¿Cómo hacer un plan de

contingencia?
Índice de Contenido

 Pasos para elaborar un plan de contingencia

o 1. Planificación
o 2. Detección de riesgos y de posibles soluciones
o 3. Concretar estrategias y documentar el plan de contingencia y los planes derivados
o 4. Realizar ensayos o pruebas
o 5. Revisión del plan de contingencia
Cuando nos planteamos cómo hacer un plan de contingencia es necesario tener
en cuenta que ha de realizarse siguiendo una serie de pasos o etapas. Conviene
recordar que cuando se dirige cualquier tipo de negocio es indispensable haber
analizado los posibles escenarios. En especial, la forma de reaccionar ante los
más adversos. Aunque tengan pocas probabilidades de producirse, en caso de
hacerlo, serán absolutamente determinantes para la continuidad o no del
negocio. Por ello, el plan de contingencia es fundamental para saber cuáles son
los riesgos a los que se enfrenta la empresa y cómo debe afrontarlos.
Pasos para elaborar un plan de contingencia
Se trata continuación cómo realizar un plan de contingencia paso a paso. En el
caso de producirse un imprevisto que afecte al negocio el plan de contingencia
hace las veces de un plan de navegación, mostrando la ruta a seguir.
Imagen: Prostock-studio || Shutterstock

1. Planificación
Se trata de la etapa donde se definen la organización o programación de la
contingencia. En ella habrán de concretarse el alcance, las fases y estrategias de
planificación, grupos de trabajo, roles y responsabilidades, cronograma, metas y
objetivos, conceptos clave, recursos…
Así, resulta esencial analizar el grado de dependencia informática, los sistemas
de comunicaciones y suministro y los empleados clave. Además, debe buscarse
respaldo de todo el personal de la empresa y la aprobación por las personas
competentes.

2. Detección de riesgos y de posibles soluciones

En el momento de centrarse en cómo elaborar un plan de contingencia, esta
etapa resulta fundamental. En ella se realiza el análisis de impactos económicos,
técnicos, legales… Para determinar sus efectos en las distintas funciones de la
empresa y en sus resultados. En definitiva, se trata de conocer y gestionar los
riesgos empresariales para reducir al máximo su posible impacto negativo.
Resulta esencial determinar cuáles son los procesos críticos y sus impactos,
establecer prioridades y guardar la información relevante para su seguimiento.
La identificación de riesgos se realiza a partir del análisis de las operaciones
actuales, incluyendo los distintos procesos y sus fases. Y, una vez detectados,
procede clasificarlos en la denominada matriz de riesgos, sobre la base de datos
cuantitativos y de carácter cualitativo.
Cuando se habla de soluciones, se trata de las medidas a adoptar, que pueden
referirse a la reducción de riesgos, la recuperación de la contingencia o el
establecimiento de un sistema de alertas. Es importante dedicar los recursos
necesarios para cada tipo de solución.
3. Concretar estrategias y documentar el plan de contingencia
y los planes derivados
Para crear un plan de contingencia es necesario, también, tener en cuenta las
diferentes opciones. Y luego, han de desarrollarse los distintos planes concretos.
Debiendo destacarse que unos buenos planes de contingencia ayudan a la
empresa a tomar conocimiento de las mejoras que pueden realizarse en las
distintas áreas, reduciéndose en consonancia la probabilidad de crisis o
siniestros.
Hay que tener claro qué aspectos o áreas de la empresa resultan más importantes
para la continuación del negocio o para ponerlo en marcha otra vez, pues es ahí
donde deben centrarse las estrategias en primer lugar, incluyendo las
estrategias preventivas. En este sentido, ha de establecerse la forma de tomar
medidas lo más rápido posible con el objetivo de reducir daños, o los riesgos de
que se produzcan y/o aumenten.
También habrá que concretar el plan de recuperación y los recursos para
financiarlo, al objeto de que pueda servir de guía en situaciones extraordinarias
en que las facultades suelen estar mermadas por el estrés, el miedo…
Es conveniente la creación de un manual y guardar diversas copias de los
documentos en varios lugares de fácil acceso.
4. Realizar ensayos o pruebas
La realización de pruebas es indispensable para verificar que la planificación
realizada funciona. Además, permite detectar errores, conflictos… y solucionarlos
antes de que sea necesario ponerlo en práctica.
5. Revisión del plan de contingencia
Nunca se  puede tener certeza de que el plan de contingencia vaya a ser
realmente eficaz hasta que surge el momento de aplicarlo. Pero, lo que está
claro es que los negocios que superan graves crisis suelen salir reforzados de las
mismas.
Puesto que la empresa y las circunstancias cambian, dentro de cómo hacer un
plan de contingencia deben incluirse las revisiones periódicas para que continúe
vigente y pueda ser aplicable en caso de que se materialice algún riesgo
empresarial. Su importancia debe apreciarse en la medida real, para ello basta
indicar que más de los 2/3 de las empresas que sufren grandes crisis o siniestros
desaparecen.