Resolucion+administrativa 000407 2022 Ce

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Consejo Ejecutivo
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/1
"Decenio de la Igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres"
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"Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional"
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"Año del Bicentenario del Congreso de la República del Perú"
0
Firmado digitalmente por BARRIOS
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ALVARADO Elvia FAU 20159981216
soft
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Cargo: Presidenta De C.E.
Lima,
Lima, 02 de diciembre
02 de Diciembrededel 2022
2022
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Motivo: Soy el autor del documento
3
Fecha: 02.12.2022 16:06:20 -05:00
48
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RESOLUCION
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ADMINISTRATIVAN°N° 000407-2022-CE-PJ
RESOLUCION ADMINISTRATIVA -2022-CE-PJ
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VISTOS:
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El Oficio N° 000789-2022-GG-PJ de la Gerencia General del Poder
22
Judicial, que contiene el Informe N° 000946-2022-OAL-GG-PJ de la Oficina de Asesoría
20
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Legal, Oficios Nº 0078-2022-P-CONAPJ-CE-PJ y Nº 0070-2022-ST-CONAPJ-CE-PJ e
2/
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2/
Informe Nº 0047-2022-ST-CONAPJ-CE-PJ, de la Comisión Nacional de Archivos del
/2
/1
/1
Poder Judicial, Oficio Nº 0473-2022-GP-GG-PJ y Memorando N° 1130-2022-GP-GG-PJ,
2
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/1
13
de la Gerencia de Planificación; e Informes Nros. 0159 y 0199-2022-GP-GG, elaborados
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por la Subgerencia de Racionalización.

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0
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CONSIDERANDO:
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Primero.- Que, mediante Resolución Administrativa Nº 000373-2020-CE-

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PJ el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial aprobó la Directiva Nº 020-2020-CE-PJ
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3
“Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial”.

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Segundo.- Que, la Directiva Nº 019-2020-CE-PJ denominada
09
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“Disposiciones para el Desarrollo de Documentos Normativos en el Poder Judicial”,

22
aprobada por Resolución Administrativa Nº 0370-2020-CE-PJ, en su numeral 6.7

20
22
20
titulado actualización de los documentos normativos establece que “Los documentos

2/
normativos vigentes deben ser revisados y analizados, al menos una vez al año, por la 0
2/
/2
/1
/1
unidad orgánica o funcional formuladora para determinar si es necesaria su

2
13
/1
13
actualización, a fin de asegurar que reflejen las funciones y procesos vigentes; de

13
30
acuerdo con los criterios de mejora continua, modernización y simplificación”. Asimismo,

0
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indica que en caso se requiera realizar tal actualización, la unidad orgánica o funcional
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0
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formuladora debe presentar a la Subgerencia de Racionalización, el proyecto del

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3
documento normativo con las modificaciones pertinentes y el informe de sustentación de
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las mismas.
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3
Tercero.- Que, la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial,

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53
responsable de la materia archivística, propone la actualización de la Directiva N° 020-

3
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:5
2020-CE-PJ “Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder

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09
22
Judicial”, con la finalidad de adecuarla a los lineamientos dispuestos por el Archivo

22
General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA), de

20
22
20
conformidad con la Ley N° 25323 y su Reglamento, aprobado con el Decreto Supremo

2/
20
N° 008-92-JUS; así como estructurar un sistema que facilite la organización, custodia, y

2/
/1
2/
/1
conservación de los documentos de archivo del Poder Judicial.

13
/1
13
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30
Cuarto.- Que, el proyecto propuesto cuenta con la opinión técnica

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favorable de la Subgerencia de Racionalización emitida mediante el Informe Nº 000199-

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Firmado digitalmente por MERA

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CASAS Luis Alberto FAU

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Motivo: Doy V° B°
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Fecha: 02.12.2022 11:09:05 -05:00

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Consejo Ejecutivo
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2022-SR-GP-GG-PJ; así como con la opinión legal favorable de la Oficina de Asesoría
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Legal de la Gerencia General del Poder Judicial.
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0
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Por estos fundamentos; en mérito al Acuerdo N° 1464-2022 de la
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3
quincuagésima tercera sesión del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, de fecha 30 de
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8
noviembre de 2022, realizada con la participación de los señores y señoras Barrios
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Alvarado, Lama More, Arias Lazarte, Álvarez Trujillo, Medina Jiménez y Espinoza
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3
Santillán; en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 82° del Texto Único
:5
3
Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Por unanimidad,
:5
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SE RESUELVE:
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Artículo Primero.- Aprobar la Directiva N° 023-2022-CE-PJ
2/
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“Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial” -
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/1
Versión 02, que forma parte integrante de la presente resolución.

/1
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30
Artículo Segundo.- Dejar sin efecto la Resolución Administrativa N°

30
000373-2020-CE-PJ mediante la cual se aprobó la Directiva Nº 020-2020-CE-PJ

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0
“Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos en el Poder Judicial” -
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Versión 01.
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Artículo Tercero.-. Publicar la presente resolución y el documento
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3
aprobado en el Portal Institucional del Poder Judicial, para su difusión y cumplimiento.

:5
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Artículo Cuarto.- Transcribir la presente resolución a la Presidencia del
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Poder Judicial, Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial, Comisión
22
22
Nacional de Archivos del Poder Judicial, Presidencias de las Cortes Superiores de

20
22
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Justicia del país, Procuraduría Pública del Poder Judicial, Órgano de Control
2/
0
Institucional; y a la Gerencia General del Poder Judicial, para su conocimiento y fines
2/
/2
/1
pertinentes.
/1
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Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.

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Documento firmado digitalmente
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_________________________________________
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ELVIA BARRIOS ALVARADO
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Presidenta
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Consejo Ejecutivo
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EBA/lnr
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Firmado digitalmente por MERA

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CASAS Luis Alberto FAU

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Motivo: Doy V° B°
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Fecha: 02.12.2022 11:09:05 -05:00

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DOCUMENTO INTERNO CONAPJ/DIR-001
DIRECTIVA Versión: 002

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
JURISDICCIONALES Y ADMINISTRATIVOS DEL PODER Página: 1 de 45
JUDICIAL
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Gustavo Juan Carlos
Elvia Barrios
Nombre Álvarez Requejo
Alvarado
Trujillo Alemán
Presidente de Firmado digitalmente por ALVAREZ
Presidenta del
la Comisión TRUJILLO Gustavo FAU
20159981216 soft Gerente Firmado digitalmente por REQUEJO
ALEMAN Juan Carlos FAU Consejo
Cargo Nacional de Motivo: Doy V° B°
Fecha: 12.12.2022 14:53:20 -05:00 General del Motivo: Doy V° B°
20159981216 hard
Ejecutivo del
Archivos del Poder JudicialFecha: 12.12.2022 20:07:12 -05:00
Poder Judicial
Poder Judicial
1. OBJETIVO
Establecer el proceso de organización de los documentos archivísticos ubicados en

los Archivos de Gestión, Archivos Desconcentrados y Periféricos del Poder Judicial,
con la finalidad de garantizar su integridad, conservación, acceso y custodia del
acervo documentario administrativo y jurisdiccional.
2. ALCANCE
Lo establecido en la presente Directiva, es de obligatorio cumplimiento por todas

las dependencias administrativas y jurisdiccionales del Poder Judicial, que de
acuerdo con su competencia funcional tengan participación en el proceso de archivo
de documentos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial.
3. BASE NORMATIVA
3.1. Ley N.° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

3.2. Ley N.° 27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado
3.3. Ley N.° 27808, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3.4. Ley N.° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública
3.5. Ley N.° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
3.6. Ley N.° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
3.7. Ley N.° 29824, Ley de Justicia de Paz.
3.8. Decreto Ley N.° 19414, Ley de Defensa, Conservación e incremento del
Patrimonio Documental de la Nación.
3.9. Decreto Legislativo N.° 1412, que aprueba la Ley del Gobierno Digital
3.10. Decreto Supremo N.° 008-92 JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de
la Ley Orgánica del Poder Judicial.
3.11. Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444 del Procedimiento Administrativo
General, aprobado por Decreto Supremo N.° 004-2019-JUS
3.12. Decreto Supremo N.° 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del
SistemaAdministrativo de Modernización de la Gestión Pública.
3.13. Decreto Supremo N.° 001-2000-JUS, del 26 de marzo de 2000, Reglamento
sobre la aplicación de normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas
en materia de archivo de documentos e información a entidades públicas y
privadas.

JURISDICCIONALES Y ADMINISTRATIVOS DEL Página: 2 de 45
PODER JUDICIAL
3.14. Decreto Supremo N.° 010-2020-TR, se establecen disposiciones para el

sectorprivado y aplicable supletoriamente a las entidades del sector público
sobre el trabajo remoto.
3.15. Decreto Supremo N.° 007 -2013- JUS. Aprueban el reglamento de la Ley N.°
29824, Ley de Justicia de Paz.
3.16. Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N.° 01-2017-PCM-SEGDI y
modificatorias que en el marco del Decreto Legislativo N.° 1310 aprueba el
Modelo de Gestión Documental.
3.17. Resolución Jefatural N.° 242-2018-AGN/J Directiva N ° 001-2018-AGN/DAI
"Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”,
3.18. Resolución Directoral N.° 001-2019-AGN/J-DC, para los servicios de la
Dirección de Conservación del Archivo General de la Nación,
3.19. Resolución Directoral N.° 002-2019-AGN/J-DC, Lineamientos para la
Digitalización del Patrimonio Documental Archivístico del Archivo General de
la Nación.
3.20. Resolución Jefatural N.° 021-2019-AGN/J Directiva N.° 010-2019-
AGN/DDPA "Norma para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo
Archivístico de las Entidades Públicas",
AGN/DDPA "Normas para la transferencia de documentos Archivísticos de
las EntidadesPúblicas",
AGN/DDPA "Directiva para la elaboración del Programa de Control de
DocumentosArchivísticos (PCDA) de las Entidades Públicas",
3.23. Resolución Jefatural N.° 179-2019-AGN/SG Directiva N.° 009-2019-
AGN/DDPA "Norma para la Administración de Archivos en la Entidad
Pública",
AGN/DDPA "Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la
Entidad Pública",
AGN/DDPA "Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”
AGN/DDPA "Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública
3.27. Resolución Jefatural N.° 304-2019-AGN/J Directiva N.° 001-2019-AGN/DC
"Normas para la Conservación de documentos archivísticos en la Entidad
Pública”,
AGN/DDPA "Normas para la Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”,
3.29. Resolución Administrativa N.° 000219-2017-P-CE-PJ, conformación de la
Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial – CONAPJ
3.30. Resolución Administrativa N.° 076-2019-CE-PJ, que aprueba las condiciones
mínimas de equipamiento, señalización y Mantenimiento para Seguridad de
los Archivos del Poder Judicial.
3.31. Resolución Administrativa N.° 000207-2020-CE-PJ Aprueba la Directiva N.°
011-2020-CE-PJ denominada “Administración, control y custodia de los
certificados de Depósitos Judiciales en trámite, concluidos – prescritos.

PODER JUDICIAL
3.32. Resolución Administrativa N.° 370-2020-CE-PJ, que aprueba la Directiva N.°

019-2020-CE-PJ, Disposiciones para el Desarrollo de Documentos
Normativos en el Poder Judicial.
3.33. Resolución Administrativa N.° 000142-2022-CE-PJ, que aprueba los criterios
jurídicos valorativos que regirán para el Proceso de Eliminación de
Documentos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial y aprueba
la Conformación del Comité Nacional Evaluador de Documentos – CED
Nacional para la Eliminación de Documentos Jurisdiccionales y
Administrativos del Poder Judicial.
3.34. Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Poder Judicial N.° 112-
99-SE-TP-CME-PJ, que dispone proceso de depuración de expedientes en
órganos jurisdiccionales de las Cortes Superiores de Justicia.
4. DEFINICIONES
4.1. Administración de Archivos: Es el conjunto de funciones y actividades para

generar los archivos y otras instituciones archivísticas por los órganos que tiene
competencia para ello.
4.2. Archivo: Es el conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en

cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado.
4.3. Archivo de Gestión: Es el archivo de oficinas administrativas y de los juzgados

por especialidad denominados (archivos modulares) donde se custodian los
documentos producidos en cada área administrativa u órgano jurisdiccional y
que se encuentran en proceso de trámite, de acuerdo a los periodos de
retención y según su permanencia temporal.
4.4. Archivo Central: Es el archivo encargado de custodiar los documentos cuyos

procesos ya concluyeron, fenecieron u obtuvieron la condición de archivo
definitivo; así mismo planifica, organiza, dirige, norma, coordina, ejecuta,
controla los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como la conservación y uso de los documentos provenientes
de los archivos de gestión.
4.5. Archivo Desconcentrado: Es el archivo encargado de custodiar los

documentos administrativos y/o jurisdiccionales de cada Distrito Judicial cuyos
procesos ya concluyeron, fenecieron u obtuvieron la condición de archivo
definitivo; así mismo, planifica, organiza, dirige, norma, coordina, ejecuta,
controla los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas a nivel de
Corte; así como realiza la conservación y uso de los documentos provenientes
de los archivos de gestión de su propia Corte; ejecuta la transferencia y
eliminación de documentos en coordinación con el Archivo Regional de su
Distrito Judicial y Archivo General de la Nación (AGN). Estos Archivos se
encuentran en la sede principal de cada Corte Superior de Justicia y custodia

PODER JUDICIAL
los documentos jurisdiccionales y administrativos. Asimismo, se encuentra en

la sede principal del Poder Judicial sito en la ciudad de Lima y custodia los
documentos del Consejo Ejecutivo, Gerencia General, OCMA y áreas
administrativas de la Corte Suprema.
4.6. Archivo Periférico: Es el archivo encargado de custodiar los documentos

administrativos y/o jurisdiccionales de cada provincia o sub sede judicial de un
Distrito Judicial cuyos procesos ya concluyeron, fenecieron u obtuvieron la
condición de archivo definitivo; así mismo, planifica, organiza, dirige, norma,
coordina, ejecuta, controla los procesos, procedimientos y las actividades
archivísticas a nivel de Corte; así como realiza la conservación y uso de los
documentos provenientes de los archivos de gestión de su propia sede judicial;
ejecuta la traslado al Archivo desconcentrado. Estos Archivos se encuentran
en las provincias, distritos o sub sedes de una corte.
4.7. Archivo Definitivo: Condición de los expedientes judiciales que tienen la

calidad de fenecidos o concluidos por disposición del juez de la instancia
jurisdiccional donde se generó, de tal forma que, ya no procede ningún recurso
impugnatorio y/o remedio procesal, haciendo imposible generar algún acto
procesal.
4.8. Archivo Provisional: Expedientes judiciales cuyos procesos continúan en

trámite, no han concluido, fenecido, ni caído en abandono formalmente; de tal
forma que, todavía es posible interponer un recurso impugnatorio y/o remedio
procesal, siendo posible la generación de un acto procesal en el órgano
jurisdiccional.
4.9. Ciclo Vital de los Documentos: Etapas o edades por las que se reconocen
los documentos de archivos para ser trasladados al Archivo de Gestión, Archivo
Central o Desconcentrado.
4.10. Clasificación: Es una labor intelectual que consiste en el establecimiento de

categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica o funciones o procesos
presentes en el Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF).
4.11. Comité Evaluador de Documentos (CED): Tipo de órgano colegiado es

designado por la más alta autoridad institucional y es el encargado de: i)
conducir el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos,
ii) solicitar la autorización de la eliminación de documentos y transferencia
documental al Archivo General de la Nación (AGN), para el proceso de
eliminación.
4.12. Codificación: Es el conjunto de números o letras que identifican y precisan


PODER JUDICIAL
cada una de las agrupaciones documentales en el Cuadro de Clasificación del

Fondo (CCF).
4.13. Copia certificada: Es aquella copia expedida por un funcionario de fe pública,

haciendo constar que lo que obra en el documento es copia fiel de lo que se
encuentra en un expediente judicial archivado.
4.14. Copia Simple: La expedición de estas copias sirven solo para información de
los interesados o como referencia para los abogados. Los cuales también
tienen sello de validación que dan plena fe.
4.15. Conservación Documental: Etapa del proceso archivístico que consiste en

aplicar técnicas que tienen por objeto prolongar la vida de los documentos de
archivo, evitando el deterioro ocasionado por causas internas (oxidación y
acidez) y externas (físicas, químicas, biológicas y mecánicas); consta de dos
(02) factores: la preservación y la restauración.
4.16. Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF): Instrumento o esquema que refleja
las categorías o divisiones de un fondo documental o de la totalidad de los
fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura.
4.17. Cronograma Traslado de Documentos: Calendario de programación de

envió de expedientes judiciales o documentos administrativos al Archivo Central
o Archivo Desconcentrado de la corte según especialidades provenientes de
las áreas administrativas u órganos jurisdiccionales.
4.18. Descripción Documental: Etapa del proceso archivístico en el que se

determinan los caracteres internos y externos de los documentos, con la
finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.
4.19. Documento Archivístico: Información contenida en cualquier soporte (físico y

electrónico), producida y conservada como evidencia y como activo por una
organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo desu
actividad o en virtud de sus obligaciones legales.
4.20. Documento de Archivo: Es producido (recibido o emitido) en el ejercicio de

una función, procedimiento, actividad, tarea o acción por persona natural,
institución pública o privada, contiene información de cualquier fecha, forma,
soporte físico y cualquier otro que se genere como resultado del avance
tecnológico.
4.21. Digitalización de Documentos: Es un proceso tecnológico que permite,

mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la

PODER JUDICIAL
imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital cuyo

objetivo es posibilitar la prestación de servicios por medios telemáticos con elfin
de mejorar la relación entre la ciudadanía y el Poder Judicial.
4.22. Eliminación de Documentos: Procedimiento archivístico que consiste en la

destrucción física de series documentales, ejecutado por el Archivo General de
la Nación (AGN) o Archivos Regionales.
4.23. Expediente administrativo: Conjunto de documentos que sirven como base

para que un órgano administrativo se pronuncie sobre un derecho de petición
del administrado o alguna controversia administrativa mediante una resolución
y debe estar conformado por todos los documentos relevantes que ayuden a la
institución a resolver un asunto.
4.24. Expediente Judicial: Instrumento público que comprende el legajo de

actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales realizados en
un juicio o proceso judicial, ordenadas cronológicamente y foliadas en forma de
libro, provistas de una carátula destinada a su individualización y sujeto a
normas para su formación y conservación.
4.25. Gestión de documentos de archivo: Control eficaz y sistemático de la

creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos
de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de
documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la
organización.
4.26. Muestra Documental: Son documentos representativos seleccionados por

serie documental para la verificación y dictamen del Comité Evaluador de
Documentos (CED).
4.27. ONAJUP: La Oficina Nacional de Apoyo a la Justicia de Paz es un órgano de

línea del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial encargado de la formulación,
planificación, gestión, ejecución y evaluación de las actividades de
fortalecimiento y consolidación de la Justicia de Paz en el país.
4.28. ODAJUP: Las Oficinas Distritales de Apoyo a la Justicia de Paz que funcionaen
cada Corte Superior de Justicia (CSJ), son órganos desconcentrados de la
ONAJUP, la misma que se encargan de conducir, coordinar y ejecutar todaslas
actividades asignadas a ella en su distrito judicial.
4.29. Ordenación: Es una operación que consiste en establecer la secuencia de

orden: alfabético, numérico o cronológico de los documentos archivísticos en
una unidad de archivamiento.

PODER JUDICIAL
4.30. Organización de documentos: Proceso archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y de
asignar los documentos de una institución, a fin de mantener organizada los
documentos de manera funcional orgánica y de facilitar su ubicación en caso
sea necesaria su consulta.
4.31. Periodo / Plazo de retención: Límite de tiempo establecido en años, en que

los documentos permanecen en cada archivo (Gestión y Central). Se toma en
cuenta el año fiscal vigente.
4.32. Plan de Contingencia de la Entidad: Es un documento de gestión de riesgos

donde se establecen las acciones preventivas, predictivas y reactivas para
controlar una situación de emergencia y a minimizar sus consecuencias
negativas. Este propone una serie de procedimientos alternativos al
funcionamiento normal de la entidad, cuando alguna de sus funciones usuales
perjudica la continuidad del funcionamiento de la organización frente a
cualquier eventualidad, ya sean materiales o personales. Un Plan de
Contingencia incluye cuatro etapas básicas: La Evaluación, la Planificación, las
pruebas deviabilidad y la ejecución.
4.33. Plan de Implementación y Mejoramiento del Archivo (PIMA): Es un

documento de gestión archivística que se elabora para la creación,
implementación y mejoramiento del sistema de archivos de la Entidad. Este
documento permite al encargado del archivo Central o Archivo Central de cada
corte, realizar la focalización, diagnóstico y propuesta técnica para la
implementación y mejora del archivo Central, el mismo que está a cargo la
Comisión Nacional de Archivo del Poder Judicial (CONAPJ).
4.34. Plan Anual de Trabajo: Es un instrumento de planificación ordenado y

sistematizado de modo que pueda tenerse una visión del trabajo a realizar, con
objetivos, metas, actividades, responsables y cronograma debidamente
establecidos.
4.35. Periodo/Plazo de retención: Límite de tiempo establecido en años, en que los

documentos permanecen en cada archivo (gestión, periférico o central). Se
toma en cuenta el año fiscal vigente.
4.36. Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA): Es un

documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de
retención de cada una de las series documentales de una entidad del sector
público, el mismo que deberá ser elaborado por la Unidad de Gestión (unidad

PODER JUDICIAL
orgánica) en coordinación con el responsable del Archivo Central o Archivo

Central de la corte y aprobado por el CED.
4.37. Repositorio: Es el ambiente destinado a la conservación de los documentos.
4.38. Servicio Archivístico Administrativo: Proceso archivístico que consiste en la

ejecución de un conjunto de acciones que permiten poner a disposición de los
usuarios la información contenida en los documentos administrativos de las
unidades orgánicas de la Gerencia General, garantizando el uso adecuadodel
acervo documental y dando confiabilidad del documento que se otorga.
4.39. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen características

comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente,
son archivados usados, transferidos y pueden ser eliminados como unidad, el
mismo que será elaborado por las unidades orgánicas (Jurisdiccionales y
administrativas) y aprobado por el CED.
4.40. Sistema de Archivos: Conjunto de normas, procedimientos y metodología

para la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de las actividades
archivísticas (conservación, tratamiento, servicio y difusión del Patrimonio
Documental Archivístico) de la Entidad Pública.
4.41. Sistema Integrado Judicial (SIJ): Herramienta informática que soporta las
operaciones realizadas por los órganos jurisdiccionales, en los diferentes actos
procesales.
4.42. Transferencia de Documentos Archivísticos: Procedimiento Archivístico que

consiste en el traspaso de la fracción de serie documental remitida desde el
Archivo de Gestión o Periférico al Archivo Central desconcentrado para su
custodia.
4.43. Unidades de Organización: Conjunto de unidades agrupadas por nivel

organizacional al interior de una Entidad, según el caso (Jurisdiccional o
Administrativa).
Unidades de Organización Nivel Organizacional

Órgano Primer y segundo nivel
Unidad orgánica Tercer nivel
Sub Unidad Orgánica Cuarto nivel
Área Quinto nivel

PODER JUDICIAL
4.44. Unidades de archivamiento o conservación: Es aquel soporte que sirve de

acondicionamiento y protección a los documentos, como son: Los archivadores
de palanca, cajas de archivo, sacos y otros de similar función.
4.45. Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores

permanentes y temporales de los documentos, a fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
5. RESPONSABLES
5.1. La Comisión Nacional de Archivo del Poder Judicial – CONAPJ

Es el responsable del Sistema Nacional de Archivo del Poder Judicial y
responsable de supervisar y hacer cumplir la ejecución de la presente Directiva,
en merito, a las funciones y responsabilidades establecidas en su norma de
creación. Asimismo, aprueba e implementa el Plan Anual de Trabajo del
Archivo en el Poder Judicial y se encarga de la elaboración del Plan de
Implementación y Mejoramiento del Archivo (PIMA).
5.2. Consejo Ejecutivo / Corte Suprema / Gerencia General / Presidencia de la

Corte Superior de Justicia / OCMA:
Responsables de cumplir y hacer cumplir la presente Directiva, asegurando su
implementación y control respectivo.
5.3. De la Gerencia de Administración Distrital (GAD) / Responsables de las

Dependencias Administrativas:
Responsables de hacer cumplir la presente directiva.
5.4. De la Unidad de Servicios Judiciales / Jefe de Trámite

Documentario/Administradores de módulos / Oficina Nacional de Apoyo a
la Justicia de Paz (ONAJUP).
Responsable de la coordinación y cumplimiento de la presente Directiva.
5.5. Comité Evaluador de Documentos (CED):

Es el responsable de revisar, validar y aprobar la identificación, el nombre, el
valor y el periodo de retención de cada serie documental. Asimismo, es el
encargado de conducir el proceso de elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivísticos (PCDA), de solicitar la eliminación de documentos y
transferencia documental en coordinación con Comisión Nacional de Archivos
del Poder Judicial (CONAPJ) al Archivo General de la Nación(AGN) o Archivos
Regionales.

PODER JUDICIAL
5.6. Responsables de los Archivo Desconcentrados y Periféricos / Oficinas

Distritales de Apoyo a la Justicia de Paz (ODAJUP).
Es el responsable de la recepción, verificación del inventario de expedientes
jurisdiccionales y documentos administrativos provenientes del Archivo de
Gestión. Efectúa la normativa emanada por el Poder Judicial y el Archivo
General de la Nación (AGN) y presenta para su aprobación el Plan de Anual de
Trabajo en el marco del Plan Anual de Trabajo Archivístico aprobado por la
Comisión Nacional de Archivo del Poder Judicial.
5.7. Responsable del Archivo de Gestión:

Es el titular responsable asignado por la dependencia administrativa (órgano,
Unidad Orgánica, área o Dependencia) y órganos jurisdiccionales (archivos
modulares por especialidad) encargado de realizar la organización, custodia y
traslado de los documentos archivísticos cumpliendo con la descripción
archivística. Ejemplo: Asistente administrativo, Asistente judicial, Técnico
judicial, Auxiliar administrativo o jurisdiccional.
6. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. La presente Directiva tiene el encargo de organizar el Sistema Nacional de

Archivos del Poder Judicial, administrar documentos administrativos y
jurisdiccionales, e integrar normativamente el funcionamiento de los diferentes
niveles de archivos (gestión, desconcentrado y periférico) en el Poder Judicial,
mediante la aplicación de normas, procedimientos u otras disposiciones que
garantice el óptimo tratamiento, conservación, custodia, traslado y servicio del
patrimonio documental del Poder Judicial, el cual se rige bajo el marco de la
Legislación archivística nacional emitida por el Archivo General de la Nación
(AGN), órgano rector del Sistema Nacional de Archivos.
6.2. A partir de la vigencia de la presente norma, todos los órganos jurisdiccionales,

dependencias administrativas y Unidades Orgánicas deberán organizar,
conservar, custodiar y remitir los documentos jurisdiccionales y documentos
administrativos al Archivo de Gestión y Archivo Desconcentrado, según lo
dispuesto en la presente Directiva.
6.3. El Sistema Nacional de Archivos del Poder Judicial está conformado por los
Archivos de Gestión (archivos modulares y administrativos), Archivos
Desconcentrados y Archivos Periféricos.
6.4. El Sistema Nacional de Archivos del Poder Judicial tiene como finalidad regular
e integrar técnica, normativamente el funcionamiento de los diferentes niveles
de archivo, a través de normas, directivas u otras disposiciones que

PODER JUDICIAL
garanticen el correcto tratamiento, conservación y servicio archivístico de los

órganos jurisdiccionales.
6.5. El Sistema Nacional de Archivos del Poder Judicial está integrada por:
6.5.1. Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial

6.5.2. Subcomisión Distrital de Archivos
6.5.3. Archivos de Gestión
6.5.4. Archivos Desconcentrados
6.5.5. Archivos Periféricos
6.6. El Sistema Nacional de Archivos del Poder Judicial, tiene la misión de:
6.6.1. Proteger y defender el "Patrimonio Documental del Poder Judicial”

6.6.2. Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo
nacional de la institución.
6.6.3. Cautelar y difundir los valores de la identidad institucional y judicial.
6.6.4. Fomentar la investigación científica y tecnológica a través del servicio de
los fondos documentales del Poder Judicial.
6.6.5. Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos
archivísticos en el Poder Judicial.
6.6.6. Evitar la sobrecarga de los repositorios a través de la implementación de
procesos técnicos archivísticos vigentes.
6.7. Las presidencias de las CSJ, mediante Resolución Administrativa conformaran

las Subcomisiones Distritales de Archivos de sus respectivos Distritos
Judiciales, y designaran a los responsables de la organización de los archivos
administrativos y jurisdiccionales, a solicitud de la CONAPJ.
6.8. En los casos de creación de Subcomisiones Distritales del Consejo Ejecutivo,

Corte Suprema de Justicia. OCMA/Autoridad Nacional de Control y Gerencia
General, ONAJUP y ODAJUP, cada una de ellas emitirá su Resolución que
aprueba su conformación.
7. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
7.1. COMISION NACIONAL DE ARCHIVOS DEL PODER JUDICIAL
7.1.1. Es el responsable del Sistema Nacional de Archivo del Poder Judicial a

nivel nacional, el mismo que impulsará la normativa del Sistema
Nacional de Archivos a nivel jurisdiccional, administrativo y digital,
siendo el alcance:

PODER JUDICIAL
7.1.1.1. Los Archivos del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, Corte
Suprema de Justicia de la República, Cortes Superiores de
Justicia, Gerencia General, Oficina de Control de la
Magistratura, del Poder Judicial.
7.2. SUBCOMISION DISTRITAL DE ARCHIVO
7.2.1. Para fortalecer las coordinaciones y garantizar las implementaciones de

las políticas archivísticas a nivel nacional dentro del Poder Judicial; es
necesario que cada Distrito Judicial conforme una Subcomisión Distrital
de Archivos, teniendo en cuenta además las estructuras orgánicas
vigentes de cada dependencia, área o unidad orgánica; para ello:
a. El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial deberá conformar una

Subcomisión de Archivos, integrada de la siguiente manera:
• Presidente o facultad que puede ser delegada al
Secretario General del CE-PJ en su condición de
Presidente de la subcomisión de Archivo.
• Responsable de Archivo, en su función de Secretario
Técnico
b. La Corte Suprema de Justicia de la República tendrá conformado

su Subcomisión Distrital de Archivos, el cual estará integrado de la
siguiente manera:
• Presidente o facultad que puede ser delegada al
Secretario General de la Corte Suprema de Justicia de
la República en su condición de Presidente de la
subcomisión de Archivo.
• Responsable de Archivo, en su función de Secretario
Técnico.
c. Las Cortes Superiores de Justicia conformaran Subcomisiones

Distritales de Archivo, integradas de la siguiente manera:
• Presidente de Corte: Presidente
• Gerente de Administración: Miembro
• Jefe de Servicios Judiciales: Miembro
• Responsable Archivo: Secretario Técnico
d. La OCMA/Autoridad Nacional de Control conformaran

Subcomisiones Distritales de Archivo, el cual estará integrada de la
siguiente manera:

PODER JUDICIAL
• Jefe: Presidente
e. La Gerencia General del Poder Judicial conformará una

Subcomisión de Archivos, integrado de la siguiente manera:
• Gerente General: Presidente
f. ODAJUP conformará su Subcomisión Distrital de Archivo, el cual

estará integrada de la siguiente manera:
• Juez de Paz: Presidente
7.2.2. Son funciones de la Subcomisión Distrital de Archivo:
7.2.2.1. Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades

archivísticas en su jurisdicción.
7.2.2.2. Asegurar el desarrollo archivístico y de gestión documentaria en
su jurisdicción.
7.2.2.3. Mantener la estrecha coordinación con la Comisión Nacional de
Archivos del Poder Judicial a efectos de impulsar las normas
técnicas del sistema y su aplicación en su jurisdicción.
7.2.2.4. Asegurar en forma sostenida, acciones para el mejoramiento de
los archivos y otros en su jurisdicción.
7.2.2.5. Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos y metas del Sistema Nacional de Archivos del Poder
Judicial.
7.2.2.6. Planificar el traslado de los archivos jurisdiccionales y
administrativos a los Archivos Desconcentrados o Periféricos.
7.2.2.7. Otras, que el Consejo Ejecutivo o la Comisión Nacional de
Archivos como responsable de organizar, dirigir, ejecutar y
controlar las actividades del Sistema Nacional de Archivos del
Poder Judicial disponga.
7.3. ARCHIVOS DE GESTIÓN
Los archivos de gestión del poder judicial están conformados por los archivos
modulares por especialidad y los archivos administrativos.
7.3.1. ARCHIVOS MODULARES

Son los archivos que pertenecen a los órganos jurisdiccionales y se
encuentran ya sea en el mismo juzgado o en los archivos modulares por

PODER JUDICIAL
especialidad; el cual tiene la responsabilidad de custodiar los documentos

o piezas escritas que registran los actos procesales (expedientes
judiciales) realizados en un juicio o proceso judicial y que aún se
encuentren en trámite o que no hayan concluido definitivamente. Así
como, aquellos documentos que se originan dentro del órgano
jurisdiccional y que no está integrada a un expediente judicial.
7.3.1.1. Organización y conservación de los documentos jurisdiccionales en

los archivos de gestión
a. El personal designado por el órgano jurisdiccional para el Archivo

Modular, será responsable de realizar la labor de custodia,
identificación, descripción, conservación, acceso (préstamo y
consultas), separación del material no archivístico y
excepcionalmente (previa autorización del juzgado) remisión de los
documentos archivísticos (traslado) al Archivo Desconcentrado de su
jurisdicción; del mismo modo, establecerán el plazo de retención que
los documentos deben tener en el archivo modular, el mismo que
permitirá el acceso, recuperación y control adecuado de los
documentos archivísticos y la información contenida en ellos, de
acuerdo a la normas emitidas por el Archivo General de la Nación
(AGN) o por la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.
b. En el caso de expedientes judiciales, el personal de Archivo Modular

clasificará los expedientes judiciales por archivos definitivos y
archivos provisionales o transitorios, de acuerdo a los siguientes
criterios:
• Clasificar los expedientes judiciales por categorías o división.

• Clasificar por archivo definitivo (concluido o fenecido), archivo
provisional o transitorio.
• Ordenar los expedientes judiciales en forma cronológica y
materia.
• Verificar que no falte ningún documento del expediente judicial.
• Los documentos que se encuentran integrados al expediente
judicial (copias, documentos con pérdida de contenido, entre
otros) que no reúnan las condiciones archivísticas según lo
indicado por el AGN o por la Comisión Nacional de Archivos del
Poder Judicial, deberán ser retirados para su depuración, no
debiendo ser remitidos al Archivo Desconcentrado de cada
corte.

PODER JUDICIAL
• Foliar los documentos por cada unidad documental en orden

cronológico de abajo hacia arriba, en formato numérico y
consecutivo; evitando enmendaduras, alteración en el texto, en
membretes y sellos originales; manteniendo siempre la unidad
de información. Es responsabilidad del remitente asegurar la
integridad física del documento.
• Agrupar y atar los expedientes en paquetes (unidades de
archivamiento) con una tarjeta de identificación (Ver Anexo
10.3.1) hecha en cartón o cartulina adherida al mismo, cada
paquete debe respetar el estándar de 20 centímetros de grosor,
si un expediente judicial supera esta medida deberá formarse
otro paquete con esas dimensiones (tomos de 10 cm de ancho).
• Verificar que los expedientes judiciales no posean depósitos
judiciales originales y que cuenten con la resolución de mandato
de archivo definitivo o en su defecto archivo provisional.
Asimismo, en caso se haya devuelto anexos a las partes
procesales; debe figurar la constancia y las copias certificadas
de lo entregado.
Nota. – Los depósitos judiciales permanecerán en custodia

en el órgano jurisdiccional o archivo modular respectivo,
hasta que sean ejecutados, bajo responsabilidad.
• En caso de encontrarse depósitos judiciales (originales o

copias), en el Archivo Desconcentrado o periféricos de su
jurisdicción, estos serán devueltos con oficio a los órganos
jurisdiccionales correspondiente para su custodia bajo
responsabilidad.
• De contar el expediente judicial con título valor, estos deberán
estar debidamente ejecutados y deberán ser consignados en el
oficio de envió o en el inventario correspondiente, antes de ser
remitido al en el Archivo Desconcentrado o periféricos de su
jurisdicción.
• Las unidades de conservación se colocarán en estanterías
metálicas, siguiendo los criterios del Archivo Desconcentrado de
su jurisdicción, como son los sistemas de anaqueles, cuerpo,
balda y ubicación física de forma cronológica y materia. (No
debiendo superar los 48 kilos por cada posición/balda)
7.3.1.2. Traslado de los documentos jurisdiccionales al Archivo

Desconcentrado o Archivo Periférico de cada corte

PODER JUDICIAL
a. Los órganos jurisdiccionales y Archivos Modulares deben adecuarse

al cronograma de recepción de expedientes judiciales que
establezca el Archivo Desconcentrado de su jurisdicción, aprobado
mediante Resolución Administrativa.
b. Una vez organizado, el responsable del Archivo Modular de los
órganos jurisdiccionales identificará por año de producción los
documentos que se encuentran en custodia y solicitará su traslado al
Archivo Desconcentrado o Archivo Periférico de su jurisdicción, cuyo
traslado y recepción se realizará de acuerdo al cronograma de
programación anual establecida por el Archivo Desconcentrado
dentro del horario de atención habitual de cada distrito judicial.
c. El responsable del Archivo Modular procederá a cambiar de estado
a los expedientes judiciales en el Sistema Integrado de Justicia (SIJ),
creando un listado de expediente que será impreso por triplicado,
cada listado debe ser firmado por el Juez o Jueza y / o Administrador
(a) del Módulo y por el secretario encargado, cargos que deberán ser
colocados en cada paquete.
d. El responsable del Archivo Modular (en coordinación con el órgano
jurisdiccional) preparará la documentación a trasladar, coordinará
con el Archivo Desconcentrado o periférico de su jurisdicción,
conforme al cronograma anual de entrega aprobado mediante
resolución administrativa y envía la guía o listado de expediente (Ver
Anexo 10.3.2), para que se efectué la verificación física detallada.
e. Para ello, el Archivo Modular (en coordinación con el órgano
jurisdiccional) solo podrá remitir al Archivo Desconcentrado o
Periférico los expedientes judiciales completos que hayan concluido
o fenecido definitivamente en su integridad; y deberá asegurarse que
tenga la resolución correspondiente. En el caso de que el expediente
judicial tenga más de cuatro meses sin impulso procesal, deberá
contener la resolución que declara el abandono o fin del proceso para
que pueda ser remitido al Archivo Desconcentrado o Periférico.
Nota 1: Se enviará al Archivo Desconcentrado o Periférico

expedientes únicamente cuando el proceso judicial haya
concluido y tenga la resolución que resuelve su archivo
definitivo.
Nota 2: Se remitirá el expediente principal junto a todos sus

cuadernos cautelares o incidentales, según sea el caso, materia
o especialidad.

PODER JUDICIAL
f. El responsable del Archivo Modular retirará copias, fotocopias,

duplicados, borradores, ligas, fástener, clips, grapas, debiendo coser
cada expediente con hilo o pabilo, asimismo, utilizará pabilo N.° 20
para sujetar cada paquete.
g. Aquellos documentos generados por los órganos jurisdiccionales que
no integran o forman parte de un expediente judicial, serán
considerados legajos administrativos o legajos judiciales; los cuales,
deberán ser organizados, custodiados y conservados por series
documentales simples (tipo de documento) en los archivos
modulares durante el tiempo necesario. En el caso de querer remitir
dichos documentos al Archivo Desconcentrado o Periférico; estos,
deben haber cumplido su finalidad por las que fueron creados y el
Órgano Jurisdiccional declararlo innecesario y sin utilidad mediante
documento.
h. Los Juzgados de Paz derivan los libros y demás documentos

generados a la Oficina Distrital de Apoyo a la Justicia de Paz
(ODAJUP) para su gestión correspondiente, cumpliendo con los
criterios de organización archivística establecidos en el reglamento
de la Ley N.° 29824.
i. El órgano jurisdiccional coordina con el Archivo Desconcentrado o

Archivo Periférico de su jurisdicción, la elaboración del CCF (Cuadro
de Clasificación del Fondo). Asimismo, identifica las secciones y
series documentales a registrarse en el CCF. (Ver Anexo 10.1.3).
j. El Órgano Jurisdiccional o Archivo Modular gestionará los recursos y

el personal necesario para el traslado de sus documentos al Archivo
Desconcentrado o Periférico y podrá extender su apoyo y previa
coordinación según las necesidades hasta que sean ingresados al
sistema, clasificados y ordenados en los estantes metálicos.
7.3.2. ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Son los archivos de oficina que pertenecen a cada área o dependencia

administrativa, el cual tiene la responsabilidad de custodiar los
documentos o piezas escritas que registran los actos administrativos
dentro de la institución (legajos o expedientes administrativos) realizados
en un trámite o proceso administrativo y que aún se encuentren en trámite
o que no tengan la condición de acto firme.

PODER JUDICIAL
7.3.2.1. Organización, conservación y traslado de los documentos

administrativos en los archivos de gestión
a. El personal designado por el área administrativa, será el responsable

de realizar la labor de custodia, identificación, descripción,
conservación, acceso (préstamo y consultas), separación del
material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos
(traslado) al Archivo Desconcentrado o Periférico de su jurisdicción;
del mismo modo, establecerán los plazos de retención de los
documentos administrativos en el archivo de gestión, el mismo que
permitirá el acceso, recuperación y control adecuado de los
documentos archivísticos y la información contenida en ellos, de
acuerdo a la normas emitidas por el Archivo General de la Nación
(AGN) o por la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial.
b. El personal de Archivo de Administrativo clasificará los documentos

administrativos por legajos administrativos y expedientes
administrativos, de acuerdo a los siguientes criterios que a
continuación se indica:
• Clasificar los documentos por series documentales teniendo

presente el predominio de los originales sobre copias; solo en
caso de ausencia o perdida, se archivará una copia autenticada o
copia simple.
• Ordenar los documentos en agrupaciones documentales (fondo,
sección y serie) y unidad documental simple como, por ejemplo:
Oficio, Carta, Informe, Solicitud, Memorando, Recibo; o
compuestas: Legajos de personal, expedientes administrativos de
adquisiciones, etc.
• Clasificar los documentos administrativos por expedientes
administrativos o legajos administrativos teniendo en cuenta las
funciones, organización y procesos de las propias áreas
administrativas; en forma cronológica.
• Verificar el orden secuencial de las series documentales
(alfabético, numérico).
• Establecer códigos para identificar las secciones documentales y
series documentales.
• Verificar que no falte ningún documento del expediente
administrativo.
• Los documentos que se encuentran adjuntos al expediente
administrativo y que no reúnan las condiciones archivísticas
según indicado por el AGN, deberán ser retirados para su

PODER JUDICIAL
depuración y no podrán ser remitidos al Archivo Desconcentrado

o Periférico de cada corte.
• Se procederá a foliar la documentación en el Expediente o Legajo,
colocando secuencialmente el número de folio en la parte superior
derecha siguiendo la cronología, conforme se fueron agregando
los documentos. Si un documento compuesto tuviera más de 10
cm de grosor, se conformará un segundo tomo con esta cantidad
máxima de cm, conservando la foliación correlativa en cada tomo.
• Esta acción, se realizará evitando enmendaduras, alteración de
texto, de membretes y sellos originales, manteniendo siempre la
unidad de información. Es responsabilidad del remitente asegurar
la integridad física del documento.
• Agrupar y atar los legajos y expedientes administrativos por
paquetes (unidades de archivamiento) con una tarjeta de
identificación adherida al expediente (Ver Anexo 10.3.1) hecha
en cartón o cartulina; el expediente o legajo administrativo debe
tener 20 centímetros de grosor, si un paquete supera esta medida
deberá formarse otro paquete con esas dimensiones.
• Identificar cada paquete con su respectiva carátula. (Ver Anexo
10.2.1).
• Se retirarán los elementos que puedan perjudicar la conservación
de los documentos: grapas, clips, sujetadores metálicos, ligas,
micas plásticas, notas autoadhesivas o similares.
• Separar de sus archivadores de palanca los documentos a
transferir, conformando paquetes y ubicarlos en Unidades de
Archivamiento predeterminados por el Archivo Desconcentrado o
Periférico de cada corte. Se prohíbe el uso de bolsas de plástico,
cajas plásticas, micas, etc.
• Instalar la documentación en las estanterías metálicas como
unidades de conservación (puede ser en cajas) evitando que se
llene excesivamente, no superar los 48 kilos por posición/ balda.
• Rotular cada unidad de conservación con la etiqueta, en la parte
frontal, debe contener los datos de identificación necesarios (Ver
Anexo 10.2.2).
• Completado el proceso de organización, las unidades de
conservación se colocarán en estanterías metálicas, siguiendo los
criterios del Archivo Desconcentrado o Periférico de cada corte,
como son los sistemas de anaqueles, cuerpo, balda y ubicación
física de forma cronológica (48 kilos por posición o balda);
debiendo coser cada paquete con hilo o pabilo, asimismo, utilizará
pabilo N.° 20 para sujetar cada paquete.

PODER JUDICIAL
7.3.2.2. Traslado de los documentos administrativos al Archivo

Desconcentrado o Periférico de cada corte
a. Luego de organizar e identificar la documentación en custodia, el

titular del Archivo de Gestión (dependencia administrativa) solicitará
su traslado al Archivo Desconcentrado o Periférico de su jurisdicción,
cuyo traslado y recepción se realizará de acuerdo al cronograma de
programación anual establecida por el Archivo Desconcentrado
dentro del horario de atención habitual de cada distrito judicial y que
a su vez fue aprobado mediante Resolución Administrativa por la
Presidencia de Corte.
b. El responsable del archivo administrativo procederá a preparar la
documentación a transferir, coordinar con el Archivo Desconcentrado
o Periférico según corresponda (Oficio / Memorando o vía correo
electrónico), enviar la guía o Inventario de traslado de Documento
(Ver Anexo 10.2.3), para que se efectué el muestreo físico.
c. El responsable del archivo administrativo procederá a cambiar de
estado los expedientes administrativos en su sistema o de forma
manual, creando un listado de expediente que será impreso por
triplicado, cada listado debe ser firmado por el jefe del área
administrativa y / o Administrador y por el secretario encargado,
cargos que deberán ser colocados en cada paquete.
d. La dependencia administrativa coordinará con el Archivo
Desconcentrado o Periférico de su jurisdicción, la elaboración del
CCF (Cuadro de Clasificación del Fondo). Asimismo, identifica las
secciones y series documentales a registrarse en el CCF. (Ver
Anexo 10.1.3).
e. Para ello, el archivo administrativo solo podrá remitir al Archivo
Desconcentrado o Periférico los expedientes administrativos que
tengan más de tres meses de antigüedad con la calidad de acto
firme, concluido o fenecido definitivamente.
Nota: Se enviará al Archivo Desconcentrado el expediente

administrativo con todos sus tomos o anexos; no se
recepcionará expedientes fraccionados o incompletos.
f. El responsable del Archivo jurisdiccional o modular de los órganos

jurisdiccionales retirará copias, fotocopias, duplicados, borradores,
ligas, fástener, clips, grapas y utilizará; debiendo estar debidamente
cocidos por hilo o pábilo. Así mismo se usará pabilo N.° 20 para
sujetar y/o atar el paquete.

PODER JUDICIAL
g. Aquellos documentos generados por las áreas administrativas y que

no integran o forman parte de un expediente administrativo, serán
considerados legajos administrativos; los cuales, deberán ser
organizados, custodiados y conservados por series documentales
(tipo de documento) en los archivos administrativos durante el tiempo
necesario. En el caso de querer remitir dichos documentos al Archivo
Desconcentrado o Periférico; estos, deben haber cumplido su
finalidad por las que fueron creados y el área administrativa deberá
declararlo innecesario y sin utilidad mediante documento.
• Los Juzgados de Paz derivan los libros y demás documentos

generados a la Oficina Distrital de Apoyo a la Justicia de Paz
(ODAJUP) para su gestión correspondiente, cumpliendo con los
criterios de organización archivística establecidos en el
reglamento de la Ley N.° 29824.
• El área administrativa o archivo administrativo modular
gestionarán los recursos y el personal necesario para el traslado
de sus documentos al Archivo Desconcentrado o Periférico,
pudiendo brindar apoyo al Archivo Desconcentrado o Periférico
según las necesidades y previa coordinación hasta que se
ingrese al sistema de archivo, se ordene, clasifique y de ubique
en el estante metálico.
7.4. ARCHIVOS DESCONCENTRADOS
7.4.1. El Consejo Ejecutivo, Gerencia General, OCMA/Autoridad Nacional de

Control, las Cortes Superiores de Justicia y Corte Suprema de Justicia de la
República tienen su propio archivo desconcentrado cuyas facultades y
funciones son las mismas que el archivo central en su Jurisdicción.
Custodia y conservación de documentos archivísticos en el Archivo

Desconcentrado
7.4.2. El Personal del Archivo Desconcentrado o Archivo Periférico designado

se apersonan a las instalaciones de las Dependencias Administrativas o
Jurisdiccionales para realizar el muestreo de la documentación descrita
en el Inventario de traslado de documentos.
Nota. - En caso se presenten observaciones comunicará a la

dependencia administrativa o jurisdiccionales para la subsanación
previo al traslado. En las mismas instalaciones se realiza el
asesoramiento técnico al personal de Archivo de Gestión, archivo

PODER JUDICIAL
modular u personal de la dependencia administrativa u órgano

jurisdiccional.
7.4.3. Una vez subsanadas las observaciones, el Archivo Desconcentrado,

procede a dar conformidad del muestreo del Inventario y comunica vía
correo electrónico o documento a la dependencia administrativa u órgano
jurisdiccional.
7.4.4. La dependencia administrativa u órgano jurisdiccional coordina con el
Archivo Desconcentrado, la fecha y hora para la entrega (traslado) de los
documentos o la entrega de listado de documentos generando el Acta de
Entrega de Documentos (Ver Anexo 10.1.4), el mismo, que debe estar
establecido el área de custodia documental.
7.4.5. La dependencia administrativa u órgano jurisdiccional gestiona con la
Sub Gerencia de Logística el servicio de transporte, carga y descarga
para el traslado de documentos o paquetes de documentos al Archivo
Central Archivo Desconcentrado o Archivo Periférico de cada corte.
7.4.6. Personal del Archivo Desconcentrado o Archivo Periférico de cada corte
realizarán las siguientes tareas:
Para documentos de áreas administrativas:
• Recibir los documentos transferidos y firmar el Acta de entrega

indicando pendiente por revisión.
• Verificar que los documentos estén debidamente ordenados,
completos y que coincida con la verificación posterior, tomando los
criterios descritos en el capítulo de la presente Directiva.
• Finalizada la revisión, se debe actualizar y/o modificar el inventario
de traslado, así mismo se indica la ubicación física de las unidades
de conservación en el repositorio, usando un criterio alfa numérico.
Esto permitirá un eficaz servicio documental.
• Firmar el Inventario de traslado e imprimir dos (02) juegos para la
firma del sub Gerente o jefe de la dependencia administrativa, según
corresponda la documentación para su registro, clasificación,
ubicación, ordenamiento, archivamiento, conservación y custodia.
Para documentos de órganos jurisdiccionales:
• Recibir el listado de expediente a través de las guías trabajadas en

el SIJ (Sistema Integrado Judicial), la misma que está firmada por el
Juez o Jueza o Administradores de modulo o responsable del Archivo
Modular. En el caso de órganos jurisdiccionales no tengan SIJ, éstas
son derivadas a través de una Acta de Entrega de documentos.

PODER JUDICIAL
• Deberán, en forma conjunta con quien entrega la documentación,

verificar que la información de los listados coincida con los del
expediente del paquete.
• De encontrarse incongruencia entre el listado y expedientes físicos o
no tengan los listados, serán devueltos al órgano jurisdiccional de
origen.
• De presentarse expedientes descosidos, armados con fástener,
expedientes mutilados, con letra y numero ilegible, mal foliados y los
paquetes no cumplen con el tamaño establecido no serán recibidos
por el Archivo Desconcentrado de cada corte.
• En caso los documentos se encuentren en mal estado de
conservación y/o con presencia de agentes biológicos
contaminantes, serán recibidos describiendo su estado de
conservación, debiendo ser reportados para su tratamiento
respectivo.
Nota. A efecto de dar cumplimiento a lo señalado por el AGN, el

Archivo Desconcentrado o Archivo Periférico, procederá
periódicamente a seleccionar para su eliminación los
documentos que sean copias o fotocopias de originales que
forman parte del Expediente Judicial y Administrativo.
• Teniendo la conformidad de los paquetes ingresados se recibe y

seguidamente se firma y sella el listado de expediente por triplicado,
entrega cargo, donde constará la ubicación física del paquete de
expediente que se custodia (N.° de paquete y estante y
especialidad).
7.4.7. Personal del Archivo Desconcentrado, deberá:
• Registrar en el listado de documentos de archivos los datos referidos

al lugar o ubicación topográficos que ocupan dichos documentos en
el Desconcentrado (anaquel, fila y columna), así como el número de
paquete al que pertenecen, de modo que se facilite la ubicación de
los expedientes en el Archivo Desconcentrado.
• Ordenar en dos áreas o zonas que corresponderán en Archivos
Administrativos y Jurisdiccionales.
• Enumerar los anaqueles en forma correlativa empezando por el
número uno (01), dentro de ellos se identificarán lugares según fila
(balda) y columna (cuerpo).

PODER JUDICIAL
• Enumerar cada fila del anaquel en forma ascendente empezando de

la fila inferior hacia las superiores y las columnas de izquierda a
derecha.
• Proceder a colocar en los anaqueles, los paquetes conteniendo los
documentos de archivo, los que serán identificados por la tarjeta de
identificación del paquete, en la que registrará además de los datos
ya consignados, la ubicación topográfica (anaquel, fila y columna) del
paquete.
• Colocar los paquetes unos a otros, empezando por la fila inferior del
anaquel y siguiendo el orden ascendente, respetando el estándar de
35 centímetros máximo de altura y 20 centímetros de ancho, si un
paquete de documentos administrativos o jurisdiccionales supera
esta medida deberá formarse otro paquete con esas dimensiones.
• Realizar otras funciones que la máxima autoridad le asigne.
7.4.8. El Archivo Desconcentrado deberá ordenar los paquetes por series

documentales y de orden cronológico.
7.4.9. La Oficina Distrital de Apoyo a la Justicia de Paz (ODAJUP), que funciona en
cada Corte Superior de Justicia, son órganos desconcentrados de la
ONAJUP, quien es la responsable de la adecuada conservación de los libros
de actas o registros y demás documentos en cumplimiento de lo dispuesto
en el segundo y tercer párrafo del artículo 43° de la Ley.29824 Asimismo,
debe cumplir con las mínimas medidas de preservación descritas en la
presente Directiva.
7.5. ARCHIVOS PERIFERICOS
7.5.1. Las Cortes Superiores de Justicia, podrán tener Archivos Periféricos

ubicados en sus provincias o sub sedes judiciales. Del mismo modo, es
menester precisar que este archivo custodia documentos administrativos y
jurisdiccionales, sus facultades y funciones son las mismas que el archivo
desconcentrado.
7.6. REPOSITORIOS DE LOS ARCHIVOS
El Archivo Desconcentrado y Periféricos, son los encargados de conservar los

documentos archivísticos y de garantizar la conservación del Patrimonio
Documental y la integridad física del documento (Registro de Acceso a los
repositorios) (Ver Anexo 10.1.5), para ello se debe implementar medidas de
preservación como a continuación se indica:

PODER JUDICIAL
7.6.1. Sede
• Los Archivos Desconcentrados y Archivos Periféricos deben contar
con uso de locales construidos con material noble, ubicados primer
piso preferiblemente y que sea hermético.
• Los Archivos de Gestión deben contar con ambientes donde
garantice la conservación y la custodia de los documentos
archivísticos de su dependencia administrativa u órgano
jurisdiccional, la integridad física del documento hasta el vencimiento
su plazo de retención, e implementar medidas de preservación igual
que los repositorios del Archivo Desconcentrado.
• La distribución de ambientes debe ser: Área de atención al Público,
Sala de lectura, área de recepción de paquetes o bloques de
documentos, área de envío o devoluciones de documentos, área de
jefatura y además con pasillos y secciones donde se pueda instalar
módulos de llenado de documentos para los usuarios. …
• Tener las instalaciones eléctricas y sanitarias en perfecto estado,
contando con la supervisión periódica.
• Contar con servicio de limpieza de unidades conservación de manera
permanente en todos los repositorios que custodian el acervo
documental.
• Uso de iluminación LED o fluorescentes LED por tener mayor ámbito
de iluminación, los mismos que son ubicados entre estantes y
estantes y a una distancia mínima de 20 cm del techo para evitar que
dañe el fondo documental.
• Contar con equipos de aire acondicionado, detectores de humo,
alarma contra incendios, puertas anti pánico, deshumedecedores,
Equipo de extintores PQS (Polvo Químico Seco).
• Contar con ventiladores, lo que permitirá la estabilización del
ambiente del repositorio y evitando la humedad.
• Contar con deshumificadores para el control de humedad en el
repositorio de documentos, debiendo existir un monitoreo de los
niveles de humedad. Cada Archivo deberá tener un higrómetro.
• Contar con estantes de ángulos ranurados.
• Trampas para roedores.
• Tomar medidas preventivas a fin de evitar la sustracción de los
documentos. Ejemplo: Acceso solo a personal autorizado.
• El responsable del Archivo de gestión, Desconcentrado y/o periférico
de cada corte, debe realizar una evaluación de riesgos
trimestralmente de las condiciones de conservación de los
expedientes judiciales en las sedes. (Ver Anexo 10.1.6)

PODER JUDICIAL
7.6.2. De la documentación jurisdiccional y administrativa
• Los documentos archivísticos deben conservarse en un óptimo

estado, sin enmendaduras, alteraciones físicas, presencia de
agentes xilófagos, para lo cual se deben controlar los factores de
deterioros.
• La fumigación del local donde funciona el Archivo Desconcentrado,
Periférico, Gestión deberán de efectuarse por los menos dos (02)
veces al año.
• Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los documentos.
• No usar cintas adhesivas, ligas etc.
• Cada paquete debe contar con tapas y contratapas, de cartulina
folcote.
7.6.3. Medidas de seguridad
Se debe tener en consideración las disposiciones establecidas por el

Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo del Poder Judicial, el
Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo del Poder Judicial y la
Oficina de Seguridad Integral del Poder Judicial para:
• Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la

sustracción indebida de los documentos. Ejemplo: Acceso
solo a personal autorizado al Archivo Desconcentrado. (Ver
Anexo 10.1.7)
• Contar con alarmas primarias contra incendio, extintores de
polvo químico, detectores de humo y sensores de
temperatura.
• Contar con personal de Seguridad permanente las 24 Hrs del
día.
• Contar con cámara de seguridad para controlar el ingreso en
los repositorios, observar la sala de lectura y en general todos
los accesos y salidas al archivo.
• La estantería debe ser de metal y su instalación deberá
cumplir con las normas de seguridad establecida por el Poder
Judicial.
• Las medidas que disponga el Comisión Nacional de Archivos
del Poder Judicial, a través de su Directiva o Plan de gestión
de riesgo.

PODER JUDICIAL
7.6.4. MEDIDAS DE SEGURIDAD PERSONAL
Se debe tener en consideración las disposiciones establecidas por el

Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo del Poder Judicial, el
Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo del Poder Judicial y la
Oficina de Seguridad Integral del Poder Judicial para:
• Las labores en el repositorio, el personal de Archivo, deberá emplear

jabón, guantes, mascarillas N95, guardapolvos, gorros, fajas
lumbares, mascarillas faciales (para evitar conflictos con quienes
usan lentes a medida), alcohol y lentes de protección, de acuerdo a
las especificaciones técnicas brindadas por el Archivo
Desconcentrado.
• En caso de factores externos como falta de energía eléctrica,
ausencia de servicio de red a nivel institucional, se procederá a
utilizar el servicio telefónico (teléfono fijo o celular) para la
comunicación interna en las instalaciones del Poder Judicial.
• Las medidas que disponga Comisión Nacional de Archivos del Poder
Judicial, a través de su Directiva o Plan de gestión de riesgo.
Nota: Las disposiciones establecidas en la presente sección serán

mejor precisadas en la Directiva de Gestión de Riesgo elaborado por
la CONAPJ.
7.7. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS INTRAINSTITUCIONAL DEL ARCHIVO

DESCONCENTRADO
Proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios “internos”, (ver

Anexo 10.1.8), la documentación del Archivo Desconcentrado con fines de
información.
7.7.1. Los órganos jurisdiccionales (juzgados y salas), solicitan documentación

archivística solo mediante correos electrónicos al Archivo Desconcentrado o
periférico según corresponda, la misma que realiza la búsqueda de
documentos, una vez ubicado el documento es remitido por cada Corte
Superior de Justicia al usuario final (juzgados y Salas) que efectúan el
requerimiento. Los documentos solicitados son:
• Búsqueda o lectura de expediente.

• Préstamo de expediente.
• Expedición de copias simples o certificadas.
• Des archivamiento de expedientes con mandato judicial.

PODER JUDICIAL
• Obtención de copias certificadas de expedientes judiciales con

mandato para optar el título o grado.
• Devolución de anexos.
• Constancia de no ubicación del expediente.
7.7.2. Dependencias Administrativas solicitan documentación archivística a través

de un requerimiento mediante vía correo electrónico. Los documentos
solicitados son:
• Correspondencia (Oficio, memorando, cartas e informes).

• Resoluciones Administrativas.
• Expedientes Administrativos (Expedientes de procesos a servidores
y expedientes de procesos de concursos públicos y licitaciones.
• Recibos por honorarios y conformidades de servicio de SNP periodo
1996-2012.
• Comprobante de pago.
• Recibo de ingreso de tesorería.
• Documento contable de la Sub Gerencia de Tesorería.
• Planillas.
7.7.3. El Archivo Desconcentrado o periférico revisa en el inventario de sus Bases

de Datos si cuenta con lo solicitado procede a realizar la ubicación física del
documento administrativo o jurisdiccional. A continuación, se indica las 4
modalidades de servicio:
7.7.3.1. Préstamo.
• Los órganos jurisdiccionales solicitan el préstamo de expedientes
judiciales mediante Memorando, adjuntando “Ficha de salida del
expediente” (Ver Anexo 10.3.3) autorizado por el Archivo
Desconcentrado o periférico de cada corte.
• Las dependencias administrativas solicitan el préstamo de

documentos administrativos mediante Memorando, adjuntando
“Solicitud de Servicio Archivístico (Ver anexo 10.2.4) autorizado por
el Archivo Desconcentrado.
• El responsable del Archivo Desconcentrado o periférico de cada

corte recepciona la solicitud, la misma que ubica el documento y
entrega a la dependencia solicitante vía Mesa de Partes o Secretaría,
y cuando corresponda lo remite por el Courier institucional,
adjuntando su respectivo formato “Solicitud de Servicio Archivístico”.

PODER JUDICIAL
• El tiempo de permanencia de los documentos solicitados por las

dependencias administrativas no deberá de exceder los 10 días
hábiles y por los órganos jurisdiccionales 30 días hábiles. En caso
que la dependencia administrativa requiera ampliación del plazo de
la documentación por un periodo mayor a lo establecido, deberá
comunicar del hecho al Archivo Central vía correo institucional.
• Al finalizar el plazo de préstamo, la dependencia solicitante devolverá

el documento directamente al o Archivo Desconcentrado o periférico
de cada corte con oficio y en las mismas condiciones que se entregó
del Archivo Desconcentrado o periférico
• El Archivo Desconcentrado o periférico de cada corte verificará la

documentación entregada, en caso notará irregularidades en la
conservación, informará inmediatamente a la Gerencia de
Administración distrital (GAD) o secretaria general de la GG según
corresponda.
• El personal del Archivo Desconcentrado o periférico colocará el
documento prestado, en el lugar pre establecido.
7.7.3.2. Consulta.
• La dependencia administrativa solicitante podrá tener acceso a la
documentación archivística requerida, presentando el formato de
“Solicitud de Servicio Archivístico” a través de correo electrónico
dirigido al Archivo Desconcentrado o periférico.
• El órgano jurisdiccional solicitante podrá tener acceso a la

documentación archivística requerida, presentando el formato “Ficha
de salida del expediente” a través de correo electrónico dirigido al
Archivo Desconcentrado de cada corte.
• El personal de Archivo ubicará la documentación solicitada y

entregará la información al representante de la dependencia
administrativa previa identificación del Archivo.
• La lectura del documento se dará en las instalaciones del Archivo

Desconcentrado.
• Una vez finalizado/a la consulta, el responsable del Archivo

Desconcentrado o periférico de cada corte solicitará al representante
de la dependencia administrativa firmar el Control de búsqueda de
documentos y devolverá a su ubicación preestablecida.

PODER JUDICIAL
7.7.3.3. Escaneo.
institucional dirigido al Archivo Desconcentrado.
• El órgano jurisdiccional solicitante podrá tener acceso a la

documentación archivística requerida, presentando el formato “Ficha
de salida del expediente” a través de correo electrónico dirigido al
Archivo Desconcentrado o periférico.
• El personal de Archivo Desconcentrado o periférico ubicará la

documentación solicitada y procederá a escanear, finalizado el
escaneo de la documentación se procederá a remitir por vía correo
electrónico institucional a la dependencia administrativa u órgano
jurisdiccional según corresponda, con conocimiento de la Gerencia
de Administración Distrital (GAD) o Secretaria General de la GG
según corresponda.
7.7.3.4. Copia fedateada.

institucional dirigido al Archivo Desconcentrado o periférico.
• Los órganos jurisdiccionales en caso de solicitar el servicio de

expedición de copia simples, copia fedateada o expedientes
judiciales presentaran un Oficio, adjuntando “Ficha de salida del
expediente” autorizado por los responsables de la Gerencia de
Administración Distrital (GAD). El personal de archivo de cada corte
ubicará la documentación solicitada y procederá a sacar las copias y
fedatear.
7.8. DESARROLLO DE INTEGRACIÓN Y MEJORA EN EL ARCHIVO CENTRAL
7.8.1. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
Es designado por la más alta autoridad institucional y es el encargado de

conducir el proceso de elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivístico (PCDA), y transferencia documental, el cual
tiene como competencia los archivos jurisdiccionales y administrativos.

PODER JUDICIAL
El responsable del Archivo Desconcentrado solicitará ante el Gerente

General o presidente de la CSJ la designación del Comité Evaluador de
Documentos (CED).
Que los Comités Evaluadores de Documentos (CED), coordinarán y

comunicarán con la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial
(CONAPJ), las actividades propias de sus funciones (Elaboración y
aprobación de series documentales, y transferencia de documentos).
Se conforma el Comité Evaluador de Documentos (CED) mediante

resolución emitida por el Gerente General o presidente de la CSJ y
comunica al Archivo General de la Nación (AGN). El Comité estaría
integrado por:
• Presidente de la CSJ o quien designe o asume la presidencia.

• Oficina de Asesoría Jurídica.
• El órgano jurisdiccional o dependencia administrativa responsable de
los documentos a evaluar. (*)
• Archivo Central o Archivo Central de cada corte quien asume la
Secretaria Técnica.
Nota (*) Cada vez que el CED se reúna, el órgano jurisdiccional

o la unidad orgánica que participará, será la que identifico los
expedientes judiciales o series documentales, sus valores y
periodos de retención.
• Los Comités Evaluadores de Documentos (CED), se conformarán en

los siguientes órganos jurisdiccionales y administrativos: Consejo
Ejecutivo, Corte Suprema, Cortes Superiores de Justicia, Gerencia
General, OCMA/ Autoridad Nacional de Control.
8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1. Las dependencias administrativas u órganos jurisdiccionales designaran un

personal titular para realizar la organización de documentos archivísticos en
su respectivo órgano, unidad orgánica, área, dependencia, órganos
jurisdiccionales o módulos registrales.
8.2. Las dependencias administrativas u órganos jurisdiccionales no deben

remitir al Archivo, libros, boletines, documentos de apoyo informativo,
normas legales, fotocopias de documentos originales que obran en el
expediente, periódicos, revistas, borradores, ni hojas o formatos en blanco.

PODER JUDICIAL
Los mismos no son considerados como documentos de archivo, por ende,

no es necesaria su custodia. Conforme establecido por el AGN.
8.3. La Justicia de Paz es un órgano jurisdiccional del Poder Judicial cuya

ubicación jerárquica se encuentra establecida Decreto Supremo N.° 017 –
93- JUS, Texto Único ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial.
8.4. Todo el material archivero (cajas, sacos, caratulas, etiquetas, pabilo), va ser
brindado por el Archivo Desconcentrado de cada corte, según requerimiento
de cada dependencia administrativa u órgano jurisdiccional.
Nota: En el caso de las Sub Gerencias de Tesorería y la Sub Gerencia de

Escalafón pertenecientes a la Gerencia General, dichos órganos realizan sus
propios requerimientos de material archivero de acuerdo al volumen de
documentación generada.
8.5. El Archivo Desconcentrado del Comité Ejecutivo / Corte Suprema / secretaria

general de la Gerencia General / Cortes Superiores de Justicia / OCMA
Autoridad Nacional de Control / Oficina Nacional de Apoyo a la Justicia de
Paz (ONAJUP): Son responsables de planificar, ejecutar y monitorear la
valoración de las series documentales aprobados por el CED y que se
encuentren bajo su custodia bajo responsabilidad funcional.
8.6. Esta Directiva podrá aplicar a través del uso de tecnologías de información,
aplicativos y sistemas, los mismos que permitirán ser utilizados en las
diferentes actividades de los servicios archivísticos en coordinación con la
Comisión Nacional de Archivos, aplicables en el marco de la política nacional
de modernización de la Gestión Pública.
8.7. Aquellas situaciones o procesos en materia archivísticas no previstas en la

presente directiva serán resueltas y normadas por la Comisión Nacional de
Archivos del Poder Judicial.
9. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de Proceso
Versión Actualización Responsable/cargo
actualización
Organización de
001 19/12/2020 … Presidente de CONAPJ
Archivos
Numeral 1, 2, 3, 4, Organización de
002 23/09/2022 Presidente de CONAPJ
5, 6, 7 y 8 Archivos
10. ANEXOS
10.1. ESTANDAR.

PODER JUDICIAL
10.1.1. DIAGRAMA DEL PROCESO DE ARCHIVO CENTRAL DEL PODER

JUDICIAL.
10.1.2. FORMATO DE CAPACITACIÓN O INDUCCIÓN.
10.1.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE FONDO (CCF)
10.1.4. ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTO / ACTA DE ENTREGA DE
EXPEDIENTE JUDICIALES.
10.1.5. REGISTRO DE ACCESO A LOS REPOSITORIOS.
10.1.6. MATRIZ DE RIESGO.
10.1.7. AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LOS REPOSITORIOS DEL ARCHIVO
CENTRAL.
10.1.8. SOLICITUD DE SERVICIO ARCHIVISTICO (EXTERNO E INTERNO)
10.1.9. TABLA DE INDICADORES.
10.2. ADMINISTRATIVO
10.2.1. CARATULA DE PAQUETES.
10.2.2. ETIQUETA DE CAJAS ARCHIVERAS.
10.2.3. INVENTARIO DE TRASLADO DE DOCUMENTOS.
10.2.4. SOLICITUD DE SERVICIO ARCHIVISTICO.
10.3. JURISDICCIONAL
10.3.1. TARJETA DE IDENTIFICACIÓN (Órgano Jurisdiccional -Juzgados y
Salas).
10.3.2. LISTADO DE EXPEDIENTES JUDICIALES.
10.3.3. FICHA DE SERVICIO DEL EXPEDIENTE DEL ARCHIVO CENTRAL

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.1.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.2.
ANEXO 10.1.3.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.4.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.5.
ANEXO 10.1.6.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.7.
ANEXO 10.1.8.
USO EXTERNO

PODER JUDICIAL
USO INTERNO

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.1.9

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.2. 1.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.2.2.
ANEXP 10.2.3.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.2.4.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.3.1.
ANEXO 10.3.2.

PODER JUDICIAL
ANEXO 10.3.3.

Resolucion+administrativa 000407 2022 Ce

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4

"Año del Bicentenario del Congreso de la República del Perú"

El Oficio N° 000789-2022-GG-PJ de la Gerencia General del Poder

Poder Judicial, Oficio Nº 0473-2022-GP-GG-PJ y Memorando N° 1130-2022-GP-GG-PJ,

de la Gerencia de Planificación; e Informes Nros. 0159 y 0199-2022-GP-GG, elaborados

por la Subgerencia de Racionalización.

Primero.- Que, mediante Resolución Administrativa Nº 000373-2020-CE-

“Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial”.

Segundo.- Que, la Directiva Nº 019-2020-CE-PJ denominada

“Disposiciones para el Desarrollo de Documentos Normativos en el Poder Judicial”,

aprobada por Resolución Administrativa Nº 0370-2020-CE-PJ, en su numeral 6.7

titulado actualización de los documentos normativos establece que “Los documentos

unidad orgánica o funcional formuladora para determinar si es necesaria su

actualización, a fin de asegurar que reflejen las funciones y procesos vigentes; de

acuerdo con los criterios de mejora continua, modernización y simplificación”. Asimismo,

formuladora debe presentar a la Subgerencia de Racionalización, el proyecto del

Tercero.- Que, la Comisión Nacional de Archivos del Poder Judicial,

responsable de la materia archivística, propone la actualización de la Directiva N° 020-

2020-CE-PJ “Organización de los archivos jurisdiccionales y administrativos del Poder

Judicial”, con la finalidad de adecuarla a los lineamientos dispuestos por el Archivo

General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA), de

conformidad con la Ley N° 25323 y su Reglamento, aprobado con el Decreto Supremo

N° 008-92-JUS; así como estructurar un sistema que facilite la organización, custodia, y

conservación de los documentos de archivo del Poder Judicial.

Cuarto.- Que, el proyecto propuesto cuenta con la opinión técnica

favorable de la Subgerencia de Racionalización emitida mediante el Informe Nº 000199-

Firmado digitalmente por MERA

CASAS Luis Alberto FAU

Fecha: 02.12.2022 11:09:05 -05:00

Legal de la Gerencia General del Poder Judicial.

Versión 02, que forma parte integrante de la presente resolución.

Artículo Segundo.- Dejar sin efecto la Resolución Administrativa N°

000373-2020-CE-PJ mediante la cual se aprobó la Directiva Nº 020-2020-CE-PJ

aprobado en el Portal Institucional del Poder Judicial, para su difusión y cumplimiento.

Nacional de Archivos del Poder Judicial, Presidencias de las Cortes Superiores de

Regístrese, publíquese, comuníquese y cúmplase.

Firmado digitalmente por MERA

CASAS Luis Alberto FAU

Fecha: 02.12.2022 11:09:05 -05:00

DIRECTIVA Versión: 002

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Establecer el proceso de organización de los documentos archivísticos ubicados en

Lo establecido en la presente Directiva, es de obligatorio cumplimiento por todas

3.1. Ley N.° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

DIRECTIVA Versión: 002

3.14. Decreto Supremo N.° 010-2020-TR, se establecen disposiciones para el

DIRECTIVA Versión: 002

3.32. Resolución Administrativa N.° 370-2020-CE-PJ, que aprueba la Directiva N.°

4.1. Administración de Archivos: Es el conjunto de funciones y actividades para

4.2. Archivo: Es el conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en

4.3. Archivo de Gestión: Es el archivo de oficinas administrativas y de los juzgados

4.4. Archivo Central: Es el archivo encargado de custodiar los documentos cuyos

4.5. Archivo Desconcentrado: Es el archivo encargado de custodiar los

DIRECTIVA Versión: 002

los documentos jurisdiccionales y administrativos. Asimismo, se encuentra en

4.6. Archivo Periférico: Es el archivo encargado de custodiar los documentos

4.7. Archivo Definitivo: Condición de los expedientes judiciales que tienen la

4.8. Archivo Provisional: Expedientes judiciales cuyos procesos continúan en

4.10. Clasificación: Es una labor intelectual que consiste en el establecimiento de

4.11. Comité Evaluador de Documentos (CED): Tipo de órgano colegiado es

4.12. Codificación: Es el conjunto de números o letras que identifican y precisan

DIRECTIVA Versión: 002

cada una de las agrupaciones documentales en el Cuadro de Clasificación del