Introducción: en La Siguiente Unidad Vamos A Desarrollar Los Diferentes Elementos y Factores Que Integran La

[AFO017816] ADGN033PO DIRECCIÓN FINANCIERA
[MOD016024] ADGN033PO DIRECCIÓN FINANCIERA

[UDI088716] GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS.
Introducción
En la siguiente unidad vamos a desarrollar los diferentes elementos y factores que integran la
gestión de cobros y pagos dentro de la organización, así como los puntos clave para un adecuado
cumplimiento.
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Objetivos
Conocer el funcionamiento de la gestión de cobros y pagos, y cómo llevarlos a cabo
eficazmente.
Aprender en qué consiste el análisis de clientes ABC.
Determinar las medidas para la gestión de situaciones con riesgo de impago.
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Mapa Conceptual
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Introducción
La gestión de cobros puede ser, junto a los departamentos de administración y contabilidad, uno
de los sectores más importantes de cualquier organización. El objetivo de una correcta gestión de
cobros es poder atender adecuadamente a los pagos y generar un excedente tal que permita la
remuneración a los propietarios y a los inversores de la empresa.
A continuación, profundizaremos en algunos de los aspectos clave de esta gestión.
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Organización administrativa
La gestión del cobro a cliente
La gestión de cobros, definida por el Reglamento General de Recaudación de España es: la
gestión recaudatoria de un organismo, consistente en la actividad plegada para efectivo de las
acreencias en estado de firmeza, liquidas y exigibles. De ello podemos deducir que la gestión de
cobros comprende desde el día siguiente al vencimiento del plazo para el cumplimiento voluntario,
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hasta el momento en que el crédito es totalmente satisfecho.
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La gestión del cobro depende habitualmente de dos aspectos (Schulze, 2009), de la situación de la
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actividad frente al riesgo, es decir, de la cantidad de riesgo que conlleva dicha actividad, y en
segundo lugar, de la actitud que frente al riesgo tenga el inversor, es decir, de su grado de
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prevención frente al riesgo. Dados esos supuestos el primer aspecto ha de tener en cuenta es el nivel
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de riesgo que supone la gestión del cobro y cómo la toma de decisiones para su gestión dependerá
de la mayor o menor prevención al riesgo.

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La práctica usual en las empresas es la venta a crédito de forma que pueden pasar semanas o
meses antes de que se haga efectivo el cobro por parte de la empresa. En este sentido, la venta a
crédito envuelve un riesgo de cobro e incurre en las necesidades de liquidez de la empresa. En el
caso de que las ventas que se cobran en el momento de ejecutarse, es decir, ventas al contado, no se
introducen elementos financieros en su pago.
Habrá que establecer unas condiciones de cobro claras y seguras para la empresa, pero dando a
su vez, la necesaria flexibilidad que podrán requerir en situaciones especiales. El cobro es, por
tanto, una parte integrante de la gestión de clientes. El objetivo será albergar la posibilidad de
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gestionar la función de cobro y no ser meros receptores pasivos. En el ámbito de la gestión del cobro
hay tres funciones básicas: negociación, gestión y control.
Negociación. Es necesario negociar con los clientes las condiciones de cobro que van a tutelar las
operaciones comerciales. En el departamento de proveedores será preciso pactar un sistema único
de cobro y de vencimiento de las facturas, en función del tiempo de cobro que interese tener.
Gestión. El fin último de la gestión de cuentas es cobrar. Esta responsabilidad recae generalmente
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en el director financiero o administrativo (en el caso de las PYMES). Esta persona o departamento se
encargará de tener la información precisa y exacta sobre la cuantía, el modo y el tiempo en que van
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a ser cobradas las deudas de los clientes. Tendrá como funciones principales:
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Facturación.
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Contabilización de los cobros de clientes.
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Relación diaria con los clientes.
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Preparación de los recibos.
Relación con las entidades de seguro de cobro.

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Archivo de la documentación de clientes.

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Una gestión de cobros eficiente va a facilitar al cliente el pago puntual. Hay dos formas de
mejorar el proceso de cobro:

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Cambiar los hábitos de pago de los clientes. Una alternativa va a ser ofrecer al cliente un
incentivo económico para el pago anticipado de facturas. Se puede resumir dicha gestión en
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cuatro áreas clave:
Establecimiento de las condiciones de crédito.
Concesión de crédito a clientes.
Vigilancia de los comportamientos de pago y realización del seguimiento de los
cobros.
Asegurarse de mantener una adecuada inversión en cuentas de clientes.
Obviar o desviar el problema (por ejemplo, a través del factoring).
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Control y supervisión. Llevar a cabo un riguroso seguimiento de los cobros es fundamental para la
tesorería de la empresa. Es necesario comprobar que efectivamente se han realizado todos los
cobros pertinentes según las previsiones de cobro. La falta de control sobre este aspecto provocará
un aumento del coste de oportunidad financiero de la empresa.
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La gestión de cobros y pagos
Objetivos de la gestión de cobros
Reducir los plazos de venta y de cobro.
Adecuar el nivel de tesorería a las necesidades a corto plazo, reduciendo la financiación
externa y su coste.
Adaptar los pagos a los cobros.
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Optimizar la rentabilidad de excedentes.
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Seguir el principio de equilibrio presupuestario (evitar excesos y necesidades de liquidez).
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En definitiva, podemos decir que el objetivo de una correcta gestión de cobros es poder atender
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adecuadamente a los pagos y generar un excedente (beneficios o margen) que permita la
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remuneración a los propietarios y a los inversores de la empresa. Pero mantener unos niveles de
liquidez conlleva un coste, ya sea por la necesidad de financiación externa o por mantener saldos
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ociosos inmovilizados en caja o bancos (sin remuneración). Por ello, necesitamos un plan de
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financiación a c/p, con el objetivo de optimizar los recursos generados por la empresa y cubrir las
necesidades puntuales de financiación externa.

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El objetivo esencial en la gestión de cobros y pagos va a ser el adelantamiento de los cobros y el
retraso de los pagos, lo que implica el análisis detallado de cada una de las etapas del proceso de
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cobro y pago. En determinadas ocasiones en que no se pueda responder a dicho objetivo, esto va a
depender de la casuística concreta de cada empresa y de la forma de dirigirla.

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Entre las alternativas posibles de financiación, cuando se ha estimado la necesidad de recursos y el
tiempo de permanencia de esta, se va a imponer la decisión de cobertura financiera. Las operaciones
básicas en la gestión de cobros y pagos, van a ser las que más se usan en las empresas. La libre
competencia provocará que tanto empresas como entidades financieras busquen nuevos productos
financieros que puedan mejorar las alternativas financieras tradicionales.
Recientemente han surgido dos modalidades, factoring y confirming, que van a combinar la
gestión de cobros y pagos de la empresa con fórmulas de financiación y seguros.
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Algunos de los objetivos de la gestión de cobros son:
Reducir los plazos de compra y de pago.
Adaptar los pagos a los cobros.
Optimizar la rentabilidad de excedentes.
Conseguir excesos y así evitar la necesidad de liquidez
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A efectos contables, se va a entender por arrendamiento cualquier acuerdo, con independencia de
su instrumentación jurídica, por el que el arrendador cede al arrendatario, a cambio de recibir una
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suma única de dinero o una serie de pagos o cuotas, el derecho a utilizar un activo durante un
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periodo de tiempo determinado, con independencia de que el arrendador quede obligado a prestar
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servicios en relación con la explotación o mantenimiento de dicho activo.
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Dependen de aquellas circunstancias de cada una de las partes del contrato, por lo que pueden ser
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calificados de manera distinta por el arrendatario y el arrendador. En este sentido, encontramos dos
modalidades de arrendamientos:
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Arrendamientos financieros.
Arrendamientos operativos.
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Habrá que establecer unas condiciones de cobro claras y seguras para la empresa, pero otorgando
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la necesaria flexibilidad que podrán requerir en situaciones especiales. El cobro es, por tanto, una
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parte integrante de la gestión de clientes. El fin va a ser tener la posibilidad de gestionar la función
de cobro y no ser meros receptores pasivos.
Negociación
Se negociará con los clientes las condiciones de cobro que van a regir las operaciones
comerciales entre las empresas. Al igual que en el departamento de proveedores va a ser necesario
que se pacte un sistema único de cobro y el vencimiento de las facturas, atendiendo al periodo de
cobro que interese tener.
Gestión propiamente dicha
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La responsabilidad en última instancia de la gestión de cuentas a cobrar, recae generalmente en el
director financiero o administrativo en el caso de las PYMES. Esta figura va a ser la persona o el
departamento que se encargará de tener la información precisa y exacta acerca de las cantidades, el
modo y cuando se van a cobrar las deudas de los clientes. Tendrá como funciones básicas:
Facturación.
Contabilización de los cobros de clientes.
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Facturas especiales.
Archivo de la documentación de clientes.
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Una gestión de cobros eficaz va a facilitar al cliente el pago puntual. Hay dos formas de mejorar el
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proceso de cobro: la primera va a ser cambiar los hábitos de pago de los clientes, la segunda va a ser
obviar o desviar el problema, por ejemplo, utilizando el factoring. Con relación a la primera opción,
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una alternativa va a ser ofrecer al cliente un incentivo económico para el pago anticipado de
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facturas.
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Se puede resumir dicha gestión en cuatro áreas clave:

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Establecimiento de las condiciones de crédito.

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Concesión de crédito a clientes.
Vigilancia de los comportamientos de pago y realizar el seguimiento de los cobros.

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Asegurarse de mantener una adecuada inversión en cuentas de clientes.

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Control y supervisión
El seguimiento de los cobros va a ser de vital relevancia para la tesorería de la empresa. Procede
comprobar que efectivamente se han realizado todos los cobros pertinentes según las previsiones
de cobro. La falta de control sobre este aspecto provocará un aumento del coste de oportunidad
financiero de la empresa.
¿Qué funciones tiene el director financiero o administrativo a la hora de la

gestión de cuentas a cobrar?
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Facturación.
Facturas especiales.
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El análisis abc de clientes
El ABC de los clientes
El ABC es una herramienta que sirve para clasificar a los clientes en función de la rentabilidad.
Esta clasificación ayuda a establecer una estrategia según el tipo de cliente tengamos. A su vez,
supondrá una distribución más eficiente del tiempo y del esfuerzo considerando los distintos grupos.
El análisis ABC comienza con un listado de los clientes de los últimos años. Se deberá ordenar
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considerando la contribución que este cliente ha aportado a la empresa. Para ello, se puede
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considerar una variable como las ventas o facturación. Podemos considerar la siguiente distribución:
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Clase A: el 20 % de los clientes, suponen el 80 % de los resultados
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Clase B: el 40 % de los clientes (sin tener en cuenta el grupo A, suponen el 15 % de los
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resultados.
Clase C: el 40 % de los clientes (sin tener en cuenta los clientes del grupo A y B, suponen el 5
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% de los resultados.
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Una vez que la organización ha clasificado a los clientes, hay que decidir la estrategia más
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adecuadas para cada uno de ellos. Por ejemplo:

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Clientes A: se deberá fidelizar y personalizar para asegurar de sus ingresos.
Clientes B: se deberá lograr una venta superior para aumentar su volumen de gasto.
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Clientes C: se deberán captar las necesidades para lograr convertirlos en clientes estables.
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Este planteamiento inicial surge como forma de fidelizar a los clientes. Aunque es necesario que
este análisis vaya mucho más allá, será esencial buscar e identificar los que aportan mayor éxito a la
organización y lograr convertirlos en clientes del grupo A.
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Los impagados
Medidas para evitar impagos
Incorporar a sus políticas de empresa el objetivo de pagar puntualmente a sus proveedores
Las empresas deben predicar con el ejemplo; en caso de pagar bien a sus proveedores, van a tener
la fuerza moral de exigir el pago puntual a sus clientes y además poder contribuir a la creación de
una nueva corriente positiva en el cumplimiento de las obligaciones de pago.
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No fiarse de las apariencias
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Por muy buena imagen que tenga un posible comprador, investigar qué hay detrás de la fachada de
este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de
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las empresas. Algunos morosos contumaces van a ser especialistas en presentarse como empresarios
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solventes y correctos pagadores, mostrando a sus proveedores la cara de un probo y virtuoso Doctor
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Jekyll; pero una vez que han logrado un crédito del proveedor, se van a convertir en el pérfido y
dañino Mr. Hyde

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Dejar claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial

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El comercial debe acordar con el cliente las condiciones y plazo de pago en el momento de cerrar la
operación y plasmarlas por escrito. Además, ha de determinar de manera clara la totalidad de las
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cuestiones relacionadas con el pago de la factura, como por ejemplo será la fecha a partir de la
cual se computa el plazo de pago, la forma de pago, y el instrumento de pago.

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Establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta van a estar
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relacionadas con la totalidad de las cuestiones relacionadas con la venta y cobro de las operaciones
comerciales; va a ser conveniente incluirlas en los pedidos, facturas y documentos habituales.
Además se va a intentar que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para
que quede constancia de que las conoce y que las ha aceptado.
Documentar siempre las operaciones desde el inicio hasta el final. Hacer un contrato que tenga
cláusulas que protejan al proveedor, en cualquier caso obtener siempre un pedido en firme del
comprador firmado por una persona con poderes suficientes e instar al cliente a firmar el albarán de
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entrega, identificándose a la persona que firma con nombre y apellidos, cargo y DNI. Evitar las
prisas, primero comprobar la solvencia. Antes de vender a crédito se van a pedir informes de la
solvencia, de la capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente, por esta información se pueden
evitar muchos morosos, siempre se puede esperar 24 horas antes de enviar la mercancía.
Pedir informes comerciales
Para que los informes comerciales puedan tener utilidad, va a ser conveniente seleccionar una
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buena empresa de información que ofrezca informes comerciales investigados y actualizados. Si el
futuro cliente no es de fiar, no concederle crédito. Cuando las informaciones son negativas, hay que
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venderle al contado riguroso y no conceder al cliente aplazamientos en el pago de las operaciones
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comerciales. Si hay dudas pedir garantías. Además:
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No correr riesgos innecesarios. Si no se está seguro de la solvencia del cliente, pedirle
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garantías personales o avales bancarios.
Aumentar la juridicidad de la operación. Conseguir que el cliente pueda firmar las facturas,
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y entregue pagarés, letras o cheques para tener un crédito documentado como mayor
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protección.
Estudiar al empresario. Analizar quién se encuentra detrás de la razón social ya que la

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empresa será su fiel reflejo.

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Pedir referencias a otros proveedores

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El mejor informe acerca de los hábitos de pago de un nuevo comprador lo darán proveedores que
llevan tiempo trabajando con el cliente. Por eso, es necesario constituir registros de morosos
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sectoriales, así como legalizar bases de datos de morosos que registren los malos pagadores, con
la solidaridad de las empresas se acabará con la morosidad.
También es necesario establecer un sistema pro-activo de cobro: las empresas que van a actuar
exclusivamente de manera reactiva, es decir las que se van a limitar a gestionar los impagados en el
momento en que se encuentran encima de la mesa del director financiero, van a tener un problema
crónico de morosidad. La pro-actividad en la cobranza va a consistir en adelantarse a los
problemas y actuar de manera resolutiva antes de que se produzcan. De manera consecuente, un
sistema pro-activo estará basado en la identificación y solución de los problemas que puedan surgir
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en las relaciones con los clientes con el fin de asegurar el cobro en los plazos pactados.
No forzar las ventas ni fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos. La presión acerca del
departamento comercial para elevar rápidamente las ventas es posible que provoque morosidad
puesto que los comerciales van a vender a clientes poco recomendables con tal de llegar a los
objetivos.
Es recomendable incorporar el lema: "vender bien es cobrar bien y cobrar bien es vender mejor". La
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empresa tendrá que incorporar a su filosofía corporativa la máxima de que "una venta no ha sido
realizada hasta que no ha sido cobrada".
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También es fundamental:
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Tener unos recursos humanos formados por personal especializado que debe recibir
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formación continuamente y debe estar motivado. Los recursos humanos van a ser una de las
piezas clave para el correcto funcionamiento del servicio de cobros.

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Invertir en una tecnología adecuada y unos programas informáticos de gestión. En los últimos
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años ha habido unos avances muy importantes respecto a la tecnología conveniente para las
gestiones de cobro y prevención de impagados.

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Implicar al departamento comercial en la lucha contra los morosos

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Los vendedores igualmente han de ser co-responsables de la gestión del riesgo de clientes, los
objetivos de venta serán por operaciones cobradas y las comisiones solo han de abonarse de
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manera definitiva si la venta realizada se ha cobrado íntegramente. En este sentido, la contratación
de un Credit Manager va a solucionar la mayor parte de los problemas de morosidad y el coste
laboral que va a suponer este nuevo puesto se amortiza en los tres primeros meses.
Este profesional asegura la disminución de las pérdidas por fallidos y la reducción de los gastos de
cobro y financieros. Si no se puede contratar un Credit Manager será adecuado buscar el
asesoramiento de consultores especializados en Credit and Collection Management.
Contar con un buen asesoramiento jurídico.
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Las empresas tendrán un abogado interno o externo que les asesorará de manera permanente en las
cuestiones mercantiles y que redacte los contratos y documentos que protejan el crédito del
proveedor. Si se tienen morosos y no los puede cobrar por falta de tiempo o de recursos “no los deje
en paz”. En estos casos, habrá que acudir a profesionales competentes del recobro de impagados,
seleccionando a la empresa de servicios de cobro de impagos competente y seria, que usando
métodos legales pero resolutivos, va a ser capaz de perseguir a los deudores y recuperar las
deudas.
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En relación al Credit Management elige las opciones correctas:
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La contratación de un Credit Manager va a solucionar la mayor parte de los problemas de
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morosidad con proveedores.
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El coste laboral que va a suponer este nuevo puesto se compensa con la reducción de la
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morosidad en la empresa.
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Si no se puede contratar un Credit Manager será adecuado buscar el asesoramiento de
Consultores Especializados en Credit and Collection Management.
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Las empresas tendrán la obligación de contratar un abogado que les asesore en

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cuestiones mercantiles.
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Concesión de crédito a los clientes.
Establecer una política de créditos
Redactar una política de créditos y cobros que sea coherente con la situación y que contenga las
normas de actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro. De esta forma, los
clientes tendrán una mayor facilidad a la hora de ejercer el pago. Entre las medidas aplicadas
podemos encontrar:
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Otorgar a cada cliente un límite de riesgo.
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Establecer un límite de riesgo para cada cliente.
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De esta manera, se evitan pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.
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Recuerda
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Autoevaluación
La actividad frente al riesgo hace referencia a:
El grado de prevención frente al riesgo.
La cantidad de riesgo que conlleva dicha actividad.
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La necesidad de evaluar el riesgo.
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Es necesario comprobar que se han realizado todos los cobros pertinentes según
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las previsiones de cobro.
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Verdadero.
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Falso.
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El objetivo esencial en la gestión de cobros y pagos es:

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El adelantamiento de los cobros.

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El retraso de los pagos.
Ambas son correctas.
¿Cuáles son las dos modalidades de arrendamientos?
Operativos y controlados.
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Financieros y controlados.
Financieros y operativos.
En el método ABC, ¿qué clase hace referencia al 40 % de los clientes que

suponen el 5 % de los resultados?
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Clase A.
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Clase B.
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Clase C.
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[AFO017816] ADGN033PO DIRECCIÓN FINANCIERA

[MOD016024] ADGN033PO DIRECCIÓN FINANCIERA

Conocer el funcionamiento de la gestión de cobros y pagos, y cómo llevarlos a cabo

Aprender en qué consiste el análisis de clientes ABC.

Determinar las medidas para la gestión de situaciones con riesgo de impago.

remuneración a los propietarios y a los inversores de la empresa.

A continuación, profundizaremos en algunos de los aspectos clave de esta gestión.

La gestión del cobro a cliente

La gestión de cobros, definida por el Reglamento General de Recaudación de España es: la

gestión recaudatoria de un organismo, consistente en la actividad plegada para efectivo de las

de la mayor o menor prevención al riesgo.

crédito envuelve un riesgo de cobro e incurre en las necesidades de liquidez de la empresa. En el

introducen elementos financieros en su pago.

hay tres funciones básicas: negociación, gestión y control.

operaciones comerciales. En el departamento de proveedores será preciso pactar un sistema único

Relación con las entidades de seguro de cobro.

Archivo de la documentación de clientes.

mejorar el proceso de cobro:

cuatro áreas clave:

Establecimiento de las condiciones de crédito.

Concesión de crédito a clientes.

Vigilancia de los comportamientos de pago y realización del seguimiento de los

Asegurarse de mantener una adecuada inversión en cuentas de clientes.

Obviar o desviar el problema (por ejemplo, a través del factoring).

un aumento del coste de oportunidad financiero de la empresa.

La gestión de cobros y pagos

Objetivos de la gestión de cobros

Reducir los plazos de venta y de cobro.

Adecuar el nivel de tesorería a las necesidades a corto plazo, reduciendo la financiación

Adaptar los pagos a los cobros.

necesidades puntuales de financiación externa.

El objetivo esencial en la gestión de cobros y pagos va a ser el adelantamiento de los cobros y el

depender de la casuística concreta de cada empresa y de la forma de dirigirla.

Entre las alternativas posibles de financiación, cuando se ha estimado la necesidad de recursos y el

tiempo de permanencia de esta, se va a imponer la decisión de cobertura financiera. Las operaciones

financieros que puedan mejorar las alternativas financieras tradicionales.

gestión de cobros y pagos de la empresa con fórmulas de financiación y seguros.

Algunos de los objetivos de la gestión de cobros son:

Reducir los plazos de compra y de pago.

Adaptar los pagos a los cobros.

Optimizar la rentabilidad de excedentes.

Conseguir excesos y así evitar la necesidad de liquidez

de cobro y no ser meros receptores pasivos.

cobro que interese tener.

Gestión propiamente dicha

La responsabilidad en última instancia de la gestión de cuentas a cobrar, recae generalmente en el

Relación diaria con los clientes.

Contabilización de los cobros de clientes.

Archivo de la documentación de clientes.

Se puede resumir dicha gestión en cuatro áreas clave:

Establecimiento de las condiciones de crédito.

Concesión de crédito a clientes.

Vigilancia de los comportamientos de pago y realizar el seguimiento de los cobros.

Asegurarse de mantener una adecuada inversión en cuentas de clientes.

¿Qué funciones tiene el director financiero o administrativo a la hora de la

Relación diaria con los clientes.

Relación con las entidades de seguro de cobro.

El análisis abc de clientes

El ABC de los clientes

adecuadas para cada uno de ellos. Por ejemplo:

Clientes A: se deberá fidelizar y personalizar para asegurar de sus ingresos.

organización y lograr convertirlos en clientes del grupo A.