Anglo American Quellaveco S.A. Servicios Minería Inc.

, Sucursal del Perú

Proyecto Quellaveco Avenida La Paz No. 1049, Interior 202
Miraflores, Lima, Perú

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Moquegua, 25 de Julio de 2019

Q1CO–CIR-SITE/HO-0378
Requiere respuesta: Si No

CIRCULAR DE CONTRATOS

Dirigido a: TODAS LAS EMPRESAS CONTRATISTAS

Referencia: Proyecto Quellaveco – Q1CO

Asunto: “PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE”

Estimados Señores,

Mediante la presente, la Compañía hace de entrega a todas las Empresas Contratistas del Proyecto
Quellaveco el “Procedimiento de Abastecimiento de Combustible de Empresas Contratistas
en Estaciones de Servicios - Primax”.

Cabe mencionar, que dicho procedimiento ayudará a todas las Empresa Contratista del Proyecto a
iniciar el proceso de gestión para la acreditación y autorización para el Suministro de Combustible.

Al mismo tiempo, el Contratista podrá iniciar su gestión y deberá enviará la información requerida de
acuerdo al Procedimiento, a los siguientes correos según sea su área:

- Área 1,000 cesar.cabellos@fluor.com Jorge.Guibert@fluor.com

- Área 2,000 Bruno.Galdos@fluor.com Diego.Gonzalez-Ganoza@fluor.com
- Área 3,000 / 4,000 Jorge.L.Munoz@fluor.com Juan.Bisbal@fluor.com
- CC Jose.Pino@fluor.com Silvia.Cuentas@fluor.com
- CC Miguel.Silva@fluor.com Moira.Chavez@fluor.com

Finalmente, la Compañía notificará posteriormente el inició de Operación de las Estaciones

Temporales del Proyecto.

Sírvase firmar el cargo adjunto, en señal de recepción y devolverlo por el mismo medio a
Ana.Maria.Gonzales@Fluor.com

Sin otro particular, quedamos de Ud.

Atentamente,
Digitally signed by cat72964
DN: cn=cat72964,
email=Cristian.Cataldo@fluo
r.com
Date: 2019.07.26 13:34:00
-05'00'

Eduardo Arenas
Gerente de Contratos
Proyecto Quellaveco
EA/me
Adjunto: 1. Cargo de Recepción
2. Procedimiento de Abastecimiento de Combustible.

cc: SMI
Gerente de Área M. Cox (V. Diana Ale) HSE
Construcción M. Mckay / M. Wilson Seguridad
Cont. de Proyectos Turn-Over
Contratos Administradores Ambiental
Servicios Generales M. Chávez / M. Silva Relaciones Industriales
Ingeniería STGO QA/QC
PDDM Recursos Humanos
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Proyecto Quellaveco Avenida La Paz No. 1049, Interior 202
Miraflores, Lima, Perú

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CARGO DE RECEPCION

Circular de Contratos Nro. Q1CO–CIR-SITE/HO-0378

Acuso recibo de la Circular de la referencia, y asumo cumplir fielmente lo solicitado en la misma.

Contenido: Circular “PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE”

NOMBRES Y APELLIDOS: _____________________________________________________

CARGO: _____________________________________________________

CONTRATISTA: ____________________________________________________

FECHA: ____________________________________________________

FIRMA: ____________________________________________________

cc: SMI
Gerente de Área M. Cox (V. Diana Ale) HSE
Construcción M. Mckay / M. Wilson Seguridad
Cont. de Proyectos Turn-Over
Contratos Administradores Ambiental
Servicios Generales M. Chávez / M. Silva Relaciones Industriales
Ingeniería STGO QA/QC
PDDM Recursos Humanos
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Proyecto Quellaveco Fecha 20-Jul-2018
Contrato Q1CO Página 1 de 9
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K-CS-216-SSGG-PROC-001

PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE EMPRESAS CONTRATISTAS EN

ESTACIONES DE SERVICIO PRIMAX

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página siguiente. Por favor destruir todas las revisiones previas.

Revisión Fecha Páginas

No. Nombre del Emisor Nombre del Revisor

A 17Jul19 B. Galdós / D. González M. Silva / M. Chávez 09

0 20Jul19 B. Galdós / D. González M. Silva / M. Chávez 09

APROBADORES NOMBRES - FIRMAS FECHA

Digitally signed by Bruno Galdos
DN: cn=Bruno Galdos, o=Fluor,

Supervisor SSGG
ou=Servicios Generales,
email=bruno.galdos@fluor.com,
c=PE
Date: 2019.07.25 14:07:41 -05'00'

Digitally signed by Moira

Gerente de SSGG Chavez

Date: 2019.07.25 14:45:50
-05'00'
Adobe Reader version:
11.0.23

EMITIDO PARA : Diseño Construcción X Otro SSGG

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Proyecto Quellaveco Fecha 20-Jul-2018
Contrato Q1CO Página 2 de 9
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PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE EMPRESAS CONTRATISTAS

EN ESTACIONES DE SERVICIO PRIMAX

1.2 OBJETIVO .................................................................................................................................................... 3

1.3 FLUJO DE PROCESO DE AUTORIZACIÓN Y ACREDITACIÓN DE VEHÍCULOS DE CONTRATISTAS ................. 4
1.4 FLUJO DE PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABLE POR CONTRATISTA ............................................ 5
1.5 CONSIDERACIONES PARA ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE ............................................................... 6
1.6 DETALLE DE VALE DE DESPACHO ..............................................................................................................7
1.7 CONSIDERACIONES PARA EL PROCESO DE REPORTE DE CONSUMO DIARIO ............................................ 8
1.8 REPORTE DE CONSUMO SEMANAL ............................................................................................................ 9
1.9 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 9
1.9.1 Anexo 1: Formato para solicitud de autorización de contratista para consumo de combustible. .... 9
1.9.2 Anexo 2: Vale De Despacho De Combustible ..................................................................................... 9
1.9.3 Anexo 3: Formato de creación de acreditado para aprobar los vales. .............................................. 9
1.9.4 Anexo 4: Formato de Control de Combustible. .................................................................................9
1.9.5 Formato de Datos de Vehículo / Equipos De Contratista .................................................................. 9
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Contrato Q1CO Página 3 de 9
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PROCEDIMIENTO DE ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE EMPRESAS CONTRATISTAS

EN ESTACIONES DE SERVICIO PRIMAX

El presente Procedimiento, describe el Servicio de Abastecimiento de Combustible de Empresas

Contratistas en Estaciones de Servicio PRIMAX asociados a la etapa de Construcción del Proyecto

Quellaveco.

1.2 OBJETIVO

El siguiente procedimiento detalla los pasos a seguir para el abastecimiento de combustible de las

empresas Contratistas autorizadas dentro del Proyecto Quellaveco , este suministro será dado bajo las

siguientes consideraciones:

1. El consumo realizado por el Contratista será facturado directamente por AAQ.

2. El monto de esta factura será descontado de la factura mensuales presentada por el Contratista

3. Las facturas serán emitidas en la moneda del contrato de cada Contratista, dado que el precio de

combustible será emitido en soles, se utilizará el Tipo de Cambio del día en que se emita la factura.

4. El Contratista será responsable por la distribución interna del combustible en sus áreas de trabajo

mediante el uso de cisternas, dichas cisternas deberán contar con los permisos del MTC para el

transporte de materiales peligrosos.

5. El cambio del precio de combustible será informado vía circular a todos los Contratistas, este precio

está sujeto a variaciones dependiendo del costo de combustible a nivel nacional.

6. Únicamente Primax podrá suministrar combustible en las instalaciones del Proyecto Quellaveco, por

lo tanto la Compañía notificara mediante circulara la fecha de puesta en marcha de las Estaciones

con la finalidad de que los Contratista puedan hacer las coordinaciones, gestiones y la

desvinculación de sus Subcontratista de Combustible.

A continuación se detallan los pasos del proceso de suministro:

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1.3 FLUJO DE PROCESO DE AUTORIZACIÓN Y ACREDITACIÓN DE VEHÍCULOS DE

CONTRATISTAS

Mediante este proceso los Contratistas dentro del Proyecto serán autorizados para que puedan acceder al
suministro de combustible en las estaciones de Servicio de Primax. Cada Contratista deberá llenar el
formato A-1 adjunto, y remitir a su respectivo Administrador de Contrato, luego de haber sido aprobados
Primax les hará entrega de los talonarios de vales de consumo.

Inicio

Contratista solicita formato A-1 a SMI

Contratista envía formato A-1 a SMI para firma

NO
SMI aprueba
formato Levanta observaciones y vuelve a
enviar

SI

Envía formato firmado a Primax

Primax registra datos en sistema

Primax entrega vales numerados con cargo de

entrega
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1.4 FLUJO DE PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABLE POR CONTRATISTA

Mediante este proceso las empresas Contratistas deberán designar a 3 personas encargadas de firmar los
vales, mediante el formato A-3, estás serán las 3 únicas personas que podrán firmar los vales, a fin de
poder corroborar la firmas emitidas el contratista deberá adjuntar al anexo A-3 copia de del DNI de la
persona designada.

Inicio

Contratista solicita formato A-3 a SMI

Contratista envía formato A-3 a SMI

para firma

SMI NO Levanta observaciones y vuelve a

aprueba enviar
formato

SI

Envía formato firmado a Primax

Primax registra datos en sistema

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1.5 CONSIDERACIONES PARA ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE

En este proceso se detallan las consideraciones que debe tener el Contratista antes del abastecimiento en
la estación de servicio, el modelo de vale a ser utilizado está indicado en el Anexo 2.

Cada Contratista será responsable de la distribución interna del combustible dentro de sus respectivas
áreas; el suministro de Primax únicamente será en estación de servicio.

Luego de realizado el despacho se consignará en el vale las cantidades despachadas para conformidad de
ambos tanto de operador de Primax como del operador del equipo.

Inicio

Op. Primax solicitará vale a

Contratista

Vale de Despacho
Anexo 2

Op. Primax verifica detalles

No
del vale de despacho

Comunicará al
Si usuario y
reportará al
supervisor
Primax
Procede con el abastecimiento

Fin
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1.6 DETALLE DE VALE DE DESPACHO

Los vales de despacho serán elaborados en triplicado (papel autocopiativo), dichos vales tendrán una única
numeración

Durante el abastecimiento el original del vale será entregado al operador de estación (Primax).

9 La 1ra. Copia el conductor la conservará (Usuario-Contratista).

9 La 2da. Copia será entregado al operador de estación para sustento de facturación de cierre de
cada semana ante SMI.

Se deberá reportar la perdida, extravío y/o anulación de vales en un máximo de 36 horas.

No se aceptarán vales sin firma o sello por parte de la persona acreditada, enmendaduras o sobre
escrituras

Será responsabilidad del contratista el manejo adecuado y óptimo de los vales.

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1.7 CONSIDERACIONES PARA EL PROCESO DE REPORTE DE CONSUMO DIARIO

Las estaciones de combustible atenderán las 24 horas del día, por lo que los cortes de consumo diario
serán a las 23.59 horas cada día.

Primax emitirá diariamente el resumen de los consumos de cada Contratista hasta las 10:00 am del día
siguiente al consumo, (el modelo de reporte se encuentra en el anexo 4) este detalle será enviado vía e
mail, la empresa Contratista tendrá 6 horas a partir de decepcionado el correo electrónico para enviar su
conformidad al consumo, de no recibir respuesta durante esas 6 horas Primax entenderá que no existe
observaciones y se dará por validado el consumo.

Inicio

Horario de cierre diario de

00:00 a 23:59 horas

Consolidado de vale de despacho

(Anexo 2)

El asist. Operaciones Primax enviará el

reporte detallado al Responsable
acreditado de Contrastistas

Formato de reporte de combustible

(Anexo 4)

El acreditado Contratista revisará el

detalle de los consumos (máx. 6 horas)

El acreditado Contratista dará

conformidad vía email, indicando No
cantidad total reportada

Reportará las
Si observaciones al
asist. de
Operaciones Primax
El supervisor y/o Asist. Operaciones
Primax registrará en el sistema Revisarán las
diferencias y se
corregirán el mismo
Fin día
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Proyecto Quellaveco Fecha 20-Jul-2018
Contrato Q1CO Página 9 de 9
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K-CS-216-SSGG-PROC-001

1.8 REPORTE DE CONSUMO SEMANAL

Primax emitirá reporte totalizando los consumos realizados durante la semana, a fin de que cada
Contratista pueda tener de manera resumida su consumo, la suma de estos consumos será la que AAQ le
facturará mensualmente.

1.9 ANEXOS

1.9.1 Anexo 1: Formato para solicitud de autorización de contratista para consumo de combustible.

1.9.2 Anexo 2: Vale De Despacho De Combustible

1.9.3 Anexo 3: Formato de creación de acreditado para aprobar los vales.

1.9.4 Anexo 4: Formato de Control de Combustible.

1.9.5 Formato de Datos de Vehículo / Equipos De Contratista

+ + + Fin de Documento + + +
 Formato para solicitud de autorización de contratista
para consumo de combustible

Para ser llenado por el solicitante

Fecha de emisión de formato:

Tipo de usuario EPCM ANGLO

OWNER SMI

N° de contrato

N° de contrato SAP

Contratista:

RUC Contratista

Sello y firma - Solicitante Sello y firma - Responsable Sello y firma autorizada de

responsable contratista contratista (Gerencia) contratos AAQ/FLUOR

Para ser llenado por la persona que ingresa al sistema

Fecha de creación del usuario:

Código de Autorización

Producto

Entrega de Vales Si No

Renovando Autorización Si No

Números de serie (vales) Del Al

Sello y firma del representante del Sello y firma del responsable

contratista PRIMAX/OSS
 CRC
EE SS
LOCACION:
VALE DE DESPACHO DE N° 000 - 0145
COMBUSTIBLE
FECHA Y HORA DE EMISION: FECHA HORA PLACA CODIGO
CONTRATISTA N° CONTRATO
TURNO: Dia Noche HOROMETRO / KM.
FECHA Y HORA DE ABASTECIMIENTO REAL: FECHA HORA
Combustible Real (Gln) Observaciones / Firma Operador Equipo (Ctta)

Diesel B5 S50

Cantidad en Letras:

APROBADOR / ACREDITADO (Ctta) CONDUCTOR / OPERADOR (Ctta) OPERADOR EE SS / CRC (Primax)

Nombre: Nombre: Nombre:

DNI: DNI DNI

Firma y Sello Firma Firma
 Formato de creación de acreditado para aprobar los vales

Para ser llenado por el solicitante

Fecha de emisión de formato:

Tipo de usuario EPCM ANGLO

OWNER SMI

N° de contrato

N° de contrato SAP

Contratista:

Nombre del acreditado responsable

DNI

Sello y firma - Solicitante Sello y firma - Responsable Sello y firma autorizada de

responsable contratista contratista (Gerencia) contratos AAQ/FLUOR

Para ser llenado por la persona que crea el usuario

Fecha de creación del usuario:

Sello y firma del Sello y firma del responsable

acreditado contratista PRIMAX/OSS
CONTROL DE COMBUSTIBLE
Ubicación Fecha Suministro No. de Contrato Contratista Nombre Conductor Placa Vehiculo Cantidad despachada de
(QUELLAVECO / (dd mmm yyyy) R.U.C. Combustible
PAPUJUNE / (en galones)
CORTADERA)
 DATOS DE VEHICULO / EQUIPOS DE CONTRATISTA

CAPACIDAD
CONSUMO
NOMBRE DE TIPO DE DE TANQUE
NUMERO DE PLACA / UBICACIÓN PROMEDIO
ITEM CONTRATISTA VEHICULO / MODELO DEL
CONTRATO CODIGO DEL EQUIPO SEMANAL
S EQUIPO VEHICULO /
GLN
EQUIPO

NOTA: La informacion solicitada sera detallada por cada equipo.