Sistemas de información transaccional

Para poder comprender los conceptos relevantes de esta lectura, tomaremos como
base de estudio el caso "EVOLUTION SA". A medida que avancemos en la lectura,
iremos retomándolo para poder identificar en él los conceptos adquiridos.

Caso de estudio

Sistemas de información transaccional

Referencias

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Caso de estudio

EVOLUTION SA

La empresa Evolution SA es una empresa dedicada a la fabricación, venta y distribución de drones. La

empresa nace en el año 2005 con la visión de los hermanos Hansem, ambos ingenieros. Jorge Hansem,
Ingeniero Aeronáutico y Raúl Hansem, Ingeniero Electrónico. Iniciaron con una planta industrial de
fabricación ubicada en la ciudad de San Juan, una página propia para la comercialización de sus productos
a través del e-commerce y un proceso de distribución tercerizado en la empresa DHL. 

En el año 2013, a raíz del éxito revolucionario que implicó el producto en el país, la empresa incorporó nuevas
tecnologías de fabricación, y decidió asumir el proceso de distribución de manera interna, aprovechando sus
mismos drones como el principal medio de transporte logístico para las entregas nacionales, manteniendo a
DHL como proveedor para las entregas internacionales. 

En el año 2017, la Dirección de la empresa, como parte de su estrategia de profesionalización, decidió

contratar una empresa de Desarrollo de Software, con el fin de incorporar un software de gestión que agilice
la disponibilidad de información para la toma de decisiones. 

La compañía contratada realizó un meticuloso trabajo que consistió, en primer lugar, en realizar una
investigación para poder tomar un contacto con la necesidad que tenía EVOLUTION SA. 

El sistema Saction cuenta con diferentes módulos que atienden a distintas necesidades de la organización.
La empresa desarrolladora organizó reuniones con referentes de todos los sectores a fin de realizar el
relevamiento de necesidades y transacciones realizadas en cada área, y así poder contar con toda la
información para el desarrollo de los respectivos módulos. 
La necesidad en Recursos Humanos

El módulo de Recursos Humanos cuenta con la posibilidad de trabajar por separado cada uno de los
subsistemas del departamento, los cuales son: selección, capacitación, evaluación de desempeño y
liquidación de sueldos. En cada uno de dichos sub-módulos se registran y procesan todos los datos
relacionados a la operatoria diaria, que hacen a dichos sectores de RRHH.

Para ello, la empresa desarrolladora del software realizó reuniones de relevamiento con cada uno de los
referentes de las áreas del departamento de recursos humanos; posteriormente, realizó un bosquejo del
funcionamiento que posee cada subsistema del área a partir del diseño de los procedimientos con un
formato de flujograma.

Sub-módulo capacitaciones

El resultado del relevamiento en el sector de Capacitaciones fue el siguiente: 

Figura 1: Flujograma procedimiento capacitaciones

 Fuente: elaboración propia.

Figura 2: Flujograma procedimiento capacitaciones

 
Fuente: elaboración propia.

C O NT I NU A R
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Sistemas de información transaccional

Para comenzar esta temática, iniciaremos comentando qué entendemos por transacción en los negocios (o
en las organizaciones). Una transacción es todo intercambio de bienes o servicios relacionado con la
actividad empresarial, como realizar pagos a empleados, ventas a los clientes y pagos a los proveedores
(Saroka, 2002).

No sólo las organizaciones comerciales realizan transacciones, sino que todas las organizaciones lo hacen,
ya que establecen vínculos de intercambio con su entorno o ambiente. Por ejemplo, un club realiza
transacciones cuando inscribe a participantes en un torneo, cuando realiza torneos y cuando asiste a jugar a
un club. Un dispensario realiza transacciones cuando atiende a los pacientes, cuando entrega turnos,
cuando informa resultados de análisis, cuando asigna horarios a los médicos, cuando inicia una orden de
aprovisionamiento de medicamentos; y así muchos ejemplos más.

En el contexto de los sistemas de información, “una transacción es un intercambio entre un usuario que
opera una computadora y un sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta un determinado
resultado” (Saroka, 2002, p. 60). 

Si volvemos al caso que estamos estudiando, "EVOLUTION SA", podemos ver que el subsistema de recursos
humanos, capacitaciones, incluye un montón de transacciones que suceden entre las entradas de
información al proceso y las salidas, las cuales a partir de la incorporación de Saction funcionarán a través
de un software que permitirá agilizar y automatizar dicho procedimiento.

El sistema de información transaccional (transaction processing system, TPS) se define como un conjunto
organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para registrar las
transacciones comerciales consumadas. El TPS tendrá por objetivo mantener y administrar la información
que emana de las transacciones que la organización realiza (Saroka, 2002).
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) dan soporte a las actividades operativas del
negocio, que ocurren con mayor frecuencia, se corresponden con decisiones estructuradas y se asocian a
niveles de empleados operarios o técnicos. La explicación que muestra Saroka (2002) con respecto a las
ventajas que brindan estos sistemas es clara y precisa. Podemos explicar, entonces, que los sistemas de
procesamientos de transacciones tienen por objetivo:

procesar datos generados por las transacciones de negocio;

disminuir el “papeleo” y la burocracia dentro de los procesos de negocio;

mantener un alto grado de exactitud en la información que surge de las transacciones del
negocio;

asegurar la integridad de los datos y de la información;

elaborar informes y documentos oportunos que permitan a los tomadores de decisiones actuar
en concordancia con el grado de desarrollo de las operaciones del negocio;

aumentar la eficiencia del personal al permitir mayor proactividad y resolución de conflictos.

ayudar a proporcionar mayores y mejores servicios a los clientes;

lograr una ventaja competitiva que le permita a la organización obtener mayor prestigio en el
entorno en el que se desempeña (Saroka, 2002). 

Este sistema de información es el que se encarga del procesamiento de las transacciones. El

procesamiento es informático, con esto decimos que los sistemas transaccionales son sistemas en los
cuales el procesamiento se realiza mediante el uso de computadoras. Están compuestos por hardware,
software, bases de datos, personal, telecomunicaciones y procedimientos (recopilación, edición, corrección,
manipulación y almacenamiento) para procesar las transacciones.
 Fuente: Stair y Reynolds, 2010, p. 12.

Figura 3: Componentes de un sistema de información basado en computadora

La figura muestra gráficamente los diferentes componentes que conforman un sistema computarizado.

Distintas áreas funcionales dentro de una empresa tendrán distintos objetivos para sus sistemas de
información transaccionales, es así que en finanzas y contabilidad se utilizan sistemas de información para
pronosticar ingresos y actividades comerciales, mientras que en ventas y marketing se emplean sistemas
de información para desarrollar nuevos productos y servicios, y determinar la ubicación de plantas de
producción y distribución. En producción, se utilizan sistemas de información para procesar pedidos de los
clientes, elaborar programas de producción e iniciar compras de materiales, entre otros.

En nuestro ejemplo de EVOLUTION SA podemos ver que Recursos Humanos, como área funcional, posee
diferentes sistemas de transacciones, que serán cada uno de los sub-módulos de trabajo que tendrá
Saction dentro del módulo de recursos humanos. Existen diferentes transacciones en el área de selección,
capacitación, evaluación de desempeño o liquidación de sueldos. Y es por esto que funcionan como
módulos independientes pero interrelacionados. 
La importancia de estos sistemas de información (TPS) radica en diversos factores. 

El alto grado de exactitud que poseen al momento de capturar y procesar grandes volúmenes
de datos sin incurrir en errores.

Aseguran la calidad de los datos ingresados y de la información resultante, ya que se valida

tanto el ingreso de datos como las actividades que conforman el proceso.

Brindan la posibilidad de contar con información que agrupe los resultados de muchas
transacciones para así producir informes oportunos para la toma de decisiones.

Brindan insumos de datos a otros sistemas de información más específicos, como los
sistemas de información de apoyo a las actividades administrativas (MIS), sistemas de
soporte a la toma de decisiones (DSS), sistemas de seguimiento de clientes (CRM), sistemas
integrados de información de recursos (ERP) y otros.

Permiten el desarrollo de actividades de seguimiento de operaciones, auditorías y controles

internos que permitan evaluar el desarrollo de planes y programas dentro de la organización
(Saroka, 2002).

La gran mayoría de los sistemas con los cuales te encontrarás en la actividad profesional serán sistemas
transaccionales y, por tanto, comprender su funcionamiento será de gran importancia.

Pasos en el procesamiento de las transacciones

Las transacciones se procesan siguiendo un conjunto de pasos:

Tomar la transacción
–
Se refiere a las instancias de captura de datos a través de distintos medios con los que se cuenta para
lograrlo. Entre estos tenemos: ingreso de datos desde interfaces, con lectores de códigos de barra, con
scanners o con otros medios. Fundamentalmente, encontrarás la gran mayoría de ejemplos dentro de los
que capturan a través de interfaces gráficas.

Validar el ingreso
–
Se refiere a chequear la entrada contra registros existentes. Los datos que se ingresan se comparan con
los existentes en los registros o base de datos. Esta validación pueda dar cuenta de que el tipo de dato se
corresponde con el esperado: por ejemplo, se espera el ingreso del nombre del cliente y se ingresa un
número; o se espera la fecha de entrega pautada con el cliente y se ingresa una fecha menor a la fecha
actual. 
 
También se refiere a la verificación que se realiza contra los datos ya existentes en el sistema; por ejemplo
cuando se solicita nombre de usuario y clave, y estos no corresponden con los guardadas; o se chequea un
código de un artículo ingresado y no existe en las tablas de artículos que comercializa la empresa.

Realizar procesos
–
Realizar los cálculos propios del negocio y del problema en el que estamos abocados. Por ejemplo, si
estamos en presencia de la transacción "extracción de dinero en una cuenta bancaria" (por cajero
automático, por Internet o en cajero humano), el proceso que permite esta transacción descuenta el monto
solicitado del monto existente y genera un nuevo saldo de cuenta. En otro ejemplo: si la transacción es
registrar un pedido de un cliente, luego de verificar que los códigos de artículos sean correctos, se
descuenta del stock la cantidad solicitada.

Actualizar las bases de datos transaccionales asociadas

–
Cabe destacar que la presencia de transacciones en un sistema de información se refiere,
fundamentalmente, a la presencia de estos datos en registros almacenados. Es decir que hablamos de
hechos que, por su relevancia el negocio, deben tener respaldo. Esto, ya sea porque lo requieren las
operaciones comerciales o porque existen disposiciones legales que obligan a realizar este registro. 
 
Es en este marco que establecemos que los sistemas de información deben actualizar sus tablas,
registros o bases de datos transaccionales. Por ejemplo, en el caso de un sistema de administración de
cuentas bancarias, cuando se realiza una extracción de dinero se actualiza la tabla de cuentas (con el
nuevo saldo), la de movimientos (indicando tipo, lugar, fecha y hora de la transacción) y otras tablas
específicas del negocio.
 
En otro ejemplo: cuando un cliente realiza un pedido de mercadería se actualizan los registros de pedidos,
de artículos (o stock) y ocasionalmente los de pedidos pendientes (en el caso de que las existencias no
permitan la entrega inmediata), entre otros.

Emitir comprobante
–
Por último, las actividades que se realizan para procesar una transacción culminan con el momento en el
que el usuario recibe una respuesta de que la transacción se ha procesado con éxito. Esto se refiere a
comprobantes como tickets, boletos, facturas u otros (de formato en papel), o incluso información en
pantalla que indica que la transacción se cumplió correctamente; también mensajes de texto o correos
electrónicos en los que confirman los datos ingresados.

Analicemos el caso "EVOLUTION SA" y veamos cuáles serían los pasos que realizaría el sistema Saction
para el procesamiento de las transacciones del área de Capacitaciones.

1 Tomar la transacción: ingresa al sistema de capacitaciones la detección de la necesidad de

capacitación, a partir de una solicitud enviada por los mandos medios de la empresa. 

2 Validar el ingreso: podríamos suponer que lo que antes hacía Recursos Humanos, el análisis
de la necesidad de capacitación, podría hacerlo el sistema. Esto a partir de determinados
parámetros que definen cuándo hay o no una necesidad de capacitación, que permiten validar
la solicitud del mando medio, y en función de ello, aprobarla o rechazarla. De la misma forma,
 podría también el sistema validar si el colaborador para el que se solicita dicha capacitación ya
tuvo esa formación o no. 

3 Realizar los procesos: en caso de que el sistema apruebe la necesidad de capacitación,

entonces comienza el proceso de desarrollar la planificación de capacitaciones, de enviarla a
los mandos medios, luego comunicar e invitar a los participantes a las capacitaciones,
etcétera.

4 Actualizar las bases de datos transaccionales asociadas: una vez que se desarrolló todo el
proceso de la capacitación, el sistema actualizará la base de datos registrando por ejemplo en
el legajo de los colaboradores de la empresa, las capacitaciones a las que asistieron, con la
cantidad de horas cursadas, las notas obtenidas, etcétera.

5 Emitir comprobante: como último paso, podría agregarse como parte del procedimiento que el
sistema envíe a todos los mandos medios un reporte con el resultado de las capacitaciones de
sus colaboradores a cargo. 

Características de un registro de transacción

La presencia de una transacción en los sistemas informáticos asociados (TPS) se verá reflejada en la
existencia de elementos que permitan distinguirla en forma única (haciendo referencia a la unicidad de las
transacciones) (Saroka, 2002).

Posee un identificador único.

Posee fecha y hora.

Posee referencia a quién lo inicia.

Posee referencia al lugar dónde se realiza.

Esto queda expresado en el trabajo de Saroka: “la transacción su carácter de operación individual,
relativamente breve e indivisible” (2002, p. 60). Por ejemplo, la transacción que representa la extracción de
dinero de una cuenta bancaria indicará: "Nro. de transacción. Fecha y hora de la extracción. Nro. de cuenta.
Nro. de Caja. Identificador del banco: Número de banco. Número de sucursal".

Tipos de procesamiento de transacciones

Distinguimos diferentes formas de procesar las transacciones:

Procesamiento por lotes

–
Sistema mediante el cual las transacciones de negocios se acumulan por un tiempo y se preparan para
procesarse como una sola unidad o lote. La característica principal de este sistema es que se produce
alguna demora entre el momento que ocurre el acto y el posterior procesamiento de la transacción (Saroka,
2002).

Procesamiento en línea
–
Sistema mediante el cual cada transacción se procesa de forma inmediata al acontecimiento del hecho en
el negocio. No se producen las demoras típicas de los procesamientos en lotes. La información se
encuentra actualizada con cada una de las operaciones que ocurren en el negocio (Saroka, 2002).

Procesamiento entrada en línea con procesamiento retardado

–
Es un intermedio entre los dos anteriores. Los pedidos o transacciones se introducen al sistema de
computación al momento en que ocurren los hechos en el negocio, pero no se procesan de inmediato
(Saroka, 2002).

Sistemas tradicionales de procesamiento de transacciones

Esta temática se encuentra descripta en el material de Stair y Reynolds (2010), a partir de la página 358. Se
describen los sistemas de tratamiento de transacciones asociados a los pedidos, a las compras y a la
contabilidad. 

Para comprender esta temática, y dado que se trata de sistemas que encontramos con mayor frecuencia (y
sin necesidad de contar con elementos teóricos ajenos), solo nos detendremos en los sistemas de pedidos
(o relacionados con las ventas) y los sistemas de compras. Cabe indicar que los sistemas de contabilidad
no serán objeto de estudio de esta materia y, por ende, no se evaluarán.

Sistemas de procesamientos de pedidos

Denominaremos sistemas de procesamiento de pedidos a aquellos sistemas que procesan la captura de

pedidos, la configuración de las ventas, la planeación y la ejecución de embarques, el control de inventarios,
la facturación, la interacción con el cliente, el establecimiento de las rutas y la planificación de horarios de
una organización. En el más común de los casos, identificamos estos sistemas como sistemas de ventas.

La descripción de los distintos subsistemas que conforman este sistema es:

 Sistema que captura los
datos básicos necesarios
Sistema de captura de
pedidos
para procesar el pedido de
un cliente (Stair y Reynolds,
2010, p. 349).

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Sistema que asegura que

los bienes o servicios que
Sistema de configuración de solicitó el cliente sean
ventas suficientes para lograr los
objetivos de este (Stair y
Reynolds, 2010, p. 349).

2 of 8

Sistema que determina

cuáles pedidos abiertos se
Sistema de planeación de surtirán y desde qué
b
 embarques localidad se embarcarán
(Stair y Reynolds, 2010, p.
349).

3 of 8

Sistema que coordina el

flujo de salida de todos los
productos y bienes de la
Sistema de ejecución de organización, con el
embarques objetivo de entregar a los
clientes productos de
calidad y a tiempo (Stair y
Reynolds, 2010, p. 349).

4 of 8

Sistema que actualiza los

registros computarizados
de inventario para que
Sistema de control de presenten la cantidad
inventario exacta existente en cada
unidad donde se mantienen
existencias (Stair y
Reynolds, 2010, p. 349).
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Sistema que supervisa y lleva

Sistema de interacción con el
el control de las interacciones
cliente
con el cliente.

6 of 8

Sistema que determina la

mejor manera de llevar los
Sistema de determinación de
bienes y productos de una
rutas
localidad a otra (Stair y
Reynolds, 2010, p. 349).

7 of 8
 Sistema que determina el
mejor momento para
Sistema de planificación de
horarios
entregar bienes y servicios
(Stair y Reynolds, 2010, p.
349).

8 of 8

Sistema de procesamiento de transacciones de compras

Llamamos sistemas de procesamiento de transacciones de compras a aquellos que dan apoyo a las
actividades de abastecimiento que realizan las empresas. El sistema de procesamiento de transacciones de
compra incluye control de inventarios, procesamiento de pedidos de compras, recepción y cuentas por
pagar. 

La descripción de los distintos subsistemas que conforman el sistema de procesamiento de transacciones

de compra es la que sigue:

Sistema de procesamiento de pedidos de compra

–
Sistema que ayuda a los departamentos de compras a completar sus transacciones en forma rápida y
eficiente (Stair y Reynolds, 2010, p. 356).
Sistema de recepción
–
Sistema que crea un registro de las recepciones esperadas y las reales (Stair y Reynolds, 2010, p. 356).

Sistemas de cuentas por pagar

–
Sistema que incrementa el control de la organización sobre las compras, mejora el flujo de efectivo,
aumenta la rentabilidad, proporciona la administración más efectiva de los pasivos circulantes (Stair y
Reynolds, 2010, p. 356).

A continuación, te invitamos a responder la siguiente actividad de repaso.

Dentro de los pasos para el procesamiento de transacciones se encuentra la

validación del ingreso, la cual se refiere a las instancias de captura de datos a
través de distintos medios con los que se cuenta para lograrlo.

Verdadero. La captura de datos se hace a través de

interfaces gráficas.

Falso. La validación del ingreso se refiere al chequeo de la

entrada contra los registros ya existentes. 
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Referencias

Saroka, R. (2002). Sistemas de Información en la Era Digital. Buenos Aires, Argentina: Fundación OSDE.

Stair, R. y Reynolds, G. (2010). Principios de sistemas de información: un enfoque administrativo (9a. ed.).
México: Cengage Learning.

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