CONTABILIZACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE

Ejemplo para poder explicar cómo se debe contabilizar la retención en la fuente

La siguiente compra (realizada a un declarante) que da lugar a la retención por IVA y Rte Fte

Valor de la Compra $2.000.000,

IVA 19% 380.000
Retención En la Fuente 2.5% 50.000
Retención por IVA 15% 57.000
Neto pagado $2.273.000
Cada uno de los conceptos debe ser contabilizado, tanto por el vendedor (sujeto retenedor)
como por el comprador (agente de retención).

 Contabilización del agente de retención (comprador)

Cuenta Débito Crédito

Inventario 2.000.000
Iva descontable 19% 380.000
Rte Fte 2.5% 50.000
Retención de Iva 57.000
Bancos 2.273.000
_________________________________
Sumas iguales 2.380.000 2.380.000

NOTA: Recuerda que tanto la retención por IVA como por renta son un pasivo, ya que debes
pagarla a la DIAN en la declaración de retención respectiva, y por eso se perciben como crédito.

NOTA: El IVA va a la cuenta Iva descontable como un débito, ya que se descontará en la declaración
a fin de disminuir el IVA a pagar.

 Contabilización del sujeto retenido (Vendedor)

Cuenta Débito Crédito

Banco 2.273.000
Anticipo de Rte Fte. 50.000
Anticipo de Rte Iva 57.000
Iva Generado 380.000
Ventas 2.000.000
___________________________________
Sumas iguales 2.380.000 2.380.000

Las retenciones en la fuente son contabilizadas en el activo, debido a que representan un derecho
del contribuyente, ya que ha pagado anticipadamente su impuesto. Es decir, es como una cuenta
por cobrar a la DIAN, que se descontará al momento de presentar la respectiva declaración
tributaria.
El valor contabilizado por la venta no será afectado por la retención practicada, de modo que se
vendió $2.000.000, siendo ese el valor que se debe registrar en cuenta de ingresos. Por último, el
vendedor recibe el total de la venta más IVA, menos las retenciones practicadas.
Apuntes importantes.

Qué es un agente de retención.

Los agentes de retención son las personas naturales o jurídicas que la ley ha dispuesto que deben
efectuar la retención en la fuente cada vez que realicen un pago.

Cada impuesto tiene sus agentes de retención, de manera que, si una persona natural es agente de
retención de un impuesto, no necesariamente lo es de otro impuesto, aunque sí suele serlo.

Agentes de retención en el impuesto de renta.

Por regla general toda persona jurídica es agente de retención, sin necesidad de cumplir requisitos
adicionales.

El artículo 368 del estatuto tributario contempla quiénes son las empresas o entes jurídicos que
deben actuar como agentes de retención en la fuente:

Quienes son agentes de retención.

Son agentes de retención:

 Las entidades de derecho público

 Los fondos de inversión
 Los fondos de valores
 Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez
 Los consorcios
 Las comunidades organizadas
 Las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y
sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los
cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo
correspondiente.

Cualquier empresa constituida como persona jurídica actúa como agente de retención, quedando
obligada a practicar la retención en la fuente cuando haya lugar a ella, es decir, cuando el pago que
realice esté sujeto a retención y supere la base mínima sujeta a retención.

Se exceptúa los casos en que los pagos se realizan a una empresa que tenga la calidad de
autorretenedor.

Autorretención en el impuesto a la renta: Contribuyentes que deben practicar la autorretención

general y especial.
El artículo 368-2 del estatuto tributario señala cuales son las personas naturales que deben
actuar como agentes de retención en la fuente:

Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente
anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT también
deberán practicar retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por los
conceptos a los cuales se refieren los artículos 392, 395 y 401, a las tarifas y según las disposiciones
vigentes sobre cada uno de ellos.»

Agentes de retención en el impuesto a las ventas

En el impuesto a las ventas también existe la retención en la fuente, y por consiguiente también
hay agentes de retención, que están señalados en el artículo 437-2 del estatuto tributario,
modificado por la ley 2010 de 2019:

 Entidades estatales.
 La Nación.
 Los departamentos.
 El distrito capital, y los distritos especiales.
 Las áreas metropolitanas.
 Las asociaciones de municipios y los municipios.
 Los establecimientos públicos.
 Las empresas industriales y comerciales del Estado.
 Las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al
cincuenta por ciento (50%).

Las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista
dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en
todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley
otorgue capacidad para celebrar contratos.

Grandes contribuyentes: Los que la DIAN designe como agentes de retención mediante
resolución.

 Los responsables del Iva que contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio
en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, con relación a los
mismos.
 Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del
correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados.
 La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas
que se cause en la venta de aerodinos.
 Los responsables del Iva, proveedores de Sociedades de Comercialización Internacional
cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas que sean
 responsables del Iva, distintos de los agentes de retención mencionados en los numerales
1 y 2, o cuando el pago se realice a través de sistemas de tarjeta débito o crédito, o a
través de entidades financieras en los términos del artículo 376-1 del E.T.
 Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito, los vendedores de tarjetas prepago, los
recaudadores de efectivo a cargo de terceros, y los demás que designe la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el momento del correspondiente pago o abono
en cuenta a los prestadores desde el exterior, de los siguientes servicios electrónicos o
digitales, cuando el proveedor del servicio se acoja voluntariamente a este sistema
alternativo de pago del impuesto:
 Suministro de servicios audiovisuales (entre otros, de música, videos, películas y juegos de
cualquier tipo, así como la radiodifusión de cualquier tipo de evento).
 Servicios prestados a través de plataformas digitales.
 Suministro de servicios de publicidad online.
 Suministro de enseñanza o entrenamiento a distancia.
 Suministro de derechos de uso o explotación de intangibles.
 Otros servicios electrónicos o digitales con destino a usuarios ubicados en Colombia.
 Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) cuando adquieran bienes corporales
muebles o servicios gravados, de personas que se encuentren registradas como
contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación -SIMPLE.

Agentes de retención en el impuesto de industria y comercio

En el impuesto de industria y comercio también hay agentes de retención, tema del que no nos
ocupamos en este artículo debido a que cada municipio tiene su propio estatuto tributario y por lo
tanto tiene su propia regulación respecto a los agentes de retención.

No obstante, en la mayoría de los casos coinciden con los agentes de retención en renta, de
manera que, si se es agente de retención en el impuesto a la renta, lo más probable es que
también lo sea en el impuesto de industria y comercio.

Retención en la fuente en el Ica (Reteica).Retención en la fuente por ICA en las diferentes ciudades
el país. Se incluyen bases mínimas de retención y tarifas de retención.

Obligaciones de los agentes de retención

Todo agente de retención tiene unas obligaciones tributarias que cumplir y que señalamos a
continuación.

Presentar la declaración de retención en la fuente, todo agente de retención debe presentar

mensualmente la declaración de renta en la que consignará los valores que ha retenido en el
respectivo mes.

El parágrafo segundo del artículo 606 del estatuto tributario señala que el agente de retención no
debe presentar declaración por los periodos en los cuales no haya practicado retenciones en la
fuente.
Consignar las retenciones: Naturalmente que el agente de retención debe consignar ante la Dian
las retenciones que ha practicado.

No es suficiente con que declara las retenciones practicadas, sino que debe pagarlas junto con la
presentación de las retenciones.

La obligación de consignar las retenciones practicadas es tan importante, que de no hacerlo la

declaración de retención en la fuente se considera ineficaz de pleno derecho como se indica más
adelante.

Expedir certificados

Es obligación del agente de retención expedir a los sujetos pasivos a los que les ha practicado
retención en la fuente, los certificados de respectivos en el que conste concepto, tarifa aplicada y
monto retenido.

Esta es una obligación importante por cuanto el sujeto pasivo necesita de esos certificados para
poder descontarse del impuesto las retenciones que les hayan practicado, y de no hacerlo al
agente se expone a una sanción como veremos más adelante.

La expedición de esos certificados debe cumplir con los requisitos que exige la ley.

Certificado de retención en la fuente. Todo agente de retención debe expedir los certificados de las
retenciones practicadas con los requisitos de ley.

Sanciones a los agentes de retención

Los agentes de retención en la fuente que no cumplan con sus obligaciones son sancionados según
el tipo de infracción o incumplimiento.

Sanción por no expedir certificados.

El hecho de no expedir los certificados a quienes ha practicado retención es sancionado según el

artículo 667 del estatuto tributario.

Sanción por no expedir certificados de retención en la fuente. Sanciones que la DIAN impone al
agente de retención que no expide los certificados de las retenciones en la fuente que practica.

Sanción por no pagar las retenciones

Si el agente de retención no paga o no consigna ante la Dian las retenciones que ha practicado,
tiene como sanción administrativa la ineficacia de la declaración respectiva.

Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente sin pago total.Requisitos y condiciones

para que una declaración de retención en la fuente presentada si pago quede sin efectos legales.

La consecuencia de una ineficacia no es otra que tener que volver a presentar la declaración de
retención, que ya será extemporánea lo que implica el pago de la respectiva sanción.

A parte de la sanción administrativa, al agente de retención se expone a una sanción penal.

Omisión de agente retenedor. Hasta 108 meses de cárcel para quienes no paguen el Iva recaudado
y las retenciones en la fuente practicadas.

Responsabilidad económica

El agente de retención que estando obligado a practicar una retención no lo haga, debe responder
por esa retención, es decir, debe asumirla, debe pagarla a la Dian según lo dispone el artículo 370
del estatuto tributario.

Qué pasa si no practico retenciones en la fuente. Lo que puede pasar cuando un agente de
retención no practica las retenciones en la fuente siendo obligatorio hacerlo.

Otras sanciones comunes a todos los contribuyentes

Al agente de retención le aplican otras sanciones que le son comunes a todos los contribuyentes
que deben cumplir obligaciones tributarias formales, que señalamos a continuación.

Sanción por no declarar

Sanción por extemporaneidad

Sanción por inexactitud

Sanción por corrección

Sanción por no enviar información (exógena)