El recurso estratégico de la información

Para poder comprender los conceptos relevantes de esta lectura, tomaremos como
base de estudio el caso Biblioteca Manuel Belgrano. A medida que avancemos,
iremos retomándolo para poder identificar en él los conceptos adquiridos.

Caso de estudio: Biblioteca Manuel Belgrano

La información como recurso estratégico en las organizaciones

Referencias

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Caso de estudio: Biblioteca Manuel Belgrano

Como mencionamos en la lectura anterior, los directivos de la biblioteca se encuentran muy preocupados
porque consideran que la administración se les está escapando de las manos por la gran dimensión que
está tomando la institución. Se hace difícil poder contar con información para la toma de decisiones, ya que
el lugar posee un sistema completamente manual, en donde el registro de cada uno de los socios se maneja
a través de fichas individuales y planillas en papel. El único registro que hay sistematizado es el inventario
actual de libros, el cual se encuentra en una planilla de Excel.

A raíz de esta situación, los directores le pidieron al equipo de bibliotecarios y administrativos que presenten
un informe que mostrara información acerca del funcionamiento de la biblioteca en el último año. Pero tal
como vimos en la lectura anterior, el reporte presentado por el equipo asignado generó decepción en los
directivos, ya que no solo no era útil, sino que encima tuvieron que esperar casi un mes para poder disponer
de él.

En función a este disgusto, y al malestar que sintieron los empleados al presentar un informe que no fue útil
para la dirección, decidieron por iniciativa propia realizar una investigación profunda, principalmente sobre un
punto que los directivos habían manifestado como su preocupación principal y que estaba relacionado con
la necesidad de saber cuánto había rendido la última inversión en libros realizada, para así poder decidir si se
invertía nuevamente o no.

Luego del arduo trabajo realizado por el equipo, pudieron llegar a la siguiente conclusión:

Tabla 1: Nuevo análisis del equipo de bibliotecarios y administrativos

La presente tabla muestra un nuevo análisis realizado por parte del equipo de bibliotecarios y
administrativos.

Descripción Dato

Cantidad de socios 30 000

Libros adquiridos en el último año 20 000

Nuevos socios como resultado de la

4 000
adquisición de los nuevos libros

Gastos totales mensuales $ 532 560

Cuota mensual que abona cada

$ 500
socio

Inversión realizada en libros en el

$ 6 000 000
último año

Fuente: Elaboración propia.

A partir de estos datos, el equipo llegó a la conclusión de que, debido a la inversión realizada en nuevos
libros (que fue de $ 6 000 000), se asociaron a la biblioteca 4 000 nuevas personas (las cuales pagan cada
una $ 500 por mes), lo que da un total de $ 24 000 000 adicionales en el año. No obstante, estos datos por sí
mismos no les decían nada, porque no les permitían calcular la rentabilidad neta de la inversión. 

Lo que hicieron entonces fue calcular el ingreso anual que le brindan a la biblioteca los 30 000 socios
(incluidos los 4 000 nuevos). Esto equivale a 30 000 x $ 500 x 12 meses, lo que da un total de ingresos al año
de $180 000 000. Por otro lado, teniendo en cuenta los costos totales mensuales de $532 560, calcularon el
costo total anual ($ 532 560 x 12), lo que dio un monto de $6 390 720. Para calcular la rentabilidad de ese
año, lo que hicieron fue restar al ingreso anual el costo anual y la inversión realizada, y eso les dio un monto
de $ 167 609 280.

Por otro lado, calcularon cuál hubiera sido la rentabilidad si no se hubiera efectuado la inversión en libros.
Hicieron el cálculo del ingreso anual sobre un total de 26 000 socios, le restaron el costo anual y, dado que
hicieron el supuesto de que no hubo inversión, dio una rentabilidad de $149 609 280. 

Una vez realizados todos estos cálculos, surgió el número más importante, el cual estaba relacionado con lo
que la dirección quería saber: cuánto había ganado la biblioteca por haber realizado esa inversión en libros. Y
la respuesta sería $ 18 000 000, calculados por la diferencia entre la rentabilidad obtenida con inversión ($
167 609 280) menos la rentabilidad que se hubiera obtenido sin inversión ($ 149 609 280).

Cuando el equipo presentó a la dirección este análisis, la dirección no solo los felicitó y les agradeció, sino
que también les comunicó que, gracias a dicho análisis, el siguiente año realizarían una inversión destinada
a comprar otros 20 000 ejemplares nuevos.

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La información como recurso estratégico en las

organizaciones

Los sistemas de información son los elementos con los que cuentan las organizaciones para producir la
información que necesitan para mejorar sus operaciones y así obtener más ganancias, brindar mejores
servicios a los clientes y lograr posicionamientos competitivos en los mercados en los cuales se encuentran
inmersas.

Pero “la información no es un recurso más de los que integran el activo de la organización, sino que reviste
el carácter de recurso estratégico” (Saroka, 2002, p. 46). En este texto encontrarás claras referencias a la
importancia de la información y su tratamiento para el crecimiento estratégico de las organizaciones. 

El desarrollo de sistemas de información para las organizaciones se basa en el estudio de las actividades
que los individuos realizan y de las necesidades de información que de ellas se derivan. Los sistemas de
información son la base de muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. Las
empresas que han alcanzado el éxito aprendieron el modo de utilizar la información como una herramienta
eficaz para la correcta administración. Para ello, han desarrollado sistemas de información que responden a
las necesidades de las personas que integran las organizaciones y la sociedad (Saroka, 2002). 

Los individuos desarrollan sus actividades en entornos organizacionales variados y son estos entornos los
que les brindan los procedimientos y normas a seguir. Este marco es denominado por Saroka (2002) como
sistema-objeto, mientras que en otras bibliografías son llamados procesos de negocio. Es así que un
vendedor desarrolla sus actividades dentro de un proceso de ventas que le establece qué hacer, con quién
comunicarse, cómo realizar la actividad, cómo tratar al cliente, qué artículos ofrecer, cómo llenar los
formularios y demás. Este proceso de negocio deriva, para el sistema de información, en un conjunto de
demandas de información para que este vendedor desarrolle mejor su actividad. 
Las necesidades de información varían según el nivel de la empresa en que se encuentre cada integrante,
ya que cada uno tiene actividades que le son propias, como ya hemos visto.

En función de lo que venimos estudiando, y volviendo al caso Biblioteca Manuel Belgrano, podríamos decir
que, si bien la biblioteca no dispone en términos informáticos de un sistema (ya que trabaja de manera
manual), a partir de la decisión que la dirección tomó de contratar una consultora (que se encargó de
elaborar los manuales de procedimientos y de puestos, con el fin de clarificar el funcionamiento de la
biblioteca, las relaciones entre las diferentes áreas y, fundamentalmente, para que cada persona que trabaje
allí tenga en claro exactamente cuáles son su rol, sus funciones y sus responsabilidades), podríamos decir,
que tal vez sin saberlo, la dirección dio el puntapié inicial necesario para comenzar a pensar en el desarrollo
de un sistema de información que facilite y agilice los diferentes procesos que se desempeñan en la
biblioteca. 

Debido a que la información es prácticamente la base de todas las actividades que se realizan en una
empresa, se desarrollan sistemas que permiten producirla y administrarla. El objetivo que se busca con
estos sistemas es asegurar que la información sea exacta, confiable y que esté disponible cuándo y dónde
se la necesite. Esperamos que los sistemas de información tengan registros de todas las actuaciones de la
organización, como si fueran una radiografía de la realidad que permite a cada integrante actuar con
eficiencia, aunque tengan distintos intereses o “vistas” dentro de ese sistema.

Un sistema de información es, entonces, un sistema integrado y

coordinado de personas, equipos y procedimientos, que transforma
datos en información con el fin de apoyar las actividades de las
organizaciones.

Los gerentes, los administradores y los planificadores gerenciales que han alcanzado el éxito son aquellos
que están mejor capacitados para administrar y utilizar la información con el fin de tomar decisiones
oportunas y eficientes.
Los sistemas de información facilitan el aprovechamiento de dos componentes claves en una organización
actual: la información y los recursos humanos.

La gerencia necesita la información por las siguientes razones:

El entorno es cambiante.

La creciente complejidad de la administración de los negocios.

La necesidad de mejorar sus niveles de producción y atención al cliente.

La creciente disponibilidad de tecnología para los usuarios finales.

La globalización de los negocios.

El valor de la información

Cuando hablamos del valor que posee la información, hacemos referencia a la relación que tiene esta con la
manera en que les facilita a las personas el poder tomar decisiones efectivas que les permitan lograr los
objetivos que se proponen. 

Si vemos el valor de la información en términos organizacionales, estará dado por la manera en que esta les
permite a los directivos de la empresa tomar decisiones para poder alcanzar los objetivos organizacionales. 

Por su parte,   "la información valiosa ayuda al personal de las organizaciones a realizar tareas de una
manera más eficiente y eficaz" (Stair, R. y Reynolds, G., 2010, p. 8).

Si volvemos al caso Biblioteca Manuel Belgrano, podríamos decir que, a partir de la información que le
proporcionó el equipo de bibliotecarios y administrativos a la dirección (rentabilidad obtenida por la
adquisición de nuevos libros: $ 18 000 000), la decisión fue volver a invertir el año siguiente en 20 000
nuevos libros.

Suponiendo que los adquieran al mismo precio y que los ingresos y gastos de la biblioteca no se modifiquen,
podríamos decir que, como mínimo, el valor de esa información proporcionada por los empleados es de $ 18
000 000, ya que el disponer de ella les permitirá volver a ganar ese mismo monto.

Este paper nos permitirá entender y tener en cuenta que el propósito de los sistemas de información es
proveer datos e información a quien la necesite, y que es fundamental que dichos datos sean de calidad con
el fin de brindar información útil basada en datos confiables de calidad.

Desarrollando sistemas de información centrados en la calidad de

datos.pdf
2.2 MB

Fuente: Caro A., Fuentes, A. y Soto, M.A. (abril de 2013). Desarrollando sistemas de información centrados en la

calidad de datos. Publicado en Ingeniare. Revista chilena de ingeniería, vol. 21, N.o 1, 2013, pp. 54-69. DOI:

10.4067/S0718-33052013000100006 

Fuentes de información

Hay una gran variedad de fuentes sobre las que se puede realizar la investigación y de donde obtener la
información necesaria para el desarrollo de un sistema. Normalmente, cada fuente ofrece información
distinta y requiere un método de búsqueda diferente para conseguirla. 

Las fuentes más comunes son las siguientes:

Son generalmente los

 g

primeros, ya que nos

proporcionan información
Usuarios del sistema
sobre las tareas y nos
hacen conocer sus
necesidades.

Son utilizadas para los

Formularios y documentos diagramas de flujos de datos y
transacciones.

Son utilizados principalmente

Programas para ver estructuras de datos
y procedimientos.
 Permiten conocer todas las
actividades que realiza el
Manuales de procedimientos
personal dentro de una
organización.

Sirven para detectar

diferentes salidas en un
sistema. Con estos no se
Informes
podrá obtener toda la
información requerida, pero
sí la gran mayoría.

Si analizamos el caso que estamos estudiando, podemos concluir que la biblioteca dispone de las
suficientes fuentes de información, las cuales son necesarias para poder desarrollar un sistema de
información. A partir de la contratación de la consultora, que elaboró los manuales de procedimientos y de
puestos, podemos decir, por ejemplo, que la biblioteca cuenta con usuarios que pueden proporcionar
información fidedigna, ya que ahora tienen mucho más claro sus roles, funciones y responsabilidades,
además de los manuales de procedimientos y de puestos desarrollados por la consultora. 

A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso.

Cuando hablamos del valor que posee la información, hacemos referencia a la

relación que tiene esta con la manera en que les facilita a las personas el poder
tomar decisiones efectivas que les permitan lograr los objetivos que se
proponen.

Es verdadero porque el valor que tiene la información

depende de la utilidad que tenga para las personas que la
utilizan.

Es falso porque cuando se habla de valor de la información

se hace referencia al costo que tiene obtenerla.

SUBMIT

Entre las diferentes razones por las cuales las gerencias en las organizaciones
necesitan disponer de información, podemos mencionar las siguientes:
El entorno cambiante en que desarrollan sus actividades.

La creciente disponibilidad de datos en las organizaciones.

La creciente complejidad de la administración de los

negocios.

La creciente disponibilidad de tecnología para los usuarios

finales.

SUBMIT

C O NT I NU A R
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Referencias

Saroka, R. H. (2002). Sistemas de información en la era digital. Buenos Aires, Argentina: Fundación OSDE.

Stair, R. y Reynolds, G. (2010). Principios de sistemas de información: un enfoque administrativo. (9a. Ed.).
[Cap. 1]. México D. F.: Cenage Learning Editores S. A.

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