LIBRO: ARCHIVÍSTICA, GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS
AUTOR: José Ramón Cruz Mundet

9. El ingreso de los
documentos
Se integran de esta forma a los procesos y son parte del sistema de
administración de documentos. Además, y según hemos anticipado los
documentos pasan por diversos periodos de vida en funcionalidad de su utilidad
primordial, lo cual involucra el ingreso en el subsistema intermedio o en el
histórico. Al final, los documentos ingresan del exterior de una manera no usual y
regular, como las anteriores, sino de manera extraordinaria.
 Recurrentes: se efectúan por medio de transferencia, en plazo de tiempo
definido, de manera ordenada y con periodicidad. Además, podríamos
haberlos nombrado internos, por cuanto se generan en el seno de un
sistema de documento sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso por
antonomasia.

 Extraordinarios: se generan de manera eventual, sin plazo definido ni

periodicidad alguna; a la inversa, están sujetas a varias contingencias.

A medida que los primeros se otorgan de forma continua, rítmica, en la vida de un

documento, los segundos tienen la posibilidad de o no hacer acto de presencia en
alguna situación.

1. Los ingresos ordinarios: la transferencia de fondos

La transferencia o remisión de fondos es el grupo de métodos por medio de los

cuales los documentos son remitidos de una fase a otra del documento, siguiendo
el periodo de vida de los documentos. En resumen, se apoya en trasvasar los
fondos de una fase a otra según la edad de los documentos, empero no de todas
maneras, sino observando unas normas y unos plazos de forzoso cumplimiento.

1.1 Transferencias directas en masa

Anterior consenso con el responsable administrativo, el método consistirá en

agrupar los documentos en cajas o legajos, con cuidado de no desgajar
expedientes ni romper el orden natural en caso de ser perceptible, numerarlos y
hacer una interacción somera de los mismos por duplicado y firmada por las dos
LIBRO: ARCHIVÍSTICA, GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
AUTOR: José Ramón Cruz Mundet
piezas; uno de cuyos ejemplares quedará en poder de los servicios administrativos
como prueba de la transferencia.

No obstante, no se aceptará como método usual de transferencia por hechos

consumados.

1.2 Transferencias directas continuas

En dichos supuestos, los documentos, los expedientes, son enviados al archivo
mientras que se generan, según termina su tramitación. Es una especie de goteo
de documentos acompañados, en el mejor de los casos, por una nota de envió con
cuya junta se escribe una interacción anual de transferencias. Se intente
documentos en papel o de documentos electrónicos, la necesidad de la
transferencia es inalterable.

2. Planificación de las transferencias y operaciones previas

Los principios en general que han de administrar el planeamiento de toda

transferencia son los próximos (Association, 1970, 128):