Asignatura Datos del estudiante Fecha

Apellidos: NARVAEZ PEREZ

ADMINITRACIÓN
16/10/2022
DE SUMINISTRO
Nombre: ISABEL CRISTINA

Actividad
Protocolo individual de la unidad n°2:

Análisis y síntesis: 
Síntesis e interpretación personal de los temas vistos en la unidad

Dentro de todas las áreas y operaciones de una empresa, las compras es el

área más ignorada y menos entendida. Por este motivo, las compras son un
desafío para la mayoría de las empresas que inevitablemente terminan
utilizando procesos de compra arbitrarios e ineficaces.

Empecemos por definir ¿QUÉ ES COMPRAS?

Es la adquisición de un bien o servicio por intermedio de dinero, que una

empresa hace para desarrollar sus actividades; se debe tener en cuenta las
necesidades que cada uno de los departamentos o dependencias tienen, a nivel
muy básico, las compras implican equilibrar calidad, cantidad y precio de una
manera que garantice que las necesidades de la empresa se cubran de manera
efectiva dentro del presupuesto que se ha dejado para sí misma, por esto es
esencial entender de una manera clara las diferentes etapas del proceso
de compra.

Empezando por la identificación de la necesidad de comprar algo, decidir qué

producto o servicio comprar, la creación de un equipo de compras, planificar la
cantidad y especificar los requisitos de calidad, el presupuesto, la selección de
proveedores, logística, la evaluación del desempeño y por último para que todo
lo anterior se cumpla, primero se debe crear un proceso de compra organizado e
informado a todos los interesados.

La acción de comprar en salud, tiene 4 características es calificada,

especializada, analítica y racional; además tiene connotaciones eminentemente
humanas y de responsabilidad social; por el compromiso que implica
el aseguramiento de la calidad de los productos e insumos en términos de
eficiencia y eficacia y oportunidad; También por las implicaciones que se asume
con la selección objetiva y  la contratación, principalmente las compras de altas
erogaciones, que ante cualquier falla en el procedimiento o limitación
pueden afectar a la empresa, especialmente al Ordenador del Gasto y que
podrían trascender en acciones jurídicas.

Existen muchos tipos de compras los más usuales son: programadas, no

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programadas y masivas.

Características del proceso de compras.

El proceso de compras tiene una serie de características que nos ayudan a

distinguirle como tal. Estas son:

 Función de compras: Es aquella que relaciona a las distintas área de la

empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el
departamento de compras es el intermediario para cubrir las necesidades
de la empresa con sus proveedores.
 Importancia de compras: Se encarga de asegurar el abastecimiento
normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa.

Además se encarga de saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede

traer consigo mayores economías y ganancias para la empresa.

 Organización de compras: La organización de compras puede ser

centralizada o descentralizada, las cuales tiene sus ventajas o
desventajas.

La organización centralizada: Es aquella en que todas las compras de la

empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:

La obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por

compras en grandes cantidades.

 Calidad uniforme de los materiales adquiridos.

 Mayor especialización de los compradores.
 La organización de los procedimientos de compras
Las desventajas de este sistema son:

 La poca flexibilidad.
 No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los
diferentes

organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

La organización descentralizada : Es aquélla en que cada unidad

dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras
para atender sus necesidades específicas y locales. Las ventajas de
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este sistema son:

 Mayor conocimiento de los proveedores locales.

 Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la
Empresa.
 Agilidad en las compras.

Entre las desventajas tenemos:

 Permite un menor volumen de compra.

 No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
 Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
 Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Etapas del proceso de compras.

Para llevar a cabo un buen proceso de compras, el mismo ha de tener cinco

etapas principales. Estas son:

Departamento de compras

El departamento de compras es primordial para que el proceso de compras se

lleve a cabo, esto se debe a que este es el encargado de realizar las
adquisiciones necearías en el momento debido, con la cantidad y la calidad
requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba
delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que
no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe
proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organización.
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Las funciones de un departamento de compras pueden variar

considerablemente dependiendo de cada empresa, y muchas veces sus
funciones dependen de otros departamentos, como son el área de finanzas,
tesorería o producción. Es por ello que es muy importante que este bien
estructurado y sus funciones bien definidas, de manera que se pueda
asegurar que su desempeño sea óptimo.

Por lo general las funciones que abarca este departamento van de seleccionar y
establecer fuentes de abastecimientos de materias primas, servicios y
suministros para la empresa, hasta establecer el contacto con los proveedores,
cotizar y establecer puntos de entrega, transporte, aceptar y rechazar o
negociar los bienes o servicios suministrados.

Puesto y funciones.

El departamento de compras tiene un sin número de personas que ocupan

puestos específicos, los cuales velan por que el mismo tenga un desempeño
óptimo. Estos son:

• Jefe de compras: Encargado de coordinar, ejecutar y controlar la

adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para
su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se realicen en el
momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y
al precio más conveniente.
• Subjefe de compras: Encargado de contactar proveedores y negociar
con ellos términos y condiciones de compra.
• Comprador de Maquinarias y Equipos: Se encarga de comprar las
maquinarias y equipos utilizados dentro de la organización.
• Comprador de materia prima: Ejecuta las órdenes de compras
emitidas por el jefe, con pleno conocimiento de los precios y tendencias
del mercado (oferta – demanda).
• Comprador de implementos de oficina: Encargado de comprar todos
los utensilios que se utilizaran dentro de la oficina.
• Auxiliar administrativo: Se encarga de ejecutar los procesos
administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos
definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando
cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr
resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Conclusión.

La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere

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una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de

compras es indicar a la persona encargada de esta tarea que se debe
comprar y a quien, cuanto, cuando y a quien debe comprarse. Dicha
gestión constituye un factor de éxito para muchas empresas, ya que
si esta es llevada a cabo de manera eficaz, además de satisfacer al
cliente en el tiempo y la cantidad demandados, también permite
ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.

La importancia de tener un proceso de compras eficiente cada vez es

más importante, ya que el mismo permite un control adecuado de la
adquisición de los bienes y servicios, así como el análisis de los
procesos de manera más detallada, y por ende se realiza una compra
exitosa, manteniendo el equilibrio laboral al asegurar la recepción de los
materiales, equipos, etc., necesarios y la entrega a tiempo de los
mismos, para realizar de forma equilibrada las actividades diarias
relacionadas con el procedimiento.

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier empresa,

organización o institución que quiera alcanzar la excelencia. En estos tiempos
de crisis, contar con un proceso de compras óptimo permite tener la
probabilidad de alcanzar el éxito, esto debido a que por medio de esta es posible
ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
empresariales directos, esto debido a que dicha gestión influye en el éxito o
fracaso de la organización.

A partir de lo investigado hemos llegado a la conclusión de que el departamento

de compras es el más importante de una empresa, ya que debe velar porque los
bienes y/o servicios requeridos por otros departamentos llegue cumplidamente y
en buen estado, ya que si algo falla la producción se verá afectada y, por
consiguiente, la empresa perderá dinero.

Todas las empresas deben de preocuparse por tener un buen proceso de

compras en conjunto con un departamento de compras bien estructurado, ya
que esto influirá en que la misma este en la cúspide del éxito o en el inevitable
fracaso.

Bibliografía

 Martínez Moya, Emilio. (2007), Gestión de compras: Negociación y

Estrategias de aprovisionamiento, (FC editorial).

 Chopra, Sunil y Meindi, Peter. (2008), Administración de la cadena de

suministro: Estrategia, planeación y operación. Tercera edición (Pearson).
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Ventajas para el comprador:

 Reduce los costos al reducir el trabajo operativo

 El precio negociado se mantiene constate por todo el periodo
 Los despachos se hacen según las necesidades rebajando el stock, ya
que el tiempo de no aprovisionarse se reduce
 La facturación se hace parcialmente según los despachos

Ventajas para el proveedor

 Asegura la venta para todo el periodo

 Desplaza a la competencia
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Discusión: 
Dudas, desacuerdos, discusiones