentos requeridos con el fin de continuar con la solicitud de crédito.

Si la respuesta es positiva el coordinador de sala debe reconsiderar la operacion escaneando

el correo de autorización, los documentos requeridos para el desbloqueo y una tapa de
crédito.

CLIENTE EN LISTA DE RESERVA:

Un solicitante puede estar en esta etapa cuando el banco a determinado por diferentes
variables que es un riesgo aprobar créditos a esta persona.

Solución:
El coordinador de sala debe remitir un correo electrónico a Luis Fernando Carmona quien es
el responsable de escalar la solicitud de retirar al solicitante de la lista de reserva al área
encargada.

El área encargada debe emitir una respuesta en aproximadamente una semana y se deben
adjuntar los documentos requeridos con el fin de continuar con la solicitud de crédito.

Si la respuesta es positiva el coordinador de sala debe reconsiderar la operacion escaneando

el correo de autorización, los documentos requeridos para el retiro de lista de reserva y una
tapa de crédito.

CLIENTE BLOQUEADO POR UNIDAD DE CUMPLIMIENTO

Un solicitante puede estar en esta etapa cuando el banco a determinado por diferentes
variables que es un riesgo aprobar créditos a esta persona.

Solución:
El coordinador de sala debe remitir un correo electrónico a Luis Fernando Carmona quien es
el responsable de escalar la solicitud de retirar al solicitante de la lista de reserva al área
encargada.

El área encargada debe emitir una respuesta en aproximadamente una semana y se deben
adjuntar los documentos requeridos con el fin de continuar con la solicitud de crédito.

Si la respuesta es positiva el coordinador de sala debe reconsiderar la operacion escaneando

el correo de autorización, los documentos requeridos para el retiro de lista de reserva y una
tapa de crédito.

CLIENTE SIN CAPACIDAD DE PAGO:

Se genera cuando el solicitante del crédito no cuenta con la capacidad de endeudamiento
suficiente para que le sea aprobada la operacion.

Solución:
Se deben imprimir los descartes actualizados del cliente, los desprendibles de nomina del
cliente, el analisis, la capacidad de pago y las observaciones del analista. .

-Es necesario validar si el analista del crédito tuvo en cuenta el total de los ingresos
soportados por el cliente segun política de crédito.

NOTA : Es preciso aclarar que los auxilios que se mencionan a continuación deben ser
tenidos en cuenta como ingreso y en caso que registren en los descuentos de nomina no
deben ser descontados en la capacidad de pago: Medicina prepagada, Auxilios alimentación,
educación, bonos sodexo, bonos canasta, auxilios AFC, pensiones voluntarias.
INGRESOS A TENER EN CUENTA:
- Salario
- Horas extras (75% del salario sin que supere el 25% del mismo).
- Bonificaciones
- Comisiónes (tercera menor comision de los últimos 9 meses o el 50% del promedio
de los últimos 3 meses.
- Medicina prepagada
- Auxilios alimentación, educacion, bonos sodexo, bonos canasta.
- Auxilio cuenta AFC
- Pensiones voluntarias
- Gastos de Representación

Es importante aclarar que por política del banco av villas no es posible tener en cuenta los
ingresos que se relacionan a continuación:

INGRESOS QUE NO SE TIENEN EN CUENTA EN LA CAPACIDAD DE PAGO:

- Auxilio de movilización y/o transporte

- Auxilios comunicación y/o celular
- Pagos en efectivo
- Bonificaciones o bonos no soportados en desprendibles de nomina o extractos
bancarios.

-Verificar que el valor correspondiente a los descuentos de nomina este correctamente

liquidado.

DESCUENTOS DE NOMINA DEDUCIBLES EN LA CAPACIDAD DE PAGO:

- Retención en la fuente
- Fondo de solidaridad pensional
- Ahorros en fondo de empleados, cooperativas y empresa.
- Préstamos de la empresa
- Descuentos por celular y/o comunicación

DESCUENTOS DE NOMINA NO DESCONTABLES EN LA CAPACIDAD DE PAGO:

- Medicina prepagada
- Parqueado
- Auxilios de alimentación, bonos canasta y de vivienda.
- Servicios Odontologicos
- Cuentas AFC
- Créditos descontados por libranza que vayamos a recoger.
Es necesario confirmar en la capacidad de pago realizada por el analista si el solicitante del
crédito fue tomado como casado, con personas a cargo, separado, o soltero sin personas a
cargo con el fin de confirmar el porcentaje de gastos personales se cálculo de manera
correcta.

- Válidar en el descartes si el cliente tiene créditos hipotecarios y/o de vehiculo y confirmar

con el cliente si estos cuentan con doble titularidad, de ser asi el ejecutivo comercial debe
adjuntar soporte (Carta de aprobación y bienvenida del crédito, extractos, certificaciones) en
el cual especifique nombre y cédula de los titulares del crédito hipotecario y/o de vehículo y
de esta manera el analista de crédito solamente castigue el porcentaje de cuota
correspondiente al solicitante.

-Se debe confirmar si las carteras que recogimos inicialmente cumplen con las políticas y
requerimientos exigidos por el banco Av villas para la aprobación de la solicitud de crédito.

CARTERAS QUE SE PUEDEN RECOGER MEDIANTE CRÉDITO DE CONSUMO :

- Créditos de consumo de otras entidades

- Tarjetas de crédito
- Cupos Rotativos
- Créditos de vehículo
- Libranzas
- Fondos de empleados
- Cooperativas

CARTERAS QUE NO SE PUEDEN RECOGER MEDIANTE CRÉDITO DE CONSUMO :

- Carteras del grupo Aval (Bogotá, popular, occidente, tarjetas, rotativos de av villas)
- Carteras que hayan sido desembolsadas hace menos de 3 meses.
- Carteras, empresariales y/o comerciales
- Microcreditos
- Créditos Hipotecarios
- Leasing habitacional y/o de vehículo

Es muy importante consultar al solicitante del crédito cual es el valor total de sus ingresos y
de dónde provienen con el fin de validar si pueden ser tenidos en cuenta y de esta manera
aumentar la capacidad de pago del cliente.

Por otra parte es necesario confirmar el estado civil del solicitante y de esta manera identificar
el porcentaje de gastos personales que se le debe castigar al solicitante.

CÓMO CALCULAR LA CAPACIDAD DE PAGO :

1-(+) Se deben sumar el total de los ingresos del solicitante.

2- (-) de acuerdo al valor total de los ingresos se debe Realizar de castigo correspondiente a
los gastos personales del solicitante.
3- (-) Se debe restar el total de los valores correspondientes a descuentos de nomina que se
deben tener en cuenta por política.
4- (-) se deben restar el total de las cuotas de los creditos que no van a ser unificados
mediante la solicitud de crédito.
5- (=) El resultado de esta operación es el ingreso neto disponible para aprobaciones (INDA).
6- (÷) Dividir el inda disponible en $26.000 con el fin confirmar el monto máximo que de
acuerdo a su capacidad de endeudamiento le podria ser otorgada.

Se deben sumar el total de los saldos de cada una de las obligaciones a recoger, con el fin
de verificar que la suma de las carteras a recoger no supere el monto máximo de aprobación.

Etapas de Créditos:

● Radicacion Pendiente: La solicitud de crédito ya se encuentra creada en el sistema,

sin embargo la fábrica de crédito no le ha realizado ningun tipo de validación.
● Radicacion Devuelto: La solicitud de crédito no cumple con el total de los campos a
diligenciar o de los documentos necesarios para poder continuar el estudio.
● Who is Who :La huellas del documento de validación no coinciden con la huella
dactilar de la cédula de ciudadanía del solicitante.

Cómo solucionarlo:

Paso 1: Informar al ejecutivo comercial responsable de la operación que la solicitud

de crédito se encuentra en esta etapa con el fin de que el solicitante del crédito se
acerque a una oficina del banco Av villas a realizar una validación de huella para la
oficina 342, este proceso lo debe realizar con uno de los asesores comerciales de la
oficina quien le entregará un Número de caso conformado por seis dígitos, es
necesario confirmar que la validación de huella haya salido positiva.

Paso 2: El ejecutivo comercial debe informar el No. de caso de who is who al Analista
de operaciones con el fin de que el coordinador de la sala genere un CASO CUR
mediante la cual asocian el Número de crédito al No. De cedula del solicitante con el
fin de que sea creado en el sistema.

● Cliente en Mora: El solicitante tiene productos actualmente con banco Av Villas y estos
se encuentran en mora, la radicacion solamente se podrá realizar una vez el cliente
realice el pago total de las cuotas pendientes a la fecha.
 ● Verificación de Empresa: El departamento de crédito requiere hacer una validación
telefónica a la empresa empleadora con el fin de hacer las validaciones requeridas.
● Análisis: En este paso el análista de crédito realiza capacidad de endeudamiento,
validación en centrales de riesgo, fosyga, cámara de comercio y rues confirmación
telefónica al cliente y a la empresa empleadora.
● Negado: La solicitud de crédito no cumple con las políticas y/o los requisitos exigidos
para la aprobación de esta.
● Comité de Gerencia: Esta es la ultima etapa previa a la aprobación de la solicitud de
crédito, en esta se analiza el patrimonio declarado del solicitante frente a su
endeudamiento global, las consultas a centrales de riesgo realizadas por otras
entidades del sector financiero en los últimos seis meses, el endeudamiento
concentrado en productos rotativos, hábitos de pago y destino del crédito.
● Visto Bueno Cliente: La solicitud de crédito ha sido aprobada, es necesario informar
al cliente las condiciones de aprobación, monto, plazo, carteras a recoger y tasa de
interés asignada.
● Visto Bueno Jurídico: El departamento jurídico del banco realiza una última validación
a los formularios de la solicitud de crédito y a los documentos soportes aportados por
el solicitante del crédito.
● Devuelto por Garantías: Cuando una solicitud de crédito queda en esta etapa es
necesario reemplazar alguno de los formularios firmados y/o huellados por el
solicitante teniendo en cuenta que no cumple con las políticas y requerimientos del
banco para la contabilización de la operación, en la mayoría de los casos el
documento a reemplazar es la orden de giro.
● Contabilización Aceptado: En esta etapa la operacion está lista para ser
desembolsada en cualquiera de las oficinas de banco Av villas a nivel nacional.
● Desembolsado: El solicitante del crédito ya realizó el retiro de los cheques.

SOLICITUD TASA GAP:

Es un proceso que se realiza con el fin de solicitar una reducción de hasta 3 puntos E.A. en
la tasa de interés otorgada por el banco con el fin de mejorar las condiciones de aprobación.

Esta reducción de tasa aplica solamente para créditos aprobados con montos superiores a
$50.000.000, esta a potestad del banco decidir a qué operaciones y en qué porcentaje de
interés realiza el ajuste.

Para realizar la aplicación de la tasa GAP es. obligatorio que el crédito ya haya sido
desembolsado por parte del solicitante.

Este requerimiento debe ser realizado por el coordinador de sala del banco mediante correo
electrónico al área encargada los días miércoles y viernes, en estos mismos días el área
encargada de realizar el estudio de ajuste a la tasa emite un concepto de aprobación o no
aprobación a esta solicitud.
Es responsabilidad del analista de operaciones garantizar que el coordinador de sala del
banco haga la solicitud de reducción de tasa para las operaciones que cumplan con los
requisitos exigidos por el banco para este proceso, así como también informar a GM5 que
solicitudes fueron aprobadas y cuales no.

Del mismo modo se debe solicitar al coordinador de sala la aplicación de reducción de tasa
para los créditos a los cuales les haya sido aprobada esta solicitud.

Este ajuste debe ser realizado antes de que el cliente deba realizar el pago de su primera
cuota.