4/12/23, 2:17 PM Comprender la adquisición: una guía simplificada

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¿Qué es Adquisiciones y cómo funciona?

 
Aprenda cómo el proceso de compra de bienes y servicios para una organización puede
impulsar mejores resultados para la empresa.

Para las grandes organizaciones, la adquisición es una contribución importante al éxito. Comprender la adquisición es el primer
paso para desarrollar un conjunto de los procedimientos prácticos que impulsen mejores resultados para la empresa. A continuación,
le explicamos qué es la adquisición, los tipos de adquisición y cómo funcionan. También abordaremos los beneficios de una gestión
de la adquisición bien realizada y responderemos algunas preguntas frecuentes.

¿Qué es la adquisición?

El rol de la adquisición en una organización es obtener el material correcto en la cantidad correcta para el lugar correcto en el
momento correcto y por el precio correcto. Esto implica mucho más que simplemente comprar. La adquisición involucra todas las
actividades relacionadas a adquirir bienes y servicios, tales como:

Seleccionar proveedores

Establecer términos de pago

Investigación estratégica

Seleccionar y negociar contratos

Compra real de bienes

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Gestionar las relaciones con los proveedores

 
La adquisición se emplea más comúnmente en empresas e instituciones públicas grandes. La adquisición es un aporte clave para la
estrategia organizativa que, cuando se gestiona correctamente, puede impulsar mejores resultados para la empresa. Para las
organizaciones dinámicas y aceleradas de hoy, los departamentos de adquisición deben ser innovadores, ágiles y flexibles. Deben ser
capaces de responder a las condiciones del mercado actual y prepararse para satisfacer las necesidades futuras de la organización
utilizando nuevos métodos y tecnología.
 

Empresas de adquisición

Las empresas de adquisición se pueden clasificar, en términos generales, en tres categorías:

Centralizadas: un solo departamento gestiona y controla todas las compras.

Descentralizadas: cada departamento gestiona la adquisición de forma local para satisfacer sus requisitos específicos.

Coordinadas o híbridas: una combinación de la adquisición centralizada y descentralizada. Los modelos híbridos equilibran

los requisitos locales y los objetivos corporativos.

 
Existen ventajas para cada tipo de organización. La adquisición centralizada proporciona visibilidad total del gasto de toda la
empresa, control presupuestario, duplicación reducida de los esfuerzos del personal y estandarización de las actividades de compra.
La adquisición descentralizada proporciona mayor autonomía para que los gerentes locales, que comprenden mejor las necesidades
locales, puedan realizar compras más rápido que cumplan con sus requisitos específicos. La ventaja del modelo híbrido es que las
empresas pueden satisfacer sus necesidades de compra locales mientras cumplen con los requisitos de adquisición y simplifican la
gestión del cambio.
 

Tipos de adquisición

La adquisición puede clasificarse en dos tipos principales: directa e indirecta. La adquisición directa incluye el abastecimiento de
materias primas y bienes de producción que están vinculados a la fabricación del producto principal de una empresa. La adquisición
indirecta incluye las compras que la empresa necesita pero que no están vinculadas a la fabricación del producto principal. 
 

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Si bien la adquisición directa implica menos compras en menos categorías, esas compras generalmente son de alta prioridad e
involucran un precio de transacción más alto. Los artículos adquiridos a través de la adquisición indirecta, por lo general, involucran
un precio de transacción menor, pero se compran con mayor frecuencia. Debido a las diversas y complejas necesidades de los
interesados internos, la adquisición indirecta implica un mayor número de proveedores y de compras fuera de contrato (compras ad
hoc realizadas fuera de un contrato negociado, también conocidas como “gastos fuera de contrato” o “gastos repetitivos”).

Ejemplos de adquisición directa

Materias primas, como metales, plásticos y caucho

Componentes

Hardware

Servicios de fabricación subcontratados

 
Ejemplos de adquisición indirecta

Suministros y muebles de oficina

Equipos de TI como computadoras e impresoras

Equipos de seguridad, como gafas, guantes y delantales

Suministros y servicios de limpieza

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Utilidades

Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)

Servicios empresariales subcontratados, como marketing, legal y recursos humanos

 

¿Cómo funciona el trabajo de adquisición?

La adquisición sigue una serie de pasos que van desde identificar un requisito o una necesidad de la empresa hasta el último paso de
recibir el producto o servicio y la gestión continua del proveedor. Estos pasos forman un proceso conocido como el ciclo de vida de la
adquisición.

Paso 1: abastecimiento
 
Cuando una organización ha determinado los bienes o servicios que necesita para funcionar de manera efectiva, el primer paso es
seleccionar un proveedor. La tarea de seleccionar un proveedor se conoce como “abastecimiento”. Para las grandes organizaciones,
el abastecimiento es a menudo un evento estratégico, como una solicitud de presupuestos, que ocurre cada pocos años en un
intento por reducir los costos y obtener ahorros tangibles e intangibles. Las organizaciones evalúan a los proveedores y suelen
seleccionar aquellos que ofrecen el mejor valor (precio, calidad).
 
Desafío: los procesos de solicitud de presupuestos extensos requieren de más recursos, energía y tiempo de varios departamentos.
 
Paso 2: contrato
 
Una vez que se selecciona al proveedor, el siguiente paso es celebrar un contrato. Aquí es donde se describen todos los términos y
condiciones, incluidos los límites de gasto. Los equipos legales negocian los términos hasta que ambas partes acepten el contrato
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para su firma.
 
Desafío: si bien un contrato puede fijar los precios negociados, en algunos casos puede comprometer a una empresa a esos precios
durante el plazo del contrato. En esos casos, si los precios bajan, no se traducirá en ahorros. Los contratos también pueden fijar
productos específicos para una empresa.
 
Paso 3: adquisición
 
Una vez que se formaliza el contrato, la empresa adquiere los bienes al comprarle al proveedor contratado. Los usuarios finales
deben recurrir a los proveedores contratados para todas las compras. El pago se suele gestionar a través del equipo de cuentas por
pagar de la organización o el medio de pago preferido, como una tarjeta de crédito corporativa. El equipo de cuentas por pagar
procesará el pago al proveedor dentro de los plazos acordados. Por último, la organización dará seguimiento y registrará
detalladamente las compras en una ubicación central para fines impositivos, de auditoría, de transparencia y de referencia futura.
 
Desafío: la gestión del usuario final puede ser difícil, especialmente en el caso de los productos que requieren compras frecuentes
realizadas por varios usuarios.
 
Paso 4: gestión de los vendedores
 
La gestión de los proveedores incluye revisiones trimestrales de la empresa, auditar el cumplimiento del contrato, y supervisar y
presentar informes sobre el estado financiero y los riesgos de cada proveedor. La gestión de los proveedores también incluye
fomentar las relaciones con los proveedores nuevos y los existentes.
 
Desafío: una empresa a menudo deberá gestionar diversos proveedores, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Además,
los usuarios finales pueden confundirse en relación con el proveedor al que deben comprarle productos específicos, lo que lleva a un
aumento de las compras fuera del contrato.

Beneficios de una gestión de la adquisición bien realizada

la adquisición es fundamental para el éxito de la empresa. Históricamente vista como una función administrativa, la adquisición
ahora está a la vanguardia de los negocios, ayudando a las empresas a maximizar la eficiencia y responder con flexibilidad a las
demandas del mercado. De acuerdo con Harvard Business Review1, una buena empresa de adquisición es aquella que:
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Alinea los planes con los objetivos empresariales

Realiza una investigación exhaustiva sobre los proveedores

Negocia los contratos estratégicamente

Gestiona de manera efectiva las relaciones con los proveedores y los riesgos
 
Como resultado, la adquisición puede producir una amplia gama de beneficios empresariales, entre los que se incluyen: 
 
Impulsar la eficiencia
 
La adquisición de alto rendimiento conlleva ahorros en los costos que impactan directamente en la rentabilidad de la empresa. A
través de potentes herramientas de análisis de gasto, el área de adquisiciones puede detectar patrones de compra, tomar mejores
decisiones con respecto al presupuesto y optimizar futuros ahorros.
 
Además de negociar precios más bajos en contratos individuales, el área de adquisiciones tiene una vista panorámica de toda la
empresa y la base de suministros, por lo que puede establecer conexiones que reducen los costos e impulsan la eficiencia. Por
ejemplo, a medida que los equipos separados llevan a cabo nuevos proyectos, el área de adquisiciones puede identificar
oportunidades para agrupar recursos y poder adquisitivo para beneficiar a toda la empresa.
 
Un estudio de Accenture demuestra que las empresas que implementan procesos y métodos de abastecimiento estratégico obtienen
una rentabilidad equivalente 5 a 10 veces el valor de su inversión original. El abastecimiento de alto rendimiento y las funciones de
adquisición ahorran 82 USD por cada 8 USD en costos de adquisición.2 Los ahorros en costos liberan más capital circulante de la
empresa, que puede invertirse en otras áreas del negocio.
 
Mejorar la competitividad
 
Posicionada entre la organización y los proveedores, el área de adquisiciones puede interactuar con los proveedores a fin de crear
soluciones innovadoras para las necesidades únicas de la empresa, lo que puede ayudarla a moverse rápidamente en un acelerado
entorno competitivo y aumentar la velocidad de comercialización.
 
La adquisición bien gestionada también puede impulsar una competencia constructiva entre proveedores, y así brindar a la empresa
una ventaja competitiva a través del costo y la calidad de los suministros. Los proveedores que participan en un proceso justo e

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imparcial de solicitud de presupuestos son más propensos a presentar sus mejores ofertas.
 
Administrar riesgos y asegurar el cumplimiento
 
Para muchas industrias, garantizar que los bienes y los servicios cumplan con las políticas internas y las normativas externas es un
desafío. Dos maneras importantes mediante las cuales las empresas de adquisición aportan valor al negocio son la gestión de los
riesgos del proveedor y el aumento del cumplimiento del gasto indirecto.
 
Mediante la gestión efectiva de los contratos de alto riesgo, el área de adquisiciones garantiza la continuidad del negocio al evitar
interrupciones con los proveedores clave. Para los gastos indirectos, la adquisición puede evitar los gastos fuera de contrato y que se
gaste de más mediante el uso de herramientas de análisis de gasto, a fin de identificar los problemas de cumplimiento, y poner
restricciones en el software de compra de autoservicio para dirigir a los empleados a productos o proveedores aprobados.

Amazon Business puede ayudar a optimizar la adquisición

Amazon Business es un proveedor estratégico que puede ayudar a las organizaciones a adquirir bienes a escala sin la necesidad de
un extenso proceso de solicitud de presupuestos o contratos con cada vendedor individual. Amazon Business investiga y consolida a
los proveedores en cientos de categorías que ofrecen una amplia selección relevante para la empresa. Cincuenta y cinco empresas
de la lista Fortune 100 adquieren suministros en Amazon Business. 
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Amazon Business ayuda a las organizaciones a transformar digitalmente su proceso de adquisición, lo cual contribuye a obtener
mejor resultados para la empresa, tales como:

Reducción de los costos comerciales: compare múltiples ofertas de proveedores competitivos. Acceda a precios exclusivos

para empresas, descuentos por cantidad y costos de entrega reducidos con envíos GRATUITOS y rápidos para artículos

elegibles.

Ahorro de tiempo: integrar Amazon Business con más de 90 sistemas de adquisición líderes. Empleará menos tiempo en la

gestión de los proveedores ya que estarán centralizados a una sola ubicación conveniente. Reponga los suministros más

rápido con entrega recurrente y acelere las aprobaciones al gestionarlas directamente en Amazon Business.

Eficiencia en el pago: consolide las compras en una factura y abone con su medio de pago preferido. Además, Amazon

Business ofrece visibilidad en tiempo real de los gastos por artículo.

Mayor visibilidad y control: agregue su equipo completo a una sola cuenta para obtener una visibilidad completa. Cree

grupos de compra y flujos de trabajo de aprobación. Controle las compras con límites de gastos y restricciones de

cumplimiento. Detecte las métricas de adquisición para tomar mejores decisiones de compra.
 
Cuando el abastecimiento y la adquisición están alineados con una perspectiva de nivel superior, y se usan los datos, la colaboración
y la automatización para tomar las decisiones de compra, se beneficia toda la organización. 

Preguntas frecuentes sobre la adquisición

 
¿Qué son las compras fuera de contrato?

Las compras fuera de contrato, también conocidas como gastos fuera de contrato o gastos repetitivos, son las compras realizadas
por fuera de un contrato negociado con un proveedor preferido. En otras palabras, las compras fuera de contrato significan comprar
a los proveedores fuera de la política de adquisición de la organización. Existen varias razones por las que los empleados hacer
pueden realizar compras fuera de contrato, por ejemplo:
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Acceso a más proveedores: los empleados desean obtener acceso a una gran cantidad de proveedores en comparación con el

número restringido que establece el área de adquisiciones.

Desconocimiento de los proveedores contratados: la mala comunicación interna puede causar que ciertos departamentos

no conozcan a los proveedores contratados y los precios negociados con estos proveedores.

Reducción de la complejidad: el proceso de adquisición tradicional y las herramientas de compra pueden requerir mucho

tiempo y ser complejos.

Baja visibilidad de gastos: cuando los departamentos no pueden ver el historial de gastos, las compras ad hoc suelen ser el

resultado.

Incumplimiento: cuando no se implementan sanciones ni medidas de cumplimiento, hay menos incentivo para que los

usuarios finales le compren a los proveedores contratados.

 
Los gastos fuera de contrato representan un problema ya que es difícil controlarlos. La visibilidad limitada de los datos de gastos
impide que el área de adquisiciones haga el control necesario, lo que hace que las empresas absorban gastos no presupuestados. Los
gastos fuera de contrato imposibilitan que el área de adquisiciones mida o cuantifique de forma efectiva una gran parte del gasto
indirecto de una organización. 
 
¿Cómo es la adquisición diferente de las compras?
 
La adquisición es el marco general que incluye todas las actividades relacionadas con adquirir bienes y servicios para una
organización. Las compras son solo un aspecto de la función de adquisición e incluye actividades asociadas con la compra como el
desarrollo y la revisión de las especificaciones del producto, y la recepción, la inspección y el procesamiento de los bienes recibidos.
Además de comprar, la adquisición también incluye actividades asociadas con seleccionar proveedores, establecer términos de pagos
y negociar contratos.
 
¿Dónde encaja la adquisición dentro de una organización?
 
La mayoría de los departamentos de adquisiciones son parte de la función de Cadena de suministro, Finanzas o ambos. Es habitual
que los directores de adquisiciones (CPO) respondan a la cadena de suministro o a Finanzas, pero esto ha cambiado y cada vez más

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responden al grupo directivo o al departamento de operaciones. El rol del CPO como un socio comercial estratégico se ha
consolidado durante los últimos años dado que la adquisición representa un aporte clave para la estrategia comercial que puede
otorgar valor a toda la organización.
 
¿La adquisición es igual a la gestión de la cadena de suministro?
 
La adquisición es el proceso para obtener los materiales que necesita para manejar su negocio y fabricar sus propios productos. La
cadena de suministro es toda la infraestructura que necesita tener para ejecutar el flujo de un producto, desde la adquisición de
materias primas hasta la producción y la distribución al cliente final. La adquisición es una parte estratégica de la gestión global de
la cadena de suministro. Por ejemplo, si su empresa fabrica automóviles, la adquisición es el proceso de abastecimiento de los
materiales que necesita para construir los automóviles. La cadena de suministro es todo el proceso implicado en la producción y la
entrega de los automóviles al consumidor final.
 
¿Qué es un especialista en adquisiciones?
 
La función principal de un especialista en adquisiciones es abastecer bienes y servicios para una organización. Los especialistas en
adquisiciones supervisan el pedido de los materiales y gestionan los contratos con los proveedores de la empresa. Analizan los
costos, negocian los contratos, administran el inventario, realizan el seguimiento de los pedidos, resuelven las disputas relacionadas
con los precios y ofrecen estrategias que ayudan a las empresas a administrar mejor los costos de los suministros y los servicios de
los proveedores.
 
¿Cuál es el abastecimiento estratégico en la adquisición?
 
El abastecimiento estratégico es el proceso de continuamente evaluar y mejorar las compras de una empresa. El abastecimiento
estratégico implica la recopilación de datos y el análisis de gastos, la investigación de mercado, el proceso de solicitud de
presupuestos, las negociaciones, la contratación, la implementación y la mejora continua.

 ¿Cuál es la diferencia entre RFI, RFQ y RFP en la adquisición?

 
 Una Solicitud de información (Request for Information, RFI), una Solicitud de cotización (Request for Quotation, RFQ) y una
Solicitud de presupuestos (Request for Proposal, RFP) tienen distintos fines dentro de la fase de abastecimiento del proceso de
adquisición.

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Una solicitud de información (RFI) se utiliza para solicitar información acerca de las capacidades de diversos proveedores para

fines comparativos. Por lo general, se utiliza antes de una RFQ o RFP.

Una solicitud de cotización (RFQ) se usa para solicitar información sobre cómo los proveedores podrían satisfacer sus

necesidades y cuánto costará.

A solicitud de presupuestos (RFP) es el proceso más formal, con reglas estrictas para el contenido, los plazos y las respuestas.

Describe los requisitos para un proyecto específico y solicita ofertas de proveedores calificados.
 
 
Fuentes:
 
1.      High Performance Sourcing and Procurement; Harvard Business Review (2017).
2.      Procurement’s Next Frontier; Accenture (2015).

Más información acerca de cómo Amazon Business ayuda a optimizar

las compras.
Amazon Business para empresas

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