SOCIEDAD PUNTA DEL COBRE S.A.

PROYECTO EL ESPINO
ETAPA FEED

Control Documental

Procedimiento

Modelo de Contratos - Anexo M - Requerimientos de

Control Documental para Contratos Modalidad EPC
H358076-0000-PC-INF-2005

H358076-0000-600-322-2005
F. Bravo
20-06-2019 P Uso D. Méndez G. Martínez
D. Mendez
Revisión F. Bravo
22-4-2019 C D. Méndez G. Martínez
Cliente D. Mendez
Revisión F. Bravo
05-3-2019 B D. Méndez G. Martínez
Cliente D. Mendez
Revisión F. Bravo
29-01-2019 A D. Mendez G. Martinez
Interna D. Mendez
Fecha Rev. Emitido para Preparado Por Aprobado JD Aprobado Aprobado Por
GI y GP
Cliente

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Tabla de Contenidos
1. General .................................................................................................................................................. 1
2. Requerimientos para la plataforma de gestión documental del Contratista ................................. 1
3. Requerimientos para el Plan de Gestión Documental del Contratista ........................................... 2
4. Organización del Contratista para la gestión y control documental .............................................. 3
5. Portal del Contratista Integrador ........................................................................................................ 3
6. Emisión documentos solicitados por Pucobre ................................................................................. 3
7. Numeración de Documentos solicitados por Pucobre .................................................................... 5
8. Idioma .................................................................................................................................................... 5

Lista de Tablas
Tabla 7-1: Código Disciplinas ...................................................................................................................... 1
Tabla 7-2: Tipo de Documentos ................................................................................................................... 2
Tabla 7-3: Tipo de Planos ............................................................................................................................ 4

Lista de Figuras
Figura 7-1: Sistema Numeración Pucobre ................................................................................................... 6

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1. General
El Contratista deberá disponer de una plataforma de gestión documental que permita
satisfacer los requisitos definidos en de este documento y los que el encargo determine
necesarios. Es importante señalar que el control documental será parte fundamental del Plan
de Aseguramiento de Calidad también solicitado al Contratista.

El Contratista deberá presentar, junto con su oferta, un Plan de Gestión Documental que
cumpla con lo señalado en el párrafo precedente (Formulario TEC-12 de su oferta).

La gestión documental comprende el conjunto de actividades necesarias para identificar,

codificar, recepcionar, archivar, emitir, distribuir, controlar y reportar los diferentes estados de
desarrollo de la documentación, asegurando la trazabilidad de su ciclo de desarrollo desde su
origen hasta la entrega final, para la totalidad de la información generada por el contratista sus
proveedores y subcontratistas, entes gubernamentales y Pucobre, con relación al encargo
Contratado.

Se contemplará en la gestión documental la totalidad de la documentación manejada en el

desarrollo del proyecto considerando todos los diferentes tipos sean estos documentos
técnicos o administrativos, incluyendo comunicaciones, documentos, planos, modelos 3D,
archivos, u otros, se debe incluir todas las revisiones en formato nativo y las de emisión física
o emisión electrónica.

El Plan de Control Documental del Contratista deberá garantizar que la documentación

generada y recibida por el Contratista con motivo del Contrato, se gestione adecuadamente.

El Contratista será el único responsable de la implementación de este plan.

2. Requerimientos para la plataforma de gestión documental del

Contratista
• Debe permitir a Pucobre, el acceso en línea desde cualquier ubicación geográfica con
conexión a Internet que permita el correcto funcionamiento de la plataforma.
• Debe ser compatible con la plataforma de gestión documental del Contratista Integrador,
para el Proyecto. Permitiendo la carga y descarga de información en un portal que se
definirá en el sistema del Contratista Integrador, al que el contratista tendrá acceso para
mantener la información trasferida.
• Debe permitir archivar, distribuir, controlar, registrar y garantizar la trazabilidad de la
información, de su historial de emisiones, revisiones y comentarios y el de su distribución.

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• Contemplar elementos de respaldo, en un lugar distinto de la plataforma principal

(servidores – almacenamiento externo).

3. Requerimientos para el Plan de Gestión Documental del

Contratista
• Detallar las funcionalidades del sistema que se utilizará, para cumplir los diferentes
alcances y etapas del Encargo.

• Presentar la organización considerada para la gestión documental.

• Definir roles y responsabilidades de la organización propuesta por el Contratista para el
proyecto, requeridos para su implementación y administración.

• • Identificar los procedimientos específicos al encargo, requeridos para llevar a cabo la

gestión documental de manera eficiente y precisa. Los que deberán ser desarrollados y
aprobados por Pucobre una vez iniciado el contrato.

• Definir procedimientos que permitan asegurar la disponibilidad, en tiempo real, de la

documentación que se genere en el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el
Contratista respecto al alcance del Proyecto ; ingeniería, adquisiciones, construcción,
precomisionamiento y traspaso. Entre otros: Gestión documental del Proyecto , revisión y
resolución de observaciones a la documentación, codificación de documentación,
conservación de registros del proyecto, conformación de paquetes de traspaso,
trasferencia final de documentación, Gestión de archivos físicos, PDFs, archivos de
visualización, y nativos.
• Asegurar que los procedimientos permitan la adecuada transferencia y trazabilidad de la
información enviada y recibida con Pucobre. Toda información debe ser enviada por medio
de transmittals (notas de envío formales).
• Identificar la infraestructura informática considerada (servidores, redes, computadores,
plotters, etc.) tanto para terreno como para los lugares donde se desarrolle la ingeniería u
otras actividades del encargo. Definir sistema de respaldo seguro de la información.
• Indicar los procedimientos de gestión y control de la documentación de proveedores
(Vendor).
• Definir procedimiento de desarrollo, recepción y emisión y distribución de información
certificada.

• Mantenimiento de un listado permanentemente actualizado con la documentación emitida

y su número de revisión. Este listado también debe incluir días de atraso de las emisiones
y responsable de cada entregable.

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• Indicar el estándar de codificación de los documentos del contratista, considerando el

empleo de la codificación de Pucobre.

• Definir matrices de distribución, revisión y aprobación de documentación.

• Indicar el procedimiento de conservación de registros durante el periodo de ejecución del

contrato y durante los periodos de garantía contractuales y legales.

• Al término del Contrato la transferencia de la documentación a Pucobre deber ser digital

en formato PDF’s y formato Nativo, junto con las copias físicas de dos ejemplares en
carpetas (versión original y copia electrónica con firma digital).

• Definir los procedimientos de implementación, mantenimiento, y distribución de reportes,

con actualización diaria, acceso en línea y emisión recurrente con periodicidad semanal y
mensual.

4. Organización del Contratista para la gestión y control

documental
El Contratista deberá considerar una organización consistente con la envergadura del
proyecto. Deberá entregar un organigrama para la gestión y control documental, que sea claro
en su estructura y dependencia, así como también la definición de los roles y
responsabilidades de los profesionales que lo componen.

Estos profesionales deberán acreditar competencia técnica y experiencia.

5. Portal del Contratista Integrador

Todos los documentos electrónicos enviados y recibidos por las Partes serán subidos al Portal
del Contratista Integrador . Lo cual se realiza una vez que se cree la clave de acceso a cada
usuario y esta será enviada en forma personalizada a cada uno, adjuntando el procedimiento
de manejo de la información en el Portal.

Este portal considera carpetas seguras auditables con el propósito de colaborar y transferir
documentos entre las partes.

6. Emisión documentos solicitados por Pucobre

La documentación requerida deberá ser enviados a Pucobre en copias duras legibles y en
tamaños adecuados, firmadas por el responsable acreditado ante Pucobre y en archivos
electrónicos nativos consolidados sin referencias externas. El incumplimiento de este
requerimiento se considerará como que el documento no ha sido recibido por Pucobre.

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Los documentos que requieran la revisión para comentarios de Pucobre y aquellos que
requieran la aprobación de Pucobre, según lo definido en los documentos que conforman el
contrato, una vez revisados, serán enviados al Contratista a través el Portal del Contratista
Integrador, indicando, la siguiente categorización:

• Sin Comentarios: El documento puede ser emitido en siguiente revisión.

• Con Comentarios: El documento debe ser reemitido, previa aclaración o inclusión de los
comentarios y observaciones.

El plazo que dispondrá Pucobre para la revisión de estos documentos, corresponde a lo

indicado en los documentos respectivos, que conforman el contrato. Si para algún tipo de
documento, los documentos del contrato no indicaran dicho plazo, el Contratista deberá
solicitar oportunamente la aclaración respectiva.

La documentación deberá ser codificada en acuerdo a lo establecido en el procedimiento a

desarrollar por el contratista, en el que se deberá contemplar la consistencia con los sistemas
de codificación estandarizados en Pucobre. Este procedimiento debe incluir control de calidad,
aseguramiento de la calidad mediante auditorias definidas en un programa para el desarrollo
del proyecto, donde se debe mantener evidencia de los entandares aplicados en el desarrollo
de los entregables.La documentación deberá ser archivada en copia física, archivo nativo
(fuente) y en PDF firmado para todas las revisiones que se emitan. Se deberán desarrollar las
Matrices de Distribución de documentación de entregables en la Oficina y en Terreno, para las
distintas organizaciones involucradas en la ejecución. Cada emisión deberá ser distribuida
debidamente firmada por sus responsables, según la matriz de aprobaciones concordada para
el proyecto. La distribución de copias físicas y digitales se deberá realizar mediante transmittal.
La documentación asociada a los equipos, será considerada oficial cuando esté certificada por
el proveedor de los equipos (Vendor) . La totalidad de la documentación de los equipos debe
ingresarse al sistema documental. La información requerida debe ser provista en la calidad y
en la oportunidad requerida por los diferentes participantes del proyecto. Para ello se deben
contemplar las verificaciones de calidad que lo aseguren.

De requerir clarificaciones el contratista deberá emitir oportunamente solicitudes de

información (SDI).

Sistemáticamente se debe emplear las aplicaciones de seguridad necesarios para controlar y

eliminar virus en información magnética.

Se deberá contemplar la emisión de reportes del estado de la información considerando entre

otros:

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• • Registro, control y distribución de toda la información generada por las diferentes

organizaciones involucradas en el proyecto (planos, documentos, informes, minutas,
cartas, programas, etc) .

• Registro, control y distribución de requisiciones y órdenes de compra de equipos y

materiales.

• Registro, control y distribución de documentación de ingeniería de diseño.

• Registro, control y distribución de documentación de proveedores.

• Registro, control y distribución de los documentos administrativos generados (cartas,

minutas, memos, etc..

• Registro, control y distribución de documentación de permisos (Carpetas Técnicas)

• Registro, control y distribución de sketches de terreno.

• Registro, control, distribución y seguimiento de procedimientos de proyecto.

• Registro, control y distribución y seguimiento de solicitudes de información (SDI).

• Registro, control y distribución certificados inspección de fabricación y construcción.

• Registro, control y distribución certificados inspección de TOPs (Paquetes de

Transferencia, Turn Over Packages).

• Registro, control y distribución de reportes diarios por parte de los contratistas.

7. Numeración de Documentos solicitados por Pucobre

El Contratista deberá codificar toda la documentación técnica que emita a Pucobre, de acuerdo
a lo establecido en el siguiente sistema de numeración, el cual debe ser validado por Pucobre.
Lo anterior, sin perjuicio que el documento indique además del código exigido el código del
sistema documental interno del Contratista. Cualquier referencia indicada en estos
documentos debe utilizar el código de numeración del contratista.

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Figura 7-1: Sistema Numeración Pucobre

Proyecto N° : Corresponde al número de contrato (CNT), orden de servicio (OSC) u (OPS)
más número asignado sistema Pucobre.

Área : Consta de 4 dígitos, descrito según WBS (referirse a Anexo H).

Disciplina: Consta de 2 dígitos, descrito según Disciplinas.

Tipo Entregable: Consta de 3 dígitos, descritos Tipo de Documento.

Correlativo: Consta de 4 dígitos.

Revisión: Consta de 2 dígitos, siempre RX (x corresponde a la revisión)

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Tabla 7-1: Código Disciplinas

DISCIPLINA
AD - Adquisición
AN - Análisis de Riesgos
AP - Administración del Proyecto
AQ - Análisis Químico
AR - Arquitectura
AT - Automatización
CA - Cañerías
CC - Control de Calidad
CI - Civil
CM - Comunidades
CN - Construcción
CO - Sistema de Control
CS - Costos
CT - Contratos
EA - Estudio Impacto Ambiental
EL - Electricidad
ER - Estimación de Recursos y
Reservas
ES - Estructuras
GD - Gestión Documental
GE - Geología (Modelo de
Recursos)
GI - Gerencia de Ingeniería
GM - Geomensura
GP - Gerencia de Proyecto
GR - Gestión de Personas
GT - Geotecnia
HD - Hidrogeología
HI - Hidráulica
HS – HSSE (Higiene y Seguridad)
IF - Informe Final (Meridian)
IN - Instrumentación
LE - Legal
LO - Layout
MA - Medio Ambiente
ME - Mecánica

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DISCIPLINA
MI - Minería (Modelo de Reservas)
MT - Metalurgia
OM - Obras Marítimas
PC - Programación y Control
PE- Permisos
PL - Planificación
PM - Propiedad Minera
PR - Procesos
RL - Relaves
SA - Sanitaria
TC - Tecnología de la Información
TL - Telecomunicaciones
TP - Topografía
TR - Transporte
VC - Ventilación y Climatización

Tabla 7-2: Tipo de Documentos

TIPO DE DOCUMENTOS
ACT - Acta
ADD - Adenda
ANX - Anexo
AUD - Auditoría
BAP - Bases Administrativas
BDD - Bases de Datos
BTP - Bases Técnicas
BEP - Bases Especiales
BFO - Boletas - Facturas - Otros
CDD - Criterios de Diseño
CER - Certificado
CLF - Calificación
CNT - Contrato
COE - Cartas Enviadas
CON - Cartas Contractuales
COR - Cartas Recibidas
COT - Costos
CPA - Capacitación
CRO - Cronograma (Carta Gantt)
CRR - Correo Electrónico
CTE - Presentaciones al Comité

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TIPO DE DOCUMENTOS
CTL - Catálogo
CTZ - Cotización
CUB - Cubicaciones
CYR - Consultas y Respuestas
DIR - Presentaciones al Directorio
EDM - Estudio de Mercado
EDP - Estados de Pago
EEC - Estudio Económico
ELP - Estudio de Mercados Patentamiento
EMT - Estudio de Mercados Targets
EST - Estudio
EEC - Especificación Económica
ETT - Especificación Técnica
EVE - Estudio Valorización Económica de
Inversión
EVL - Evaluación Técnica
PHL - Filosofía de Operación
FOT - Fotografía
FRM - Formulario
HDD - Hojas de Datos
HDP - Hojas de Planillas (Excel - Word, etc.)
IMG - Imagen (pantallazos, visualizaciones
estáticas)
INF - Informe
INS - Instructivo
LAP - Lección Aprendida
LIS - Listado
LOA - Carta de Adjudicación
LOR - Carta de Recomendación
MTG - Material Gráfico (Logos, fondos, música,
etc)
MDC - Memoria de Cálculo
MET - Memorándum Técnico
MIN - Minutas de Reunión
MNL - Manual
NCF - No Conformidad
NDA - Notas de Confidencialidad
NDE - Notas de Envío

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TIPO DE DOCUMENTOS
NTA - Nota
ODC - Orden de Cambio
ODS - Orden de Servicio
ORD - Ordenanza
ORG - Organigrama
PEL - Película - Videos
PGR - Programa
PLN - Plan
PPT - Presentación
PRO - Procedimiento
PRP - Propuesta (Técnica - Económica)
PRT - Protocolo
PRU - Pruebas
PSP - Presupuesto
PUB - Publicaciones (Revistas - Diarios, etc.)
REJ - Resumen Ejecutivo
REQ - Requisición (Cotización Q - Compra P)
RQB - Solicitud de Cotización Presupuestaria
RGS - Registro
SDI - Solicitud de Información
SOL - Solicitud
TND - Tendencias
VEN - Documentos Vendor

Tabla 7-3: Tipo de Planos

TIPO DE PLANOS
ISO - Isométrico
KMZ - Visualizador Goggle
MOD - Modelo (Recursos GE - Reservas MI)
MAQ - Modelo 3D PDMS
NVW - Modelo 3D Navisword (visualizador)
SKT - Sketches
WHT - Whittle (corridas - resultados -
parámetros)
PLA - Plano
• Detalles Típicos

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TIPO DE PLANOS
• Diagrama de Bloques

• Diagrama de Cañerías e
Instrumentación (P&ID)

• Diagrama de Flujos

• Diagrama Unilineal

• Disposición de Instrumentos

• Disposición General

• Estándar

• Layout

• Perfil Longitudinal

• Plot Plan

8. Idioma
Toda la documentación del proyecto deberá emitirse a Pucobre, deberán ser en idioma
español. Exceptuando, cuando Pucobre lo autorice, catálogos u otros documentos generados
en Inglés.

Los Manuales de equipos, maquinarias, instalaciones e insumos, deberán ser emitidos

obligatoriamente en Español.

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Anexo A
Título de Anexo
“Cantidad de Páginas en el Anexo”

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